UNIVERSIDAD LATINA

SEDE DE CHITRÉ
FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL EMPRESARIAL

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTO 1.

ACTIVIDAD FINAL

PREPARADO POR : AUREIO SAAVEDRA…6-717-1510

PROFESORA: LIBRADA MORALES

CUATRIMESTRE 1
2023
 DESARROLLO DE LAS SIGUIENTES INTERROGANTES.
1. DIFERENCIAR LOS CONCEPTOS DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y
PORTAFOLIOS, INDICANDO LAS RELACIONES POSIBLES SOBRE ÉSTOS.

ELEMENTO PROYECTO PROGRAMA PORTAFOLIO

ALCANCE Tienen objetivos definidos y Tienen un alcance Alcance organizacional
claros. El alcance se elabora mayor, y proporcionan que varía en función de
progresivamente a lo largo beneficios más los objetivos de la
del ciclo de vida del proyecto. significativos. misma.
CAMBIOS Los directores de los proyectos Los directores de los Los directores de los
prevén cambios e implementan programas prevén portafolios monitorean
procesos para mantener dichos cambios a nivel interno y permanentemente los
cambios administrativos y externo y estarán cambios en un entorno
controlados. preparados para más amplio, tanto a nivel
gestionarlos. interno como externo.
PLANIFICACIÓN Los directores de los Los directores del Los directores de
proyectos transforman la programas desarrollan el portafolio crean y
progresivamente la plan general del mantienen los procesos y
información de alto nivel en programa y crean planes la comunicación
planes detallados a lo largo de alto nivel para guiar la necesaria para los
del ciclo del proyecto. planificación detallada a portafolios globales.
nivel de sus
componentes.
DIRECCIÓN Los directores del proyecto Los directores del Los directores de
guían , dirigen al equipo de programa dirigen al portafolio pueden dirigir
proyecto de modo que se personal del programa y o coordinar el personal
cumplan los objetivos del a los directores del de dirección de programa
proyecto. proyecto, brindan visión y proyectos y
y liderazgo global. portafolio, que tuviera
responsabilidad de
informar al portafolio
global.
ÉXITO Se mide por la calidad del El éxito se mide por el El éxito se mide en
producto y proyecto, la grado en que el programa términos del rendimiento
oportunidad y el satisface las necesidades de inversión global y de
cumplimiento del presupuesto ,y beneficios que dieron la obtención de
y el grado de satisfacción del origen. beneficios del portafolio.
cliente.
MONITOREO los directores del proyecto Los directores de Los directores de
monitorean Y controlan los programa monitorean el portafolios monitorean
trabajos realizados para progreso de las los cambios estratégicos
obtener los productos, componentes del y la asignación global de
servicios o resultados para los programa con el fin de recursos, resultados del
cuales el proyecto fue que se cumplan los desempeño y riesgo del
emprendido. objetivos globales, portafolio.
cronogramas,
presupuestos y
beneficios del mismo.
2. DEFINA Y EXPLIQUE Y DE EJEMPLO DE UN PROYECTO, DESDE EL PUNTO
DE VISTA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

RESPUESTA

Un proyecto es un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado por el tiempo, elpresupuesto, los

recursos y las especificaciones de desempeño, y que se diseña para cumplir con las necesidades
del cliente. Es decir, un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo específico por medio de un
conjunto de tareas interrelacionadas y de la utilización eficiente de los recursos. Tiene un objetivo
bien definido, planteado en términos de alcance, programa y costo.

Una de las situaciones más relevantes para poder manejar ese esfuerzo complejo
de recursos ylimitaciones, es el proceso que debe generarse para poder alcanzar los
objetivos del proyecto.

EJEMPLO: Se puede definir un proyecto en una empresa cuyo objetivo sea la instalación de
un sistema de correo a todos los empleados de un departamento. Tomando en cuenta íael
número de empleados, las características de las computadoras, las ubicaciones de los
empleados, el conocimiento computacional previo y otros múltiples factores que hacen que
el proyecto sea eficiente.

3. DÉ Y EXPLIQUE LAS CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO.

Las características de un proyecto son :
1. Un proyecto tiene principio y fin definidos.
2. Objetivos claros
3. Desarrollo progresivo
4. Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero).
5. Los resultados del proyecto tienen metas específicas de calidady desempeño.

6. Los proyectos siguen una planeación

7. Administrador y equipo de trabajo

8. Un proyecto incluye un equipo de personas, clientes especiales, patrocinadores
4. DEFINA, EXPLIQUE Y DE EJEMPLOS DE LO QUE NO ES UN PROYECTO,
DESDE EL PUNTO DE VISTA DE ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO.

Un proyecto implica un resultado único. Si se repite exactamente igual para obtener el mismo
resultado en otro momento temporal o en otro sitio , no es un proyecto.

• Los proyectos están conformados por un conjunto de actividades, las cuales requieren de
esfuerzo y recursos (materiales, humanos, tecnológicos, monetarios, etc.)
• Dichas actividades buscan lograr un objetivo o un resultado específico, que además es
único.
• Los proyectos son temporales; es decir, tienen un periodo de tiempo bien definido para su
realización.

Algunas de estas características también están presentes en otro tipo de actividades (por ejemplo, en
los procesos operativos), pero dos de ellas son propias de los proyectos: la temporalidad y la
unicidad de sus resultados.

El resultado de un proyecto de diseño gráfico no pueden ser piezas gráficas, las piezas gráficas son
un conjunto de productos visuales que se adaptan a las necesidades de un usuario determinado, son
parte de un saber técnico, “el saber hacer”, mas no de un desarrollo proyectual.

5. EXPLIQUE BREVEMENTE, CON SUS PALABRAS , LA IMPORTANCIA DE LA

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTO( 4 RAZONES)
RESPUESTA:

. La administración de proyectos es importante por varias razones:

1. Garantiza que lo que se está entregando está bien hecho y obtiene un valor real frente a las
oportunidades de negocios.
2. La administración de proyectos es importante porque aporta liderazgo y dirección a los
proyectos. Sin la administración de proyectos, un equipo puede ser como un barco sin timón,
moviéndose, pero sin dirección, control o propósito. El liderazgo le permite al equipo hacer
 su mejor trabajo. La administración de proyectos proporciona liderazgo y visión, motivación,
entrenamiento, elimina los obstáculos e inspira al equipo para que se haga lo mejor que pueda.
3. La administración de proyecto es importante porque garantiza que haya un plan adecuado para
ejecutar los objetivos estratégicos. Cuando se le deja la administración de proyectos al equipo,
verás que los equipos trabajan sin los informes adecuados, los proyectos carecen de enfoque,
pueden tener objetivos vagos o nebulosos y dejan al equipo sin estar seguro de lo que se supone
que deben hacer o porqué.
4. La administración de proyectos es importante porque garantiza que se establezcan expectativas
adecuadas en torno a los que se puede entregar, cuándo y por cuánto. En la fase de planificado
y desarrollando proyectos, la administración es necesaria. Sin la administración adecuada se
pueden establecer estimaciones presupuestarias y plazos de entrega demasiados ambiciosos o
carezcan de una visión de estimación análoga de proyectos.

6. EXPLIQUE Y DÉ EJEMPLOS DE LA ETAPA DE DEFINICIÓN

En la fase de inicio del modelo de administración de proyectos, el proyecto se define en líneas

generales. Este es el momento de identificar a los patrocinadores y participantes del proyecto, y
comenzar la fase de investigación inicial. También es buena idea documentar el proyecto por escrito
para que puedas distribuir fácilmente el plan de comunicación al resto del equipo. Muchos equipos
comienzan un proyecto con una reunión inicial del proyecto o un estudio de viabilidad. La forma en
que decidas comenzar dependerá del estilo de comunicación que tu equipo prefiera.
Además de presentar la idea inicial del proyecto, también debes describir los beneficios, costos y
factores de riesgo asociados con los entregables del proyecto. Incluso puedes esbozar métricas
adicionales dependiendo de la manera en que tu organización mida el éxito.
Una vez que hayas evaluado el proyecto, crearás un caso de negocios o, en el caso de proyectos más
pequeños, una carta del proyecto. Estas herramientas pueden ayudarte a delinear y presentar tu
proyecto en profundidad, incorporando detalles como los objetivos, el presupuesto y el cronograma
del proyecto. Ya sea que crees un caso de negocios o una carta del proyecto, estas herramientas son
 particularmente útiles para utilizarlas como referencia más adelante y señalar rápidamente
los objetivos del proyecto en el futuro.
A continuación, se muestra un ejemplo de lo que debería incluirse en un caso de negocios o carta del
proyecto.
• Nombre de la compañía: Apollo Enterprises
• Nombre del proyecto: Manual de estrategias para objetivos y resultados clave
• Gerente del proyecto: Kabir Madan
• Objetivo: El objetivo de este informe es aumentar la generación de clientes potenciales
ofreciendo recursos de primer nivel a nuestra base de clientes.
• Participantes: Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks.
• Cronograma: Del 1 de junio al 20 de julio de 2021.
• Beneficios: Los beneficios de este informe incluyen la adaptación de una nueva ventaja
competitiva, la creación de un nuevo canal de clientes potenciales y, en última instancia, dará
como resultado un alto retorno de la inversión dado el bajo presupuesto del proyecto.
• Riesgos: Si bien vemos más beneficios que riesgos, podríamos estar captando clientes
potenciales no calificados que no se convertirán.

7. EXPLIQUE Y DÉ EJEMPLOS DE LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN

Planificación

En la etapa de planificación de la ADMINISTRACIÓN de proyectos, establecerás objetivos claros

utilizando una hoja de ruta del proyecto. Si bien hay varias formas de ejecutar la planificación de
objetivos, los objetivos SMART, los objetivos CLEAR y los objetivos y resultados clave (OKR) son
tres estrategias de planificación de proyectos que pueden ayudarte a comenzar.
SMART es un acrónimo en inglés que significa que el objetivo es específico, medible, alcanzable,
realista y de duración limitada. Muchos equipos utilizan este método debido a su capacidad para
mejorar la comunicación del equipo, definir una hoja de ruta clara y dar como resultado métricas a
las que se puede dar seguimiento.
CLEAR es un acrónimo en inglés que significa que tus objetivos deben ser colaborativos, limitados,
emocionales, apreciables y optimizables. Muchos equipos optan por este método porque es un poco
más realista a la hora de ponerlo en práctica y se centra en la colaboración.
Los objetivos y resultados clave (OKR) difieren de manera más significativa de los otros dos métodos.
Este método puede abrir los objetivos a toda la empresa, creando visibilidad en toda la organización.
En lugar de comenzar con un proyecto y luego definir el objetivo, los OKR comienzan con el objetivo
y luego crean proyectos en torno a ese objetivo.

Objetivos SMART vs. objetivos CLEAR vs. OKR:

Si bien las tres estrategias adoptan enfoques diferentes, todas generan resultados similares. Depende
de ti elegir el método que más se acerque a tu objetivo comercial.
Entre los recursos adicionales que puedes utilizar en la fase de planificación de tu proyecto en la
gestión del mismo se incluyen los diagramas de hitos, diagramas de Gantt y el análisis de gestión de
riesgos del proyecto, todos los cuales pueden ayudar a aclarar los detalles a los participantes. Aunque
estas áreas pueden haberse descubierto durante el alcance inicial del proyecto, la fase de planificación
es el momento perfecto para expandir los objetivos, metas y riesgos.
Ejemplo de un desglose de objetivos utilizando la metodología de gestión de proyectos SMART.
Objetivo inicial: Incrementar la generación de clientes potenciales.
Objetivo SMART mejorado:
• Específico: Aumentar la generación de clientes potenciales mediante la distribución de una
guía de recursos.
• Medible: Incrementar la generación mensual de clientes potenciales en un 15 %.
• Realizable: Según un estudio reciente, sabemos que nuestros clientes están interesados en una
guía de recursos.
• Realista: Recopilar información de contacto del cliente a cambio de nuestra guía de recursos.
• De duración limitada: Producir una guía de recursos anual cada enero para mantener nuestro
tráfico de clientes potenciales.
8. EXPLIQUE Y DÉ EJEMPLOS DE LA ETAPA DE EJECUCIÓN.

Ejecución

En la fase de ejecución, tu equipo se enfocará en lograr los objetivos que se establecieron. Utilizarán
la información recopilada en los dos primeros pasos para crear y lanzar el proyecto dentro del plazo
especificado mediante el trabajo en equipo y la colaboración.
Empieza asignando tareas a los miembros del equipo. Si ya usas una herramienta de gestión de
proyectos, puedes agregar estas tareas al flujo de trabajo de tu proyecto para que tu equipo pueda
acceder rápidamente a los recursos y comunicarse en un solo lugar. El software de cronograma y otras
herramientas de mapeo de proyectos pueden ser útiles para que tu equipo pueda visualizar cada paso
del proyecto.
Luego, debes preparar tu metodología de seguimiento y éxito para que todos entiendan con claridad
cómo se medirá el éxito. Estos podrían ser indicadores de rendimiento específicos a los que planeas
realizar un seguimiento, o los objetivos posteriores a la campaña que deseas cumplir.
Dado que las fechas de entrega y las cargas de trabajo cambian a diario, asegúrate de actualizar
el programa del proyecto según sea necesario y cerrar las dependencias una vez cumplidas. Si tienes
una fecha límite de entrega, asegúrate de organizar la agenda de tu equipo en función de lo que es
prioritario. Es recomendable consultar con los miembros del equipo con regularidad para asegurarte
de que el proyecto esté en marcha y de que se esté cumpliendo con los entregables.
Aunque los programas pueden fluctuar, es importante mantenerse lo más cerca posible del
cronograma original para que no se produzca una corrupción del alcance. En otras palabras, no te
salgas demasiado del alcance original del proyecto.
Lee: 7 causas comunes de corrupción en el alcance y cómo evitarlas
Observa este plan de cronograma de ejemplo para comprender mejor cómo organizar una estructura
de desglose del trabajo.
Cronograma del proyecto: Del 1 de junio al 20 de julio de 2021
Equipo del proyecto: Kabir Madan, Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks
• 1 de junio: Kabir debe establecer las tareas del proyecto y asignarlas a los miembros del
equipo.
• 14 de junio: Daniela debe recopilar datos de recursos.
 • 18 de junio: Daniela debe organizar los datos y enviarlos a Ray para que realice el diseño.
• 28 de junio: Ray debe enviar el primer borrador de diseño a Kabir para su revisión.
• 1 de julio: Kabir debe proporcionar comentarios sobre el diseño.
• 6 de julio: Ray debe enviar el diseño final a Kat para su implementación.
• 12 de julio: Kat debe enviar el sitio de ensayo a Kabir para su revisión.
• 15 de julio: Kabir debe proporcionar comentarios sobre el sitio de ensayo.
• 19 de julio: Kat debe enviar el sitio de ensayo final al equipo para su testeo.
• 20 de julio: Debe lanzarse la guía de recursos.

9. EXPLIQUE Y DÉ EJEMPLOS DE LA ETAPA FINAL.

Cierre

Esta fase es la que más varía entre diferentes empresas y equipos. Mientras que a algunos les gusta
reconocer el arduo trabajo, a otros les gusta comenzar de inmediato con la próxima tarea importante.
No existe una forma correcta o incorrecta de cerrar un proyecto, y depende de ti averiguar qué
funciona mejor para ti y tu equipo.
Al cerrar un proyecto, una buena práctica es reunirse con los participantes del proyecto para obtener
una visión más detallada del éxito. Este tipo de reunión a menudo se denomina “post mortem”. Si
decides organizar una reunión, puede que quieras enviar una encuesta anónima de antemano para
asegurarte de que todos los problemas críticos se aborden durante la reunión. Es una buena idea
repasar los indicadores clave de rendimiento (KPI) que mediste en la fase de desempeño para que
todos los participantes tengan una comprensión clara de lo que salió bien y de lo que no. Esto evitará
que se repitan errores en proyectos futuros.
También es una buena idea organizar y almacenar los materiales del proyecto en una carpeta
compartida a la que los compañeros del equipo puedan acceder antes de cerrar un proyecto. Es
importante tener a mano materiales como briefs de proyectos, plantillas, activos de redacción
creativa, archivos de diseño, trabajo de desarrollo, etc. cuando llega el momento de evaluar el
rendimiento.
Una oportunidad importante que a menudo se pierde en la fase de cierre del proyecto es seguir
supervisando el desempeño. ¿Tu equipo tiene la costumbre de ejecutar proyectos y olvidarlos luego
de un tiempo? Es importante probar y reinventar constantemente nuevas formas de ejecutar proyectos
para seguir creciendo como empresa.
A continuación, se muestra un ejemplo de la agenda de una reunión post mortem para ayudarte a
cerrar tu próximo proyecto.
Nombre del proyecto: Manual de estrategias para objetivos y resultados clave
Fecha: 20 de agosto de 2023
Hora: De 10:00 a 11:00 h (hora estándar del centro)
Detalles de la agenda:
• Resumen rápido del proyecto (10 h): Kabir repasará las metas y objetivos iniciales del
proyecto y resumirá los entregables.
• Resumen del resultado (10:15 h): Kabir revisará el desempeño del proyecto, enfocándose en
nuestro objetivo inicial de generación de clientes potenciales e indicadores clave de
rendimiento (KPI) adicionales.
• Comentarios de los participantes (10:30 h): Kabir, Daniela, Kat y Ray compartirán sus
comentarios sobre lo que salió bien y lo que podría haber salido mejor.
• Acciones pendientes: Kabir enviará notas de la reunión antes del 20/8 y programará
optimizaciones que se completarán antes del 03/9.