Guia para Elaboracion y Codificacion de Documentos

CÓDIGO: AD-MC-GU-01
GUIA PARA LA ELABORACIÒN Y VERSIÓN: 01
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS FECHA: 19/01/2021
PAGINA: 1-5
1. OBJETIVO:
Indicar de forma detallada la estructura metodológica para la elaboración y
codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión- SIG- de
TRANSPORTES ADUANALES GARCIA SA DE CV.
2. ALCANCE:
Esta guía aplica para todos los documentos del SIG de la Universidad del
Pacífico.
3. DEFINICIONES
Diagrama de flujo: Es la representación gráfica de las etapas de un proceso o

procedimiento de acuerdo a unas convenciones universales.
Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria para

realizar un procesos o actividad.
Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la

calidad de una Entidad.
Norma Institucional: Documento generado dentro del proceso de

normalización de una institución que presenta la forma de realizar un proceso,
procedimiento o actividad y que se obtiene a través del consenso entre los
responsables del mismo.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entradas en resultados.
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso.
Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas
Revisión: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un

documentos corresponde a lo que se hace.
4. CONDICONES GENERALES
PAGINA: 2-5
Esta guía establece los lineamientos que deben acatar los funcionarios de la
Universidad del Pacífico para la elaboración de documentos del SIG.
5. CONTENIDO
5.1 DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
NOMBRE DEL
AREA DEL PROCESO PROCESO TIPO DE DOCUMENTO
IN INSTITUCIONAL CA CAPACITACION IN INSTRUCTIVO
OP OPERATIVO IN INDUCCION FO FORMATO
G
ST SOPORTE TECNICO CO CONTRATACION U GUIA
A
D ADMINISTRATIVO EV EVALUACION RE REGISTRO
INFRAESTRUCTUR
IE A RE REVISION PL PLANES
TR TRANSPORTE CO CONTROL PR PROCEDIMIENTO
M MANUAL DE
C CALIDAD PO POLITICA
RE REGLAMENTO

5.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN DE TRANSPORTES ADUANALES
GARCÍA
A continuación se especifica el contenido de los documentos
PAGINA: 3-5
Describe el propósito para el cual fue diseñado el

OBJETIVO documento
Establece los límites de aplicación del documento, se
refiere a las áreas, procesos, procedimientos, etc., que
ALCANCE se afecten con el documento
Incluye el vocabulario, los conceptos, la jerga
institucional y los términos que se consideren
necesarios para entender los procesos, los
procedimientos, etc., que haga referencia el
DEFINICIONES documento
Establece los requerimientos, las políticas y las
disposiciones que deben ser tenidas en cuenta para la
CONDICIONES ejecución de las actividades planteadas en el
GENERALES documento
Se realiza una descripción detallada de las
actividades, para lo cual se utiliza diagramas de flujo
CONTENIDO/DESARROLLO y tablas de descripción de actividades.
Documento que pueden ser consultados para el
DOCUMENTO DE entendimiento de las actividades establecidas en un
REFERENCIA documento del sistema integrado de gestión
Describe brevemente los cambios con relación a la
CONTROL DE CAMBIOS versión anterior
En esta sección se incluyen elementos adicionales
como formatos, fotografías, gráficos, tablas, ejemplos
específicos que permiten una mejor comprensión del
ANEXOS documento
5.3 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Se iniciará con las 2 primeras letras del área del proceso seguido de las 2:00
primeras letras del nombre del proceso luego las 2 primeras letras del tipo de
documento y por último el número consecutivo del documento a 2 dígitos
Ejemplo
AD-MC-GU-01 GUIA PARA LA ELABORACION Y CODIFICACION DE
DOCUMENTOS
PROCESO ADMINISTRATIVO
MANUAL DE CALIDAD
PAGINA: 4-5
GUIA
CONSECUTIVI 01
5.4 ASPECTOS DE FORMA
ENCABEZADO
CÓDIGO:
VERSIÓN:
TITULO DEL DOCUMENTO
FECHA:
LOGOTIPO PAG.
Cuerpo del documento
Para la redacción de los documentos deben tenerse en cuenta los siguientes

aspectos
El texto de los párrafos debe estar justificado a la izquierda y a la derecha y los
títulos justificados hacia la izquierda
Las notas de pie de página deben escribirse en Times New Roman 8 normal
Para las fechas se utiliza el formato día, mes, año utilizando la combinación en
número y letra, ejemplo: 30 de abril del 2021
La fuente del texto debe escribirse en letra Times New Roman 12 interlineado a
espacio sencillo y doble espacio al terminar el párrafo.
NIVEL FORMATO TIPO DE LETRA

TITULO 1 Negrita, mayúscula sostenida Times New Roman 14
TÍTULO 2 Negrita, mayúscula sostenida Times New Roman 12
TÍTULO 3 Normal, mayúscula sostenida Times New Roman 12
VIÑETA Normal mayúscula inicial Times New Roman 12
CIERRE DEL DOCUMENTO

PAGINA: 5-5
Al final del documento en la parte inferior de la hoja la información debe ir en

letra Times New Roman 12, mayúscula sostenida y normal la fecha en formato
día, mes, año como lo muestra el siguiente cuadro
FECHA DE APROBACION: ELABORADO REVISADO APROBADO

DD/MM/AAAA POR: POR: POR:
FIRMA
NOMBRE
CARGO
6. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSION DESCRIPCION DE CAMBIOS

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Copyright:

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Diagrama de flujo: Es la representación gráfica de las etapas de un proceso o

Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria para

Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la

Norma Institucional: Documento generado dentro del proceso de

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso.

Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de

Revisión: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un

5.1 DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

5.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA

Describe el propósito para el cual fue diseñado el

5.3 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

5.4 ASPECTOS DE FORMA

Cuerpo del documento

Para la redacción de los documentos deben tenerse en cuenta los siguientes

NIVEL FORMATO TIPO DE LETRA

CIERRE DEL DOCUMENTO

Al final del documento en la parte inferior de la hoja la información debe ir en

FECHA DE APROBACION: ELABORADO REVISADO APROBADO

FECHA VERSION DESCRIPCION DE CAMBIOS

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