INV 2024-0020 Mantenimiento1

Apreciados proponentes y contratistas:
El procedimiento para solicitar las pólizas de seguros

para amparar su oferta ha cambiado. El Grupo EPM
cuenta con un Programa de Póliza Matriz para amparar el
Cumplimiento y la Responsabilidad Civil en los contratos.
Lo invitamos a conocer la información en detalle en el
capítulo de Garantías y Seguros.
www.fundacionepm.org.co
INVITACIÓN A COTIZAR
N ° 2024- 0020
Objeto:
Mantenimiento correctivo, preventivo, reformas locativas, adecuación en infraestructura y

mejoramiento de los espacios administrados por la Fundación EPM.
Fecha de envío: 14 de febrero de 2024.

Fecha de entrega de propuestas: 26 de febrero de 2024 hasta las 5:00 p.m.
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Tabla de contenido.
1. Descripción general. ............................................................................................................................. 6
2. Objeto de la contratación. .................................................................................................................... 6
3. Alcance del objeto del contrato. ........................................................................................................... 6
4. Presupuesto ......................................................................................................................................... 6
5. Condiciones generales de la contratación. ............................................................................................ 7
6. Entrega de Propuesta. .......................................................................................................................... 7
7. Requisitos legales de participación. ...................................................................................................... 7

7.1. Personas Jurídicas. ............................................................................................................................ 7
7.2. Régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses. ........................................ 8

7.3. Autorización Datos Personales ......................................................................................................... 8
7.4. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo .................................................................. 8
7.5. Cumplimiento de la Ley 1918 de 2018 .............................................................................................. 9
7.6. Practicas sostenibles ......................................................................................................................... 9
8. Requisitos contractuales de participación. ........................................................................................... 9

8.1. Experiencia ........................................................................................................................................ 9
8.2. Antigüedad ...................................................................................................................................... 10
8.3. Visita técnica obligatoria ................................................................................................................ 10
8.4. Personal relacionado y exigido para la contratación ..................................................................... 11
9. Especificaciones esenciales del objeto. ............................................................................................... 11

9.1. Obligaciones del contratista ............................................................................................................ 12
9.2. Obligaciones de la Fundación EPM .................................................................................................. 16
10. Formulario de precios. ........................................................................................................................ 16
11. Evaluación de las propuestas. ............................................................................................................. 17

11.1. Confrontación aritmética de los precios. ........................................................................................ 18
11.2. Procedimiento en caso de error u omisión o desviaciones en la cotización. ................................. 18
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11.3. Descuentos. ..................................................................................................................................... 19
11.4. Verificación de la información. ....................................................................................................... 19
12. Factores de evaluación. ...................................................................................................................... 19

12.1. Evaluación económica de la propuesta - 70 puntos. ...................................................................... 20
12.2. Experiencia adicional - 15 puntos. .................................................................................................. 20
12.3. Gestión de la calidad -5 puntos ....................................................................................................... 21
12.4. Medio Ambiente, salud y seguridad en el trabajo- 5 puntos ......................................................... 21
12.5. Criterio de sostenibilidad -5 puntos ................................................................................................ 22
13. Comparación de propuestas. .............................................................................................................. 22
14. Condiciones de desempate. ................................................................................................................ 23
15. Aceptación de la oferta. ..................................................................................................................... 23
16. Terminación del proceso. ................................................................................................................... 23

16.1. Causales de rechazo ........................................................................................................................ 24
16.2. Definición de eliminación ................................................................................................................ 24
16.3. Causales de eliminación. ................................................................................................................. 24
16.4. Reglas de subsanabilidad. ............................................................................................................... 25
17. Protección de datos personales. ......................................................................................................... 26
18. Comunicación oficial. ......................................................................................................................... 26
19. Condiciones contractuales. ................................................................................................................. 27

19.1. Garantías. ........................................................................................................................................ 27
19.1.1. Póliza de Cumplimiento. ......................................................................................................... 27
19.1.2. Póliza de Salarios. .................................................................................................................... 27
19.1.3. Amparo de calidad .................................................................................................................. 27
19.1.4. Poliza RCE ................................................................................................................................ 27
19.2. Aclaraciones respecto de las Garantías y Seguros. ........................................................................ 28
20. Garantías y seguros. ........................................................................................................................... 28

20.1. Condiciones de las pólizas emitidas por compañías de seguros. ................................................... 28
21. Terminación del contrato. .................................................................................................................. 30
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22. Terminación unilateral del contrato. .................................................................................................. 30
23. Suspensión Temporal del Contrato. .................................................................................................... 31
24. Domicilio y Solución de controversias. ............................................................................................... 31
25. Confidencialidad. ................................................................................................................................ 31
26. Exclusión de la relación laboral o contractual. .................................................................................... 32
27. Perfeccionamiento del contrato. ........................................................................................................ 32
28. Cláusula penal pecuniaria. .................................................................................................................. 32
29. Cesión y subcontratación.................................................................................................................... 33
30. Fuerza mayor y caso fortuito. ............................................................................................................. 33
31. Vigencia del contrato.......................................................................................................................... 34
32. Gestor del contrato. ........................................................................................................................... 34
33. Lugares de ejecución. ......................................................................................................................... 34
34. Renovación del contrato. ................................................................................................................... 34
35. Política de no discriminación .............................................................................................................. 34
36. Forma de pago.................................................................................................................................... 35
37. Indemnidad ........................................................................................................................................ 37
38. Anexos ............................................................................................................................................... 38
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1. Descripción general.
Este documento contiene las condiciones bajo las cuales LA FUNDACIÓN EPM realiza el proceso de
selección o escogencia de un contratista que, en las condiciones y con los requisitos que aquí se
describen, ejecute los servicios y/o actividades que se determinan en el numeral 2 de la presente
invitación a cotizar, los cuales definen el “objeto de la contratación”, los interesados deben verificarlas
en su totalidad, y en caso de dudas, solicitar las aclaraciones que se consideren pertinentes.
Entre quienes participen en el proceso, con aplicación de los procedimientos, criterios y reglas que la
invitación a cotizar señala, LA FUNDACIÓN EPM seleccionará a quien ofrezca las mejores condiciones
para cumplir con el objeto de la contratación.
En el evento en que el/los interesados(s) no se informe(n) y/o documente(n) debidamente sobre los
detalles y condiciones bajo los cuales se contratará, no se considerará como excusa válida para la
eventual formulación de posteriores reclamaciones.
Efectuada la selección y aceptada la oferta correspondiente mediante la comunicación respectiva al

proponente favorecido, éste procederá a la formalización y legalización del contrato y una vez obtenida,
LA FUNDACIÓN EPM y EL CONTRATISTA iniciarán la ejecución del contrato con sujeción estricta a
los términos pactados y siempre dentro del marco de la ley colombiana.
2. Objeto de la contratación.
Mantenimiento correctivo, preventivo, reformas locativas, adecuación en infraestructura y
mejoramiento de los espacios administrados por la Fundación EPM.
3. Alcance del objeto del contrato.

La Fundación EPM requiere un contrato para suplir las necesidades de Mantenimiento correctivo,
preventivo, reformas locativas, adecuación en infraestructura y mejoramiento de los espacios
administrados por la Fundación EPM, conforme se describen los ítems del formulario de precios. .
4. Presupuesto
El presupuesto disponible para esta contratación corresponde a la suma de hasta CIENTO
CINCUENTA Y SEIS MILLONES NOVECIENTOS SIETE MIL QUINIENTOS SETENTA Y SEIS
PESOS M.L. ($ 156.907.576) incluido IVA, este presupuesto incluye los pagos por los costos directos
e indirectos y todos los impuestos, gravámenes y retenciones a que haya lugar.
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5. Condiciones generales de la contratación.
Persona a la que va dirigida la Personas Jurídicas legalmente constituidas con registro ante
invitación a cotizar: la Cámara de Comercio.
Empresa contratante: FUNDACIÓN EPM
Programa requeridor: Infraestructura
Fecha de envío: 14 de febrero de 2024
Fecha de entrega de propuesta: 26 de febrero de 2024 hasta las 5:00 p.m.
6. Entrega de Propuesta.
La propuesta y documentación anexa deberá enviarse únicamente al correo
[email protected] en formato PDF firmado por el representante legal o competente
y Excel, en el asunto del correo deberá indicar el número de la invitación a cotizar INV 2024-0020.
Se entiende que la cotización tiene una vigencia de sesenta (60) días calendario (mientras se lleva a
cabo el proceso precontractual).
La recepción de la propuesta por parte de LA FUNDACIÓN EPM no implica ningún compromiso de

continuar con el proceso de contratación debido a que se trata de una solicitud de cotización no
compromisoria.
Las ofertas que se reciban después del plazo fijado para el cierre de la contratación no serán tenidas
en cuenta para el proceso.
7. Requisitos legales de participación.

Para participar en el proceso, el proponente deberá adjuntar la siguiente documentación:
7.1. Personas Jurídicas.
- Acreditar su existencia y representación legal mediante certificado original expedido por la

entidad competente de su domicilio principal, con fecha de expedición no superior a sesenta
(60) días calendario, teniendo como referencia la fecha de cierre del presente proceso.
- La persona jurídica deberá tener una vigencia mínima del plazo de ejecución del contrato y un
(1) año más.
- Garantizar que el objeto de la sociedad u organización esté relacionado con el objeto de la
presente invitación a cotizar.
- Enviar copia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
- Enviar copia del RUT (Registro Único Tributario) actualizado.
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- Enviar el certificado de pago de los aportes parafiscales y de seguridad social integral, en
cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás normas que
regulen la materia, expedido por el representante legal o el revisor fiscal si le aplica,
(adjuntando copia de la cédula y copia de la tarjeta profesional del revisor fiscal).
- Certificado cuenta bancaria.
7.2. Régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses.

El proponente deberá adjuntar el Anexo No 1 denominado “Formato de inhabilidades e
incompatibilidades,” debidamente suscrito por el representante legal en el que expresa que no se
encuentra incurso dentro del régimen de inhabilidades e incompatibilidades señaladas en la
Constitución Política, la Ley 80 de 1993, la Ley 2097 de 2021. las normas que la modifican
complementan o aclaren, ni en conflicto de intereses para contratar con LA FUNDACIÓN EPM, GRUPO
EPM o su GRUPO DE INTERÉS.
Con la presentación de la oferta, el proponente declara que conoce las normas aplicables de soborno
transnacional contenidas principalmente en la Ley 1778 de 2016 y manifiesta no haber cometido
ninguna conducta o acto de corrupción transnacional o contrario a las normas de lucha contra la
corrupción, o cualquier acto relacionado como servidor y/o particular, y eleva el compromiso a observar
y respetar las normas para evitar actuaciones relacionadas con las prohibiciones normativas, por
acción, tolerancia o consentimiento.
Con la sola presentación de la oferta NO se entenderá que no se encuentra incurso dentro de dicho
régimen, por tanto, se hace necesario presentar el respectivo anexo, para su validación por parte de
LA FUNDACIÓN EPM.
7.3. Autorización Datos Personales

El proponente deberá diligenciar el formulario relacionado en el siguiente link:
https://forms.gle/HPocvNrjnaXrt2S570020denominado “Formulario de autorización para el tratamiento
de datos personales”, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y demás normas
concordantes.
NOTA: Tener en cuenta que el formulario debe ser diligenciado con la información del representante
legal.
7.4. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

El contratista debe cumplir con la legislación colombiana vigente en materia de Seguridad y Salud en
el Trabajo y acogerse al Manual SG-SST de proveedores y contratistas de la Fundación EPM.
En caso de que el desarrollo del contrato implique actividades de alto riesgo como son: Trabajos en
alturas, Trabajos confinados, Trabajos en caliente, Energías peligrosas, Sustancias químicas, que se
desarrollen en los espacios administrados por la Fundación EPM, el contratista deberá cumplir con los
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requisitos establecidos según número de empleados y el nivel de riesgo (véase anexo No. 2). La
empresa a la cual se le adjudique el contrato deberá allegar la documentación que se le informará en
una reunión con la persona encargada de SG-SST de la Fundación EPM en el plazo allí definido.
7.5. Cumplimiento de la Ley 1918 de 2018

El proponente, deberá garantizar que los trabajadores o contratistas que emplee para la ejecución del
contrato y/o convenio no se encuentran incursos en causal de inhabilidad por delitos sexuales conforme
a lo dispuesto en la Ley 1918 de 2018, la cual establece la obligación para entidades públicas y privadas
de consultar los antecedentes judiciales generados por la comisión de delitos sexuales cometidos
contra menores de edad, por lo cual deberá adjuntar certificado en el cual garantiza que los
trabajadores o contratistas que emplee para la ejecución del contrato no se encuentran incursos en
causal de inhabilidad antes mencionada.
Quienes deseen participar en el proceso, deberán enviar certificado, en cumplimiento a la ley citada
anteriormente y A quien le sea adjudicado el contrato deberá enviar a la Fundación cada 4 meses
certificación de la realización de la consulta en el cual manifieste que ninguno de sus empleados se
encuentra incurso en causal de inhabilidad conforme a la norma citada.
7.6. Practicas sostenibles

En el marco de las acciones encaminadas a la Sostenibilidad, el proponente deberá adjuntar el Anexo
N°3 denominado “Compromiso de cumplimiento de prácticas sostenibles,” debidamente suscrito por el
representante legal a través del cual manifiesta su voluntad y disposición en la búsqueda e
implementación de acciones encaminadas a las relaciones de cuidado del entorno y respeto por el
medio ambiente.
El proponente con la firma del compromiso manifiesta que conoce y acepta el MANUAL DE
PRACTICAS SOSTENIBLES EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS y sus anexos
(https://www.grupo-
epm.com/site/Portals/17/MN_030_Manual%20de%20Buenas%20Pr%C3%A1cticas%20Sostenibles%
20adquisici%C3%B3n%20BS.docx.pdf?ver=2023-02-03-171904-720) y se compromete a dar
cumplimiento a lo establecido en el y en los demás documentos relativos a las buenas prácticas
sostenibles. Igualmente se compromete a informar y hacer cumplir a sus trabajadores las obligaciones
contenidas en esta cláusula, el manual y sus anexos.
8. Requisitos contractuales de participación.
8.1. Experiencia
Los proponentes que deseen participar en el proceso de contratación deberán acreditar experiencia en
construcción y/o mantenimiento de infraestructura de por lo menos tres (3) contratos en los cuatro (4)
últimos años contados a partir de la recepción de la propuesta hacia atrás, por medio de certificaciones
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y/o actas de liquidación y/o contratos donde se evidencie experiencia. La ejecución y recibo a
satisfacción de los contratos deberá ser certificada por la entidad contratante pública o privada. Cada
uno de los tres (3) contratos presentados debe tener como mínimo un valor de 100 SMMLV del año
2023. Estos documentos, como mínimo deben contener:
• Objeto del contrato

• Descripción del trabajo realizado (opcional)
• Nombre del contacto y teléfono
• Valor del contrato
• Fecha de inicio y fecha de terminación o plazo del contrato
Se aclara que para el presente proceso no se consideran válidos los certificados presentados por una
persona natural, una misma empresa, unión temporal o cualquier otra forma de asociación que
certifiquen para sí la experiencia en calidad de subcontratista.
LA FUNDACIÓN se reserva el derecho de comprobar la idoneidad y veracidad de la información de los

proponentes, con la obligación que tienen éstos de suministrar la información solicitada en los términos
de referencia y especificaciones sobre experiencia y cumplimiento.
Si el contrato se ejecuta por órdenes de trabajo, actas de ejecución u órdenes de servicio deberá
presentarse una certificación expedida por la entidad contratante en la que certifique que se trata de
contratos diferentes. De no presentar este documento, la Fundación EPM asumirá que se trata de un
solo contrato en el cual se ejecutan diferentes actividades, característica que se entiende aceptada por
el proponente al momento de presentar su oferta.
En caso de experiencia con la Fundación EPM, bastará con dejar claro y expreso en el contenido de
la propuesta el número del contrato u orden de compra suscrita y ejecutada.
Las certificaciones deben ser enviadas en papel membrete
8.2. Antigüedad
Quien desee participar deberá certificar una antigüedad como persona jurídica de al menos seis (6)
años desde la conformación de la empresa. Para verificar esta antigüedad se debe presentar el
certificado de existencia y representación legal.
8.3. Visita técnica obligatoria

La visita técnica será de carácter obligatoria, y se llevará a cabo el lunes 19 de febrero de 2024 a las
10:00 a.m en las instalaciones del Parque de los Deseos, ubicado en la dirección calle 71 No. 52- 30
Edificio Casa de la Música, Medellín. La finalidad de la visita es identificar el espacio y las necesidades
que dieron fundamento a esta contratación y visualizar posibles condiciones especiales del lugar donde
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se ejecutarán las actividades. La persona que asista a la reunión no podrá representar a más de un
interesado.
LA FUNDACIÓN EPM elaborará un acta en donde se detallarán los aspectos más importantes de la
visita, la cual será suscrita por los asistentes. Las respuestas a las inquietudes que surjan por parte de
los interesados durante la reunión y/o visita al sitio de las obras, que no se incluyan mediante adendas
la invitación a cotizar no se considerarán incluidas en el mismo. La visita, los costos y riesgos asociados
a ésta, correrán por cuenta de los interesados.
En todo caso, el interesado antes de diligenciar y presentar su oferta, deberá investigar e informarse
completamente de todas las circunstancias topográficas, climatológicas, de acceso y transporte hasta
el sitio de ejecución del contrato, entrega de los bienes y/o realización de las actividades o prestación
de los servicios y todos los demás aspectos que puedan influir o afectar la entrega y los trabajos, tales
como la situación de orden público y el costo y disponibilidad de mano de obra, si es del caso.
El hecho de que los oferentes no se familiaricen debidamente con los detalles y condiciones bajo las
cuales serán entregados los bienes y ejecutados los trabajos, no se considerará como excusa válida
para posteriores reclamaciones.
8.4. Personal relacionado y exigido para la contratación

El proponente deberá presentar la hoja de vida de la persona encargada de supervisar el contrato y
quien tendrá comunicación constante con el gestor técnico delegado por la FUNDACIÓN EPM. Esta
persona deberá tener formación en Tecnólogo en Construcciones Civiles, Ingeniero civil, arquitecto o
arquitecto constructor, con mínimo tres (3) años de experiencia en construcción, reparación,
remodelación o mantenimiento de edificios. Deberá anexar copia de la cedula de ciudadanía, copia de
la matrícula profesional, certificado de vigencia y antecedentes disciplinarios actualizado (Cuando
aplique), certificados de formación y certificados de acreditación de la experiencia mínima.
9. Especificaciones esenciales del objeto.
A continuación, se detallan las condiciones técnicas que para efectos de este proceso se entenderá
como parte integral de la oferta, por lo que con la presentación de esta se entenderá que el
proponente conoce su contenido y se sujeta al mismo:
1) El contrato consiste en el Mantenimiento correctivo, preventivo, reformas locativas, adecuación

en infraestructura, mejoramiento de los espacios administrados por la Fundación EPM.
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2) El suministro y transporte de los materiales son asumidos por el CONTRATISTA igual que su
cargue y descargue, ya que debe estar bajo responsabilidad el posible daño de suministros o
elementos.
3) Los insumos que se van a utilizar deben cumplir con los estándares de calidad solicitados en
el presente proceso, además de presentar los certificados de calidad y las fichas técnicas de
los productos que aplique.
4) Se debe suministrar muestra de algunos productos antes de ser instalados, previa solicitud de
la gestoría, y estos deben ser aprobados por la FUNDACIÓN EPM. Estos documentos y
muestras serán presentados en la ejecución del contrato.
5) Normatividad: Los estándares que se usarán como referencia para los montajes, inspecciones,
testeos, mantenimientos, actividades civiles y documentaciones son, en su última versión:
• Norma Sismo Resistente Colombiana del 2010.

• Normas técnicas colombianas (NTC) para materiales. Todos los materiales utilizados
en la ejecución de la obra deberán cumplir con las Normas Técnicas Colombianas
(NTC) o en su defecto, con las normas ASTM (American Society for Testing Materials).
• Normas y especificaciones generales de construcción de EPM. Se anexa
especificaciones generales constructivas (Anexo N°5 denominado “Especificaciones
generales)”.
9.1. Obligaciones del contratista
Además de las obligaciones derivadas de las especificaciones esenciales del objeto el contratista
deberá cumplir las siguientes obligaciones:
1) El CONTRATISTA en conjunto con la FUNDACIÓN elaborará un cronograma de actividades,

el cual debe ser concertado previamente con la gestoría técnica.
2) Se deberá entregar un Informe en formato digital de manera mensual, donde se hace una
descripción detallada de cada actividad realizada bajo su cumplimiento por cronograma,
describiendo las novedades o eventualidades que pudieran haberse encontrado, las
especificaciones técnicas y las recomendaciones apropiadas; además de entregar anexos si
se consideran a previa solicitud del gestor. Este informe será requisito para el pago de la
factura de cobro del corte del mes.
3) Realizar la disposición final de residuos y entregar un informe que dé cuenta de la disposición

de los residuos generados.
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4) EL CONTRATISTA deberá asumir la disposición final de los residuos y de los elementos
excedentes o utilizados para la instalación y funcionamiento de las obras solicitadas, en sitios
autorizados por la entidad ambiental, su transporte y verificación (deberán entregarse todos
los certificados que se generen por la ejecución del total de actividades) o en su defecto
contratar los servicios especiales de una empresa habilitada legalmente para la recolección y
disposición final de residuos que por sus características, volumen, tamaño, peso, no pueden
ser manejados, tratados normalmente y requieren una disposición final especial. Los
materiales, producto de sobrantes de construcción, como bolsas, costales, residuos de barrido,
deben retirarse oportunamente para mantener el área de trabajo y las zonas de circulación y
adyacentes, en aceptable estado de limpieza.
5) EL CONTRATISTA deberá estar en la capacidad de prestar apoyo técnico de manera oportuna

(estar disponible), para la atención de eventualidades o imprevistos que se presenten
relacionadas al objeto del contrato.
6) Las actividades se deben realizar por técnicos idóneos en cada área específica según el
cuadro de actividades, con distintivos (uniforme o chaleco), además de contar con carné
específico de la empresa o CONTRATISTA que interviene las instalaciones administradas por
la FUNDACIÓN EPM. Deberán contar con todos los equipos de protección personal que
requieran, según la actividad a realizar (guantes, botas, casco, gafas, etc.) y protección general
(señalizaciones, cerramientos, etc.), además de herramientas menores y equipos necesarios
para la ejecución de las actividades, este personal deberá estar debidamente certificado para
estas y adicional siempre deberá reportar el ingreso y salida de las instalaciones por medio del
registro en la bitácora.
7) El CONTRATISTA deberá asumir todos los costos (materiales, herramientas y recurso

humano) para la instalación de protecciones necesarias y suficientes, que garanticen la
integridad tanto de los usuarios del espacio, sus empleados, los empleados de FUNDACIÓN
EPM, como de los equipos y las instalaciones del Parque y la Casa de la Música en general.
8) El personal que participe en la ejecución del contrato será debidamente seleccionado,

entrenado y capacitado por el CONTRATISTA.
9) Celebrar reuniones de trabajo como mínimo una vez al mes o cuando lo estime conveniente el
gestor del contrato por parte de FUNDACIÓN EPM.
10) Las actividades adicionales de visita como son de diagnóstico o por urgencias, se entienden
como incluidas en el valor del contrato y no generan costo adicional para la entidad.
11) Todo el personal de la empresa debe presentar previamente al gestor técnico y al inicio de las
actividades la siguiente documentación: Fotocopia de la Cédula, Certificado de afiliación a la
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Seguridad Social y Parafiscales, certificación de trabajo en alturas. Además de todas las
certificaciones que sean necesaria para la realización de las actividades según lo dispuesto en
la ley.
12) La limpieza del área de trabajo intervenida debe ser constante, por lo tanto, el CONTRATISTA
deberá proveer el recurso humano y los materiales, para tal fin.
13) Los implementos de protección personal y general, al igual que el alquiler de los andamios en
caso de requerirse, deberán estar incluidos dentro del costo de la propuesta. Los andamios y
equipos de protección personal que apliquen deberán estar debidamente certificados.
14) Los daños causados a instalaciones de la FUNDACIÓN EPM, instalaciones vecinas, personas
o vehículos por falta de instalación de protecciones generales o negligencia en la ejecución de
las actividades, serán por cuenta y riesgo del CONTRATISTA, es decir, estos deberán ser
corregidos y asumidos por el CONTRATISTA. Por lo tanto, la FUNDACIÓN no hará ningún tipo
de reconocimiento económico por este concepto.
15) Se debe asignar una persona encargada de supervisar el cumplimiento del contrato, quien
tendrá comunicación constante con el gestor técnico delegado por la FUNDACIÓN. La persona
encargada debe ser diferente al representante legal o gerente de la empresa, contará con
disponibilidad de medio tiempo, y se debe asegurar una efectiva comunicación entre la persona
encargada y el gestor técnico y administrativo.
16) En caso de que el desarrollo del contrato implique actividades de alto riesgo como son:
Trabajos en alturas, Trabajos confinados, Trabajos en caliente, Energías peligrosas,
Sustancias químicas, que se desarrollen en los espacios administrados por la Fundación EPM,
el contratista deberá cumplir con los requisitos establecidos según número de empleados y el
nivel de riesgo y deberá contar con el acompañamiento de una persona con Tecnología en
Seguridad y Salud en el Trabajo si la actividad lo amerita, con mínimo un (1) año de experiencia
en el área de seguridad y salud en el trabajo, que verifique las condiciones de seguridad del
personal y que esté en capacidad de firmar la autorización de trabajo en alturas o trabajos en
caliente, en caso de requerirse. Se verificará en la ejecución del contrato. En caso tal de que
la actividad requiera este tipo de trabajos, se compartirá una copia de los permisos firmados
en el momento de ejecutar la actividad.
17) Contar con disponibilidad de tiempo para realizar los trabajos contratados durante la franja
horaria que se coordine con el gestor del contrato designado por la FUNDACIÓN EPM.
18) Las actividades del contrato se deben realizar con todos los equipos adecuados y certificados
para la determinada actividad. El CONTRATISTA debe suministrar todos los insumos, y demás
elementos necesarios para tal fin, los cuales deben estar incluidos en los precios propuestos
en su cotización puesto que la FUNDACIÓN EPM no incurrirá en gastos adicionales por esos
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conceptos. Además, éste, deberá tener en cuenta la mano de obra, herramientas, equipos,
transportes, retiro, cargue y disposición final de los materiales sobrantes.
19) El almacenamiento de maquinaria, equipos, herramientas y materiales de obra correrá por

cuenta, costo y riesgo del CONTRATISTA. La FUNDACIÓN no habilitará un espacio en las
instalaciones del Parque de los Deseos para realizar ningún tipo de almacenamiento.
20) Las cantidades en los ítems pueden aumentar, según las necesidades de la FUNDACIÓN EPM
y conforme a ello se ejecutarán.
21) Se podrá solicitar al CONTRATISTA seleccionado, cotizaciones adicionales de actividades no

contempladas explícitamente en la descripción de Actividades con su respectivo análisis de
precio unitario (APU). Las cotizaciones tendrán fecha máxima de respuesta de ocho (8) días
hábiles.
22) Con el fin de asegurar una atención oportuna y eficiente, en caso de que surjan eventualidades
o situaciones que requieran alguna acción, se proporcionará una respuesta en un plazo no
mayor a 24 horas en la comunicación vía correo electrónico como telefónica. Es importante
destacar que este plazo máximo de respuesta no implica que todas las situaciones serán
resueltas o atendidas dentro de las 24 horas, ya que puede haber circunstancias que requieran
más tiempo o acciones adicionales.
23) El plazo de duración del contrato será desde la firma del acta de inicio hasta el 31 de diciembre
del 2024.
24) La Fundación EPM podrá solicitar en cualquier etapa del proceso de contratación los Análisis
de Precios Unitarios (APU) y el cálculo de la estructura administrativa de la propuesta
económica presentada y los oferentes estarán en obligación de enviarla. Estos documentos
tendrán fecha de respuesta a más tardar ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha de
solicitud.
25) El CONTRATISTA al cual se le adjudique el contrato, deberá presentar los APU (Análisis de
Precios Unitarios) y el cálculo de la estructura administrativa de la oferta económica con la cual
obtuvo la adjudicación del contrato, donde se discriminarán gastos administrativos por pago
de salarios, impuestos, pólizas y gastos logísticos.
26) El CONTRATISTA debe tener en cuenta que el pago de la factura se realizará mes vencido, y
que, por tanto, sus actividades y el pago de salarios del personal no estarán sujetos a un pago
anticipado. Es decir, el CONTRATISTA debe contar con suficiente solvencia económica que
permita ejecutar las actividades con total normalidad.
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9.2. Obligaciones de la Fundación EPM
• Efectuar oportunamente al contratista todos los pagos a los cuales se obliga por los servicios y/o
productos efectivamente recibidos a satisfacción cuando esté presente la documentación
requerida.
• Proveer los recursos funcionales y técnicos que le corresponden en virtud del presente contrato
y que este en capacidad de suministrar.
• Designar el equipo de personal que se encarguen de la verificación del objeto del presente
contrato o del acompañamiento requerido.
• Aportar las especificaciones técnicas y detalles requeridos en la ejecución para que el Contratista
pueda desarrollar el objeto contractual.
• LA FUNDACIÓN efectuará una revisión general y completa, y de encontrar fallas, serán

informadas por escrito al CONTRATISTA, quien las debe corregir inmediatamente o dentro del
plazo otorgado por la Fundación.
• Las demás propias de la modalidad de contratación.
10. Formulario de precios.

El proponente deberá indicar el valor de las prestaciones de servicios en el Anexo No.4 - Formularios
de precios el precio unitario de cada ítem en pesos colombianos y sin decimales.
NOTA: Anexo No.4 - Formularios de precios enviar la propuesta tanto en formato EXCEL como PDF
y firmado por el representante legal
Se advierte expresamente que los precios cotizados por el proponente, deben considerar y contener
el pago de los servicios y/o actividades debidamente terminados, de conformidad con las
especificaciones, y deberán comprender todos los gastos necesarios en equipos, materiales,
herramientas, maquinaria, transporte, viáticos del personal, parqueaderos, mano de obra, prestaciones
sociales, dirección y administración, utilidad del proponente, seguros y todos los gastos que puedan
afectar el costo directo e indirecto de las mismas. Si el contratista incurre en algún otro gasto necesario
para cumplir el objeto del contrato deberá ser asumido por este.
Al preparar su oferta, el proponente deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan afectar
sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato, así como las deducciones y retenciones
a que haya lugar, de acuerdo con la ley.
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Parágrafo 1: Esta propuesta no es obligatoria ni vinculante, por esta razón LA FUNDACIÓN EPM no
se obliga a adjudicar el proceso. Así mismo, todos los costos y gastos en que incurra el proponente
con ocasión de la preparación y presentación de la propuesta, oferta y/o cotización o cualquier otro
costo o gasto relacionado con la participación en el proceso de contratación, estará a cargo exclusivo
de los interesados y proponentes, siendo de carácter aleatorio su resultado, por lo que no habrá lugar
a reclamación o indemnización alguna, relacionada con la etapa precontractual o mera oferta.
Parágrafo 2: Los impuestos, tasas, contribuciones u otros cargos que deberá pagar el contratista,
serán aplicados los obligatorios por Ley entre los cuales se encuentran (Rete Fuente, Rete IVA, Rete
ICA, Estampilla, dependiendo del proponente seleccionado). Según obligaciones del RUT.
Parágrafo 3: Los costos unitarios de los ítems cotizados deberán mantenerse durante la duración del
contrato. Sin embargo, LA FUNDACIÓN EPM reajustará los precios unitarios cotizados en el formulario
de la propuesta en un porcentaje igual al decretado por el gobierno nacional según le aplique en el
cambio de vigencia.
Parágrafo 4: El proponente seleccionado deberá garantizar que conserva sus precios indicados en la
propuesta.
Parágrafo 5: El proponente no deberá realizar cambios en el formulario de precios de ninguna clase.
Parágrafo 6: LA FUNDACION EPM NO recibirá cotizaciones parciales de los requerimientos

solicitados.
Parágrafo 7: Es responsabilidad del proponente verificar, según el régimen de ventas al que

pertenezca, si está obligado o no a liquidar el Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA) y bajo qué
porcentaje. LA FUNDACIÓN EPM no se hará responsable por sobrecostos que se generen por la
inobservancia de normas específicas de cada proponente.
Parágrafo 8: Todos los costos que se requieran para el desarrollo del contrato deberán ser tenidos en
cuenta en su totalidad dentro del valor de su propuesta (equipos, herramientas, maquinaria, materiales,
transporte, mano de obra, entre otros). Si el contratista incurre en algún otro gasto necesario para
cumplir el objeto del contrato deberá ser asumido por este.
11. Evaluación de las propuestas.

LA FUNDACIÓN EPM examinará las propuestas para determinar si los proponentes están habilitados
para presentarla de acuerdo con los requisitos de participación exigidos, si están completas, y los
documentos han sido debidamente presentados, si no hay errores de cálculo, y en general si se ajustan
a los documentos de la contratación.
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En caso de que la información suministrada por el oferente presente inexactitudes o sea necesaria su
ampliación, LA FUNDACIÓN EPM podrá solicitar información complementaria a la oferta durante el
proceso de evaluación, para lo cual se otorgará un término al proponente para hacer entrega de la
información solicitada, sin que con ella se pretenda mejorar o modificar sustancialmente la propuesta
presentada.
Una vez que LA FUNDACIÓN EPM haya determinado cuales propuestas se ajustan a los documentos
de la contratación, procederán a su evaluación y comparación, bajo el siguiente procedimiento:
11.1. Confrontación aritmética de los precios.

LA FUNDACIÓN EPM verificará el precio de cada propuesta, efectuando las operaciones aritméticas
del caso para constatar la correspondencia de los precios unitarios + IVA. En caso de discrepancia
entre el precio unitario y el precio total (Unitario + IVA), prevalecerá el unitario, a menos que pueda LA
FUNDACIÓN EPM, con certeza, determinar que el valor real se encuentra en el valor total, según se
deduzca de la confrontación de los precios con los de los componentes de ese valor unitario, en los
formularios diligenciados por el proponente, o en cualquier otra forma que dé certeza. En este caso el
valor unitario será corregido para los efectos de evaluación de la oferta.
11.2. Procedimiento en caso de error u omisión o desviaciones en la cotización.

En la evaluación de la propuesta, se revisará y determinará si existen errores, omisiones o desviaciones
en los precios de la propuesta, caso en el cual LA FUNDACIÓN EPM hará los análisis
correspondientes.
Si el error puede corregirse con operaciones aritméticas, se procederá a su corrección. Siempre y

cuando el error u omisión en la cotización no sea sustancial y simplemente aritmético.
- En caso de faltantes en un determinado ítem, se recurrirá en primer lugar a verificar si los precios de
este pueden ser extraídos de la propia oferta; de ser así, el valor real del ítem será el valor corregido
para efectos de evaluación de la oferta y de comparación con las demás, para la aceptación de la
oferta.
- De no ser posible lo anotado en el párrafo precedente, se tomará como valor del ítem faltante para
efectos de evaluación y comparación, mas no para aceptación de la oferta, el mayor valor cotizado
para ese ítem por los demás proponentes, así sus propuestas hayan sido rechazadas. Luego se
procederá, previo a la aceptación de la oferta, a determinar el precio con el proponente opcionado, el
que de ningún modo será superior al considerado para comparación.
-Si existiere discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras.
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11.3. Descuentos.
Cuando algún proponente ofrezca descuentos condicionados a determinado evento, éstos no serán
tenidos en cuenta en la evaluación y comparación de las propuestas. Pero si la propuesta que ofrece
un descuento de este tipo resulta favorecida, éste será tenido en cuenta para la aceptación de la oferta
siempre y cuando sean favorables para LA FUNDACIÓN EPM.
11.4. Verificación de la información.

LA FUNDACIÓN EPM confirmará las referencias relacionadas en la propuesta que considere
necesarias, para lo cual consultarán directamente a la persona indicada o a otras que puedan
suministrar información sobre los trabajos realizados.
LA FUNDACIÓN EPM se reserva el derecho de verificar tanto la información empresarial como la

personal, y en caso de encontrarse falsedad en la misma, se descalificará la propuesta.
En todo caso el proponente deberá adjuntar y suministrar información veraz, siendo claro que de
verificarse algún tipo de información espuria o falsa, la propuesta presentada se tendrá por no
presentada y no se continuará con la evaluación de la misma.
12. Factores de evaluación.

Con el fin de garantizar la escogencia de la oferta más conveniente para LA FUNDACIÓN EPM y para
los fines que se pretende satisfacer con la contratación, se tendrá en cuenta el siguiente factor, el cual
será aplicado a las propuestas que cumplan con los requisitos técnicos, contractuales y económicos,
verificados como ya se indicó en acápites anteriores.
FACTOR PUNTAJE
Valor de la propuesta 70
Experiencia Adicional 15
Gestión de la calidad 5
Medio Ambiente, seguridad y salud en el trabajo 5
Criterio de sostenibilidad 5
TOTAL 100
Parágrafo: En todo caso para la adjudicación del contrato el proponente deberá obtener un mínimo de
60 puntos en la ponderación total de todos los criterios, de lo contrario no podrá ser adjudicado.
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12.1. Evaluación económica de la propuesta - 70 puntos.
Para la evaluación económica de la propuesta se aplicará el siguiente procedimiento de calificación
económica a las propuestas hábiles:
a) La FUNDACIÓN EPM verificará que las ofertas económicas no contengan errores aritméticos y de
ser procedente, efectuará la rectificación de la siguiente manera:
• La rectificación de los errores aritméticos se efectuará sobre el precio total que resulte de
multiplicar el precio unitario por las cantidades correspondientes y el IVA (si aplica).
• Si existiere discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras.
• En caso de error en la suma de la lista de precios, el resultado total correcto será el que se
obtenga de revisar dichas sumas.
b) Para la determinación de los puntajes económicos de las diferentes propuestas se seguirá el

siguiente procedimiento:
El precio tendrá una asignación máxima de setenta (70) puntos, los cuales se le adjudicarán a cada
ítem de menor valor unitario. A las demás propuestas se les asignará el puntaje de acuerdo con la
siguiente fórmula:
P= (Pm x 70) /Pi

Donde:
P: Puntaje para el factor precio.
Pm: Valor de la propuesta menor valor.
Pi: Valor de la propuesta evaluada.
70: Puntaje asignado a la propuesta que presente el menor precio.
Luego de asignar el puntaje a cada ítem se realizará un promedio entre estos, para hallar el puntaje
total de la propuesta.
12.2. Experiencia adicional - 15 puntos.
Los proponentes que deseen participar en el proceso de contratación podrán acreditar experiencia
específica relacionada en adecuación y/o mantenimiento locativo de edificios cuyas actividades hayan
sido enfocadas en el área civil, debidamente terminados en los tres (3) últimos años, (a partir de 2021,
inclusive). La ejecución y recibo a satisfacción de los contratos deberá ser certificada por la entidad
contratante (pública o privada). Se podrán anexar por medio de certificaciones y/o actas de liquidación
y/o contratos de cualquier valor donde se evidencie la experiencia específica en actividades de
impermeabilización, mantenimiento de maderas, instalación de enchapes, mantenimiento de redes
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hidrosanitarias o mantenimiento de divisiones y cielos falsos. Los puntajes se asignarán, de acuerdo
con la siguiente tabla:
Las certificaciones deben ser enviadas en papel membrete
12.3. Gestión de la calidad -5 puntos
Con el fin de evaluar la capacidad del proponente en garantizar la calidad de los trabajos realizados,
el mismo podrá incluir certificaciones en gestión de calidad. Los puntajes se asignarán, de acuerdo
con la siguiente tabla:
12.4. Medio Ambiente, salud y seguridad en el trabajo- 5 puntos
Es importante evaluar las medidas y políticas implementadas por el proponente según sistemas de
gestión ambiental (SGA) y en sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo. El proponente
podrá incluir la certificación de las normas. Los puntajes se asignarán, de acuerdo con la siguiente
tabla:
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12.5. Criterio de sostenibilidad -5 puntos
Para la evaluación de este criterio, se deberá acreditar soportes (forma de verificación) de la siguiente
tabla, el proponente debe dejar por escrito y de manera expresa en su propuesta cuales son los criterios
que presenta (y adjuntar soporte) para la evaluación
13. Comparación de propuestas.
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Una vez que se determine con exactitud el puntaje individual de las ofertas, se procederá a su análisis
global teniendo en cuenta los factores de evaluación que se señalan en este documento, con el fin de
seleccionar en su conjunto, cuál es la más favorable para LA FUNDACIÓN EPM.
Ofrecimiento más favorable es aquel que teniendo en cuenta los factores de evaluación a los que nos
hemos referido en este capítulo, resulta ser el más ventajoso para LA FUNDACIÓN EPM, sin que la
favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en los documentos de la contratación.
Hechos los análisis del caso, se hará la comparación de las ofertas, mediante cotejo entre ellas, la
consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones que haya efectuado LA
FUNDACIÓN EPM, o sus consultores o asesores en caso de que hayan sido designados para ello.
El resultado del proceso de evaluación no se publica en la página web de LA FUNDACIÓN EPM. Se

indicará a cada proponente el resultado de su propuesta.
14. Condiciones de desempate.

Si al hacer las ponderaciones resultaren dos o más ofertas con igual puntaje, se dará cumplimiento a
lo establecido en el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020 (o la que la modifique o sustituya) para lo cual,
en el momento de presentarse tal situación EL CONTRATANTE solicitará, a los oferentes que
presenten el empate, la documentación válida para acreditar el cumplimiento del criterio de desempate.
15. Aceptación de la oferta.

LA FUNDACIÓN EPM aceptará la oferta más favorable, que haya cumplido todos los aspectos
técnicos, contractuales y los factores de escogencia en general, incluidos en esta invitación a cotizar,
valorados de manera precisa y detallada de conformidad con los análisis establecidos en este
documento.
EL CONTRATANTE igualmente se abstendrá de aceptar ofertas cuando el oferente, sus accionistas,

asociados o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en
alguna de las listas asociadas al Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LA/FT,” por haber
transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción, para lo cual se harán las consultas que en
tal sentido correspondan.
16. Terminación del proceso.

Cuando se presenten hechos que impidan la escogencia objetiva; cuando no se presenten propuestas
o ninguna de las presentadas se ajuste a lo descrito en la invitación a cotizar; cuando se haya violado
la reserva de las propuestas de manera ostensible antes del cierre del proceso de contratación; cuando
se presenten circunstancias que hagan perder la competencia de LA FUNDACIÓN EPM para la
aceptación o declaración de desierto del proceso; o aparezca un vicio en éste que pueda generar una
nulidad de lo actuado; o cuando las exigencias del servicio lo requieran o las circunstancias de orden
público lo impongan; o cuando a juicio de LA FUNDACIÓN EPM el proceso resulte inconveniente; o
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incurran en alguna de las causales de eliminación, LA FUNDACIÓN EPM dará por terminado el proceso
de contratación en el estado en que se encuentre, sin que haya lugar al pago de indemnización o
reconocimiento por concepto alguno a los proponentes.
16.1. Causales de rechazo

Serán causales para rechazar la oferta el incumplimiento de cualquiera de los requisitos de
participación de esta invitación a cotizar o por incumplimiento de requisitos legales.
16.2. Definición de eliminación

Se entiende por “eliminación” la decisión de excluir del proceso una oferta cuando dentro de su análisis
se detectan errores, faltas, incoherencias, o en general información no admisible, o cuando se presente
alguna (s) de las causales descritas más adelante.
16.3. Causales de eliminación.

Podrán ser causales de eliminación de las ofertas, cuando no se ajusten a las exigencias del
documento de condiciones o de la ley, o cuando se presente alguna o algunas de las siguientes
causales, a menos que hubiere posibilidad de subsanarse conforme a lo previsto en esta invitación a
cotizar:
a. Cuando un socio o empleado de quien presente oferta, o el mismo oferente haya participado
en la elaboración de la oferta de otro oferente.
b. Cuando la oferta o sus aclaraciones contengan información inexacta o contradictoria.
c. Cuando la oferta se modifique por el oferente de manera unilateral o ante una solicitud de
aclaración.
d. Cuando uno o varios precios presentados en la oferta presenten desequilibrios no justificados
en relación con los precios normales del mercado.
e. Cuando los oferentes celebren acuerdos entre sí, con el fin de restringir o distorsionar la libre
competencia o para que sea seleccionado uno de ellos o pongan en riesgo los derechos de LA
FUNDACIÓN EPM.
f. Cuando el oferente ejecute cualquier acción tendiente a influenciar o presionar a empleados
de LA FUNDACIÓN EPM encargados del estudio y evaluación de las ofertas, o de la
aceptación de la oferta.
g. Cuando hayan cambiado sustancialmente las condiciones del oferente desde la presentación
de su oferta por cualquier causa que, a juicio de LA FUNDACIÓN EPM, limite seriamente la
capacidad técnica, operacional o financiera del oferente.
h. Cuando el oferente no haya respondido requerimientos de información de LA FUNDACIÓN
EPM en el plazo otorgado para ello, o los responda de manera insatisfactoria o inconsistente,
o lo haga modificando la oferta.
i. Cuando el oferente se encuentre incluido en la lista internacional vinculante para Colombia de
conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en la lista emitida
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por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (Lista
OFAC), así como en listas o bases de datos nacionales o internacionales relacionadas con
actividades ilícitas, fraude o corrupción (listas del Banco Mundial y del Grupo BID -Banco
Interamericano de Desarrollo-). Cuando el oferente sea una persona jurídica, esta causal se
extiende a los socios o accionistas, Revisores Fiscales, Auditores Externos, miembros de junta
directiva y representantes legales que tengan directa, o indirectamente más del cinco por ciento
(5%) de participación o acciones.
j. Cuando el oferente o sus accionistas, asociados o socios, que directa o indirectamente tengan
el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o sus representantes
legales, revisores fiscales, auditores externos o miembros de la junta directiva, hayan sido
condenados en sentencia judicial en firme, por la comisión de delitos dolosos relacionados con
lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción o soborno, o se encuentren
vinculados a investigaciones o procesos penales por la comisión de delitos dolosos
relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción o soborno,
o exista información pública con respecto a tales personas que impacte legal y
reputacionalmente al oferente, exponiendo a LA FUNDACIÓN EPM a un riesgo de carácter
legal o reputacional.
k. Cuando la oferta esté condicionada (artículo 855 del Código de Comercio).
l. Cuando la invitación a cotizar permita la presentación mediante formas asociativas (tales como
unión temporal o consorcio, entre otras) y se presente oferta como integrante de más de una
de ellas, se considerará la que primero se haya recibido. Si se presentan al mismo tiempo,
todas serán eliminadas.
m. Cuando la oferta estipule la obligatoriedad de que las diferencias que surjan entre las partes
durante la ejecución del contrato sean sometidas a la decisión de tribunales de arbitramento.
n. Cuando la información requerida en los formularios para la evaluación de la oferta, de acuerdo
con lo previsto en las condiciones particulares sea consignada en forma indebida, incorrecta o
parcial, salvo que sea subsanable.
16.4. Reglas de subsanabilidad.

Serán subsanables los aspectos de forma de la oferta y en tal sentido primará lo sustancial sobre lo
meramente formal. LA FUNDACIÓN EPM en el trámite de solicitud de ofertas, se reserva el derecho
de pedir información o aclaraciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a
modificarlas, teniendo en cuenta las siguientes reglas:
Si se identifican inconsistencias, errores o ausencia de documentos para la acreditación de los

requisitos de participación, dentro del término que se establezca en la comunicación en la cual se
requiera al oferente para el efecto, se podrá solicitar la prueba del cumplimiento de los requisitos de
participación.
Los errores de carácter matemático o aritmético que presenten las ofertas serán corregidos conforme
a lo indicado en numerales anteriores.
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17. Protección de datos personales.
Para el desarrollo de la presente relación contractual o alianza, LAS PARTES asumen la obligación de
proteger los datos personales a los que accedan, así como las obligaciones que como responsable o
encargado le correspondan acorde con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en cuanto
le sean aplicables. Por tanto, deberán adoptar las medidas de seguridad, confidencialidad, acceso
restringido y de no cesión en relación con los datos personales a los cuales acceden, cualquiera que
sea la forma de tratamiento.
Las medidas de seguridad que deberán adoptar LAS PARTES son de tipo lógico, administrativo y físico
acorde a la criticidad de la información personal a la que acceden y/o recolectan, para garantizar que
este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a
tratamiento contrario a la finalidad comprendida en lo dispuesto en el objeto. En caso de tratarse de
datos sensibles, de niños, niñas y adolescentes, tales como origen racial, organizaciones sociales,
datos socioeconómicos, datos de salud, imágenes, videos, entre otros, las medidas de seguridad a
adoptar serán de nivel alto.
EL CONTRATISTA o ALIADO manifiesta que conoce y acepta la Política de Protección de Datos
Personales de la Fundación EPM publicada en www.fundacionepm.org.co y se compromete a dar
cumplimiento a lo establecido en ella y en los demás documentos relativos al tratamiento de datos
personales.
Si una de LAS PARTES llegare a incumplir la Ley 1581 de 2012 o sus normas concordantes, con
ocasión de la presente relación contractual o alianza, deberá indemnizar los perjuicios que llegue a
causar a la otra parte, incluyendo las sanciones que llegaren a imponerse en su contra, conforme a lo
establecido en la cláusula penal.
Es obligación de EL CONTRATISTA o ALIADO informar a LA FUNDACIÓN EPM sobre cualquier
sospecha de pérdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido y/o trata con
ocasión de esta relación contractual o alianza, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de
tales eventualidades. La pérdida, fuga o ataque contra la información personal implica así mismo la
obligación de LAS PARTES de gestionar el incidente de seguridad de la información conforme los
lineamientos en la materia.
El incumplimiento de las obligaciones derivadas de esta cláusula se considera como un incumplimiento
grave por los riesgos legales que conlleva el indebido tratamiento de datos personales, y en
consecuencia será considerada justa causa para la terminación de la relación contractual o alianza, sin
necesidad de ningún requerimiento o pago de indemnización, a los cuales LAS PARTES renuncian
desde ahora.
18. Comunicación oficial.
El único medio oficial de comunicación entre LA FUNDACIÓN EPM y los proveedores será el correo
electrónico. En caso de requerir información adicional deberá ser presentada por este medio.
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Se recibirán observaciones e inquietudes de parte de los interesados en participar hasta el 20 de
febrero de 2024 hasta las 5:00 p.m. LA FUNDACIÓN EPM tendrá hasta el 22 de febrero de 2024
para dar respuesta con las respectivas aclaraciones y/o adendas modificatorias, si es del caso, que
brinden respuesta a las observaciones e inquietudes recibidas.
19. Condiciones contractuales.
19.1. Garantías.
Para la póliza de cumplimiento, con los amparos que deben incluir, el contratista deberá constituirlas según
las condiciones del numeral
19.1.1. Póliza de Cumplimiento.
Cobertura Valor asegurado Vigencia

Vigencia igual a la totalidad del plazo del
Amparo de cumplimiento 20% del valor del contrato
contrato y seis (6) meses más.
19.1.2. Póliza de Salarios.

Amparo de pago de salarios,
Vigencia igual a la totalidad del plazo del
prestaciones sociales e 20% del valor del contrato
contrato y tres (3) años más.
indemnizaciones laborales
19.1.3. Amparo de calidad

Vigencia de cinco (5) años, que empezarán a
Amparo de calidad 20% del valor del contrato correr desde la fecha de aceptación final de las
obras por parte del contratante.
19.1.4. Poliza RCE

Póliza de Responsabilidad Civil
Durante la totalidad del plazo del contrato, y
Extracontractual (Con amparo 200 SMLMV
un (1) mes más.
patronal)
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19.2. Aclaraciones respecto de las Garantías y Seguros.
1. Se aclara que el pago de la prima, que se cause con ocasión de esta invitación a cotizar correrá por cuenta
del oferente, así como la que se cause por las modificaciones en valor o vigencia del contrato y que
impliquen el ajuste de la garantía y/o el seguro.
2. La modificación o ajuste de las vigencias de los amparos pos-contractuales será requisito previo para la
entrega de las sumas que por cualquier concepto se encuentren pendientes de pago al CONTRATISTA.
3. Queda entendido y acordado por las partes que ni los valores asegurados de las garantías con las que debe
contar EL CONTRATISTA y/o Proveedor de conformidad con esta cláusula ni las garantías en sí mismas,
limitan o reducen la responsabilidad del CONTRATISTA y/o Proveedor o sus obligaciones.
20. Garantías y seguros.

El oferente o contratista deberá constituir a favor de LA FUNDACIÓN EPM las garantías requeridas en el
presente documento.
Las garantías de cumplimiento podrán ser amparadas mediante una póliza de seguros, emitida por una
compañía de seguros.
Las garantías se expedirán teniendo como asegurado/beneficiario de la misma a LA FUNDACIÓN EPM NIT:
811024803-3
IMPORTANTE: En todos los casos en los que haya modificación del plazo y/o los precios del contrato,
EL CONTRATISTA deberá modificar el valor y/o el plazo de las garantías y seguros respectivos según
corresponda, en la proporción correspondiente a los nuevos valores y plazos. Igualmente, cuando se
presenten modificaciones en el contrato que no impliquen variación del valor estimado o del plazo, EL
CONTRATISTA deberá aportar la constancia de la comunicación a la compañía de seguros o al banco,
según sea el caso, en la cual les notifica las modificaciones realizadas en el contrato.
20.1. Condiciones de las pólizas emitidas por compañías de seguros.
Las garantías que se soliciten dentro de las solicitudes de oferta con LA FUNDACIÓN EPM se suscribirán con
base en un clausulado único diseñado a la medida de las necesidades de las empresas del Grupo EPM,
denominado Póliza Matriz y que sólo puede ser expedido por las compañías designadas para este fin.
De conformidad con lo anterior, en lo que respecta a estas garantías otorgadas a través de seguros, el
Contratista y/o Oferente conoce y acepta que LA FUNDACIÓN EPM es el titular del riesgo a ser asegurado
mediante los seguros a los que se refiere esta cláusula y que, por lo tanto, está legalmente facultado para
determinar las condiciones de aseguramiento que deben cumplir las pólizas por medio de las cuales será
transferido este riesgo a las aseguradoras, y en los cuales asume la condición de tomador, asegurado y
beneficiario. En consecuencia, el Contratista y/o Oferente conoce y acepta que las condiciones de
aseguramiento que satisfacen los lineamientos sobre seguros y transferencia de riesgos de la FUNDACIÓN
EPM son cumplidos por la Póliza Matriz que se ha negociado con las compañías de seguros que hagan parte
del programa y que podrán ser consultadas en el link que se detalla más adelante. Por lo tanto, el
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Contratista/Oferente contratará los seguros a los que se refiere esta cláusula solamente con tales aseguradoras
y bajo las condiciones del Programa Póliza Matriz, cuyas definiciones y condiciones se pueden encontrar en el
siguiente link:
https://www.grupo-epm.com/site/fundacionepm/proveedores/gestiondepolizas
Para la expedición de la garantía mediante póliza de seguros, el oferente/Contratista deberá contactarse con el
Programa Póliza Matriz, Vía correo electrónico a la dirección [email protected] indicando
el número del proceso de contratación o número del contrato al que pertenece su solicitud. Este es el
medio por el cual se controla la recepción de la solicitud y de todos los documentos necesarios para la expedición
de las pólizas.
Igualmente, en caso de dudas o requerimientos puntuales podrá encontrar atención en los siguientes canales:
- Dirigiéndose a las taquillas de atención ubicadas en la Dirección Seguros Corporativos de EPM, del
Edificio EPM, ubicado en la Carrera 58 No. 42-125, en Medellín.
- O vía telefónica, a los teléfonos (4) 380 7590 o (4) 380 7589.
Parágrafo: El proceso de verificación de la documentación es de seis (6) días hábiles en el caso de las
personas nacionales, o diez (10) días hábiles en el caso de extranjeros.
Para el trámite de las pólizas se deberán aportar, los siguientes documentos:
• Para personas jurídicas nacionales:
- Estados Financieros actualizados de los dos (2) últimos años contables.

- Declaración de Renta, último periodo gravable.
- RUT.
- Certificado de existencia y representación, con vigencia no superior a tres 3 meses.
- Listado de socios con una participación superior al 5%, incluyendo nombre o razón social, cédula o
NIT.
- Hoja de Vida o récord de obras (Experiencia del Contratista).
- Formulario SARLAFT (Formulario de conocimiento del Cliente del sector asegurador exigido por la
Superintendencia Financiera, que se encuentra adjunto en el link de la página web).
- Cedula de ciudadanía del representante legal.
- Pagaré firmado en garantía a la aseguradora.
- Condiciones o Pliego de contratación
- Nombre y NIT del oferente
• Para personas jurídicas extranjeras:
- Es indispensable tener representación legal en Colombia o un apoderado que aporte los mismos
documentos solicitados para las personas jurídicas nacionales.
- Poder o acuerdo de representación si es del caso.
- Hoja de Vida o récord de obras (Experiencia del Contratista).
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- Estados Financieros actualizados de los dos (2) últimos años contables
- Documento que haga las veces del certificado de existencia y representación legal en su respectivo
país
- Documento de identidad del representante legal
- Contragarantía firmada por el oferente extranjero
- Condiciones o pliego de contratación
- Nombre del oferente extranjero y NIT de su representante o apoderado en Colombia.
El oferente podrá indicar al Programa Póliza Matriz, con cuál aseguradora prefiere que se emita la póliza (de
entre las que hacen parte del Programa). Si dicha aseguradora no pudiera otorgar el seguro, se tramitará su
expedición con otra de las aseguradoras seleccionadas para este programa. En caso de que el programa “Póliza
Matriz del Grupo EPM”, no expida las pólizas por no cumplir con las condiciones del mismo para su expedición,
EL CONTRATISTA podrá optar por expedir las pólizas con las condiciones requeridas en el presente contrato
dentro del término pactado con su corredor de seguros de confianza; siempre y cuando el mismo acredite la
respuesta negativa por parte del programa “Póliza Matriz del Grupo EPM”.
Cuando se opte por esta última opción a la póliza se deberá adjuntar el recibo o certificado de pago de la prima
y en todo caso, su aceptación por parte de LA FUNDACIÓN EPM estará sujeta a la revisión de las condiciones
otorgadas en dicha póliza y a que cubra el riesgo que se genera por la ejecución del contrato.
21. Terminación del contrato.
El contrato podrá ser terminado por:
1. Mutuo acuerdo entre LAS PARTES, de lo cual deberá quedar constancia por escrito.
2. El cumplimento exacto de las obligaciones, el objeto y alcance.
3. Por decisión de autoridad competente.
4. La ocurrencia de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito que hagan imposible el
cumplimiento de las actividades objeto del contrato.
22. Terminación unilateral del contrato.
LA FUNDACIÓN EPM se reserva la facultad de dar por terminado el contrato en forma unilateral y de
inmediato, sin que EL CONTRATISTA pueda reclamar indemnización alguna en su favor y sin perjuicio
de las que pueda reclamar LA FUNDACIÓN EPM en el evento de haya lugar a ello, cuando se presente
alguna de las siguientes causales:
1. El incumplimiento total, parcial, tardío o defectuoso de cualquiera de las obligaciones que contrae
EL CONTRATISTA con el contrato.
2. Cuando EL CONTRATISTA se disuelva o liquide o entre a concordato de acuerdo con lo
estipulado en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
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3. De infringir EL CONTRATISTA el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y de lavado de
activos y presentar para LA FUNDACIÓN EPM y/o el GRUPO EPM cualquier riesgo reputacional
y/o de contagio, en especial terrorismo, fraude, corrupción e inhabilidades para contratar con el
estado.
4. Cuando LA FUNDACIÓN EPM determine que existe un riesgo reputacional para ella por
relacionarse con EL CONTRATISTA, principalmente por haber determinado que este ha realizado
o esté siendo investigado por conducta asociadas a lavado de activos o financiación al terrorismo.
5. Negarse a cumplir o dejar de cumplir las observaciones hechas por LA FUNDACIÓN EPM sin
justa causa para ello.
6. Cuando pasados tres (3) días hábiles después de firmada la minuta por parte de EL
CONTRATISTA, este no haya iniciado el respectivo trámite de las pólizas frente a Póliza Matriz,
solicitadas por LA FUNDACIÓN EPM de conformidad con el numeral 19 de la presente
invitación a cotizar.
7. Cuando El CONTRATISTA no allegue los documentos correspondientes para dar cumplimiento

al SG-SST en el plazo establecido por la FUNDACIÓN EPM.
Para la aplicación de esta cláusula, bastará una comunicación escrita en tal sentido, dirigida por LA
FUNDACIÓN EPM a EL CONTRATISTA.
La declaración de terminación permitirá que LA FUNDACIÓN EPM de forma inmediata contrate con
un nuevo Contratista las labores objeto de esta solicitud.
23. Suspensión Temporal del Contrato.

La ejecución del contrato se suspenderá temporalmente, en caso de que se presenten circunstancias
debidamente demostradas entre LAS PARTES, que impidan su continuación. En tal evento, LAS
PARTES suscribirán un acta en la cual expresen las causales de su decisión, el estado del contrato en
cuanto a su desarrollo y el término de duración de la suspensión (siempre y cuando fuere posible
establecerlo), vencido el cual, LAS PARTES suscribirán un acta de reanudación de este.
24. Domicilio y Solución de controversias.
LAS PARTES acuerdan como domicilio contractual la ciudad de Medellín y en caso de que surjan
controversias entre ellas, se acudirá en primera instancia al arreglo directo entre las mismas y sólo si
no se encuentra solución, se llevará el asunto a cualquier Centro de Conciliación de la ciudad de
Medellín. En caso de que LAS PARTES no puedan llegar a un mutuo acuerdo o conciliación se podrá
iniciar un proceso ante cualquier juzgado de la ciudad de Medellín.
25. Confidencialidad.
EL CONTRATISTA deberá abstenerse de utilizar, explotar, emplear, publicar, divulgar o comercializar,
parcial o totalmente la información que conoce administra, opere o la que resulte de los servicios que
prestará en ejercicio de las actividades que desarrolla para LA FUNDACIÓN EPM, a cualquier persona
natural o jurídica, entidades gubernamentales o privadas, en cualquier medio digital o análogo.
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26. Exclusión de la relación laboral o contractual.
El personal asignado para ejecutar el objeto de esta invitación a cotizar podrá estar vinculado
laboralmente con el CONTRATISTA o ser subcontratado, no obstante, la firma contratista debe
garantizar el estricto cumplimiento a las regulaciones del Código Sustantivo del Trabajo y normas que
lo complementan y adicionan.
Ni el personal de EL CONTRATISTA, ni el subcontratado, adquiere vinculación laboral, contractual,

administrativa, ni de ninguna índole con LA FUNDACIÓN EPM, por lo tanto, estará a cargo de EL
CONTRATISTA el pago de salarios, indemnizaciones, aportes al Sistema Integral de Seguridad Social,
bonificaciones, prestaciones sociales y en general, todas las obligaciones que contraiga con quienes
intervengan en la realización del objeto del contrato.
LA FUNDACIÓN EPM, podrá exigir en cualquier momento a EL CONTRATISTA la comprobación de

todas las obligaciones establecidas en esta cláusula. Si EL CONTRATISTA no cumpliere con alguna
de las obligaciones indicadas, LA FUNDACIÓN EPM podrá unilateralmente terminar el contrato de
manera inmediata y sin indemnización alguna a favor de EL CONTRATISTA.
27. Perfeccionamiento del contrato.
El contrato se perfecciona con la suscripción de la aceptación de oferta. No obstante, la ejecución solo
podrá iniciar cuando se verifique a satisfacción las condiciones de legalidad que se hayan solicitado en
este documento, en otros documentos que hagan parte integrante de esta relación jurídica, o de las
condiciones que sean propias de la clase de relación de que se trata (aceptación de garantías, paz y
salvo de seguridad social integral, entre otras).
28. Cláusula penal pecuniaria.
De conformidad con el artículo 1592 del Código Civil Colombiano, de manera anticipada y expresa,
LAS PARTES acuerdan que en caso de incumplimiento, cumplimiento tardío o cumplimiento
defectuoso o parcial del CONTRATISTA en las obligaciones del contrato, o de la terminación de este,
por hechos imputables a él, éste pagará a LA FUNDACIÓN en calidad de cláusula penal pecuniaria
compensatoria y/o remuneratoria una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del
contrato, sin necesidad de demostrar la existencia de perjuicios.
Cuando haya perjuicios y estos no queden cubiertos por dicho valor, esta suma será considerada como
pago parcial pero no definitivo de los perjuicios causados a LA FUNDACIÓN, por eso, cuando hubiere
exceso de esta suma LA FUNDACIÓN podrá cobrar los perjuicios adicionales que ha causado el
incumplimiento del CONTRATISTA y no tendrá necesidad de probar el monto de dichos perjuicios. El
valor se tomará directamente de cualquier suma que adeude LA FUNDACIÓN al CONTRATISTA, o
se cobrará directamente a este, o se hará efectiva la garantía de cumplimiento del contrato; si lo anterior
no es posible, se cobrará por la vía judicial.
Si posteriormente, el CONTRATISTA acredita la existencia de situaciones que lo exoneren de
responsabilidad, y éstas son aceptadas por LA FUNDACIÓN, habrá lugar a la entrega de los dineros
retenidos al CONTRATISTA previamente indexados.
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REBAJA DE PENA POR CUMPLIMIENTO PARCIAL. Si el CONTRATISTA cumple solamente una
parte de la obligación principal y LA FUNDACIÓN acepta esta parte, tendrá derecho para que se rebaje
proporcionalmente la pena estipulada por falta de cumplimiento de la obligación principal.
29. Cesión y subcontratación.

El CONTRATISTA deberá comprometerse a responder contractualmente por el funcionamiento
adecuado del objeto del contrato. Si el proveedor del producto es un tercero, el CONTRATISTA no se
podrá excusar por el incumplimiento del contrato.
En caso de que, durante la ejecución del contrato, EL CONTRATISTA requiera subcontratar alguna de
las actividades del contrato, el nivel máximo de subcontratación será uno (1), es decir, el contratista no
podrá subcontratar a una empresa y ésta a su vez a otra.
EL CONTRATISTA deberá atender los requerimientos de LA FUNDACIÓN respecto a aspectos como:

reporte de personal del subcontratista, verificación de pagos de salarios, así como la revisión de sus
aportes al sistema de seguridad social integral, entre otros.
En todo caso, EL CONTRATISTA, SUBCONTRATISTA y sus empleados deberán garantizar el

cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, así como las disposiciones que la modifiquen, aclaran o
sustituyan, y la Política Administrativa de Protección de Datos Personales de la Fundación EPM, la
cual se encuentra publicada en www.fundacionepm.org.co
El contratista será, en todo caso, responsable por actos, errores u omisiones de sus empleados,
subcontratistas, proveedores o agentes, quienes carecerán de toda acción contra LA FUNDACIÓN.
No habrá relación contractual, laboral, administrativa ni de ninguna otra índole entre LA FUNDACIÓN
y los subcontratistas y proveedores.
No habrá relación contractual, administrativa ni de ninguna índole entre la FUNDACIÓN EPM y los
subcontratistas y proveedores.
El contrato no podrá cederse sin autorización expresa y escrita de la FUNDACIÓN EPM, la cual en los
casos en que se justifique plenamente, podrá ser concedida por el funcionario competente para aceptar
la oferta o firmar el contrato, según el caso.
30. Fuerza mayor y caso fortuito.

El contratista quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las
obligaciones contractuales cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor o
caso fortuito, debidamente comprobada, por fuera del control del contratista y que no implique falta o
negligencia de éste.
Página 33 de 38
Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor o de
caso fortuito las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana.
En el caso de fuerza mayor o caso fortuito que afecte el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones
contractuales, el contratista tendrá derecho únicamente a la ampliación del plazo contractual pero no
a indemnización alguna de la FUNDACIÓN EPM.
Los inconvenientes de fuerza mayor o caso fortuito deberán informarse a la FUNDACIÓN EPM por el
medio más rápido posible, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al momento en que hayan
comenzado. Dentro de los diez (10) días calendario siguientes, el contratista suministrará a la
FUNDACIÓN EPM todos los detalles del hecho constitutivo de fuerza mayor o caso fortuito y la
documentación certificada que la FUNDACIÓN EPM pueda requerir.
31. Vigencia del contrato.

La vigencia del contrato será a partir de la firma del acta de inicio y hasta el 31 de diciembre de 2024.
En el caso que, durante la ejecución del contrato, se presenten incumplimientos graves y sistemáticos
de las obligaciones a cargo del contratista, LA FUNDACIÓN EPM le anunciará sobre la terminación de
este, sin perjuicio de iniciar las acciones legales y contractuales pertinentes.
32. Gestor del contrato.

LA FUNDACIÓN EPM designará una persona encargada de la gestoría del contrato cuya función
principal es el acompañamiento, control y enlace entre el contratista y LA FUNDACIÓN EPM.
No le está permitido en su calidad de gestor modificar el valor, plazo, especificaciones técnicas y demás
información contenida en el contrato y sus documentos. LA FUNDACIÓN EPM no se hará responsable
del pago por cualquier concepto en las modificaciones negociadas entre el gestor y el contratista que
no se hayan realizado en debida forma según el procedimiento interno de LA FUNDACIÓN EPM.
33. Lugares de ejecución.

El servicio se prestará en el parque de los deseos y casa de la Música
34. Renovación del contrato.
Se podrá renovar el contrato hasta por tres (3) años, para continuar con el suministro y/o prestación de
servicios contenidos en el pacto original. La renovación no impedirá el acuerdo entre las partes para
hacer ampliaciones de plazo o adiciones de valor. Está sujeta a aprobación de LA FUNDACIÓN EPM
de acuerdo con sus procedimientos internos.
35. Política de no discriminación

LA FUNDACIÓN EPM, impulsa el valor de la diversidad y se compromete a respetar las diferencias de
personas con discapacidad física, inmigrantes, adultos mayores, diversidad sexual e identidad de
Página 34 de 38
género, apariencia física, cultura, idioma, condición social y económica, mujeres gestantes, estado
civil, religión y origen étnico, con la finalidad de garantizar la igualdad en la comunidad.
El contratista seleccionado en el proceso de contratación, se comprometerá a seguir con la política

establecida por LA FUNDACIÓN EPM, durante la ejecución del contrato, por lo tanto, queda prohibido
el hostigamiento, acoso de cualquier tipo y presión tanto en las relaciones jerárquicas, compañeros de
trabajo, clientes, proveedores y público en general.
36. Forma de pago.
La Fundación EPM especifica que, para el presente proceso de contratación, los pagos se realizarán
de manera mensual y proporcional a los trabajos ejecutados en el periodo a facturar, en consideración
a los precios unitarios entregados en la propuesta económica, que hayan sido recibidas a satisfacción
por el administrador del contrato. Este pago estará sujeto a la entrega de la documentación del
personal, certificados de parafiscales, pago de seguridad social y del informe de actividades realizado.
Para ello el contratista entregará las zonas una vez éstas se encuentren totalmente terminadas y
debidamente revisadas por la FUNDACIÓN. Para tal fin se suscribirá un acta de recibo de obra
(informe), la cual debe ser firmada por el residente de la obra y el gestor técnico del contrato en señal
de aceptación de recibo a satisfacción.
Las adecuaciones u obras complementarias, serán pagadas una vez se encuentren terminadas y
recibidas a satisfacción por el gestor técnico del contrato por parte de LA FUNDACIÓN, acorde a los
ítems realmente ejecutados y valorados en la propuesta económica o cotizaciones aprobadas.
De las obras recibidas en el mes se levantará un acta parcial de obra en la que se totalizarán las
actividades realizadas (resultado de las cantidades ejecutadas) y los valores a pagar por ellas. Esta
acta firmada por las partes equivaldrá también a: 1) Cortes parciales de obra. Por lo tanto, el periodo
de que se trate en el acta al igual que las cantidades de obra que representen, no podrán ser discutidos
con posterioridad a su aceptación, la cual se entenderá dada con la firma. 2) Paz y salvo parcial por
las actividades desarrolladas en el periodo del que se trate. Con la firma del acta, las partes renuncian
expresamente a realizar reclamaciones posteriores sobre su contenido o sobre actividades realizadas
en el periodo a pagar.
Las actas parciales de obra deberán ser presentadas hasta el 25 de cada mes o hasta día hábil anterior
a esa fecha siguientes al mes en que se ejecutaron los trabajos, acompañadas de la respectiva factura
de venta, en original y copia, la cual debe cumplir, como mínimo, los requisitos de las normas fiscales
establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario, el informe mensual de ejecución correspondiente
a las actividades de corte de obra, el informe mensual Sisoma correspondiente a las actividades de
corte de obra, los soportes de pago de seguridad social del personal adscrito a los frentes de obra y la
Página 35 de 38
certificación de paz y salvo a la seguridad social y parafiscales de la empresa expedido por el revisor
fiscal o por su representante legal, el certificado de paz y salvo firmado por el encargado del punto
donde se realizará la obra, y documento de control de residuos sólidos firmado por el encargado de la
obra por parte del contratista. La fecha de la factura debe corresponder al mes de su elaboración, y en
ella constará el número del contrato, el número de orden de pago, el concepto del bien o servicio que
se está cobrando, la dependencia responsable y el nombre del gestor administrativo del contrato.
LA FUNDACIÓN EPM hará los pagos al CONTRATISTA mediante consignación a una cuenta bancaria
que debe figurar a nombre del beneficiario del documento de cobro previa aprobación de los
documentos requeridos.
Una vez se notifique al proponente su selección, el oferente tendrá tres (3) días hábiles para enviar
al correo electrónico [email protected] el certificado de la cuenta bancaria donde
LA FUNDACIÓN EPM deberá consignar el pago de los bienes o servicios suministrados.
Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al envió de la factura o
factura electrónica según le obligue, al igual que todos sus anexos, al correo electrónico
[email protected] para su respectiva verificación técnica, aprobación y radicación de
la misma, la cual solo se efectuarán cuando se dé visto bueno por parte del gestor del contrato, y EL
CONTRATISTA haya presentado oportunamente el paz y salvo de aportes parafiscales, seguridad
social y salarios.
Es requisito indispensable para efectuar los pagos, que EL CONTRATISTA acompañe al documento
de cobro el certificado de pago de los aportes parafiscales y de seguridad social integral, acorde con
el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, y las demás normas pertinentes, expedido por el representante
legal o el revisor fiscal si le aplica.
EL CONTRATISTA deberá cumplir con lo estipulado en la Resolución 042 de mayo de 2020 y sus
modificaciones expedidas por la DIAN.
Es entendido que el oferente favorecido con la aceptación de la oferta y en su calidad de

CONTRATISTA faculta expresamente a EL CONTRATANTE, para:
a) Revisar y verificar los pagos por los anteriores conceptos en las entidades correspondientes, durante
la vigencia del contrato, según lo definido en el Art. 50 de la ley 789 de 2002 y Ley 828 de 2003.
b) Retener los pagos que EL CONTRATISTA tenga a su favor, en caso de presentar mora en los
aportes a la seguridad social y parafiscales y/o en el pago a los trabajadores vinculados mediante
contrato de trabajo o a cualquiera de los ex trabajadores del mismo, por concepto de salarios,
prestaciones sociales o cualquiera otra obligación de carácter laboral pendiente.
Página 36 de 38
c) Pagar todos los conceptos laborales contemplados en el literal B de este numeral, como
consecuencia del incumplimiento, directamente a quien corresponda con cargo a las sumas adeudadas
a EL CONTRATISTA, sin que ello implique que EL CONTRATANTE se convierta en empleador y
mucho menos que sustituya las obligaciones laborales a cargo del CONTRATISTA.
d) Exigir, a través de la gestoría, las constancias de pago correspondientes a salarios, prestaciones

sociales, seguridad social, parafiscales y cualquier otro concepto de pago que se hubiere causado a
cargo del CONTRATISTA empleador en favor de cualquiera de sus trabajadores durante el plazo
contractual.
e) Retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario para protegerse de pérdidas
debidas a suministros defectuosos no corregidos, a garantías no cumplidas o para el pago de posibles
deducciones por compensaciones debidas o perjuicios recibidos. Cuando EL CONTRATANTE realice
una retención, sin que medie justa causa, efectuará los pagos de los valores retenidos, actualizados
con base en el IPC.
37. Indemnidad
EL CONTRATISTA mantendrá indemne a LA FUNDACIÓN, es decir, libre de asumir cualquier
indemnización o pago originado por reclamaciones de terceros y que se deriven de actuaciones del
CONTRATISTA, de sus subcontratistas, trabajadores o proveedores. Por lo anterior, EL
CONTRATISTA será el único responsable por la calidad de sus actividades, bienes y servicios
suministrados, y asumirá todos los costos de la reparación de los daños ocasionados a personas y/o
bienes de particulares, de servicio público, o de LA FUNDACIÓN, por la inobservancia de las políticas,
normas o procedimientos establecidos, dentro o fuera de las áreas donde se ha de ejecutar total o
parcialmente el objeto del contrato, derivados de su actividad, la de sus trabajadores, proveedores o
subcontratistas; así mismo, EL CONTRATISTA deberá asumir los gastos e indemnizaciones a que
haya lugar por los reclamos, demandas, acciones legales, y en general costos asociados a las mismas
que se sustenten u originen en los daños ocasionados durante la ejecución del objeto y obligaciones
contempladas en la aceptación de oferta.
En el evento de que EL CONTRATISTA cause alguno de los daños ya mencionados a LA
FUNDACIÓN, o a terceros por acción u omisión del personal del contratista, de sus proveedores o
subcontratistas, EL CONTRATISTA se obliga a su costa en un término de treinta (30) días hábiles a:
a. Responder por los daños que se ocasionen a los terceros, empleados o directivos de LA
FUNDACIÓN.
b. Reparar o reponer los bienes, equipos o instalaciones dañados o averiados por EL
CONTRATISTA, su personal, proveedores o subcontratistas, por otros de iguales
especificaciones técnicas, con previa aprobación de LA FUNDACIÓN.
c. Reemplazar los bienes y/o servicios defectuosos, o dañados total o parcialmente o cuyas
especificaciones sean diferentes a las pactadas por LAS PARTES.
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d. Realizar las acciones pertinentes para subsanar el daño causado en forma oportuna,
asumiendo los costos a los que haya lugar.
En caso de que se formule reclamo, demanda o acción legal contra LA FUNDACIÓN por asuntos, que
según el contrato sean de responsabilidad del CONTRATISTA se le comunicará a la mayor brevedad
para que adopte oportunamente las medidas previstas por la ley y el contrato, para mantener la
indemnidad aquí pactada y adelante los trámites para llegar a un arreglo del conflicto cuando ello fuera
posible.
38. Anexos
• Anexo No 1: Formulario de inhabilidades e incompatibilidades
• Anexo No 2: Manual SG-SST
• Anexo No 3: Compromiso de cumplimiento
• Anexo No.4: Formulario de precios
• Anexo No 5: Especificaciones Generales
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Apreciados proponentes y contratistas:

El procedimiento para solicitar las pólizas de seguros

Mantenimiento correctivo, preventivo, reformas locativas, adecuación en infraestructura y

Fecha de envío: 14 de febrero de 2024.

1. Descripción general. ............................................................................................................................. 6

2. Objeto de la contratación. .................................................................................................................... 6

3. Alcance del objeto del contrato. ........................................................................................................... 6

5. Condiciones generales de la contratación. ............................................................................................ 7

6. Entrega de Propuesta. .......................................................................................................................... 7

7. Requisitos legales de participación. ...................................................................................................... 7

7.2. Régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses. ........................................ 8

7.4. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo .................................................................. 8

7.5. Cumplimiento de la Ley 1918 de 2018 .............................................................................................. 9

7.6. Practicas sostenibles ......................................................................................................................... 9

8. Requisitos contractuales de participación. ........................................................................................... 9

8.2. Antigüedad ...................................................................................................................................... 10

8.3. Visita técnica obligatoria ................................................................................................................ 10

8.4. Personal relacionado y exigido para la contratación ..................................................................... 11

9. Especificaciones esenciales del objeto. ............................................................................................... 11

9.2. Obligaciones de la Fundación EPM .................................................................................................. 16

10. Formulario de precios. ........................................................................................................................ 16

11. Evaluación de las propuestas. ............................................................................................................. 17

11.2. Procedimiento en caso de error u omisión o desviaciones en la cotización. ................................. 18

11.4. Verificación de la información. ....................................................................................................... 19

12. Factores de evaluación. ...................................................................................................................... 19

12.2. Experiencia adicional - 15 puntos. .................................................................................................. 20

12.3. Gestión de la calidad -5 puntos ....................................................................................................... 21

12.4. Medio Ambiente, salud y seguridad en el trabajo- 5 puntos ......................................................... 21

12.5. Criterio de sostenibilidad -5 puntos ................................................................................................ 22

13. Comparación de propuestas. .............................................................................................................. 22

14. Condiciones de desempate. ................................................................................................................ 23

15. Aceptación de la oferta. ..................................................................................................................... 23

16. Terminación del proceso. ................................................................................................................... 23

16.2. Definición de eliminación ................................................................................................................ 24

16.3. Causales de eliminación. ................................................................................................................. 24

16.4. Reglas de subsanabilidad. ............................................................................................................... 25

17. Protección de datos personales. ......................................................................................................... 26

18. Comunicación oficial. ......................................................................................................................... 26

19. Condiciones contractuales. ................................................................................................................. 27

19.2. Aclaraciones respecto de las Garantías y Seguros. ........................................................................ 28

20. Garantías y seguros. ........................................................................................................................... 28

21. Terminación del contrato. .................................................................................................................. 30

23. Suspensión Temporal del Contrato. .................................................................................................... 31

24. Domicilio y Solución de controversias. ............................................................................................... 31

25. Confidencialidad. ................................................................................................................................ 31

26. Exclusión de la relación laboral o contractual. .................................................................................... 32

27. Perfeccionamiento del contrato. ........................................................................................................ 32

28. Cláusula penal pecuniaria. .................................................................................................................. 32

29. Cesión y subcontratación.................................................................................................................... 33

30. Fuerza mayor y caso fortuito. ............................................................................................................. 33

31. Vigencia del contrato.......................................................................................................................... 34

32. Gestor del contrato. ........................................................................................................................... 34

33. Lugares de ejecución. ......................................................................................................................... 34

34. Renovación del contrato. ................................................................................................................... 34

35. Política de no discriminación .............................................................................................................. 34

36. Forma de pago.................................................................................................................................... 35

37. Indemnidad ........................................................................................................................................ 37

38. Anexos ............................................................................................................................................... 38

Efectuada la selección y aceptada la oferta correspondiente mediante la comunicación respectiva al

3. Alcance del objeto del contrato.