Procesos Tecnicos

PROCESOS TECNICOS
ARCHIVISTICOS
Lic. ELOY VELA TELLO

SUPERVISOR DEL ARCHIVO REGIONAL
SAN MARTÍN
PROCESOS TÉCNICOS
ORGANIZACIÓN DESCRIPCIÓN SELECCIÓN
CONSERVACIÓN SERVICIO
PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVISTICOS
CLASIFICAR
ORGANIZACIÓN ORDENAR
SIGNAR
INVENTARIOS
DESCRIPCIÓN
GUIAS Y CATALOGOS
EVALUACIÓN
SELECCIÓN PCD, CED
ELIMINACIÓN
CONSERVACIÓN TRANSFERENCIA
SERVICIO PRESTAMOS, CONSULTAS, COPIAS

01. ORGANIZACIÓN
 Establecer criterios uniformes en los
diferentes niveles de archivos de cada
entidad.
 Mantener organizada la documentación de
manera integral y orgánica como producto
de las actividades de la entidad.
 Facilitar la localización o ubicación de los
documentos para la recuperación
inmediata de la información.
NUESTRA LABOR
 ¿Qué es lo que se va hacer?
 ¿Cuándo?
 ¿Cómo?
 ¿Con quién?
1.1 CLASIFICAR:
Es separar o dividir un conjunto de

elementos en clases o grupos susceptibles de
subdivisiones.
Debemos distinguir dos grandes bloques de

documentos:
•Aquellos que se reciben y generan con interés
informativo
• Aquellos que se derivan de las funciones y

actividades de la oficina.- Generalmente forman
expedientes, se caracterizan por ser únicos, son aquellos
que forman las series documentales de la oficina
1.2 ORDENAR :
Es unir y relacionar los elementos de cada grupo,

mediante el sistema más conveniente.
Ordenamiento alfabético.- Consiste en la

utilización del alfabeto, como criterio para la
ordenación.
Ordenamiento numérico.- Se utiliza el número

correlativo para la ordenación de expedientes.
Ordenamiento cronológico.- Es aquel en el que se

utiliza la fecha de tramitación del documento.
1.3 SIGNAR:
Es un procedimiento en la que se determina un CODIGO que

identifique en forma precisa y breve las secciones (unidades
orgánicas) y las series documentales.
La Signatura consiste en asignar símbolos particulares a los

documentos para su identificación. Dichos símbolos
reemplazan a los nombres o títulos, representándolos, lo que
permite su inmediata localización.
El código se estructura en base a letras, números o la

combinación de ambos. De esta manera se tiene una
identificación alfabética, numérica o alfa-numérica
02. DESCRIPCIÓN
Proceso de análisis de los documentos de archivo para
facilitar su localización y consulta.
“La descripción es el medio utilizado por el archivista

para obtener la información contenida en los
documentos y ofrecerla a los interesados en ella…
…La descripción persigue dos objetivos: dar

información a los demás y facilitar el control al
archivista” (Antonia Heredia, 1988)
INSTRUMENTOS QUE SE UTILIZA
EN LA DESCRIPCIÓN
Guías: Se utiliza a nivel de fondo, es un instrumento de consulta
que brinda información sobre un archivo como características
generales de los fondos, historia de los organismos productores,
relaciones entre las secciones y las series, bibliografía, horarios de
apertura y servicios.
Inventarios: Se realiza con la intención de conocer el contenido del
acervo documental , consiste en la enumeración de todos los
elementos que forman un conjunto de documentación que se
trabajara, siguiendo un orden de colocación en el archivo,
mencionado conjunto de documentos puede ser desde un archivo
completo, un solo fondo de archivo, hasta pieza documental. Es de
gran importancia porque sirve para tener control de la
documentación y además orienta e informa al investigador o
usuario de nuestro archivo.
INSTRUMENTOS QUE SE UTILIZA
EN LA DESCRIPCIÓN
Catálogos: Es un instrumento más detallado que la guía, permite a
los usuarios conocer las series, su volumen y alcance. Describe de
forma ordenada y individualizada las piezas documentales de una
serie, se realiza pieza por pieza.
Indices: Son una serie de listas que se refieren generalmente a

palabras que aclaran nombres de personas, lugares, temas y
materias. Sirven de apoyo a las Guías, inventarios y catálogos. Son
auxiliares de la descripción y se ordenan alfabéticamente o
numéricamente. Son considerados instrumentos auxiliares de la
descripción porque ayudan a ubicar de manera rápida la información
que se encuentra en los fondos, subfondos, series y piezas
documentales.
03. SELECCIÓN
CONSISTE EN IDENTIFICAR, ANALIZAR Y
EVALUAR LAS SERIES DOCUMENTALES
GENERADAS EN UNA INSTITUCION. ESTO NOS
SERVIRA PARA ESTABLECER EL TIEMPO DE
RETENCION EN LOS DIFERENTES NIVELES DE
ARCHIVOS , PERMITIENDO LA ELIMINACION
PERIODICA DE DOCUMENTOS INNECESARIOS Y
ADEMAS PROGRAMAR LA TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS DE ACUERDO A SU CICLO VITAL.
3.1. ELIMINACIÓN
La Directiva N° 006/86-AGN-
DGAI indica el procedimiento a
seguir para la eliminación de
documentos.
La eliminación debe verse como
un mal necesario, toda vez que
no podemos conservar la
documentación en su totalidad,
por lo que la decisión de
prescindir de una parte de ella
permitirá que la de mayor valor
desplace a la de menor valor.
1. Conformar el comité evaluador de documentos
(CED) – Ello debe estar aprobado con resolución.
2. Las instituciones públicas solicitan al ARSM la

eliminación propuesta por el Comité Evaluador de
Documentos (CED), con el inventario respectivo.
3. Las solicitudes deben estar acompañadas de:
- Inventario original y dos copias.
- Muestras de la documentación que se va a
eliminar.
- Acta de Comité evaluador de documentos
(CED), en la que deciden proponer la
eliminación al AGN.
4. El ARSM, una vez recibida la solicitud, designa un
supervisor que visitará la Institución para verificar in
situ la documentación y analizarla, asimismo, verifica
aspectos como la existencia de los originales cuando
se trata de eliminación de copias, o si la
documentación ha sido auditada, también obtiene
datos sobre el volumen, las fechas extremas, la
génesis documental, los dispositivos legales que la
respaldan, etc. Con estos datos el supervisor prepara
un informe técnico que es puesto a consideración de
la Comisión Técnica Regional de Archivos (CTRA).
5. La CTRA, quien tiene la responsabilidad de analizar el
expediente, se pronunciará en sentido favorable o
desfavorable.
Si opina por la procedencia de la eliminación, la
Dirección del ARSM, procede a expedir la Resolución
Directoral que autoriza la eliminación, de ser
desfavorable resuelve por la conservación de los
documentos en la entidad si no superan los 30 años y
de haber cumplido este término se decide la
transferencia al ARSM, para integrar el Patrimonio
Documental de la Región.
6.Autorizada una eliminación la ejecución
corresponde al ARSM en coordinación con la
entidad solicitante.
7.Los archivos de nivel desconcentrado
solicitarán la eliminación de documentos al
Archivo Regional correspondiente, quien
observará las disposiciones contenidas en la
Directiva N° 006/86-AGN-DGAI antes
mencionada.
04. CONSERVACIÓN
CONSERVAR MENOS
DOCUMENTOS PERO MEJORES.
ES OBLIGATORIO LA COLABORACION ENTRE
ARCHIVEROS E INFORMATICOS
Se aplica a los documentos

de valor permanente, por su
contenido informan sobre el
origen, estructura, políticas,
procedimientos de la entidad
4.1. LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
La Directiva N° 005/86-AGN-DGAI, indica el

procedimiento a seguir para las transferencias de
documentos.
OBJETIVO
“Orientar las acciones
archivísticas para la
transferencia de los
documentos en los archivos
administrativos del Sector
Público Nacional”.
05. SERVICIO
“LA RAZON DE SER DE TODO ARCHIVO, ES EL
SERVICIO”.
SERVICIOS QUE BRINDA EL ARSM.
1.- Copias Autenticadas de Instrumentos notariales:
 Testimonio
 Copia simple
 Copia certificada.
 Boleta.
2.- Transcripción de escrituras publicas.
4.- Búsquedas de documentos.
5.- Constancias
6.- Regularización administrativa de
escrituras publicas.
7.- Capacitación, supervisiones.
8.- Asesoría y consultoría en gestión de
archivos.
9.- Consulta en Línea de documentos.
8.- Copias de documentos históricos:
 Testimonio.
 Copia simple.
 Copia certificada.
 Boleta.
9.- Peritaje.
10.- Préstamo de documentos por mandato judicial.
11.- tasación de documentos históricos con fines de
exposición.
GRACIAS

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