UNIDAD TEMÁTICA N°3 GRUPO N°5

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EXPOSICIÓN

FECHA:
27/03/2024

LA SECRETARIA(O) EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Las secretarias y secretarios tienen un rol que contribuye con la eficiencia general del
negocio, participando de manera cercana en el desarrollo económico y cultural de las
organizaciones. Representan el nexo entre la empresa y distintos agentes externos.
Con el paso de los años y la tecnología, el rol de las secretarias ha evolucionado, se
ha diversificado y se ha ampliado para cumplir nuevas responsabilidades, volviéndose
progresivamente más impactantes para el corazón del negocio.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

La organización de eventos, además de proporcionar entretenimiento y presentaciones

de productos o servicios, es una oportunidad para ofrecer y mostrar la imagen, de cara
al público, que cada empresa ofrece.

Un evento es todo acontecimiento previamente organizado que reúne a un

determinado número de personas en tiempo y lugar preestablecidos, que desarrollarán
y compartirán una serie de actividades afines a un mismo objetivo para estímulo del
comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general.
IMPORTANCIA

A través de un evento, se pueden alcanzar muchos propósitos, porque posibilita el

fortalecimiento de la realidad institucional y/o empresarial, incrementa el público
externo, un evento abre las puertas para captar, en tiempo real a clientes potenciales.
Lic. Karen A. Cayuba Ribera
Carrera: Secretariado Ejecutivo
Asignatura: Relaciones Públicas y Organización de Eventos
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ETIMOLOGÍA DE LA PALABRA EVENTO

La palabra evento viene del latín eventus-us (acaecimiento, resultado, acontecimiento,

también efecto y salida feliz o exitosa de una situación). De ahí también el derivado
eventual.
Tiene tres grandes usos:

a. Un evento es un suceso de importancia que se encuentra programado.

b. Algo imprevisto o que puede acaecer, aunque no exista seguridad al respecto.

c. Combinación de ambos, un evento es un acaecimiento, una cosa que sucede.
¿QUÉ ES ORGANIZAR UN EVENTO?

Entonces podemos decir que organizar un evento es el proceso administrativo de

Planificar y Coordinar todos los recursos disponibles (humanos, materiales y
financieros) con el objetivo de obtener la mayor eficiencia a un mínimo costo.
CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS:

 SEGÚN EL ÁMBITO DE DESARROLLO

Eventos internos: destinados a públicos directamente relacionados con el

funcionamiento de la empresa, como por ejemplo, los empleados y los accionistas.
Sus objetivos son la comunicación de valores, informar sobre cambios en la compañía
o motivar a los trabajadores.

Eventos externos: destinados a clientes (tanto actuales como potenciales),

proveedores y medios de comunicación, entre otros. Sus objetivos pueden ser darse
a conocer, premiar y fidelizar clientes potenciales o comunicar la imagen de marca,
entre otros muchos.

 SEGÚN EL NÚMERO DE PARTICIPANTES

Pequeños: que pueden ir desde 10 a 50 personas

Medianos: que pueden ir desde 50 a 500 personas

Grandes: que pueden ir desde 500 a 5000 personas

Magnos: mayores a 5000 personas

Lic. Karen A. Cayuba Ribera

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  SEGÚN EL ALCANCE Y MAGNITUD DEL EVENTO

Eventos locales- Evento organizado por los socios de una sede para ellos mismos,
para otros socios o para gente de su ciudad.
Eventos regionales - Un 40% de los participantes debe ser oriundo de otra
comunidad, en referencia a la que organiza el evento.
Eventos nacionales - “Son aquellos en los que el 40% de los asistentes proceden de
tres comunidades autónomas distintas”, según la organizadora de eventos.
Eventos Internacionales - Un 40% de los participantes del evento son nativos de
países diferentes al que lo organiza.

 SEGÚN EL TEMA A TRATAR Y GRADO DE EXCLUSIVIDAD

Eventos privados.

Eventos públicos.

 SEGÚN SU OBJETIVO DEL EVENTO

Promocionales
Informativos
Refuerzos de las relaciones sociales

Refuerzos de las relaciones internas

Refuerzos relaciones externas

 SEGÚN LA PERSONA QUE LO ORGANIZA

Particulares
Empresariales
De voluntariado/ONG
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Religiosos

Sindicales
Vecinales

 SEGÚN LA NATURALEZA DEL EVENTO

1. Eventos sociales

Los tipos de eventos sociales son aquellos en donde, como la palabra lo indica, el
acontecimiento producido es de carácter social. Consiste en una pequeña o mediana
reunión informal, donde el único interés de los participantes es compartir tiempo entre
ellos.

Al tener una definición tan grande, sucede que muchos otros eventos de este artículo,
también pueden ser catalogados como sociales. Si se busca un claro ejemplo de lo
mencionado, podemos tener en cuenta a:

 Tipos de eventos a beneficio.

 Nacimientos.
 Casamientos.
 Eventos infantiles.
 Tipos de eventos familiares.
 Aniversarios.
 Fiestas temáticas.
2. Eventos culturales

La cultura se encuentra muy vinculada a lo social y es por eso que muchas personas
eligen hablar de eventos sociales y culturales como una unidad. Sin embargo, en este
caso los separamos porque consideramos que tienen algunas características
diferentes.
Si bien un evento cultural puede ser una reunión de personas que solo quieren
compartir tiempo en conjunto, en esta clasificación de los eventos se debe agregar que
siempre hay un suceso intermediario, relacionado a la cultura de los asistentes. Entre
los principales ejemplos, se encuentran:
• Recitales de música.
• Eventos artísticos.
• Exposiciones.
• Concursos.
• Mesas de debates.
• Inauguración de espacios culturales.
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 • Organización de un desfile de moda.

Los eventos culturales incluyen todos los tipos de eventos relacionados con las
actividades artísticas y lúdicas, actividades recreativas, etc.

Estos tipos de eventos pueden estar organizados por entidades públicas o empresas
privadas, todo depende del objetivo de promoción. En los eventos culturales juega un
papel muy importante la difusión que se les dé, siendo uno de los factores a tener en
cuenta en su organización, así como el recinto donde se vaya a realizar el evento: los
eventos culturales suelen desarrollarse en teatros o salas de conciertos, así como
lugares insólitos o singulares.

Estos eventos pueden estar amenizados por un buen cóctel o una ceremonia de
inauguración que incluya un breve discurso de la entidad organizadora
3. Eventos deportivos

Los tipos de eventos deportivos son aquellos encuentros sociales que se organizan
alrededor de una práctica deportiva determinada, en donde los protagonistas son un
pequeño grupo de personas que, por lo general, es inferior a la cantidad de asistentes.

Una de sus características más llamativas es que, dentro de esta clasificación de los
eventos, se pueden encontrar todos los tamaños de reuniones, es decir, desde un mini
evento, como puede ser un torneo local de natación, hasta un mega evento, como un
mundial de fútbol.
El deporte se encuentra relacionado a tipos de eventos muy populares en todo el
mundo, y algunos ejemplos son:

• Torneos internacionales.
• Competencias intercolegiales.
• Encuentros deportivos entre colegas del trabajo.
• Partidos amistosos.
• Entrenamientos.
4. Eventos empresariales

Como sucede con todos los tipos de eventos, de las reuniones organizadas por las
empresas se pueden desprender muchas categorías. Sin embargo, las dos principales
se relacionan con eventos internos o externos de una firma en particular.

A pesar de que en ambos casos se trata de un encuentro formal, donde se quiere

demostrar, arreglar o corregir un tema en particular, los tipos de eventos empresariales
externos suelen ser multitudinarios, como es el caso de los siguientes ejemplos:

 Lanzamientos de productos.
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  Inauguraciones
 Desfile de moda
 Exposiciones
 Campaña
 Ferias
Por otro lado, aquellos tipos de eventos empresariales internos, hacen referencia a
reuniones mucho más pequeñas, exclusiva de los empleados, que se desarrollan en
un ambiente más íntimo; no es necesaria una formalidad extrema y se pueden
identificar con estos ejemplos:

 Cena de fin de año.

 Reuniones efectivas de trabajo para evitar juntas improductivas.
 Eventos extralaborales y de ocio entre colegas.
5. Eventos educativos

Al igual que los empresariales, estos tipos de eventos también se pueden subdividir
entre internos y externos, dado que no es lo mismo un acto para todos los alumnos de
una universidad que una pequeña exposición en un colegio de educación primaria.
En los tipos de eventos académicos, por lo general, reina la formalidad, siempre hay
un horario pautado de inicio y de finalización, y todos los temas a tratar están
vinculados a la enseñanza, en mayor o menor medida. ¿Quieres ejemplos? Los
puedes leer a continuación:

 Actos realizados por alguna fiesta patria.

 Apertura o cierre de ciclo lectivo.
 Entrega de medallas o reconocimientos.
 Presentación de notas finales.
 Exposiciones de trabajos académicos en ferias.
 Reuniones internas entre docentes.
6. Eventos de recaudación

Entre los tipos de eventos más famosos, se encuentran los de recaudación, también
llamados “a beneficio” que, además de promover la reunión de personas para realizar
una actividad, el principal objetivo tiene fines solidarios: juntar dinero para apoyar a
una causa determinada.

De todos los tipos de eventos y sus características, los que invitan a recaudar dinero
siempre son multitudinarios. ¿El motivo? ¡Es simple! Cuanta más asistencia se
registre, mayor será el monto disponible al final del encuentro.

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Entre las reuniones de este tipo, que más repercusión tienen alrededor del mundo, se
encuentran:

 Maratones a beneficio.
 Shows musicales a beneficio.
 Ventas de antigüedades para recaudar.
7. Eventos religiosos

Los eventos religiosos pueden ser identificados como uno de los más antiguos y
populares del mundo, dado que, a pesar de la diferencia entre los tipos de eventos
según las creencias, la religión se manifiesta desde hace miles de años y en cada
rincón del planeta Tierra.
Es importante mencionar que, al igual que en muchos casos anteriores, las
características de un evento religioso son muy variadas, ya que incluyen desde el
Sangha budista hasta una boda católica.
8. Eventos políticos

Si hablamos de otros de los eventos más antiguos de la humanidad, se encuentran

aquellos que permanecen vinculados a la actividad política. Se pueden organizar como
tipos de eventos privados, entre los principales mandatarios, o reuniones públicas, con
miles de seguidores presentes, y tienen lugar en todo el mundo.

En los encuentros políticos hay muchas similitudes y diferencias. Aunque todos se

realizan con la misión de obtener mejoras o dar un comunicado, los tipos de eventos
sin audiencias son muy formales, mientras que en aquellos donde se encuentran
presente el público, puede perder un poco de formalidad para lograr más empatía.
En fin, dentro de los eventos políticos, puedes encontrar ejemplos como:

 Debates presidenciales.
 Actos de conmemoración.
 Firmas de un acuerdo.
 Conferencias de prensa.
 Comunicación por cadena nacional.
 Lanzamiento de Campaña.
9. Convenciones

Muy relacionadas con los eventos políticos o los tipos de eventos empresariales, las
convenciones son importantes encuentros formales, en donde el objetivo principal es
lograr un intercambio de información, mantener un debate o abrir una discusión con
un fin determinado.
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Este tipo de reuniones pueden variar según el nivel de importancia de las mismas, la
cantidad de veces al año que se realizan y el número de asistentes, pero, si buscamos
entre los tipos de eventos más famosos que se le relacionan, podrás encontrar:

 Congresos.
 Jornadas corporativas.
 Simposios.
10. Eventos Tecnológicos

El evento tecnológico tiene como objetivo reconectar y reinventar la industria de la

conectividad. Se trata de uno de los eventos más influyentes a nivel mundial, ya que
éste representa la mayor muestra de telefonía, Internet y aplicaciones móviles dentro
de la industria.

 Presentación de productos
 Novedades sobre los desarrolladores de tecnología móvil
 Inteligencia artificial (IA).

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 GRUPO N°6

EXPOSICIÓN
FASES PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO FECHA:
01/04/2024

Organizar un evento puede parecer una tarea increíblemente abrumadora para quien
tiene el cargo de la secretaría de la institución; efectivamente puede serlo si no se
cuenta con conocimientos básicos de cómo realizar la misma.

1. Planificación

El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo

principal la preparación de los recursos técnicos, humanos y materiales que se
utilizarán en el evento.

En esta fase, se deberá definir el objetivo y expectativas de la celebración del evento,

identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos
necesarios, realizar una calendarización de las actividades y definir la respuesta
esperada por parte de la audiencia. Se designarán los recursos, así como las
especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por
realizar. En esta fase se recolecta la información necesaria del cliente, por ejemplo,
fecha, hora, ubicación (ciudad), lugar, número de personas, tema, etc.

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 2. PRE-EVENTO

En esta primera fase, debes fijar los objetivos de la organización, estrategias y

actividades adaptándolas al presupuesto deseado.
Analizando las necesidades y expectativas de los asistentes, define un listado de
tareas para implementarlas en tu organización, estableciendo un cronograma, junto
con el responsable de las actividades y tiempo de ejecución.
Después, entrarás en la fase de diseño, cuantificando los recursos necesarios del
evento.
En esta fase se puede dividir en:
• Selección de fechas y duración de los actos.
• Elección del lugar del evento, valorando los locales para eventos.
• Realizar el programa de la celebración.
• Diseño del programa para los asistentes.
• Planificación.
• Cierre del presupuesto.
Factores a considerar al asignar responsabilidades a tu equipo

Tener personas que puedan estar a cargo en el día del evento, tomando en cuenta las
siguientes tareas:

 Coordinación general
 Comida Actividades en escena
 Maestro de ceremonias
 Computadora, proyector LCD,
 Fotógrafo
 Recepción
 Seguridad Premios, recuerdos, regalos, carteles, certificados.
 Medios de comunicación, Relaciones públicas, marketing
 Lista de documentos (entre otras cosas) que preparar
 Presupuesto
 Invitaciones
 Lista de invitados
 Agenda
 Programa del evento minuto a minuto

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 3. DURANTE EL EVENTO

Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente

planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en
las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada
actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado.
Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de
anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder
corregirlo.

 Llega temprano al lugar del evento junto con los miembros de tu equipo y personal
de apoyo. Verifica que todos estén presentes y que todo el equipo electrónico
funcione correctamente.
 Instala todo. Tanto dentro como fuera del lugar del evento.
 Asegúrate de que las autoridades, expositores y participantes conozcan la temática
del evento.
 ¡Toma fotos! Documentar la actividad o el evento, nos permite redactar una
memoria o elaborar informes a la finalización.
 Entrega a los participantes e invitados, información referida al evento. Prever la
distribución de un folleto, bíptico, tríptico, revista informativa u otra que puedan
llevarse a casa y que brinde ideas e información clave e importante útil a la
finalización del evento.

4. POST-EVENTO

Al finalizar la celebración es necesario hacer actividades de cierre, marcando

indicadores de calidad para evaluar el resultado a través de las encuestas de
satisfacción:

 Recogida del material.

 Desmontaje de salas y stands.
 Agradecimientos al equipo de trabajo, ponentes y asistentes.
 Valoración de la calidad y atención prestada.
 Evaluación de los resultados, Hoja de verificación, cronogramas y tiempo
 Revisión de las encuestas.
 Cierre contable con personal y proveedores.
 Informe final del evento, cuantificando los resultados e incluyendo conclusiones.
un evento comienza con muchos días o meses de antelación para lograr que sea un
éxito, haciendo una correcta planificación, adaptada a tu presupuesto y objetivos. No
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te asuste porque con una buena organización, siendo disciplinado con grandes dosis
de ilusión, todo saldrá bien, convirtiendo la celebración en un día inolvidable para tus
invitados. Recuerda mantener el protocolo en eventos y conoce cómo decorar un
evento, siendo un plus para los asistentes.

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