P-Ga-03 Ingresos y Recaudo

PROCESO DE APOYO P-GA-03
Versión: Fecha:
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
01 03-05-21
GESTIÓN DE INGRESOS Y RECAUDO Pág. 1 de 6
OBJETIVO
Establecer el procedimiento para controlar el adecuado ingreso de recursos, por concepto de

los servicios ofrecidos por la empresa.
ALCANCE
Aplica a pagos de nómina, prestación de servicios, operación del servicio y servicios públicos.
Revisión y direccionamiento dineros ingresados.
ENTRADAS SALIDAS
Certificaciones RUNT.
Cupos Asignados para academia.
Control de clases teóricas y prácticas.
Requerimientos del usuario.
Base de Datos
Normatividad aplicables
Facturación.
1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• NTC ISO 9001: 2015
2. POLITICAS DE OPERACIÓN.
Toda entrega de recaudo de dinero deberá verificarse con soportes y verificación en

el sistema.
Toda Factura deberá emitirse en tiempo real e inmediata en el momento de

recepcionar el efectivo o pago electrónico.
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3. METODOLOGIA
Ítem ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE
Se realiza la factura correspondiente al servicio.
FACTURACIÓN DEL Nota aclaratoria: el auxiliar de facturación deberá Auxiliar

1
SERVICIO diligenciar los datos completos, nombre, número Factura Administrativ
de cédula, dirección y teléfono el usuario, digitar o de
el código correcto correspondiente al trámite. Facturación
Para la emisión de la factura ingreso por el módulo

de facturación de TNS.
• Ingresando el prefijo PO según resolución

facturación pos de la DIAN, fecha y numero
de factura con su respectivo consecutivo
• Ingresa forma de pago y observaciones
• Realiza el ingreso en “Caja de Ventas

EMISION DE LA diarias” para todos los servicios de Auxiliar de
2
FACTURA
Factura
academia y licencias. Facturación.
Para pagos por datafono ingresan a la cuenta

Bancolombia.
Para pagos con cheque de la cooperativa

coomutrasan convenio créditos se ingresan a
“Caja de Ventas diarias”- consignándose
posteriormente a la cuenta cte Colpatria
Registra la factura e imprime.
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Como control interno de CERTICAR se llena la

base de datos interna de facturación, en la carpeta
INGRESA Auxiliar
INFORMACIÓN EN compartida en la intranet. Allí registra toda la Archivo Excel
Administrativ
2 BASE DE DATOS información de los alumnos matriculados, tipo de de Base de
INTERNA DE LA o de
licencia, control de pagos, financiamiento y datos.
EMPRESA Facturación
valores, lo cual permitirá hacer el seguimiento a los
alumnos y tiempos de certificación
Siempre que se reciba dinero, no importa su

concepto se deberá emitir un recibo de caja
firmado por el usuario como soporte del ingreso,
Esto se hace ingresando al módulo de Cartera

teniendo precaución de ingresar adecamente el
prefijo mes y consecutivo.
Se ingresa Detalle del ingreso
RECEPCION DE El abono se enlaza a un número de factura. Recibo de Auxiliar de

3 INGRESOS Y
ABONOS caja Facturación.
Se relaciona con nombre del cliente que realiza el
pago.
El nombre de del auxiliar que recibe el dinero
Se ingresa concepto o detalle del pago
Se ingresa la forma de pago, seleccionando “Caja

de Venta”
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Se realiza el cierre de caja correspondiente con

todas las facturas, ya sean de contado o de crédito
y con su respectivo cuadre de caja., incluyendo: formato Con
Recibos de caja, copia exámenes médicos detalle del
facturados, bauches pagos con datafono o Movimiento
soportes de consignaciones o transferencias y diario Auxiliar
cheques cooperativa de créditos y el efectivo
organizado. Soportes de Contable
CUADRE DIARIO DE
3 MOVIMIENTOS DE TNS
CAJA. Imprimir resumen de ventas, resumen recibos de Administrativ
caja, A.B.C de productos de venta, del sistema Efectivo o-
TNS para cuadre diario Facturación.
Diligenciar formato cuadre diario para la

Recibos de
destinación de los dineros y movimiento de
Caja.
efectivo el cual debe tener:
Se verifica en el Paynet la compra de los pines,

4 VEFIFICACIONES Lista de AUXILIAR
DEL RECAUDO según facturas diarias e ingresos en el sistema de verificación CONTABLE.
facturación.
Organiza y contabiliza el movimiento diario de Contabilidad

CONTABILIZACIÓN
5
DIARIA DE
CERTICAR en TNS, realizando los respectivos Auxiliar TNS
INGRESOS. comprobantes contables. contable
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Consignación Auxiliar
Se realiza consignación de los movimientos de
6 CONSIGNA EN
CERTICAR, en las respectivas cuentas bancarias. Planilla contable
CUENTAS
BANCARIA Se diligencia formato planilla mensajería mensajería Mensajero
A media que los usuarios realizan abonos, o

7 ACTUALIZACIÓN terminan de cancelar el valor total, se actualiza la Auxiliar de Base de datos
BASE DE DATOS base de datos de Excel, controlando el estado de Facturación. Excel.
la cartera.
8 CONCILIACIONES Se revisa en el sistema TNS, libro auxiliar de caja Auxiliar

TNS
CAJA menor, caja cheques, caja de ventas diarias, y contable.
bancos, los movimientos realizados en la semana.
Los comprobantes contables se deben archivar

Auxiliar AZ Contable
9 ARCHIVO según consecutivo numérico y respectivos
CONTABLE contable del mes.
soportes.
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Anexo 1:
Se tienen tres cajas contablemente para el ingreso de recaudos, las cuales se

manejan de la siguiente manera:
Caja cheque Valores retirados por cheques

Caja diaria de venta Registros de ventas diarias
Caja menor Reembolsos de manejo de caja menor.
Manejo de cuentas bancarias
Entidad bancaria Tipo de Cuenta Recursos que se

manejan
Colpatria Corriente Academias
Colpatria Ahorro Provisiones de empleados
Provisiones de impuestos
Banco de Occidente Corriente Derechos de tránsito y
CUPL
Banco de Occidente Ahorros Ingresos de Tramites
Bancolombia Ahorros Ingresos por Datafono
Banco de Bogotá Corriente Ingresos Baloto.
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Establecer el procedimiento para controlar el adecuado ingreso de recursos, por concepto de

• NTC ISO 9001: 2015

Toda entrega de recaudo de dinero deberá verificarse con soportes y verificación en

Toda Factura deberá emitirse en tiempo real e inmediata en el momento de

Se realiza la factura correspondiente al servicio.

FACTURACIÓN DEL Nota aclaratoria: el auxiliar de facturación deberá Auxiliar

Para la emisión de la factura ingreso por el módulo

• Ingresando el prefijo PO según resolución

• Ingresa forma de pago y observaciones

• Realiza el ingreso en “Caja de Ventas

Para pagos por datafono ingresan a la cuenta

Para pagos con cheque de la cooperativa

Registra la factura e imprime.

Ítem ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE

Como control interno de CERTICAR se llena la

Siempre que se reciba dinero, no importa su

Esto se hace ingresando al módulo de Cartera

Se ingresa Detalle del ingreso

RECEPCION DE El abono se enlaza a un número de factura. Recibo de Auxiliar de

El nombre de del auxiliar que recibe el dinero

Se ingresa concepto o detalle del pago

Se ingresa la forma de pago, seleccionando “Caja

Ítem ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE

Se realiza el cierre de caja correspondiente con

Diligenciar formato cuadre diario para la

Se verifica en el Paynet la compra de los pines,

Organiza y contabiliza el movimiento diario de Contabilidad

Ítem ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE

A media que los usuarios realizan abonos, o

8 CONCILIACIONES Se revisa en el sistema TNS, libro auxiliar de caja Auxiliar

Los comprobantes contables se deben archivar

Se tienen tres cajas contablemente para el ingreso de recaudos, las cuales se

Caja cheque Valores retirados por cheques

Manejo de cuentas bancarias

Entidad bancaria Tipo de Cuenta Recursos que se

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