Respuesta Agn Gestion Documental

Ref. Radicado de entrada No.
1-2020-10983
Bogotá D.C., 04 de marzo de 2021

Por favor responda con el siguiente Radicado No. 2-2021-1895
Señor
JAVIER ERNESTO RODRÍGUEZ NEIRA
FUNDACIÓN HALÜ BIENESTAR HUMANOS
[email protected]
Ciudad
Asunto: Asistencia Técnica - Respuesta radicado 1-2020-10983
Respetado señor Rodríguez:
En atención a su comunicación remitida al Archivo General de la Nación y radicada como aparece

en el asunto, en la que solicita:
«(…) La Fundación Halü Bienestar Humano es una entidad sin ánimo de lucro inscrita en la
Cámara de Comercio de Bogotá desde el 05/11/2009 con domicilio principal en la ciudad de
Bogotá, (…).
Como Funcionario de la Fundación Halü, de manera atenta y haciendo uso de este medio de
comunicación me permito solicitar información con respecto al tema de la gestión documental, en
cuanto poder contar con asesoría de parte de ustedes en cuanto este proceso y como debería
ser adoptado en nuestra organización, teniendo en cuenta que por el carácter de nuestro trabajo
implica bastante uso de papel en físico y nos gustaría saber cómo deberíamos dar manejo a toda
esta información de acuerdo a la normatividad vigente».
Al respecto, es pertinente puntualizar que para los temas relacionados con la gestión documental
el Archivo General de la Nación ha dispuesto el «Modelo de Gestión Documental y Administración
de Archivos»-MGDA1- y una vez analizada su solicitud, se encuentra enmarcada en el
Componente «Procesos de la Gestión Documental», Subcomponente «Organización» y producto
«Descripción».
Con el fin de dar respuesta a su inquietud, la Ley 594 de 2000 «Por medio de la cual se dicta la
Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones», señala:
ARTÍCULO 2º. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en

sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás
organismos regulados por la presente ley.
Por otro lado, el Acuerdo 042 de 2002 «Por el cual se establecen los criterios para la organización
de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26
de la Ley General de Archivos 594 de 2000», señala:
1
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos [En línea]
http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos/publicaciones
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,
establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura
www.archivogeneral.gov.co / información al ciudadano / sistema de peticiones, quejas y reclamos 
E-mail: [email protected] - Cr. 6 No. 6-91 Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019
Bogotá D.C., Colombia. Fecha: 2019-02-04 V:8 GDO-F-01

Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión.
1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental

debidamente aprobada.
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a
cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos
documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.
El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará
al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma,
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán
debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma
que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo, sección,
subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número
de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de
Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la
metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central,
diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número
respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número
consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las

dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando
constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.
Para llevar a cabo el proceso de organización documental, se sugiere contar con el instrumento
archivístico Tablas de Retención Documental – TRD, la metodología para su elaboración se
encuentra publicada en el Acuerdo 004 de 2019 «Por el cual se reglamenta el procedimiento para
la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción
en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental –
TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD»
Se recuerda que es deber de cada entidad establecer su naturaleza jurídica para determinar si
deben o no adoptar lo dispuesto en la normatividad archivística vigente, situación descrita en el
ámbito de aplicación de las normas. En caso de que no sea de obligatorio cumplimiento, se
recomienda adoptar los instrumentos archivísticos desarrollados en la Ley 594 de 2000, Ley
General de Archivos, el Decreto 1080 de 2015 y sus acuerdos reglamentarios, como una buena
práctica en la gestión de sus acervos documentales.
Asimismo, puede consultar las publicaciones digitales, infografías, lineamientos y Objetos

Virtuales de Aprendizaje –OVAS que ha dispuesto el Archivo General de la Nación, en el siguiente
enlace: https://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos

También, puede consultar la parrilla de capacitaciones del Archivo General de la Nación para el
año 2021 en donde podrá inscribirse para afianzar los conocimientos en gestión documental. Este
cronograma se encuentra disponible en:
• https://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Calendario
Le invitamos a consultar Resolución No. 088 del 19 de febrero de 2020 suscrita por el Archivo
General de la Nación en la que se relacionan las tarifas por concepto de venta de bienes, servicios
y alquiler de espacios, disponible en:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/4_Servicio_al_ciudadano/T
r%C3%A1mites%20y%20Servicios/AnexoTecnicoTarifas2021_280121.pdf
Finalmente, le invitamos a consultar en el Sistema de Información del Sistema Nacional de

Archivos -SISNA- del Archivo General de la Nación -AGN-, apartado “Conceptos Técnicos”, en
donde encontrará información de referencia sobre las inquietudes y respuestas que ha emitido la
Entidad: http://sisna.archivogeneral.gov.co/menu.html
Para resolver cualquier inquietud, se pueden comunicar al teléfono 328 28 88 ext. 369 o escribir
al correo [email protected]
Cordial saludo,
ADELA DEL PILAR
DIAZ ACUÑA
2021.03.05 16:44:03
-05'00'
ADELA DEL PILAR DÍAZ ACUÑA
Subdirectora de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos
Anexos: N/A
Copia: N/A
Proyectó: Sol Duarte - Profesional Grupo de Asistencia Técnica Archivística
Revisó: Sergio Alfonso – Coordinador Grupo de Asistencia Técnica Archivística
Archivado en: 620.14.3 - Asistencia Técnica Archivística

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ARTÍCULO 2º. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en

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1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental

Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las

Asimismo, puede consultar las publicaciones digitales, infografías, lineamientos y Objetos

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Finalmente, le invitamos a consultar en el Sistema de Información del Sistema Nacional de

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