PROCESO PT.DE.

01 15/03/2021
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS Versión 1 Página 1 de 8

PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

XXXXX XXXXX XXXXX

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1. OBJETIVO

Establecer los parámetros para la elaboración de documentos empleados en los procesos

que se desarrollan al interior de FUNDASALUD.

2. ALCANCE

Las instrucciones establecidas en este procedimiento son para todos los documentos que se
generan dentro del SIGE de FUNDASALUD.

Reglamentos
Manuales

Procesos
Programas
Procedimientos,
Planes, Formatos,
Instructivos
Registros,
Documentos Soporte,
Documentos Externos

3. DEFINICIONES

Información: Son aquellos datos que poseen un significado para la empresa o para quien
corresponda.

Documento: Información y su medio de soporte.

Procedimiento: Documento que describe la secuencia lógica de las actividades de

procesos administrativo u operativo.

Instructivo: Es un documento que describe detalladamente las actividades puntuales de

los procesos.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de

actividades desempeñadas. Formato diligenciado

Formato: Es la plantilla sobre la cual se hace el registro de la información.

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4. ASPECTOS DE FORMA

CRITERIO DESCRIPCIÓN
Tamaño de Todos los documentos serán elaborados en papel blanco tamaño carta.
papel
- Superior: 4 cm
- Inferior: 3 cm
Márgenes
- Izquierda: 3 cm
- Derecha: 2,34 cm
Todo el documento será elaborado con fuente ARIAL. Los títulos se escriben en
Tipo de letra
Mayúscula con Negrilla.
Tamaño de El tamaño será de 11.
letra
Interlineado Interlineado de 1,0.

Nota 1: El tamaño de letra para el nombre de documento será de 28 y tipo de letra Arial.

5. CONTENIDO

5.1. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Caracterizar un proceso es identificar su objetivo, alcance, responsable, actividades,

interacciones con otros procesos, recursos requeridos, requisitos aplicables, documentos
relacionados y parámetros de medición para hacerlo más entendible, permitiendo visualizar e
identificar sus elementos.

5.1.1. Encabezado

Incluye la información describa en el encabezado general para los documentos a elaborar.

CÓDIGO Fecha
PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO
Versión Página

Consta de 6 partes descritas a continuación:

 Logotipo. Logotipo de FUNDASALUD.

 Nombre del proceso. Nombre del proceso que se va a describir.
 Codificación. Visto de manera gráfica, su configuración sería la siguiente:

TIPO DE DOCUMENTO XX.

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INICIALES DEL PROCESO YY.

CONSECUTIVO ##.

Códigos por tipo de documentos:

TIPO DE
CÓDIGO
DOCUMENTO
Reglamentos RG
Políticas PL
Manuales MA
Procesos PR
Programas PG
Procedimientos PT
Planes PN
Formatos FO
Instructivos IN
Registros RT
Documentos Soporte DS
Documentos Externos DX

Proceso:

Las siguientes letras corresponden al proceso al que pertenece el documento, se escriben en

mayúscula sostenida.

PROCESOS CÓDIGO
GERENCIALES
Direccionamiento Estratégico DE
Mejoramiento Continuo MC
MISIONALES
Licitaciones y Contrataciones LC
Servicios Sociales SS
DE APOYO
Talento Humano TH
Gestión Administrativa GA
Gestión Financiera, Contable y Revisoría Fiscal GC
Jurídico JU

Consecutivo:

Como su nombre lo indica corresponde a un número de 2 cifras que inicia desde el 01 hasta
el 99, dependiendo del registro que se lleve de cada documento.

Un ejemplo claro para la codificación del presente documento sería: se inicia con abreviatura
de dos dígitos que identifica al tipo de documento PT, punto, abreviatura de dos dígitos que

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identifica al proceso al que pertenece, punto, consecutivo numérico de dos dígitos que
identifica al formato (PT.DE.01)

 Fecha. Fecha de edición del documento.

 Versión. Consecutivo referido al número de veces en que el documento ha sido
modificado.
 Página. Página X de Y, dónde X es el número de página y Y es el número total de
páginas.
5.1.2. Pie de página

Incluye la información descrita en el pie de página del documento.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

XXXXX XXXXX XXXXX

 Elaboró. Nombre y cargo de la persona que elaboró.

 Revisó. Nombre y cargo de la persona que revisó.
 Aprobó. Firma y cargo de la persona que aprobó.

5.1.3. Objetivo

Describe el propósito por el cual la organización ha establecido este proceso.

5.1.4. Alcance

Actividades que enmarcan todo el proceso, desde su inicio hasta el final del mismo.

5.1.5. Responsable

El cargo que debe asegurar que se cumplan las actividades del proceso.

5.2. CONTENIDO PROCEDIMIENTOS

Se representan en DIAGRAMA DE FLUJO, los cuales grafican y describen las actividades

que conforman el procedimiento. Se elaboran empleando la metodología de actores por
columna de responsabilidades, la cual permite visualizar las interacciones que se realizan en
el procedimiento.

5.2.1. Encabezado

La descripción se encuentra en el numeral 5.1.1.

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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Versión 1 Página 6 de 8

 Código. Se inicia con una abreviatura de dos dígitos que indica el tipo de documento,
punto, abreviatura de dos dígitos que identifica el proceso al que pertenece, punto y
consecutivo numérico de dos dígitos. Ej.: PT.DE.01
 Pie de página. (Sólo va en la primera página). La descripción se encuentra en el
numeral 5.1.2.

5.2.2. Objetivo

Establecer el por qué se elabora este documento.

5.2.3. Alcance

Actividades que enmarcan el procedimiento mencionado, desde su inicio hasta el final del
mismo.

5.2.4. Responsable

Quien asegura la realización de todo el procedimiento.

5.2.5. Flujograma

Representación gráfica de las actividades del proceso por columna de responsabilidades.

5.2.6. Descripción

En esta parte se debe explicar en forma clara, concreta y en orden lógico las actividades que
corresponden al procedimiento.

5.2.7. Observaciones

Corresponde a aquellos aspectos a tener en cuenta en el desarrollo del procedimiento, pero

que no hacen parte fundamental del mismo.

5.2.8. Anexo

Se incluye la información de soporte del procedimiento (formatos, guías, ilustraciones, entre

otros)

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DOCUMENTOS Versión 1 Página 7 de 8

5.3. FORMATOS

5.3.1. Encabezado

La descripción se encuentra en el numeral 5.1.1.

PROCESO FO.DE.01 15/03/2021
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FORMATO PARA LA ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS Versión 1 Página 7 de 8

 Código. Se inicia con una abreviatura de dos dígitos que indica el tipo de documento,
punto, abreviatura de dos dígitos que identifica el proceso al que pertenece, punto y
consecutivo numérico de dos dígitos. Ej.: FO.DE.01

5.3.2. Pie de página.

Va la frase: “Cualquier copia impresa de este documento, es considerada como COPIA NO

CONTROLADA”, para tener control de las copias que se distribuyan.

5.4. PROGRAMAS

Describen los programas de capacitación que se le realiza al talento humano de la Fundación.

5.4.1. Encabezado

La descripción se encuentra en el numeral 5.1.1.

PROCESO PG.DE.01 15/03/2021

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PROGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS Versión 1 Página 7 de 8

Código. Se inicia con una abreviatura de dos dígitos que indica el tipo de documento, punto,
abreviatura de dos dígitos que identifica el proceso al que pertenece, punto y consecutivo
numérico de dos dígitos. Ej.: PG.DE.01

5.4.2. Pie de página

No lleva pie de página.

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5.4.3. Contenido de los programas

Explicación en forma clara, concreta y en orden lógico las actividades que corresponden al
programa.

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