Actividad 1

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
LIGIA ORTIZ GARZON

Aprendiz

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL(767972)
2014

ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 1

LIGIA ORTIZ GARZON
Aprendiz

ROCIO DEL CARMEN CORENA ALFARO
Tutora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
2014

INTRODUCCION

En los comienzos de la era de la informacin afines de los aos 1990, los documentos
se recolectaban y se almacenaban con el fin de conservarlos. Actualmente, el desarrollo
exponencial de la informacin y las nuevas herramientas tecnolgicas provoco un
aumento desmesurado de los nuevos documentos digitales y paralelamente tambin se
expandi el crecimiento de los documentos en papel. A medida que pasa el tiempo es
cada vez mas imperioso la necesidad de organizarlos .Por lo tanto, se hace fundamental
la necesidad de contar con una gestin adecuada pues, a mayor crecimiento de
informacin mayor es el caos que genera.

En Colombia los procesos archivsticos se orientan bajo la Ley 594 de 2000, del Archivo
General de la Nacin, la cual insta a las entidades pblicas y privadas con funciones
pblicas, a elaborar programas de gestin documental dentro del concepto de archivo
total en el cual se controla los documentos desde su elaboracin hasta su disposicin
final orientado principalmente por las Tablas de Retencin Documental .

Por consiguiente, la Organizacin Documental es el principal centro de eficiencia y
mejora continua en los procesos y funciones de las organizaciones que habitualmente
realizan trmites con documentos, ya que permite replantear acciones y estrategias en el
uso de los sistemas de informacin, con el fin de obtener resultados ptimos en los
problemas organizacionales.

ORGANIZACION DE LOS
DOCUMENTO

Definicin: Conjunto de
acciones orientadas a la
clasificacin, ordenacin y
descripcion de los
documentos de una
institucin, como parte
integral de los procesos
archivsticos .

CONCLUSIONES

El desafo de la gestin documental es buscar soluciones my adecuadas que
funcionen y nuevas tecnologas para con ello garantizar su originalidad e
integridad.

Tambin debe tener en cuenta que un buen que un buen sistema de
administracin de documentos permite almacenar y recuperar informacin,
esto es vital para la permanencia de cualquier organizacin o institucin sin
importar su tamao.

La gestin documental nos aporta grandes ventajas como: ahorro de tiempo,
recepcin y organizacin debidamente de los documentos ya que es una
tarea clave que nos permite ahorrar tiempo y dinero al buscar un documento
o informacin, tambin nos permite conservar los documentos teniendo como
base la Ley General de Archivos.

Como recurso, la gestin documental provee informacin, y como activo,
proveen documentacin. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar
la informacin, stos nos ayudan a localizar el documento en una forma ms
rpida y desde cualquier lugar, sea en la organizacin o fuera de sta.
GLOSARIO

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a
consultar la informacin que conservan los archivos pblicos, en
los trminos consagrados por la Ley.

Almacenamiento de documentos: Accin de guardar
sistemticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y
unidades de conservacin apropiadas.

Coleccin documental: Conjunto de documentos reunidos segn
criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura
orgnica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y
al orden original.

Documento original: Fuente primaria de informacin con todos
los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.

Eliminacin documental: Actividad resultante de la disposicin final
sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental para
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.

Foliar: Accin de numerar hojas.

Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas,
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Retencin documental: Plazo que los documentos deben permanecer en
el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la
tabla de retencin documental.

Tabla de retencin documental: Listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

BIBLIOGRAFIA

Acuerdo. 027-2006
MEJA Myriam, CAN Jeannette, BARRERA Amanda, MELO C. Alexander, PARADA
A. Hernn O. y TRIANA T. Jorge W. gua para la implementacin de un Programa de
Gestin Documental. Bogot D.C. Archivo General de la Nacin. 2005.

Enlace - El Acuerdo 042 de 2013 (Del art.1 al art. 6)
En el Acuerdo 042 de 2013 se establecen criterios para la organizacin de los
archivos de gestin, segn el Archivo General de la Nacin.

Enlace - http://www.slideshare.net/Camavi86/ntc-4095(Punto 1 al 3)
En este documento se encontrarn aspectos importantes sobre la Descripcin
Archivstica que plantea el Archivo General de la Nacin.

ISAD (G)2000
Norma Internacional General de Descripcin Archivstica .

https://docs.google.com/document/d/...oC4sG4bF1_k/edit

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