Ing.

Alexis Valderrama Wong

Administración General

Ing. Alexis Valderrama Wong

MODULO I
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ADMINISTRACION
ORIGEN
La Administración inició al mismo tiempo que el hombre, surgió. Se mostraron fenómenos
administrativos en la forma de organizar, recolectar alimentos, la caza, construcción de
ciudades. Y Se presentó en todas las épocas de la Antigüedad, Edad Media, Moderna y
Contemporánea.

La administración aparece
desde que el hombre
comienza a trabajar en
sociedad

El surgimiento de la administración como disciplina es un acontecimiento de primera

importancia en la historia social. El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende
a organizarse y cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede
describirse a través del desarrollo de las entidades sociales
Si se pudiera repasar toda la historia de la humanidad encontraríamos que, los pueblos
antiguos trabajaron unidos en agrupaciones formales ejemplo los ejércitos griegos y
romanos, la iglesia católica romana, la compañía de las indias orientales.

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REVOLUCIÓN INDUSTRIAL
Hacia finales del siglo XVIII, se dio la famosa Revolución Industrial donde la producción
de mercancías sufre un cambio radical pues hasta entonces la producción se basaba en
la manufactura, es decir todo se hacía manualmente, pero a partir del momento que se
descubre la máquina de vapor, todo cambio, la industria se aceleró en forma
inconmensurable. De Inglaterra se extendió a toda Europa, más tarde a Norteamérica.
Esta maquinización de la producción hizo que la organización cambiara radicalmente, ya
la producción no eran pequeñas unidades, ya que eran grandes cantidades. Esto cómo
es lógico requirió de mucha mano de obra; paradójico pero cierto ya que la capacidad
de las máquinas dependía del factor humano, del obrero. Esto creó empleo en las
principales ciudades europeas, pero al mismo tiempo hubo una pauperización de la
condición del obrero como humano, ya que la paga no era muy buena y se sometían a
jornadas extenuantes de trabajo con el fin de poder competir con las otras empresa.

La unidad doméstica de producción, o sea el taller, el artesanato en familia, desapareció

con la súbita y violenta competencia, dando lugar a la pluralidad de obreros y de
máquinas en las fábricas. Con la concentración de industrias y la fusión de pequeños
talleres alimentadas por el fenómeno de la competencia, grandes contingentes de
trabajadores pasaron a operar juntos, en jornadas diarias que se prolongaban hasta 12
o 13 horas, bajo condiciones ambientales peligrosas e insalubres que provocaban
accidentes y enfermedades en gran escala. El crecimiento industrial fue improvisado y
totalmente empírico ya que la situación era nueva y desconocida, Esto origino que
muchos especialistas se enfocaran en aportar mejoras en la gestión de estas empresas
desde diferentes enfoques.

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CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los
recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de
la organización de manera eficiente y eficaz.

CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN SEGÚN DIFERENTES AUTORES

V. Clushkov “Es un dispositivo que organiza y realiza la transformación, recibe la información
del objeto de dirección, procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestion, realizando
este proceso continuamente.”

J.D. Mooney “Es el arte o tecnica de dirigir e inspirar a lo demás, con base en un profundo y
claro conocimiento de la naturaleza humana” Y contrapone esta definicion con la que da sobre
la organizacion como: “la tecnica de relacionar los deberes o funciones especificas en un todo
coordinado”.

Koontz and O´Donnell Consideran la administración como: “la dirección de un organismo

social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus
integrantes”

F. Tannenbaum“El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlar a subordinados

responsables (y consiguientemente, a los grupos que ello comandan), con el fin de que todos los
servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa”

Henry Fayol (Considerado por muchos como el verdadero padre de la moderna

administración) dice que “administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”

F. Morsten Marx La concibe como “Toda acción encaminada a convertir un propósito en

realidad positiva”, “es un ordenamiento sistemático de medios y el uso calculado de recursos
aplicados a la realización de un propósito”

F.M. Fernández Escalante “Es el conjunto de principios y técnicas, con autonomía propia,
que permite dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia objetivos comunes”

Reyes Ponce “Es un conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las
formas de estructurar y manejar un organismo social”

Mary Parker Follet La administración se ha llamado “El arte de hacer las cosas por conducto
de las personas”, llama la atención al hecho de que los gerentes alcanzan las metas
organizacionales haciendo que otros lleven a cabo las tareas necesarias, pero no realizando ellos
mismos tales tareas.

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ENFOQUES
Enfoque clásico
La teoría clásica de la administración, también denominada “tradicional” se enfoca en
identificar las funciones administrativas y en establecer los principios administrativos.
Especifica que las funciones y principios son universales, al mismo tiempo que establece
que los principios de la administración son intangibles y afectan
la conducta administrativa.
Esta teoría busca el aumento de la eficiencia de la organización a
través de su estructura, de la forma y disposición de los órganos
que la conforman y de sus interrelaciones estructurales.
El principal representante de la teoría clásica de la administración
fue Henry Fayol, quien estableció las funciones que se debería llevar a cabo dentro de
cualquier organización
La administración científica
La teoría científica de la administración, tuvo como principal exponente a Frederick
Taylor, quien especificaba que el aumento de la productividad se lograba con una mayor
eficiencia en la producción y la aplicación del método científico.
De acuerdo a sus postulados, la productividad depende de la eficacia y
la eficiencia del desempeño individual y organizacional.
La eficacia consiste en lograr los objetivos y la eficiencia en obtenerlos
con la menor cantidad de recursos.
La administración burocrática
Esta teoría fue esbozada por Max Weber en 1940. Su perspectiva se basa en la estructura
organizacional. Se basa en la organización formal y el enfoque es un sistema cerrado. La
organización es humana pero basada en la racionalidad. Las
característica de la organización son una serie de normas y reglamentos,
división del trabajo, impersonalidad de las relaciones, jerarquía de
autoridad, rutina y procedimientos. Los aportes son un enfoque de
sistema cerrado, énfasis en la planeación y control, establecimientos de
tipos de sociedades y autoridades.

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Enfoque conductual
Destacaba la importancia de encontrar y comprender aquellos factores que afectan el
comportamiento dentro de las organizaciones. Sus exponentes fueron:
Hugo Münsterbeg, Mary Parker Follet, Elton Mayo.

Movimiento de las relaciones humanas.

Trata las necesidades de los individuos, dentro de la organización marcando la
importancia de la superación personal. Algunos exponentes de este movimiento fueron:
Abraham Maslow y Douglas McGregor.

Teoría contingencial
Elaborada en 1980 por William Dill, William Starbuck, James Thompson, Paul Lawrence,
Jay Lorsch y Tom Burns. La organización es un sistema abierto. Existe una relación
funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas. Subraya el
ajuste entre procesos organizacionales y las características de la situación, requería la
adaptación de la estructura organizacional a diversas contingencias. Considera que el
funcionamiento de una organización depende de la interacción con el entorno a partir
de la influencia del ambiente

Enfoque cuantitativo de la administración

Enfatizo gerencialmente el mejor uso de los recursos de la organización, basado en
métodos cuantitativos como la informática, la estadística y las matemáticas, para
realizar una buena toma de decisiones y mejorar la productividad y eficacia de la
organización.
Se concibe a la organización como un espacio donde se aplican procesos decisorios. La
teoría de la matemática se basa en dos perspectivas: la del proceso y la del problema,
de las cuales se obtiene las características de la toma de decisiones que son: Decisiones
programadas y no programadas. Las aportaciones son: teorías de los juegos: estrategia
y análisis de conflictos, de los grafos: técnicas de planeación y programación por medio
de redes -de las colas: cuida el tiempo de espera, la cantidad de clientes y el tiempo de
prestación del servicio.
Los representantes de esta teoría son: Herbert Simon, Von Neumann y Mongesntem

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La teoría de los sistemas

Este enfoque ve a la organización como un sistema formado por otros subsistemas que
están interrelacionados, tomando en cuenta tanto el aspecto interno como también el
entorno de la organización.
La teoría de sistemas es caracterizado y definido como un sistema conformado por sus
partes, que a su vez interactúan entre sí, por lo que las variaciones de una de sus partes,
afecta a todas las demás, no siempre de la misma manera y magnitud.
Teoría neoclásica
Esta teoría fue elaborada por Peter Drucker en 1954 bajo la perspectiva metodológica.
Considera a la organización formal y a la informal. Para Drucker la organización es un
sistema social con objetivos por alcanzar racionalmente. Los aportes de esta teoría es
que le asigna alta jerarquía a los conceptos clásicos de estructura, autoridad y
responsabilidad. Además incorpora otros enfoques teóricos como la dinámica de
grupos, la organización informal, la comunicación interpersonal y la apertura hacia una
dirección democrática. Los objetivos organizacionales son la integración entre objetivos
individuales de los trabajadores con los objetivos organizacionales.

Clásica
Teorías Administrativas

Científica
Burocrática
Relacional
situacional
Sistémica
Neoclásica

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PROCESO ADMINISTRATIVO
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones
específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Aunque
este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado.
Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y
controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás
recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.

Planificar

Es el proceso que comienza con la visión de la organización; la misión de la organización; fijar

objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como Herramienta el Mapa
estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las
oportunidades/amenazas del contexto.

La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años)
y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. En la actualidad
los cambios continuos generados por factores sociales, políticos, climáticos, económicos,
tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los
plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma
sistemática y permanente.

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Organizar

Responde a las preguntas ¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar el 0rganigrama de la

organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea;
¿cuándo? se va a realizar; mediante el diseño de Proceso de negocio, Cursogramas que
establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en
definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

Dirigir

Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del Liderazgo sobre los individuos
para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando
modelos lógicos y también intuitivos de Toma de decisiones.

Controlar

Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados;
se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza
a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante
un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde
se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la organización.

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PLANIFICACIÓN
Es la parte del proceso administrativo donde se diseña el futuro de la organización

TIPOS DE PLANEACIÓN

La planeación estratégica:

Es comprensiva, a largo plazo y relativamente general. Los planes estratégicos se centran en

temas amplios y duraderos que aseguran la efectividad de la empresa y su supervivencia.

Planeación operativa

La planeación operativa se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas

que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Las características
más sobresalientes de la planeación operacional son: se da dentro de los lineamientos sugeridos
por la planeación estratégica y táctica; es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango
jerárquico; trata con actividades normalmente programables; sigue procedimientos y reglas
definidas con toda precisión; cubre períodos reducidos.

MISION
La misión ayuda a responder la pregunta ¿Quiénes somos? La misión empresarial es una
declaración escrita en la que se describe la razón de ser de la empresa y su objetivo principal.

La misión de una empresa define e informa principalmente de qué es lo que hace la compañía,
a que se dedica, actividad en el mercado, cómo lo lleva a cabo, cuál es su propuesta de valor;
además se puede completar haciendo referencia al público hacia el que va dirigido y con la
singularidad, particularidad o factor diferencial, mediante la cual desarrolla su labor o actividad.

¿Cómo definir la misión de una empresa?

Para definir la misión de una empresa, nos ayudará responder algunas de las siguientes
preguntas:
¿Qué hacemos?
¿Cuál es nuestro giro de negocio?
¿A qué nos dedicamos?
¿Cuál es nuestra razón de ser?
¿Quiénes son nuestro público objetivo?
¿Cuál es nuestro ámbito geográfico de acción?
¿Cuál es nuestra ventaja competitiva?
¿Qué nos diferencia de nuestros competidores?
Además de contestar a las anteriores preguntas, una misión de una empresa
correctamente formulada siempre debe contar con las siguientes características:

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 Clara y sencilla.
 Debe indicar a que se dedica la empresa.
 Diferencia a la empresa de sus competidores.
 Tiene que ser fácil de recordar para los empleados y los clientes

Para qué sirve la misión de una empresa

Inspira con la misión a los trabajadores, ya que individualmente responde a la pregunta «¿cuál
es el valor de mi trabajo aquí?». Esta es la directriz que lleva sus labores particulares hacia los
objetivos compartidos.

Recuerda que los empleados, sobre todo los más jóvenes, consideran que el trabajo es un reflejo
de lo que son o de lo que aspiran; por eso es importante que cuentes con una misión definida.

Ejemplos

McDonald's
Proveer un ambiente divertido y seguro donde los clientes disfruten de
buena comida con ingredientes de calidad y a precios accesibles.

UNSA
Formar profesionales competentes y éticos, con capacidad para la
investigación e innovación generando conocimiento científico, tecnológico
y humanístico, contribuyendo al desarrollo sostenible de la región y del país.

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VISION
La visión nos ayuda a responder la pregunta: ¿Quiénes queremos ser? La visión de una
empresa contempla las metas que nos hemos propuesto conseguir en el futuro, es la
concepción de lo que queremos llegar a ser.
La visión tiene un carácter motivador e inspirador, por lo tanto todas las metas que
planteemos sobre ella, deben ser obligatoriamente realistas y alcanzables. Sin duda la
visión de una organización nos ayudará a guiar a nuestro equipo hacia una meta
¿Cómo definir la visión de una empresa?
Para la definición de la visión de nuestra empresa, nos ayudará responder a las siguientes
preguntas:

¿Qué quiero lograr?

¿Dónde quiero estar en el futuro?

¿Qué podría incorporar a la empresa que no esté haciendo?

¿Para quién lo haré?

¿Me dirigiré a otro tipo de clientes?

¿Ampliaré mi zona de actuación?

¿Qué recursos o cualidades debo tener en el futuro para conseguirlo?

Además una correcta visión empresarial debe contar siempre con las siguientes características:

 Clara y sencilla.
 Entendible por los miembros de la compañía.
 Positiva, atractiva e inspiradora.
 Tiene que suponer un desafío.
 Realista.

Ejemplos:

Procter & Gamble

Be, and be recognized as, the best consumer products and services company in the
world (Ser y lograr ser reconocida como la mejor compañía de productos de consumo
masivo y servicios en el mundo).

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OBJETIVOS
Los objetivos de una empresa son resultados, situaciones o estados que una empresa pretende
alcanzar o a los que pretende llegar, en un periodo de tiempo y a través del uso de los recursos
con los que dispone o planea disponer.

Características de los objetivos

Medibles

Deben ser mensurables, es decir, ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Por
ejemplo, a diferencia del objetivo «aumentar las ventas», un objetivo medible sería «aumentar
las ventas en un 20% para el próximo mes». Sin embargo, es posible utilizar objetivos
generales como el de «aumentar las ventas», pero siempre y cuando éstos estén
acompañados de objetivos medibles que en conjunto permitan alcanzar los generales.

Claros

Deben tener una definición clara, entendible y precisa. No deben prestarse a confusiones ni
dejar demasiados márgenes de interpretación.

Factibles

Deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad y los
recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) con los que cuenta, así como la
disponibilidad del tiempo necesario para cumplirlos.

Desafiantes

Deben ser retadores (aunque realistas). No deben ser algo que de todas maneras sucederá,
sino algo que signifique un desafío o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mucha
utilidad ni proporcionan mayor motivación, aunque objetivos fáciles al principio pueden servir
de estímulo para no abandonar el camino apenas éste se haya iniciado.

Realistas

Deben ser realistas y razonables. Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del
entorno en donde se pretenden cumplir, así como la capacidad y los recursos de la empresa.
Por ejemplo, a diferencia del objetivo «aumentar de 10 a 1000 empleados en un mes», un
objetivo realista sería «aumentar de 10 a 20 empleados en un mes».

Coherentes

Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos y con la visión, la misión, las
políticas, la cultura y los valores de la empresa.

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Tipos de objetivos
Generales
También conocidos como objetivos genéricos o de largo plazo, son objetivos basados
en expresiones generales o genéricas. Algunos ejemplos de objetivos generales o
genéricos son:

 ser la empresa líder del mercado.

 ser una marca líder en el mercado.
 lograr una mayor participación en el mercado.
 incrementar las ventas.
 aumentar los ingresos.
 generar mayores utilidades.
 obtener una mayor rentabilidad.
 ser una marca reconocida en el mercado.

Específicos
Son objetivos concretos expresados en términos de cantidad y tiempo. Los objetivos
específicos son necesarios para alcanzar los objetivos generales. Algunos ejemplos de
objetivos específicos son:

 lograr una participación de mercado del 20% para el segundo semestre del año.
 aumentar la eficiencia de la producción en un 20% para el próximo año.
 triplicar la producción antes de acabar el periodo.
 incrementar las ventas mensuales en un 20%.
 vender 10 000 productos antes de finalizar el año.
 obtener una rentabilidad anual del 25%.
 aumentar el número de trabajadores de 10 a 12 en un mes.
 reducir el nivel de ausentismo de los trabajadores en un 5% antes de finalizar el
año.
 adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre.

Programación
La programación de actividades, es aquél proceso subsecuente a la planificación y que tiende a
concretar las operaciones, definiendo dónde y cuándo se van a realizar. La programación es
un proceso que se convierte en la materialización de la planificación, por tanto es la
herramienta ejecutora de la planificación.

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NIVELES DE DECISIÓN EN LA PLANIFICACIÓN

Todo lo concerniente a la planificación y programación, tiene que ver con realizar actividades y
tareas que se constituyan en elementos estructuralmente informativos para que puedan
orientar hacia el proceso de toma de decisiones. Las decisiones, como procesos estructurados
y sistémicamente razonados, no pueden prescindir de toda la metodología inmanente en la
planificación y programación. Desde esta perspectiva existen tres niveles de decisión asociados
a la planificación y programación:

A. El NIVEL ESTRATÉGICO, que tiene que ver con la planificación a largo plazo, con la definición
de objetivos a largo plazo y de políticas generales asociadas a la visión natural de la organización.
Usualmente este nivel, está asociado a los estratos gerenciales y de juntas directivas de la
organización. Ejemplos de esta forma de planificación son: la definición de políticas
comerciales, políticas de ventas, de posicionamiento y de políticas financieras.

B. El NIVEL TÁCTICO, que se asocia a la definición de lineamientos a mediano plazo; este nivel
está asociado generalmente a los mandos medios. Ejemplos de decisiones en este nivel
tenemos: el desarrollo de planes de operaciones, gestión de materiales y de stocks,
programación maestra de las operaciones, etc.

C. El NIVEL OPERATIVO, que tiene que ver con las actividades del día a día, es decir a corto
plazo, y que está asociado al personal de ejecución de tareas en una organización. Las
actividades asociadas a este nivel son aquellas que tienen que ver con el proceso de
operaciones.

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LOS DIAGRAMAS DE GANTT

Los diagramas de Gantt, son un sistema gráfico que se ejecuta en dos dimensiones; en el eje de
abcisas se coloca el tiempo y en el eje de ordenadas se colocan las actividades a desarrollar.
Este diagrama es muy útil para mostrar la secuencia de ejecución de operaciones de todo un
paquete de trabajo y tiene la virtud de que puede utilizarse tanto como una herramienta de
planificación así como una herramienta de seguimiento y control, tal cual se muestra en la figura.

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FODA
FODA resulta de la traducción del inglés SWOT, el acrónimo de strengths (fortalezas),
weaknesses (debilidades), opportunities (oportunidades) y threats (amenazas).

Esta matriz fue desarrollada en el Instituto de Investigaciones de Stanford, Estados Unidos, entre
1960 y 1970, con la colaboración de M. Dosher, el Dr. O. Benepe, A. Humphrey, Birger Lie y R.
Stewart. El propósito era descubrir por qué fallaba entonces la planificación corporativa al nivel
gerencial.

El estudio dela matriz FODA permite identificar problemas, prever escenarios, predecir
complicaciones, observar soluciones, visualizar puntos débiles de la entidad y transformarlos en
fortalezas y oportunidades.

Fortalezas: los atributos o destrezas que una industria o empresa contiene para alcanzar los
objetivos. Son todos los aspectos positivos e internos que posee la empresa.

Debilidades: son los factores internos desfavorables que dificultan a la organización cumplir sus
objetivos.

Oportunidades: son las condiciones externas, lque bien aprovechadas le permiten a la

organización alcanzar el objetivo

Amenazas: lo perjudicial, lo que amenaza la supervivencia de la industria o empresa y que se

encuentran externamente, y podrían convertirse en barreras para alcanzar el objetivo.

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VALORES
Los valores empresariales son un conjunto de principios sobre los cuales las organizaciones
empresariales o corporativas basan sus objetivos éticos y económicos.

Estos valores son necesarios para determinar los objetivos de la empresa, definir los principios
éticos de sus trabajadores y las estrategias de trabajo para obtener mayores beneficios
económicos, ofrecer productos y servicios de calidad competitiva, entre otros. Además definen
comportamientos en los integrantes de la organización.

A continuación se presentan diferentes ejemplos de los valores empresariales:

 Constancia y disciplina
 Competitividad e innovación
 Transparencia y honestidad
 Excelencia
 Puntualidad.

¿Para qué sirven?

Los valores empresariales son la base de la cultura organizacional y diferencian a la compañía

de la competencia.

Los valores son los que dan identidad a una empresa, reflejan su compromiso con la sociedad y
sirven de motivación para los empleados.Su selección debe ser cuidadosa, pues deben coincidir
tanto con la actividad que desempeña la organización como con el propósito de responsabilidad
social que asuma.

IDENTIDAD CORPORATIVA
La identidad corporativa de una empresa es el conjunto de características, valores y creencias
con las que una organización se auto identifica y se auto diferencia de las otras organizaciones.
Es su historia, su ética, su filosofía de trabajo, sus valores, su cultura cuotidiana, sus normas
establecidas. Es, en definitiva, su personalidad.

CULTURA ORGANIZACIONAL
Definir la cultura corporativa: el conjunto de normas, valores y pautas de conducta compartidas
y no escritas por las que se rigen los miembros de una organización y que se reflejan en sus
comportamientos. Es el conjunto de códigos, creencias y valores compartidos por todos o por la
gran mayoría de los miembros de una organización.

LA ÉTICA EMPRESARIAL
la ética empresarial como el conjunto de valores, normas y principios reflejados en la cultura de
la empresa, cuyo objetivo es alcanzar una mayor armonía con la sociedad y permitir una mejor
adaptación de los trabajadores en el entorno laboral, respetando los derechos de los mismos en
su doble papel de empresarios y de personas.

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