LAS FUENTES Y SELECCIÓN DE TAREAS

LA FUENTE DE LAS TAREAS

La fuente de tareas en cualquier organización empresarial particular, depende en gran medida de la

importancia concedida a la función de O y M, en la planificación estratégica, si esta estimación es
alta entonces las tareas se originarán de la junta directiva y si es pequeña o solo consta con un
investigador, entonces la evaluación de las áreas que necesitan ser estudiadas, las determinará cada
proyecto, en este caso debe conseguirse la conformidad del director del departamento pertinente,
antes de dar comienzo a la tarea.

Se denomina fuentes de información a diversos tipos de documentos que contienen datos útiles
para satisfacer una demanda de información o conocimiento. Conocer, distinguir y seleccionar la
fuente de información adecuada para el trabajo que se está realizando, es parte del proceso de
investigación.

LA JUNTA DIRECTIVA

Si la junta apoya plenamente la función de O y M y reconoce la parte que tiene que presentar para la
realización de objetos colectivos, uno de los cuales será simplificar los procedimientos burocráticos,
en tanto que mantienen la eficacia, con el fin de reducir los costes administrativos y de esta manera
incrementar los beneficios de la empresa, los proyectos emanaran directamente de la junta
directiva.

Este proyecto integra una base planificada en línea con la estrategia total de la compañía.

La junta directiva es el órgano colegiado que dirige la asociación, cuando la asamblea no está
reunida. Es el que ha de coordinar el funcionamiento ordinario de la entidad y es elegida por la
asamblea según los criterios que marquen nuestros estatutos.

EL COMITE DE PROYECTOS

Una alternativa cuando se necesita la función de O y M para actuar sobre una base prioritaria, es la
formación de un comité de proyecto que comprenden un miembro de la junta directiva, el director
de O y M y varios jefes del departamento en representación de sus compañeros.

El comité determina, después de tratar sobre los medios necesarios para la función asignada y los
beneficios que se espera que deriven de aquellos, las exigencias concurrentes que tendrán prioridad
en el servicio de O y M.

1. Mantener la estructura del comité del proyecto e introducir las mejoras que sean necesarias.

2. Recibir propuesta del proyecto y evaluar.

3. Hacer selección de los proyectos viables, e iniciar su puesta en marcha.

4. Seleccionar un miembro del c o m i t é como responsable de cada proyecto seleccionado como
viable.

5. Ayudar a la creación de los equipos de trabajo que vayan a llevar a cabo el proyecto.

6. Designar a un miembro del comité como superior de cada uno de los proyectos en curso.

7. Hacer seguimiento de los proyectos en ejecución y prestar todo el apoyo necesario para su
conclusión con éxito.

LOS DIRECTORES FUNCIONALES

Los directores de departamento harán propuestas directamente de O y M, cuando el servicio esté

plenamente estructurado como parte de la estrategia de la empresa. Esto supone que la función de
O y M tiene un uso apreciable, pero también es causante para que los trabajos sean
recomendados por parte de una base no planificada, en circunstancia de emergencia. Se
gastará un tiempo apreciable en apoyo que en el caso de que la evaluación prioritaria haya sido
hecha al principio no se llevará a la práctica hasta que los asuntos más importantes no sean
atendidos. Podrá ser también causa de que se haga cambios en un sector operativo que tiene
repercusión sobre otro, pero que probablemente haya sido pasado por alto como director de una
unidad de negocio, tu empresa espera que mantengan la excelencia y proporcione un servido
impecable a tus clientes internos y externos. Para ceder a un puesto de mayor responsabilidad,
tendrá que entender la estrategia, las personas, los procesos y los sistemas a través de diferentes
funciones y con esto se integran para generar valor.

EL DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

En cuanto que investigan de un departamento específico, los hombres de O y M siguen a menudo

una senda que conduce a otros departamentos, fuera de los límites de los puntos de consulta
existentes. Esto se produce por la interrelación del sistema empresarial y departamental, y estas
circunstancias deberá comunicarse al director de O y M quien la incluirá en tal caso en su programa
de futuros proyectos.

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS DE DEFINICION:

La Organización y Métodos, conocida como O y M, es una función especializada conformada por un

conjunto de técnicas que tienden a aumentar la eficiencia del sistema de información,
procedimiento, administrativo y el control de operaciones dentro de una organización.

IMPORTANCIA:

La organización y método, a través de la aplicación de diferentes técnicas, permite significar los

procedimientos en los sistemas administrativos, procurando ahorrar el tiempo, energía, materias y
movimientos, logrando, por lo tanto, mayor eficiencia en la operación del sistema (algunos autores
dice que son técnicas de. simplificación del trabajo).

La O y M, nace mucho antes que el estudio del sistema de información fuese computarizado, desde
el inicio de la administración científica O y M se encargaba del estudio del sistema de información de
las organizaciones.
ESQUEMA DE SUGERENCIA DEL PERSONAL

Aprende a aceptar sugerencia de tus empleados.

Muchas empresas se sirven de esquema de sugerencia de personal con lo que invita a los miembros
del personal a indicar cualquier mejora que considere posible en sus propios trabajos, en el de otros
o en la oficina en general.

Las sugerencias valiosas se gratifican a menudo con un premio en metálico. No todas las sugerencias
son aceptadas después de una investigación preliminar, y por diversas razones de política que van
más allá de la compresión que podría esperarse de la persona que hace la indicación, muchas veces
la sugerencia pone en marcha investigaciones de O y M uno de los mayores méritos de esta fuente
es que el personal que realiza un trabajo es frecuentemente la gente más capaz para determinar
cómo, podría ser mejorado.

Un esquema conceptual es la representación gráfica o simbólica en un concepto. Se trata en un

gráfico, en el cual se colocan los principales elementos de lo que se quiere representar. La segunda
es la facultad de conocer un objeto a través de tales representaciones (espontaneidad de los
conceptos).

SELECCIÓN DE LAS TAREAS

La selección de tareas a realizar puede estar basada en diferentes criterios, como el nivel de
complejidad, la última práctica, el tiempo de ejecución, entre otros.

Es importante tener en cuenta que las tareas seleccionadas deben ser acordes al nivel de
conocimiento y habilidades del individuo o grupo que las va a realizar.

CRECIMIENTO FORTUITO DE LAS ACTIVIDADES BUROCRÁTICAS

El departamento O y M deberá interesarse en la investigación sobre transmites burocráticos, se

lleven a cabo o sean nuevos. En una empresa con muchos años de funcionamiento parecerá, muy
presumiblemente, que las actividades burocráticas han crecido al azar y son insatisfactorias para las
necesidades de los tiempos actuales. La junta directiva acabará por interesarse del aumento
continuo de los costos administrativos de las empresas y llegará a la conclusión de que la técnica de
simplificación de trabajo, practicada por los hombres de O y M es necesaria.

UNA ORGANIZACION BUROCRATICA:

Es un organismo con procedimientos rígidos y ajustados, políticas y limitaciones, controles estrictos,

y con renuncia a adaptarse a los cambios. Las organizaciones burocráticas son muy organizadas con
un alto grado de formalidad en sus operaciones.

SERVICIOS DE CONSULTA DE LA DIRECCION DE O Y M

"La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la administración es muy variada y

depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado".
Los documentos. oficiales recomiendan que el sistema de organización y métodos dependan de la
misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes
formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo.

La ventaja de esta última vía de acción es que el STAFF permanente puede investigar procedimientos
y sistemas en una situación de continuidad, mientras que el personal consultor deja la empresa
después de la conclusión del encargo que se le había encomendado.

LA LEY DE PARETO

Existe lo que pueda denominarse una regla genérica empresarial, asociada a un economista llamada
Pareto. Esta regla está basada en normas 80-20 y muchas situaciones de la empresa se ajustan a ella.

A. "stocks. en almacén el 80%del valor de los artículos existe en almacenes es representando

por el 20%de los artículos.

Este no es para ser una aproximación por supuesto pero el valor de la regla, está en su aplicación.

B. Facturas de compras en general, se descubrirá que aproximadamente el 80% de valor de la

compra se contiene con el 20% de las facturas, este factor se relaciona con comprobación de
facturas para la precisión de los precios y aumentos, e t c. Es un procedimiento ampliamente
practicado, es posible reducir la comprobación sin incurrir a perdidas, concentrándose en el 20% de
la factura de valor más alto.

C. En O y M esta ley será también valiosa para seleccionar proyectos de inversión que permita la
obtención de los máximos beneficios. Si se concentran de los recursos de

20% superior de las tareas programadas, esta suministrara el 80% de los beneficios totales.

En este caso vamos hablar sobre la ley de Pareto, a razón de Wilfredo Pareto, un controvertido
economista y sociólogo que vivió entre 1848-1923, que anuncio la ley de distribución de los ingresos,
lo q a día de hoy llamamos ley de Pareto o principios de 80-20.

Qué significa:

La Regla del 80/20 significa que el 20% de algo es esencial y el 80% es trivial. Estableció que el 20%
de los defectos causaban el 80% de los problemas. Los Gerentes de Proyecto saben que el 20% del
trabajo (el 10% inicial y el 10% final) consume el 80% del tiempo y los recursos. La regla del 80/20
también se aplica a las ventas (el 20% de los clientes produce el 80% de los beneficios; o el 20% de
los vendedores realiza el 80% de las ventas) o a cualquier otra cosa (el 20% del diario trae el 80% de
las noticias importantes, o que el 20% de los empleados causan el 80% de los problemas}.

Para qué sirve:

El valor de la Ley de Pareto es que nos recuerda que debemos dar preferencia al 20% que importa y
que produce el 80% de los resultados. De las cosas que uno hace durante el día, el 20% produce el
80% de los resultados. Ese 20% "esencial” debe ser identificado, y los esfuerzos deben enfocarse en
esas cosas. La Regla del 80/20 puede servir como un recordatorio diario para enfocar el 80% de
nuestro esfuerzo en el 20% de nuestro trabajo que realmente produce altos rendimientos.

FACTORES CLAVES

Los proyectos se seleccionan frecuentemente a base de factores claves con el fin de obtener los
mayores beneficios. Veremos ahora 5 de ellos:

l. Errores

2. Rendimiento

3. Operaciones

4. Personal y costes operativos

5. Recopilación y registro de hechos.

TRAMITE CON UNA GRAN CANTIDAD DE ERRORES

Si los errores cometidos son significativos y tienen repercusiones en las actividades internas y
externas de las empresas, es necesario detectar los errores antes de incurrir en ninguna pérdida
material, el descubrimiento de errores precisa la comprobación del trabajo realizado y a la
corrección de los errores descubierto.

Por conseguir el coste de descubrir y corregir errores será originalmente una proporción elevada de
la ejecución del trabajo, comprobar y corregir trabajo, no añade nada al valor, solo costes.

La falla de automatización en los procesos o un espacio inadecuado de los inventarios son algunos
de los problemas más comunes e n logística que afectan a la organización.

TRAMITE CON UN ALTO VOLUMEN D·E RENDIMIENTO.

La primera acción de un investigador debe ser descubierto que tipos de documentos, modelos de
impresos e informe constituyen el rendimiento, juntos con sus respectivas cantidades.

EL PROCEDIMIENTO CON GRAN NUMERO DE. OPERACIONES

El examen debe ser en este caso para determinar las operaciones que se realizan a largo del trámite,
comunicar, exponer, comparar, controlar, añadir, restar, dividir, multiplicar, etc. Se pondrá de
manifiesto inmediatamente que hay una gran oportunidad de mejorar. Ya sea combinando
operaciones o separando operaciones que causan problema porque han sido combinada.

Ejemplo de combinación de operaciones.

l. Sistema de nómina - preparación de nómina, paga y relación de impuesto y sueldo. Ya sea m e d i a
n t e un cuadro escrito a mano que combina los tres en uno mediante una máquina de contabilidad
operando de acuerdo con el mismo principio. El objetivo es eliminar la duplicidad de información
común al no preparar cada relación separadamente.

2. Sistema de contabilidad de venta. Preparación de relación diaria de venta, ficha del l i b r o m a y

o r y declaraciones de cuenta por el mismo medio que han sido indicado en él.

EL TRAMITE CON UNA GRAN CANTIDAD DE PERSONAL

Un elevado número de empleados ocupados en un procedimiento o sistema será muy costoso, no

solo a causa de su sueldo si no debido a su costo, con nexo a la nómina de las contribuciones del
empresario, a los fondos de jubilación, seguridad social y pensiones graduadas, pagos de vacaciones,
puesto de empleo selectivo, comidas subvencionadas o vales de almuerzos e impuesto del concejo
de formación. Se llegará a la situación en que hay por demás personal empleado.

De que es realmente necesario debido a su bajo rendimiento o a su no adecuada asignación de tarea

y control de supervisión.

Como los costes son altos al comenzar, un estudio ha utilizado la técnica de medición de trabajo
combinados con la simplificación del trabajo, que proporcionara una alta recompensa.

EL TRAMITE CON COSTOS OPERATIVOS ALTOS

Los motivos del costo son:

a. Debido al espacio ocupado en la realización de un trámite; los costes de espacio junto con los
costes de la calefacción, electricidad y verificación son una proporción elevada de los costes totales.

Aunque estos costes no están corrientemente calificados como coste operativo directo, si bien son
gasto a prorrateo en proporción al espacio ocupado.

Las necesidades se establecen finalmente sobre un fundamento de hecho después de examinar las
necesidades de fondos para maquinas, materiales y personal, y la exigencia del acta de locales de
oficina.

b. Los costes altos indican en general ineficiencia, pero, por otra parte, se deben únicamente al
método operativo. Por ejemplo: es costoso instalar un sistema electrónico de proceso de datos.

Comprende la suma pagada y/o causada por gastos no relacionado directamente con la explotación
del objeto social del objeto social del ente económico. Se incorpora conceptos tales como:
financieros, perdidas en venta y retiro de bienes, gasto extraordinario y gasto diverso.

La noción de gastos de operación hace referencia al dinero desembolsado por una empresa u
organización en el desarrollo de sus actividades. Los gastos operativos son los salarios, el alquiler de
locales, la compra de suministros y otros. Los gastos de operación pueden dividirse en gastos
administrativos (los sueldos, los servicios de oficinas), financieros (intereses, emisión de cheques),
gastos hundidos (realizados antes del comienzo de las operaciones inherentes a las actividades) y
gastos de representación (regalos, viajes, comidas).
METODOS DE RECOPILACION DE HECHOS.

Deben considerar que la selección de. técnicas e instrumentos es esencial en la etapa de recolección
de la información en el proceso investigativo: pues constituye en el camino para encontrar la
información requerida que dará respuesta al problema planteado. La técnica básica para la
recolección de información, se puede definir como, el medio a través del cual el investigador se
relaciona con los participantes para obtener la información necesaria que le permita alcanzar los
objetivos planteando en la investigación.

Es esencial señalar, que el método de investigación elegido da la pauta para seleccionar la técnica de
recolección de datos. En este sentido, existe un amplio conjunto de técnicas de recolección .de
información (primaria o secundaria) donde algunas son propias de las investigaciones con tendencia
cuantitativa y otro con orientación cualitativa.

Los principales métodos de recopilación de datos son:

• Registros: los registros y licencias son particularmente valiosos para los censos completos,
pero se limitan a variables que cambian lentamente, como el número de embarcaciones pesqueras y
sus características.

• Cuestionarios: formularios que los encuestados devuelven cumplimentados. Un método

poco costoso que resulta útil cuando los Índices de alfabetización son altos y los encuestados
colaboran.

• Entrevistas: formularios que se cumplimentan a lo largo de una entrevista con el

encuestado. Más caros que los cuestionarios, pero mejores para preguntas más complejas, y
cuando se dan unos índices de alfabetización bajos o se encuentra menos colaboración.

• Observaciones directas: la realización de mediciones directas es el método más preciso para

todas las variables, como las capturas, pero a menudo resulta caro. Muchos métodos, como los
programas de observación, se limitan a la pesca industrial.

• Presentación de informes: la principal alternativa a la realización de mediciones directas consiste

en pedir a los pescadores y a terceros que presenten informes de sus actividades. La preparación de
informes presupone la alfabetización y requiere espíritu de colaboración, pero ello puede
reforzarse mediante una obligación legal y mediciones directas.

REGISTRO DE LOS HECHOS

Todas las operaciones que realiza una empresa deben estar documentadas. Esto significa que es
necesario contar con los comprobantes correspondientes que sirvan de control de cada una de ellas.
Además, esta documentación sirve como base a partir de la cual se elabora el registro contable de
esas operaciones.