Código: I-SIG-001

INSTRUCTIVO Versión: 01
Página: 1 de 6
PROCEDIMIENTO DE Fecha: RV
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTO
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Para la elaboración de Manuales, Procedimientos, Instructivos y Formatos, se debe de tener en cuenta las
siguientes consideraciones:
1. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN.
Para la elaboración de los siguientes documentos del sistema de gestión de la organización, se
utilizarán las siguientes características:
- Se imprimirán en papel bond de tamaño A4, escritos por una sola cara. Se pueden
mantener en formato digital
- Letra Times New Roman (cuerpo)
- Letra Times New Roman (Título)
- Tamaño de la letra N˚ 12
- Espacio simple

2. LOGO DE LA EMPRESA:

3. CARATULA DE DOCUMENTO:

Se prohíbe la reproducción y/o modificación parcial o total de este documento, sin previa autorización del Coordinador de Control de Documentos
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PROCEDIMIENTO DE Fecha: RV
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTO
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- Usar para la creación de documentos:

ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:

- Usar para la modificación de documentos:

ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:

4. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN:

4.1. Encabezado.

Código: X-XX-000
TIPO DE DOCUMENTO Versión: 03
LOGO Página: 4 de 4
NOMBRE DEL DOCUMENTO Fecha: RV

Dónde:
- Título: Se indica el nombre específico del documento.
- Código: Se indica el código del documento según lo señalado en el punto 6.4 del
presente procedimiento.
- Versión: Se indica el número correspondiente a la actualización del documento. El
primer documento elaborado lleva el número 1 y las actualizaciones se enumerarán en
forma correlativa.
- Página: se indica el número de páginas y el número total de páginas separadas de la
palabra “de”.
- Fecha: Se indica la fecha en que entra en vigor el documento. Fecha de aprobación.

4.2. Codificación.

X - XX - N
Número Correlativo
Programa, Departamento, Área o Producto
Tipo de Documento
X representa un carácter alfabético y N representa un carácter numérico.
Donde:

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PROCEDIMIENTO DE Fecha: RV
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X: Tipo de documento como: Procedimiento / Instrucción de trabajo / Formato /
caracterización de procesos / Matriz de Riesgo, etc.
XX: Corresponde a las iniciales del área al que pertenece el documento
N: Es la numeración correlativa del documento.

EJEMPLOS:
- Abreviaturas para Tipo de Documento (X):
TIPO DE DOCUMENTO
SIGLAS NOMBRE
ESP Especificaciones
POL Políticas
HACCP Hazard Analysis and Critical Control Points
OBJ Objetivos
PR Programas
PLN Planos
M Manuales
P Procedimiento
I Instructivo
ACT Actas
LST Listas
ESQ Esquemas
F Formato
C Cuadros o flujos
PY Proyectos
Nota: En caso no tener seguridad del código a usar o no encontrar uno que se adecue al área o documento, solicitarlo al jefe
SIG.

- Clase de Documento (XX)

AREA, DEPARTAMENTO, AUDITORIA Y/O CULTIVO
SIGLAS NOMBRE
BRC Global Estándard For Food Safety
SIG Sistema Integrado de Gestión
AC Acopio
CP Calidad planta
CC Calidad campo
PL Planta
MT Mantenimiento
AL Almacén
RH Recursos humanos
SST Seguridad y salud en el trabajo

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LE Legal
SV Seguridad y Vigilancia
AD Administración
TI Tecnología de la información
CM Comercial
LG Logística
H Holantao

4.3. Contenido de Documento

A. Manual
Los manuales deben incluir:
- Índice.
- Introducción (Opcional.
- Objetivo.
- Alcance.
- Responsables.
- Referencias.
- Definiciones.
- Descripción del Procedimiento.
- Formatos (Opcional).
- Verificación (Opcional).
- Control de cambios.
- Anexos (Opcional).
B. Procedimiento
Los procedimientos deben incluir:
- Objetivo.
- Alcance.
- Responsables.
- Definiciones.
- Descripción del Procedimiento.
- Parámetros a Monitorear (Opcional).
- Método de Inspección (Opcional).
- Frecuencia (Opcional).
- Acciones Correctivas (Opcional).
- Formatos.
- Verificación (Opcional).
- Flujograma o Diagrama de Flujo.
- Anexos (Opcional).

C. Instructivos / Instrucciones de Trabajo.

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- Los instructivos de trabajo tiene un formato libre, es decir, pueden tomar la forma de:
diagrama de flujo, fotos, esquemas, texto, etc. Describirán una actividad e incluirán los
equipos e implementos de seguridad relacionados si es que fueran necesarios.

D. Formato de Registro
Los Registros de los sistemas de gestión, serán estructurados de acuerdo con las
necesidades de cada procedimiento, instrucción o requerimiento del sistema.
Se llevará el listado de los formatos con que se cuenta por Sistema de Gestión los cuales se
describen en la Lista Maestra de Registros, lo cual será revisado y actualizado por el Jefe
de SIG.
Los formatos de registro deben incluir:
- Título.
- Código del formato.
- Fecha de registro.
- Firma del responsable del registro.
- Firma del responsable del área.
- Datos por registrar.
- Especificaciones (En caso aplique).
- Observaciones (En caso aplique).

E. Otros documentos.
Existen algunos documentos que cuentan con estructura propia, ya sea por el contenido de
este o por normativa nacional o internacional. En ese caso se debe respetar dicha estructura
tratando de incorporar en la medida de lo posible la estructura recomendada en el presente
procedimiento.
En todos los documentos se deberá mantener la información del encabezado.
4.4. Registros
Ejemplo de llenado:
CÓDIGO NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL
REGISTRO CONTROL
L-SIG-001 Lista maestra de documentos
Jefe SIG
y registros

4.5. Cambios Respecto a la Versión Anterior

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Págin CAMBIOS RESPECTO A LA VERSIÓN
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