018-Condiciones Generales Bienes y Servicios V4

CONDICIONES GENERALES CONTRATACIÓN
BIENES Y SERVICIOS
1. INFORMACIÓN GENERAL ................................................................................................. 3

1.1. MANUAL DE CONDUCTA, POLÍTICAS Y TRANSPARENCIA ..................................................... 3
1.2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ..................................................... 5
1.3. SUJECIÓN A LA LEY COLOMBIANA .................................................................................... 5
1.4. NORMATIVIDAD APLICABLE ............................................................................................. 5
1.5. DOMICILIO ..................................................................................................................... 6
1.6. JURISDICCIÓN COMPETENTE ........................................................................................... 6
1.7. DERECHO A PARTICIPAR ................................................................................................. 6
1.8. INTERPRETACIÓN, ACLARACIÓN Y MODIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES PARA LA SOLICITUD
DE OFERTAS.............................................................................................................................. 6
1.9. PUBLICIDAD ................................................................................................................... 7
1.10. REUNIÓN INFORMATIVA, VISITA AL LUGAR DE EJECUCIÓN DE LAS OBRAS, ENTREGA DE LOS
BIENES, REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES O DE LOS SERVICIOS .................................................. 7
1.11. COMUNICACIONES DURANTE LA ETAPA DE SOLICITUD DE OFERTAS .................................... 8
1.12. IDIOMA .......................................................................................................................... 8
1.13. ASPECTOS LEGALES ...................................................................................................... 8
2. OFERTA............................................................................................................................ 10
2.1. DECLARACIONES ......................................................................................................... 10
2.2. AUTORIZACIÓN DE VERIFICACIÓN DE LISTAS Y DE BASE DE DATOS ................................... 12
2.3. COSTOS DE ELABORACIÓN DE LA OFERTA ...................................................................... 12
2.4. PRESENTACIÓN DE OFERTAS ........................................................................................ 12
2.5. RETIRO O MODIFICACIÓN .............................................................................................. 13
2.6. VALIDEZ DE LA OFERTA ................................................................................................ 13
2.7. INFORMACIÓN RESERVADA ........................................................................................... 13
3. EVALUACIÓN ................................................................................................................... 15
3.1. RECHAZO Y ELIMINACIÓN.............................................................................................. 15
3.2. DESVIACIONES ............................................................................................................ 17
3.3. REGLAS DE SUBSANABILIDAD........................................................................................ 18
3.4. FACULTADES DE EL CONTRATANTE O CONTRATANTE LÍDER, DURANTE LA ETAPA DE
EVALUACIÓN DE OFERTAS ........................................................................................................ 19
3.5. SELECCIÓN ................................................................................................................. 20
3.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA O DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO DE
CONTRATACIÓN ....................................................................................................................... 20
3.7. ACTUACIÓN DE EL CONTRATANTE O DEL CONTRATANTE LÍDER, DURANTE EL
TRÁMITE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. .................................................................................... 20
4. CONTRATO ...................................................................................................................... 21
4.1. PERFECCIONAMIENTO .................................................................................................. 21
4.2. COMUNICACIONES PARA EFECTOS DEL CONTRATO ......................................................... 21
4.3. FORMALIZACIÓN .......................................................................................................... 21
4.4. DOCUMENTOS DEL CONTRATO ...................................................................................... 23
4.5. ASPECTOS ECONÓMICOS ............................................................................................. 23
4.6. INDEMNIDAD ................................................................................................................ 30
4.7. PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ....................... 31
20/06/2023 CONDICIONES GENERALES CONTRATACIÓN BIENES Y SERVICIOS Página 1 de 41

4.8. LEGALIDAD DEL SOFTWARE .......................................................................................... 32
4.9. PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL .................................................................... 32
4.10. EXTENSIÓN DE LAS CONDICIONES CONTRACTUALES A OTRAS EMPRESAS DEL GRUPO
EMPRESARIAL EPM................................................................................................................. 34
5. EJECUCIÓN...................................................................................................................... 35
5.1. ORDEN DE INICIO ......................................................................................................... 35
5.2. ADMINISTRACIÓN ......................................................................................................... 35
5.3. DEBER DE INFORMACIÓN DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO .................................. 35
5.4. SUSPENSIÓN ............................................................................................................... 36
5.5. RECLAMACIONES ......................................................................................................... 37
5.6. CUMPLIMIENTO ............................................................................................................ 37
5.7. CESIÓN DEL CONTRATO ............................................................................................... 38
5.8. SUBCONTRATACIÓN ..................................................................................................... 38
5.9. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO .................................................................... 39
5.10. TERMINACIÓN PLAZO CONTRACTUAL CON INCUMPLIMIENTO GRAVE ................................. 40

CONDICIONES GENERALES CONTRATACIÓN BIENES Y SERVICIOS
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1. Manual de conducta, políticas y transparencia
Manual de conducta para proveedores y contratistas
Coherentes con el direccionamiento estratégico, y con el objetivo de establecer criterios de

conducta para sus proveedores y contratistas en aspectos legales, éticos, ambientales, sociales
y de gobierno, como expresión de la cultura corporativa y del concepto de empresa extendida, y
teniendo en cuenta su evolución, se ha implementado el Manual de Conducta para Proveedores
y Contratistas, tendiente a que cada proveedor y contratista garantice que sus empleados,
representantes y grupos de interés, comprendan y cumplan sus lineamientos relacionados con
Derechos Humanos, Estándares laborales, Calidad y medio ambiente, Prevención del fraude, la
corrupción y el soborno, Protección de la información y Prácticas de Libre Competencia.
Políticas
Responsabilidad Social Empresarial – RSE
La Responsabilidad Social Empresarial debe ser el marco de actuación dentro del cual se
desarrollan los objetivos estratégicos, para contribuir al desarrollo humano sostenible a través de
la generación de valor social, económico y ambiental, acogiendo temáticas sobre sostenibilidad
contempladas en iniciativas locales, nacionales y mundiales.
La actuación socialmente responsable tiene un fundamento ético, a partir del reconocimiento de
los impactos que sus decisiones tienen sobre los grupos de interés; y se gestionará desde el
quehacer diario de la empresa y de las personas que la conforman.
Política Institucional de Derechos Humanos
Partiendo del reconocimiento de que cada ser humano es sujeto de derechos, ESSA, se
compromete a cumplir y a promover el acatamiento de lo consagrado en la Carta Universal de
los Derechos Humanos y sus protocolos, convenciones y pactos vinculantes, incluidos el Derecho
Internacional Humanitano y lo dispuesto por la Constitución Política y el marco legal colombiano.
Para la entidad, es un reto en términos de su propia sostenibilidad y lo asume como contribución
suya a la generación de valor social, económico y ambiental.
Este compromiso, se verá reflejado en el desarrollo de todos los proyectos y procesos, al tiempo
que estará alineado con las políticas de Responsabilidad Social Empresarial, Ambiental y de
Gestión del Talento Humano, en coherencia con los principios del Pacto Global, con las directrices
de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OECD) en la perspectiva de
las empresas multinacionales y. así mismo, con los principios rectores para la implementación
del marco de la Organización de Naciones Unidas: "Proteger, respetar y remediar".
Proveedores y Contratistas
EL CONTRATANTE se compromete en su relación con proveedores y contratistas a trabajar con

ellos en la construcción y conjunción de capacidades, fortalezas y conocimientos para lograr el

desarrollo sostenible del entorno y la generación de valor para cada una de LAS PARTES y la
sociedad en general, aplicando criterios legales, principios éticos y de equilibrio económico, social
y ambiental.
Suministro de bienes y servicios
EL CONTRATANTE declara como su política en materia de adquisición de bienes y servicios

que, con atención a los principios constitucionales y legales, sus necesidades y requerimientos
técnicos serán provistos dentro de las mejores condiciones de cantidad, calidad, oportunidad y
seguridad. Los procesos de contratación se adelantarán con criterios de transparencia, eficiencia,
pluralidad, responsabilidad socioambiental, economía, entre otros, promoviendo relaciones
equitativas y de largo plazo con los grupos de interés involucrados.
Ambiental
EL CONTRATANTE, como prestador de servicios públicos relacionados con energía, agua

potable, saneamiento básico y telecomunicaciones, es consciente de su interdependencia con el
ambiente; por lo tanto, debe realizar una gestión ambiental integral de manera proactiva, con
criterios de competitividad empresarial y sostenibilidad ambiental, económica y social.
Anticorrupción y Transparencia
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011, reglamentada parcialmente por el

Decreto 2641 de 2012, las empresas del sector público deben propender por el rechazo de las
prácticas corruptas y delictivas en general; prevenir y combatir el fraude, el soborno, la extorsión
y otras formas de corrupción.
Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vincule o pueda vincular
a sus trabajadores en prácticas o actos indebidos para el favorecimiento de quienes aspiren a la
aceptación de sus ofertas, solicita se denuncie todo acto indebido en el canal dispuesto para el
efecto, denominado Contacto Transparente ubicado en la página web www.essa.com.co para
adelantar las gestiones a que haya lugar. De igual manera está dispuesta la línea gratuita 01
8000 522 955.
La información registrada será manejada con la más alta discreción.
Seguridad y Salud en el Trabajo
EL CONTRATANTE para el desarrollo de sus actividades, gestiona la seguridad y salud en el

trabajo y la prevención de los riesgos laborales de su gente, de los proveedores y contratistas.
Promueve la cultura del autocuidado, el trabajo en ambientes seguros y saludables, la mejora
continua y el desempeño eficiente. Cumple con las disposiciones legales vigentes aplicables y
administra los recursos necesarios, para lograr la mitigación y control de los peligros identificados
en aras del bienestar integral de la gente; para permitir la productividad y el desarrollo sostenible
en la prestación del servicio.
Directriz de Conducta Transparente
Con el fin de fortalecer los lazos de confianza entre las empresas nacionales del Grupo EPM y
sus grupos de interés, en adelante, la Gente Grupo EPM solo recibirá objetos promocionales de

marca como práctica normal de las relaciones comerciales con clientes, usuarios, proveedores y
contratistas.
Seguridad de la Información y Ciberseguridad
EL CONTRATANTE declara que acorde con su política en materia seguridad de la información y

ciberseguridad y en atención a los principios constitucionales y legales, sus necesidades y
requerimientos técnicos serán provistos dentro de las mejores condiciones para la protección de
la operación, de la información, de los activos críticos y ciberactivos, con el fin de contar con
información íntegra, completa y con los niveles de confidencialidad requeridos, buscando tener
una operación segura y una respuesta oportuna a incidentes o ataques sobre sus activos críticos
y ciberactivos, de forma que se garantice la continuidad en la prestación de los servicios. Los
procesos de contratación se adelantarán cumpliendo con la implementación de las medidas
requeridas para la protección de la operación, de la información, y de los activos y ciberactivos
involucrados para el objeto contractual
1.2. Descripción general de la solicitud de ofertas
Este documento contiene las condiciones generales que se tendrán en cuenta para iniciar la
selección o escogencia de uno o varios contratistas que, en las condiciones y con los requisitos
exigidos, entreguen los bienes o ejecute las actividades o las obras que se determinan en el
documento de Condiciones Particulares para la solicitud de ofertas.
Entre las personas que participen en la solicitud de ofertas y con aplicación de los procedimientos,
criterios y reglas señaladas para evaluar las correspondientes condiciones, se seleccionará “EL
CONTRATISTA”.
Efectuada la selección y aceptada(s) la(s) oferta(s) correspondiente(s) mediante la comunicación

respectiva al oferente seleccionado, éste procederá a la respectiva formalización del contrato, y,
una vez obtenida, EL CONTRATANTE y EL CONTRATISTA darán inicio a la ejecución del
contrato con sujeción estricta a los términos aquí fijados.
En casos especiales, debidamente justificados se podrá ordenar a EL CONTRATISTA el inicio

de ejecución del contrato una vez se haya comunicado la aceptación la oferta, esto es, antes de
su formalización, de conformidad con lo establecido en las normas internas de contratación de
EL CONTRATANTE.
1.3. Sujeción a la ley colombiana
Para todos los efectos, y, de manera particular para la determinación de la validez del contrato y
los actos a que LAS PARTES se comprometen, así como para la interpretación de todos esos
aspectos, la normatividad aplicable es la nacional colombiana, no obstante, en casos especiales
LAS PARTES podrán acordar explícitamente aplicar normas extranjeras, siempre que ello sea
posible a la luz de la “ley colombiana”.
1.4. Normatividad aplicable
La solicitud de ofertas estará regida por las leyes colombianas aplicables, tales como las civiles
y comerciales, la Ley 142 de 1994 Régimen de Servicios Públicos Domiciliarios, modificada por
la Ley 689 de 2001, las normas internas de contratación vigentes para EL CONTRATANTE y las
demás de rango legal o reglamentario pertinentes. Para la determinación de la validez de los

contenidos del contrato y los actos a que LAS PARTES se comprometen, así como para la
interpretación de todos esos aspectos, se regirá por las normas legales vigentes en Colombia.
1.5. Domicilio
Para todos los efectos y consecuencias que se deriven de la solicitud de ofertas y para el o los
contratos resultantes, se tendrá como domicilio el municipio de Bucaramanga.
Para la solicitud de ofertas conjuntas, para todos los efectos y consecuencias que se deriven del
proceso de contratación se entiende como domicilio el municipio de la sede principal de la
empresa que realiza el trámite de la solicitud de ofertas y para cada contrato, se tendrá como
domicilio el municipio de la sede principal de la empresa contratante.
1.6. Jurisdicción competente
Los conflictos que surjan con ocasión o como consecuencia directa de la celebración del contrato
a que dé lugar la solicitud de ofertas, serán resueltos por los jueces y tribunales colombianos,
salvo pacto expreso entre LAS PARTES.
1.7. Derecho a participar
Todo oferente deberá haber obtenido directamente de EL CONTRATANTE el derecho a

participar bien sea mediante compra o gratuitamente, según el caso, o mediante cesión
válidamente hecha informando de ello a EL CONTRATANTE.
Para el caso de solicitud de ofertas conjuntas, la información de la cesión del derecho a participar
debe realizarse a la CONTRATANTE LÍDER.
No podrá cederse el derecho a participar en la solicitud de ofertas que se realice mediante la

modalidad de solicitud única, privada o la solicitud de ofertas técnicas y económicas que se
realizan dentro del procedimiento de Acuerdos de Disponibilidad Técnica.
1.8. Interpretación, aclaración y modificación de las condiciones para la solicitud de

ofertas
Interpretación. Salvo previsión de norma superior en contrario, las obligaciones y los derechos
que LAS PARTES adquieren entre sí o frente a terceros con motivo de la vinculación contractual,
se guiarán y someterán a lo pactado acorde con las previsiones de las Condiciones Generales
Contratación Bienes y Servicios, en las Condiciones Particulares para la Solicitud de ofertas y en
la oferta aceptada, interpretado a partir de los respectivos propósitos de LAS PARTES y con
aplicación del principio y criterio de la “buena fe”.
El invitado deberá examinar todas las instrucciones, formularios, condiciones, especificaciones y

anexos que figuren en los documentos de la solicitud de ofertas, los cuales constituyen la única
fuente de información válida para la preparación de la oferta. Si la interpretación de los
documentos genera alguna duda para el invitado, deberá formular consulta por escrito, a EL
CONTRATANTE, dentro del término establecido para tales efectos.
Aclaración. Si el invitado encuentra ambigüedades, discrepancias, omisiones, contradicciones o

errores, deberá solicitar por escrito las aclaraciones que sean del caso, antes de presentar la
oferta, hasta cinco (5) días hábiles antes de la fecha de cierre.

Modificación y respuesta a las aclaraciones. Cualquier modificación de las condiciones para
la solicitud de ofertas se realizará por medio de adenda, la cual se dará a conocer mediante
comunicación a través de los sistemas de información, tanto el corporativo, página web
www.essa.com.co, como el que soporta la contratación de bienes y servicios y será de obligatoria
observancia para la preparación de las ofertas.
Para el caso de solicitud de ofertas conjuntas la adenda se dará a conocer mediante

comunicación a través de los sistemas de información, tanto el corporativo de LA
CONTRATANTE LÍDER, denominación que se le da a la empresa que adelanta el trámite de la
solicitud de ofertas, como del que soporta la contratación de bienes y servicios y será de
obligatoria observancia para la preparación de las ofertas.
Las interpretaciones o inferencias que el oferente haga de las estipulaciones de la solicitud de

ofertas o de las aclaraciones hechas por EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER, serán
de su exclusiva responsabilidad.
Las solicitudes sobre la interpretación, aclaración y modificación de la solicitud de ofertas que se

realicen por escrito (o en las reuniones y visitas obligatorias o no, si es el caso), y cuya respuesta
implique complementar o modificar el texto inicial de la misma se harán explicitas mediante
adendas. Las que no impliquen tal modificación, se darán a más tardar un (1) día hábil antes de
la fecha de cierre para la presentación de ofertas y se darán a conocer a través del sistema de
información corporativo página web de EL CONTRATANTE.
Las adendas se expedirán hasta dos (2) días hábiles antes de la fecha de cierre para la recepción
de ofertas, salvo las que se expidan para ampliar la fecha de vencimiento para la recepción de
ofertas, las que se podrán emitir hasta un (1) día hábil antes de la fecha de cierre para la recepción
de las ofertas.
1.9. Publicidad
La publicidad de la actividad contractual se gestiona mediante la publicación en el sistema de

información corporativo, página web www.essa.com.co, sin perjuicio de la reserva legal, de
conformidad con lo previsto en las disposiciones que rigen la contratación de EL
CONTRATANTE.
1.10.Reunión informativa, visita al lugar de ejecución de las obras, entrega de los bienes,
realización de las actividades o de los servicios
Cuando la reunión y la visita tienen el carácter de obligatorio acorde con lo indicado en las
condiciones particulares para la solicitud de ofertas, los documentos que acreditan la calidad de
la profesión u oficio, así como la calidad de actuar en representación de un invitado, podrán ser
presentados con las correspondientes ofertas.
Los costos y riesgos derivados de la asistencia a la reunión y la visita correrán por cuenta de los
invitados.
Las respuestas a las inquietudes que surjan durante la reunión y la visita que no se incluyan
mediante adendas a la solicitud de ofertas no se consideran incluidas en la misma.

1.10.1. Reunión informativa. Cuando en la solicitud de ofertas se determine que se realizará
reunión informativa, se indicará si tiene carácter obligatorio o no. De ser obligatoria, la asistencia
será un requisito de participación. En esta reunión se atenderán las inquietudes de los invitados,
acerca del objeto y las condiciones del contrato previstas en la solicitud de ofertas. La persona
que asista a la reunión no podrá representar a más de un invitado y mediante comunicación
escrita de la persona natural o del representante legal de la persona jurídica que representa,
acreditará tal calidad.
Si la reunión es obligatoria, EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER elaborará un registro

de asistencia, el cual será suscrito por los asistentes y servirá para la acreditación del
cumplimiento de este requisito de participación.
1.10.2. Visita. Cuando en la solicitud de oferta se determine que se realizará visita, se indicará si
tiene carácter obligatorio o no. De ser obligatoria, la asistencia será un requisito de participación.
En todo caso, el invitado, antes de diligenciar y enviar su oferta, deberá investigar e informarse,
completamente, de todas las circunstancias topográficas, climatológicas, de acceso y transporte
hasta el sitio de ejecución de las obras, entrega de los bienes, realización de las actividades o de
los servicios, según corresponda, y todos los demás aspectos que puedan influir o afectar la
entrega y los trabajos, tales como la situación de orden público y el costo y disponibilidad de mano
de obra, si es del caso.
El hecho de que los oferentes no se familiaricen debidamente con los detalles y condiciones bajo
las cuales serán entregados los bienes y ejecutados los trabajos, no se considerará como excusa
válida para posteriores reclamaciones.
Si la visita es obligatoria, EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER elaborará un registro

de asistencia, el cual será suscrito por los asistentes y servirá para la acreditación del
cumplimiento de este requisito de participación.
1.11.Comunicaciones durante la etapa de solicitud de ofertas
Los invitados y EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER gestionarán los requerimientos

de información adicional y de aclaraciones a través del servicio de mensajería del sistema de
información. Igualmente, a través de este mismo medio se darán y recibirán las respuestas.
1.12.Idioma
La oferta deberá presentarse en idioma español. En caso de que la oferta incluya dibujos, planos,
etc., los textos correspondientes podrán presentarse en idioma inglés; otros documentos, como
certificados y constancias, deberán ser acompañados de su traducción efectuada a idioma
español. El certificado de existencia y representación legal y los poderes deberán ser
acompañados de su traducción efectuada por un traductor oficial acreditado por el Ministerio de
Relaciones Exteriores de Colombia.
1.13.Aspectos legales
Se considera bajo este concepto –“aspectos legales”- aparte de algunos que se contemplan
expresamente como requisitos de participación, el cumplimiento de aquellas condiciones que la
ley ha fijado a las personas potencialmente contratistas en razón de su formación o constitución,
la actividad que cumplen y las obligaciones que tienen tanto frente al Estado como frente a

terceros. Por regla general, tales condiciones se acreditan mediante la presentación de
documentos, y cuando así esté contemplado en normas vigentes, no se admitirá otra forma de
acreditarlas.
Cuando la ley dispone la obligación de contar con un documento que acredite la capacidad o
habilitación para intervenir en alguna actividad o negocio, como es el caso en las profesiones
regladas, ninguna prueba tendiente a demostrar la posesión de las habilidades o capacidades
será aceptada en sustitución de aquél.

2. OFERTA
2.1. Declaraciones
2.1.1. Declaración de origen de los bienes y recursos de LAS PARTES
Con la presentación de la oferta, se entienden presentadas bajo la gravedad de juramento la

siguiente declaración, que se entenderá incorporada al contrato en el evento de ser aceptada su
oferta:
a) Que los ingresos o bienes de LAS PARTES no provienen de ninguna actividad ilícita
contemplada en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma que lo sustituya, adicione
o modifique. En consecuencia, LAS PARTES declaran que sus ingresos o bienes están
ligados al desarrollo normal de actividades lícitas propias de su objeto social en el caso de
personas jurídicas o del ejercicio de su profesión u oficio en el caso de personas naturales.
b) Que LAS PARTES no han efectuado transacciones u operaciones destinadas a la realización

o financiamiento de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en
cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique, o a favor de personas relacionadas
con dichas actividades.
c) Que los recursos o bienes objeto del presente contrato, no provienen de ninguna actividad
ilícita de las contempladas en el Código Penal colombiano o en cualquier norma que lo
modifique, adicione o sustituya.
d) Que, en la ejecución del presente contrato, LAS PARTES se abstendrán de tener vínculos
con terceros de quienes se conozca por cualquier medio, estén vinculados a actividades de
lavado de activos o financiación del terrorismo, fraude, corrupción y/o soborno.
e) Que LAS PARTES cumplen con las normas sobre prevención y control al lavado de activos y
financiación del terrorismo (LA/FT), fraude, corrupción y/o soborno, que le resulten aplicables,
teniendo implementados las políticas, procedimientos y mecanismos de prevención y control
al Lavado de activos o financiación del terrorismo, prevención del fraude, corrupción y/o
soborno, que se derivan de dichas disposiciones legales.
f) Que LAS PARTES, ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente
tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni sus
representantes legales, ni sus Revisores Fiscales, ni sus Auditores Externos, ni su Oficial de
Cumplimiento y miembros de Junta Directiva, se encuentran en la lista internacional vinculante
para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o
en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los
Estados Unidos (Lista OFAC), o en la lista de organizaciones terroristas emitida por el Consejo
de Seguridad Nacional, así como en listas o bases de datos nacionales o internacionales
relacionadas con actividades ilícitas, fraude, corrupción y/o soborno (listas del Banco Mundial
y del Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo-), estando EL CONTRATANTE o
CONTRATANTE LÍDER. facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes
y podrá dar por terminada cualquier relación contractual si verifica que alguna de tales
personas figura en dichas listas.
g) Que no existe en contra de LAS PARTES, ni de sus accionistas, asociados o socios que
directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o

participación, ni de sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, ni de su
Oficial de Cumplimiento, ni de sus Revisores Fiscales o Auditores Externos, una sentencia
judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos relacionados con lavado
de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción o soborno, o que se encuentren
vinculados a investigaciones penales por delitos dolosos relacionados con lavado de activos,
financiación del terrorismo, fraude, corrupción o soborno, estando EL CONTRATANTE o
CONTRATANTE LÍDER. facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes
en bases de datos y en informaciones públicas nacionales o internacionales y podrá dar por
terminada cualquier relación comercial si verifica que contra alguna de tales personas existen
investigaciones o procesos o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que
puedan colocar a cualquiera de LAS PARTES frente a un riesgo legal o reputacional.
h) EL CONTRATISTA se obliga a indemnizar a EL CONTRATANTE por todos los perjuicios

probados que le llegare a causar por el incumplimiento de esta declaración.
PARÁGRAFO: En los casos en los cuales se requiera la entrega de recursos por cualquiera de
LAS PARTES y éstos procedan de terceros diferentes a esta, LA PARTE que entrega el recurso
declara conocer que las actividades realizadas por los proveedores de estos recursos y los
mismos, no provienen de actividades ilícitas contempladas en la Ley vigente
2.1.2. Declaración sobre bienes sujetos a extinción de dominio
LAS PARTES declaran que los activos objeto del presente contrato, no se encuentran incursos
en las siguientes circunstancias consagradas en el artículo 16 la ley 1708 de 2014 sobre extinción
de dominio:
a) Que sean producto directo o indirecto de una actividad ilícita.
b) Que correspondan al objeto material de la actividad ilícita, salvo que la ley disponga su
destrucción.
c) Que provengan de la transformación o conversión parcial o total, física o jurídica del producto,
instrumentos u objeto material de actividades ilícitas.
d) Que formen parte de un incremento patrimonial no justificado, cuando existan elementos de

conocimiento que permitan considerar razonablemente que provienen de actividades ilícitas.
e) Que hayan sido utilizados como medio o instrumento para la ejecución de actividades ilícitas.
f) Que de acuerdo con las circunstancias en que fueron hallados, o sus características
particulares, permitan establecer que están destinados a la ejecución de actividades ilícitas.
g) Que constituyan ingresos, rentas, frutos, ganancias y otros beneficios derivados de los
anteriores bienes.
h) Que sean de procedencia lícita, utilizados para ocultar bienes de ilícita procedencia.
i) Que sean de procedencia lícita mezclados material o jurídicamente con bienes de ilícita
procedencia.

j) Que sean de origen lícito cuyo valor sea equivalente a cualquiera de los bienes descritos en
los numerales anteriores, cuando la acción resulte improcedente por el reconocimiento de los
derechos de un tercero de buena fe exenta de culpa.
k) Que sean de origen lícito cuyo valor corresponda o sea equivalente al de bienes producto
directo o indirecto de una actividad ilícita, cuando no sea posible la localización o afectación
material de estos.
l) Que sean bienes objeto de sucesión por causa de muerte, cuando en ellos concurra
cualquiera de las causales previstas en la Ley 1708 de 2014.
2.1.3. Declaración sobre la información
El oferente o contratista declara que la información contenida en la oferta es exacta y veraz, y

que se aportarán las pruebas que EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER considere
necesarias para verificar su exactitud y en caso de no ser ello satisfactorio para EL
CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER conforme a las exigencias de la solicitud de ofertas,
se acepta que la oferta sea eliminada. Así mismo declara que ha actuado con buena fe exenta
de culpa, que ha suministrado toda la información relevante que posee y que puede afectar la
oferta y el contrato en caso de ser aceptada su oferta.
2.2. Autorización de verificación de listas y de base de datos
EL oferente y EL CONTRATISTA autoriza para que EL CONTRATANTE o CONTRATANTE

LÍDER verifique en la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho
internacional (lista de las Naciones Unidas), la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros
del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América, Banco Mundial, Grupo BID -
Banco Interamericano de Desarrollo- y aquellas otras listas o bases de datos públicas o privadas
donde se relacionen personas presuntamente vinculadas a cualquier actividad ilícita, fraude o
corrupción a EL CONTRATISTA y a sus accionistas, asociados o socios que directa o
indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, a
sus representantes legales, miembros de la Junta Directiva, Revisores Fiscales y Auditores
Externos.
Para el efecto, EL CONTRATISTA deberá informar el nombre e identificación de los accionistas,

asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital
social, aporte o participación.
El CONTRATISTA autoriza a EL CONTRATANTE a comunicar o reportar a las autoridades

nacionales cualquiera de las causales descritas en la cláusula de terminación unilateral del
contrato, así como a suministrar a dichas autoridades las informaciones que ellas requieran.
2.3. Costos de elaboración de la oferta
EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER no asume ningún costo por la elaboración de las

ofertas que reciba.
2.4. Presentación de ofertas
Acto mediante el cual, con las formalidades señaladas en las condiciones particulares para la
solicitud de ofertas, los oferentes presentan una oferta para que se evalúe. La oportunidad para

ello transcurre entre la fecha de la apertura y la que se establece como de vencimiento para la
recepción de las ofertas.
La recepción de la oferta se tomará como constancia de que el oferente ha examinado

completamente las “Condiciones Generales Contratación Bienes y Servicios” y las “Condiciones
particulares para la solicitud de ofertas” y sus anexos, que ha obtenido aclaraciones satisfactorias
sobre cualquier punto que haya considerado incierto o dudoso, y que ha aceptado que los
documentos están completos y que son compatibles y adecuados para definir los trabajos/
servicios/ actividades/ bienes que se contratan. Las interpretaciones o deducciones que los
oferentes hagan de los documentos de la solicitud de ofertas y de las aclaraciones hechas por
EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER, serán de exclusiva responsabilidad de aquellos.
Después del día y la hora señalados para el “cierre”, se generará un reporte donde se listarán las
ofertas recibidas y la información más relevante de ellas, como por ejemplo el valor, el nombre
del oferente, entre otros; el cual se remitirá a los oferentes.
2.5. Retiro o modificación
Ningún oferente puede modificar, adicionar o manifestar que retira su oferta después de la fecha
de cierre para su presentación, so pena de que se haga efectiva la garantía de seriedad en los
casos en los que se haya solicitado. EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER puede pedir
aclaraciones o información adicional a cualquiera de los oferentes sobre el contenido de sus
ofertas, pero ello no significa que surja para éstos el derecho a modificarlas o adicionarlas, salvo
que se solicite nueva oferta económica o se adelante una negociación directa.
2.6. Validez de la oferta
La oferta tendrá una validez que se determinará en las condiciones particulares de la solicitud de
ofertas, y será contada a partir de la fecha del vencimiento para su presentación, término dentro
del cual EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER aceptará la oferta, o declarará desierta
la solicitud de ofertas.
El término para aceptar la oferta, o declarar desierto el proceso de solicitud de oferta podrá ser
ampliado por EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER, antes de su vencimiento y por un
término que no será superior a la mitad del plazo inicialmente fijado, en cuyo caso todos los
oferentes deberán ampliar la validez de sus ofertas y la vigencia de las pólizas o garantías de
seriedad. En todo caso, EL CONTRATANTE podrá terminar el proceso de solicitud de oferta en
cualquier momento
2.7. Información reservada
El oferente, en la carta de presentación de su oferta, deberá indicar cuál información de la

consignada en ella, tiene el carácter de reservada y cuáles normas jurídicas prevén dicha reserva,
relacionando expresamente las normas específicas correspondientes.
Cuando el oferente manifieste que existe información de su oferta que tiene el carácter de
reservada, no es suficiente con hacer mención simplemente de las normas que en su criterio le
otorgan tal carácter, sino que adicionalmente, en documento anexo a la carta de presentación,
suscrito por el representante legal, o por la persona natural o su representante, si es el caso,
debe señalar expresa y debidamente los fundamentos mediante los cuales considera que le
otorgan el carácter mencionado. En el evento de no citar las normas legales, o habiéndolas citado

no señale los fundamentos correspondientes, se entenderá que ningún documento o parte de la
oferta tiene el carácter de reservado y que EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER se
encuentra autorizado para suministrar la información que le sea solicitada por otro oferente o un
tercero.

3. EVALUACIÓN
EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER a través de sus trabajadores o empleados y con

aplicación de las reglas y criterios contenidos en la solicitud de ofertas y en las leyes aplicables,
hará la evaluación de las ofertas.
3.1. Rechazo y eliminación
Se entiende por “rechazo” la determinación de no considerar una oferta por la carencia de alguno
de los requisitos de participación determinados en esta solicitud de ofertas o por incumplimiento
de algún requisito legal.
Se entiende por “eliminación” la decisión de excluir una oferta cuando dentro de su análisis, se
detectan errores, faltas, incoherencias, o en general información no admisible, que hagan
inconveniente o ilegal la aceptación de dicha oferta.
Con todo, EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER se reserva el derecho de solicitar las

aclaraciones o precisiones que estime necesarias para definir el incumplimiento, siempre y
cuando ello no haga posible la modificación de la oferta en aspectos considerados esenciales por
EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER. Si el oferente modifica en alguna forma la
esencia de su oferta, ésta será eliminada.
3.1.1. Causales de rechazo
Serán causales para rechazar la oferta el incumplimiento de cualquiera de los requisitos de

participación de esta solicitud de ofertas o por incumplimiento de requisitos legales.
3.1.2. Causales de eliminación de ofertas
EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER podrá eliminar aquellas ofertas que no se ajusten

a las exigencias de la solicitud de ofertas o de la ley, o cuando se presente alguna o algunas de
las siguientes causales o alguna(s) otra(s) que se incluya(n) en las condiciones particulares de la
solicitud de ofertas, salvo que hubiere posibilidad de subsanarse conforme a lo previsto en este
documento.
3.1.2.1. Cuando un socio o empleado de quien presente oferta, o el mismo oferente, haya
tenido acceso a la información de la oferta de otro oferente, o existan elementos que permitan
inferir que ha participado en la construcción o elaboración de la oferta de otro oferente.
3.1.2.2. Cuando la oferta presente desviaciones sustanciales en los términos del numeral
3.2.
3.1.2.3. Cuando la oferta o sus aclaraciones contengan información inexacta o

contradictoria.
3.1.2.4. Cuando la oferta se modifique por el oferente de manera unilateral o ante una
solicitud de aclaración.
3.1.2.5. Cuando uno o varios precios presentados en la oferta presenten desequilibrios no

justificados en relación con los precios normales del mercado.

3.1.2.6. Cuando los oferentes celebren acuerdos entre sí, con el fin de restringir o
distorsionar la libre competencia o para que sea seleccionado uno de ellos o pongan en riesgo
los derechos de EL CONTRATANTE.
3.1.2.7. Cuando el oferente ejecute cualquier acción tendiente a influenciar o presionar a

trabajadores o empleados encargados del estudio y evaluación de las ofertas, o de la aceptación
de la oferta.
3.1.2.8. Cuando hayan cambiado sustancialmente las condiciones del oferente desde la
presentación de su oferta por cualquier causa que, a juicio de EL CONTRATANTE o
CONTRATANTE LÍDER, limite seriamente la capacidad técnica, operacional o financiera del
oferente.
3.1.2.9. Cuando el oferente no haya respondido requerimientos de información en el plazo

otorgado para ello, o los responda de manera insatisfactoria o inconsistente, o lo haga
modificando la oferta.
3.1.2.10. Cuando el oferente se encuentre incluido en la lista internacional vinculante para

Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en la
lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados
Unidos (Lista OFAC), o en la lista de organizaciones terroristas emitida por el Consejo de
Seguridad Nacional, así como en listas o bases de datos nacionales o internacionales
relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción y/o soborno (listas del Banco Mundial y
del Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo-). Cuando el oferente sea una persona
jurídica, esta causal se extiende a los socios o accionistas, Revisores Fiscales, Auditores
Externos, miembros de junta directiva y representantes legales que tengan directa, o
indirectamente más del cinco por ciento (5%) de participación o acciones.
3.1.2.11. Cuando el oferente, sus accionistas, asociados o socios que directa o

indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o
sus representantes legales y miembros de Junta Directiva, se encuentren en el “Listado de firmas
y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones
sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID
(Banco Interamericano de Desarrollo)” por haberse determinado que estuvieron involucradas en
prácticas fraudulentas, corruptas, colusorias, coercitivas u obstructivas en violación de las
políticas anticorrupción del Grupo BID.
3.1.2.12. Cuando el oferente o sus accionistas, asociados o socios, que directa o

indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o
sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos o miembros de la junta
directiva, hayan sido condenados en sentencia judicial en firme, por la comisión de delitos dolosos
relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción o soborno, o
se encuentren vinculados a investigaciones o procesos penales por la comisión de delitos dolosos
relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción o soborno, o
exista información pública con respecto a tales personas que impacte legal y reputacionalmente
al oferente, exponiendo a EL CONTRATANTE a un riesgo de carácter legal o reputacional.
3.1.2.13. Cuando el objeto del contrato involucre activos y el o los activos se encuentren con
medidas cautelares por estar vinculado a un proceso de extinción de domino y sobre el cual la
Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad quien haga sus veces no se haya tomado el
control o no haya nombrado un depositario directo.

3.1.2.14. Cuando la oferta esté condicionada (artículo 855 del Código de Comercio).
3.1.2.15. Cuando un proponente presente en el mismo proceso de contratación o en el

mismo grupo (tratándose de procesos de contratación adelantados por grupos) una oferta en
forma individual y a la vez una oferta como integrante de una unión temporal o un consorcio, se
eliminarán ambas ofertas.
3.1.2.16. Cuando la solicitud de ofertas permita la presentación mediante formas asociativas

(tales como unión temporal o consorcio, entre otras) y se presente oferta como integrante de más
de una de ellas, se considerará la que primero se haya recibido. Si se presentan al mismo tiempo,
todas serán eliminadas.
3.1.2.17. Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica

ostenten igual condición en otra entidad, que igualmente presente oferta, se considerará la que
primero se haya recibido, si se reciben al mismo tiempo, todas serán eliminadas.
3.1.2.18. Cuando la oferta estipule la obligatoriedad de que las diferencias que surjan entre
LAS PARTES durante la ejecución del contrato sean sometidas a la decisión de tribunales de
arbitramento.
3.1.2.19. Cuando la oferta no resulte elegible por obtener un puntaje inferior al sesenta por
ciento (60%) del puntaje máximo establecido para la evaluación de la misma, de acuerdo con los
factores de ponderación.
3.1.2.20. Cuando el oferente se encuentre sancionado por la autoridad competente, por

conductas violatorias de las normas sobre protección de la competencia y las conductas que
ocasionaron la sanción afecten los intereses de EL CONTRATANTE.
3.1.2.21. Cuando la información requerida en los formularios para la evaluación de la oferta,

de acuerdo con lo previsto en las condiciones particulares sea consignada en forma indebida,
incorrecta o parcial, salvo que sea subsanable.
3.1.2.22. Cuando el oferente individual o alguno de los integrantes de la forma asociativa

haya sido objeto de la aplicación de dos (2) medidas de apremio y la declaración de un (1)
incumplimiento grave dentro del último año, contado desde la fecha de cierre para la presentación
de ofertas, por parte de alguna de las empresas del Grupo EPM.
3.2. Desviaciones
Se considera desviación la disconformidad de la oferta frente a las condiciones de la solicitud de

ofertas.
Son sustanciales las desviaciones que:
a. Afectan de manera “esencial” la forma, el alcance, la calidad o el funcionamiento de los bienes

o servicios o actividades solicitadas.
b. Limita los derechos de EL CONTRATANTE o las obligaciones del oferente emanadas del
contrato.

Las demás desviaciones son no sustanciales y serán corregidas directamente por EL
CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER cuando ello sea factible a partir de la información
consignada por el oferente; en caso contrario, EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER se
reserva el derecho de solicitar las aclaraciones, precisiones o correcciones que sean necesarias,
sin que ello suponga el derecho del oferente a modificar los otros aspectos de la oferta. El oferente
requerido deberá atender el llamado dentro del término que para el efecto se le señale; en caso
de no hacerlo se podrá eliminar su oferta.
3.3. Reglas de subsanabilidad
Serán subsanables los aspectos de forma de la oferta y en tal sentido primará lo sustancial sobre
lo meramente formal. EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER en el trámite de solicitud
de ofertas conjunta, se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no
sustantivas de las ofertas, y de pedir información o aclaraciones adicionales sin que ello implique
el derecho de los oferentes a modificarlas, teniendo en cuenta las siguientes reglas:
Si se identifican inconsistencias, errores o ausencia de documentos para la acreditación de los

requisitos de participación, dentro del término que se establezca en la comunicación en la cual
se requiera al oferente para el efecto, se podrá solicitar la prueba del cumplimiento de los
requisitos de participación.
En caso de que el oferente presente en su oferta la información a través de la cual pretenda

obtener puntaje en algún(os) factor(es) de ponderación y no anexe la prueba que lo demuestra,
se le podrá solicitar que subsane tal omisión, si la información fue relacionada en la oferta. En
todo caso, los hechos o circunstancias acreditados deben ser anteriores a la fecha de cierre para
la presentación de ofertas.
Los errores de carácter matemático o aritmético que presenten las ofertas serán corregidos
directamente por EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER de la siguiente manera:
a. Si existiesen discrepancias entre un precio unitario y el precio total que se obtenga

multiplicando ese precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecerá el precio
unitario. El precio total será corregido a menos que exista un error evidente en el punto
decimal del precio unitario, en cuyo caso prevalecerá el precio total cotizado y se corregirá el
precio unitario.
b. Si existiese un error en un precio total como consecuencia de la suma o resta de subtotales,

prevalecerán los subtotales y el precio total será corregido.
c. En los casos en los que el formulario de precios se diligencie en un documento anexo:
- Si existiese discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en

palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error
aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras con sujeción a los literales a. y b.
precedentes.
- Cuando el oferente incurra en omisiones al dejar de cotizar uno o varios ítems, se

procederá así:
Para los efectos de la comparación de las ofertas, EL CONTRATANTE o CONTRATANTE

LÍDER incluirá el precio más alto cotizado por los demás oferentes. Para efectos de

aceptación de la oferta, el valor del ítem será el menor precio ofrecido en todas las ofertas.
Esta regla se aplicará, siempre y cuando no se haya establecido expresamente la
obligación de cotizar todos los ítems o grupos, o lotes, so pena de eliminar la oferta.
- Cuando el formulario exija incluir totales o valores sumados, o cuando el oferente quiera
incluirlos, EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER se reserva el derecho de
verificar la adecuación de las operaciones con las cuales éstos se obtienen y, en todo
caso, se tomará como referente el valor unitario y el resultado corregido que EL
CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER encuentre.
- En el caso de que el ítem coincida en blanco para todos los oferentes se entenderá que
el valor propuesto es cero y no se tomará como omisión o error del oferente.
- Encontrándose errores o incongruencias subsanables – porque, por ejemplo, puedan

inferirse de los datos explícitos suministrados por el oferente - EL CONTRATANTE
asumirá como valor el que resulte de hacer las correcciones o adecuaciones pertinentes.
3.4. Facultades de EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER, durante la etapa de

evaluación de ofertas
3.4.1. Solicitud de nueva oferta económica
Previos los estudios y análisis pertinentes, cuando existiendo una o más ofertas se considere que
se pueden obtener mejores condiciones económicas, el jefe de la dependencia que adelanta el
proceso de contratación decidirá, previa justificación, si se procede a la etapa de solicitud de
nueva oferta económica, de conformidad con lo previsto en las normas internas de contratación.
3.4.2. Negociación directa
EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER, de conformidad con lo previsto en las normas

internas de contratación, podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más
ofertas elegibles y considere que se pueden obtener condiciones más favorables de carácter
técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole.
3.4.3. Suspensión del proceso de contratación
El proceso de contratación podrá suspenderse por el Trabajador competente que autorizó el inicio
del mismo, antes de la comunicación de la aceptación de oferta, cuando exista justificación que
lo amerite, y podrá reiniciarse cuando desaparezcan las causas que motivaron la suspensión.
Para el efecto deberá tenerse en cuenta que una vez el proceso se reanude, las ofertas deberán
mantener su validez, validez conforme al numeral 2.6. Validez de la oferta.
En aquellos procesos en los cuales se haya exigido garantía de seriedad de la oferta, los
oferentes deberán informar la suspensión del proceso de contratación a la Compañía de Seguros
o al Banco que la haya emitido, y así mismo, deberán ampliar la vigencia de la misma, una vez
se dé la reanudación del proceso de contratación, por el mismo término que se efectuó la
suspensión o el que se determine en la reanudación.
3.4.4. Terminación del proceso de contratación
Por regla general, los procesos de contratación, mediante los que se adquieran bienes y servicios,
serán no compromisorios para EL CONTRATANTE, por lo tanto, EL CONTRATANTE o

CONTRATANTE LÍDER no adquiere obligación alguna frente a los oferentes hasta que no se
perfeccione el contrato, salvo que en las solicitudes de oferta se estipule algo diferente. En
consecuencia, podrá darse por terminado un proceso de contratación cuando así se requiera.
De igual manera, la terminación del proceso de contratación la hará el competente en el estado

en que se encuentre el proceso, cuando se presenten circunstancias que hagan perder la
competencia de EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER para la aceptación de la oferta
o cotización, o cuando aparezca un vicio que pueda generar nulidad de lo actuado, o cuando las
exigencias del servicio lo requieran o las circunstancias de orden público lo impongan.
3.5. Selección
Efectuada la evaluación y cumplidos los pasos complementarios – EL CONTRATANTE o

CONTRATANTE LÍDER seleccionará aquella oferta que haya alcanzado el mayor puntaje en la
comparación de las ofertas.
3.6. Aceptación de la oferta o declaratoria de desierto del proceso de contratación
La aceptación de la oferta la hará el competente de EL CONTRATANTE o CONTRATANTE

LÍDER dentro del período de validez de la misma, y se comunicará al oferente(s) favorecido(s) y
se informará a los demás.
Así mismo, el competente, dentro del periodo de validez de la oferta declarará desierto el proceso
de contratación en el evento en que no se reciba ninguna oferta, o ninguna de las recibidas resulta
válida o conveniente económicamente para EL CONTRATANTE o para las empresas que
participan en la solicitud de ofertas conjunta, lo cual se informará a los oferentes, si los hay.
Cuando el proceso de contratación está conformado por varios grupos (lotes o ítems), se podrá
aceptar o declarar desierto uno o varios de ellos. Igualmente, la decisión final de la selección
podrá tomarse en distintos momentos para los diversos grupos (lotes o ítems), siempre antes del
vencimiento de la validez de las ofertas.
3.7. Actuación de EL CONTRATANTE o del CONTRATANTE LÍDER, durante el trámite de

la solicitud de ofertas.
EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER declara que dentro del trámite de la solicitud de

ofertas ha actuado con buena fe exenta de culpa, que cumplió con las obligaciones establecidas
en la normatividad que le aplica relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de
activos y financiación del terrorismo, así como con los procedimientos internos establecidos en
esta materia. En consecuencia, EL CONTRATANTE o CONTRATANTE LÍDER en el trámite de
la solicitud de ofertas, y en la celebración del contrato obró con la máxima diligencia establecida
en la normatividad aplicable y sus procedimientos internos relacionados con esta materia.

4. CONTRATO
4.1. Perfeccionamiento
El contrato a que dé lugar la solicitud de ofertas se entiende perfeccionado en la fecha en la que

el oferente seleccionado reciba la comunicación escrita de la aceptación de la oferta, la cual debe
corresponder a la fecha de envío a través de la tarea correspondiente en el sistema de
información ARIBA, o mediante acuse de recibo en los casos en que dicha comunicación sea
física, y, en consecuencia, en ese momento nace la relación jurídica en los términos de la ley, lo
que implica la generación y exigibilidad de los mutuos derechos y obligaciones que el contrato
crea para las partes.
Para el caso de la solicitud de ofertas conjuntas, el competente de cada una de las empresas
contratantes comunicará al oferente seleccionado la aceptación de su oferta.
Los contratos reales o solemnes se perfeccionan cuando se hace entrega del bien o cuando se
da el cumplimiento de la solemnidad.
4.2. Comunicaciones para efectos del contrato
EL CONTRATANTE solicitará la documentación que se requiera tanto en la etapa de

formalización como en cualquiera otra de las etapas de la ejecución del mismo, incluidas las
relacionadas con el cierre de cuentas o liquidación, según corresponda, a través de la
funcionalidad del sistema de información habilitada para el efecto y a través del mismo, EL
CONTRATISTA remitirá los documentos y comunicaciones escaneadas y firmadas, si es del
caso.
En el sistema de información se encuentran disponibles las guías de usuario para la atención de

los requerimientos de información.
Nota:
Si es necesario la entrega de documentos físicos, se recibirán en el Centro de Administración e

Información Documental SAD, y para ello deberán dirigir la comunicación a:
«ELECTRIFICADORA DE SANTANDER S.A.

«Nombre del destinatario personal
«Carrera 19 #24-56 municipio Bucaramanga
«Asunto: Doc XXXXXXXX o CW»
Objeto: “XXXXX (escriba el nombre del contrato como aparece en el evento)”
La fecha que se tendrá en cuenta para todos los efectos, tanto de recibo como de entrega de
documento, será la que se registre por el equipo de Gestión Documental de EL CONTRATANTE,
si el documento solicitado se entrega de manera física, o la que se registre en el sistema de
información, en el detalle de cada tarea de solicitud de documentación.
4.3. Formalización
El contrato se entiende formalizado cuando EL CONTRATANTE apruebe los documentos que

sean necesarios para la iniciación de la ejecución del contrato.

Para la formalización del contrato se podrá solicitar la entrega de ciertos documentos físicos,
entre ellos los que requieran apostillado o legalización.
4.3.1. Presentación de los documentos para la formalización
EL CONTRATISTA dispone de seis (6) días hábiles, si es residente colombiano, o de diez (10)
días hábiles si es no residente colombiano, para allegar los documentos requeridos, así: si se
trata de un contrato en el que no se requiere del documento firmado por LAS PARTES, el plazo
corre a partir de la fecha del recibo de la comunicación en la cual se informa la aceptación de la
oferta. Si el contrato requiere un documento firmado por LAS PARTES, el término corre desde la
fecha de recibo del texto del contrato para la firma.
4.3.2. Documentos para la formalización
Atendiendo el procedimiento previsto en el numeral 4.2. de estas Condiciones Generales se

deberán aportar los siguientes documentos:
• Garantías y seguros del contrato, conforme lo indicado en la solicitud de ofertas.
• El documento suscrito por LAS PARTES, cuando dicha formalidad se establezca en las
condiciones particulares para la solicitud de ofertas, en las normas internas de contratación
de EL CONTRATANTE o entre LAS PARTES.
• Si EL CONTRATISTA es no residente colombiano, deberá diligenciar el formato de

instrucciones de giro para los pagos en moneda extranjera, el cual deberá actualizar cada
que cambie sus datos bancarios.
• Si se trata de una persona jurídica, el certificado de existencia y representación legal con una
fecha de expedición menor a un (1) mes, (sólo en el caso de que dicho certificado no se
encuentre actualizado en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas).
• Certificado de pago de los aportes parafiscales y de seguridad social integral, acorde con el
artículo 50 de la Ley 789 de 2002, y las demás normas pertinentes. (sólo en el caso de que
el aportado con la oferta supere los 30 días de expedido) Tratándose de personas jurídicas
extranjeras, que no tengan trabajadores o empleados en Colombia, no deberán aportar esta
certificación, pero certificarán que por esta situación no son sujetos pasivos de dichos aportes
parafiscales. Para el caso de consorcios o de uniones temporales, el certificado debe ser
aportado por cada uno de los integrantes de la forma asociativa respectiva.
• Para el caso de solicitud de ofertas conjuntas, de existir un documento adicional requerido

para la formalización del contrato, por parte de alguno de los CONTRATANTES, este será
solicitado oportunamente a EL CONTRATISTA.
Nota: En el eventual caso en que EL CONTRATISTA no llegare a formalizar el correspondiente

contrato por cualquier motivo, se procederá a la aceptación de la oferta al oferente que haya
resultado elegible de conformidad con lo establecido en el inciso tercero del numeral 5.6 de estas
Condiciones Generales. El procedimiento anterior se llevará a cabo, siempre y cuando se
encuentre vigente el término de validez de las ofertas y las mismas sean favorables para EL
CONTRATANTE.

4.3.3. Acreditación mediante documento de identificación del comprador de sustancias y
productos químicos controlados en cantidades inferiores al límite de control, de
conformidad con la Resolución 001 de 2015 expedida por el Ministerio de Justicia y el
Derecho
En los contratos de compraventa y suministro, EL CONTRATISTA deberá aportar con los demás
documentos requeridos para la formalización del contrato, y dentro del término previsto en el
anterior numeral 4.3.1, el documento de identificación del comprador de sustancias y productos
químicos controlados en cantidades inferiores al límite de control.
Nota: lo anterior solo tiene aplicación para los contratos de compraventa o suministro cuyo objeto
sea la adquisición de sustancias y productos químicos controlados (Aceite combustible para
motor- A.C.P.M. / Acetato de butilo / Acetato de etilo / Acetato de isobutilo / Acetato de isopropilo
/ Acetato de n-propilo / Acetona / Ácido clorhídrico / Ácido sulfúrico / Alcohol isopropílico /
Amoniaco / Anhídrido acético / Butanol / Carbonato de sodio / Cemento / Cloroformo / Cloruro de
calcio / Diacetona alcohol / Dióxido de manganeso / Disolvente No. 1 y 1ª / Disolvente No. 2 / Éter
etílico / Gasolina para motor / Hexano / Hidróxido de sodio / Manganato de potasio / Metanol /
Metabisulfito de sodio / Metil etil cetona / Metil isobutil cetona / Permanganato de potasio / Thinner
/ Tolueno).
4.4. Documentos del contrato
Constituyen documentos integrantes del contrato los siguientes y su valor relativo para guiar el
cumplimiento de las obligaciones y fijar la interpretación será en orden de importancia en el que
aparecen:
• Las Condiciones particulares de la solicitud de ofertas, sus anexos y adendas.
• Las Condiciones Generales Contratación Bienes y Servicios.
• La oferta aceptada y la comunicación de la misma.
• El documento suscrito por LAS PARTES, cuando dicha formalidad se establezca en las
condiciones particulares para la solicitud de ofertas, en las normas internas de
contratación de EL CONTRATANTE o entre LAS PARTES.
• Comunicaciones entre LAS PARTES posteriores a la aceptación de la oferta.
• Las modificaciones acordadas entre LAS PARTES.
• La formalización de atribuciones o facultades que el contrato otorga a LAS PARTES.
• Documentos generados en ejecución del contrato o destinados a dar cumplimiento a

obligaciones o derechos derivados de él.
4.5. Aspectos económicos
En estas condiciones se contemplan mecanismos conforme con los cuales LAS PARTES definen
el contenido y alcance de sus responsabilidades económicas derivadas de la ejecución del
contrato. Por tanto, además de lo que aquí se prevé expresa y específicamente según cada
estipulación, para llevar a cabo los procedimientos aquí previstos y definir los contenidos que con

ellos se buscan, han de tenerse en cuenta los documentos anexos que aparecen en la página
web, Proveedores y Contratistas, la práctica y las reglas vigentes en cada área y lo previsto en
las condiciones particulares de la solicitud de ofertas.
En desarrollo del principio de transparencia, EL CONTRATISTA deberá dar aplicación a la

práctica contable establecida en el artículo 50 de la Ley 2195 de 2022.
PROCEDIMIENTO PARA FACTURACIÓN
Facturas expedidas en el exterior
En el documento respectivo se requiere que se indique toda la información del proveedor, del
comprador, descripción de la mercancía (referencia, cantidad, y valor unitario), valores totales,
término de negociación especificando la norma y el año de actualización de INCOTERMS
aplicada e instrucciones de giro al exterior.
Cesión de los derechos económicos del contrato
EL CONTRATISTA sólo podrá ceder los derechos económicos del contrato, previa autorización
de EL CONTRATANTE, después de que se haya ejecutado más del cincuenta por ciento (50 %)
del mismo o antes si se presentan circunstancias que se justifiquen en la solicitud de autorización
de cesión y siempre y cuando queden garantizados los derechos de los trabajadores del
respectivo contrato, sin perjuicio de las retenciones y deducciones de las sumas que legal y
contractualmente deban realizarse.
Para la autorización de la cesión de los derechos económicos del contrato, EL CONTRATISTA

deberá anexar a la solicitud, un documento donde el cesionario de los derechos económicos
realice en su nombre y bajo la gravedad de juramento que se entenderá prestado con la firma del
documento, las declaraciones contenidas en el numeral 2.1.1. de estas Condiciones Generales
Contratación Bienes y Servicio, con excepción de la contenida en el literal c), así mismo deberá
anexar diligenciado por el cesionario, el formulario para el conocimiento del tercero (LA/FT).
EL CONTRATANTE con la presentación de la solicitud de cesión de los derechos económicos,

queda facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes relacionadas con la
declaración contenida en el literal a) del numeral 2.1.1. de estas Condiciones Generales y podrá
negar la autorización de cesión o a continuar con el pago al cesionario, si verifica que alguna de
tales personas figura en las listas que allí se indican, así mismo, EL CONTRATANTE queda
facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes en bases de datos y en
informaciones públicas nacionales o internacionales y podrá negar la autorización de cesión o a
continuar con el pago al cesionario, si verifica que contra alguna de las personas que se indican
en la declaración del literal g) existen investigaciones o procesos, o existen informaciones en las
bases de datos públicas que puedan colocar a EL CONTRATANTE frente a un riesgo legal o
reputacional.
EL CONTRATISTA se obliga a indemnizar a EL CONTRATANTE por todos los perjuicios

probados que le llegare a causar por el incumplimiento de las declaraciones por el cesionario de
los derechos económicos.
EL CONTRATANTE suspenderá los pagos al cesionario de los derechos económicos, cuando

este incurra en una o varias de las causales descritas en el numeral 5.9.1. literales a), b), c), d),
e), f) g) e i) de estas Condiciones Generales.

Cuando se presente una de las causales indicadas para la suspensión de los pagos, EL
CONTRATANTE lo comunicará al cesionario y este podrá demostrar en un plazo no superior a
quince (15) días calendario que subsanó o eliminó o desvirtuó la existencia de la situación o de
la condena.
Si no se logra demostrar en el plazo fijado que la causal ha sido subsanada o eliminada o que no
existió, EL CONTRATANTE hará los pagos faltantes a EL CONTRATISTA, lo cual se le
comunicará inmediatamente por escrito a través de la funcionalidad del sistema de información
habilitada para el efecto.
Impuestos, retenciones y gastos
EL CONTRATISTA deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos,
tasas, derechos, gravámenes y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado,
en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido
decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países. Por lo tanto,
al preparar su oferta deberá considerarlos.
Se deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden
internacional, nacional, departamental y municipal a que haya lugar: Renta, impuesto sobre las
ventas IVA, Industria y Comercio, estampillas, contribución en contratos de obra pública, etcétera,
en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales
vigentes.
Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las oferta el IVA o los impuestos al consumo
tengan alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, así como la creación de
nuevos impuestos al consumo, ello será tenido en cuenta para hacer los ajustes que sean del
caso y reconocerle de ser pertinente a EL CONTRATISTA los mayores costos previa
demostración de la afectación o hacerle las deducciones, sin perjuicio de lo que dispongan
expresamente las leyes que modifiquen el régimen del impuesto a las ventas o al consumo, en el
sentido de respetar las tarifas del impuesto para los contratos celebrados con entidades públicas,
con anterioridad a la vigencia de la nueva ley.
La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será
tenida en cuenta ni para hacer ajustes ni para hacer deducciones a EL CONTRATISTA.
Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato
serán asumidos por EL CONTRATISTA.
Entre otros, y sin ser esta lista taxativa, se causan los siguientes tributos y se aplican las
siguientes retenciones:
Retención en la fuente de renta: Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el
Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones
que sean objeto de pago o abono en cuenta.
Impuesto sobre las ventas IVA: El impuesto sobre las ventas IVA se causa entre otros, por la
prestación de servicios en el territorio nacional, o desde el exterior, con excepción de los
expresamente excluidos y la venta de bienes corporales muebles e inmuebles en el territorio

nacional a la tarifa general, con excepción de los expresamente excluidos, según las normas
establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia.
Retención del IVA: Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del
impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura.
Impuesto de timbre: La tarifa del impuesto de timbre para los contratos que se celebren a partir
del 1 de enero de 2010 es del cero por ciento (0%), en consecuencia, los oferentes no deberán
considerar en los precios de su oferta suma o costo alguno por el mencionado impuesto.
Impuesto de Industria y Comercio: Se efectuará retención en la fuente del impuesto de industria

y comercio, por las actividades que sean gravables con este impuesto, y que se ejecuten en forma
permanente u ocasional, con establecimiento de comercio o sin el, en jurisdicción de los
municipios en los cuales EL CONTRATANTE sea designados agente de retención, a las tarifas
establecidas en los respectivos acuerdos municipales. Por lo tanto, el proveedor deberá
especificar en la factura, cuenta de cobro o documento equivalente, en qué municipio o municipios
se consideran realizadas las actividades, discriminando el valor de ejecución en cada uno de
ellos.
Impuesto Estampilla Pro-Electrificación Rural- Ordenanza 033 de 2017: Por la cual se

determina que a todo negocio jurídico incluidos los contratos, contratos interadministrativos,
convenios de asociación, los contratos de concesión, órdenes de prestación de servicios y
convenios, sus prórrogas y adiciones, que celebren como contratantes en el territorio del
Departamento las empresas de servicios públicos domiciliarios que tengan por objeto el ejercicio
de actividades de generación, transmisión, distribución y comercialización de energía eléctrica
será gravado, con cargo al contratista, con una tarifa de veinte pesos ($20) por cada mil pesos
($1000) o fracción y la misma se realizará teniendo en cuenta:
1. En aquellos contratos que tengan una cuantía determinada igual o superior a tres mil
setecientas UVT (3700) vigentes a la suscripción del contrato, posterior a la celebración del
contrato se deberá pagar la totalidad de las estampilla, el pago de veinte (20.oo) pesos por cada
mil (1,000.oo) pesos o fracción de mil del valor total del contrato excluyendo el IVA y el diez por
ciento (10%) adicional sobre el valor liquidado por pago de la Estampilla Pro-Electrificación Rural
según (ordenanza 012 de 2005, 077 de 2014 y Decreto 00005 de 2006), por concepto de servicio
de automatización y sistematización.
2. En aquellos contratos de cuantía indeterminada/estimada o de cuantía determinada inferiores

a 3700 UVT, el pago de veinte (20.oo) pesos por cada mil (1,000.oo) pesos o fracción de mil del
valor total del contrato excluyendo el IVA y el diez por ciento (10%) adicional sobre el valor
liquidado por pago de la Estampilla Pro-Electrificación Rural según (ordenanza 012 de 2005, 077
de 2014 y Decreto 00005 de 2006), por concepto de servicio de automatización y sistematización,
se retendrán por ESSA según la cuantía del contrato si es indeterminada la base gravable la
constituye la totalidad de los valores que son ingresos para el contratista en el desarrollo del
contrato, si es determinada siempre que el valor del contrato sea inferior a las 3700 UVT y
superiores a la cuantía mínima (1SMLMV), se efectuará la retención e sobre cada pago o abono
en cuenta, lo que ocurra primero.
Contribución en contratos de obra pública: En los contratos de obra se retendrá sobre el valor
de todo pago, incluido el anticipo, aplicando el porcentaje vigente al momento del respectivo pago
o anticipo.

Tratados de doble imposición, paraísos fiscales y precios de transferencia.
Para efectos de tratados de doble imposición, paraísos fiscales y precios de transferencia se dará
aplicación a las disposiciones normativas vigentes en cada jurisdicción.
4.5.1. No obligados a facturar 4.5.2. Obligados a facturar

Electrónicamente electrónicamente
El CONTRATISTA tiene la obligación de El CONTRATISTA tiene la obligación
cumplir con los requisitos establecidos en el de cumplir con los requisitos
Estatuto Tributario para las facturas que establecidos en el Estatuto Tributario
emita (documento equivalente o documento para las facturas que emita a saber:
de cobro*), a saber:
1. Estar denominada expresamente como 1. Estar denominada expresamente

factura de venta (preimpreso). como factura de venta. (Archivo
2. Indicar apellidos y nombre, razón o XML.)
denominación social, y NIT de EL 2. Indicar apellidos y nombre o razón y
CONTRATISTA (preimpreso). NIT de EL CONTRATISTA (Archivo
3. Indicar apellidos y nombre, razón o XML.)
denominación social, y NIT de EL 3. Indicar apellidos y nombre o razón
CONTRATANTE, junto con la social y NIT de EL CONTRATANTE,
discriminación del IVA pagado. junto con la discriminación del IVA
4. Llevar un número que corresponda a un pagado.
sistema de numeración consecutiva de 4. Llevar un número que corresponda a
facturas de venta. un sistema de numeración
5. Indicar fecha de su expedición. consecutiva de facturas de venta.
6. Descripción específica o genérica de los 5. Indicar fecha de su expedición.
bienes vendidos o servicios prestados, o 6. Descripción específica o genérica de
actividades realizadas, o de la obra los bienes vendidos o servicios
ejecutada a pagar. prestados, o actividades realizadas,
7. Indicar el valor total de la operación. o de la obra ejecutada a pagar.
8. El nombre, razón social o denominación 7. Indicar el valor total de la operación.
social, y el NIT del impresor de la factura 8. Indicar la calidad de retenedor del
(preimpreso). impuesto sobre las ventas.
9. Indicar la calidad de retenedor del 9. Indicar la autorización de la
impuesto sobre las ventas. numeración respectiva expedida por
10. Indicar la resolución de autorización de la DIAN, como facturador electrónico,
la numeración respectiva expedida por fecha e intervalo.
la DIAN, fecha e intervalo. 10. Incluir en el cuerpo de la factura
XML y representación gráfica PDF,
*Las cuentas de cobro deben cumplir como información relacionada con el
mínimo con lo señalado en los numerales 2, contrato:
3, 5 y 7, sin discriminar IVA.
a. Número de la Orden de
11. Incluir en el cuerpo de la factura, Compra “OC” o equivalente
documento equivalente o cuenta de que se le haya asignado, la
cobro, información relacionada con el cual deberá ser incluida en el
contrato: tag <OrderReference> del
XML.
a. Número del contrato dentro del

cual se factura. b. Código OW del gestor
b. Número de la Orden de Compra administrativo y/o. interventor,
“OC” o equivalente que se le el cual se deberá incluir en el
haya asignado, suborden de campo <cbc:Note>
compra y número del Batch de
recepción de dicha orden Centro c. Número del Batch de recepción
de actividad o nombre de la de dicha orden, el cual se
dependencia para la que la que deberá incluir en el campo
ejecutaron la obra, servicio, <cbc:Note>
actividad o entregaron los bienes
y enviar una copia a dicha d. Detallar el nombre del
dependencia. municipio donde se desarrolló
c. Nombre del interventor y/o la actividad y el código de la
gestor administrativo. actividad económica
correspondiente, el cual se
12. En la descripción deberá informar si deberá incluir en el campo
corresponde a pago de reajuste o <cbc:Note>. En caso de ser
anticipo. varios municipios, debe
indicarse el ingreso que
13. Detallar en el cuerpo de la factura el corresponda a cada uno de
nombre del municipio donde se ellos, dicha información deberá
desarrolló la actividad y el código de la llegar como anexo. Si está
actividad económica correspondiente. exento de impuesto de
En caso de ser varios municipios, debe Industria y Comercio, deberá
indicarse el ingreso que corresponda a aportar copia del acto mediante
cada uno de ellos. Si está exento de el cual se estableció dicha
impuesto de Industria y Comercio, exención.
deberá aportar copia del acto mediante
el cual se estableció dicha exención. e. La siguiente frase: “El pago de
la factura se realizará al
Deberán radicar original y copia de la factura tenedor legítimo de esta, en la
en el lugar señalado en el documento de fecha del vencimiento, por el
Condiciones Particulares o en el respectivo valor neto que resulte después
anexo técnico, de las cuales se devolverá la de los descuentos por ley y
copia radicada a EL CONTRATISTA. contractuales.” la cual se
deberá incluir en el campo
Se radica en señal de recibo de la factura, <cbc:Note>
mas no en señal de aceptación, ya que el
pago está supeditado a lo dispuesto en las La información de los literales b al e
Condiciones Particulares de la solicitud de deberá ser incluida en el campo del XML
ofertas y en el cumplimiento de los requisitos <cbc:Note>, separados cada uno de
legales de facturación. estos literales utilizando el carácter
pipeline (|)
Las formas asociativas (como consorcios,
uniones temporales u otras) deben detallar 11. En la descripción deberá informar si
en el cuerpo de la factura: corresponde a pago de reajuste.
- Apellidos y nombre o razón y NIT de los Las facturas deben ser remitidas
consorciados o miembros de la unión directamente por el operador
temporal, indicando los atributos fiscales tecnológico al buzón de recepción de
de cada uno. (Autorretenedores, factura electrónica correspondiente y

exenciones de Ica si las tienen). enviar una copia a la dependencia con
- Porcentajes de participación de los que se realizó el contrato. La remisión
consorciados o miembros de la unión de la factura electrónica debe contener:
temporal.
o El archivo en XML
La presentación de facturas, documentos o Representación gráfica de la factura
equivalentes o documentos de cobro por en formato PDF
parte de EL CONTRATISTA, deberá
acompañarse de los soportes, donde el El acuse de recibo o radicación es señal
responsable del contrato por parte de EL de recibo de la factura, mas no en señal
CONTRATANTE exprese que la obra, el de aceptación, ya que el pago está
servicio, la actividad o el bien fue realizada o supeditado a lo dispuesto en las
entregado acorde con lo previsto en la Condiciones Particulares de la solicitud
solicitud de ofertas, el informe parcial o final de ofertas.
–según corresponda- y la constancia de
pagos al sistema de seguridad social Las formas asociativas (como
integral, parafiscales y salarios y consorcios, uniones temporales u otras)
prestaciones sociales, de ser el caso. deben detallar en el cuerpo de la factura:
Para efectuar el pago se debe entregar a EL - Apellidos y nombre o razón y NIT de

CONTRATANTE el original de la factura. En los consorciados o miembros de la
caso de que no se entregue el original de la unión temporal, indicando los atributos
factura en el momento de radicarla, EL fiscales de cada uno.
CONTRATANTE asume que la factura va a (Autorretenedores, exenciones de ICA
ser negociada y antes del vencimiento el si las tienen).
portador del título valor debe enviar a EL - Porcentajes de participación de los
CONTRATANTE el original para realizarle el consorciados o miembros de la unión
respectivo pago. temporal.
El no cumplimiento de los requisitos de Dada la entrega electrónica de la

facturación será causal de devolución de las factura, EL CONTRATISTA deberá
facturas, documentos equivalentes o enviar comunicación independiente,
documentos de cobro. acompañada de los soportes, donde el
responsable del contrato por parte de
EL CONTRATANTE exprese que la
obra, el servicio, la actividad o el bien
fue realizada o entregado acorde con lo
previsto en la solicitud de ofertas, el
informe parcial o final – según
corresponda- y la constancia de pagos
al sistema de seguridad social integral,
parafiscales y salarios y prestaciones
sociales, de ser el caso.
El no cumplimiento de los requisitos de

facturación descritos será causal de
rechazo de las facturas electrónicas.
Las facturas electrónicas que sean

rechazadas por cualquier motivo
generan la obligación al contratista de

emitir la nota crédito electrónica
correspondiente, y el envío de la misma
al buzón establecido para facturación
electrónica, antes de remitir una nueva
factura electrónica que subsane los
errores de la rechazada. En el evento en
que se emita una nueva factura
electrónica antes de la remisión de la
nota crédito requerida, EL
CONTRATANTE podrá rechazar esta
nueva factura hasta la llegada de la nota
crédito respectiva.
En todo momento EL CONTRATISTA

deberá mantener actualizado e informar
cualquier cambio con respecto a:
• Registro único tributario-RUT, con

fecha de impresión actual, y donde
se aprecie la obligación de facturador
electrónico.
• Correo electrónico desde el cual se
hará el envío de facturas
electrónicas.
• Nombre y correo del responsable del
envío de facturas.
• Número de teléfono y extensión de
contacto.
• Dirección del domicilio principal de la
empresa.
• Nombre del proveedor tecnológico.
En cumplimiento de la Ley 1231 de

2008, modificada por la Ley 1676 de
2013 EL CONTRATANTE. dará por
aceptada irrevocablemente la factura a
los tres (3) días hábiles siguientes a su
recepción, de lo contrario, el rechazo se
informará a través del mecanismo
electrónico apropiado.
4.5.3. Cambios en el procedimiento de facturación
Las empresas del Grupo EPM podrán realizar cambios en los procesos de facturación con el fin
de ajustarse a nuevas normas expedidas en la materia.
4.6. Indemnidad
EL CONTRATISTA mantendrá indemne a EL CONTRATANTE, es decir, libre de asumir

cualquier indemnización o pago originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de

actuaciones de EL CONTRATISTA, de sus subcontratistas o dependientes. Por lo anterior, EL
CONTRATISTA asumirá todos los gastos e indemnizaciones a que haya lugar por los reclamos,
demandas, acciones legales, y en general costos asociados a las mismas que se sustenten u
originen en daños materiales, personales, o en general a intereses jurídicos de terceros,
ocasionados durante la ejecución del objeto y obligaciones contempladas en el contrato.
En caso de que se formule reclamo, demanda o acción legal contra EL CONTRATANTE por
asuntos, que según el contrato sean de responsabilidad de EL CONTRATISTA se le comunicará
a la mayor brevedad para que adopte oportunamente las medidas previstas por la ley y el
contrato, para mantener la indemnidad aquí pactada y adelante los trámites para llegar a un
arreglo del conflicto cuando ello fuera posible.
4.7. Propiedad de los trabajos y confidencialidad de la información
El CONTRATISTA deberá garantizar que respeta la normas nacionales e internacionales de

protección a la propiedad intelectual, respecto a los bienes y activos que emplea para el desarrollo
del objeto contractual, y para dar cumplimiento al objeto del contrato, para lo cual deberá verificar
la cadena ininterrumpida de cesiones o de licencias que lo facultan para su uso dentro del
contrato, y para la entrega a EL CONTRATANTE cuando hubiere lugar a ello.
Si se presenta reclamación, denuncia, demanda o requerimiento de un tercero por asuntos

referentes a la propiedad intelectual, EL CONTRATANTE se considerará de buena fe respecto a
la infracción. EL CONTRATISTA desde ahora declara indemne al EL CONTRATANTE y se
compromete a asumir la responsabilidad civil y penal que se derive de tales acciones. Con el
propósito de cumplir el plazo del contrato, el de sus prórrogas o renovaciones, EL CONTRATISTA
deberá sustituir los bienes afectados por otros que cumplan las condiciones de legalidad y que
tengan funciones equivalentes y homólogas, caso en el cual la mayor onerosidad que de ello
pudiere devenir será asumida por EL CONTRATISTA y no se considerará causal de desequilibrio
económico del contrato ni dará lugar a la revisión de los términos económicos originalmente
pactados.
Salvo acuerdo expreso en contrario, los derechos patrimoniales de propiedad intelectual sobre
los estudios, informes, documentos, inventos, entregables, planos, procedimientos y en general
las nuevas creaciones desarrolladas por EL CONTRATISTA y sus subcontratistas en virtud del
contrato, quedarán única y exclusivamente de titularidad de EL CONTRATANTE - o Encargante,
los cuales se podrán utilizar para los fines que se estimen convenientes, dando el crédito debido
a los autores morales de la creación.
EL CONTRATISTA deberá considerar como confidencial toda la información, análisis, estudios y

resultados que le sean suministrados y que obtenga en el desarrollo de su trabajo.
Además, EL CONTRATISTA no podrá hacer uso de los informes, entregables, planos, proyectos,
informaciones técnicas, resultados de ensayos y demás trabajos ejecutados para EL
CONTRATANTE, para fines diferentes a los contemplados en el mismo, sin la autorización previa
y explícita de esta.
Para tales efectos se tendrá como confidencialidad cualquier información no divulgada que posea
legítimamente su titular que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial,
y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida en que dicha información sea
secreta, en el sentido que como conjunto o en la configuración y reunión precisa de sus
componentes no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible a quienes se encuentran en

los círculos que en forma usual manejan la información respectiva, tenga un valor comercial por
ser secreta, y haya sido objeto de medidas razonables tomadas por su legítimo poseedor para
mantenerla secreta.
La obligación de reserva consiste en abstenerse de usar, facilitar, divulgar o revelar, sin causa
justificada y sin consentimiento del titular, la información sobre cuya confidencialidad se le haya
prevenido en forma escrita; dicha obligación subsistirá durante la vigencia del contrato, y luego
de su terminación mientras subsistan las características para considerarla como información
confidencial.
EL CONTRATANTE conservará en su totalidad el derecho de propiedad sobre bienes,

documentos, escritos, planos, diseños, fotografías, material de informática, plantillas, modelos,
maquetas, conceptos, métodos y procedimientos que se comuniquen o entreguen a EL
CONTRATISTA y que pongan a su disposición en el desarrollo del contrato y EL CONTRATISTA
no podrá, sin la autorización escrita de EL CONTRATANTE, utilizarlos para fines diferentes a los
relacionados con la ejecución del contrato.
En los contratos que EL CONTRATISTA suscriba con sus subcontratistas, dentro del desarrollo
de los trabajos objeto del contrato, deberá estipularse la obligación que tienen de cumplir con lo
escrito en este numeral.
4.8. Legalidad del software
El software utilizado por contratistas y proveedores para desarrollar los productos y prestar los
servicios objeto del contrato debe ser legal. Los contratistas y proveedores a solicitud de EL
CONTRATANTE, deberán acreditar la calidad de titulares del software por haberlo creado o por
haberlo adquirido de un tercero, o en caso de que sean licenciatarios, bien de software
propietario, bien de software libre, deberán entregar a petición de EL CONTRATANTE los datos
de las licencias del software utilizado, incluyendo: Nombre completo del software, versión del
software, número de serie y propietario de la licencia con el que se elaborarán los productos y se
prestaron los servicios objeto del contrato. EL CONTRATANTE se reserva el derecho de solicitar
certificados al respecto de parte de la revisoría fiscal de EL CONTRATISTA o de entes como la
BSA (Business Software Alliance).
4.9. Protección de información personal
LAS PARTES asumen la obligación de proteger los datos personales a los que accedan con
ocasión del contrato, así como las obligaciones que como responsables o encargados les
correspondan, acorde con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en cuanto le sean
aplicables. Por tanto, deberán adoptar las medidas de seguridad, confidencialidad, acceso
restringido y de no cesión, en relación con los datos personales a los cuales acceden, cualquiera
que sea la forma de tratamiento. Las medidas de seguridad que deberán adoptarse son de tipo
lógico, administrativo y físico acorde a la criticidad de la información personal a la que acceden
y/o recolectan, para garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada,
cedida, transferida y no será sometida a tratamiento contrario a la finalidad comprendida en lo
dispuesto en el objeto contractual. En caso de tratarse de datos sensibles, de niños, niñas y
adolescentes, tales como origen racial, organizaciones sociales, datos socioeconómicos, datos
de salud, entre otros, las medidas de seguridad a adoptar serán de nivel alto.
Cuando se identifique que EL CONTRATISTA en cumplimiento del contrato vaya a ser

responsable del tratamiento EL CONTRATANTE solicitará, para la formalización del contrato,

copia de la Política de Protección de Datos Personales y de Seguridad de la Información, a EL
CONTRATISTA, la cual deberá dar cumplimiento a lo establecido en las disposiciones referentes
a protección de datos personales.
EL CONTRATISTA, con la presentación de la oferta manifiesta que conoce la Política de

Protección de Datos de EL CONTRATANTE y que, de ser aceptada la oferta en el proceso del
asunto, acepta y se compromete a dar cumplimiento a lo establecido en ella y en los demás
protocolos establecidos por EL CONTRATANTE para el tratamiento de datos personales.
Igualmente, EL CONTRATISTA se compromete a informar y hacer cumplir por sus trabajadores
las obligaciones contenidas en esta cláusula y las demás que contenga la normativa referente a
la protección de datos personales, asimismo los trabajadores de EL CONTRATISTA deben
conocer y aceptar la Política de Protección de Datos Personales de EL CONTRATANTE.
EL CONTRATISTA indemnizará los perjuicios que llegue a causar a EL CONTRATANTE como

resultado del incumplimiento de las leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008, aplicables al tratamiento
de la información personal, así como por las sanciones que llegaren a imponerse por violación
de la misma y viceversa. EL OFERENTE entiende que, con la presentación de su oferta, y de
darse la aceptación de la misma, autoriza de manera expresa a EL CONTRATANTE, para estos
casos, a deducir de las sumas de dinero que EL CONTRATANTE le adeude en el momento en
que se notifique la decisión desfavorable por la entidad competente, el valor de las multas
impuestas, sin perjuicio de que llegaren a demostrarse daños por cuantía superior a la multa
impuesta.
EL CONTRATANTE informa al CONTRATISTA que en Colombia configura delito el tratamiento

no autorizado de datos personales según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009. Por tanto,
transmitirá esta obligación también a los dependientes, trabajadores y demás personas que
actúen por su cuenta y riesgo.
EL CONTRATISTA reconoce el derecho que tiene EL CONTRATANTE de auditar el

cumplimiento de esta obligación de protección de datos personales; en este sentido, autoriza el
ingreso, o acceso de los servidores, empleados, trabajadores o terceros designados por EL
CONTRATANTE para este fin, a sus instalaciones e infraestructura, así como el acceso a la
información requerida para verificar la adecuada protección de los datos personales custodiados
con ocasión de este contrato.
Es obligación de LAS PARTES informar oportunamente cualquier sospecha de pérdida, fuga o

ataque contra la información personal a la que ha accedido, o sobre la que realiza tratamiento
con ocasión de este contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales
eventualidades. La pérdida, fuga o ataque contra la información personal implica así mismo la
obligación de gestionar el incidente de seguridad de la información conforme los lineamientos en
la materia.
Es obligación de LAS PARTES disponer de canales de atención de solicitudes y reclamos para

garantizar al titular de los datos a los que tiene acceso y/o sobre la que realiza tratamiento con
ocasión del contrato, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data. Asimismo, LAS
PARTES deberán reportarse mutuamente las solicitudes o reclamos que se reciban en relación
con la información personal a la que han accedido con ocasión del contrato, este reporte deberá
realizarse dentro del término de cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo, al correo
dispuesto por cada una de LAS PARTES para las comunicaciones del contrato, de igual manera
dentro de los cinco (5) días siguientes deberán reportarse las respuestas a las peticiones; en caso

de considerarlo pertinente EL CONTRATANTE dará respuesta a las consultas o reclamos
reportados por EL CONTRATISTA informándole al mismo dicha situación.
Los activos de información que LAS PARTES se entregan entre sí, para el cumplimiento del
objeto contractual se relacionarán en el acta de entrega de información.
El incumplimiento de las obligaciones derivadas de esta cláusula se considera como un

incumplimiento grave por los riesgos legales que conlleva el indebido tratamiento de datos
personales, y en consecuencia será considerada justa causa para la terminación del contrato, y
dará lugar al cobro de la cláusula penal pactada, sin necesidad de ningún requerimiento, a los
cuales renuncia desde ahora.
4.10.Extensión de las condiciones contractuales a otras empresas del Grupo Empresarial

EPM
En caso de que una o varias empresas del Grupo Empresarial EPM, llegare(n) a requerir los
mismos bienes y/o servicios durante el término de ejecución del contrato a que dé lugar el proceso
de contratación (solicitud de oferta), que para estos efectos se denomina contrato originario, (los)
Contratista(s) asume(n) la obligación de extender las mismas condiciones contractuales para la
venta o suministro de los bienes y/o servicios objeto del contrato originario, a la(s) empresa(s)
que presente(n) su solicitud de compra a través de la modalidad de selección establecida para
tal efecto, dentro del término indicado.
Los precios de los bienes y/o servicios, deberán ser iguales o más favorables a los inicialmente
pactados, más el valor que corresponda al transporte y a las condiciones de entrega diferentes a
los aquí establecidas, si es del caso. Este valor debe ser negociado con cada empresa antes de
la firma del respectivo contrato.
En todo caso, el oferente tendrá en cuenta que con quien suscriba el contrato originario, no se
hace responsable de ninguna obligación contraída por las demás empresas con motivo de la
celebración y/o firma de contratos que surjan en virtud de lo aquí estipulado.

5. EJECUCIÓN
Una vez formada la relación jurídica contractual y formalizado el contrato, LAS PARTES darán
inicio a las actividades con las cuales cumplen sus respectivas obligaciones, con atención estricta
a los términos que se consignan en los documentos del contrato, acatando las normas legales
vigentes, consultando los intereses, objetivos y propósitos de ambos y con aplicación de los
principios de la buena fe y la fidelidad contractual.
Los pasos y elementos que componen esta etapa del contrato se listan en forma genérica a
continuación y en la parte respectiva de las condiciones particulares de la solicitud de ofertas,
pero LAS PARTES reconocen que el contenido de cada uno de ellos se determina por
particularidades que definen las disciplinas, prácticas y costumbres vigentes y que, en caso de
desconocer dichos factores determinantes, no se procederá unilateralmente o sin consultar
debidamente a su contraparte.
5.1. Orden de inicio
Cumplidas las obligaciones referentes a la formalización del contrato, EL CONTRATANTE a

través del competente y por escrito, darán la orden de inicio para la ejecución del contrato. La
fecha fijada como de inicio será el punto de partida para contabilizar el plazo o los plazos para el
cumplimiento de las obligaciones que surgen para LAS PARTES.
5.2. Administración
Bajo el concepto de “Administración” EL CONTRATANTE entiende reunidos los elementos y

pasos que deben conducir a la ejecución de las obras / prestación de servicios/ suministro de
bienes, y el cumplimiento debido de los compromisos y obligaciones adquiridos mediante el
contrato. No obstante, expresamente EL CONTRATANTE advierte que la enunciación de etapas,
actividades y pasos establecidos en los documentos del contrato y las atribuciones que de ello
se derivan para LAS PARTES y sus representantes, no tienen carácter exhaustivo, ni enervan la
posibilidad de realizar gestiones que los logros de los objetivos contractuales impongan en un
marco de razonabilidad. El administrador del contrato evaluará el desempeño de EL
CONTRATISTA conforme se establece en la Guía metodológica para la evaluación del
desempeño de contratistas, la cual se puede consultar en la siguiente dirección:
https://www.essa.com.co/site/proveedores/normatividad/pliegos-y-normas
En aras de ejercer un control integral sobre el contrato, El Administrador podrá solicitar la

elaboración de planes de mejoramiento a EL CONTRATISTA para el cumplimiento del objeto del
contrato. El cumplimiento del plan de mejoramiento previamente pactado entre EL
CONTRATANTE y EL CONTRATISTA se evaluará aplicando los criterios de evaluación que
establece la Guía metodológica del desempeño de contratista.
5.3. Deber de información durante la ejecución del contrato
5.3.1. Relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y

financiación del terrorismo
LAS PARTES se obligan mutuamente a entregase información veraz y verificable para dar
cumplimiento a la normatividad relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de

activos y financiación del terrorismo, así como a actualizar los datos suministrados mínimo una
vez al año.
De la misma forma, LAS PARTES deberán informarse mutuamente del inicio de cualquier
proceso penal relacionado con lavado de activos o financiación del terrorismo, fraude, corrupción
o soborno, sin importar si se encuentra en etapa de investigación o juicio, que lleve a cabo la
autoridad competente en donde alguna de LAS PARTES (persona natural, o cualquiera le los
socios o su representante legal en caso de personas jurídicas) sea parte del proceso, así como
cualquier citación que le realice dicha autoridad para que comparezca dentro de una investigación
o proceso penal, sin importar en la calidad que sea citado.
PARÁGRAFO: LAS PARTES deberán informarse por escrito, dentro de los quince (15) días
hábiles siguientes, cada vez que se modifiquen o cambien los datos correspondientes a dirección,
domicilio, teléfono, ocupación, profesión, oficio, razón social, representación legal, lugar de
trabajo o residencia y, en fin, cualquier circunstancia que varíe de las que reporten a la firma del
presente Contrato, tanto para personas naturales como jurídicas, con base en lo dispuesto por
las circulares emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, sin perjuicio de la
obligación de suministrar los documentos que deban ser entregados en virtud de actos y
disposiciones legales o administrativas, relacionados con la obligación a que se hace referencia.
5.3.2. Relacionada con aspectos laborales
Para dar cumplimiento al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 ( ley de reforma laboral) y el artículo
9 de la Ley 828 de 2003, relacionadas con los aportes a la Seguridad Social Integral (Salud,
pensión, Riesgos laborales) y parafiscales ( caja de compensación familiar, instituto colombiano
de bienestar familia, SENA), EL CONTRATANTE solicitará mensualmente al contratista el pago
de la planilla integrada de liquidación de aportes (PILA) o el Certificado de paz y salvo del pago
de salarios, aportes a la seguridad social integral y prestaciones sociales certificado por el revisor
fiscal (en caso de estar obligado por ley) o representante legal. Sin embargo, EL CONTRATANTE
podrá solicitar en el momento que lo considere para verificación de la buena ejecución del
contrato, todos los soportes del pago de parafiscales, incluido los pagos al FIC (Fondo Nacional
de Formación Profesional de la Industria de la Construcción) en los contratos de obra, seguridad
social (PILA), nómina y prestaciones sociales en los formatos establecidos por la empresa
(plantilla nómina.xls, pagos de seguridad social, etc.
5.4. Suspensión
Cuando circunstancias particulares se presenten, cualquiera de LAS PARTES podrá solicitar a

la otra la suspensión del contrato. Cuando los motivos que se invoquen sean eventos de fuerza
mayor o caso fortuito, basta acreditar a la otra PARTE los hechos que la configuran para que ésta
sea aceptada, en caso contrario, la solicitud quedará a criterio de quien la recibe.
Durante la suspensión LAS PARTES quedan relevadas de sus obligaciones contractuales, pero
cada una será responsable de la custodia y mantenimiento de los bienes sobre los cuales se
ejecuta el contrato y deberá reparar los perjuicios que irrogue su desatención sobre ello. Salvo
que las disposiciones legales pertinentes lo contemplen, la suspensión no legitimará el
incumplimiento de ninguna obligación debida frente a terceros o frente al Estado. EL
CONTRATISTA deberá informar a la compañía de seguros de la suspensión del contrato y
entregar copia del respectivo documento a EL CONTRATANTE.

Una vez superadas las causas que ameritaron la suspensión, LAS PARTES acordarán la
reiniciación de actividades en el menor tiempo posible. La renuencia para hacerlo o para llegar a
un acuerdo constituirá incumplimiento del contrato. Reanudadas las labores, EL CONTRATISTA
igualmente deberá informarlo a la compañía de seguros y aportar copia de la respectiva
comunicación a EL CONTRATANTE.
5.5. Reclamaciones
LAS PARTES entre sí podrán hacerse reclamaciones relacionadas con situaciones que se
presenten durante la ejecución del contrato, señalando claramente sus fundamentos.
EL CONTRATISTA acepta que no apelará a reclamaciones diplomáticas en lo tocante a derechos

y obligaciones que se deriven del contrato, salvo en el caso de denegación de justicia, (se
entiende que no existe denegación de justicia, cuando EL CONTRATISTA ha tenido expeditos
los recursos y medios de acción, que conforme a las leyes colombianas puedan emplearse ante
la rama judicial del poder público).
EL CONTRATISTA deberá responder ante los organismos de control que ejercen vigilancia sobre
EL CONTRATANTE, cuando éstos hallen incongruencias o irregularidades en cualquier aspecto
pertinente del contrato o su ejecución.
En caso de que la autoridad ambiental, durante el plazo contractual o con posterioridad al mismo,
resuelva en el marco de un proceso sancionatorio ambiental declarar responsable a EL
CONTRATANTE por incumplimiento de las especificaciones contempladas para la gestión
ambiental y social o en el Plan de Manejo Ambiental, y que dicha sanción provenga de una acción
u omisión que constituya violación de las normas ambientales o de los actos administrativos
emanados de la autoridad ambiental competente o la comisión de un daño al medio ambiente por
parte de EL CONTRATISTA, este deberá atender todos los requerimientos que haga EL
CONTRATANTE para su debida defensa, y asumir la eventual sanción impuesta, durante el
tiempo de vigencia de la facultad sancionatoria establecida en la Ley 1333 de 2009 o en la norma
que la modifique, ajuste o sustituya, incluyendo los gastos de defensa en los que incurrió EPM y
los demás perjuicios a que haya lugar.
5.6. Cumplimiento
El contrato se considerará cumplido cuando cada una de LAS PARTES lleva a cabo las acciones
que explícita o implícitamente quedan comprendidas en los compromisos u obligaciones que
asume, y con atención a las características formales y de tiempo previstas para ello.
Cualquier desviación, modificación u omisión de dichas acciones que no haya sido consentida
expresamente por la contraparte, constituirá legalmente un caso de “incumplimiento” del contrato
y será suficiente para que se produzcan los efectos legal o contractualmente previstos para ello.
Es un caso especial de incumplimiento, la renuencia de EL CONTRATISTA a firmar el documento

escrito en los casos en los cuales esta formalidad se establezca en las normas internas de
contratación de EL CONTRATANTE, en la solicitud de ofertas o por acuerdo entre LAS PARTES,
o no aportar la documentación necesaria para la formalización del contrato y, por tanto, para
hacer posible dar la orden de inicio. EL CONTRATANTE considerará que esta circunstancia se
ha dado cuando transcurran diez (10) días calendario después del vencimiento del plazo para
cumplir con los actos señalados, sin que este término se entienda como un plazo adicional al
fijado para la formalización del contrato. En ambos casos, EL CONTRATANTE podrá aceptar la

oferta del oferente clasificado en la lista de elegibles en siguiente lugar, frente a quien se
procederá de manera similar.
En todo caso y frente a los oferentes que incurran en el incumplimiento acabado de relacionar,
EL CONTRATANTE hará efectiva la garantía de seriedad de la oferta y el oferente quedará en
la situación de inhabilidad para contratar que contempla la Ley 80 de 1993.
5.7. Cesión del contrato
El contrato podrá cederse siempre y cuando se cuente con previa autorización escrita de EL
CONTRATANTE, para lo cual deberá acreditarse que el cesionario cumple con las mismas o
mejores calidades que acreditó el cedente para la aceptación de la oferta. Del análisis de estas
calidades y requisitos se dejará constancia por parte del Área administradora del contrato, previa
la autorización de la cesión.
EL CONTRATANTE revisará previamente el documento en el cual consta la cesión del contrato

para verificar si las condiciones de la misma son aceptables y, de ser el caso, oponer las
excepciones a que se refiere el artículo 896 del Código de Comercio.
Para aquellas cesiones que se efectúen en el marco de transformaciones empresariales y

aquellas cesiones que ocurran dentro de una forma asociativa, se deberá efectuar el análisis
particular sobre la cesión, verificando en primer lugar el documento correspondiente, a través del
cual se transmitió el bloque patrimonial en el cual se encuentra incluido el contrato, y en segundo
lugar la capacidad técnica, operativa y financiera del cesionario para continuar con la ejecución
del contrato, teniendo en cuenta, entre otros aspectos, las actividades que faltan por ejecutar en
el contrato, los riesgos que entraña la terminación del mismo, el plazo faltante de ejecución, los
pagos efectuados, y, en general, aquellos aspectos que permitan verificar tanto la transmisión de
la capacidad para seguir ejecutando el contrato o la continuidad de la misma en el proponente
plural sin solución de continuidad.
Si no se trata de una cesión sino de una operación en la que un tercero adquiera la totalidad o
una parte sustancial de los activos de EL CONTRATISTA, deberá notificarse previamente a EL
CONTRATANTE, para que este ejerza los derechos establecidos en la Ley.
5.8. Subcontratación
De acuerdo a lo establecido en las Condiciones Particulares, habrá o no lugar a la

Subcontratación.
En los casos en los que en las Condiciones Particulares se establezca la posibilidad de

Subcontratación, deberá tenerse en cuenta que, ni la aceptación de la oferta en la que
expresamente se indique la intención de subcontratar alguna(s) actividad(es), ni la autorización
por parte de EL CONTRATANTE en respuesta a una solicitud durante la ejecución del contrato,
exoneran a EL CONTRATISTA de la responsabilidad que corresponde a su condición ni se la
atenúan.
EL CONTRATANTE podrá aprobar o rechazar, a cualquiera de los candidatos a subcontratista

presentados por EL CONTRATISTA, bien sea con la oferta o mediante solicitud por escrito
durante la ejecución del contrato, y en caso de aprobación por parte de EL CONTRATANTE, EL
CONTRATISTA deberá velar porque el subcontrato cumpla con lo previsto en estas condiciones
generales y en las particulares.

No habrá relación contractual, laboral, administrativa ni de otra índole entre EL CONTRATANTE
y los subcontratistas, como tampoco la habrá con los proveedores y empleados de éstos y con
los de EL CONTRATISTA.
En caso de que el subcontratista acceda a datos personales de bases de datos de EL

CONTRATANTE con ocasión del contrato, EL CONTRATISTA deberá en el subcontrato pactar
cláusulas de protección de datos, en las que se dé cumplimiento a las condiciones aquí
establecidas y a las disposiciones vigentes referente a protección de información personal.
Asimismo, EL CONTRATISTA deberá establecer la adherencia del subcontratista a las políticas
de protección de datos de EL CONTRATANTE y de EL CONTRATISTA.
EL CONTRATISTA será, en todo caso, responsable por actos, errores u omisiones de sus
empleados, subcontratistas, proveedores o agentes, quienes carecerán de toda acción contra EL
CONTRATANTE.
5.9. Terminación anticipada del contrato
Además de lo previsto en las condiciones particulares de la solicitud de ofertas sobre la

terminación anticipada del contrato, con fundamento en el artículo 1602 del Código Civil
Colombiano, LAS PARTES acuerdan que se podrá dar por terminado el contrato en forma
anticipada, cuando se presente una o varias de las situaciones que a continuación se estipulan:
5.9.1. Se podrá dar por terminado el contrato, sin que este hecho dé lugar a indemnizar algún
tipo de perjuicios a LA PARTE que incurra en una o varias de las siguientes causales:
a. Cuando una de LAS PARTES no diere cumplimiento a las disposiciones legales

relacionadas con la prevención y control al lavado de activos y el financiamiento del
terrorismo que le sean aplicables.
b. Cuando una de LAS PARTES o algunos de sus accionistas, asociados o socios que directa
o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o
participación, sus representantes legales, Revisores Fiscales, Auditores Externos y sus
miembros de la Junta Directiva, figuren en las listas internacionales vinculantes para
Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), en
las listas de la OFAC, en la lista de organizaciones terroristas emitida por el Consejo de
Seguridad Nacional, Banco Mundial, Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo-y/o
en las listas nacionales o internacionales.
c. Cuando exista en contra de una de LAS PARTES o de sus accionistas, asociados o socios
que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte
o participación, o de sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos o de
sus miembros de Junta Directiva, sentencia judicial en firme en cualquier país que los
condene por la comisión de delitos dolosos, relacionados con lavado de activos,
financiación del terrorismo, fraude, corrupción o soborno, o se encuentren vinculados en
cualquier país a investigaciones o procesos penales por delitos dolosos relacionados con
lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, corrupción o soborno, o exista
información pública que impacte legal y reputacionalmente a una de LAS PARTES,
exponiendo a la otra, a su vez, a un riesgo de carácter legal o reputacional.

d. Cuando se presenten elementos que puedan representar riesgos reputacionales, legales,
operativos o de contagio relacionados con el lavado de activos o financiación del terrorismo.
e. Cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las
operaciones, la licitud de sus recursos o que cualquiera de LAS PARTES ha efectuado
transacciones u operaciones destinadas a dichas actividades o a favor de personas
relacionadas con las mismas.
f. Cuando se presenten yerros, inconsistencias, discrepancias o falsedades en la

documentación e información aportada.
g. Cuando los accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco
por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o los representantes legales,
representantes de formas asociativas y miembros de Junta Directiva de una de LAS
PARTES, se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el
Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la
“Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de
Desarrollo)” por haberse determinado que estuvieron involucradas en prácticas
fraudulentas, corruptas, colusorias, coercitivas u obstructivas en violación de las políticas
anticorrupción del Grupo BID.
h. Cuando cualquier activo objeto del contrato sea objeto de una medida de extinción de
dominio y sobre el cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad que haga sus
veces no tenga el control o no le haya sido nombrado un depositario directo.
i. Cuando en la ejecución del contrato, una de LAS PARTES sea sancionado por la autoridad
competente por conductas violatorias de las normas sobre protección de la competencia
que exponga a la otra PARTE a un riesgo reputacional o legal.
j. Cuando EL CONTRATISTA incumpla el Manual de conducta para Proveedores y

Contratistas de EL CONTRATANTE.
5.9.2 EL CONTRATANTE dará por terminado el contrato cuando se presente situaciones de

orden público que hagan inviable la ejecución del mismo.
Cuando la causal de terminación anticipada corresponda a las consignadas en el numeral 5.9.1.

para garantizar el debido proceso y el derecho de contradicción, se comunicará por escrito a
través de la funcionalidad del sistema de información habilitada para el efecto a la otra PARTE la
decisión de iniciar el trámite, indicándole la causal o causales que se invocan.
LA PARTE que recibe tal comunicación podrá demostrar en un plazo no superior a quince (15)
días calendario que subsanó o eliminó o desvirtuó la existencia de la situación o de la condena.
LAS PARTES acuerdan que, si no se logra demostrar en el plazo fijado que la causal ha sido
subsanada o eliminada o que no existió, habrá lugar a la terminación del contrato, lo cual se
comunicará inmediatamente y se procederá a la liquidación o al cierre de cuentas del mismo,
según corresponda, en el estado en que se encuentre, quedando obligada LA PARTE que
incurrió en la causal a indemnizar los perjuicios causados a la otra PARTE.
5.10.Terminación plazo contractual con incumplimiento grave

Si el plazo de ejecución del contrato ha vencido, sin que se cumpla con la ejecución del objeto
contractual, se considerara este como un incumplimiento grave por parte de EL CONTRATISTA.
Para efectos de determinar el incumplimiento grave, se deberá tener en cuenta lo estipulado en

el numeral 7.4 Debido proceso, de las Condiciones Particulares.

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2.1.3. Declaración sobre la información

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