PROCEDIMIENTO

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

CONTROL Y REVISIÓN DE DOCUMENTOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

01 Creación del Procedimiento de Gestión del Talento
01/2020
Humano

ELABORO/ACTUALIZO REVISIÓN TECNICA REVISO/APROBÓ

ANDREA OVIEDO CAMACHO PAOLA ROMERO ROSERO SHEILA OVIEDO CAMACHO

Administradora Consultor Administradora
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TALENTO HUMANO
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1 OBJETIVO:

Establecer los parámetros para la ejecución y direccionamiento de actividades para la gestión del talento
humano tales como la contratación, inducción, capacitación, plan de bienestar y evaluación de
desempeño, que permitan contar con personal competente con base en la educación, experiencia,
formación y habilidades.

2 ALCANCE:

Este procedimiento aplica para el personal que labora en Samaná Spa, desde su selección e incorporación,
la prestación de los servicios y actividades, hasta su retiro o terminación del contrato con la empresa.

3 DEFINICIONES:

SELECCIÓN DE PERSONAL: Filtro que permite que solo algunas personas puedan ingresar a laborar en la
empresa. Para la selección del personal se tienen en cuenta los requisitos exigidos en el manual de perfiles,
roles y responsabilidades.

CAPACITACIÓN: Su objetivo es proporcionar a los empleados habilidades específicas y ayudar a corregir

deficiencias en su rendimiento. Mediante la capacitación los empleados desarrollan aptitudes, habilidades
y destrezas, mejoran o reorientan sus calificaciones técnicas o profesionales y logran un cambio de
actitudes tendientes al desarrollo personal integral, al eficaz desempeño de su cargo y al cumplimiento de
las actividades a su cargo. La capacitación no es un gasto es una inversión, cuyo retorno es una recompensa
para la empresa y el empleado.

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Valoración del desempeño del trabajador en el cargo, es decir, evaluar o
ponderar lo que la persona hace. Es una retroalimentación que contribuye al desarrollo del trabajador en
la empresa.

INDUCCIÓN: Dar a conocer la empresa y sus funciones al nuevo trabajador y ayudarle a desarrollar sus
habilidades, para que realice correctamente el trabajo encomendado.

HOJA DE VIDA: Es un instrumento indispensable y previsto para obtener información laboral y personal
del aspirante al cargo que se va a “pre-seleccionar”, buscando se ajuste a las políticas de la organización y
a los requerimientos del cargo.

PERIODO DE PUEBA: Es un margen de espera, mediante el cual, se determina si el trabajador se adapta al

medio y las condiciones de trabajo, y si por parte de la empresa esta interesada definitivamente por la
prestación de sus servicios.

RE-INDUCCIÓN: proceso desarrollado para reforzar y actualizar conceptos dados en la inducción, cuando
se requieran fortalecer actividades como cambios o mejoras en los procesos.
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4 RESPONSABLES:

Coordinador de Talento Humano

 Realizar convocatorias para las vacantes presentadas en las diferentes áreas cuando se requiera.
 Recepcionar y/o solicitar las hojas de vida de los aspirantes, a través de diferentes fuentes como
convocatorias o referidos
 Revisar las hojas de vida para verificar que el aspirante cumpla con los requisitos solicitados para el
cargo.
 Entregar al aspirante la carta para la realización de los examenes médicos ocupacionales.
 Revisar y firmar en conjunto con la administradora los contratos de trabajo
 Entregar dotaciones en las fechas establecidas por la normatividad vigente aplicable y entregar los
elementos de protección personal cuando se requieran.
 Evaluar el desempeño de los trabajadores a su cargo o en conjunto con los jefes de área cuando se
requiera.

Responsable SGC
 Realizar inducción y Reinducción en el SGC
 Realizar evaluación de la Inducción y Programar las reinducciónes periódicas

Jefes de área
 Revisar hojas de vida para verificar que el aspirante cumpla con los requisitos solicitados para el
cargo.
 Evaluar el desempeño de los trabajadores a su cargo

5. GENERALIDADES:

Actualmente la Gestión del Talento Humano se encuentra a cargo de la Administración; Samaná Spa
busca que todo el personal seleccionado, cuente con los conocimientos exigidos para un óptimo
desempeño de sus funciones y cumpla con todos los requisitos establecidos para su contratación.

 Samaná Spa asumirá el costo del examen médico de ingreso de Salud Ocupacional.
 Los exámenes médicos deben ser realizados únicamente en la entidad con la que tiene convenio el
Spa.
 Se abrirá una carpeta archivando la hoja de vida y los documentos suscritos presentados por el
trabajador, además de toda la documentación generada por las afiliaciones de ley y de su instancia
o servicio en la organización.
 Los contratos utilizados en Samaná Spa son los siguientes:
a. Contrato individual de trabajo a término fijo inferior a un año.
b. Contrato por prestación de servicios.
c. Contrato de Trabajo por Obra o Labor Contratada.
 La EPS, el fondo de pensiones, el Fondo de Cesantías, la ARL y caja de compensación donde se va a
cotizar es escogido por el seleccionado.
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6. PROCEDIMIENTO:

6.1. Descripción actividades de Selección y vinculación.

DESCRIPCION REGISTRO RESPONSABLES
1. Solicitud de personal.
Detectada la necesidad de personal el jefe del área respectiva
debe diligenciar el formato de solicitud de personal Solicitud de personal Jefes de área
especificando si es un cargo nuevo o existente. Si el cargo es Coordinador Talento
nuevo una vez diligenciado el formato se debe entregar a Humano
talento humano para que se gestione el visto bueno de la
administración; si el cargo es existente una vez diligenciado el
formato se entrega a talento humano para su visto bueno.
2. Publicación de la vacante.
Se da apertura a la convocatoria para la vacante presentada, Coordinador Talento
mediante publicación en la cartelera, redes sociales o agencias N/A Humano
de empleo.
3. Recepción Hojas de Vida.
Revisar las hojas de vida recibidas y verificar soportes de Jefes de área
acuerdo al perfil del cargo solicitado, preseleccionando Hoja de Vida Coordinador Talento
aquellas que cumplen con base en los soportes de Humano
experiencia, educación y formación.
4. Entrevista.
El jefe de área realizará la entrevista correspondiente al Jefes de área
personal preseleccionado, evaluando conocimiento, Formato de Coordinador Talento
formacion y experiencia e informará sobre las condiciones de entrevista Humano
la vacante. El coordinador de talento humano verificará
estructura familiar, fortalezas, debilidades, presentacion
personal e información de la hoja de vida.
5. Verificación hojas de vida.
El Coordinador de Talento Humano verificará datos y
referencias de los aspirantes preseleccionados al cargo,
competencia del personal respecto al cargo según el manual de Coordinador Talento
perfiles y la información recolectada en la entrevista. Si el Hoja de Vida Humano
trabajador no cumple los requisitos no se continuará con el
proceso de contratación.
6. Aprobación del aspirante.
Los aspirantes preseleccionados serán aprobados por la Formato de Administrador
administración para su posterior contratación. entrevista
7. Concepto Médico Ocupacional. Carta de solicitud de
Se deberá emitir carta para la elaboración de exámenes exámenes médicos
médicos ocupacionales, necesarios según el cargo, realizados ocupacionales Coordinador Talento
por un médico especialista en salud ocupacional. El proceso de Certificado Médico Humano
contratación continuará si el trabajador es Apto según el Ocupacional Médico Ocupacional
concepto médico.
8. Contrato de Trabajo. Contrato –
Realizar contrato de trabajo y legalización del mismo. Los Afiliaciones a
términos del contrato, duración, asignación salarial, funciones y seguridad social Coordinador Talento
demás información de interés, serán aclarados antes de la firma (E.P.S – A.R.L- Humano
del contrato. Una vez formalizada la contratación se realizara la A.F.P. – Caja de
afiliación a Seguridad Social y se abrirá carpeta del trabajador Compensación)
con sus soportes.
9. Entrega dotación.
En cada de que aplique se hará entrega de la dotación Formato entrega de Coordinador Talento
correspondiente y elementos de protección personal según el dotación y Elementos Humano
cargo a desempeñar por el trabajador de Protección
personal
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10. Inducción.
Realizar inducción y entrenamiento, de acuerdo al cargo a Formato Inducción y Jefes de área
desempeñar, establecido en el manual de perfiles, roles y Entrenamiento
responsabilidades.

6.2. Descripción de las actividades de Inducción

DESCRIPCION REGISTRO RESPONSABLES
1. La inducción y entrenamiento de las funciones inherentes al
cargo, procedimientos y formatos necesarios para la ejecución Formato Inducción y Jefes de área
de las tareas estará a cargo del dueño del proceso o su Entrenamiento
delegado.
2. El trabajador deberá asistir a la inducción programada que
incluirá todo los aspectos concernientes al sistema de gestión Acta de compromiso Responsable SGC
de la calidad y generalidades de la organización. con el SGC
3. Una vez realizada la inducción, se evaluará con el objeto
de medir la toma de conciencia inmediata del personal y el Evaluación Responsable SGC
grado de conocimiento y comprensión adquirida.

6.3. Descripción de las actividades de Re-Inducción

DESCRIPCION REGISTRO RESPONSABLES
1. Realizar re-inducción al personal cada año y/o en el momento
en que el jefe inmediato lo considere conveniente, o como Acta de compromiso Responsable SGC
resultado de una evaluación de desempeño. con el SGC

2. Se evaluará la re-inducción una vez finalizada, con el objeto

de medir los conocimientos adquiridos en el mediano plazo Evaluación Responsable SGC
durante su permanencia en la empresa.

6.4. Descripción de las actividades de Capacitación

DESCRIPCION REGISTRO RESPONSABLES
1. Establecer las necesidades de capacitación existentes,
como resultado de procesos de mejora continua, evaluación Programa de Coordinador Talento
de desempeño, requerimiento de los jefes de área, capacitación Humano
trabajadores o contratantes. Responsable SGC
2. Elaborar el cronograma general de capacitaciones, de
acuerdo a las necesidades detectadas, determinando los Programa de Coordinador Talento
recursos que se requieren para tal fin y el personal objeto de capacitación Humano
la capacitación, de acuerdo a la matriz de capacitación por Responsable SGC
cargos
3. Realizar las capacitaciones de acuerdo a la programación, Coordinador Talento
controlando asistencia Formato asistencia Humano
Responsable SGC
4. Evaluar la capacitación realizada, con el fin de medir el nivel
de conocimiento y comprensión de los temas expuestos. Si el Evaluación Coordinador Talento
resultado no es el esperado, la capacitación deberá ser Humano
reprogramada. Responsable SGC

6.5. Descripción de las actividades de Bienestar

DESCRIPCION REGISTRO RESPONSABLES
1. Establecer mecanismos de motivación a los trabajadores a
fin de generar toma de conciencia, comportamientos y Reconocimientos Coordinador Talento
aptitudes adecuadas frente al sistema de gestión de la calidad Felicitaciones Humano
Responsable SGC
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2. Proponer actividades tendientes a mejorar el bienestar de Registros Coordinador Talento

los trabajadores. (Celebración de cumpleaños, fechas fotográficos/ Humano
especiales, etc) Asistencia Responsable SGC

3. Ejecutar actividades lúdicas, recreativas o deportivas que Registros Coordinador Talento

promuevan el bienestar del equipo de trabajo. fotográficos/ Humano
Asistencia Responsable SGC

6.6. Descripción de las actividades para la evaluación de desempeño

DESCRIPCION REGISTRO RESPONSABLES
1. Se realiza evaluación de desempeño de manera anual. Los
ítems a evaluar estarán acorde con lo contenido en el manual Evaluación de Jefe de área
de perfiles y su formato respectivo; El responsable del área desempeño
dejará registro de esta evaluación.
2. Los resultados de la evaluación serán comunicados y Evaluación de Jefe de área
aceptados por el trabajador con su firma. desempeño
3. De acuerdo a los resultados de la evaluación de desempeño,
si el trabajador ha obtenido un resultado regular o deficiente, se
deberá establecer y hacer seguimiento periódico al plan de Evaluación de Jefe de área
acción y/o mejora consignado en el formato de evaluación, por desempeño
parte del jefe inmediato. Para los resultados superiores a los
antes mencionados, se generarán observaciones pero no se
requiere establecer plan de acción.
4. Los registros de esta evaluación serán remitidos a la
administración, quienes podrán utilizar esta información para Evaluación de Jefe de área
tomar decisiones administrativas, implementar planes de desempeño
mejora, realizar seguimiento y verificación de cumplimiento.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS:

DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO

Manual de Perfiles, Roles y Responsabilidades MA-GTH-01
Solicitud de personal FR-GTH-01
Entrevista FR-GTH-02
Entrega de dotación y elementos de protección personal FR-GTH-03
Inducción y entrenamiento FR-GTH-04
Acta de compromiso con el SGC FR-GCL-04
Evaluación de Inducción y capacitación FR-GTH-05
Registro de asistencia FR-GCL-03
Evaluación de desempeño FR-GTH-06
Programa de capacitación PG-GTH-01