Resumen GerenciaL

Los sistemas de informacin de logstica se dividen en la actualidad en dos

grandes campos: ERP (Enterprise Resource Planning) y Best of Breed. Sin embargo
cual de ellos es el mejor para implementar en determinada empresa, depender
mucho de las necesidades, tamao, cantidades de reas y manera de
administracin de cada empresa.
Los sistemas integrados ERP dan a la empresa las capacidades y recursos
necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso
continuo de negocios. Fueron diseados a comienzos de los aos setenta y sus
antecedentes fueron el MRP y MRPII.(Material Requierment Planning). Hoy da
existen tres modelos de este tipo de sistemas:Herramienta, Aplicacin
Parametrizable y Aplicacin Fija.
Para decidir cual de las anteriores aplicaciones es la ms conveniente para la
realidad de la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el
nivel de funcionamiento correcto de la aplicacin a lo largo de todas sus
funcionalidades, economicidad, rapidez de implantacin, facilidad de actualizacin
y la capacidad de utilizar el mismo sistema.
Las caractersticas fundamentales que debe poseer un sistema para que pueda ser
considerado como un ERP toma en cuanta variables como: Flexibilidad, Modular y
abierto, Comprensivo, Ms all de la compaa, Los mejores procesos de negocios,
Simular la realidad.
El trmino Best of breed es frecuentemente utilizado durante el proceso de
seleccin de un software. La mayora de personas que emplean este trmino estn
de acuerdo en que esto significa utilizar la mejor solucin de software para un
trabajo en particular.
Existen muchas aplicaciones conocidas dentro de los best of breed, entre las ms
comunes tenemos, Warehouse Management System (WMS) Sistema de
Administracin de Almacenes, Stock Management System (SMS) Sistema de
Stock, Milk Run Managemen System Sistema de recoleccin consolidada, el
Trucking Management System (TMS) Sistema de Transporte, Distribution
Management System (DMS) Sistema de Distribucin, etc.
Posteriormente, se analizan algunos casos especficos de software Best of Breed
como lo son el Servisat y el WAREHOUSE EXPLORER, adems de examinar el
desarrollo e implementacin de algunos ERP en Costa Rica como SAP y Exactus.

Indice

INTRODUCCIN

En el mundo y ambiente de negocios tan fieramente competitivo, debe existir una

relacin e interaccin muy fuerte entre los productores y sus clientes. Esto significa
que, para producir bienes y/o servicios de calidad segn los requerimientos del
cliente, y cumplir con despachos al tiempo pedido y de forma rpida, la empresa
debe mantenerse cerca con sus proveedores y sus clientes. En orden de lograr
estos buenos despachos, bajar los tiempos morosos y perdidos dentro de la
produccin y mejorar la eficiencia y efectividad de su andar, los productores
necesitan tener una administracin, y mas que eso, una planificacin y sistema de
control eficiente que permita una muy buena sincronizacin y planificacin en todo
el proceso de organizacin. Hoy, sin embargo, el desafo es intenso y requiere una
fuerte integracin en la cadena de valor. Enterprise Resource Planning es una
herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y
recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un
proceso continuo de negocios en miras de ganar una competitividad en el
turbulento ambiente de los negocios. Adems, estos sistemas pueden ser
complementados con sistemas ms especializados conocidos como Best of
Breed, los cuales se implementan en una Rea especfica de la organizacin para
que cumplan una funcin independiente de las dems aplicaciones.

Sistemas de informacin de logstica

El xito de la logstica est en sustituir los inventarios por informacin con el
objetivo de lograr la satisfaccin del cliente. La inversin logstica debe invertir en
tecnologa de la informacin.
Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la administracin
de la informacin mejora el funcionamiento logstico. Se cree que al mejorar el
contenido y velocidad de la comunicacin se reducen tiempos rectores e
incrementa la flexibilidad y sensibilidad de la organizacin ante demandas.
Actualmente los sistemas de informacin de logstica se dividen en dos tipos: ERP
(Enterprise Resource Planning) y Best of Breed.

Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning o sistemas de planeamiento de recursos de la
empresa, es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las
capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones
asiladas en un proceso continuo de negocios. Los sistemas proveen una
arquitectura que cumple con los requisitos internos y externos para soportar todos
los procesos integrados a travs de la cadena de suministro.
Los sistemas ERP fueron diseados a comienzos de los aos setenta y sus
antecedentes fueron el MRP y MRPII. El MRP (Materials Requirements Planning)
permita a un fabricante contar con los materiales correctos donde se les necesita
y a en el momento adecuado sin acumulaciones innecesarias y el MRPII es un
sistema con base en computadoras que dirige la planeacin y el control de la
produccin mediante la integracin de informacin procedente de los
departamentos de finanzas, contabilidad, personal y comercializacin entre otros.

El ERP poco a poco han ido cambiando el manejo de los negocios. Tras las primeras
soluciones de tipo especfico que mejoraban parte de la gestin operativa de una
empresa, los software buscaron la integracin de todas las facetas del negocio
como ingeniera, planificacin, manufactura, ventas, recursos humanos y
marketing, con el fin de disminuir los costos de produccin, aumentar la
competitividad y automatizar los procesos. De esta manera, por medio del ERP se
logra visibilidad global y control sobre el negocio. Y es que muchas veces la
realidad de la empresa es que cada unidad de negocio opera como una isla de
informacin. A ello ha contribuido el hecho de que una compaa normalmente va
adquiriendo un software distinto para sus diferentes reas de negocios, los cuales
no estn asociados a una estrategia global. Esto lleva a que la gerencia general,
que es la que en definitiva toma las decisiones, no tenga informacin cabal de su
negocio. Lo que ocurre es que la informacin est distribuida. Y las fuentes de error
en el clculo de los indicadores de gestin de la empresa son muy altas. En este
sentido, el rol de los ERP es integrar la informacin de una empresa en uno solo
sistema.
Los sistemas ERP permiten, al tener informacin veraz y accesible en la
organizacin, mejorar la atencin al cliente, bajar los costos, aumentar los
volmenes de ventas, reducir tiempos ociosos en las empresas, alertar sobre
posibles crisis, apoyar las decisiones para mejorar la efectividad, monitorear el
desempeo a travs de indicadores, mejorar la comunicacin entre reas de
produccin y reducir la duplicidad de la informacin, entre otros.
Modelos de los sistemas ERP
Segn el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de
sistemas:
Herramienta: es una aplicacin a la medida, capaz de funcionar totalmente de
acuerdo con las necesidades del usuario. Son sistemas muy sofisticados que
permiten utilizar rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de
programacin de alto nivel para aadir cdigo (programacin) de manera muy
eficiente y rpida con vistas a cumplir con los requisitos buscados.
Aplicacin Parametrizable: incluye las funcionalidades empresariales
totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a
necesidades mediante la definicin de parmetros. En teora ste es el sistema
ideal, ya que supuestamente contiene todas las posibilidades de uso ya
programadas requiriendo simplemente la indicacin de los procedimientos y datos
se quieren usar. Sin embargo, es imposible contemplar y programar de antemano
todos los posibles procedimientos que cualquier empresa pueda necesitar por lo
que se considera suficiente para evitar la programacin adicional pero no cubre
todo el espectro de necesidades.
Aplicacin Fija. Es la que lleva ya la programacin terminada con los
procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la ms econmica pero tambin es
la ms rgida, al no permitir variaciones sobre el diseo original.
Para decidir cual de las anteriores aplicaciones es la ms conveniente para la
realidad de la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el

nivel de funcionamiento correcto de la aplicacin a lo largo de todas sus

funcionalidades, economicidad, rapidez de implantacin, facilidad de actualizacin
y la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias
adaptaciones, a otros pases con diferentes idiomas, legislacin y costumbres
operativas.
Caractersticas de los sistemas ERP
Cualquier sistema debe poseer un mnima cantidad de caractersticas para ser
calificado como una verdadera solucin para el tema ERP:
Flexibilidad: para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones.
Modular y abierto: cualquier modulo pude ser separado o interceptado en
cualquier momento que sea necesario, sin afectar a los dems mdulos.
Comprensivo: Tiene que ser capaz de soportar una variedad de funciones
organizacionales y debe ser adecuado para un amplio rango de empresas
Ms all de la compaa: no debe estar amarrado slo a los limites de la
compaa, sino que tendr permitir conectare a otras entidades del negocio de la
organizacin.
Los mejores procesos de negocios: debe contener una coleccin de los
mejores procesos para negocios aplicables mundialmente.
Simular la realidad: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el
computador. Por ningn motivo debe tener el control ms all del negocio y debe
asignar responsabilidad a los usuarios detrs del sistema.
Caractersticas Tcnicas
Las aplicaciones ERP estn construidas con lenguajes de programacin como C,
Visual C++, Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programacin visual
como Power Builder, Visual Age, y otros similares.
En cuanto a la arquitectura utilizada la ms recomendada es la de Cliente-Servidor
en tres capas; por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad.
Los sistemas operativos en los que funciona son Windows NT, Novell Netware,
OS/2, Unix y Linux y las bases de datos que se recomiendan son las que se han
convertido en universales y tienen detrs una empresa de software de garanta,
como SQL Server de Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de
IBM.
Costo y tiempo de implementacin de los ERP
El costo de implementar incluye Software en aproximadamente un17%, Hardware
en un 14%, servicios profesionales en un 46% y costos del staff interior de
alrededor del 23%. El promedio de costo para una implantacin de ERP es de $
15.000.000.
El tiempo de implementacin del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de
18 meses a 26 meses, y el tiempo para alcanzar a notar beneficios cuantificables

se toman entre 9 a 12 meses desde el trmino del perodo de implementacin.

Pasan alrededor de 2.5 aos desde la iniciacin del proyecto antes de lograr lo que
se conoce como Retorno a la Inversin (ROI).

Aplicaciones Best of Breed

El trmino Best of breed es frecuentemente utilizado durante el proceso de
seleccin de un software. La mayora de personas que emplean este trmino estn
de acuerdo en que esto significa utilizar la mejor solucin de software para un
trabajo en particular. Este trabajo puede ser manejar un centro de distribucin,
administrar un programa de beneficios para los empleados o un plan de
mantenimiento en la empresa.
Es cualquier solucin que mejor se ajuste a los requerimientos funcionales de la
organizacin. En un mundo globalizado como el actual la solucin tiene que ser
parte de un gran rompecabezas, por lo tanto este debe ajustar con otras piezas
relacionadas, la integracin juega un rol en la determinacin de un best of breed.
Asimismo una empresa best of breed hace referencia a aquella que se enfoca en
un eslabn de la cadena de valor, best of breed significa escoger el mejor
producto disponible para cada funcin del negocio. Las compaas que estn
buscando agilidad y efectividad en su negocio, competir ms efectivamente en
nuevos mercados, ven la solucin best of breed como el mejor camino; por la
velocidad de la implementacin y la evidencia tangible; es decir se muestran
resultados rpidamente.
Podramos hacer la pregunta best of breed significa utilizar los mejores paquetes
funcionales junto con la integracin tanto como sea posible?
Para contestar esta pregunta en necesario tomar en consideracin un factor muy
importante; el costo. Los aplicaciones funcionales producen beneficios tangibles,
pero tambin se incurren en costos de adquisicin, implementacin y
administrativos. Por lo tanto una solucin best of breed es aquella que produce
un mejor retorno.
Otro factor a considerar es el riesgo. La implementacin de un software best of
breed puede ser terriblemente compleja, sobregiros en el presupuesto, tiempos
de finalizacin excedidos y otros que pueden ser atribuidos al pobre manejo y
conocimiento del paquete.
No es fcil decidir cual best of breed escoger ya que lo que trabaja para una
compaa puede que no funcione para otra.
Best of breed significa muchas cosas. Significa tomar la mejor solucin para la
situacin, significa tener el mejor retorno sobre la inversin y significa vivir con un
nivel de riesgo.
Algunas de las aplicaciones ms comunes desarrolladas como best of breed se
presentan a continuacin:
Warehouse Management System (WMS) Sistema de Administracin de
Almacenes

Funciones

Funciones

Definicin del LAY OUT

Relacin Artculo - Ubicacin

Actualizacin de Posiciones

Das de bsqueda F.I.F.O

Relacin Tipo de Artculo - Ubicacin

Reporte del LAY OUT

Relacin Familia de Artculo - Ubicacin

Stock Management System (SMS) Sistema de Stock
Funciones

Funciones

Carga de Movimientos en Preparacin

Ficha de Stock

Procesar Informes de Recepcin

Saldo de Stock por depsito

Procesar Ordenes de Carga

Saldo de Stock a una fecha

Confirmacin de Informes de
Recepcin

Histrico de posiciones

Confirmacin de Ordenes de Carga

Control de Carga

Confirmacin de Guas en Bultos

Seguimiento de Lotes

Reimpresin de planillas

Estadstica de ocupacin de depsito

Anulacin de comprobantes pendientes Totales de movimientos por artculo

Carga de movimientos de Stock

Comprobantes pendientes de
preparacin

Transferencias entre posiciones

Comprobantes en proceso de
preparacin

Transferencias a Picking

Reportes de Stock

Confirmacin de transferencias a
Picking

Control de Accesos

Conteo Cclico

Ficha de Stock

Milk Run Managemen System (MMS) Sistema de recolecin

consolidada
Funciones

Funciones

Generacin de Recolecciones Fijas

Estado de Flota

Armado de Orden de Retiro

Gestin y Emisin de Carta de Porte

Armado de Viaje

Emisin y Seguimiento de Remitos

Asignacin de Flota

Manejo de Fleteros

Cierre de Viaje

Control de Documentacin

Anulacin de Viaje

Mdulo de Performance

Listados de Servicio de Transporte

Trucking Management System (TMS) Sistema de Transporte
Funciones
Generacin de Servicio

Funciones
Estado de Flota

Armado de Viajes

Gestin y Emisin de Carta de Porte

Asignacin de Flota

Emisin y Seguimiento de Remitos

Carga de Remitos Cliente

Manejo de Fleteros

Cierre de Viaje

Control de Documentacin

Anulacin de Viaje

Mdulo de Performance

Anulacin de Remitos

Control de Accesos

Listados de Servicios de Transporte

Estado de Flota

Distribution Management System (DMS) Sistema de Distribucin

Funciones

Carga de Pedidos

Funciones
Comprobantes pendientes de
distribucin

Carga de Remitos Clientes

Listado de Viajes pendientes de Cierre

Carga de Ordenes de Despacho

Estado de Flota

Armado de Viajes

Operaciones con Redespacho

Asignacin de Flota

Emisin y Seguimiento de Remitos

Emisin de Hoja de Ruta

Manejo de Fleteros

Emisin de Carta de Porte

Control de Documentacin

Emisin de Guas

Mdulo de Performance

Anulacin de Viajes

Control de Accesos

Cierre del Viaje

Comprobantes pendientes de
distribucin

Carga de Pedidos

Listado de Viajes pendientes de Cierre

Carga de Remitos Clientes

Container Management System (CMS) Sistema de Administracin de
Contenedores
Funciones

Funciones

Retiro de Contenedores

Emisin y Seguimiento de Remitos

Transporte de Contenedores

Manejo de Fleteros

Devolucin de Contenedores

Control de Documentacin

Asignacin de Flota

Mdulo de Performance

Emisin de Carta de Porte de Retiro

Control de Accesos

Emisin de Carta de Porte de

Transporte

Movimientos de Locator de
Contenedores

Emisin de Carta de Porte de

Devoluciones

Reserva Automtica de Ubicaciones

Armado de Orden de Retiro

Confirmacin de Arribos

Cierre de Viaje

Programacin de Ubicaciones de
Arribos

Anulacin de Viaje

Programacin de Descargas

Anulacin de Cierre de Viaje

Confirmacin de Movimientos

Gestin y Emisin de Carta de Porte

Transferencias entre posiciones

Retiro de Contenedores

Emisin y Seguimiento de Remitos

Transporte de Contenedores

Manejo de Fleteros

Devolucin de Contenedores

Control de Documentacin

Financial Management System (FMS) Sistema de Administracin

Financiera
Funciones

Funciones

Facturacin de Servicios

MENU PRINCIPAL

Cuentas a Pagar

Archivos Maestros

Cuentas a Cobrar

Facturacin

Caja y Bancos

Cuentas Corrientes Deudores

Contabilidad General

Gestin de Proveedores

Facturacin de Servicios

Administracin de Caja y Bancos

Control de Ventas
Contabilidad General
Depuraciones
Cierres Diarios

Ejemplos de software Best of Breed

Algunos ejemplos de las soluciones best of breed son las siguientes:

Servisat (control de flotas satelitales)

La empresa Satrack ha desarrollado el software SERVISAT el cual permite tener
control sobre las flotas de vehculos de la empresa. El funcionamiento del sistema
es como sigue:

Se le instala un dispositivo a cada uno los vehculos.

Desde Internet se puede ubicar el vehculo en tiempo real.

Se programa el dispositivo para que se enve la posicin peridicamente o cuando

ocurra algn evento de importancia

Si el evento es de suma importancia, tal como abandono del rea de trabajo, botn
de emergencia, etc. (Prioridad Alta) se contacta inmediatamente al propietario o
encargado para tomar las medidas necesarias

Si el evento es nicamente informativo, tal como un reporte peridico de posicin,

este ser almacenado en la base de datos para ser consultado posteriormente por el
usuario a travs de la Internet.
Los servicios que presta la empresa por medio de este sistema son los siguientes:
Localizacin: Ubicacin instantnea (en tiempo real) en trminos de calle y
carrera, y en puntos especficos de vas interdepartamentales. Informacin de
velocidad y estado del motor (encendido o apagado).
Control de apagado: Desde la central se puede apagar o permitir que se
encienda el motor del vehculo.
Bloqueo de puerta trasera: Adicionalmente, desde la central se puede bloquear
y desbloquear la puerta trasera del vehculo.
Los principales beneficios que se obtienen al implantar un sistema como este son:

Mximo control en la operatividad de su flota

Aumenta la efectividad operativa con sus clientes

Garantiza el aumento en la seguridad de sus vehculos y mercancas

Ayuda en la reduccin de los costos de operacin

Permite minimizar los riesgos

Software manejo de bodegas

La empresa Logisoft (logistics software corporation) tiene como producto principal
el paquete WAREHOUSE EXPLORER.
Este producto est diseado para trabajar en un ambiente de poco uso de
papelera, utilizando la ltima tecnologa en identificacin de cdigo de barras
incluyendo radio frecuencia. Explorer warehouse puede operar en muchos
ambientes de negocio acomodando las necesidades de los distribuidores y
empresas de manufactura.
Se puede implementar Warehouse Explorer como un sistema bsico y luego
agregar los mdulos adicionales de acuerdo al cambio en los requerimientos. La
conexin en tiempo real utilizando la tecnologa de cdigo de barras permite lograr
ahorros en tiempo y dinero tomando la informacin que se necesita saber en el
momento justo.
La flexibilidad del diseo permite realizar interfaces con bases de datos ya
existentes y otras utilidades como soluciones de cdigo de barras y reportadores.

Comparacin entre ERP y Best of Breed

Ahora bien, una vez definido los diferentes tipos de paquetes de software
diseados para la administracin de una empresa, ya sea parcial o total, es
importante conocer las caractersticas de cada uno con respecto a algunos factores
de importancia.
Si lo que se busca es una solucin ptima en cada rea en la empresa, la mejor de
opcin es un best of breed pues normalmente proporciona una mayor
funcionalidad , satisfaciendo a ms usuarios. Pero en cuestin de ahorro,
conveniencia, y eficacia a la hora de compartir datos, pueden hacer a un sistema
integrado muy atractivo.
Los sistemas integrados proporcionan mltiples aplicaciones y una base de comn
datos y una interfase consistente para el usuario donde todos los mdulos tengan
una mirada y percepcin familiar.
Los sistemas Best of Breed, diseados para aventajar en una o algunas
aplicaciones especficamente, tambin puede proponer desafos, como aumentar la
capacitacin y el soporte, interfaces complejas con otros sistemas, doble entrada
de los datos, y el almacenamiento redundante de los datos.
As qu no existe todava una respuesta final de cual sistema debe ser mejor, pero
si se muestran a continuacin algunos factores determinantes que considerar a la
hora de decidir cual implementar.
Costo
Los ERP pueden tener costos de la autorizacin menores y no requieren interfaces
costosas, por lo que normalmente son menos costosos.
Sin embargo, Best of Breed, los rasgos especializados pueden crear una ventaja
competitiva que tambin puede servir para bajar costos o aumentar la
productividad.
Influencia
Si una empresa es cliente instalado de una compaa que vende ERP, su poder
de decisin en la relacin puede disminuirse significativamente, y cuando se desee
agregar nuevos mdulos, se tendr menos impacto en la negociacin de trminos
y precio. Y por otra parte, si decide no agregar los mdulos, la perspectiva de
reemplazar el sistema entero es inoperante si lo comparamos con la sustitucin de
uno o dos aplicaciones independientes como lo son los Best of Breed.
Recursos humanos
En un ambiente donde se trabaja con Best of Breed, el personal debe entrenarse
para usar y dar soporte a los sistemas mltiples con plataformas de hardware
potencialmente diferentes, sistemas operativos, bases de datos, y lenguajes de
programacin. La escasez de personal capacitado quienes puedan integrar y
mantener sistemas dispares son una gran ventaja en el acercamiento integrado.
Soporte

La paradoja en la cual el vendedor del hardware culpa al vendedor del software y

viceversa se agranda al adquirir un desarrollo Best of the Breed. Si un sistema se
cae, ms personas hay que sealar cuando hay mltiples vendedores envueltos.
Por el contrario, cuando un problema en un ERP, es ms fcil de tratar con un solo
vendedor o compaa, que muchas compaas diferentes.
Datos Compartidos
Muchos de los llamados sistemas integrados son el resultado de adquirir varias
compaas especializadas en sistemas Best of Breed. Si el vendedor ofrece
plataformas del hardware diferentes, bases de datos, o sistemas operativos para
cada mdulo, hay una buena oportunidad de los sistemas de juntarse a travs de
las adquisiciones, pero pueden que no sean fciles de unir.
Con un sistema integrado ERP real desarrollado por una sola compaa, es ms
fcil y rpido acceder los datos compartidos de una misma base de datos.
Funcionalidad
Mientras el atractivo ms fuerte de los sistemas Best of Breed es su rica
funcionalidad, los sistemas integrados ERP estn comenzando alcanzar esto con
unos sistemas primos llamados "sistemas de boutique" .
Todava en aquellas reas dentro de una organizacin que sean muy dinmicas y
competitivas y que necesiten perfeccionamientos regulares, que mejor que
proporcionar un Best of Breed. Esto pues en los sistemas ms especializados ERP
toma ms mucho tiempo para las compaas re-disear una coleccin entera de
aplicaciones.
Conclusin
Escoger entre un sistema integrado ERP o Best of Breed, puede depender mucho
del tamao de la organizacin, cultura y estilo de administracin. Si las sub-reas
dentro de la organizacin son grandes o complejas, puede que mejor requieran la
funcionalidad avanzada que slo un Best of Breed puede proporcionar.
En una organizacin empresa donde la toma de decisiones esta altamente
centralizada, el fcil acceso a los datos compartidos tomar probablemente
prioridad. Por lo tanto, aquellos sistemas especializados que no proporcionen la
funcionalidad crtica se sacrificarn por el mejor compartimiento de datos y las
eficiencias de los sistema s integrados.

Situacin mercado en Costa Rica

El mercado de software en logstica est tomando un rumbo en el cual las
empresas transnacionales y por lo general lderes en su campo, estn
implementando sistemas ERP en su operacin de tal forma que tambin sea
compatible con sus sistemas best of breed existentes.
Como ejemplo de esto tenemos a la embotelladora Panamco Tica, la cual es la
encargada de distribuir los producto de la compaa Coca Cola.

La corporacin Panamco tiene operaciones en: Costa Rica, Guatemala, Nicaragua,

Brasil, Colombia, Venezuela y Mxico.
En algunos pases como Venezuela ya se est trabajando con el software SAP el
cual es un ERP. En el caso de Costa Rica, la empresa inici un proceso de
implementacin desde hace aproximadamente nueve meses (Proyecto Istmo) en el
cual se tom colaboradores de la empresa para iniciar junto con los consultores a
adaptar el sistema a la realidad de la operacin. Este proceso culmin con el inicio
de la utilizacin del software SAP el da 1 Abril del presente. Como se coment
anteriormente se implementaron solamente algunos mdulos como son: FI
(Finanzas), CO (Controlling), MM (Materiales) y MO (Mantenimiento). Los otros
bloques de la empresa como son RH (Recursos Humanos) continuarn utilizando su
sistema best of breed ADAM, y todo lo referente a la distribucin de la empresa
que es uno de los puntos crticos del negocio se seguir manejando con el sistema
BASIS.
De esto se concluye que aunque los sistemas ERP presentan una solucin integral
para el negocio, siempre debern estar acompaados de sistemas Best of Breed
en lo referente a las actividades especficas de la empresa.
A continuacin se mostrarn un archivo resumido de las ventajas y desventajas se
SAP y sus soluciones (evaluado por META Group de Chile).
VENTAJAS DESVENTAJAS
SAP R/3 es capaz de integrar
informacin
Y procesos a lo largo de toda la
empresa mas all de una conexin
HUB

La implementacin de R/3 tiene

grandes costos y lleva largo tiempo
en sus largas instalaciones

SAP esta involucrada en la mayora

de las implantaciones de sistemas
ERP en grandes empresas

Existe algo de arrogancia en atender

a pequeas empresas

SAP est enfocada en los beneficios

de la empresa

Su altos costos de implantacin

requiere de implementacin especial
y costosa, adems de complicada

SAP R/3 es una solucin robusta y

completa y tiene un gran mercado de
sus acciones

Las organizaciones de consultora de

SAP no realizan implementaciones,
por lo tanto los clientes estn
forzados a usar sistemas integradores
de tercera mano.

SAP invierte grandes cifras en R&D

(Reserach & Development)
Clientes de SAP no reportan

descontentos con sus productos

Otro caso importante es el software Exactus, en cual analizaremos a continuacin.

Exactus
Para garantizar su competitividad en un mercado cada vez ms agresivo, las
empresas necesitan de un sistema integrado que les permita contar con
herramientas que agilicen la toma de decisiones y les permita alcanzar sus metas
en un corto plazo.
EXACTUS es un sistema integrado administrativo y de manufactura que ha sido
especialmente diseado para satisfacer los requerimientos de las empresas
industriales, multinacionales, de distribucin y grupos corporativos.
Mdulos de Exactus
Asegurar la adaptacin ptima de Exactus al proceso de negocio y a las
necesidades de la empresa es el objetivo del servicio de implantaciones de
EXACTUS. Este proceso proporciona una magnfica oportunidad de realizar una
reingeniera, o bien, un estudio del ciclo de negocio.
EXACTUS se compone de cuatro grandes reas: Ventas & Logstica, Finanzas &
Contabilidad, Manufactura, y Recursos Humanos & Nomina.

 Mdulo de ventas y logstica

A continuacin se presentan los cuatro principales mdulos del mdulo principal de
ventas y logstica.
Facturacin por Pedido
El mdulo de Facturacin est integrado a las actividades de contabilidad, control
de inventarios y control de cobros, lo cual le permitir administrar sus ventas de
una forma gil y segura, al realizar todas las labores contables y de inventario
conexas simultneamente. Desde el ingreso de un pedido Exactus le proporcionar
la informacin necesaria para la agilizacin del proceso de ventas.
Beneficios:

Le permite disponer de informacin real en el momento preciso para la toma de

decisiones y para realizar un mejor control y seguimiento de las ventas.

Le proporciona flexibilidad operativa, ya que permite un trabajo simultneo de

mltiples usuarios, registrando y administrando informacin, de una manera
integrada y consistente.

Le brinda informacin actualizada y consistente debido a la integracin con los

otros mdulos.
Impulsa la eficiencia en la labor de ventas de su empresa.
Es de gran utilidad para corporaciones multinacionales y empresas exportadoras,
al permitir la emisin de facturas en mltiples monedas.
Pronstico de Ventas
El mdulo de Pronstico de Ventas le permite calcular las proyecciones de ventas
de una manera rpida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya sea las
transacciones de inventarios o la facturacin de ventas realizadas. Tambin
permite estimar la demanda hacia el futuro, basndose en informacin histrica
generada por el movimiento de productos del mdulo de Control de Inventarios o
por las ventas del mdulo de Facturacin.
Beneficios:

Apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias de Mercadeo, Ventas y

Produccin al proveerlos con informacin congruente y exacta, la cual se calcula
utilizando modelos matemticos de pronstico, datos histricos del comportamiento
de las ventas y el juicio de los ejecutivos representantes de cada departamento
involucrado de la empresa.

Mayor seguridad en el manejo de la informacin relacionada con las ventas de la

empresa.

Gran flexibilidad en la elaboracin de pronsticos y para la creacin y comparacin

de mltiples escenarios para efectos de anlisis de ventas proyectadas.

Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz y

oportuna, al pronosticar los lineamientos de los productos y las demandas
establecidos dentro del Plan Maestro de Produccin.
Compras
El mdulo de Compras de Exactus le permitir la administracin sencilla y gil del
ciclo de adquisiciones de materias primas y suministros de los que se abastece la
empresa. Los requerimientos de las diferentes reas de la empresa son ingresados
al sistema y utilizados en la elaboracin de las rdenes de compra. Mediante este
mdulo, las existencias en el inventario se actualizan y tambin se encarga de
registrar los movimientos asociados con la compra de materias primas y
suministros en la contabilidad de la empresa.
Beneficios:

Le brinda un amplio control sobre el ciclo de compra.

Le permite mantener un flujo de informacin constante y actualizada entre los
departamentos involucrados.

Le brinda mayor eficiencia en las labores de produccin, gracias a la generacin

automtica de rdenes de compra como producto del resultado obtenido en la
explosin de materiales.

Promueve un balance adecuado de la carga de trabajo y de segmentacin de

responsabilidad de los funcionarios.

Reduce el potencial de error humano debido a las funciones automticas de

generacin de pedidos o solicitudes de compra, gracias a la integracin con otros
sistemas.

Le brinda la posibilidad de dar seguimiento a todos los pedidos realizados, desde el

momento que se comunican al proveedor hasta que se hace el ingreso a la bodega.

La integracin de Compras con Control de Inventario le permite actualizar

directamente las existencias de los artculos, registrar los costos y determinar la
ubicacin donde se almacenarn los mismos.
Control de Inventarios
El mdulo de Control de Inventario de Exactus ha sido diseado pensando en las
necesidades de las empresas manufactureras, de distribucin y servicio. Control de
Inventario es el corazn de las actividades de manufactura debido a que integra
todos los movimientos transaccionales que tienen relacin con consumos, ventas,
ingresos, etc; realizados directamente en l o desde los dems mdulos con los
que interacta.
Beneficios:

Satisface los requerimientos de control de inventarios de una gran variedad de

compaas de los sectores comerciales, de distribucin y de manufactura.

Se constituye en una herramienta eficaz para aumentar la rotacin de los

inventarios ya que ofrece un amplio conjunto de funciones para el control y
administracin de los mismos.

Aumenta la capacidad de su empresa para brindar un mejor servicio a sus clientes

al suplirlos con los productos en el momento en que stos as lo requieran.

Le facilita la administracin de los inventarios a travs del particionamiento de

bodegas en localizaciones y beneficia las labores de control de calidad, control de
vencimientos, etc.

Le asegura la confiabilidad de los datos a travs del uso de funciones de registro

de movimientos con capacidad para revisin, modificacin e impresin antes de su
aplicacin.

Le brinda un apoyo en la toma de decisiones al ofrecer flexibilidad para brindar

reportes con informacin actualizada sobre el manejo de inventarios.
Caso de aplicacin de exactus
Corporacin Musmanni

Fundada en 1902, Musmanni inici como una empresa de corte familiar que con el
tiempo se transform en uno de los lderes de la regin en la industria de la
panificacin. Corporacin Musmanni se convirti en la primer empresa en su nicho
de mercado en Latinoamrica que logr certificarse en ISO 9001.
Musmanni ha incursionado con gran xito en el mercado latinoamericano, como
pionera en la fabricacin de bienes congelados. Actualmente cuentan con 145
puntos de venta en Costa Rica y con 7 franquicias en Panam y 5 en Nicaragua.
Corporacin Musmanni ha sido nombrado suplidor para la regin Centroamericana
y del caribe de reconocidas cadenas de comidas rpidas tales como Pizza Hut,
Subway y Select, entre otros.
Uno de los objetivos ms importantes para Musmanni es garantizar la calidad
mediante un excelente control en el rea de produccin y en la eficiencia de su
personal, el cual es capacitado permanentemente a travs de la Universidad del
Pan, misma que capacita a los franquiciados y operarios de los mismos.
Es por esta razn que en 1995, Corporacin Musmanni vio la necesidad de buscar
un sistema integrado que les brindara una gran seguridad en la manipulacin de
las fuentes de informacin as como eficiencia y exactitud en todos sus procesos.
En vista de que la innovacin y la actualizacin tecnolgica siempre han sido
prioritarias para Musmanni, para mantenerse en constante desarrollo, en el 2000
se decidi despus de grandes anlisis de diferentes opciones cambiar a los
sistemas de informacin de Exactus. Algunos de los factores que tuvieron mucho
peso y ayudaron a Musmanni para decidirse por este Exactus fueron las buenas
referencias que les dieron los clientes de este sistema as como la excelente
relacin existente entre el costo de l software y los beneficios que ste les poda
dar.
Segn Patricia Pacheco, Directora Administrativa y Financiera de la Corporacin, El
sistema es sumamente flexible y gil, sin dejar de ser seguro. Lo importante es que
el sistema nos brinda informacin que nos ayuda a la toma de decisiones.
Con la utilizacin de Exactus, Corporacin Musmanni cuenta con reportes que se
generan con informacin confiable, pueden fcilmente monitorear las ventas y
llevar un mayor control sobre la informacin de sus clientes. Todo lo anterior da
como resultado un importante ahorro en los tiempos.
El sistema permite a la compaa contar con ms de la informacin que antes se
manejaba, este es uno de los factores relevantes que destaca la seora Pacheco a
cerca del aporte de Exactus a su compaa.
Por su funcionalidad multimoneda, Exactus permite registrar sin ningn problema
las ventas que se hagan en otras monedas.
El hecho de que Exactus tenga presencia en otros pases de Latinoamrica y que
sea un sistema escalable son factores que la gerencia de Musmanni ve con buenos
ojos ya que, como lo dijo la seora Pacheco el sistema apoya los planes de
expansin de la Corporacin.

Exactus provee al personal con nuevas herramientas que simplifican los procesos y
optimizan el tiempo laboral de sus empleados. El personal de Musmanni est muy
contento con los resultados obtenidos de Exactus y se sienten muy motivados por
el apoyo incondicional que han recibido. Se han identificado rpidamente con el
software de Exactus al ser ste un sistema seguro que hace ms eficientes sus
labores.
El proceso de implementacin ha sido un xito, el tiempo de planeacin que se le
dedic antes de empezar el proceso ha sido clave. Se hicieron mltiples reuniones
con los diferentes departamentos para definir bien la informacin que se quera y
la manera en que se iba a implantar. Esto acompaado al apoyo incondicional que
hemos recibido departe del personal de Exactus que nos han acompaado tanto en
la planeacin como en las largas jornadas de arranque, se han entregado
plenamente al proyecto y cuentan con personal muy calificado en todas las reas.

Conclusiones
Las tendencias actuales muestran como las organizaciones estn empezando a
adoptar una estrategias basadas en los sistemas integrados ERP y adems estn
llenando mejor sus deficiencias o huecos con sistemas Best of Breed. Muchas
empresas de este tipo de software se han dedicado a unir varios de estos sistemas
en sistemas integrados, que puedan compartir mejor los datos, y si todava siguen
ocurriendo problemas de compatibilidad de plataformas, el vendedor se
compromete a hacer la integracin sin costo adicional.
Escoger entre un sistema integrado ERP o Best of Breed, depende del tamao de
la organizacin, la cultura y estilo de administracin de la misma.
Antes de escoger entre un best of breed o un ERP debe tomarse en
consideracin un factor muy importante como lo es el costo, el cual al final
determinar la capacidad de la empresa de adquirir uno u otro software, sino el
presupuesto necesario para darle mantenimiento y modernizacin.
En la actualidad la empresas desarrolladoras de software best of breed estn
buscando la manera de tratar de unir sus aplicaciones para lograr una integracin
compativa que adems no requiera de personal especializado para su utilizacin.
hay dos variables criticas que se deben tomar en cuanta a la hora adquirir un
sistema logstico, primero si el soporte tcnico es eficiente y segundo si es
necesario contar con personal especializado para la utilizacin y mantenimiento
del sistema.

Bibliografa
Articulo: Best of Breed vs. Integrated
Systems. www.olsoft.com/select_0800.htm
Articulo: The ERP Dilemma: Packed Solution or Best of
Breed?. www.stores.org/eng/archives/oct98cover.html.
Trabajo final sobre ERP. Annimo. www.rincondelvago.com
Informacin suministrada por la empresa Soporte Logstico. Argentina. 2001

Sistemas de informacin
de logstica Control de OPERACIONES
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