CAPÍTULO 2

ERP

A. Antecedentes
Desde el punto de vista de manufactura, han existido diferentes

tecnologías para el mejoramiento de la producción. Antes de que los

primeros MRPs (Material Requirement Planning) surgieran, por los años de

1960, los manufactureros tomaban decisiones educadas acerca de cuánto

y qué tipo de material necesitaban usar en los siguientes meses, y después

apilaban ese material hasta que se requiriese.

Cuando los primeros sistemas MRP aparecieron, ayudaron a las

compañías a reducir sus altos niveles de inventario en materia prima, pero

el enfoque exclusivo en el manejo de materiales creó nuevas áreas de

oportunidad. Por ejemplo, el error de no considerar fallas en los equipos y

otros eventos que pudieran retrasar la producción, causaba a algunos

manufactureros el apilamiento de bienes parcialmente hechos, o en

proceso, lo que contaba con acarrear un tipo de inventario diferente.

Pasó el tiempo, y los vendedores de sistemas MRP, expandieron las

capacidades de sus sistemas para incluir algunas capacidades de

planeación y otras funciones que eventualmente fueron incluidas en el

paquete de productos bajo el nombre de planeación de recursos para la

manufactura, o bien, MRP II (Manufacturing Resource Planning). A

9
principios de los noventas, las funciones de los sistemas MRP II fueron

unidas o enlazadas con aplicaciones financieras, de ventas, de

administración y de negocios y el concepto de ERP (Enterprise Resource

Planning), según Sidney Hill, salió al mercado (Hill, 997).

B. Definición
Por sus siglas en ingles: Enterprise Resource Planning, lo cual quiere

decir Aplicaciones de Planeación de Recursos Empresariales. Es un

sistema de información que permite a una compañía automatizar e

integrar la mayor parte de sus procesos de su negocio, compartir datos,

producir y acceder a la información en tiempo real, se compone de varios

módulos como por ejemplo, recursos humanos, ventas, finanzas y

producción, que permiten la integración horizontal de la organización a

través de los datos que gestionan los procesos organizacionales. Estos

paquetes de software son habitualmente adaptados (customizados) a las

necesidades específicas de cada organización.

En las siguientes definiciones, encontraremos similitud con lo

anteriormente propuesto por Hill, en donde la integración de diferentes

departamentos de toda una empresa es lo que al parecer define a un

sistema ERP. Más sin embargo, debemos entender, que un sistema ERP es

un nuevo modelo de lo que una empresa debe ser, y no tan solo una

evolución de sistemas de cómputo anteriores. Un ERP involucra teorías de

administración de empresas, como la cadena de valor del Michael Porter,

10
la reingeniería de los negocios dada por Michael Hammer y mejores

prácticas de negocios recopiladas de empresas de clase mundial.

El Gartner Group acuñó con el nombre de Sistemas Planeadores de

Recursos de la Empresa o bien ERP (DCI,1998). A esos sistemas que

integralmente ejecutaban las operaciones de una empresa, atravesando los

diferentes departamentos como manufactura, distribución y logística,

contaduría en general, recursos humanos y salarios, enfocándolos a

procesos de negocios.

Davenport (Davenport,1993) habla sobre los ERP como un sistema

de información muy complejo, altamente integrado, que automatiza la

mayoría de las actividades de una firma. El cual sirve para coordinar las

actividades a través de múltiples localidades geográficas, unidades de

negocio y funciones. Y en el ámbito de manufactura, permiten una

estrategia operacional compuesta de una fuerte integración entre

funciones, un alto grado de intercambio de información en la cadena de

valor, reducción del tiempo de ciclo en la respuesta a la demanda, y una

dispersión de funciones a través de localidades geográficas.

Los ERP son el resultado de la actitud moderna de las

organizaciones hacia cómo los sistemas de información deben ser

configurados para la nueva estructura de negocios. “Tan sólo usar

sistemas automatizados ya no es la cura. El mayor cuello de botella de la

11
construcción de software y soluciones de sistemas para las nuevas

necesidades del rediseño de los procesos de negocio, es la integración. Esta

integración, es la característica principal de un sistema ERP, razón por la

cual muchas empresas demandan la utilización de los mismos”

(Gautan,1996).

Para damos una idea de lo complejo que un sistema ERP puede ser,

Nancy Bancrofi define al sistema SAP P13 corno, “un grupo de módulos de

software para aplicaciones de negocios, diseñados para un ambiente

cliente/servidor. Los módulos son integrados y abarcan la mayoría de las

funciones requeridas por una corporación grande, incluyendo

manufactura, finanzas, ventas y distribución, y recursos humanos. Cada

módulo accede más de 1000 procesos de negocio, cada uno basado en las

mejores prácticas de la industria. La configuración del sistema se realiza

por medio de 8,000 tablas que administran jerárquicamente la compañía,

orquestando todo desde la estructura de la empresa hasta descuentos en

precios. El sistema provee un procesamiento de información a través de

toda la empresa verdaderamente integrado en tiempo real.”

(Bancroft,1997).

C. Características
Los sistemas ERP presentan varias características y dependen de cada

proveedor y desarrollador de estos sistemas, a continuación se tratarán de

mencionar las características generales que contiene un sistema integral

ERP. Estos sistemas contienen módulos por cada área de la empresa, en

12
algunos proveedores cada módulo lo ofrecen por separado, mientras que

otros venden el conjunto de módulos en un mismo paquete y dependerá de

la empresa que tanto lo desee integrar a sus procesos internos. Las

características que se consideran como generales para todos los sistemas

ERP son las siguientes:

• Los sistemas ERP proveen una integración empresarial, administran

la información de las diferentes transacciones y operaciones, el cual

mejora el flujo de datos entre los distintos departamentos de una

organización. Estos sistemas soportan las múltiples actividades o

procesos de la empresa debido a su diseño modular, incluyendo

planeación de producción, compras, inventarios, proveedores, entre

otros.

• Hace eficiente los flujos de información puesto que están

interconectados los diversos departamentos de la empresa y

comparten la misma información.

• Información en tiempo real, ya que toda información es tomada de la

misma base de datos.

• Mejores prácticas de trabajo, se estandarizan los proce sos y los

empleados y usuarios tienen mejor conocimiento de sus procesos y

la manera de llevarlos a cabo.

• Bases de datos centralizada, toda información se almacena en la

misma base de datos, por lo que no existe información redundante o

incompleta.

13
 • Componentes de ERP interactúan entre si consolidado todas las

operaciones, es lo que se había mencionado anteriormente, al estar

el sistema compuesto por módulos y todos ellos interactúan entre si,

compartiendo información y procedimientos.

• En los sistemas ERP los datos se ingresan una sola vez, por lo que

son consistentes, completos y comunes, almacenándose todos y

cada uno de ellos en la misma base de datos.

• Las empresas deben modificar algunos de sus procesos para

alinearlos con los del sistema ERP, esto es, porque en ocasiones las

empresas no conocen sus propios procesos, por lo que deben

analizarlos y definirlos adecuadamente previo a incluirlos en el

funcionamiento de un sistema ERP.

• Se podría considerar tecnológicamente complejos, pero esto depende

de cada proveedor y del tamaño del sistema, existen proveedores que

poseen sistemas bastante completos, complejos y costosos, pero en

México existen proveedores donde lo que pretenden es abaratar el

costo de estos sistemas permitiendo llegar a las PyMEs que no

poseen muchos recursos.

Estas han sido las principales características que posee un sistema

integral ERP pero como fue mencionado anteriormente, dependen de cada

proveedor y cada sistema ERP que se encuentra en el mercado.

14
 D. Beneficios
Entre las principales razones que justifican el por qué deben las

empresas invertir en un sistema ERP podemos encontrar bastantes

beneficios, que se mencionan más adelante, éstos son beneficios que se

considerarían comunes; en el capítulo de análisis de resultados se

muestran diversos casos de éxito donde se presentan beneficios reales

sobre PyMEs mexicanas que han implantado con éxito un sistema ERP.

• Se reduce la incertidumbre con respecto a la veracidad de la

información, es decir todas las áreas de la empresa manejan la

misma información integrada, no existen diferentes sistemas

departamentales que hacen que pueda haber datos corruptos y

que ponen en duda la veracidad de la información y por lo tanto

ponen en peligro la toma de decisiones, por ello se tiene la

información consistente y accesible en toda la organización, ya no

existiría información aislada en diversas bases de datos, que es

un problema muy común en algunas empresas

• Mejora considerable en la comunicación interdepartamental

permitiendo tener un mayor conocimiento de lo que esta

sucediendo en la empresa, al tener un sistema común en todos

los departamentos, la información que fluye es la misma, por lo

que todos tienen acceso a la misma información.

15
• Se elimina la duplicidad de información, se cuentan con datos

más robustos produciendo información más confiable, debido a la

base de datos que se encuentra centralizada.

• Se hace más eficiente la integración de los procesos comerciales y

en sí de todos los procesos de la empresa, ya que previo al contar

con un sistema ERP fue necesario definir claramente cada

proceso.

• El acceso a tecnología de clase mundial permitiéndole a la

empresa competir en un mercado cada vez más cambiante y

teniendo la oportunidad de crecer y ser más rentable.

• La productividad debe aumentar debido a la automatización de

los procesos y la integración del negocio, esto se logra al contar

con un sistema que mejore la forma de llevar a cabo los procesos

internos diarios de la empresa.

• Apoya las decisiones para mejorar la efectividad, porque se tiene

en todo momento la información actualizada, así como el acceso a

múltiples procesos del negocio.

• Reducir tiempos ociosos en los procesos, ya que al contar con los

procesos definidos en el sistema, se evitan posibles acciones que

16
 llevaban mucho tiempo al ejecutarlos de manera manual o de la

manera como tradicionalmente los llevaban a cabo.

• Monitorear el desempeño a través de indicadores y resaltar si ha

habido variaciones sobre las normas u objetivos, a través del

sistema ERP es posible obtener una se rie de reportes totalmente

confiables y con ello monitorear el desempeño tomando acciones

preventivas o decisiones estratégicas en todo momento.

• Proveer de una infraestructura de hechos y datos para la

administración en lugar de tomar decisiones por las percepciones

o sospechas. Estos sistemas permiten ver y gestionar la red

extendida de la empresa, sus proveedores, alianzas, y clientes

como un todo integral y con ello pueden prevenir posibles riesgos

al contar con información y datos reales.

Estos beneficios planteados anteriormente, como fue mencionado, son

los beneficios esperados en toda empresa que implemente un sistema ERP,

sin embargo dependen de varios factores, cada sistema ERP que se

encuentra en el mercado posee sus propias características y beneficios

reales, también depende de la integración que tenga la empresa con el

sistema, de la confiabilidad y uso que tenga cada sistema implantado, así

como la adaptabilidad del sistema con la empresa y sus empleados.

17
 E. Limitaciones
La tendencia por adoptar este tipo de sistemas ha dominado desde

los inicios de 1990 y por lo general los ERP desde su creación han sido

conceptualizados como plataformas que requieren una gran inversión

económica y requieren la mayor parte de las veces, de una

reestructuración organizacional o reingeniería de los procesos de la

empresa aunque en diversas ocasiones esto no es necesario. En la

actualidad se sabe que prácticamente cualquier empresa de tamaño

considerable (grande) se apoya en un ERP para realizar sus operaciones

diarias, incluso las empresas localizadas en México, sin embargo hoy en

día las empresas pequeñas y medianas también están enfocando sus

esfuerzos para adquirir estos sistemas, las PyMEs al representar la

mayoría de las empresas en México no pueden quedarse rezagadas y

deben analizar todas las opciones que les permita contar con un sistema

integral que mejore su manera de llevar a cabo sus procesos internos y de

negocio. Sin embargo como todo sistema computacional, al tratar de ser

implementado deben tomarse en cuenta ciertos aspectos, como los que son

mostrados a continuación.

• Que la implementación puede ser larga, costosa y difícil, esto

no siempre sucede, aquí dependen varios factores, la

cooperación que tengan los empleados al definir sus procesos

y en si del director y la empresa como conjunto.

• La empresa debe adaptar sus procesos al sistema, aquí

depende de cada proveedor del sistema ERP, es necesario a un

18
 principio obtener todos los procesos de la empresa y

adaptarlos o incluirlos en el sistema.

• Dependen de un solo proveedor, generalmente se “casan” con

un proveedor, esto para evitar posibles confusiones al tener

sistemas de diversos proveedores, para esto es necesario

realizar un análisis detallado de que proveedor cumple con las

expectativas de la empresa comparando entre todos y al final

obteniendo el que mejor se adapte a las necesidades propias

del sistema.

• No es adecuado un sistema ERP para empresas cambiantes y

altamente descentralizadas, porque la información se

encuentra dispersa y por lo mismo es difícil centralizar la

información.

Estas limitantes siempre deben ser consideradas previo al tratar de

implementar un sistema ERP, ya que la empresa debe ser conciente del

tiempo, costo y esfuerzo requerido para implementar con éxito un sistema

de esta magnitud.

Otro aspecto a tomar encuentra es el que se obtiene de un estudio

reciente de Forrester Research, ya que menciona que el 65% del costo total

de un proyecto de implantación promedio de ERP consiste en la mano de

obra.

19
 Otro punto clave a considerar, es que dado que un sistema ERP

involucra a todas las áreas de la empresa, se debe obtener el compromiso

a largo plazo de los altos ejecutivos o del director general. Cualquier

compañía que esté involucrada en un cambio hacia sistemas ERP, necesita

el compromiso y aprobación del director general. “Es necesario juntar a los

más altos ejecutivos y hablar acerca de los beneficios que el negocio va a

obtener,” dice Tom Davenport, (Davenport,1993) o como menciona una

empresa mexicana proveedora de sistemas ERP, “Un Director general,

como cabeza de una empresa, debe estar hoy en día al tanto, no solo de los

proyectos a realizar, sino también de los avances obtenidos en los mismos.

A pesar de que en muchas ocasiones haya falta de tiempo, resulta

necesario tomarse unos minutos para enterarse” (DynaWare 2004).

Hasta cuando todos los administradores se encuentran jalando en la

misma dirección, es un proceso muy demandante. “Es como mapear la

total estructura genética de un ser humano,” dice Richardson de AMR.

“Este requiere disectar cada enlace en las cadenas operativas y de toma de

decisiones y después reconstruirlas para tomar ventaja de los nuevos

sistemas” (Martin,l998).

O como menciona Cindy Jutras otra limitación que podría existir al

implementar un sistema ERP es la resistencia al cambio, se necesita un

cambio de cultura tecnológica, comenzando por la actitud del presidente

20
de la compañía, ya que el es en todo caso el líder del equipo de evaluación

y no debe mostrar ningún miedo al cambio (Jutras, 2002).

La implementación no sólo involucra el software y la estructura de

negocios. Existen también otros costos a considerar como lo son,

entrenamiento y hacer concientes a los empleados de lo que involucra un

proyecto de esta magnitud, integración de los procesos con las

funcionalidades del sistema, así como realizar las pruebas mínimas

necesarias, conversión y traslado de datos de las diferentes bases a una

sola, y el costo por el apoyo de consultores.

Las nuevas formas de venta, donde los paquetes vienen

preconfigurados para la empresa, promueven una implementación más

económica y con un menor tiempo para su implementación, por lo que es

necesario llevar a cabo el análisis previo determinado todos estos factores

a la hora de elegir el sistema adecuado para se implementado en la

empresa.

Los costos que involucran el entrenamiento son por lo general altos

ya que los empleados deben de aprender un nuevo conjunto de procesos, y

no tan sólo una nueva interfase de software que de por si toma un tiempo

acostumbrarse a ella. Los empleados de todos los niveles tienen ahora que

aceptar diferentes responsabilidades porque la manera de llevar a cabo los

21
procesos deben cambiar, esto es tiempo y esfuerzo de que dependen

también de la actitud de cada empleado.

También involucran costos el manipular información de la empresa,

incluyendo registros de clientes y proveedores, datos del diseño de

productos y demás, de los viejos sistemas al nuevo ERP, incluso el agrupar

la información ya que por lo regular en las PyMEs se tiene información

esparcida por todas las áreas de la empresa y en ocasiones es redundante

y poco actualizada, sin embargo este proceso aunque lleva tiempo y genera

costo, al final les traerá muchos beneficios y ahorros en tiempo y dinero.

Y por lo mencionado anteriormente, la mayoría de los datos en los

sistemas anteriores no están completos o son inconsistentes. Pero aceptar

ésto es difícil, por lo que la mayoría de las compañías no lo aceptan hasta

que en realidad no le queda otra que llevarlo a cabo. Y no debe olvidarse

que hasta los nuevos datos pueden demandar dificultades para encajar

las modificaciones que llega a realizar el sistema ERP en la compañía

(Siater, 1998).

El costo elevado de los consultores expertos en ERP es ampliamente

conocido. Pero como los costos en capacitación se pueden difícilmente

eliminar. Las compañías deben identificar objetivos para los cuales sus

consultores deben apuntar cuando se realice entrenamiento a sus

empleados (Slater,1998).

22
 Ya una vez implementado un sistema ERP, debe competir con otros

usos de la red por una finita cantidad de recursos, llevando a situaciones

donde el desempeño de la red muy probablemente se alente para servicios

requeridos por los usuarios. Para lo que es necesario, no olvidar utilizar

técnicas que ayuden al mejor desempeño de los sistemas ERP las cuales

comúnmente son llamadas como “Network Resource Planning”(NRP) o

Planeación de Recursos de la Red. Con la ayuda de NRP el desarrollo de

proyectos de implantación de ERP puede eliminar graves problemas en

proyectos de este tipo. (Clewett,1998), todos estos factores deben ser

analizados y tomados en cuenta por posibles fallas posteriores.

En lo que respecta a la integración de ERP con otros sistemas

existentes, como ya se mencionó anteriormente, no todas las compañías se

deshacen de sus sistemas anteriores por diferentes motivos, incluso por

pensar en conservar su sistema como una especie de respaldo por alguna

situación de falla o incompatibilidad. El no tomar en consideración el costo

de integración de los sistemas antiguos con el nuevo sistema ERP puede

deteriorar el plan estratégico y restar funcionalidad al sistema. Así como el

entrenamiento, la integración tiene que hacerse con una perspectiva

orientada a procesos, debe ser bien planeada y analizada a detalle. Por lo

que a la hora de integrar, el querer modificar el código de un sistema ERP,

debe ser una decisión muy bien pensada antes de hacerlo. Al menos que

exista una razón extraordinaria y un retorno benéfico significativo para

23
acoplar el software al proceso de negocio. El costo de integrar, probar y

mantener el sistema funcionando tan rápidamente y bien tan pronto se

comience a modificar el código fuente del sistema ERP (Slater,l998).

Una vez que el sistema ERP ha sido configurado y puesto en marcha,

surge la necesidad de soporte y mantenimiento del sistema. El costo de

mantenimiento debe ser tomado en cuenta, ya que no existe sistema

perfecto libre de mejoras y pequeños errores. Las pequeñas y medianas

empresas de tecnologías de información serán las que muy seguramente se

inclinarán por el servicio y mantenimiento de las operaciones de los

sistemas ERP debido a la falta de los recursos de la empresa para

manejarlo internamente, existen proveedores que promueven un contrato

de mantenimiento que cubre las necesidades posteriores que se requieran

en el sistema ERP a si implantación, puede ser un gasto extra e incluso

costoso pero si con ello se evitan posibles desembolsos fuerte de dinero al

requerir algún soporte posterior, debe ser analizado, esto depende de cada

proveedor, ya que cada uno tiene sus políticas de asesoría y

mantenimiento.

Todos estos factores mencionados anteriormente, son puntos clave que

pueden llevar a una implementación de un sistema ERP con éxito o con

muchos dolores de cabeza, por lo que una decisión de querer contar con

un sistema integral no debe ser analizado a la ligera, como vimos

anteriormente son muchos los beneficios que se pueden obtener, pero

24
también son muchos los aspectos a tomar en cuenta previos y posteriores

a su implementación.

F. Criterios de Evaluación
Para implementar un sistema ERP en una PyME son varios los

criterios que debe considerar al elegir un proveedor y un sistema

específico, como se vio en el inciso anterior, las limitantes son muchas,

pero si después de analizarlas se decide por optar e implementar un ERP,

ahora lo que sigue es definir los criterios con los que se va a evaluar las

diferentes opciones de sistemas ERP, algunos de los criterios generales

para evaluar un sistema ERP se mencionan a continuación, estos

dependen de cada organización, de sus necesidades, de su presupuesto,

del tiempo estimado de implementación entre otros factores, sin embargo

aquí se enumeran algunos que son muy generales y que pueden ser

tomados en cuenta al momento de evaluar los diversos sistemas ERP:

• Funcionalidad acorde con los procesos de negocio de la empresa,

el sistema ERP debe contar con los módulos necesarios para

adaptarlos a los diversos departamentos de la empresa, aquí

depende de la empresa sobre que tanta integración requiere, ya

que algunos proveedores manejan cada módulo por separado con

su respectivo costo extra.

• Nivel de integración entre los diversos componentes del sistema

ERP, algunos proveedores manejan el sistema totalmente

25
 integrado y otros proveedores venden su sistema por módulos, y

aquí es necesario observar el nivel de integración que exista entre

esos módulos, ya que si a un principio solo se adquiere un

módulo para posteriormente integrarle los demás, hay que

analizar que no vaya a existir algún problema de incompatibilidad

y que reste funcionalidad al sistema.

• Flexibilidad y escalabilidad, hay algunos sistemas ERP que son

manejados como una caja negra que no permite incluso el

acceder a la información contenida en la base de datos, aquí

depende de cada proveedor y su sistema que tan escalable y

flexible puede ser.

• Complejidad para su uso, esto es un factor muy importante,

puesto que los empleados son los que finalmente van a utilizarlo,

y si es un sistema bastante complejo puede haber mayor

resistencia a utilizarlo, cada sistema ERP tiene sus propias

interfaces y manera de llevar a cabo las instrucciones, es

necesario evaluarlas para determinar cual será la mas fácil de

utilizar, esto finalmente contribuirá al éxito del sistema ERP en la

empresa.

26
• Duración de la implantación, otro factor muy importante, siempre

es necesario tener un plan de trabajo y tener tiempos estimados,

tratándose de apegar lo mas posible a dicho plan, una

implementación larga puede ser muy costosa y demandante para

todos los empleados y en sí para la empresa, cada proveedor

posee su propia metodología de implantación por lo que es un

punto clave a considerar al momento de la evaluación.

• Habilidad para soportar diversos ambientes de control y

planeación, ya que cada empresa tiene sus propios procesos y su

manera de llevarlos a cabo, si el sistema no permite tener ese tipo

de control pues finalmente va a perjudicar lejos de beneficiar los

procesos y a los empleados.

• Capacidades de cliente/servidor, bases de datos centralizada y

seguridad, en necesario analizar la manera de cómo funcionaria

el sistema ERP, que tanto sea accesible por parte de los usuarios

y que tan seguro y confiable sea el sistema, la seguridad es un

factor bastante importante a considerar, ya que como toda

empresa, posee su información confidencial que por ningún

motivo una persona ajena puede consultar.

27
• Capacidad de actualizaciones, todo sistema va teniendo variantes

en el tiempo, estos variantes pueden ser correcciones al sistema

actual, mejoras o simplemente algún cambio por cuestiones

estéticas o de seguridad, por lo que las actualizaciones van a

surgir siempre, cada proveedor determina que tantas

actualizaciones libera al año, y toda empresa debe contar con

estas últimas versiones, para algunas proveedores, en sus

contratos de mantenimiento les incluyen las actualizaciones de

las versiones del sistema, para otros proveedores las

actualizaciones son un costo aparte, por lo que también deben

considerarse al momento de elegir un sistema ERP en particular.

• Adaptabilidad, un sistema debe ser adaptable a los procesos de la

empresa, si en principio algún proceso, no puede ser adaptado a

la funcionalidad del sistema ya se incurre en problemas que

ocasionan conflictos o perdidas de tiempo y control para llevar a

cabo dicho proceso. Es necesario analizar bien este punto de

adaptabilidad al elegir un sistema ERP.

• Costos totales, incluyendo costo de licencia, entrenamiento,

implantación, mantenimiento, equipo necesario, finalmente el

presupuesto es lo que podría tener el mayor peso al momento de

elegir un sistema ERP en especifico, pero no hay que dejarse

28
 llevar simplemente por el costo, también hay que tomar en cuenta

los puntos anteriores y otros que sean considerados por la

empresa como importantes o relevantes en la evaluación de

diversos sistemas ERP.

Estos puntos mencionados anteriormente, se podrían decir que son

muy generales, pero como fue mencionado anteriormente, cada empresa

tiene sus necesidades muy particulares y especificas, por lo que deben

elaborar sus criterios de evaluación, determinando la ponderación que

tiene cada uno de ellos y el peso específico junto con la prioridad al

momento de evaluar las diferentes opciones de sistemas ERP.

G. Factores críticos de éxito para implementar sistemas ERP

Los factores críticos de éxito son definidos debido a la complejidad

que representa la implementación de un sistema ERP, éste requiere que su

desarrollo sea vigilado con factores bien definidos y considerados como

críticos para concluir con éxito del proyecto.

Debido a que unos de los principales problemas que representa la

implementación de un sistema ERP es poder terminar en el tiempo

estimado, cumplir con el presupuesto destinado y cumplir con las

necesidades operativas definidas en el plan de trabajo inicial del proyecto,

muchos de los factores definidos corno críticos son enfocados a evitar este

tipo de problemas.

29
 Algunos de los criterios generales definidos para implementar con

éxito un sistema ERP son los siguientes, son algunos criterios generales,

sin embargo puede haber muchos mas dependiendo del proveedor y de la

empresa.

• Compromiso de la dirección, siempre es conveniente y totalmente

recomendable que el Director General o los altos ejecutivos estén

involucrados en el proceso de implementación. “Un Director General

junto a su equipo de colaboradores comprometidos en el éxito del

proyecto, podrán informar y hacer mucho mas sencillo el difícil

proceso de implantación” (DynaWare 2004).

• Líder comprometido con el proyecto, debe promover y vigilar el

proceso de implantación, mantener informados a todos los usuarios

e involucrarlos de alguna manera para que posteriormente no sea

tan drástico el cambio de usar el sistema antiguo al ERP.

• Usuarios involucrados y que se adueñen del nuevo sistema, ya que

son ellos quienes conocen sus procesos y nada mejor que ellos

prueben el nuevo sistema dando sus comentarios o

recomendaciones antes de dar por terminado la implantación del

ERP.

30
• Definir objetivos del Proyecto desde un inicio, esto para elaborar el

plan de trabajo con tiempos estimados y liberar la implantación en

fases en caso de ser posible, y al final poder evaluar los resultados

de acuerdo a los objetivos planteados al inicio del proyecto de

implantación del sistema ERP.

• Solución inmediata de problemas, en el proceso de implantación se

deben de realizar constantes pruebas con tal de ir revisando los

avances y en caso de alguna falla poderla corregir de inmediato,

siempre en todo sistema puede haber posibles fallas que pueden ser

corregidas fácilmente y no al final del proceso que puede llevar mas

tiempo.

• Recursos dedicados de tiempo completo al proyecto, hay que

destinar tanto infraestructura tecnológica como de personal, esto

para que se involucren al 100% y sea mas fácil el proceso de

implantación, es recomendable como mencioné anteriormente

involucrar empleados y algunos de tiempo completo con la finalidad

de que conozcan el procedimiento y el sistema, así ellos puedan

asesorar o corregir alguna situación futura del sistema posterior a la

implantación.

• Capacitación oportuna y apropiada, esta un factor clave para que se

lleve con éxito la implantación, se debe de capacitar a los usuarios

31
 para que se involucren totalmente en el funcionamiento del sistema,

así como al usuario que será el administrador del mismo en la

empresa, y que pueda resolver y responder a posibles fallos o errores

ligeros que se presenten durante el funcionamiento del sistema en la

empresa.

• Asesoría externa experta y especializada, debe también tomarse en

cuenta que servicio presta el proveedor del sistema ERP posterior al

proceso de implantación, ya que cualquier duda o posible falla debe

contactarse al proveedor y éste debe estar disponible y corregir o

asesorar a la empresa en todo momento, el tiempo de respuesta es

fundamental en este punto, la empresa no puede darse el lujo de

detener sus labores esperando a que el proveedor tenga el tiempo de

asesorarlo o corregir alguna falla.

• Hacer concientes a los empleados de los cambios de

responsabilidades y perfiles de los puestos, esto principalmente

porque los empleados, a un principio se pueden sentir desplazados o

tener la incertidumbre de cómo van a realizar su trabajo con un

sistema integral como el ERP, se les debe informar, capacitar y

mantenerlos actualizados en los avances, resultados y los beneficios

que van a tener al contar con la empresa con un ERP.

32
 • Alineación con otras iniciativas de negocio, siempre el ERP, debe

estar acorde con los procesos internos de la empresa así como con

todas las iniciativas de negocio, cada opción de sistema ERP cuenta

con sus propias características, y es necesario analizarlo no solo con

los procesos actuales, sino con los procesos futuros esperados,

debido a las nuevas iniciativas de negocio que tenga planeados la

empresa.

Además de estos factores mencionados anteriormente que pueden ser

como catalogados como generales, otros factores críticos de éxito han sido

definidos por Michael Martin que publica en uno de sus artículos llamado

“An ERP Strategy” (1998) son los siguientes:

• Administrar el proyecto como un negocio. Un proyecto grande de

ERP cuesta tanto como una adquisición y requiere el mismo tipo de

compromiso. Esto significa que no es necesario tan solo poner

técnicos en el proyecto, sino también los mejores administradores.

• Clarificar la definición de éxito en términos de negocio, no tan solo

en términos técnicos. La meta final no es instalar el software, sino

mejorar el negocio.

33
 • Anticipar resistencia. Crea una estructura de toma de decisiones

que tenga la información y la autoridad para hacer que las

decisiones no cambie n.

• Realizar una buena selección de consultores. El conocimiento de la

industria es por lo general más importante que la experiencia en

sistemas ERP.

• Alinear los intereses de los consultores con las metas a largo plazo

de la compañía.

• No juzgar a los vendedores tan solo por el precio.

• Grabar los nombres de los administradores del proyecto en el

contrato. Las firmas de consultoría por lo general cotizan en varios

proyectos al mismo tiempo. Algunas firmas ofrecen contratos con

precios fijos.

• No subestimar la importancia de obtener retroalimentación de los

usuarios finales.

También otros factores definidos por Nancy Bancroft y que tienen que

ver con la parte humana de la implementación de este tipo de sistemas y la

administración del cambio, son los siguientes:

34
• Entender la cultura de la corporación en términos de compromiso y

capacidad para el cambio.

• Completar cualquiera de los cambios de los procesos de negocio,

antes de la implementación. Realizar las decisiones fuertes temprano

y mantenerse fuertemente a ellas.

• Comunicar continuamente con todos los niveles de los nuevos

usuarios en el negocio, sin términos técnicos. Prepara expectativas o

metas razonables. Y después volverlas a comunicar otra vez.

• Proveer al proyecto campeones ejecutivos de alto mando. Lo mejor de

la empresa.

• Asegurar que el administrador del proyecto es capaz de negociar en

el mismo nivel para los requerimientos técnicos, de negocio, y en los

de administración del cambio.

• Escoger un equipo balanceado (IS y Administrativo), y dotarlo con

claras definiciones de los roles de trabajo.

• Seleccionar una buena metodología para el proyecto con

instrumentos de medición.

35
 • Entrenar usuarios y proveer soporte para los cambios en el trabajo.

No olvidar entrenar al equipo de trabajo.

• Esperar a que los problemas aparezcan: y comprometerse al cambio.

Además de los anteriores, otros factores definidos por Michael Hammer

(Hammer,1998) en una investigación, propone siete factores de éxito para

la implantación de un sistema ERP. Los cuales son:

• Posicionarlo como una iniciativa estratégica de negocio.

• Liderazgo apasionado y comprometido de los ejecutivos

• Los líderes deben hacer hasta lo imposible para que se cumpla el

proyecto.

• Proveer de los mejores recursos al proyecto

• Quitar obstáculos del camino

• Toma de decisiones rápidas y una implementación rápida.

36
 • Los dueños de los procesos deben ser tomadores de decisiones

claves.

• Hacer las inversiones que sean necesarias

• No escatimar en la administración del cambio

Y algunos factores importantes que han sido considerados por una

empresa proveedora de sistemas ERP como Dynaware, proponen los

siguientes (DynaWare 2004):

• Deben las empresas incluir capacitación, a veces los empleados

de las empresas no cuentan con la cultura tecnológica necesaria

para involucrar sus procesos en una herramienta de sistemas,

que es lo que se refiere a la administración del cambio.

• Se debe involucrar no solo al gerente de sistemas, en caso de que

cuenten con el, sino también al director general, ya que es el

quien conoce el funcionamiento operativo de la empresa y da el

visto bueno a la empresa consultora, así como la autorización

final e instrucción de cooperación a todos los empleados.

• Debe también involucrarse la mayoría de las personas en la etapa

de diagnostico, ya que son ello quien conocen sus procesos, y

37
 estos deben ser en ocasiones modificados o adaptados a las

funciones del sistema.

• La empresa proveedora del sistema antes de implementar un

sistema ERP en una organización, debe elaborar un diagnostico

previo, es decir, realizar una investigación de la estructura actual,

determinar los puntos estratégicos del negocio para así poder

elaborar una propuesta final, en este lapso tanto ambas

empresas firman un acuerdo de confidencialidad, donde ambas

partes acuerdan no divulgar ningún tipo de información a

terceros.

• Posteriormente si es aceptada la propuesta, deben ajustar los

procesos a la funcionalidad de la herramienta, y en ocasiones no

es necesario realizar una reingeniería de procesos como tal, sino

solo adaptar cada proceso a la funcionalidad del sistema.

Aquí se determinaron varios puntos clave que son considerados como

factores críticos de éxito por parte de varios autores, sin embargo, la

empresa misma por su funcionalidad y su experiencia, deben analizar

detalladamente que factores son los que van a tomar como claves al

momento de llevar a cabo su implementación.

38
 H. Principales proveedores
A continuación se van a mostrar a algunos de los proveedores de

sistemas ERP en México, quizá algunos de estos proveedores no están

enfocados principalmente a las PyMEs mexicanas al ser una empresa

extranjera, sin embargo ofrecen productos que bien pueden ser adquiridos

por alguna PyME mexicana, también hay proveedores mexicanos que

cuentan con toda la experiencia de implantar su solución en PyMEs

mexicanas, ya todo esto depende de la empresa que proveedor va a elegir

de acuerdo a los puntos de evaluación mencionados anteriormente en este

mismo estudio.

SAP (SAP, 2004) es la empresa más grande en el mundo de software

empresarial y el proveedor de software de grandes corporaciones. Sin

embargo, es importante destacar que más del cincuenta por ciento sus

clientes en la región de México y Centroamérica son empresas medianas y

pequeñas.

Las soluciones SAP para las PyMEs han sido diseñadas para crear

beneficios en entornos empresariales de cualquier dimensión.

La posibilidad de parametrizar sus módulos funcionales permite

adaptar su arquitectura a la estructura de cualquier empresa. La

plataforma no requiere ningún cambio estructural, pero se pone a si

misma como modelo organizativo capaz de dar un nuevo impulso a las

39
empresas en expansión, facilitándoles también las ventajas de una

administración integrada de los procesos y de la información.

Las pequeñas y medianas empresas tienen necesidades particulares.

Requieren, por ejemplo, una solución económica que pueda ponerse en

operación con rapidez y que, además, continúe respondiendo a sus

necesidades a medida que el negocio crezca y se extienda.

PeopleSoft (PeopleSoft 2004) ofrece a sus clientes múltiples

soluciones de ERP, y uno de los principales y mas recomendados es el de

la solución PeopleSoft con arquitectura Puro Internet, el cual permite

trabajar en tiempo real, es decir, permite a los empleados conectarse para

que puedan acceder a sus procesos de negocios y realizar transacciones en

Tiempo Real en cualquier momento y en cualquier lugar, sus principales

características son:

• Los Clientes ingresan sus propios pedidos, chequean inventarios,

rastrean sus envíos, pagan sus facturas e ingresan sus pedidos

de soportes.

• Los Proveedores monitorean la demanda de los Clientes,

chequean inventarios, reponen sus envíos, monitorean sus

rendimientos, y chequean sus estados de cuentas.

40
 • Los Partners obtienen información sobre productos y

promociones, realizan pedidos, chequean disponibilidad,

visualizan el estado de sus envíos, y solicitan soporte online.

• Los Empleados manejan sus propios beneficios, administran sus

descuentos, adquieren suministros, reservan su propio viaje y

realizan su rendición de gastos.

Oracle (Oracle 2004) ofrece un producto llamado E-Business Suite,

éste software permite implementar un solo módulo o múltiples módulos,

Oracle E-Business Suite ayuda a mejorar los procesos comerciales, tomar

decisiones bien informadas y reducir los gastos.

E-Business Suite permite a las compañías manejar eficientemente

los procesos del cliente, productos de la fabricación, ejecuta campañas de

la comercialización, envía órdenes, recoge pagos, y más, incluye todos los

sistemas del negocio que comparten una sola solución de la tecnología. Y

el sistema hace el trabajo de guardarlos en un cierto plazo correctamente

integrada.

Oracle también ofrece a sus clientes “Outsourcing Services” la cual

es la alternativa y diferenciador que ofrece ORACLE en su solución de E-

Business suite, mediante la cual provee la infraestructura de tecnología de

información (hardware y centro de cómputo) y los servicios de

administración del mismo ofrecidos a través de una renta mensual.

41
 Baan, (Baan, 2004) El sistema ERP de Baan, es un sistema

integrado de información multiusuario, multicompañía y multimoneda que

cumple totalmente con la legislación fiscal del país.

Su alcance abarca desde los proveedores iniciales de los bienes a ser

transformados y/o comercializados, hasta los clientes finales de los

mismos, pasando por las plantas, bodegas, centros de distribución y

medios de transporte que use la compañía. Esta cobertura la ofrece a

través de la utilización de los módulos de Finanzas, Distribución y

Manufactura tanto para industrias con fabricación discreta, como por

procesos, e igualmente posee módulos para el manejo de Proyectos

Industriales, Servicio y Mantenimiento, Transporte e Información

Gerencial.

Toda la estructura del sistema esta orientada a la modelación de

procesos empresariales mediante la herramienta DEM (Modelador

Dinámico Empresarial), la cual permite el crear modelos de negocio

particulares para cada empresa o utilizar los modelos ya existentes, que

incorporan las mejores prácticas de negocio de cada sector empresarial.

DynaW are (Dynaware, 2004) Es una empresa proveedora de

sistemas ERP mexicana, esta empresa presenta su sistema ERP

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denominado DynaWare Empresarial, el cual satisface las necesidades de

las áreas de Contabilidad Financiera, de Costos y de Proyectos; Pedidos y

Facturación; Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Tesorería, y Flujo de

Efectivo; Compras, Importaciones y Abastecimiento; Ventas, Exportaciones

y Distribución; Producción, Ingeniería y Planeación de Requerimientos de

Materiales y Capacidad.

Este sistema opera sobre los manejadores de bases de datos y

sistemas operativos más modernos del mercado, incluyendo: SQL Server,

Informix, Windows 2000, Windows NT, Unix, Novell, etc.

Y presenta su sistema ERP con las principales características:

• DynaWare® Empresarial se ocupa de su contabilidad mientras su

Empresa se ocupa de su operación

• El motor financiero multidivisas más sencillo y poderoso del

mercado

• La tecnología más avanzada para obtener total confiabilidad en sus

existencias, a través del ciclo Abastecimiento-Inventarios-

Distribución · DynaQube®, la herramienta más completa y poderosa

del mercado para transformar sus datos en información para tomar

decisiones.

• Implantación a Tiempo a través de nuestra probada metodología de

implantación

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 • Accesible, ya que es hasta tres veces más económico que el producto

de nuestro principal competidor

• Rentable, ya que Usted podrá recuperar su inversión cada seis

meses (estimado).

Solomon (Solomon 2004) perteneciente a Microsoft Great Plains

Business Solutions, el cual ofrece aplicaciones de negocios que ayudan a

las compañías en crecimiento a ser más ágiles en la economía

interconectada de hoy.

El sistema de Microsoft Great Plains contiene aplicaciones de negocios

electrónicos para comercio electrónico, contabilidad de proyectos,

fabricación, administración de la cadena de abastecimiento, recursos

humanos y nómina, contabilidad y finanzas y administración de relaciones

con los clientes.

Los productos y servicios de la compañía automatizan los procesos de

negocios esenciales y mejoran el valor estratégico de la información

financiera y operativa.

El sistema ERP es llamado Solomon IV, el cual representa una nueva

era en sistemas empresariales ERP y es mundialmente reconocido por su

amplia funcionalidad, flexibilidad y adaptabilidad.

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 La arquitectura abierta de Solomon IV se basa en herramientas de

Microsoft®, las aplicaciones de Solomon IV pueden adaptarse rápidamente

a requerimientos particulares de información, el proceso de implantación

es sencillo y económico, y el sistema es capaz de acoplarse al crecimiento y

los cambios que la empresa tenga a través del tiempo.

Solomon IV está formado por un conjunto de módulos que se

integran entre sí y cubren las áreas de Finanzas, Distribución, Comercio

Electrónico, Manufactura, Proyectos y Servicios.

Estos son solo algunos de los proveedores mas importantes de

sistemas ERP en México, mostrando brevemente la solución que ofrecen

con sus principales características, en el capítulo de Análisis de

Resultados se describirán diversos casos de éxito que han tenido estas

empresas con sus clientes.

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