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Mencione al menos l0 aspectos de Ley 594de2000, que le hayan parecido esenciales para la Administración
Documental.
¿Cuáles son los principios de la ley 594 del 2000?
¿Cómo define la ley 594 de 2000 la Gestión Documental?
¿Cuáles son los aspectos relevantes de los archivos en Colombia?
¿Cuáles son las 3 operaciones Archivísticas fundamentale
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¿Cuáles son los principios de la ley 594 del 2000?
¿Cómo define la ley 594 de 2000 la Gestión Documental?
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¿Cuáles son las 3 operaciones Archivisticas fundamentales?
Cuál es el objetivo de la Ley 594 del 2000?
 Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional.
 Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia.
 Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
 Facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia.
 Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés económico,
social y tecnológico.
 Consolidar una cultura de información nacional.
 Racionalización de la información y sus categorías.
¿Cuáles son los principios de la Ley General de Archivos?
Teniendo en cuenta que la prioridad de esta ley es el correcto manejo de la documentación a favor
de los ciudadanos y su interés de consulta, los principios que la rigen y que se desarrollan son los
siguientes:
 Finalidad del archivo: mantener una documentación organizada ayuda y garantiza a

conservar una información con fácil acceso y recuperación.

 Importancia de los archivos: la ley establece y respalda la importancia de la gestión y

la administración de los documentos, tanto para las empresas, como para quienes
deseen consultar información de interés nacional. De este modo se categorizan de manera
eficaz los documentos, ayudando a depurar y a administrar lo que es necesario.

 Institucionalidad e instrumentalización: el uso de instrumentos archivísticos y el manejo

de los documentos y su reposo o archivo, respalda las actividades de gestión, siendo las
bases principales para procesos políticos, económicos y legales, garantizando los
derechos de todos los involucrados en los procesos.

 Responsabilidad y organización: la ley respalda el uso de la información, por lo que es

enfática en el cumplimiento de las normas descritas en ella, tanto en organizaciones
públicas como privadas con interés público.

 Dirección y coordinación: la ley designa al Archivo General de la Nación como el

principal ente de regulación, con el fin de proteger la memoria histórica y cultural de la
nación.

 Administración y acceso: el Estado se responsabiliza por la correcta gestión de la

información y de garantizar el acceso a ella por parte de la ciudadanía en general.

 Racionalidad: establecido el orden, es necesario que el manejo de los documentos sea

realizado por personal especializado o personal común, siempre y cuando sigan las leyes y
normas establecidas, de tal manera que su consulta esté más que garantizada.

 Modernización: el crecimiento y la implementación de nuevas estrategias, ayudan a las

entidades a optimizar y a automatizar de la mejor manera los procesos de gestión
documental.

 Interpretación: finalmente, con el fin de que la ley se siga al pie de la letra, el AGN tiene la

responsabilidad de brindar asesoría a todo el interesado en llevar a cabo procesos de
administración de documentos.
Te puede interesar: ¿Qué es la gestión documental?
Como puedes notar, las leyes son la columna vertebral de los procesos, por ello es importante
conocerlas y aplicarlas. Si deseas el servicio de gestión documental apegado a la ley, no dudes
en contactarnos.

Gestión documental
 Gestión documental
 Digitalización de documentos
 Administración CAD
 Organización Especializada
 Organización bajo norma AGN
La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y
recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de
una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se
caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos
físicos y electrónicos.
La importancia de la gestión documental
Es por ello que su correcta aplicación lleva a la empresa a mejorar y a optimizar

considerablemente todo lo concerniente al manejo de información de valor, lo que ahorra tiempo,
espacio y dinero.
Queremos que conozcas cómo funciona la gestión documental, su importancia y las ventajas que
puede representar para ti y para tu empresa.
Así que toma nota y lleva a tu empresa a la mejora continua.

¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta
administración de la información de una empresa. Esto por medio de la revisión, análisis y
almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a
optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.
En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías especializadas, mejoran
los procesos de administración de los documentos y la información, manteniendo de manera
óptima y objetiva su orden y jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos, programas y
sistemas. Por lo tanto, se puede decir que:
El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y disponer de
los documentos en forma estandarizada y delimitada.
Aportes de la Gestión Documental a los procesos de la empresa:
La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta
conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia
de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.
En sí, la gestión documental permite:
 Revisión de información.
 Ahorro y eficiencia.
 Categorización de archivos.
 Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
 Almacenamiento ordenado.
 Custodia de documentos.
De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su
archivo, brindando ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es
calificado como importante para la empresa.
Así pues:
 Mejora la gestión de la información.

 Automatiza los procesos.
 Reduce costos, tiempo y espacio.
Taller
Ley 594 de 2000

1) Número y nombre de los títulos que contiene la Ley 594 de 2000.

R:
Título I: Objeto, ámbito de aplicación, definiciones fundamentales y principios generales.

Título II: Órganos asesores, coordinadores y ejecutores.
Título III: Categorización de los archivos públicos.
Título IV: Administración de archivos.
Título V: Gestión de documentos.
Título VI: Acceso y consulta de los documentos.

Título VII: Salida de documentos.
Título VIII: Control y vigilancia.
Título IX: Archivos privados.
Título X: Donación, adquisición y expropiación.
Título XI: Conservación de documentos.
Título XII: Estimulos a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental de la

nación.
Título XIII: Disposiciones finales.
2) Número de artículos.
R: En total hay 52 artículos.

3) Los archivos según su jurisdicción y competencia se clasifican en:
 Archivo general de la Nación.

 Archivo general del Departamento.
 Archivo general del Municipio.
 Archivo general del Distrito.
4) ¿ Cuál es la responsabilidad de la administración pública ?
R: Responsabilidad administrativa: La administración pública será responsable de la gestión de

documentos y de la administración de sus archivos.
5) ¿Cómo pueden las entidades del estado emplear el soporte documental a sus archivos?
R: Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la
administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico,
informático, óptico o telemático, siempre cuando cumplan con los siguientes requisitos:
- Organización archivistiva de los documentos.
- Realización de archivos técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la
conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, etc.
8) Cómo debe ser la salida de los documentos Administrativos de una entidad del Estado?
R: La fluidez de los documentos deber ser autorizada por las Entidades del Estado y solo por
motivos legales se autorizara temporalmente su salida.
9) ¿ Cual es el órgano competente que se encarga del control y vigilancia sobre los documentos
declarados de interés cultural?
R: El órgano encargado es el Archivo General de la Nación.
10) ¿ Cuáles son las prohibiciones que se le da a los órganos privados y a las personas naturales
y jurídicas
UESTIONARIO DE LA LEY 594 DE 2000
Páginas: 5 (1036 palabras) Publicado: 8 de mayo de 2015
CUESTIONARIO DE LA LEY 594 DE 2000
1. ¿Qué es un soporte documental?
A. Medios en cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los
archivos en papel existe los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos etc.
B. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
C. Registro de información producida o recibida por una entidad pública oprivada en razón de sus
actividades y funciones.
D. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
2. ¿Qué es patrimonio documental?
A. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriva en la

prestación de un servicio públicos por entidades privadas.
B. Conjunto de serie con sus correspondiente tipos documentales.
C. Conjuntode documentos conservados por su valor histórico o cultural.
D. Conjunto de actividades administrativa y técnica pendiente a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibidas por las entidades.
3. ¿Qué dice el artículo 11 de la ley 594 de 2000?
A. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el
correctofuncionamiento de sus archivos.
B. El estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos.
C. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del estado este ejercerá
en pleno control de sus recursos informativos.
D. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregaran los documentos y
archivos a su cargo debidamenteinventariados.
4. ¿Cuál es el sistema nacional del archivo?
A. Es el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la

homogenización y la normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos
centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a
la información y a los documentos.
B. Conjunto dedocumentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
C. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8y 9 de la presente ley, así como los
archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio
D. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste
ejercerá el pleno control de sus recursos informativos.
5. ¿Cómo se clasifican los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencias?
A. Archivos deentidades del orden nacional, departamental, distrital metropolitano, municipal y

local.
B. Archivos de la rama ejecutiva, legislativa y judicial.
C. Archivos del organismo de control y archivos de los organismos autónomos.
D. Archivos general de la nación, del departamento, del municipio y del distrito,
6. ¿Qué dice el artículo 14 de la ley de 594 de 2000?
A. La documentación de la administraciónpública es producto y propiedad del estado y este

ejercerá en pleno control de sus recursos informativos
B. la administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas.
C. La administración de archivo histórico con instituciones de reconocida solvencia.
D. El archivo general de la nación establecerá los requisitos y condiciones.
7. ¿Cuál es el artículo que se refiere a los planesy programas, de Las entidades integrantes del
Sistema Nacional de Archivos?
A. Articulo 2
B. Articulo 6
C. Articulo 4
D. Articulo 8
8. ¿Qué dice el parágrafo 1 y 2 de soporte documental artículo 19?

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Mencione al menos l0 aspectos de Ley 594de2000, que le hayan parecido esenciales para la Administración

 Finalidad del archivo: mantener una documentación organizada ayuda y garantiza a

 Importancia de los archivos: la ley establece y respalda la importancia de la gestión y

 Institucionalidad e instrumentalización: el uso de instrumentos archivísticos y el manejo

 Responsabilidad y organización: la ley respalda el uso de la información, por lo que es

 Dirección y coordinación: la ley designa al Archivo General de la Nación como el

 Administración y acceso: el Estado se responsabiliza por la correcta gestión de la

 Racionalidad: establecido el orden, es necesario que el manejo de los documentos sea

 Modernización: el crecimiento y la implementación de nuevas estrategias, ayudan a las

 Interpretación: finalmente, con el fin de que la ley se siga al pie de la letra, el AGN tiene la

Es por ello que su correcta aplicación lleva a la empresa a mejorar y a optimizar

Así que toma nota y lleva a tu empresa a la mejora continua.

 Mejora la gestión de la información.

Título III: Categorización de los archivos públicos.

Título IV: Administración de archivos.

Título V: Gestión de documentos.

Título VI: Acceso y consulta de los documentos.

Título VIII: Control y vigilancia.

Título IX: Archivos privados.

Título X: Donación, adquisición y expropiación.

Título XI: Conservación de documentos.

Título XII: Estimulos a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental de la

Título XIII: Disposiciones finales.

R: En total hay 52 artículos.

 Archivo general de la Nación.

4) ¿ Cuál es la responsabilidad de la administración pública ?

R: Responsabilidad administrativa: La administración pública será responsable de la gestión de

- Organización archivistiva de los documentos.

R: El órgano encargado es el Archivo General de la Nación.

CUESTIONARIO DE LA LEY 594 DE 2000

1. ¿Qué es un soporte documental?

2. ¿Qué es patrimonio documental?

A. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriva en la

3. ¿Qué dice el artículo 11 de la ley 594 de 2000?

4. ¿Cuál es el sistema nacional del archivo?

A. Es el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la

5. ¿Cómo se clasifican los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencias?

A. Archivos deentidades del orden nacional, departamental, distrital metropolitano, municipal y

6. ¿Qué dice el artículo 14 de la ley de 594 de 2000?

A. La documentación de la administraciónpública es producto y propiedad del estado y este

8. ¿Qué dice el parágrafo 1 y 2 de soporte documental artículo 19?

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