PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PERSONAL

COR-RH-P-03 V.13.0

OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es establecer herramientas que permitan gestionar eficazmente el recurso
humano.

ALCANCE
Aplica a la gestión y administración de todo el personal dentro del Sistema de Gestión de Calidad de
Imprenta Edicano, S.A. y Formas Universales, S.A.

RESPONSABILIDADES

Gerente de Recursos Humanos

 Asegurar los recursos para que este procedimiento se ejecute.
 Asegurar el fiel cumplimiento de este procedimiento establecido.
 Contribuir en la correcta identificación de necesidades de competencia de los colaboradores.
 Encargado de llevar el proceso de identificación y reclutamiento de nuevos colaboradores.
 Coordinación de evaluación de desempeño
 Responsable de la elaboración y cumplimiento de los planes de capacitación.
 Responsable de la elaboración los descriptivos de cargo.

Gestor de Calidad

 Verificar el cumplimiento de este procedimiento.

Asistente de Planilla y Recursos Humanos

 Apoyar con la información necesaria concerniente al colaborador.

 Mantener actualizado el registro o expediente del colaborador.

DEFINICIONES

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 Competencia: son aquellas características personales del individuo (motivación, valores, rasgos, etc.)
que le permite hacer de forma óptima las funciones de su puesto de trabajo.

 Capacitación: Proceso que procura y desarrolla los conocimientos, habilidades y comportamientos

exigidos en las actividades diarias del personal.

 Evaluación del desempeño: Proceso de supervisión destinado medir el desempeño de los colaboradores
y retroalimentarlos de manera objetiva e integral

DESCRIPCIÓN

Responsable Descripción
1. Deberá conocer y mantenerse actualizado sobre legislación vigente en materia de
personal (reclutamiento, capacitación, competencias, evaluaciones de desempeño,
legislación laboral, etc), así como lo relacionado con el SGC.
Gerente de
Recursos Selección de Personal
Humanos
2. Comunica la gestión de personal (necesidad de ingreso, egreso, promoción, cambio
de posición. ajuste de salario, etc), utilizando el formulario de Gestión de Personal
COR-RH-F-03-22 según aplique, posterior a su diligencia y entrega al Gerente
General, se da inicio al proceso de reclutamiento y selección.

3. Evalúa y toma la decisión final si aprueba o no la solicitud presentada.

Gerente General
4. Mantiene un control actualizado de todo el personal de Imprenta Edicano, S.A. y
Gerente de Formas Universales, S.A., por medio de base de datos que contenga el número total
Recursos de colaboradores, así como datos personales.
Humanos

5. Recluta, selecciona y contrata la persona adecuada para una posición solicitada,

cuyas competencias sean fácilmente alineadas con los objetivos de la organización y
que garantice el logro de estos. Aplica para promociones internas y/o externas.

Gerente de 6. Realiza búsqueda a nivel interno como primera instancia al generarse una vacante.
Recursos Cuando se considere que un candidato interno cumple con el perfil, antes de
Humanos postularlo deberá informarse al jefe Inmediato quien deben emitir su aprobación. De
no encontrar el candidato internamente procederá a la búsqueda externa y podrá
utilizar compañías especializadas, universidades o institutos de educación, páginas
electrónicas de búsqueda de personal, publicaciones en redes sociales, grupos de
mensajería instantánea, o plataformas destinadas al reclutamiento virtual.

7. Gestiona las entrevistas a los candidatos preseleccionados, las cuales serán por
Gerente de etapas utilizando el formulario Entrevista de Recursos Humanos COR-RH-F-03-02 y
Recursos coordina la aplicación de pruebas (si aplica).
Humanos

Gerente de 8. Cuando esta solicitud considere la apertura de una nueva plaza, se cumple con lo
Recursos establecido en el Procedimiento de Gestión del Cambio.
Humanos

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Ingreso y Proceso de Contratación de Nuevo Personal

Gerente 9. Determina la fecha de ingreso del candidato seleccionado e inicia el proceso de

General/Sub
contratación. Gestiona el formulario de Datos Generales del Colaborador COR-RH-F-
Gerente
General 03-01 para ser completado y coordina la firma del contrato por parte del
representante de la empresa y el nuevo colaborador, en el formulario Contrato de
Gerente de Trabajo por Tiempo Indefinido COR-RH-F-03-03, en el caso de Contrato de Trabajo
Recursos por Tiempo Definido COR-RH-F-03-25 y en el caso de Contrato para Extranjeros
Humanos COR-RH-F-03-26.

10. El tipo de contrato a firmar por el nuevo colaborador y la gerencia dependerá del
tiempo del colaborador en la empresa.

 Contrato Definido de Trabajo: Define el tiempo límite en que la persona va a

Asistente de laborar en la empresa.
planilla  Contrato Indefinido de Trabajo: No existe límite de tiempo específico en la
contratación de la persona.

11. Entrega junto al contrato para firma, el Descriptor de Puestos COR-RH-F-03-06 el

Gerente de cual contiene las responsabilidades del cargo por el que fue contratado, para su
Recursos conocimiento y firma. Entrega copia del registro firmado, al colaborador.
Humanos

Gerente de 12. Asegura, además, que el nuevo colaborador facilite las evidencias necesarias que
Recursos sustenten su competencia según educación, formación y experiencia, requeridas en
Humanos el descriptor de puesto.

13. El expediente del colaborador deberá contener además de los documentos que
sustentan su competencia, los documentos personales y de contratación:
 Cédula de identidad
 Datos Generales del Colaborador
Gerente de  Récord Policivo
Recursos  Diplomas de estudios realizados
Humanos
 Prueba de embarazo/ antidoping
 Contrato de trabajo
 Aviso de Entrada del Trabajador – Caja del Seguro Social
 Seguros de Vida (si aplica)
Las cuales estarán estipuladas dentro del formulario COR-RH-F-03-24 Check List –
Ingreso de personal
y todo lo referente a herramientas de trabajo, con el objetivo de asegurar el óptimo
rendimiento del personal desde su ingreso.

Inducción de Nuevo Personal y Entrega de EPP

Gerente de
14. Coordina el proceso de inducción y capacitación una vez ingrese a su puesto de
Recursos
trabajo como un mínimo de 1 semana, para el nuevo colaborador el cual dependerá
Humanos
del cargo a desempeñar, la relación con otros procesos y su responsabilidad con el
sistema de gestión de calidad.
Las capacitaciones serán verificadas y reforzadas una vez el colaborador pase su
período probatorio como medida de verificación de procesos y políticas existentes,

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asegurando así los conocimientos adquiridos y detectar áreas de oportunidad de

mejoras.
Estos refuerzos igualmente se contemplarán para el personal que ha estado un
tiempo prolongado por incapacidad, licencias, etc. Fuera de la empresa, con el
objetivo principal de actualizar, reforzar detalles que permitan el buen
funcionamiento y cumplimiento de políticas, procesos y procedimientos.
Los temas básicos de inducción estarán contenidos en el formulario de Inducción de
Personal COR-RH-F-03-05.

15. Para el colaborador que requiera equipo de protección personal, se hará entrega de
Depto. Calidad este, registrando dicha entrega en el formulario de Control de los Equipos de
Protección Personal COR-RH-F-03-14, y comunicando su adecuado uso.
Cambio de la Información Establecida en el Contrato
16. Ante cualquier cambio en el nombre del cargo, responsabilidades de un colaborador,
cambios de apartado u otras actualizaciones que se requieran hacer a un contrato de
trabajo, se describirá estos cambios que la gerencia general ha aprobado, utilizando
los formularios, según corresponda:
 COR-RH-F-03-04 Adenda de Contrato
 COR-RH-F-03-16 Concesión Unilateral y Voluntaria,
 COR-RH-F-03-17 Modificación del Contrato por Mutuo Consentimiento
Gerente de  COR-RH-F-03-18 Movilidad Funcional
Recursos
Humanos 17. Ante el cambio de responsabilidades o cargo del colaborador, se actualizará su
descriptor de puesto realizando la misma gestión de entrega y firma por parte de los
involucrados según lo indicado en el punto 12.
18. Cuando exista una posición sin cubrir, ya sea por vacaciones, despido o renuncia u
otro caso, las responsabilidades de dicho puesto deben ser distribuidas entre el

Identificación de Necesidades de Capacitación y Planificación de Capacitación

19. La detección de las necesidades de capacitación a los colaboradores será el resultado

de recomendaciones que realice el jefe inmediato producto de la evaluación del
desempeño, de seguimiento al cumplimiento diario de metas, de capacitaciones
recibidas, por solicitud del colaborador (donde es necesario evaluar si la capacitación
solicitada responde a mejorar su competencia y desempeño en el puesto) o producto
del análisis de una no conformidad, reclamo o incidente.

20. Identifica las necesidades de formación y las reporta a Gerente General para
aprobación en el formulario Necesidades de Capacitación COR-RH-F-03-23 cuyo
contenido será evaluado por la Gerente General.

21. Posteriormente el Gerente de Recursos Humanos establecerá el programa de

capacitación en el formulario Plan de Capacitación COR-RH-F-03-08.

Gerente 22. Revisa y aprueba el Plan de Capacitación, además de las modificaciones al mismo en
General el transcurso del año.

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23. A partir de la aprobación del Plan, gestiona la puesta en marcha de las acciones de
formación.

24. Los registros y evidencias de las capacitaciones efectuadas deben reposar en el

departamento de calidad.

Gerente de
25. Cuando se dicten capacitaciones encaminadas a reforzar temas técnicos, operativos
Recursos
o de desarrollo, se registrarán en el formulario de Lista de Asistencia COR-RH-F-
Humanos
03-09.

26. Además de las capacitaciones solicitadas, también se deberá capacitar al personal en

los procedimientos que le apliquen según la matriz de entrenamiento por posición
COR-RH-F-03-28 así como en sus actualizaciones, lo cual se define en la Inducción
de Personal o en el Plan de Capacitación dependiendo si es nuevo personal en el
cargo o no.

27. Los jefes de proceso deberán capacitar al personal en los procedimientos de su área
cada vez que existan modificaciones y dejarán evidencia de estas capacitaciones.

28. Los entrenamientos en procesos que han recibido alguna modificación o que son
procesos nuevos, se darán después de aprobados y antes de ser subidos a la web.

29. En los casos que se hagan capacitaciones internas para preparar al personal en las
funciones de alguna máquina, equipo u otra función diferente a las ya aprendidas
por él, se deberá registrar en el formulario de Capacitaciones internas COR-RH-F-
03-27.
Gerente de
Recursos Evaluación de la Eficacia de las Capacitaciones y de Desempeño
Humanos
30. Las capacitaciones realizadas para mejorar competencias deben evaluarse para
verificar su eficacia mediante la aplicación de pruebas específicas tras recibir la
capacitación o realizar actividades y seguimiento cuyo tiempo transcurrido desde la
capacitación no debe ser mayor a tres meses y cuyos resultados los registrarán en el
formulario Evaluación de la Eficacia de la Capacitación COR-RH-F-03-10.
31. En los casos que la capacitación fue para el mejoramiento del desempeño, no
aplicará el tiempo de duración de la capacitación, y siempre se le hará una
evaluación a dicha capacitación.
32. Para seguimiento, registrarán los resultados de desempeño después de alguna
capacitación específica, en la Evaluación Anual de Desempeño COR-RH-F-03-11.
33. Los registros generados de la evaluación de la eficacia de la capacitación y de
desempeño serán comunicados al Gerente General para su control y luego reposarán
dicha información en depto. calidad.

34. Deberán notificar a planilla cuando su personal está en capacitación, ya se interna o

externa, y entregarles evidencia de dicha capacitación
Gerente de

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Recursos 35. De salir el resultado de la evaluación deficiente, se programarán sesiones de
Humanos capacitación al colaborador o colaboradores, que aseguren la mejora en la
competencia y la eficacia de esta. Al final se realizará una reevaluación al
colaborador en un lapso no mayor a 6 meses.

Evaluación Anual de Desempeño

36. Anualmente se evaluará el desempeño a todo el personal que tenga un año o más
laborando de forma ininterrumpida, considerando diferentes criterios, según
ponderación. Igualmente para el personal de primer ingreso quienes estén
cumpliendo su periodo probatorio establecido dentro de su contrato.

Se utilizarán los formularios dependiendo del colaborador evaluado:

Gerente de  COR-RH-F-03-11 Evaluación Anual de Desempeño de Colaboradores.
Recursos
 COR-RH-F-03-20 Evaluación Anual de Desempeño de jefes.
Humanos
 COR-RH-F-03-21 Evaluación Anual de Desempeño de Colaboradores de
Ventas.
37. Se resaltará en la evaluación, cualquier necesidad de capacitación para la mejora de
competencias y desempeño del colaborador, lo cual quedará establecido, en las
Necesidades de Capacitación por colaborador.

38. Una vez realizada la evaluación, se comunicará a cada colaborador los resultados
considerando la opinión de este. Finalmente, la evaluación deberá ser firmada por
cada colaborador (evaluado) y jefe de área (evaluador).

Solicitud de Permiso, Vacaciones y Carta de Trabajo por parte de los

Colaboradores

39. Las solicitudes de permiso, vacaciones, licencias, carta de trabajo, etc., se

gestionarán conforme a lo establecido en el Código de Trabajo de la República de
Panamá.

40. Utilizará el formulario de Solicitud de Permiso de Trabajo COR-RH-F-03-12 y

Solicitud de Vacaciones COR-RH-F-03-13 y deben estar firmado por empleado, jefe
inmediato y Gerencia de Recursos Humanos

41. Los colaboradores podrán solicitar carta de trabajo, que se hará con el formulario
Carta de Trabajo COR-RH-F-03-15.

Identificación, Evaluación y Gestión de Riesgos Laborales

42. Analizarán las medidas a tomar para disminuir los riesgos existentes en las
Dpto de calidad diferentes actividades dentro de las instalaciones. Este análisis también se realizará
ante un cambio en el proceso, cambio en una máquina o se utilice un nuevo

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producto peligroso de acuerdo con el Procedimiento de Gestión del Cambio.

43. Gestiona y asegura que el personal cuente con el equipo de protección personal
necesario y adecuado para la realización de sus actividades de manera segura. La
entrega del EPP la registra en el formulario de Control de los Equipos de Protección
Personal COR-RH-F-03-14
Gerencia de
Recursos 44. Igualmente, se gestiona la realización de capacitaciones encaminadas al uso
Humanos adecuado, cuidados y mantenimiento del EPP.

45. En caso de incidente o accidente de trabajo, se hará una investigación formal, donde
Recursos Humanos y los involucrados determinarán las causas para establecer las
acciones correctivas evitando así volver a ocurrir. Los detalles del incidente se
registrarán en el formulario de Investigación de Incidentes COR-RH-F-03-19 y el
Reporte de Accidentes de Trabajos Enfermedad.

46. Reportará cualquier incidente real o sospechoso relacionado con seguridad, fraude,
fuga de información, robo, etc., de propiedades de las empresas o de propiedades
del cliente que estén bajo custodia de Imprenta Edicano y Formas Universales,
S.A.

FORMULARIOS RELACIONADOS

 COR-RH-F-03-01 Datos Generales del Colaborador.

 COR-RH-F-03-02 Entrevista Recursos Humanos.
 COR-RH-F-03-03 Contrato Individual de Trabajo.
 COR-RH-F-03-04 Adenda de Contrato.
 COR-RH-F-03-05 Inducción del personal.
 COR-RH-F-03-06 Descriptor de puesto.
 COR-RH-F-03-08 Programa Anual de Capacitación.
 COR-RH-F-03-09 Lista de Asistencia.
 COR-RH-F-03-10 Evaluación de la Eficacia de Capacitación.
 COR-RH-F-03-11 Evaluación Anual de Desempeño.
 COR-RH-F-03-12 Solicitud de Permiso de trabajo.
 COR-RH-F-03-13 Solicitud de Vacaciones.
 COR-RH-F-03-14 Control de los Equipos de Protección Personal.
 COR-RH-F-03-15 Carta de Trabajo.
 COR-RH-F-03-16 Concesión Unilateral y Voluntaria.
 COR-RH-F-03-17 Modificación del Contrato por Mutuo Consentimiento.
 COR-RH-F-03-18 Movilidad funcional.
 COR-RH-F-03-19 Investigación de Incidentes.
 COR-RH-F-03-20 Evaluación Anual de Desempeño de jefes.
 COR-RH-F-03-21 Evaluación Anual de Desempeño de Colaboradores de Ventas.
 COR-RH-F-03-22 Gestión de Personal.
 COR-RH-F-03-23 Necesidades de Capacitación.
 COR-RH-F-03-24 Check List – Ingreso de personal
 COR-RH-F-03-25 Contrato de Trabajo por Tiempo Definido.
 COR-RH-F-03-26 Contrato para Extranjeros.
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 COR-RH-F-03-27 Capacitaciones internas.

 COR-RH-03-28 Matriz de Entrenamiento por posición.

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA
No. AUTOR DESCRIPCION BREVE DEL CAMBIO SOLICITADO POR:
EFECTIVA

Se menciona el deber de los empleados de

las empresas Imprenta Edicano y Formas
Universales de reportar cualquier incidente
Robert real o sospechoso relacionado con
1 26-ago-14 CSGC
Durling seguridad, fraude, fuga de información,
robo, etc. De propiedades de las empresas
o propiedades de los clientes bajo custodia
de estas empresas

Robert Se menciona el uso del registro de

2 8-oct-15 CSGC
Durling capacitaciones internas

Robert Se menciona el uso de la matriz de

3 14-dic-15 Auditoría de Novartis
Durling entrenamiento por posición

Se actualiza el procedimiento de acuerdo

Robert
4 19-oct-17 con los requisitos de la versión ISO GC
Durling
9001:2015 y a la realidad de la empresa

Se elimina la habilidad como parte de las

competencias requeridas para ejercer un
cargo.

Se elimina el formulario de Necesidades de

Robert Formación COR-RH-F-03-07 Auditoría Interna
5 13-ene-18
Durling GC
Se extiende hasta 12 meses el período de
cumplimiento de capacitaciones a largo
plazo.

Se asigna el código COR-RH-F-03-07 a la

Matriz de Entrenamiento por Posición.
6 23-mar-18 Robert Se elimina el formulario de Evaluación de la Gerente de Recursos
Durling Capacitación COR-RH-F-03-10 Humanos/Gestora de
Calidad
Se incluye el cargo y responsabilidades de
Gerente de Recursos Humanos quien
verificara la ejecución de este
procedimiento

El formulario de Lista de Asistencia a

actividades de desarrollo cambia su nombre
a Lista de Asistencia

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Se crea el formulario de Gestión de

personal, el de Necesidades de Capacitación
y el de Evaluación de la Eficacia de
Capacitación

Se elimina la Matriz de entrenamiento por

posición
Se crea el Formulario de Entrevista técnica Gerente de Recursos
Robert y se modifica el Formulario de Entrevista de
7 21-ago-18 Humanos/ Gestora de
Durling Recursos Humanos y a su vez se modifica el Calidad
proceso de selección del personal
Se establece las evaluaciones de eficacia de
capacitación para todas aquellas actividades
realizadas para el mejoramiento de
competencias según lo establecido en la
norma ISO 9001:2015.

Se eliminan las funciones del Gerente de

RRHH y se distribuyen en otro personal.

Se menciona que los gerentes y jefes de

área deben informar a planilla cuando su
personal está en capacitación ya sea interna
Ana Gestor de calidad Auditoría
8 23-dic-19 o externa y deben entregar evidencia de
Jaramillo interna
dicha capacitación.

Se aclara que el formulario de solicitud de

vacaciones y solicitud de permiso deben
estar firmados por el empleado y el jefe
inmediato.

Las evaluaciones del desempeño se harán al

personal que tenga un año o más laborando
de forma ininterrumpida.

Se agrega el ítem 25 donde se menciona el

registro de capacitaciones internas.

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Se menciona el uso de la matriz de

entrenamiento por posición para identificar
los procesos en que se debe capacitar al
nuevo personal.

Se menciona que se deben hacer los

entrenamientos en los procedimientos antes
de subirlos a la web, y después de ser
aprobados.

Todo jefe de proceso debe capacitar a su

Auditorías de cliente
personal en el proceso donde que lideran.
Robert
9 17-jun-20
Durling Las capacitaciones encaminadas a la mejora
del desempeño deben de ser evaluadas sin
Novartis
importar el tiempo de duración de dicha
capacitación. Pfizer

Cada vez que se realiza un entrenamiento

en los procedimientos por motivos de
modificación se debe documentar.

Cuando exista un puesto esté vacante

producto de despido, ausencia, renuncia,
vacaciones, etc. sus funciones deben ser
repartidas a otro personal bajo la
aprobación de su jefe inmediato.

Robert Las evidencias de las capacitaciones deben Auditoría de cliente

10 1-dic-20
Durling reposar en el departamento de calidad Novartis

11 22-dic-21 Eyra Aguilar En el punto 4 se elimina que la asistente de Auditoría Interna

planilla lleva el control de los datos
profesionales necesarios.

En el punto 4 se aclara que la asistente de

planilla es la que lleva el control actualizado
el personal.

En el punto 8 se menciona que quien

gestiona las entrevistas es el Gerente
General, el subgerente general y los jefes
de área, se elimina la figura de asistente de
gerencia.

En el punto 10 se elimina la figura de

asistente de gerencia y se incluye a la
asistente de planilla y al subgerente general
como las personas que coordinan la fecha
de ingreso del personal nuevo.

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En el punto 15 se incluye al departamento

de calidad para coordinar el proceso de
inducción.
Se realizan los siguientes cambios:

En todo el documento se cambió

responsable de Aseguramiento de calidad
por jefe del Sistema de Gestión de Calidad.

Se define asistente planilla y sub gerente

Nadys
12 29-jul-23 general en la sección de responsabilidades. Mejora Continua
Mosquera
Se cambió el término Formularios Asociados
por Formularios Relacionados.

En la sección de control de cambios se

incluye una columna para el autor.

Se realizan los siguientes cambios:

Se reestructura los procedimientos por la

nueva figura de Gerencia de Recursos
Humanos.

Se establecen y transfieren
responsabilidades de Gerencia General,
Stefanía Jefes de área y Asistente de planilla a Gerente de Recursos
13 18-ene-24 Gerencia de Recursos Humanos.
Saavedra Humanos
En los puntos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10,
12, 13, 14, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23,
24, 25, 26.

Punto 8 gestión de entrevistas técnicas

COR-RH-F-03-24 se elimina.

Elaboración Aprobación

Nombre: Stefania Saavedra Nombre: Mónica Cano

Rol: Gerente de Recursos Humanos Rol: Gerente General
Fecha:18-ene-2024 Fecha:18-ene-2024
Firma:
Firma:

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