,

$
J

'4 INSTRUCTIVO PARA CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

REPUBLlCA DE COLOMBIA

Código: SERVAP- Pág. 1 de 10

IT-003-JOLA-V01 RiQe a partir de: 12/12/2014

.,.

TABLA DE CONTENIDO

Pá~g.
1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE 2
3. GLOSARIO 2
4. CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS 4
5 REGISTROS 10
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 10
7. NORMATIVIDAD 10

ELABORADO POR: REVISADO POR:

ASü8 GEIDY BIVIANA S3 JOHANA ALMEIDA POVEDA ESPINOSA
ARROYO REYES
CARGO:
AUXILIAR DE ARCHIVO
FECHA: 12/1 /
FIRMA:r;:;;'
 , d

$
ARMADA NACIONAL
INSTRUCTIVO PARA CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS .'
REPUBLlCA DE COLOMBIA
Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

Código: SERVAP- Pág. 2 de 10

IT-003-JOLA-V01 RiQe a partir de: 12/12/2014

1. OBJETIVO

Facilitar y suministrar de manera ágil y oportuna, tanto a los usuarios internos como externos la
consulta y/o acceso de la documentación que reposa tanto en otras dependencias, como en el
Archivo Central de la Armada Nacional, dando estricto cumplimento al procedimiento interno que
aplica para tal fin.

2. ALCANCE

Aplica a todas las solicitudes que sean allegadas a cualquier dependencia de la Armada
Nacional, con el fin de consultar, prestar o elevar un requerimiento sobre información que sea
institucional.

3. GLOSARIO

./ Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información

que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley .

./ Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor

sustantivo, histórico o cultural.

./ Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de

archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas .

./ Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio
e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia .

./ Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado
su trámite y cuando su consulta es constante .

./ Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en

trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa .

./ Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades

de descripción de un instrumento de consulta y recuperación .

./ Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para
su almacenamiento y preservación .

./ Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales .

./ Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin

de conocer la información que contienen.
'1

INSTRUCTIVO PARA CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

REPUBLlCA DE COLOMBIA
Código: SERVAP-IT- Página 3 de 10
Rige a partir de: 12/12/2014
003-JOLA-V01
./ Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el
análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta .

./ Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación .

./ Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios
archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan,
secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación .

./ índice: Instrum,ento de consulta en el que se listan, alfabétiCa o nUl}1éricamente, términos

onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su
localización .

./ Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de

consulta, los documentos requeridos.
 INSTRUCTIVO PARA CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

REPUBLlCA DE COLOMBIA
Código: SERVAP-IT- Página 4 de 10
Rige a partir de: 12/12/2014
003-JOLA-V01

4. CONSULTA DE DOCUMENTOS

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado
Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser
necesario a obtener copia de los mismos. En forma genérica se puede afirmar que el servicio más
vital que puede prestar un archivo a la administración, a los investigadores y a la comunidad, es el
acceso a la información solicitada, dando así origen al servicio de consulta, en sala o fuera de esta
según lo indique el procedimiento.

Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes
de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.

NOTA: El Articulo 12 de la Ley 57 de 1985, a la letra dice; Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que
reposen en las oficinas públicas y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan
carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional.

Es de recordar que el Artículo 13 de la Ley 57 de 1985 a la letra dice: que la reserva legal sobre cualquier documento cesara a
los treinta (30) años de su expedición.

Cumplidos estos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier
ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias
del mismo. (Inciso modificado por el art(culo 28 de (a Ley 594 de 2000).

Ley 594 de 2000, Titulo VI, ACCESO Y CONSUL TA DE LOS DOCUMENTOS,

Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos.
Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artículo 13 de la Ley 57 de 1985,
Artículo 29. Restricciones por razones de conservación.

GENERALIDADES DE LA CONSULTA

Los usuarios pueden consultar los documentos que reposan en los archivos de la Institución en
horario laboral, atendiendo a los siguientes pasos:

• Antes de solicitar la consulta al Archivo Central, el usuario deberá adelantar estrategias de

búsqueda en el Archivo de Gestión, Web o demás fuentes de información, con el fin de hacer
eficientes los recursos y servicios de la Institución.

• La consulta se realiza en el lugar acondicionado para prestar el servicio "sala de consulta" o

fuera de esta teniendo en cuenta las normas de consulta y la orientación del funcionario
responsable, que complementa este servicio con el de Referencia a través de guías, índices,
catálogos, bases de datos, entre otros y todos los demás datos que puedan proporcionar
otros archivos o unidades de información.

• La consulta realizada por usuarios externos se hace directamente en el archivo, en el horario

laboral y con la debida autorización para la reproducción de documentos, por ningún motivo
se deben retirar los documentos de la Institución sin la debida autorización y el cumplimiento
de los requisitos.
 INSTRUCTIVO PARA CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

REPUBLlCA DE COLOMBIA
Código: SERVAP-IT- Página 5 de 10
Rige a partir de: 12/12/2014
003-JOLA-V01

Consulta Documentos Archivo de Gestión

La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras

dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el
jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado
conforme a la Constitución y a las leyes, normas y políticas internas de la Armada Nacional, consultar
Manual de Contrainteligencia MACI.

Consulta Documentos Archivo Central

La consulta se hará mediante solicitud escrita dirigida al Ayudante General del Comando de la
Armada Nacional. Quien será el responsable de emitir la autorización para que los documentos
puedan ser consultados.

La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y
actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices.

Las actividades básicas en esta fase son:

1. Formulación de la consulta

./ Determinación de la necesidad y precisión de la consulta .

./ Determinación de competencia de la consulta .
./ Condiciones de acceso .
./ Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o pos conservación .
./ Reglamento de consulta.

2. Estrategia de búsqueda

./ Disponibilidad de expedientes .
./ Disponibilidad de fuentes de información .
./ Establecimiento de herramientas de consulta .
./ Ubicación de los documentos.

3. Respuesta a consulta

./ Atención y servicio al usuario .

./ Infraestructura de servicios de archivo .
./ Sistemas de registro y control de préstamo .
./ Uso de testigos y formatos para el control de devolución .
./ Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

El servicio de consulta documental dentro de la institución deberá estar orientado por parámetros que
permitan al usuario considerar con anticipación las posibilidades de acceso, el tiempo y la
disponibilidad del documento, para brindarle un servicio más cómodo y eficiente, por lo tanto:
 INSTRUCTIVO PARA CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

ARMADA NACIONAL
REPUBLlCA DE COLOMBIA
Código: SERVAP-IT- Página 6 de 10
Rige a partir de: 12/12/2014
003-JOLA-V01

Son consultantes de la Armada Nacional:

,/ Funcionarios de las diferentes dependencias de la Armada Nacional dentro del ejercicio de sus
funciones, denominados usuarios internos.

,/ Todos los integrantes de la Armada Nacional y ciudadanía en general, denominados usuarios

externos.

,/ Investigadores externos, debidamente acreditados.

Solicitud Consulta de Documentos en Sala

La Unidad de Gestión Documental por ser la responsable de la Guarda y Custodia del Archivo Central
e Histórico, contará con espacio adecuado para atención de usuarios, que se denominará Sala de
Consulta.

Horario de consulta

Los documentos podrán ser solicitados para su consulta de lunes a viernes en horario de 8:00 a
12:00 y de 14:00 a 17:00 Horas.

Para poder consultar los documentos en sala se deben tener en cuenta los siguientes aspectos.

• La solicitud se debe dirigir a la Ayudantía General del Comando de la Armada quien será
responsable de su respectivo trámite.

• Las solicitudes presentadas para la consulta de documentos tanto por funcionarios de la

institución, como por los particulares (usuarios internos y externos) serán atendidas por la
persona delegada para dicha función, en este caso deben ser del Archivo Central, quienes
deben verificar si la información solicitada es de competencia de la entidad o si dicha
información tiene alguna restricción, esto con el fin que se pueda orientar al usuario de una
manera correcta.

• Una vez el funcionario competente del Archivo Central haya verificado que la información
solicitada reposa en las instalaciones el solicitante debe diligenciar el formato de préstamo
para consulta del documento.

• Una vez ubicado toponímicamente, el documento se retira de su lugar de almacenamiento y

se procede a dejar el testigo "documento afuera" y se traslada a la sala de consulta donde
se le facilita al usuario.

• En la sala de consulta debe permanecer el funcionario que se haya delegado para atender
dicho requerimiento, esto con el fin de evitar el retiro indebido de folios o mutaciones de los
documentos, o cualquier otra anomalía que se llegue a presentar durante la consulta en sala.

• Una vez terminada la consulta, el funcionario del archivo debe verificar el estado y el número
de folios de los documentos devueltos, y los retornara a su respectiva ubicación dentro del
archivo.
 INSTRUCTIVO PARA CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

REPUBLlCA DE COLOMBIA
Código: SERVAP-IT- Página 7 de 10
Rige a partir de: 12/12/2014
003-JOLA-V01

• Los formatos diligenciados para préstamo y consulta de documentos se deben conservar,

esto con el fin de levantar cuadros estadisticos que nos permitan identificar los documentos
que más se solicitan para consulta.

Solicitud de Préstamo de Documentos

• La solicitud se debe dirigir a la Ayudantia General del Comando de la Armada quien será
responsable de su respectivo trámite.

• Cuando el préstamo implique el retiro del documento, se deben diligenciar todos los campos
establecidos en el formato, esto con el fin de llevar un mejor control sobre el documento. (Ver
Anexo 17)

• Una vez diligenciado, verificado y firmado el formato por el funcionario del archivo se procede
a hacer la entrega de los documentos. Si dicho procedimiento se realiza electrónicamente se
deben aplicar tiempos de alerta para la respectiva devolución del documento en los tiempos
perentorios.

• Las solicitudes de préstamo por otras entidades o instituciones públicas que impliquen el
retiro de los documentos, del archivo central serán tramitadas por intermedio del Jefe y/o
quien haga sus veces de la oficina de Gestión Documental ante la Ayudantia General del
Comando de la Armada teniendo en cuenta lo que implica para la institución el retiro de sus
documentos.

• Se facilitaran copias y el costo correrá por cuenta del peticionario.

• Una vez devueltos los documentos al Archivo (Gestión o Central), el funcionario encargado
de su recepción debe verificar su estado y contenido conforme a la información registrada en
el formato de préstamo. Posteriormente se anota la fecha de la devolución y como último se
registra la firma.

• El funcionario de archivo procede a ubicar los documentos devueltos en el lugar respectivo.

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

,/ El usuario (Interno y Externo) hace la solicitud, esta puede ser fisica o electrónica, la cual debe ir
dirigida a la Ayudantia General del Comando de la Armada, con el fin de colocar en conocimiento
su requerimiento, esta puede ser:

• El préstamo de un expediente o la
• la copia de un documento.

,/ Cuando la solicitud sea procedente o competencia de la Institución, se le recibe y se le informa la

usuario el procedimiento a seguir.
 INSTRUCTIVO PARA CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

ARMADA NACIONAL
REPUBLlCA DE COLOMBIA
Código: SERVAP-IT- Página 8 de 10
Rige a partir de: 12/12/2014
003-JOLA-V01

./ Si en algún caso, un usuario dirige la solicitud a la ¡entidad, y no es, de nuestra competencia. Esta
no se recibirá y se le orientara al sitio o destino donde debe dirigirse .

./ Dado el caso, que la solicitud haya sido radicada y el funcionario no se haya percatado, que esta,
no era de su competencia, el Jefe de la Dependencia (Unidad de Correspondencia) está en la
obligación de responderle al peticionario, colocándole en conocimiento el percance y el nuevo
trámite que se le da a dicha solicitud .

./ Cuando la solicitud requiera el préstamo de un documento, (cliente interno) y este, deba ser
retirado de la oficina y/o dependencia, el Jefe inmediato deberá registrar los datos del usuario en
la Planilla Consulta y Préstamo de Documentos en los Archivos Gestión y Central. (Ver Modelo
Planilla Consulta y Préstamo de Documentos).:

./ Si la consulta, es para hacerse en la misma oficina, se revisa si los documentos no tienen algún
grado de reserva y se procede a indicarle al usuario que debe diligenciar la planilla para consulta
y el formato, Testigo para Documentos en Consulta o Préstamo. (Ver Modelo Testigo) .

./ Se recuerda, que todo requerimiento (comunicación oficial) debe tener el mismo trámite que las
demás comunicaciones oficiales. Se debe radicar, registrar y tramitar ante la oficina competente
con el fin de darle continuidad y a la misma forma, ofrecer calidad en el servicio y cumplir con la
satisfacción del cliente.

Solicitudes de Información por Correos

• Las solicitudes que sean allegadas por correo certificado, vía fax, internet o correo electrónico
y de competencia con el archivo serán atendidas única y exclusivamente por la Oficina de
Gestión Documental, siguiendo el procedimiento respectivo desde el momento en que sea
recepcionada por alguno de los medios anteriormente expuestos.

• En caso que la respuesta se remita por correo electrónico, se debe crear una carpeta que
nos permita llevar la trazabilidad de los documentos a los que se les ha dado respuesta.

Autenticación de fotocopias de Documentos

Toda persona tendrá acceso a los demás documento!? oficiales y podrá pedir y obtener copia de ellos.
Sin embargo, la petición se negará si la solicitud se refiere a alguno de los documentos que la
Constitución Política o las leyes autorizan tratar como reservados. La decisión negativa será siempre
motivada. '

El acceso a documentos públicos hace parte del núcieo esencial del derecho de petición. Es por ello
que las fotocopias se convierten en un instrumento a un derecho fundamental como es el de petición
y el derecho de acceder a los documentos públicos consagrado en el Artículo 74 de la Constitución.
 INSTRUCTIVO PARA CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

ARMADA NACIONAL Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

REPUBLlCA DE COLOMBIA
Código: SERVAP-IT- Página 9 de 10
Rige a partir de: 12/12/2014
003-JOLA-V01

Para que la copia sea válida, esta debe autenticarse, así se desprende de la lectura del artículo 254
del código de procedimiento civil, en especial de su numeral 2:

Valor probatorio de las copias. Las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, en los
siguientes casos:

1. Cuando hayan sido autorizadas por notario, directorde oficina administrativa o de policía, o
secretario de oficina judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o una copia
autenticada.
2. Cuando sean autenticadas por notario, previo cotejo con el original o la copia autenticada
que se le presente.
3. Cuando sean compulsadas del original o de copia autenticada en el curso de inspección
judicial, salvo que la ley disponga otra cosa. -

Artículo 215. Valor probatorio de las copias. Inciso primero derogado por el literal a), arto 626, Ley
1564 de 2012 arto 246. Se presumirá, salvo prueba en contrario, que las copias tendrán el mismo
valor del original cuando no hayan sido tachadas de falsas, para cuyo efecto se seguirá el trámite
dispuesto en el Código de Procedimiento Civil.

La regla prevista en el inciso anterior no se aplicará cuando se trate de títulos ejecutivos, caso en el
cual los documentos que los contengan deberán cumplir los requisitos exigidos en la ley.
 INSTRUCTIVO PARA CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR

ARMADA NACIONAL
REPUBLlCA DE COLOMBIA
Código: SERVAP-IT- Página 10 de 10
Rige a partir de: 12/12/2014
003-JOLA-V01

5. REGISTROS

~ GEDOC-FT-016-AYGAR (FORMATO PLANILLA CONSULTA Y PRÉSTAMO DE

DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS GESTiÓN Y CENTRAL)

~ GEDOC-FT-017-AYGAR (FORMATO TESTIGO FICHA DE AFUERA PARA CONSULTA O

PRESTAMO DE DOCUMENTOS)

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

,/ PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL-PGD PARA LA UNIDAD DE GESTION

GENERAL, COMANDO GENERAL, FUERZAS MILITARES Y POLlCIA NACIONAL.

7. NORMATIVIDAD

,/ CONSTITUCION POLlTICA

ARTICULOS 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,112,313,212.

,/ LEY 57 de 1985 ART. 12 "Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que
reposen en las oficinas públicas y a que se les expida copia de los mismos, siempre que
dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley o no
hagan relación a la defensa o seguridad nacional",
,/
,/ LEY 594 DE 2000 "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones" ,

,/ LEY 1712 DE 2014 "Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de
acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones".

,/ DECRETO 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en
materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado",

,/ RESOLUCION No: 8614 "Por la cual se adopta el programa de Gestión Documental PGD. "
Hacia un Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo" - SGDEA, para el Sector
Defensa.

,/ ACUERDO No. 042 "Por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,
se regula el Inventario Único Documental y:se desarrollan los artículo 21, 22, 23 Y 26 de la
Ley General de Archivos 594 de 2000"

,/ ACUERDO No, 038 "Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos
594 de 2000", .

I
L___~~~~. _