Uf350 3

IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS BÁSICOS
PARTE 3
 COTEJO DE DOCUMENTOS (gestión de
documentación)
COTEJO DE DATOS
 Durante todo el proceso de compraventa se
genera una gran cantidad de documentación .
 Es muy importante que dicha documentación esté
correctamente cumplimentada y sin error en los
datos.
 Para ello se cotejan los datos de dichos
documentos
COTEJO DE DATOS
 Cotejar es comparar y comprobar que los datos

que figuran en los documentos que están
relacionados, sean idénticos,
FLUJO DE DOCUMENTOS DE
COMPRAVENTA
COTEJO DE DATOS
 Dado que todos los documentos están relacionados
hay que comprobar los datos para no cometer
errores (ej: el nº de pedido consta en albarán y
factura etc.).
 Es necesario que en la empresa exista un buen
sistema de archivo y anotación de la
documentación generada no solo durante el
proceso de compraventa sino también durante el
proceso de pago y cobro.
COTEJO DE DATOS
 En función de los documentos a revisar, se utilizan
diversos sistemas de cotejo de datos:
 Listas de verificación: Son listas de preguntas
cerradas (si/no). Se suelen utilizar para comprobar
que los documentos cumplen todos los requisitos
legales.
 Punteo : Comprobar listados o libros de registro,
señalando los datos ya comprobados para
determinar los que son correctos o no.
COTEJO DE DATOS
 Casación: comprobar y asociar diferentes apuntes
realizados al documento del que se derivan los
datos. Se usa sobre todo para controlar cobros y
pagos de las facturas emitidas o recibidas.
 Conciliación bancaria: Proceso por el cual se

comparan y verifican que las operaciones
bancarias hechas por la empresa son correctas
COTEJO DE DATOS
 Arqueo de caja: Comprobación de saldos del
recuento de caja con lo que aparece anotado en
dicho libro.
Durante este proceso si hay diferencias de saldo
de tendrá que averiguar el origen de las mismas.
Actualmente todas estas actividades se suelen

hacer mediante programas de gestión comercial
INCIDENCIAS RELACIONADAS CON EL
PROCESO DE COMPRAVENTA
INCIDENCIAS
 Se pueden dar durante cualquier momento del
proceso de compraventa.
 Causas mas comunes:
 Mercancía defectuosa
 Envío de mercancías erróneas
 Diferencia de calidad entre lo pedido y lo recibido
 Albaranes o facturas erróneas
 Incumplimiento de plazos de entrega
GESTIÓN DE INCIDENCIAS
 Cada una de las situaciones anteriores puede
generar malestar en el cliente y dar lugar a :
 Sugerencia: proposición de una idea de mejora del
producto o servicio (normalmente se hace escrita)
 Queja: Comunicación de la insatisfacción de un

cliente con un producto o servicio (se hacer oral o
escrita). No se solicita ninguna compensación.
GESTION DE INCIDENCIAS
 Reclamación: Se suele hacer escrita o también de
manera verbal. Normalmente se reclama la sustitución,
reparación o indemnización.
 Denuncia: Se pone por escrito para informar a la
Administración de una posible ilegalidad cometida por
el proveedor.
La resolución de incidencias se suele realizar a través

del departamento de atención al cliente que la mayoría
de las empresas tienen
 Dichos departamentos actualmente utilizan medios
informáticos donde dejas constancia de las
incidencias de los clientes.
 No obstante también se pueden utilizar hojas de
reclamaciones las cuales serán correctamente
registradas cuando lleguen a la empresa para su
tramitación en el departamento que corresponda.
 El diseño de la hoja de reclamaciones interna
responderá a las necesidades de la empresa
 Cuando la solución de la empresa no es
satisfactoria el cliente puede reclamar por dos
vías:
 Judicial: Poniendo una demanda en el juzgado
correspondiente, lo cual lleva asociado unos gastos y
unos plazos de resolución a veces muy largos
 Extrajudicial: A través de las oficinas de consumo,
organizaciones de consumidores y del sistema
arbitral de consumo
 APLICACIÓN DE NORMATIVA VIGENTE EN L
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE DATOS
 Los datos que van acumulando las empresas a
veces son más valiosos que los monetarios. Dichos
datos deben gestionarse de manera controlada y
de acuerdo a la LOPD de diciembre de 2018.
 La ley establece tres niveles de seguridad para los
datos:
 Básico: Para datos de carácter personal como
nombre, Dni, teléfono etc.
 Medio: Relativos a infracciones administrativas
 Alto: ideología, religión, creencias etc.
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE DATOS
 Medidas a tomar para el tratamiento y custodia de
información:
 Identificar la información como confidencial
 Restringir el acceso a la información y asegurar la
entrega de la misma a las personas para ello
designadas.
 Establecer claves de acceso a los ficheros e instalar
un antivirus.
 Hacer copias controladas de la info. Y controlar el
acceso al archivo
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE
DATOS
 Además es necesario evitar que los trabajadores
puedan divulgar la información, estableciendo
niveles de acceso a la misma e incluso haciendo que
firmen clausulas de confidencialidad.
ACTUALIZACION DE DATOS: las empresas deben
actualizar los datos que poseen ya que si se quedan
anticuados dejarán de tener valor.
Es importante que se establezcan los mecanismos
necesarios para poder actualizarlos, tales como
web, email, relaciones comerciales etc.

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