FLUJOGRAMA DE LOS PROCESOS D

E APOYO ADMINSITRATIVO EN SALUD QUE SE DESARROLLAN EN LAS ENTIDADES DEL SECTOR

PRESENTADO A:

MONICA MARIA BARAJAS FONTECHA

Aprendiz: PAOLA ANDREA FALLA MARTINEZ

1.110.585.687

CENTRO DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS

BUCARAMANGA – SANTANDER

FECHA: MAYO 29 DE 2022

 Asignación de citas
iscripción y admisión de
pacientes prestación del
servicio de consulta externa , Apoyo Diagnostico Farmacia
urgencia u hospitalización

Resivir la
orden de
medicamentos

Resivir la autorización de la
orden de medicamentos y la
formula prescrita
Verificar y
autorizar el
servicio de
enfermeria Solicitar la firma del usuario en Formula firmada por el
la formula original y primera usuario
copia

Despachar los
Formula Despachar los medicamentos y medicamentos
autorizada entregar copia de la fórmula al
usuario con el sello de despacho

Descargar el medicamento entregado Sistema o

entre el sistema y/o kardex Kardex
actualizado

FIN
 Apoyo diagnostico consulta
INICIO especializada

Asigmación de citas
inscripción, y admisión
de pacientes manejo de
historia clinica

Prestación de
Diligenciamiento servicios segun
de RIPS cita asignada

Registro en la
RIPS
historia clinica

Traslado de Historia
historia clinica clinica
a estadisticas
y RIPS a
facturación

FIN
 INICIO
HOSPITALIZACIÓN

Elaborar orden de Verificar si el usuario tiene Historia

hospitalización deacuerdo clinica , realizar comprobación de
con el diagnostico del derechos recibir documentos del
usuario usuario y solicitar autorización de
hospitalización a la ARS o EPS si
el caso lo amerita
Orden de
Hospitalización

Registro en la
Historia clinica

Trasladar a el
paciente e Historia
clínica a
Historia Clinica Hospitalización

Canalizar al paciente
e iniciar tratamiento
medico

Elaborar las tarjetas de drogas determinando en

Ejecutar las ordenes o actividades ella y en la historia clinica, las horas en que se
que por diagnostico de enfermeria administran los medicamentosy en la historia
son necesarias para el usuario clinica, las horas en que se administran los
medicamentos

Diligenciar los RIA y entregar

Formulas medicas orden
las formulas medicas u
de servicio de apoyo
ordenes de servicios de apoyo
diagnostico
diagnostico
Diligenciar los documentos
necesarios para el egreso Epicrisi orden de
y enviarlos a facturación salida y formula
para expedir factura

FIN
 Apoyo diagnostico (Proceso
INICIO
Urgencias )

Solicitar documento Fotocopias

de identidad, y documento de
carnet para sacar identidad, y
fotocopias carnet

Verificar
derechos

Esta
Apoyar Al Prestación
en SGSSS SI
Medico del servicio

NO

Diligenciar la
Historia Clinica Historia Clinica de
Solicitar SOAT vigente y
documento de identidad para Urgencias
sacar fotocopias , si el usuario
acude por accidente de Se Diligencia El
transito Formato De
Hospitalización Puede Ser
Si Atendido
Fotocopia de
SOAT y Formato De
documento de Hospitalización No
identidad

Llamar a La Central De
Urgencias Para Su
Diligenciar el formato de Admisión En Otra
remisión con información Institución
del estado clinico del
paciente , y justificación
de la remisión

Informar a la EPS sobre

la atención de urgencias Liquidar el
Informar a la EPS sobre
Liquidar el
la atención de urgencias
servicio y firmar
en las 24hrs posteriores,
los soportes
si el usuario esta en
SGSSS

FIN
 INICIO

Apoyo diagnostico rehabilitación física y laboratoria

Asignación de citas
inscripción y admisión de
pacientes , prestación del
servicio de consulta
Externa urgencias u
hospitalización

Recepción de la orden y de
servicio de apoyo diagnostico

Autorización del Orden de servicio

servicio de apoyo autorizada
diagnostico

Recepción de la
autorización de la orden de
servicio de apoyo
diagnostico

Prestación del
servicio de apoyo
diagnostico

Reporte de
citación del usuario apoyo
para la entrega de diagnostico
reportes

FIN
 Apoyo dianostico ambulancia
INICIO
(CONDUCTOR)

Atender el llamado del

Medico o del auxiliar
de enfermeria de turno

Resibir la orden de Orden de

Ambulancia para el cobro de Ambulancia
la seguridad social

Asistir en la
instalación del
paciente en la
Ambulancia

Conducir la Ambulancia
hasta la institución de
salud a la cual fue
remitida el paciente

Entregar al paciente al
medico de turno, de la
institución de salud a la
cual fue remitido

Resibir al medico de turno la Constancia de

constancia de entrega y recepción entrega y
del paciente en la institución con recepción del
firma y sello paciente

FIN
Manejo de historia clinica

inicio

Realiza la apertura
de la historia clinica
en el sistema

Historia clinica con

stiker y hoja de
consulta

Anexa los examenes

de laboratorio de
ingreso

Archiva en el
estante
correspondiente

Historia Prestamo ¿Copia

clinica para atencion No para uso No para el usuario
asistencial? interno ? ?

Sí Sí
Sí

Registra en el Realiza la
Verifica la agenda
modulo la solicitud solicitud de copia
del personal
de prestamo parcial de historia
asistencial
clinica

Identifica la
Identifica las historias historia clinica Formato de
clinicas de los solicitada solicitud y
pacientes con consulta
entrega de copia
de historia clinica
Ingresa al modulo Realiza la
asistencial y registra
descarga en el Carta de solicitud
los codigos de las
historias clinicas que modulo de historias de copia de
salen a consulta historia clinica

Realiza la entrega
Historia clinica con de la historia Autorizacion a
stiker y hoja de solicitada terceros para la
consulta solicitud de copia de
historia clinica

Recibe las historias

y se trasladan a los Historia Clinica
consultorios
Se solicita a
archivo la
historia clinica
Realiza la atencion Realiza la actividad
asistencial al para la cual fue
paciente y registra solicitada la historia
la informacion clinica Se realiza el
registro del
prestamo en el
Regresa las modulo y el
historias clinicicas Entrega la historia
descargue en el
al archivo clinica en archivo
sistema

Ingresa al modulo de Identifica la

historias clinicas y Recibe y descarga
descarga las historias historia clinica
recibidas
el prestamo del
modulo de historia solicitada
clinica

Historias Clinicas
recibidas Organiza los Recibe la
documentos historia clinica
solicitada

Organiza los
documentos en la Archiva las Requiere
carpeta de la historias clinicas en determinar los
historia clinica los estantes segun documentos a
corresponda entregar

Archiva las historias

en los estantes segun Toman las copias
corresponda autorizadas de la
historia clinica

FIN
Hacen entrega al
usuario de los
folios autorizados

soporte de
recibido
 Apertura de historia
clinica

Inicio

Asignacion de
citas inscripcion y
admision de
pasientes

Realiza apertura de
historia clinica al
usurio que utiliza el
servicio por
primeravez

Recepcion y
verificacion de
documento de
identidad

Registrar la siguiente informacion

Identificacion de la en consulta: Apellidos y nombres,
carpeta de historia estado civil, documento de
clinica con el nuemero identidad, fecha de
nacimiento,eda, sexo, ocupacion,
Historia clinica
de documento de direccion, telefono de domicilio,
identidad, nombres y nombre y parentesco del
apellidos acompañante, aseguradora y tipo
de afiliacion.

Carpeta de historia
clinica identificada Fin
 Custodia de
Historias clinicas

Inicio

Asignacion de
citas inscripcion y
admision de
pacientes

Disponer de un archivo
unico de historias
clinicas. Area retringida
con acceso limitado al
personal de salud
autorizado

Organizar el archivo
por gestion, central e
historico

Comunicar a archivo
Programacion
sobre el servicio
del servicio
solicitado, fecha hora y
sitio donde se brindara
el mismo

Localizar los registros

clinicos en el archivo,
con la programacion de
servicios horas antes al
servicio

Realizar un listado de
las historias clinicas
Relacion diaria
que salen del archivo ,
de historias
informando el servicio y
clinicas
la persona encargada
de responder por el
adecuado cuidado

Entregar las historias Registrar todas las

clinicas al personal de actividades que se
asalud del servicio realicen al usuario y Historia clinica
donde se dara la retornar los registros
atencion al usuario al finalizar cada
jornada laboral

Verificar en la rotacion
diaria de historia Rotacion diaria
clinica, el nombre y de historia
documento de clinica
identidad de los
registros entregados

Fin
consulta
medicina
general

asignación de
citas inscripción y
admicion del
paciente manejo
de la historia
clinica

solicitud de la historia
clinica en el archivo

realización de preconsulta toma de

signos vitales diligenciamiento de la RIPS
historia clinica historia clinica

valoración del
traslado de historia clínica al consultorio usuario

entrega de historia fórmulas médicas

clínica y/o ordenes ordenes de servicios
de apoyo de apoyo diagnóstico
diagnóstico

FIN
Consulta externa-Vacunación

Asignación de citas y
admisión de pacientes

Diligenciamiento del
registro diario Registro diario
vacunación vacunacion

Prestación del
servicio

Registro carnet de Carnet de

vacunación vacunación

Consolidar
Consolidado
mensualmente el
mensual de
registro diario de
vacunación
vacunación

Entregar el
consolidado mensual
de vacunación para su
cobro posterior
 Consulta externa- Enfermería

Asignación de citas y
admisión de pacientes
manejo de historia
clinica

Diligenciamiento de
RIPS

RIPS Prestación del servicio

según cita asignada

Registro en la HC Historia clínica

Traslado de HC y
facturación

Entregas de
Formulas médicas
fórmulas y/o
órdenes de servicio
ordenes de
de apoyo
servicios de apoyo
 Consulta externa-Nutrición

Asignación de citas y
admisión de pacientes
manejo de HC

Diligenciamiento de RIPS Prestación del servicio según

cita asignada

Registro HC HC
Proceso de
facturación

Entrega de órdenes
médicas y/o
medicamentos

Consulta externa-Odontología

Asignación de cita,
admisión de pte,
manejo de HC

Diligenciamiento de RIPS Prestación del servicio según cita

asignada

Registro en la HC

Traslado de HC,
facturación
Consulta externa-Consulta médico general

Asignación de citas, admisión

de pte

Solicitud de HC en el
archivo

Realización de consulta,
RISS
toma de signos vitales,
diligenciamiento de HC Historia clínica

Valoración del usuario

Entrega de
órdenes medicas
Salud pública y vigilancia epidemiológica-Promoción y prevención

Asignación de citas,
inscripción y admisión
de pte

Solicitud de la HC

Realización de consulta, RIPS Historia

toma de signos vitales clinica

Valoración del
usuario

Entrega de
órdenes medicas
 promoción y
prevención

asignación de
citas inscripción
y admisión de
pacientes

solicitud de la historia
clinica en el archivo

realización de preconsulta RIPS

toma de signos vitales historia clínica
diligenciamiento de la
historia clinica

fórmulas
entrega de fórmulas médicas
traslado de la historia
médicas y/o ordenes de ordenes de
clinica al consultorio
laboratorio laboratorio

FIN
 consulta
externa

al
momento de llegar
a su cita usted
debe

asistir con 20 minutos de

antelación para realizar
trámites administrativos
pertinentes que proceden a la
atención medica

presentar el
documento de
identificación

presentar autorización de
servicios original y vigente
de su EPS (es decir no
mayor a 30 días
calendario a partir de la
fecha de expedición
 confirmar según el rango salarial el
valor a cancelar por cuota
moderadora

prestación del
servicio
 consulta
externa
odontología

asignación de citas
inscripción y
admisión del
paciente manejo de
historia clínica

diligenciamiento del RIPS prestación del servicio según cita asignada

RIPS

traslado de registro en la historia clínica

historia clínica a
estadística y
RIPS a
facturación

historia clínica

FIN
 estadística
sistema de
información

hacer senso
de los listado de pacientes
hospitalizados hospitalizados
directamente

entrega las historias

clínicas a las historia clinica
diferentes secciones
del hospital

recibir el listado de
listado de consultas y
consultas y
diagnóstico
diagnóstico de los
usuarios

calcular los índices informe de

de morbilidad y morbimortabilidad
mortalidad

FIN
 facturación y
cartera

contratación de
ventas de servicios
Asignación de citas
verificación de
derechos
inscripción y
admisión de
pacientes
prestación de
servicios
asistenciales

verificar en el sistema el
tipo de liquidación ( por
evento o capitacion)

liquidación
realizar la liquidación por
numerada y
paciente asignar número
firmada por el
consecutivo y hacer que
paciente
el usuario la firme

realizar la factura factura

de cada paciente

revisar los documentos y la

liquidación verificando:
soportes, montos,
procedimientos, operaciones
matemáticas y soportes para
la aseguradora

identificar el usuario con si

regímen plan de beneficios
vigencia de relacion
disponibilidad de presupuestal y
amparo por contrato de los
disponibilidad de presupuestal y
amparo por contrato de los
servicios a cobrar

comprobar que los

soportes de cada
liquidación individual
estén completos y bien
diligenciados

organizar la presentación
carta de
de la cuenta anexando
presentación de
carta de presentación de
facturas
facturas

enviar las facturas a las

diferentes aseguradoras

entregar copia de la
factura a contabilidad

realizar radicacion de las

cuentas de cobro en las
aseguradoras

obtener constancia de la
fecha de entrega del constancia de la
cobro (firma del paciente entrega del cobro
al entregar )

conocer el número de
radicacion o de
identificación interna en
la aseguradora o entidad
deudora

llevar registro
registrar el control de actualizado de
 llevar registro
registrar el control de actualizado de
factura por aseguradoras: registro de
pagos: empresa,
paciente, valor, numero de pagos
valor, fecha de
cuenta, fecha,hora y pago y número de
número de radicacion factura

fin

registro de facturación
 consulta
externa

al
momento de llegar
a su cita usted
debe

asistir con 20 minutos de

antelación para realizar
trámites administrativos
pertinentes que proceden a la
atención medica

presentar el
documento de
identificación

presentar autorización de
servicios original y vigente
de su EPS (es decir no
mayor a 30 días
calendario a partir de la
fecha de expedición
 confirmar según el rango salarial el
valor a cancelar por cuota
moderadora

prestación del
servicio
 Afiliación al
régimen
subsidiado

Población más NO
vulnerable sin
capacidad de pago Con capacidad de
Ley 100 subsidiada por el
pago
de 1993 estado

SI

SIN CAPACIDAD DE
PAGO

Se accede según la
encuesta del Sisbén

Si pertenece a alguna de
las poblaciones especiales
no se le debe aplicar la
encuesta Sisbén

Diligenciar el formulario
único de afiliación según
decreto2353DE 2015

Acceso a los servicios de

salud Y planes del POS
 Afiliación al
Régimen Especial

Población que se
Sin capacidad de pago NO rige por las normas
anteriores a la ley
100de 1993.

SI

Con capacidad de pago

Trabajadores y pensionados
de, Ecopetrol, fuerzas
militares y policía,
magisterio, y universidades
acogidas a la ley 647 del
2001.

El aporte se aplica a los beneficiaros de

los afiliados a SSMP, será del 5% del
valor de cada servicio sin exceder del
5% del ingreso total mensual que reciba
el afiliado ni el 50% del ingreso mensual
devengado del afiliado para todos los
eventos del año.

Podrán afiliar a sus padres

si no están casados. Y a su
esposa, he hijos menores
de 18 años

Obtener la prestación de
servicios de salud y los planes
integrales del POS.
 REGIMEN
CONTRIBUTIVO

PERTENECEN LAS PERSONAS

VINCULADAS ATRAVEZ DE NO
UN CONTRATO DE TRABAJO
O TRABAJADORES
INDEPENDIENTES CON
SIN CAPACIDAD DE
CAPACIDAD DE PAGO PAGO
MAYOR A UN SALARIO
MINIMO LEGAL VIGENTE

SI

CON CAPACIDAD DE PAGO

SE ADCEDE CON EL FORMULARIO

UNICO DE AFILIACION Y
NOVEDADES DEL SISTEMA
GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL

EL FORMULARIO LO DEBERA
HACER SUSCRIBIR EL
EMPLEADOR

Obtener la prestación
EL EMPLEADO DEBEB ELEGIR LIBREMENTE SU EPS Y de servicios en salud y
COMUNICARLE AL EMPLEADOR PARA QUE ESTE REALICE LA los planes integrales
SUBCRIPCION JUNTO CON LOS DATOS DE SUS FAMILIARES del pos
 remitido de
otra institución

tralado a otro
servicio

si

internacion

remision a otra institución

No

egreso administrativo
del paciente

Fin

se envía paciente a
Otra institución
 se inicia el proceso
nuevamente en la otra
institución

A
 Soat

recibir al
paciente y
solicitar
documentos

paciente
nuevo

si

No
realizar
admision

realizar ingreso

Decisión

si

No facturar (ver
procedimiento
No facturar (ver
procedimiento
facturación)

efectuar cobro (cuando

aplica)

se continúa el servicio de
la atención si el paciente es del
servicio de urgencias y es dado
de alta se egresa

B
 lu
decid
 urgencias
enfermedad
general

solicita al paciente
u acompañante los siguientes
datos requeridos

Documento de
identificación del paciente
*motivo por el cual acude
al servicio
*datos del familiar o
acompañante

luego de tener la información acerca

del paciente se le comprueba el tipo
de afiliación del usuario y verificación
de derechos

luego de hacer dicha

verificación se le hará un triage al paciente o
una clasificación de prioridad según la
urgencia del paciente

luego de haber realizado la clasificación de la urgencia o triage se

decide si el paciente tiene una urgencia vital o si se debe trasladar a otra
entidad de mayor complejidad