IN01-GAD-FIN - Ejec. Presup. y Rendicion cuentas-ODPE - V04

Código: IN01-GAD/FIN
INSTRUCTIVO
Versión: 04
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y
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RENDICIÓN DE CUENTAS DE LAS ODPE
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Firmado digitalmente por

HERRERA HUAMAN Filomena Pilar
Firmado digitalmente por ROMERO Alejandrina FAU 20291973851 soft
CHAVEZ Jose Luis FAU Motivo: Doy V° B° Firmado digitalmente por WILSON
20291973851 soft Fecha: 26.07.2022 14:19:58 -05:00 VALDIVIA Violeta Margarita FAU
Motivo: Soy el autor del documento 20291973851 soft
Fecha: 26.07.2022 14:12:53 -05:00 Motivo: Soy el autor del documento
Sub Gerente de Finanzas Fecha: 26.07.2022 17:48:41 -05:00
Jefe del Área de Contabilidad Gerente de Administración

Firmado digitalmente por SALAS
PALACIOS Maria Rocio FAU
20291973851 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 26.07.2022 15:16:50 -05:00
Gerente de Planeamiento y Presupuesto
1. OBJETIVO:
Establecer tareas administrativas para la aplicación y ejecución de las específicas de gasto y la
rendición de cuentas de los fondos otorgados por la modalidad de encargos a las ODPE, para la
ejecución de los procesos electorales.
2. BASE NORMATIVA:
2.1 Ley N° 26487, que aprueba la Ley Orgánica de la Oficina Nacional de Procesos Electorales.
2.2 Ley N° 26859, Ley Orgánica de Elecciones.
2.3 Ley de Presupuesto del Sector Público Vigente.
2.4 Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado y modificatoria
2.5 Decreto Legislativo N° 1440 Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Presupuesto
Público
2.6 Decreto Legislativo N° 1441 Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Tesorería.
2.7 Decreto Supremo N° 344-2018-EF que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado.
2.8 Decreto Supremo Nº 215-2006-EF y modificatorias, que establece la suspensión de
retenciones y/o pagos a cuenta del impuesto a la Renta por rentas de cuarta categoría.
2.9 Decreto Supremo Nº 027-2001-PCM, que aprueba el Texto Único Actualizado de las
Normas que rigen la obligación de determinadas entidades del Sector Público de
proporcionar información sobre sus adquisiciones y modificatorias
2.10 Decreto Supremo N° 155-2004-EF, que aprueba el Texto Único Ordenado del D. Legislativo
Nº 940 referente al Sistema de Pago de Obligaciones Tributarias con el Gobierno Central y
modificatorias.
2.11 Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT, que aprueba el Reglamento de
Comprobantes de Pago y modificatorias.
2.12 Resolución de Superintendencia Nº 000048-2021/SUNAT, que modifica el Reglamento de
Comprobantes de Pago
2.13 Resolución de Superintendencia Nº 037-2002/SUNAT que aprueba el Régimen de
Retenciones del Impuesto General a las Ventas aplicable a los proveedores y designación
de agentes de retención y modificatorias.
2.14 Resolución de Superintendencia Nº033-2014/SUNAT que reduce la tasa del Régimen de
Retenciones del Impuesto General a las Ventas, establecido por la RS Nº 037-2002/SUNAT
2.15 Resolución de Superintendencia N° 073-2006/SUNAT que aprueba las normas para la
aplicación del sistema de pago de obligaciones tributarias con el gobierno central q que
refiere el Decreto Legislativo N° 940 al transporte de bienes movilizados por vía terrestre y
modificatorias.
2.16 Resolución de Superintendencia N° 216-2019/SUNAT, que implementa el uso del número
de pago de detracciones
La reproducción total y parcial de este docum ento constituye una “COPIA NO CONTROLADA”
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2.17 Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15, aprobada por Resolución Directoral Nº 002-

2007-EF-77.15 y modificatorias.
2.18 Resolución de Superintendencia N° 000279-2019/SUNAT, designación de emisores
electrónicos, del Sistema de Emisión Electrónica y normas modificatorias
2.19 Resolución Jefatural N° 000902-2021-JN/ONPE, que adecúa el Reglamento de
Organización y Funciones de la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE).
Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus modificaciones.
3. REFERENCIAS:
3.1. DI01-GAD/FIN: Rendición de Cuentas de los fondos otorgados bajo la modalidad de

Encargos a las ODPE para la ejecución de elecciones.
3.2. PR03-GAD/FIN: Rendición de cuentas de las ODPE.
Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus modificaciones.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
4.1. Definiciones:
N° Término Definición
Documento de gasto reconocido por el Reglamento de
Comprobante de Pago
1 Comprobantes de Pago, autorizado por SUNAT.
Documento que se emite a favor del proveedor, por

concepto de retención del IGV (3% del monto total de la
Comprobante de
compra o la que se encuentre vigente a la fecha de
2 Retención
compra), cuando ésta supera los S/. 700.00 incluido el
IGV.
Servidor público que emite una declaración jurada, para

3 Declarante sustentar gastos de servicios, que no es posible
sustentar con comprobantes de pago.
Número asignado con el que se identifica la habilitación
Registro SIAF de fondos y sobre el cual debe efectuarse la rendición
4
de cuentas.
Rendición documentada de gastos que debe

Rendición de cuentas
presentarse a la Gerencia de Administración, dentro de
5 parcial
los primeros (15) quince días útiles del mes siguiente al
que corresponde la ejecución de gastos.
Rendición documentada de gastos que debe
Rendición de cuentas
presentarse a la Gerencia de Administración, la misma
6 final
que no debe exceder de (15) quince días calendarios
después del cierre de la ODPE.
Es un software que permite a los usuarios de las
diferentes sedes de ODPE, registrar la ejecución (Pago)
de gastos de las ODPE. El sistema cuenta con los
Sistema Integral de
siguientes módulos: Voucher (Mantenimiento de
Rendición de Cuentas -
7 Talonario, Mantenimiento de Voucher, Anulación de
SIRC.
cheque, Exportar Voucher Cheque); Rendición
(Rendiciones, Importar Rendiciones), Proveedores,
Reportes, búsqueda de datos, consulta, etc.
La reproducción total y parcial de este documento constituye una “COPIA NO CONTROLADA”

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8 Sistema de Gestión Es un software que permite a los usuarios de las

Administrativa - SIGEA diferentes sedes de ODPE, programar y gestionar las
adquisiciones de bienes y servicios de las ODPE
4.2. Abreviaturas:
N° Término Abreviatura
1 GAD Gerencia de Administración.
2 GOECOR Gerencia de Organización Electoral y Coordinación Regional.
3 IGV Impuesto General a las Ventas.
4 ODPE Oficina Descentralizada de Procesos Electorales.
5 ONPE Oficina Nacional de Procesos Electorales.
6 PDT Programa de Declaración Telemática
7 SIRC Sistema Integral de Rendición de Cuentas.
8 SIGEA Sistema de Gestión Administrativa

9 TAME Tasa Municipal de embarque
10 TUUA Tarifa Unificada de uso del aeropuerto
11 UIT Unidad Impositiva Tributaria.
12 GRH Gerencia de Recursos Humanos

13 SIAF Sistema integrado de administración financiera
14 C/P Comprobante de pago
5. DESARROLLO:
5.1 Ejecución de Gastos
5.1.1. Generalidades
Los formatos que deben emitirse a través del Sistema Integral de Rendición de Cuentas (SIRC)
son: “Auxiliar de ejecución de gastos – Bancos”, “Voucher”, “Auxiliar de entregas a rendir
cuentas”, “Rendición de cuentas consolidada”, “Resumen de rendición de cuentas por específica
de gastos”, “Resumen consolidado de ejecución presupuestal de la ODPE”.
N° ROL
DESCRIPCIÓN DE TAREAS REGISTROS
RESPONSABLE
Firmar en conjunto con el Jefe de la ODPE en señal Coordinador Cheques
1 de autorización del gasto, los cheques en forma Administrativo y
conjunta y mancomunada, asumiendo Jefe de la ODPE
responsabilidad solidaria, los mismos que deberán
reunir las siguientes condiciones:
a) Deberán ser girados en forma correlativa y
cronológica.
b) Para el giro de cheques y a fin de evitar
adulteraciones, se deberá tener cuidado de no
dejar espacios en blanco a la izquierda donde se

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N° ROL
RESPONSABLE
consigna el importe en números y en letras.
c) Deben girarse a nombre del emisor de los
comprobantes de pago reconocidos por la
SUNAT. Es decir, del titular del Registro Único
del Contribuyente (RUC), sea persona natural o
jurídica.
d) En los casos en que se proceda a anular
físicamente cheques deberán consignar en los
mismos, el sello de color rojo con la leyenda
“ANULADO”. Asimismo, se procederá a engrapar
el cheque anulado en el talonario
correspondiente, para su destrucción posterior al
cierre de cuentas.
e) Los cheques en cartera, los talonarios de
cheques no utilizados y el fondo de caja chica,
deben ser custodiados bajo condiciones de
seguridad que impidan su sustracción o
deterioro.
2 Efectuar conciliación bancaria mensual. Asimismo, Coordinador Conciliación
deberán efectuar el seguimiento de los cheques Administrativo de la bancaria
emitidos pendientes de cobro, a fin de evitar el ODPE
vencimiento de los mismos.
3 Con la autorización escrita mediante memorando del Coordinador Voucher de
Jefe de la ODPE, emitirá el primer voucher para Administrativo de la apertura de caja
aperturar caja chica por un monto reembolsable de ODPE chica/ Cheque
S/. 3,000.00 (Tres mil y 00/100 soles), para atender
gastos menores que demanden su cancelación
inmediata o que, por su finalidad y características, no
puedan ser debidamente programados. Para tal
efecto, se deberá presentar la justificación
correspondiente.
Cuando el gasto en la sede de la ODPE exceda de S/

700.00 (setecientos y 00/100 soles), no podrán ser
atendidos con cargo a la caja chica, conforme lo
establecido a la Directiva DI03-GAD/FIN: “Ejecución,
Rendición y reposición del Fondo de Caja Chica
vigente.
4 Reponer el fondo de caja chica utilizando el FM01- Coordinador FM01-GAD/FIN

GAD/FIN “Reembolso del fondo de caja chica”, que Administrativo de la /
debe venir debidamente suscrito por el jefe y ODPE Cheque
Coordinador administrativo de la ODPE, detallando /
fecha, número del comprobante de pago, concepto e Voucher de
importe, y se efectuará por el monto gastado reembolso
sustentado documentariamente; girándose un cheque
por el monto del Reembolso presentado. Se anexará
dicha documentación al “Voucher” de reembolso
correspondiente.
Se podrá presentar reembolso de caja chica cuando
se tengan gastos definitivos que sumen más del 50%
del fondo constituido.

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N° ROL
RESPONSABLE
5 Coordinar con el Jefe de la ODPE y otorgar al Coordinador FM02-GAD/FIN
personal que brinda servicios en la ODPE, en forma Administrativo de la “Recibo
individual, fondos sujetos a rendición de cuentas para ODPE Provisional”
el desarrollo de sus funciones, los cuales se
sustentarán con el FM02-GAD/FIN “Recibo
Provisional”, en el que se consignará su autorización
para proceder al descuento, hasta el importe
consignado, renunciando a cualquier reclamo
posterior, de no cumplir con la rendición respectiva.
Cabe precisar que los fondos sujetos a rendición de

cuentas son otorgados para un periodo determinado
y se realizan en base al presupuesto asignado a cada
cargo y a la evaluación de las necesidades
económicas de cada lugar asignado.
6 Cuando en la ODPE se requiera sustentar gastos que Personal que FM03-GAD/FIN
no es posible obtener comprobante de pago recibió fondos de la Declaración
autorizado, deberá utilizar el FM03-GAD/FIN ODPE Jurada de
Declaración Jurada de Gastos, considerando lo Gastos.
siguiente:
a. Se presentará únicamente cuando se trate de:

casos, lugares o conceptos en los que no sea
posible obtener facturas, boletas de venta u otros
comprobantes de pagos reconocidos y emitidos
de conformidad con lo establecido por la SUNAT
y no debe exceder de la décima parte de (01)
una UIT por cada comisión de servicios.
b. Toda Declaración Jurada debe ser firmada sólo
por el Declarante.
7 Realizar arqueos mensuales no programados de los Jefe de ODPE y Acta de arqueo
fondos entregados al Coordinador Administrativo de Coordinador
ODPE, emitiendo un Acta de arqueo. Las Actas Administrativo
deberán presentarse en el Informe Final de la ODPE
ejecución presupuestal de la ODPE.
8 Verificar que se realicen los arqueos mensuales al Revisor Contable Reporte
fondo de caja chica e informar sobre su cumplimiento
al Supervisor Contable, dentro de los primeros 5 días
calendarios del mes siguiente, adjuntando copia del
arqueo realizado.
Devolución de efectivo
9 a) Como consecuencia de las entregas a rendir Coordinador FM04-GAD/FIN
cuenta y/o Comisiones de Servicios, de existir Administrativo “Recibo de
devoluciones en efectivo por menor ejecución del devolución de
gasto, se emitirá el FM04-GAD/FIN “Recibo de dinero”
devolución de dinero”, identificándose claramente el
concepto y persona que efectúa la devolución,
debiendo entregarse una copia a la persona que
efectúa la devolución y el original se adjuntará al
Informe Final de ejecución presupuestal de la ODPE
En caso de entregas a rendir cuenta y/o comisión de

servicios, la devolución se registrará en el SIRC
reflejándose en el “Auxiliar de Ejecución de Gastos –
Bancos”.

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N° ROL
RESPONSABLE
b) Si el origen de los fondos otorgados proviene del
Fondo de caja chica, los fondos devueltos se
revierten al mismo.
Las devoluciones en efectivo como consecuencia de

las entregas a rendir cuenta, comisiones de servicios
u otro tipo de devoluciones, deben mantenerse en
custodia del Coordinador Administrativo de la ODPE
y reportados al Área de Contabilidad de la GAD para
iniciar las gestiones administrativas para su reversión
al Tesoro Público, conforme al numeral siguiente
(10).
Procedimiento para la devolución de efectivo al Tesoro por menor ejecución de gasto,
penalidades u otras devoluciones:
10 a) Deberá comunicar al área de Contabilidad a más Jefe o Coordinador Cuadro de
tardar al día siguiente de producida la devolución en Administrativo de Ejecución
efectivo para el trámite correspondiente ODPE Presupuestaria
de ODPE
b) Enviar un reporte al área de Tesorería a través de Personal del Área Correo
correo electrónico indicando el monto a devolver por de Contabilidad electrónico
clasificador de gasto, el número de SIAF y el nombre
del Coordinador Administrativo de la ODPE
responsable.
c) Tramitar la emisión de la Papeleta de Deposito a Personal del Área Papeleta de
favor del Tesoro público - T6 de Tesorería Depósito - T6
d) Depositar la devolución del efectivo, en el banco Coordinador Voucher de
de la Nación dentro de las 24 horas de recibida la Administrativo de Depósito - T6
Papeleta de Depósito -T6 por parte de Tesorería, de ODPE
acuerdo al Art.4 Directiva de Tesorería Nº 001-2007-
EF/77.15
5.1.2. Aplicación del Clasificador presupuestario de gastos
La Ejecución del gasto se realizará considerando lo establecido en el Anexo 4: “Aplicación del

clasificador presupuestal de gastos”.
Nota: Del Clasificador de Gastos solo se rendirá lo que está considerado en el Presupuesto
Analítico que maneja la ODPE.
5.1.3. Obligaciones tributarias y operaciones recíprocas
El pago a la SUNAT por los impuestos retenidos es de obligación de la ONPE como Agente de
Retención, por lo que las ODPE están impedidas de efectuar pagos directos a la SUNAT.
Las obligaciones que la ONPE pueda contraer con la SUNAT como consecuencia de la omisión
y retraso en el envío de información, tales como: multas, moras, intereses, etc.; serán asumidas
por el Jefe y Coordinador Administrativo de ODPE, de manera solidaria, descontándose, de ser
el caso, de sus respectivos honorarios. El Jefe de la ODPE y Coordinador Administrativo
deberán asegurar que los montos de los impuestos retenidos (impuesto a la renta e impuesto
general a las ventas), se encuentren disponibles para su pago por la Sede Central.

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N° DESCRIPCIÓN DE TAREAS RESPONSABLE REGISTROS
Remitir dentro de los primeros ocho (08) días Jefe o Coordinador Informe
calendario de cada mes, la siguiente documentación Administrativo de /
e información: ODPE FM12-
GAD/FIN
1 a) Todo lo referente a obligaciones tributarias
b) En relación a retenciones de rentas de cuarta
categoría, se sigue los lineamientos definidos por
la GRH respecto de la Contratación de Personal
bajo la modalidad de locación de servicios -
PR07-GRH/RRHH.
c) Para efectos de la Declaración y Pago del

Régimen de Retenciones del IGV; el coordinador
administrativo remitirá a la Subgerencia de
Finanzas (Atención Tesorería) de la Gerencia
de Administración, el FM12-GAD/FIN:
“Información de retención del IGV a los
proveedores del 3%” impreso y digital,
adjuntando la factura electrónica afecta al IGV y
que supere los S/ 700.00 (Setecientos y 00/100
nuevos soles); y cheque a nombre del BANCO
DE LA NACIÓN, correspondiente al pago de las
retenciones del IGV. Asimismo, en cada
oportunidad de pago, remitirá a tesorería vía
correo electrónico copia de la factura electrónica
a cancelar para que tesorería efectúe la emisión
del comprobante de retención electrónica (CRE)
en la plataforma de SUNAT en línea,
comprobante que será devuelto por correo
electrónico al coordinador administrativo para ser
entregado al proveedor.
Para efectos prácticos las retenciones del Impuesto

General a las Ventas, dispuesto por Resolución de
Superintendencia Nº 037-2002- SUNAT y sus
modificatorias, se deberá considerar lo siguiente:
 Retener el 3% del importe total de la operación

(precio de venta) o la tasa vigente a la fecha de
pago, en cada oportunidad de pago, cuando el
pago efectuado sea superior a S/ 700.00
(Setecientos y 00/100 nuevos soles).
 La obligación de efectuar la retención se
produce al momento del pago.
 La ODPE, entregará al proveedor un
“Comprobante de Retención Electrónico - CRE”
por el importe retenido.
 Para fines de la rendición de cuentas,
presentarán adjunto al “Voucher” del pago de la
retención del IGV mensual el FM12-GAD/FIN:
proveedores del 3%”, tramitado al Área de
Tesorería.
 En caso que no se haya realizado retención
alguna se remitirá el FM12-GAD/FIN:

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proveedores del 3%” en el plazo señalado con

la frase “SIN MOVIMIENTO”.
 El Área de Tesorería para la presentación
mensual del PDT, validará la información
contenida en las facturas remitidas por cada
ODPE, para efecto de su declaración y pago.
 Las ODPE deben coordinar con el Área de
Tesorería cualquier corrección, dado que una
vez efectuada la presentación del PDT
mensual, no se podrán efectuar cambios de
facturas, bajo responsabilidad.
El Área de Tesorería efectuará la rectificación del

PDT y retendrá de los honorarios pendientes de
pago a los Jefes y Coordinador Administrativo el
importe correspondiente de las multas e intereses
generados por la rectificación a la SUNAT.
2 A los (10) diez días del mes siguiente, remitir a la Coordinador Informe
Subgerencia de Finanzas (Atención Área Administrativo de la /
Contabilidad) de la Gerencia de Administración la ODPE Correo
siguiente documentación: / /
Revisor Copia de
 Conciliaciones Bancarias, adjuntando copia del Contable Reportes
“Auxiliar de Ejecución de Gastos – Bancos” y del /
estado bancario del mes informado. Conciliación
Las Conciliaciones Bancarias deberán ser Bancaria
revisadas por el Revisor Contable, previo a su
envío al Área de Contabilidad, colocando su sello
y firma en la parte posterior en señal de
conformidad
 FM13-GAD/FIN: “Operaciones con Entidades

Públicas”, adjuntando copia de los
comprobantes de pago cancelados a toda
Entidad Pública, emitidos a nombre de ONPE.
 Registro de Compras de la ODPE en forma

impresa (reporte del aplicativo Registro de
Compras) y digital (Generador Registro de
Compras xls), adjuntando solamente copia de
cada factura, recibos de servicios públicos, ticket
electrónico, afectos o inafectos y exonerados al
IGV, detracciones y retenciones de IGV.
3 Aplicar las detracciones a los servicios o bienes Coordinador Factura

afectos a dicho régimen de la siguiente manera: Administrativo de la Electrónica
ODPE /
a) Todos los servicios por importes mayores a / NPD
S/700.00 se aplicará la tasa de detracción según Personal del Área
corresponda. de Tesorería
b) Los servicios de alquiler sustentados con facturas
mayores de S/ 700.00 soles se aplicará la tasa
del 10%.
c) En caso del servicio de transporte de bienes por
vía terrestre gravado con el IGV, siempre que el

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importe de la operación o el valor referencial (de

conformidad con el Decreto Supremo N° 033-
2006-MTC), sea mayor S/. 400.00, se aplicará el
4% sobre el importe de la operación o el valor
referencial, el que resulte mayor.
d) Tratándose del servicio como transporte de
personal, por importes mayores a S/ 700.00
corresponde aplicar la tasa del 10% sobre el
importe de la operación.
Las tasas señaladas líneas arriba, son solo

referenciales, debiendo aplicarse en cada
oportunidad la tasa vigente aplicable.
Para efectos del pago de la detracción, debe enviar

copia escaneada por correo electrónico de la factura
a Tesorería, para la declaración y emisión del
Numero de Pago de Detracción NPD en SUNAT en
línea, documento que será remitido al coordinador
administrativo vía correo electrónico. Por cada una
de las operaciones afectas a detracción se
procederá al giro de cheque que se depositará en la
cuenta corriente proporcionada por el proveedor en
el Banco de la Nación. En la rendición de cuentas se
anexará al “Voucher” copia del depósito realizado.
5.2 Rendición de cuentas
5.2.1 Rendición documentada de gastos de la ODPE.
Toda la documentación que sustente gastos de las entregas a rendir cuenta, así como de bienes y
servicios deberá estar autorizada por el Jefe y Coordinador Administrativo, mediante firma y sello
en el “Voucher” emitido, en señal de conformidad de los gastos ejecutados.
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS RESPONSABLE REGISTROS
Revisar y verificar la rendición de cuenta Personal que Reporte “Auxiliar
documentada. recibió fondos de la de entregas a
1 ODPE rendir cuenta”
a) Para el caso de entregas a rendir por el personal, / /
firmar el reporte “Auxiliar de entregas a rendir Coordinador Módulo rendición
cuenta”, en señal de conformidad y anexar dicha Administrativo de la de cuentas SIRC
documentación al “Voucher”, ingresando dicha ODPE
información el módulo de rendición de cuentas del
SIRC.
En caso sea observada, los documentos
correspondientes serán descontados de la
ejecución de gastos, notificándose al personal de
la ODPE involucrado, sobre las observaciones
encontradas para su respectiva devolución en
efectivo.
b) La documentación sustentatoria de los
expedientes de contratación de bienes y/o
servicios que forma parte de la rendición de

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N°
cuenta, está normada en el “Instructivo de
Contratación de Bienes y Servicios de las ODPE
con cargo a los Presupuestos de los Procesos
Electorales y Consultas Populares”, IN02-
GAD/LOG
c) La documentación sustentatoria de los
expedientes de contratación de personal locador
se sujeta a lo contenido en el “Procedimiento de
Contratación bajo la Modalidad de Locación de
Servicios”, PR07-GRH/RRHH.
2 Efectuar la devolución de los fondos habilitados no Personal que FM04-GAD/FIN:
utilizados y/o no ejecutados, a la ODPE utilizando el recibió fondos de la “Recibo de
FM04-GAD/FIN: “Recibo de devolución de dinero”, ODPE devolución de
siguiendo lo indicado en el numeral 5.1.1 numeral 10. / dinero”
Coordinador /
En caso que el personal que recibió fondos de la Administrativo de la Recibo de
ODPE, no cumpliese con rendir cuenta documentada ODPE Ingreso de
de los fondos asignados, se aplicará lo dispuesto en la Tesorería
parte final del FM02-GAD/FIN: “Recibo Provisional”.
3 Contenido del Voucher Coordinador Cheque Voucher

Administrativo de la /
a) La Documentación de Gastos se deberá ajustar a la
ODPE Check List
Guía de Ordenamiento de Documentos que se
presenta en el Anexo 5, según corresponda.
b) Cada “Voucher” de gasto definitivo (Contratación de
bienes y/o servicios / Planilla de Locadores) deberán
contar con un Check List (ver modelo en el 5.3 del
Anexo 5 ) , elaborado por el coordinador administrativo
de la ODPE. Dicho voucher tendrá una foliación
independiente en la parte inferior izquierda, que
permita la revisión y/o constatación física de cada uno
de los documentos que conforma el expediente.
4 Los comprobantes de pago autorizados que sustentan Coordinador Comprobantes de
la rendición de cuentas son los siguientes: Administrativo de la Pago
ODPE /
 Factura (Electrónica para los proveedores
Formatos de tipo
obligados según RS N°000128-2021/SUNAT y
FM
N°000048-2021/SUNAT)
 Boleta de venta. (Electrónica para los proveedores
obligados según RS N°000128-2021/SUNAT y
N°000048-2021/SUNAT)
 Recibo de honorarios profesionales.
 Boletos por pasajes terrestres y/o aéreos (ticket
electrónico).
 Recibo por arrendamiento – Formulario 1683-
SUNAT.
 Ticket del impuesto CORPAC – TUUA y ticket
TAME.
Los formatos GAD/FIN autorizados que acompañan la
rendición de cuentas son los siguientes:
 FM01-GAD/FIN: Reembolso del fondo de caja

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N°
chica.
 FM02-GAD/FIN: Recibo Provisional.
 FM03-GAD/FIN: Declaración jurada de gastos.
 FM04-GAD/FIN: Recibo de devolución de dinero.
 FM05-GAD/FIN: Recibo de transporte/movilidad.
 FM06-GAD/FIN: Solicitud de viaje en comisión de
servicios.
 FM07-GAD/FIN: Rendición de gastos en comisión
de servicios.
 FM08-GAD/FIN: Informe de Actividades.
 FM09-GAD/FIN: Recibo de compensación
económica por movilidad para responsables de los
locales de votación.
 FM10-GAD/FIN: Acta de recepción – entrega de
bien inmuebles
 FM11-GAD/FIN: Acta de recepción – entrega de
bienes muebles y/o equipos diversos.
5 Órdenes de compra y/o servicios emitidos pendientes Coordinador Ordenes compra
de pago Administrativo y/o servicios
ODPE emitidos
a) Las órdenes de compra y/o servicios emitidos que
/ pendientes de
estén pendientes de pago al cierre de mes, deberán
Revisor Contable pago
ser entregadas al Revisor Contable, con toda la
documentación que la sustenta, el primer día hábil del
mes siguiente para su revisión preliminar en virtud a la
aplicación del “Instructivo de Contratación de Bienes y
Servicios de las ODPE con cargo a los Presupuestos
de los Procesos Electorales y Consultas Populares”,
IN02-GAD/LOG
b) Luego de la revisión, estas serán devueltas al
Coordinador Administrativo de la ODPE, para que
continúe con el proceso.
6 Reporte situacional Coordinador Reporte
Administrativo de la situacional
Presentar al Área de Contabilidad, el primer día hábil
ODPE
de cada semana, a través de correo electrónico,
reportes de avances de la ejecución presupuestal y
compromisos autorizados (órdenes de compra y/o
servicios / planillas, entregas a rendir y/o comisiones
proyectadas), de acuerdo a la hoja de trabajo del
anexo 6.
5.2.2 Plazos y Presentación de la Rendición documentada de gastos de la ODPE a la Gerencia de

Administración
N°
1 Preparar la rendición de cuenta documentada de la Coordinador
ODPE, verificando que cada “Voucher” contenga la Administrativo de la

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N°
documentación establecida en el numeral 5.2.1 del ODPE
presente Instructivo, para su presentación.
Presentar a la Subgerencia de Finanzas de la JODPE Informe
Gerencia de Administración, mediante un informe o Coordinador
mensual, las rendiciones de cuentas documentada Administrativo de la
2 (parcial) de la ODPE dentro de los quince (15) días ODPE
hábiles siguientes de culminado el mes de reporte, la
misma que deberá contener la documentación
sustentatoria de los gastos definitivos ejecutados.
3 La rendición de cuentas se realizará a través del Coordinador Constancia

SIRC anexando la formatearía definida y la Administrativo de la
documentación sustentatoria de los gastos ODPE
ejecutados. Para efectos de registro y emisión de los
formatos, de corresponder, se utilizará el SIGEA,
siempre y cuando éste se encuentre debidamente
implementado o puesto en marcha a través de GITE.
4 La rendición de cuentas documentada de la ODPE, Coordinador Anexos 02 y

deberá ser presentada con el Anexo 02: “Informe de Administrativo de la 03
rendición de cuentas”, adjuntando los reportes de ODPE
“Rendición de cuentas consolidada”, “Resumen de
rendición de cuentas por específica de gastos” y el
“Resumen Consolidado de Ejecución Presupuestal
de la ODPE”, de acuerdo a las siguientes pautas:
 Se rendirá por cada número de Registro SIAF y
comprobante de pago de habilitación de fondos.
 La documentación de gastos de la ODPE,
deberá estar ordenada por “Voucher” en forma
correlativa. En caso existieran cheques
correspondientes a “Voucher” por entregas a
rendir, y para no perder la correlatividad, se
adjuntará copia del Voucher y copia de recibo
provisional respectivo.
 La rendición de cuentas deberá ser foliada, en la
parte inferior derecha, por cada registro SIAF y
Comprobante de Pago, con su respectiva
documentación sustentadora de gastos, página
por página.
 Solo debe anexarse un sólo documento por
página.
 Deberá ser presentada en paquetes máximos de
250 hojas, unidas por un fastenes plástico y tapa
y contratapa de mica transparente.
 En la primera hoja de cada paquete deberá
anexarse el anexo 03: “Carátula de rendición de
cuentas” con toda la información que ahí se
consigna.
 Asimismo, se deberá de adjuntar el Reporte de
Órdenes de Compra o Servicio emitidas en el
mes de reporte, precisando si se encuentran
pagadas.

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Página: 13 de 51
N°
5 Para la revisión y presentación de la documentación Jefe de la ODPE /
sustentatoria del gasto, deberá tenerse en Coordinador
consideración lo siguiente: Administrativo de la
ODPE
 Serán documentos originales.
 Todo documento sustentatorio de gasto, no será
considerado válido, si muestra enmendaduras o
borrones en cualquiera de sus datos e importes.
 Los comprobantes de pago, autorizados por la
SUNAT, deberán estar vigentes.
 Deberán consignar el número de RUC de la
ONPE 20291973851 y la identificación como:
ONPE u Oficina Nacional de Procesos
Electorales, indistintamente.
 Debe detallarse el bien o servicio adquirido, no
se aceptará el concepto VARIOS, DIVERSOS,
DESAYUNO, ALMUERZO, CENA O POR
CONSUMO
El incumplimiento a lo dispuesto en el numeral
precedente generará que los documentos
observados sean considerados no válidos, no siendo
admitidos en la rendición de cuentas, por lo que la
ODPE deberá proceder a la devolución del importe
correspondiente.
6 El plazo para la presentación de la rendición de Jefe de la ODPE / Informe final
cuentas final será de (15) quince días calendarios Coordinador de rendición
después del cierre de las actividades de las Administrativo de la de cuentas
elecciones internas en la ODPE. ODPE
Los casos excepcionales deberán ser comunicados
a través de la Gerencia de Organización Electoral y
Coordinación Regional, a la Gerencia de
Administración para su autorización respectiva.
7 Al término de la revisión de toda la rendición de Jefe del Área de Constancia
cuentas, emitir una constancia donde se detalla la Contabilidad
situación final de la rendición de cuentas respectiva,
al Jefe y Coordinador Administrativo de la ODPE.
8 Para efecto de la entrega final de la rendición de Coordinador Informe Final
cuentas, entregar en físico al área de Contabilidad, el Administrativo de la de la
Informe Final de la Ejecución Presupuestal de la ODPE ejecución
ODPE, el mismo que contendrá como mínimo lo presupuestal
siguiente. de la ODPE
 Anexo 01: Modelo de Informe final de la
ejecución presupuestal de la ODPE.
 Anexo 02: Modelo de Informe de rendición de
cuentas.
 Fotocopias de las Conciliaciones Bancarias
mensuales y Estados de Cuenta.
 Fotocopias de los Recibos de Ingresos emitido
por el Área de Tesorería.

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N°
 FM04-GAD/FIN: Recibo de devolución de dinero,
todos los emitidos por la ODPE, de ser el caso.
 Actas de Arqueos del Fondo Fijo para Pagos en
Efectivo realizadas.
 Declaración Jurada de no tener adeudos
pendientes en la ODPE.
6. FORMATOS ASOCIADOS
N Código Denominación
1 FM01-GAD/FIN Reembolso del fondo de caja chica
2 FM02-GAD/FIN Recibo Provisional
3 FM03-GAD/FIN Declaración jurada de gastos
4 FM04-GAD/FIN Recibo de devolución de dinero
5 FM05-GAD/FIN Recibo de transporte/movilidad.
6 FM06-GAD/FIN Solicitud de viaje en comisión de servicios.
7 FM07-GAD/FIN Rendición de gastos en comisión de servicios.
8 FM09-GAD/FIN Recibo de compensación económica por movilidad para
responsables de los locales de votación
9 FM10-GAD/FIN Acta de recepción – entrega de bien inmueble
10 FM11-GAD/FIN Acta de recepción – entrega de muebles y equipos diversos
11 FM12-GAD/FIN Información de retención del IGV a los proveedores del 3%
12 FM13-GAD/FIN Operaciones con entidades públicas
7. ANEXOS
Anexo 1: Modelo de Informe final de la ejecución presupuestal de la ODPE

Anexo 2: Modelo de Informe de rendición de cuenta
Anexo 3: Carátula de rendición de cuentas
Anexo 4: Aplicación del Clasificador presupuestario de gastos
Anexo 5: Guía de Ordenamiento de Documentos para el control de ejecución de Gastos
5.1. Ordenamiento de Documentos según Clasificador de Gastos
5.2. Ordenamiento de Documentos para compras mayores de S/700
5.3. Hoja de Revisión de Sustento Documental - Check List
5.3.1 Hoja de Revisión de Sustento Documental del Cheque Voucher
5.3.2 Hoja de Revisión de Sustento Documental del Cheque Voucher Planilla de
Personal
Anexo 6: Informe Situacional ODPE

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Anexo 1: Modelo de Informe final de la ejecución presupuestal de la ODPE
INFORME FINAL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE LA ODPE

1. INTRODUCCIÓN.
2. DETALLE DE LAS TRANSFERENCIAS/EJECUCION PRESUPUESTARIA DE LA ODPE.

3. DETALLE DE LOS SALDOS POR DEVOLVER.
4. DETALLE DE LAS FECHAS DE ENTREGA DE LAS RENDICIONES A LA GERENCIA DE
ADMINISTRACION.
5. CANTIDAD DE FOLIOS UTILIZADOS.
6. DIFICULTADES Y LOGROS OBTENIDOS.
7. RECOMENDACIONES.
8. ANEXOS
INFORME FINAL
PROCESO ELECTORAL : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..
ODPE : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..
Jefe de la ODPE : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..
Coordinador Administrativo : ....................................
1.- INTRODUCCION:
Con motivo de las elecciones ............................................................., mediante las

Resoluciones Jefaturales Nos ..............................................., fuimos elegidos para ocupar los
cargos Coordinador Administrativo, respectivamente, de la O D P E ubicada e n … … … … . . ,
departamento..........................
La labor de la ODPE, PARA LAS ELECCIONES REGIONALES Y MUNICIPALES se inició el

........................, para lo cual se contrató el inmueble ubicado
en.............................................departamento.................................
2.- DETALLE DE LAS TRANSFERENCIAS/EJECUCION PRESUPUESTARIA DE LA ODPE

Las transferencias de fondos para llevar a cabo el proceso electoral y la ejecución
presupuestaria de la ODPE son:

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3.- DETALLE DE LOS SALDOS POR DEVOLVER:

Al final de la rendición de los gastos realizados en la ODPE se tiene un saldo por devolver de S/
..................................., el cual está compuesto de la siguiente manera:
Registro SIAF –C/P Cuenta corriente En efectivo Total

1 ..............
2 ......................
3 ........................
Los saldos en efectivo se sustentan con los recibos de devolución del . . . . . . al …. que
se detallan y adjuntan al presente informe
4.- DETALLE DE LAS FECHAS DE ENTREGA DE LAS RENDICIONES A LA GERENCIA DE

ADMINISTRACION:
A continuación, se detalla las fechas en que fueron entregadas las rendiciones parciales y
finales, de la ejecución de gastos.
Proceso N° documento Fecha Importe comentario

electoral
A
B
C
D
5.- CANTIDAD DE FOLIOS UTILIZADOS:
Al término del proceso electoral se ha remitido a la Gerencia de Administración, las rendiciones de

cuentas documentadas de acuerdo al siguiente detalle:
Proceso electoral Cantidad paquetes N° de Folios Voucher

1 …...........
2 …...................
3 ….....................
4 ………………
6.- DIFICULTADES Y LOGROS OBTENIDOS:

Durante todo el proceso electoral se ha tenido una serie de acontecimientos que cabe señalar, y
que se pueden mencionar de la siguiente forma:

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 Dificultades Ocurridas: (por ejemplo)

- Se tuvo dificultad en conseguir un local adecuado.
- Los costos presupuestados no se ajustan a la realidad de la zona de trabajo
- Hubo demora en la transferencia de fondos
- Falta de equipos de cómputo.
- Etc.
 Logros Obtenidos: (por ejemplo)
- Se tuvo buena aceptación de la población
- Se cumplió con el cronograma de trabajo
- Se utilizo adecuadamente el presupuesto
- Etc.
7.- RECOMENDACIONES:
Por último, cabe señalar algunos puntos importantes que deberían tenerse en cuenta para futuros
procesos electorales, en base a recomendaciones que podemos aportar: (por ejemplo)
- Programar con más anticipación el proceso

- Incrementar las capacitaciones.
- Mayor supervisión y control de los presupuestos.
8.-ANEXOS:
Adjunto los siguientes documentos:
1. Consolidado de las Transferencias/Ejecución Presupuestaria de la ODPE.
2. Anexo 02: Modelo de Informe de rendición de cuentas, parciales y final
3. Resúmenes de rendición de cuentas por específicas de gastos.
4. Resúmenes Consolidados de Ejecución Presupuestal de la ODPE.
5. Auxiliar de ejecución de gastos – Bancos.
6. Fotocopias de las Conciliaciones Bancarias mensuales y Estados de Cuenta.
7. Fotocopias de los Recibos de Ingresos emitido por el Área de Tesorería.
8. Recibo(s) de devoluciones emitidos por la ODPE.
9. Actas de Arqueos de Efectivo realizadas por el responsable de la ODPE.
10. Declaración Jurada de no tener adeudos pendientes en la ODPE.
Día Mes Año

Lugar: Fecha:
Coordinador Administrativo - Firma y Sello

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Anexo 2: Modelo de Informe de rendición de cuenta
Informe N.º -20…- ODPE ......................... /ONPE
Lugar y fecha.
Señor(a)
Gerencia de Administración
Presente. -
Asunto: Rendición de Cuentas N.º
SIAF Nº
C/P Nº
De mi consideración:
Nos dirigimos a usted, a fin de remitir adjunto la rendición de cuentas Nº por el

monto total de S/. correspondiente a los vouchers Nº del al por los
gastos ejecutados de la ODPE , durante las
Elecciones .
El estado de la Ejecución Presupuestal de la ODPE, correspondiente a los fondos recibidos, se

detalla en la Rendición de cuentas consolidada, Resumen de rendición de cuentas por específica de
gastos y el Resumen consolidado de ejecución presupuestal de la ODPE que se adjuntan al
presente. Así mismo se adjunta un reporte detallado de las órdenes de compra y/o servicios
emitidas en el mes de reporte.
Asimismo, expresamos que la información contenida en la presente rendición refleja la real
ejecución de gastos de la ODPE, evidenciándose dicha conformidad con nuestra firma en los
formatos correspondientes, que se adjuntan a la documentación sustentatoria, asumiendo
responsabilidad solidaria, durante y hasta que las normas sobre la materia establezcan la vigencia
de dicha documentación.
Agradeceré que, de haber observaciones a la presente rendición de cuentas, se nos notifiquen
dichas observaciones a los domicilios legales siguientes:
(Jefe de ODPE, consignar el domicilio que figura en su

contrato de servicios.)
(Coordinador Administrativo, consignar el domicilio que
figura en su contrato de servicios.)
Atentamente,
Sello y firma Sello y firma

Jefe de ODPE Coordinador administrativo de la ODPE

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Anexo 3: Carátula de rendición de cuentas
PROCESO ELECTORAL
ODPE
SIAF
C/P
VOUCHER
DEL AL
FOLIOS
DEL AL
La reproducción total o parcial de este documento, constituye una “COPIA NO CONTROLADA”.

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Anexo 4: Aplicación del Clasificador presupuestario de gastos
1. Alimentos y bebidas para consumo humano (2.3.11.11). Son los gastos que se originan por la
adquisición de bebidas en sus diversas formas, insumos y productos alimenticios destinados para los
refrigerios a miembros de mesa en el día de las elecciones y otros propios de las actividades de las
ODPE, se sustentan con comprobante de pago.
2.Combustibles y carburantes (2.3.13.11). Comprende los gastos por la adquisición de combustible y

carburantes destinados al consumo de maquinarias (equipo electrógeno), equipos y vehículos. Cuando
se utilicen maquinarias, equipos y vehículos cedidos por las instituciones públicas o privadas en calidad
de préstamo, los gastos son sustentados de la siguiente manera:
a) Con comprobantes de pago autorizados por la SUNAT.
b) Adjuntar documento que sustente la Coordinación firmado y sellado por el representante de la
entidad otorgante.
c) Verificar si está sujeto al régimen de Retenciones del Impuesto General a las Ventas.
3.Papelería en general, útiles y materiales de oficina (2.3.15.12). Comprende los gastos por la
adquisición de papelería en general, útiles y materiales de oficina, tales como: archivadores, borradores,
correctores, implementos para escritorio en general; medios para escribir, numerar y sellar, papeles,
cartones y cartulinas; sujetadores de papel, engrapador, solapines, toner, entre otros afines para el
funcionamiento de las actividades propias de la ODPE. Se rendirán con comprobantes de pago
reconocidos por la SUNAT, adjuntando el cargo de entrega con el detalle de la distribución de los
mismos suscrito por los beneficiarios de tales bienes, debiendo verificar si está sujeto al régimen de
Retenciones del Impuesto General a las Ventas.
4.Aseo, limpieza y tocador (2.3.15.31). Comprende los gastos por la adquisición de desinfectantes,
detergentes y desodorantes; implementos y medios para el aseo; material, repuestos y accesorios para
tocador, entre otros afines para el funcionamiento de las actividades propias de la ODPE. Se rendirán
con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT, adjuntando el cargo de entrega con el detalle de
la distribución de los mismos suscrito por los beneficiarios de tales bienes, debiendo verificar si está
sujeto al régimen de Retenciones del Impuesto General a las Ventas.
5.De cocina, comedor y cafetería (2.3.15.32). Comprende los gastos por la adquisición de vasos,
cucharas descartables, entre otros afines para el funcionamiento de las actividades propias de la ODPE.
Se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT, debiendo verificar si está sujeto al
régimen de Retenciones del Impuesto General a las Ventas.
6.Electricidad, iluminación y electrónica (2.3.15.41). Comprende los gastos por la adquisición de

supresores, cables, pilas, enchufes y extensiones, entre otros afines para el funcionamiento de las
actividades propias de la ODPE. Se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT,
adjuntando el cargo de entrega con el detalle de la distribución de los mismos suscrito por los
beneficiarios de tales bienes, debiendo verificar si está sujeto al régimen de Retenciones del Impuesto
General a las Ventas.
7.Otros (2.3.15.99 99). Comprende otros gastos tales como: velas y otros de naturaleza no
contemplados anteriormente. Se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT,
adjuntando el cargo de entrega con el detalle de la distribución de los mismos suscrito por los
8.Medicamentos (2.3.18.12). Comprende la adquisición de implementos de botiquín para la ODPE. Se

rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT, adjuntando (cargo de entrega) detalle
de la distribución de los mismos suscrito por los beneficiarios de tales bienes, debiendo verificar si está
sujeto al régimen de Retenciones del Impuesto General a las ventas.
9.Material, insumos Instrumental y accesorios médicos quirúrgicos, odontológicos y de

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laboratorio (2.3.18.2 1) Comprende la adquisición de material, instrumental y accesorios médicos

quirúrgicos y de laboratorio para la ODPE. Se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la
SUNAT, adjuntando (cargo de entrega) detalle de la distribución de los mismos suscrito por los
General a las ventas.
10.Libros, diarios, revistas y otros bienes impresos no vinculados a enseñanza (2.3.1.99.1.3).

Comprende la adquisición de libros, diarios, revistas y otros bienes impresos no vinculados a la
enseñanza. Se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT, adjuntando (cargo de
entrega) detalle de la distribución de los mismos suscrito por los beneficiarios de tales bienes, debiendo
verificar si está sujeto al régimen de Retenciones del Impuesto General a las ventas.
11.Otros Bienes (2.3.1 99. 1 99). Comprende los gastos por la adquisición de otros bienes de similar
naturaleza no contemplados en las partidas anteriores, como candados, triplay u otros similares. Se
rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT, adjuntando (cargo de entrega) detalle
de la distribución de los mismos suscrito por los beneficiarios de tales bienes, debiendo verificar si está
sujeto al régimen de Retenciones del Impuesto General a las ventas.
12.Pasajes y gastos de transporte (2.3.21.21). Comprende los gastos de pasajes y gastos de

transporte pagados a empresas de transporte o agencias de viajes por el traslado del personal fuera de
la jurisdicción de la sede habitual de trabajo; puede ser aéreo, fluvial, lacustre o terrestre. Deberá
tenerse en cuenta lo siguiente:
a) Serán sustentados con los respectivos boletos de viaje, ticket electrónico, factura, boleta de venta u
otro comprobante de pago autorizado por la SUNAT.
b) En caso no se pueda obtener comprobantes de pago, se sustentará con el FM03-GAD/FIN:
“Declaración Jurada de Gastos” adjuntando el FM05- GAD/FIN: “Recibo de transporte / movilidad”,
detallando el itinerario realizado, nombre, firma, copia del DNI de la persona que prestó el servicio y
tarjeta de propiedad del vehículo utilizado.
c) Verificar si está sujeto al sistema de detracción del Impuesto General a las Ventas y si cuenta con la
cuenta bancaria correspondiente.
d) En caso de pasajes y gastos de transporte en moneda extranjera se deberá aplicar el tipo de
cambio vigente de la SUNAT.
13.Viáticos y asignaciones por comisión de servicio (2.3.21.2.2). Comprende la asignación que se

concede al personal para atender gastos de alimentación, hospedaje y movilidad local que les ocasione
el desempeño de sus funciones en el interior del país.
14.Otros Gastos (2.3.21.2 99). Comprende los gastos por servicio de repliegue del sobre plomo. Estos
pagos se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT, debiendo verificar si está
sujeto al régimen de Detracciones del Impuesto General a las Ventas. Asimismo, comprende la
asignación en efectivo por concepto de movilidad local que se otorga al personal de la ODPE cuando se
desplaza fuera de su centro de trabajo, en el día de las elecciones, entre otros; para el desarrollo de las
actividades del proceso; en estos casos, este gasto se rinde con el FM03-GAD/FIN: “Declaración jurada
de gastos”, sustentada con la relación original de beneficiarios, considerando; nombre y apellidos, DNI,
cargo, importe y firma respectiva. local.
15.Servicios de suministro de energía eléctrica (2.3.22.11) Comprende gastos por el consumo de

energía eléctrica, para el funcionamiento de la ODPE. Estos gastos se rendirán con comprobantes de
pago reconocidos por la SUNAT.
16.Servicio de agua y desagüe (2.3.22.12). Comprende gastos por el consumo de agua potable y
tratada. Estos gastos se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT.
17.Servicios de telefonía móvil (2.3.22.21). Comprende los gastos por concepto de telefonía por
recargas a números de teléfonos móviles del personal usados en el desempeño de sus funciones. Estos
gastos se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT.

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18.Servicios de telefonía fija (2.3.22.22). Comprende los gastos por concepto de telefonía fija, usados en
el desempeño de sus funciones. Estos gastos se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la
SUNAT
19.Servicio de internet (2.3.22.23). Comprende los gastos por concepto de conexión a la red
internacional de información (Internet), Estos gastos se rendirán con comprobantes de pago
reconocidos por la SUNAT.
20.Correos y servicios de mensajería (2.3.22.31). Comprende los gastos por servicios de correo,
mensajería (courrier y otros) a nivel nacional, usados en el desempeño de sus funciones. Estos pagos
se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT, debiendo verificar si está sujeto al
régimen de Detracciones del Impuesto General a las Ventas.
21.Servicio de impresiones, encuadernación y empastado (2.3.27.11 6). Comprende los gastos por
los servicios de impresión, encuadernación y empastado de documentos oficiales (volantes y
empastado de informe final). Estos pagos se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la
SUNAT, debiendo verificar si está sujeto al régimen de Detracciones del Impuesto General a las Ventas.
22.De edificaciones, oficinas y estructuras (2.3.24.21). Comprende los gastos por concepto de
mantenimiento, reparación y acondicionamiento de edificios y estructuras para oficinas públicas,
originados por los servicios del acondicionamiento y ampliación de carga eléctrica, tabiquería y
sanitarios y otros en el inmueble. Se rendirá con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT,
detallando el lugar donde fueron utilizados, debiendo verificar si está sujeto al régimen de Detracciones
del Impuesto General a las Ventas.
23.Alquiler: De edificios y estructuras (2.3.25.11). Comprende los gastos destinados a cubrir el

alquiler de edificios y locales, incluye garantías de arriendo y otros análogos. Adicionalmente a la
documentación que se genere por la aplicación de los lineamientos y/o procedimientos que emita la
SGL respecto a la Contratación de bienes y servicios de las ODPE con cargo a los presupuestos de los
Procesos Electorales y Consultas Populares, debe tener en cuenta los siguientes lineamientos:
a) La vigencia de los contratos de alquiler de local que realice la ODPE será determinada por la
GOECOR.
b) En caso de persona natural deberá presentar el formulario 1683 (emitido por la SUNAT) por el
importe del alquiler mensual.
c) En caso que el Inmueble pertenezca a una o más personas naturales, se requerirá la respectiva
ficha registral del inmueble y DNI del propietario(s). En caso el Inmueble pertenezca a persona
jurídica se requerirá la respectiva ficha registral del inmueble y la ficha registral de la constitución
de la Empresa, en el que se mencione el poder específico del representante legal para suscribir
contratos y cobrar la renta mensual y DNI del mismo.
d) En caso que el propietario sea persona natural y otorgue poder a un tercero, deberá adjuntar el
Poder Notarial correspondiente, identificando el inmueble, dirección del mismo y la facultad
específica de su representante para suscribir contratos y cobrar la renta mensual.
e) El bien inmueble deberá reunir las condiciones adecuadas de uso, tales como: iluminación,
ventilación, comunicación y seguridad. Para efectos de la recepción del bien inmueble, deberá
suscribirse el FM10-GAD/FIN: “Acta de recepción / entrega de bien inmueble”, donde se detallará
las condiciones físicas en las que se está recibiendo el bien; asimismo, se adjuntarán fotografías
originales que muestren y demuestren lo antes señalado.
f) Sólo se admitirá gastos de reparación del local cuando se efectúe la devolución del mismo y los
daños hayan sido ocasionados como consecuencia del uso del local para el proceso electoral.
g) Para efectos de la entrega del Inmueble, se suscribirá un Acta, donde se deje constancia que la
entrega del local se efectúa en las mismas condiciones en que se recibió y la expresa conformidad
del propietario, señalando que no quedan deudas pendientes de ninguna índole.
h) En el caso del arrendamiento de inmuebles para el cumplimiento de las funciones asignadas a los
Coordinadores Distritales y que no pueda sustentarse tal como está dispuesto en los párrafos
anteriores, se sustentara con el FM03-GAD/FIN: “Declaración Jurada de Gastos” acompañada de
un recibo de pago suscrito y/o con huella digital del propietario del local y fotocopia del DNI del

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propietario (la firma consignada en el recibo de pago, debe ser igual o similar a la consignada en el
DNI presentado).
24.De mobiliario y similares (2.3.25.13). Comprende los gastos por concepto de alquiler de mobiliario
y estantería de oficina, entre otras análogas. Deben ser sustentados con el FM11-GAD/FIN: “Acta de
recepción / entrega de bienes muebles y/o equipos diversos”, en donde se detalle las condiciones
físicas en las que se están recibiendo dichos bienes. Para efectos de la entrega del mobiliario alquilado,
se suscribirá un acta donde se deje constancia la conformidad del propietario. La vigencia de los
alquileres será determinada por la GOECOR y el pago se efectuará según las siguientes pautas:
a) En caso que el arrendador sea persona natural, se adjuntará el pago del impuesto a la renta
(formulario 1683).
b) En caso de Persona Jurídica, el arrendador presentará factura y si es por un monto mayor a S/.
700.00 (Setecientos y 00/100 nuevos soles), estará afecto al régimen de detracción del IGV,
debiendo proporcionar su cuenta bancaria de detracción, para poder depositar el monto detraído y
entregarle su constancia de depósito.
25.De maquinarias y equipos (2.3.25.14). Comprende los gastos por concepto de alquiler de máquinas
y equipos de oficina, tales como, laptops, computadoras, impresoras, entre otras máquinas y equipos
necesarios. La recepción de la entrega de los bienes se registrará en FM11-GAD/FIN: “Acta de
recepción / entrega de bienes muebles y/o equipos diversos”. La vigencia de los contratos de alquiler
será determinada por la GOECOR y el pago se efectuará según las siguientes pautas:
a) En caso que el arrendador sea persona natural, se adjuntará el pago del impuesto a la renta
(formulario 1683).
b) En caso de Persona Jurídica, el arrendador presentará factura y si es por un monto mayor a S/.
700.00. (Setecientos y 00/100 nuevos soles), estará afecto al régimen de detracción del IGV,
debiendo proporcionar su cuenta bancaria de detracción, p a r a poderdepositar el monto
detraído y entregarle su constancia de depósito.
26.Gastos notariales (2.3.26.12). Comprende gastos por los servicios notariales para el sorteo de
miembros de mesa, legalización de documentos, presencia en actos públicos y sorteos diversos que
requiera la ODPE. Estos pagos se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT,
aplicando el régimen de Detracciones del Impuesto General a las Ventas.
27.Cargos Bancarios (2.3.26.21). Comprende gastos por los servicios bancarios de comisiones por
reportes de movimiento de cuenta, extractos bancarios y otros similares que requiera la ODPE. Estos
pagos se rendirán con las constancias o vouchers emitidos por la entidad bancaria.
28.Seminarios, talleres y similares organizados por la Institución (2.3.27.10 1): Comprende los
gastos por servicios prestados por personas naturales y jurídicas, para realizar: seminarios, talleres de
capacitación, ceremonia de instalación, atención de refrigerios para conferencia de prensa y talleres de
sensibilización y otros similares organizados por la institución. Se rendirá con comprobantes de pago
reconocidos por la SUNAT, debiendo verificar si está sujeto al régimen de Detracciones del Impuesto
29.Transporte y traslado de carga, bienes y materiales (2.3.27.11 2): Comprende los gastos
realizados por la prestación de servicios por personas naturales y jurídicas, tales como: transporte y
traslado de carga, fletes, bienes y materiales. Se rendirá con comprobantes de pago reconocidos por la
SUNAT y fotografías originales de los vehículos contratados, en los que se aprecie claramente la placa
y el tipo de vehículo. Asimismo, la documentación que se adjunte será la señalada en los Términos de
Referencia y el Expediente de Contratación correspondiente, de acuerdo al IN02-GAD/LOG:
“Contratación de bienes y servicios de las ODPE con cargo a los presupuestos de los Procesos
Electorales y Consultas Populares”. Se rendirá con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT,
debiendo verificar si está sujeto al régimen de Detracciones del Impuesto General a las Ventas.
30.Servicios diversos (2.3.27.11 99). Comprende los gastos realizados por otros servicios, tal como
certificado de inspección técnica de seguridad en edificaciones, alquiler de baños portátiles, alquiler de
toldos, fumigación y desinfección, perifoneo, recarga de extintores, implementación de tópico, resane y

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pintado del local de ODPE, instalación y desinstalación de tabiquería, ampliación de carga eléctrica,
entre otros; por personas jurídicas o naturales distintos a los señalados en las específicas precedentes.
Estos pagos se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT, debiendo verificar si
está sujeto al régimen de Detracciones del Impuesto General a las Ventas.
31.Otros servicios técnicos y profesionales desarrollados por personas naturales (2.3.27.14 98).
Comprende los gastos por la prestación de servicios de técnicos y profesionales, como son el
mantenimiento y limpieza del local de votación. No incluye locación de servicios relacionadas al rol de la
entidad. Estos pagos se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT.
32.Locación de servicios realizados por personas naturales relacionadas al rol de la entidad

(2.3.29.11). Comprende los gastos por Locación de Servicios por contrataciones de personal en las
ODPE, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la GCPH al respecto de la contratación de
personal bajo la modalidad de locación de servicios.

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Anexo 5: Guía de Ordenamiento de Documentos para el Control de Ejecución de Gastos
5.1. Ordenamiento de Documentos según Clasificador de Gastos
La presente Guía ha sido elaborada en base al presente instructivo, el instructivo IN02-GAD-LOG y al

procedimiento PR07-GRH-RRHH, la cual permitirá a la ODPE el ordenamiento de la documentación
conformante de un expediente de pago.
La ODPE deberá elaborar expedientes de pago cuando las adquisiciones de bienes y servicios
correspondan a un gasto programado y/o sea mayores a S/ 700.00 soles, ciñéndose a lo descrito en el
numeral 5.2 del Anexo 5.
De programarse en el presupuesto de ODPE clasificadores de gasto que no se encuentren detallados en

la presente GUIA, la Gerencia de Administración, a través del Área de Contabilidad instruirá los
documentos de sustentación de gastos que correspondan a dichos clasificadores.
2.3.11.11 ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA CONSUMO HUMANO

1) Informe de justificación de compra del Coordinador Administrativo de la ODPE al Jefe de la
ODPE.
2) Comprobante de pago autorizado por la SUNAT.
3) Validación de comprobante de pago.
4) Cargo de entrega de distribución de bienes.
2.3.13.11 COMBUSTIBLES Y CARBURANTES

ODPE.
2.3.15.12 MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA - PAPELERÍA EN GENERAL, ÚTILES Y

MATERIALES DE OFICINA (PERÚ COMPRAS "CONVENIO MARCO")
1) Voucher.
2) Informe de justificación de la contratación de bien o servicio del Coordinador de la ODPE al Jefe de
la ODPE.
3) Requerimiento consolidado de las áreas usuarias.
4) Pedido de compra FM02-GAD/LOG PEDIDO DE COMPRA/SERVICIO – ODPE.
5) Impresión de la proforma del proveedor (catálogos electrónicos) de forma legible.
6) Informe sustentatorio de la elección del bien o servicio, y del proveedor (elaborado por
el ALOG) aprobado por el Jefe de la ODPE.
7) Certificación de crédito presupuestario FM19-GAD/LOG AUTORIZACION DE
CERTIFICACIÓN DE CRÉDITO PRESUPUESTARIO– ODPE autorizado por el Jefe de la
ODPE.
8) Impresión de la orden de compra electrónica.
9) Orden de compra FM20-GAD/LOG ORDEN DE COMPRA – ODPE con las firmas del
ALOG, Coordinador Administrativo de la ODPE, Jefe de la ODPE y consignando el recibido
por el proveedor de corresponder.
10) Consulta RUC.

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12) Validación del comprobante de pago (según sea el caso).
13) Guía de remisión con sello de recepción, nombres, apellidos y firma del que recibe los bienes.
14) Validación de la guía de remisión (según sea el caso).
15) Fotocopia del comprobante de retención de impuesto al 3% (sólo para facturas o pagos > S/
700.00), de ser el caso.
16) Informe previo de conformidad de la contratación del bien o servicio, elaborado por el
Coordinador Administrativo de la ODPE dirigido al Jefe de la ODPE.
17) Conformidad de compra FM06-GAD/LOG Conformidad de Compra suscrita por el Jefe de ODPE.
18) Adjuntar cargos de entrega detallado de la distribución de los bienes.
2.3.15.31 ASEO, LIMPIEZA Y TOCADOR

ODPE
4) Adjuntar el cargo de entrega detallado de la distribución de los bienes.
2.3.15.32 DE COCINA, COMEDOR Y CAFETERÍA

ODPE.
2.3.15.41 ELECTRICIDAD, ILUMINACIÓN Y ELECTRÓNICA

ODPE
2.3.15.99 99 OTROS
ODPE.
2.3.18.12 MEDICAMENTOS
ODPE.

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2.3.18.21 MATERIAL, INSUMOS, INSTRUMENTAL Y ACCESORIOS MEDICOS,

QUIRURGICOS, ODONTOLOGICOS, Y DE LABORATORIO.
1) Voucher.
2) Informe de justificación de la contratación de bien o servicio del Coordinador Administrativo de la
ODPE al Jefe de la ODPE
3) Pedido de compra FM02-GAD/LOG PEDIDO DE COMPRA SERVICIO – ODPE.
4) Especificaciones técnicas (visada por el Jefe de ODPE).
5) Adjuntar solicitud de cotización remitido mediante cualquier medio electrónico o físico al
proveedor (con sello, firma y fecha de recepción) e indicar fecha y hora de término para la
presentación de su propuesta.
6) Cotización del proveedor con la respectiva firma del titular o representante legal (debe
constar la fecha y hora de recepción de la ODPE) - mínimo 02 cotizaciones.
7) Registro nacional de proveedores de corresponder.
8) Copia DNI.
9) Consulta RUC.
10) Declaración Jurada de datos generales (Anexo 5 del IN02-GAD/LOG).
11) Declaración Jurada de no estar impedido para contratar con el Estado (Anexo 6 del IN02-
GAD/LOG).
12) Precio de la Oferta (Anexo 7 del IN02-GAD/LOG).
13) Declaración jurada de cumplimiento de términos de referencia/Especificaciones técnicas FM15-
GAD/LOG DJ CUMPLIMIENTO DE TDR/EETT.
14) Verificar y evaluar las cotizaciones utilizando el formato FM26-GAD/LOG VERIFICACIÓN DEL
CUMPLIMIENTO DE LOS TDR/EETT firmado por el ALOG y Coordinador Administrativo de la
ODPE.
15) Cuadro comparativo de precios FM08-GAD/LOG CUADRO COMPARATIVO
DE PRECIOS debidamente firmado por el ALOG y visado por el Coordinador
Administrativo de la ODPE y Jefe de la ODPE.
ODPE.
17) Orden de compra FM20-GAD/LOG ORDEN DE COMPRA – ODPE con las firmas del
ALOG, Coordinador Administrativo de la ODPE, Jefe de la ODPE y consignando el recibido por el
proveedor de corresponder.
20) Guía de remisión.
24) Conformidad de compra FM06-GAD/LOG Conformidad de Compra suscrita por el Jefe de la
ODPE.
2.3.111.11 PARA EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS

ODPE.

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2.3.199.13 LIBRO DIARIOS REVISTAS Y OTROS BIENES DE IMPRESIÓN

1) Voucher.
ODPE al Jefe de la ODPE.
3) Pedido de compra FM02-GAD/LOG PEDIDO DE COMPRA/SERVICIO – ODPE.
4) Especificaciones técnicas (visada por el Jefe de la ODPE).
6) Cotización del proveedor con la respectiva firma del titular o representante legal (debe constar
la fecha yhora de recepción de la ODPE) - mínimo 02 cotizaciones.
8) Copia DNI.
9) Consulta RUC.
GAD/LOG).
GAD- LOG DJ CUMPLIMIENTO DE TDR-EETT.
14) Verificar y evaluar las cotizaciones utilizando el formato FM26-GAD/LOG VERIFICACIÓN DEL
CUMPLIMIENTO DE LOS TDR- EETT firmado por el ALOG y Coordinador Administrativo de la
ODPE.
DE PRECIOS debidamente firmado por el ALOG y visado por el Coordinador Administrativo de la
ODPE y Jefe de la ODPE.
ODPE.
17) Orden de compra FM20-GAD/LOG ORDEN DE COMPRA – ODPE con las firmas del ALOG,
Coordinador Administrativo de la ODPE, Jefe de la ODPE y consignando el recibido por el
proveedor de corresponder.
Coordinador Administrativo de la ODPE dirigido al Jefe de ODPE.
24) Conformidad de compra FM06-GAD/LOG Conformidad de Compra suscrita por el Jefe de ODPE.
2.3. 1 99.1 99 OTROS BIENES

ODPE.

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2.3.21.21 PASAJES Y GASTOS DE TRANSPORTE

 En caso no hubiera comprobantes de pago se sustentará con los formatos FM03-
GAD/FIN DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS adjuntando FM05-GAD/FIN
RECIBO DE TRANSPORTE MOVILIDAD consignando los datos de la persona que
prestó el servicio y sus respectivas firmas detallando el itinerario realizado (tipo de
transporte, hora de partida, hora de llegada, distancia recorrida en kilómetros) más la
copia DNI de la persona que prestó el servicio y tarjeta de propiedad del vehículo
utilizado.
2.3.21.22 VIÁTICOS Y ASIGNACIONES POR COMISIÓN DE SERVICIOS (COMISIÓN DE

SERVICIOS DEL PERSONAL AUTORIZADO POR EL JEFE DE ODPE)
1) Voucher.
2) AUXILIAR DE ENTREGAS A RENDIR FORMATO 04 del SIRC debidamente firmada por el
Coordinador Administrativo de la ODPE.
3) Memorando de solicitud de fondos por comisión de servicios emitido por el Jefe de la ODPE.
4) Formato FM06-GAD/FIN SOLICITUD DE VIAJE EN COMISIÓN DE SERV debidamente visada
por el Jefe de la ODPE.
5) Formato FM07-GAD/FIN RENDICIÓN DE GASTOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS.
8) Formato FM03-GAD/FIN DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS (según sea el caso).
9) Formato FM08-GAD/FIN INFORME DE ACTIVIDADES.
10) Formato FM04-GAD/FIN RECIBO DE DEVOLUCION DE DINERO (según sea el caso).
Nota: El comisionado deberá consignar al reverso de los comprobantes de pago su nombre completo y
firma.
2.3.21.2 99 OTROS GASTOS (MOVILIDAD LOCAL – TRASLADO DEL SOBRE PLOMO)

1) Voucher.
2) Informe de justificación de la contratación de bien o servicio de Coordinador Administrativo de la
ODPE a Jefe de la ODPE.
3) Pedido de servicio FM02-GAD/LOG PEDIDO DE COMPRA/SERVICIO-ODPE.
4) Términos de referencia (visado por el Jefe de la ODPE).
GAD/LOG).
10) Declaración jurada de cumplimiento de términos de referencia/Especificaciones técnicas
FM15-GAD- LOG DJ CUMPLIMIENTO DE TDR-EETT.
11) Verificar y evaluar las cotizaciones utilizando el formato FM26-GAD/LOG
VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS TR / ET firmado por el ALOG y Coordinador
Administrativo de la ODPE.

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CERTIFICACIÓN DE CRÉDITO PRESUPUESTARIO– ODPE autorizado por el Jefe de
ODPE.
14) Contrato debidamente firmado por ambas partes.
15) Ficha registral de constitución de la empresa, en la cual indique que su actividad
económica sea el SERVICIO DE TAXI.
16) DNI del representante legal.
17) Poderes vigentes (no mayor a 2 meses).
18) Ficha RUC de la empresa.
19) Acta de verificación técnica del transporte con el formato FM04-GOECOR/DMS
VERIFICACION DE UNIDADES DE TRANSPORTE (elaborado por el asistente de
operaciones).
20) Fotocopia del plan de despliegue y repliegue.
21) Plan de rutas (provincias o distritos, descripción de las rutas, medios de transporte, entre otros
detalles).
22) Fotografías originales o impresiones a color (01 frontal y 01 lateral) en las que se aprecie
claramente el número de placa del vehículo, SOAT, tarjeta de propiedad, licencias de
conducir, inspección técnica vehicular.
23) Registro nacional de proveedores.
24) Orden de servicio FM21-GAD/LOG ORDEN DE SERVICIO-ODPE con las firmas del ALOG,
proveedor.
25) Copias del formato utilizado para el TRASLADO DE SOBRES PLOMOS DEL LOCAL DE
VOTACIÓN A LA ODPE (por cada local de votación) se encuentren adjuntas al expediente de
pago.
26) Factura.
27) Validación del comprobante de pago.
28) Adjuntar copia de la constancia del depósito detraído (% vigente) de no contratar servicio de taxi.
30) Conformidad de servicio FM12-GAD/LOG CONFORMIDAD DE SERVICIO suscrita por el Jefe de
la ODPE.
 CASOS EN QUE SE DEBE PRESENTAR EL FORMATO FM03-GAD-FIN

DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS:
1) Se presentará únicamente cuando se trate de casos, lugares o conceptos en los que no sea
posible obtener factura, boleta de venta u otro comprobante de pagos reconocido y emitido
de conformidad con lo establecido por SUNAT y no debe exceder del 10% de la UIT vigente
(S/ 460.00).
2) Los casos, lugares y conceptos por los que se puede presentar declaración jurada como
documento sustentatorio de gastos son: movilidad local en la sede de la ODPE y sus distritos,
(alimentación y hospedaje) solamente en lugares que estén fuera de su jurisdicción de
trabajo, tales como anexos, caseríos y centros poblados y los realizados para la entrega de
credenciales y otras actividades correspondientes a sus funciones y en el distrito.
3) En el caso de fondos otorgados a los coordinadores distritales, coordinadores locales de
votacion, coordinadores de mesa y demás personal, para las actividades programadas
durante el período habilitado, y que sólo considera el concepto de movilidad local, deberá
anexarse a la declaración jurada un detalle de actividades realizadas en el período de
rendición el mismo que además será visado por el jefe inmediato superior. Ejemplos: CLV,
CM, lo visa el CD y CD, lo visa el Jefe de la ODPE.

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4) El TUUA y TAME si lo hubiera, deben estar sustentados con el ticket y/o el CP respectivo.
5) Cargos bancarios sustentando con el voucher de pago o copia del extracto bancario (cuando
se carga a la cuenta de reversión).
6) En el caso de pagos de servicios públicos prorrateados (agua, luz, telefonía e internet) según
acta o acuerdo, se adjuntará el recibo como sustento.
7) La movilidad por el DIA DE LA JORNADA ELECTORAL para el personal de la ODPE se
rinde con declaración jurada de gastos.
2.3.22.11 SERVICIO DE SUMINISTRO DE ENERGÍA ELÉCTRICA

1) Voucher.
ODPE.
3) Copia de contrato de alquiler de local de ODPE.
4) Recibo de energía eléctrica a nombre del propietario.
Coordinador Administrativo de la ODPE y Jefe de la ODPE.
la ODPE.
7) Voucher de pago de servicio de energía eléctrica.
 PARA EL ÚLTIMO PAGO DE SERVICIO DE ENERGÍA ELÉCTRICA:

 Acta de acuerdo para el pago final de suministro de energía eléctrica suscrita por el
arrendador y Jefe de la ODPE (según sea el caso).
 Declaración jurada de no adeudo por el servicio de energía eléctrica.
 La ODPE no debe registrar deuda alguna con la empresa eléctrica.
2.3.22.12 SERVICIO DE AGUA Y DESAGÜE

1) Voucher.
ODPE.
4) Recibo de agua y desagüe a nombre del propietario.
la ODPE.
7) Voucher original de pago de servicio de agua y desagüe.
 PARA EL ÚLTIMO PAGO DE SERVICIO DE AGUA Y DESAGÜE:

 Acta de acuerdo para el pago final de suministro de agua y desagüé por el
arrendador y el Jefe de la ODPE (según sea el caso).
 Declaración jurada de no adeudo por el servicio de agua y desagüe.
 La ODPE no debe registrar deuda alguna con la empresa de agua y desagüe.

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2.3.22.21 SERVICIO DE INTERNET DE TELEFONÍA MÓVIL (RECARGA DE TELEFONÍA)

1) Voucher.
2) Comprobante de pago.
2.3.22.22 SERVICIO DE TELEFONÍA FIJA

1) Voucher.
ODPE.
4) Recibo del teléfono a nombre del propietario.
5) Orden de servicio FM21-GAD-LOG ORDEN DE SERVICIO-ODPE con las firmas del ALOG,
la ODPE.
7) Voucher original de pago de servicio de telefonía.
2.3.22.23 SERVICIO DE INTERNET

1) Voucher.
ODPE a Jefe de la ODPE .
3) Pedido de servicio FM02-GAD/LOG PEDIDO DE COMPRA/ SERVICIO - ODPE.
GAD/LOG).
FM15-GAD/ LOG DJ CUMPLIMIENTO DE TDR-EETT.
11) Verificar y evaluar las cotizaciones utilizando el formato FM26-GAD/LOG
VERIFICACIÓNDEL CUMPLIMIENTO DE LOS TR ET firmado por el ALOG o Coordinador
12) Cuadro comparativo de precios FM08-GAD/LOG CUADRO COMPARATIVO DE PRECIOS
debidamente firmado por el ALOG y visado por el Coordinador Administrativo de la ODPE y
Jefe de la ODPE.
ODPE.
14) Contrato de servicio de internet.
15) Orden de servicio FM21-GAD/LOG ORDEN DE SERVICIO-ODPE con las firmas del
por el proveedor.

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Coordinador Administrativo de ODPE dirigido al Jefe de la ODPE.
la ODPE.
2.3.22.31 CORREOS Y SERVICIOS DE MENSAJERÍA

1) Informe de justificación del servicio del Coordinador Administrativo de la ODPE al Jefe de la
ODPE.
2) Comprobante de pago.
4) Detalle de envío, reporte o guía que sustente el cargo.
2.3.25.11 ALQUILER DE EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS MENOR O IGUAL A 8 UIT
 ALQUILER DE LOCAL DE ODPE CENTRAL Y SEDES DISTRITALES EN ZONA URBANA

1) Voucher.
2) Informe de justificación de la contratación de bien o servicio.
3) Pedido de servicio FM02-GAD/LOG PEDIDO DE COMPRA/SERVICIO - ODPE.
8) Copia DNI.
9) Consulta RUC.
GAD/LOG).
FM15-GAD/ LOG DJ CUMPLIMIENTO DE TDR-EETT.
14) Verificar y evaluar las cotizaciones utilizando el formato FM26-GAD/LOG VERIFICACIÓN
DEL CUMPLIMIENTO DE LOS TR ET firmado por el ALOG y Coordinador Administrativo de
la ODPE.
15) Cuadro comparativo de precios FM08-GAD/LOG CUADRO COMPARATIVO DE
PRECIOS debidamente firmado por el ALOG y visado por el Coordinador Administrativo de la
ODPE.
17) Contrato de alquiler del bien inmueble y orden de servicio FM21-GAD/LOG ORDEN DE
SERVICIO- ODPE con las firmas del ALOG, Coordinador Administrativo de la ODPE, Jefe de
la ODPE y consignando el recibido por el proveedor.
 Declaración jurada de que no tenga deudas de servicios del inmueble e
impedimento para ser contratado.
 Ficha RUC del proveedor.
 Vigencia de poder (no mayor a 2 meses).
18) Ficha registral del inmueble vigente (no mayor a 2 meses).

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 En caso el inmueble pertenezca a una o más personas naturales, se requerirá la

ficha registral del inmueble, DNI de los propietarios y el poder notarial (original) para
que en representación de los demás propietarios pueda suscribir contrato y efectuar el
cobro del servicio.
 En caso de alquiler de sedes distritales urbanas se adjuntará poder simple legalizado
 En caso el inmueble pertenezca a personas jurídicas se requerirá la respectiva “ficha
registral” de la constitución de la empresa en el que se menciones el poder específico
del representante legal para suscribir el contrato y el DNI del mismo.
 En el caso que el propietario sea personal natural y otorgue poder a tercero, deberá
adjuntar el poder notarial (original) correspondiente, identificando el inmueble,
dirección del mismo y la facultad especifica de su representante para suscribir contrato
y cobrar la renta mensual.
19) Acta de recepción/entrega del bien inmueble detallando las condiciones físicas FM10-GAD-
FIN ACTA DE RECEPCIÓN - ENTREGA DE BIEN INMUEBLE en la cual se deja
constancia como se está recibiendo el local.
20) Fotografías originales o impresiones a color que demuestren lo antes señalado (todos los
ambientes).
21) En caso de personas naturales, comprobante de pago autorizado por la SUNAT o
formulario 1683 (Impuesto a la renta 1ra. Categoría 5%).
22) En caso de personas jurídicas, comprobante de pago y verificar si está sujeto al sistema de
detracciones del IGV aplicable a facturas mayores a S/ 700.00 (% vigente).
Coordinador Administrativo de la ODPE dirigido al J efe de la ODPE.
la ODPE.
 EN EL CASO DE ENTREGAS A RENDIR A COORDINADORES DISTRITALES (ZONAS

RURALES LEJANAS)
1) Voucher.
3) Contrato simple de alquiler de sede distrital firmado por el Jefe de la ODPE.
4) Copia de DNI.
5) Copia del último recibo de luz y/o agua a nombre del propietario.
6) La documentación que presente el arrendador será según términos de referencia.
7) Acta de recepción/entrega del bien inmueble detallando las condiciones físicas FM10-GAD-
FIN ACTA DE RECEPCIÓN - ENTREGA DE BIEN INMUEBLE en la cual se deja constancia
como se está recibiendo el local.
8) Fotografías originales o impresiones a color que demuestren lo antes señalado.
9) Se considerará una declaración jurada de gastos FM03-GAD/FIN DECLARACIÓN JURADA
DE GASTOS (importe máximo S/ 460.00 por declaración jurada de gasto) acompañado de un
recibo de pago.
2.3.25.13 ALQUILER DE MOBILIARIO Y SIMILARES MENOR O IGUAL A 8 UIT
 ALQUILER DE MOBILIARIO Y SIMILARES DE ODPE CENTRAL Y SEDES DISTRITALES EN

ZONA URBANA
1) Voucher.
3) Pedido de servicio FM02-GAD/LOG PEDIDO DE COMPRA/SERVICIO - ODPE.

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8) Copia DNI.
9) Consulta RUC.
GAD/LOG).
14) Verificar y evaluar las cotizaciones utilizando el formato FM26-GAD-LOG VERIFICACIÓN
DEL CUMPLIMIENTO DE LOS TR ET firmado por el ALOG y Coordinador Administrativo de la
ODPE.
15) Cuadro comparativo de precios FM08-GAD-LOG CUADRO COMPARATIVO DE
16) Certificación de crédito presupuestario FM19-GAD-LOG AUTORIZACION DE
ODPE.
17) Contrato de alquiler de mobiliario y orden de servicio FM21-GAD-LOG ORDEN DE SERVICIO-
ODPE con las firmas del asistente logístico, Coordinador Administrativo de la ODPE, Jefe de la
ODPE y consignando el recibido por el proveedor.
18) Ficha RUC, vigencia de poder (no mayor a 2 meses) en caso de persona jurídica.
19) Acta de recepción/entrega del muebles y equipos diversos detallando las condiciones
físicas FM11- GAD-FIN ACTA DE RECEPCIÓN ENTREGA DE MUEBLES Y EQUIPOS
DIVERSOS.
20) Fotografías originales o impresiones a color que demuestren lo antes señalado (todos los
muebles ysimilares).
Formulario 1683 (Impuesto a la renta 1ra. Categoría 5%).
25) Conformidad de servicio FM12-GAD-LOG CONFORMIDAD DE SERVICIO suscrita por el Jefe de
la ODPE
 EN EL CASO DE ENTREGAS A RENDIR A COORDINADORES DISTRITALES

(ZONAS RURALES LEJANAS)
1) Voucher.
3) Contrato simple de alquiler mobiliario firmado por el Jefe de la ODPE .
4) Copia de DNI.
5) Acta de recepción/entrega del muebles y equipos diversos detallando las condiciones físicas
FM11- GAD-FIN ACTA DE RECEPCIÓN ENTREGA DE MUEBLES Y EQUIPOS DIVERSOS.

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6) Fotografías originales o impresiones a color que demuestren lo antes señalado.

7) Se considerará una declaración jurada de gastos FM03-GAD-FIN DECLARACIÓN JURADA
DE GASTOS (importe máximo S/ 460.00 por declaración jurada de gasto) acompañado de un
recibo de pago.
2.3.25.14 DE MAQUINARIAS Y EQUIPOS (ALQUILER DE FOTOCOPIADORAS,

ALQUILER DE EQUIPOS DE CÓMPUTO, LAPTOPS, ETC.)
1) Voucher.
3) Pedido de servicio FM02-GAD-LOG PEDIDO DE COMPRA/SERVICIO - ODPE.
8) Copia DNI.
9) Consulta RUC.
GAD/LOG).
ODPE.
15) Cuadro comparativo de precios FM08-GAD-LOG CUADRO COMPARATIVO
ODPE.
17) Contrato de alquiler de maquinarias y equipos y orden de servicio FM21-GAD-LOG ORDEN
DE SERVICIO- ODPE con las firmas del ALOG, Coordinador Administrativo de la ODPE, Jefe
de la ODPE y consignando el recibido por el proveedor.
18) Acta de recepción/entrega del muebles y equipos diversos detallando las condiciones físicas
FM11- GAD-FIN ACTA DE RECEPCIÓN ENTREGA DE MUEBLES Y EQUIPOS DIVERSOS.
19) Fotografías originales o impresiones a color que demuestren lo antes señalado (todas las
maquinarias yequipos).
Formulario 1683 (Impuesto a la renta 1ra. Categoría 5%).
23) Cuadro de control presentado por el proveedor por el conteo de impresión por hoja (en
caso que el alquiler de la Fotocopiadora sea por unidad).

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la ODPE.
2.3.26.12 GASTOS NOTARIALES

1) Voucher.
constar la fecha y hora de recepción de la ODPE) - mínimo 02 cotizaciones (según sea el
caso).
7) Copia DNI.
8) Consulta RUC.
GAD/LOG).
13) Verificar y evaluar las cotizaciones utilizando el formato FM26-GAD-LOG
VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS TR ET firmado por el ALOG y el Coordinador
PRECIOS debidamente firmado ALOG y visado por el Coordinador Administrativo de la
ODPE.
16) Orden de servicio FM21-GAD-LOG ORDEN DE SERVICIO-ODPE con las firmas del
por el proveedor.
19) Verificar si está sujeto al sistema de detracción del IGV, aplicable a facturas mayores a S/
700.00 (% vigente).
20) Adjuntar copia de la constancia del depósito detraído.
la ODPE.
2.3.26.21 CARGOS BANCARIOS
1) Formato FM03-GAD-FIN DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS.
Nota: Adjuntar c ons tanc ia o voucher emitidos por la entidad bancaria por el cobro de comisiones
por reportes de movimiento de cuenta, extractos bancarios y otros similares que requiera la
ODPE.

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2.3.27.10 1 SEMINARIOS, TALLERES Y SIMILARES ORGANIZADOS POR LA INSTITUCIÓN
1) Comprobante de pago autorizado por SUNAT.

3) Copia de la relación detallada de participantes al evento.
2.3.27.11 2 TRANSPORTE Y TRASLADO DE CARGA, BIENES Y MATERIALES
 SERVICIO DEL DESPLIEGUE Y REPLIEGUE DE MATERIAL ELECTORAL MENORES O

IGUALES A 8 UIT
1) Voucher.
5) FORMATO DE RUTAS Y MEDIOS DE TRANSPORTE PARA EL DESPLIEGUE DE
EQUIPOS Y MATERIALES ELECTORALES (copias visadas por el Jefe de la ODPE).
6) FORMATO DE RUTAS Y MEDIOS DE TRANSPORTE PARA EL REPLIEGUE DE
DOCUMENTOS, EQUIPOS Y MATERIALES ELECTORALES (copias visadas por el Jefe de
la ODPE).
GAD/LOG).
ODPE.
CERTIFICACIÓN DE CRÉDITO PRESUPUESTARIO – ODPE autorizado por el Jefe de la
ODPE
16) Contrato debidamente firmado por ambas partes.
17) Ficha registral de constitución de la empresa, en la cual indique que su actividad
económica sea el servicio de transporte en general.
18) DNI del representante legal.
19) Poderes vigentes (no mayor a 2 meses).
20) Ficha RUC de la empresa.
21) Acta de verificación técnica del transporte con el formato FM04-GOECOR-DMS
VERIFICACION DE UNIDADES DE TRANSPORTE (elaborado por el asistente de
operaciones).
22) Fotocopia del plan de despliegue y repliegue.
23) Plan de rutas (provincias o distritos, descripción de las rutas adjuntado fotos capturadas del

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Google Maps, medios de transporte, entre otros detalles).

24) Fotografías originales o impresiones a color (01 frontal y 01 lateral) en las que se aprecie
claramente el número de placa del vehículo, SOAT, tarjeta de propiedad, licencias de
conducir, inspección técnica vehicular.
26) Orden de servicio FM21-GAD-LOG ORDEN DE SERVICIO-ODPE con las firmas del ALOG,
proveedor.
27) Copias del formato utilizado para el DESPLIEGUE Y REPLIEGUE DE MATERIAL
ELECTORAL, EQUIPOS INFORMÁTICOS, DOCUMENTOS ELECTORES, etc. de la ODPE.
28) Factura.
30) Adjuntar copia de la constancia del depósito detraído (% vigente).
Coordinador Administrativo de la ODPE dirigido al Jefe de la ODPE
la ODPE.
2.3.27.11 99 SERVICIOS DIVERSOS

1) Voucher.
6) Cotización del proveedor con la respectiva firma del titular o representante legal (debe constar la
fecha y hora de recepción de la ODPE) - mínimo 02 cotizaciones.
8) Copia DNI.
9) Consulta RUC.
GAD/LOG).
14) Verificar y evaluar las cotizaciones utilizando el formato FM26-GAD-LOG VERIFICACIÓN DEL
CUMPLIMIENTO DE LOS TR ET firmado por el ALOG y Coordinador Administrativo de la
ODPE.
16) Certificación de crédito presupuestario FM19-GAD_LOG_AUTORIZACION DE
CERTIFICACION DE CRÉDITO PRESUPUESTARIO- ODPE autorizado por el Jefe de la
ODPE.
17) Orden de servicio FM21-GAD LOG_ORDEN_DE_SERVICIO-ODPE con las firmas del ALOG,
Coordinador Administrativo de la ODPE y Jefe de la ODPE consignando el recibido del
proveedor.

INSTRUCTIVO
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Página: 40 de 51

20) Verificar si está sujeto al sistema de detracción del IGV, aplicable a fact. > S/ 700.00 (% vigente).
21) Adjuntar copia de la constancia del depósito detraído.
22) Guía de remisión de ser el caso.
la ODPE.
 SERVICIO DE PASACALLE - PERIFONEO ENTREGAS A RENDIR AL COORDINADOR

DISTRITAL (NO APLICA EN ODPE DE LIMA)

 En casos de los lugares o conceptos en los que no sea posible obtener facturas,
boleta de venta u otro comprobante de pagos reconocidos y emitidos de conformidad
con lo establecido por SUNAT y no debe exceder del 10% de la UIT (S/ 460.00) se
puede presentar el formato FM03- GAD-FIN DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS
como documento sustentatorio por concepto “Servicio de pasacalle a todo costo” y se
adjuntará:
 Fotografías originales o impresiones a color de la actividad realizada.
 Si la ODPE autorizó la realización del PERIFONEO, en ese caso se presenta el

formato FM03-GAD- FIN DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS con el concepto
“Servicio de perifoneo a todo costo”, adjuntando formato FM05-GAD-FIN RECIBO DE
TRANSPORTE MOVILIDAD_V00 consignando los datos de la persona que presto el
servicio y sus respectivas firmas detallando el itinerario realizado (tipo de transporte,
hora de partida, hora de llegada, distancia recorrida en kilómetros más la copia DNI
de la persona que prestó el servicio y tarjeta de propiedad del vehículo utilizado).
 Fotografías originales o impresiones a color de la actividad realizada.
2.3.27.14 98 OTROS SERVICIOS TÉCNICOS Y PROFESIONALES DESARROLLADOS POR

PERSONAS NATURALES
1) Comprobante de pago autorizado por SUNAT o Declaración Jurada por concepto de la limpieza
en local de votación a través del FM03-GAD- FIN DECLARACIÓN JURADA DE GASTOS, de
estar justificado.
2) Validación de comprobante de pago
3) Copia de DNI de la persona que recibe el pago
4) Foto de antes y después de la limpieza del local de votación
2.3.29.11 LOCACIÓN DE SERVICIOS REALIZADOS POR PERSONAS NATURALES

RELACIONADAS AL ROL DE LA ENTIDAD
 PAGO DE HONORARIOS
1) Voucher.
2) Constancia de importe cargado a su cuenta a través del sistema SATM.
3) Reportes emitidos por el Banco de la Nación a través del sistema SATM (reporte web de
cuentas abonadas).
4) Reporte del lote de pagos emitido del ERP – archivo Excel y/o TXT (firmado por el Coordinador
Administrativo de la ODPE y Jefe de la ODPE).

INSTRUCTIVO
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5) Informe emitido por el analista descentralizado de recursos humanos conteniendo la planilla

de pago del ERP; con las firmas del Jefe de la ODPE, Coordinador Administrativo de la ODPE
y analista de recursos humanos.
6) Copia de contrato de locación de servicios (fotocopiar en ambas caras).
7) Copia de Carta de Renuncia o Resolucion de Contrato (según sea el caso)
8) Recibo por honorario electrónico.
9) Validación del recibo por honorario electrónico.
10) Suspensión de retención de cuarta categoría (según sea el caso).
11) Informe de actividades (visado por el Jefe de la ODPE).
12) Copia del Término de Referencia del personal.
13) Conformidad de servicios (con la firma del Jefe de la ODPE, usar el FM38GCPH/RRHH:
CONFORMIDAD DE LOCADOR DE SERVICIOS A EXCEPCIÓN DE LOS CLV, CTM y CM).
 En el caso de CLV, usar como informe de actividades y conformidad de servicio el FM10-
GOECOR/CIO (solo con la firma del CD o CCP según corresponda).
 En el caso de CTM y CM, usar como Informe de actividades y Conformidad de
servicio el FM11- GOECOR/CIO (solo con la firma del CLV).
IMPORTANTE:
1. Las adquisiciones que deriven en ordenes de compra y de servicio, deberán contener
dichos documentos en el voucher correspondiente.
2. Las habilitaciones masivas (pasajes y gastos de transporte, movilidad local, alquileres de
sedes distritales, recargas telefónicas, movilidad para el día de la jornada electoral, pago al
responsable del local de votación, etc.) para el personal operativo como CD, CLV, CAP,
CM, etc. se realizará por transferencias mediante el sistema del Banco de la Nación SATM,
para lo cual se adjuntará al expediente los siguientes documentos:
 Voucher por ENTREGAS A RENDIR DEL SIRC, a nombre del Coordinador
Administrativo de la ODPE como responsable de la transacción.
 Constancia de importe cargado a su cuenta a través del sistema SATM.
 Reportes emitidos por el Banco de la Nación a través del sistema SATM (reporte web
de cuentas abonadas).
 Reporte del lote de pagos emitido del ERP – archivo TXT y Excel estructurado
(firmado por el Coordinador Administrativo de la ODPE y Jefe de la ODPE).
 Formato FM02-GAD-FIN RECIBO PREVISIONAL firmado por cada uno de los
beneficiarios, acompañado de la documentación sustentaría.
5.2. Ordenamiento de Documentos para compras programada y/o mayores a S/700 Soles
1) Voucher.
ODPE a 5.2. Ordenamiento de Documentos para compras mayores de S/700.
3) Pedido de compra FM02-GAD-LOG PEDIDO DE COMPRA/SERVICIO – ODPE.
4) Especificaciones técnicas (visada por el Jefe de la ODPE).
6) Cotización del proveedor con la respectiva firma del titular o representante legal (debe constar
la fecha y hora de recepción de la ODPE) - mínimo 02 cotizaciones.
8) Copia DNI.
9) Consulta RUC.
GAD/LOG).

INSTRUCTIVO
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Página: 42 de 51

GAD- LOG DJ CUMPLIMIENTO DE TDR-EETT.
14) Verificar y evaluar las cotizaciones utilizando el formato FM26-GAD-LOG
VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS TR ET firmado por el ALOG y Coordinador
16) Certificación de crédito presupuestario FM19-GAD-LOG AUTORIZACION DE CERTIFICACIÓN
DE CRÉDITO PRESUPUESTARIO – ODPE autorizado por el Jefe de la ODPE.
17) Orden de compra FM20-GAD/LOG ORDEN DE COMPRA – ODPE con las firmas del ALOG,
proveedor.
24) Conformidad de compra FM06-GAD/LOG Conformidad de Compra suscrita por el Jefe de la
ODPE.

INSTRUCTIVO
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Página: 43 de 51
5.3 Hoja de Revisión de Sustento Documental - Check List
5.3.1. Hoja de Revisión de Sustento Documental del Cheque Voucher
HOJA DE REVISION DEL SUSTENTO DOCUMENTAL DEL CHEQUE VOUCHER

Pag.1 de 1
Concepto del Gasto:

ODPE: CLASIFICADOR DE GASTO:
VOUCHER: CHEQUE:
MONTO S/: SIAF:
RELACION DE DOCUMENTOS (SEGÚN LA GUÍA DE ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS

N° VALOR OBSERVACIONES (INCLUIR LA FECHA DEL LEVANTAMIENTO DE LA OBSERVACIÓN) FOLIOS
PARA EL CONTROL DE EJECUCIÓN DE GASTOS)
1 DEL … AL …
2 DEL … AL …
3 DEL … AL …
4 DEL … AL …
5 DEL … AL …
6 DEL … AL …
7 DEL … AL …
8 DEL … AL …
9 DEL … AL …
10 DEL … AL …
11 DEL … AL …
12 DEL … AL …
13 DEL … AL …
… DEL … AL …
Elaborado por: Revisado por:

COORDINADOR ADMINISTRATIVO REVISOR CONTABLE
(NOMBRES Y APELLIDOS / SELLO Y FIRMA) (NOMBRES Y APELLIDOS / SELLO Y FIRMA)
VALORES
"Contiene"
"No contiene"
"No aplica" N/A

INSTRUCTIVO
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5.3.2 Hoja de Revisión de Sustento Documental del Cheque Voucher Planilla de Personal
HOJA DE REVISION DEL SUSTENTO DOCUMENTAL DEL CHEQUE VOUCHER PLANILLA DE PERSONAL
Pag.1 de 2
PLANILLA DE PERSONAL ODPE Nº ......

ODPE: CLASIFICADOR DE GASTO: 2.3.29.11
VOUCHER CHEQUE:
MONTO S/: SIAF:
FECHA DE
N° RELACION DE DOCUMENTOS VALOR OBSERVACIONES
OBSERVACION
1 Voucher SIRC
2 Voucher de Operación SATM
3 Reporte de Cuentas Abonadas SATM
4 Reporte del Lote de Pagos emitido del ERP – Archivo Excel y/o TXT
5 Memorando emitido por el Analista de Recursos Humanos
6 Planilla de Pago de Personal ODPE
7 Copia de Contrato o Adenda
8 Recibo por Honorario Electrónico
9 Validación del Recibo por Honorario Electrónico
Formulario N° 1609 Suspensión de Renta de Cuarta Categoría, de
10
corresponder
11 Informe de Actividades visado por el Jefe o Gestor
12 Copia del Término de Referencia del personal
13 Conformidad de Servicios

VALORES
"Contiene"
"No contiene"
"No aplica" N/A

INSTRUCTIVO
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Página: 45 de 51
DETALLE: HOJA DE REVISION DEL SUSTENTO DOCUMENTAL DEL CHEQUE VOUCHER

PLANILLA DE PERSONAL ODPE….............. Nº ......
Pag.2 de 2
Reporte del Lote Memorando
Reporte de
Voucher de de Pagos emitido por el Planilla de Pago
Voucher Cuentas
Operación emitido del ERP Analista de de Personal FOLIOS
DOCUMENTOS CORRESPONDIENTE AL CHEQUE / VOUCHER N° (Registrar N°) SIRC Abonadas
SATM – Archivo Excel Recursos ODPE / ORC
SATM
y/o TXT Humanos
DEL… AL… (Registrar N° Folios)

Formulario N°
Copia de
DOCUMENTOS CORRESPONDIENTE AL SUSTENTO DE LA PLANILLA Validación del 1609 Informe de Copia del
Contrato o Recibo por
Recibo por Suspensión de Actividades Término de Conformidad de
Adenda firmado Honorario FOLIOS
Honorario Renta de Cuarta visado por el Referencia del Servicios
por ambas Electrónico
N° APELLIDOS Y NOMBRES RUC MONTO S/ Electrónico Categoría, de Jefe o Gestor personal
partes
corresponder
1 DEL… AL… (Registrar N° Folios)


TOTAL S/ -

VALORES
"Contiene"
"No contiene"
"No aplica" N/A

INSTRUCTIVO
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Página: 46 de 51
Anexo 6: Informe Situacional ODPE

INFORME SITUACIONAL ODPE…… ERM 2022 AL …./…../2022
INFORME SITUACIONAL ORC/PF …... EI 2022 AL …/…/2022
CO MPRO MISO Ejecutado
HABILITADO EJECUTADO R/P - CCP SITUACIÓN DE LA ESPECIFICA DEL GASTO
ESPECÍFICA DESCRIPCIÒN
SIAF … Formato 20 SIRC
+ SALDO
(LLENAR TODAS LAS CELDAS)
(*) Compromiso
2.3.11.11 ALIMENTO S Y BEBIDAS PARA CO NSUMO HUMANO - -
2.3.13.11 CO MBUSTIBLES Y CARBURANTES - -

PAPELERÍA EN GENERAL, ÚTILES Y MATERIALES DE
2.3.15.12 O FICINA
- -
2.3.15.31 ASEO , LIMPIEZA Y TO CADO R - -
2.3.15.41 ELECTRICIDAD, ILUMINACIÓ N Y ELECTRÓ NICA - -
2.3.15.9999 O TRO S - -
2.3.18.12 MEDICAMENTO S - -
MATERIAL, INSUMO S, INSTRUMENTAL Y ACCESO RIO S
2.3.1 8.21 MEDICO S, Q UIRURGICO S, O DO NTO LO GICO S Y DE - -
LABO RATO RIO
2.3.111.11 PARA EDIFICIO S Y ESTRUCTURAS - -

LIBRO S DIARIO S REVISTAS Y O TRO S BIENES IMPRESO S NO
2.3.199.13 VINCULADO S CO N LA ENSEÑANZA
- -
2.3.199.199 O TRO S BIENES
2.3.21.21 PASAJES Y GASTO S DE TRANSPO RTE - -
2.3.21.22 VIÁTICO S Y ASIGNACIO NES PO R CO MISIÓ N DE SERVICIO - -
2.3.21.2 99 O TRO S GASTO S - -
2.3.22.11 SERVICIO DE SUMINISTRO DE ENERGÍA ELÉCTRICA - -
2.3.22.12 SERVICIO DE AGUA Y DESAGUE - -
2.3.22.21 SERVICIO DE TELEFO NÍA MÓ VIL - -
2.3.22.22 SERVICIO DE TELEFO NÍA FIJA - -
2.3.22.23 SERVICIO DE INTERNET - -
2.3.22.31 CO RREO S Y SERVICIO S DE MENSAJERÍA - -
2.3.25.11 DE EDIFICIO S Y ESTRUCTURAS - -
2.3.25.13 DE MO BILIARIO Y SIMILARES - -
2.3.25.14 MAQ UINARIAS Y EQ UIPO S - -
2.3.26.12 GASTO S NO TARIALES - -
2.3.26.21 CARGO S BANCARIO S - -

SEMINARIO S, TALLERES Y SIMILARES O RGANIZADO S PO R LA
2.3.27.10 1 INSTITUCIÓ N
- -
2.3.27.11 2 TRANSPO RTE Y TRASLADO DE CARGA, BIENES Y MATERIALES - -
2.3.27.11 99 SERVICIO S DIVERSO S - -

O TRO S SERVICIO S TÉCNICO S Y PRO FESIO NALES
2.3.27.14 98 DESARRO LLADO S PO R PERSO NAS NATURALES
- -
LO CACIÓ N DE SERVICIO S REALIZADO S PO R PERSO NAS
2.3.29.11 NATURALES RELACIO NADAS AL RO L DE LA ENTIDAD
- -
- - - - -
(*) R/P : Recibo provisional en caso de Entregas a Rendir

(*) CCP: Certificacion de Crédito Presupuestal de compras y/o servicios comprometidos (O/S - O/C)

INSTRUCTIVO
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8. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS
Categoría
N: nuevo
Versión Fecha de Cambios realizados con respecto a
Sección / Ítem M:
anterior aprobación la versión anterior
Modificado
E: Eliminado
Se elimina el Decreto Supremo N° 350-
03 19/12/2020 2 E 2015-EF que aprueba el Reglamento de
la Ley de Contrataciones del Estado.
Se incorpora, ; Decreto Supremo N°
344-2018-EF que aprueba el
Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado; Resolución
de Superintendencia Nº 000048-
2021/SUNAT, que modifica el
Reglamento de Comprobantes de Pago;
Resolución de Superintendencia Nº033-
2014/SUNAT que reduce la tasa del
03 19/12/2020 2 N Régimen de Retenciones del Impuesto
General a las Ventas, establecido por la
RS Nº 037-2002/SUNAT; Resolución de
Superintendencia N° 216-2019/SUNAT;
Resolución Jefatural Nº 0902-2021-
JN/ONPE que aprueba el Reglamento
de Organización y Funciones de la
ONPE y sus modificatorias y Resolución
de Superintendencia N° 000279-
2019/SUNAT.
Se incorporas los términos Declarante y
03 19/12/2020 4/4.1 N Sistema de Gestión Administrativa –
SIGEA
Se incorporas las abreviaturas de GRH,
03 19/12/2020 4/4.2 N
SIAF y C/P
Se modifica el Rol Responsable,
“AODPE o Coordinador Administrativo”
03 19/12/2020 5.1 M
por “Coordinador Administrativo y Jefe
de la ODPE”
03 19/12/2020 5.1.1/1 d) E Se elimina del párrafo, “…la ODPE”
Se elimina del párrafo, …los
03 19/12/2020 5.1.1/1 e) E
comprobantes de retención”
Se elimina del párrafo, “…y en señal de
03 19/12/2020 5.1.1/2 E supervisión, será suscrito
adicionalmente por el Jefe de la ODPE”.
Se elimina del párrafo, “…dentro de los
cuales no se encuentra la compra de
útiles de escritorio, los mismos que se
03 19/12/2020 5.1.1/3 E
adquieren bajo la modalidad de Acuerdo
Marco” y “…debe girar un cheque”.
Se modifica gastos menudos por gastos

03 19/12/2020 5.1.1/3 M
menores
Se agregó el texto “que demanden su
03 19/12/2020 5.1.1/3 N cancelación inmediata o que, por su
finalidad y características, no puedan

INSTRUCTIVO
Versión: 04
Página: 48 de 51
ser debidamente programados. Para tal

efecto, se deberá presentar la
justificación correspondiente”.
Se elimina debe girar un cheque cuando
el gasto en la sede de la ODPE exceda
03 19/12/2020 5.1.1/3 E de S/ 700.00 (setecientos y 00/100
soles)
Se modifica el término, “voucher” por

“comprobante de pago” y “rendición
03 19/12/2020 5.1.1/4 M
presentada” por “Reembolso
representado”.
Se incorpora el párrafo, “Se podrá
03 19/12/2020 5.1.1/4 N presentar reembolso de…fondo
constituido”.
Se incorpora al párrafo, “…sujetos a
03 19/12/2020 5.1.1/5 M
rendición de cuentas…”
Se incorpora al párrafo, “…que no es
posible obtener comprobante de pago
03 19/12/2020 5.1.1/6 M autorizado…” y Rol Responsable de
“Declarante” a “Personal que recibió
fondos de la ODPE”
Se modifica el Rol Responsable,
03 19/12/2020 5.1.1/7 M “JODPE” por “Jefe de ODPE y
Coordinador Administrativo ODPE”
Se incorpora el ítem 8 en el presente
03 19/12/2020 5.1 N
instructivo.
Se modifica el término “…rendiciones de
cuentas señaladas…” por “…entregas a
03 19/12/2020 5.1.1/8 M
rendir cuenta y/o Comisiones de
Servicios…”.
Se elimina el párrafo a) Si el origen de
03 19/12/2020 5.1.1/8 E los fondos otorgados proviene de la
emisión de un cheque…”.
Se agrega el “Procedimiento para la
devolución de efectivo al Tesoro por
03 19/12/2020 5.1 N menor ejecución de gasto, penalidades
u otras devoluciones”, ítem 10 del
presente instructivo.
Se modifica el código de la gerencia
responsable para la contratación de
03 19/12/2020 5.1.3./1 M
personal bajo la modalidad de locación
de servicios de “GCPH” a “GRH”
Se modifica el nombre del formato
FM12-GAD/FIN, “Información de
retención del IGV a los proveedores” por
proveedores del 3%”, “copia SUNAT de
cada factura” por “factura electrónica”,
03 19/12/2020 5.1.3./1 M “factura escaneada” por “factura
electrónica”, “retención del IGV” por
“retención electrónica (CRE)” y “7.
…coordinarán permanentemente con el
Área de Tesorería, las correcciones
solicitadas” por “deben coordinar con el
Área de Tesorería cualquier corrección”.
03 19/12/2020 5.1.3./1 E Se elimina del párrafo, “…asimismo,

INSTRUCTIVO
Versión: 04
Página: 49 de 51
Adjuntará fotocopia de los

Comprobantes de Retención
emitidos…”, “4. …tramitado al Área de
Tesorería”.
Se elimina del ítem 2, “A efectos de la
presentación de la COA, la ODPE
remitirá en forma impresa y digital al
03 19/12/2020 5.1.3. E
Área de contabilidad de la Subgerencia
de Finanzas de la Gerencia de
Administración, …retenciones de IGV”.
Se precisa documentación:
03 19/12/2020 5.1.3./3 M
Conciliaciones Bancarias.
03 19/12/2020 5.1.3./3 E Se elimina el registro Fotocopia
Se incorpora la documentación,
Registro de Compras, Rol Responsable:
03 19/12/2020 5.1.3./3 N Revisor Contable y los Registros:
Informe / Correo / Copia de Reportes /
Conciliación Bancaria
Se modifica la tasa de 12 % a la tasa de
03 19/12/2020 5.1.3./4 M
detracción según corresponda.
Se incorpora el Rol Responsable
“Coordinador Administrativo de la ODPE
03 19/12/2020 5.1.3./4 N
/ Personal del Área de Tesorería” y el
Registro “Factura Electrónica / NPD”.
Se modifica el término “devuelto” por
03 19/12/2020 5.1.3./4 M
“remitido”.
Se modifica el subtítulo “…gastos del
03 19/12/2020 5.2.1 M personal contratado por la ODPE” por
“… gastos de la ODPE”.
Se modifica el Rol Responsable:
AODPE o Coordinador Administrativo
03 19/12/2020 5.2.1 M por Personal que recibió fondos de la
ODPE / Coordinador Administrativo de
la ODPE
Se incorpora los párrafos a) y b) en el
03 19/12/2020 5.2.1/1 N
presente instructivo.
Se incorpora, “…siguiendo lo indicado
en el numeral 5.1.1 numeral 10” y el Rol
03 19/12/2020 5.2.1/2 M
Responsable Coordinador
03 19/12/2020 5.2.1 N Se incorpora los ítems 3 al 6.
Se precisa el subtítulo, Coordinador
Administrativo de la ODPE a Plazos y
03 19/12/2020 5.2.2 M
Presentación de la Rendición
documentada.
Se cambia el Rol Responsable
03 19/12/2020 5.2.2 M Coordinador Administrativo por
Coordinador Administrativo de la ODPE.
Se elimina el ítem 1, Revisar y verificar
03 19/12/2020 5.2.2/1 E la rendición de cuenta AODPE o
documentada.
Se precisa el registro a generar,
“…mediante un informe mensual, las
rendiciones de cuentas documentada
03 19/12/2020 5.2.2/2 M
(parcial) de la ODPE dentro de los
quince (15) días hábiles…gastos
definitivos ejecutados”

INSTRUCTIVO
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Página: 50 de 51
Se modifica el nombre del Anexo 02:

“Oficio de remisión de rendición de
cuentas” por “Informe de rendición de
03 19/12/2020 5.2.2/2 M
cuentas” y se adiciona el “Resumen
Consolidado de Ejecución Presupuestal
de la ODPE”.
Se elimina del párrafo, “… de acuerdo a
las siguientes pautas: Se rendirá por
03 19/12/2020 5.2.2/2 E cada número de Registro SIAF y
comprobante”,
El párrafo “El plazo para la presentación

de la rendición de cuentas final…para
03 19/12/2020 5.2.2/2 M
su autorización respectiva” se incorpora
en el ítem 6, del presente instructivo.
Se incorpora el párrafo: Asimismo, se
deberá de adjuntar el Reporte de
03 19/12/2020 5.2.2/2 N
Órdenes de Compra...encuentran
pagadas.
Se agrega la tarea nueva sobre el
registro y emisión de los formatos, de
corresponder, se utilizará el SIGEA,
03 19/12/2020 5.2.2/3 N
siempre y cuando éste se encuentre
debidamente implementado o puesto en
marcha a través de GITE
Se elimina del párrafo, “…mencionados
03 19/12/2020 5.2.2/4 E en el acápite
Anterior”.
Se incorpora el párrafo: Deberán ser
emitidos a nombre de ONPE y estar
03 19/12/2020 5.2.2/4 N debidamente cancelados por el emisor
O proveedor en el ítem 4, del presente
instructivo.
Se agregó la guía de ordenamiento de
03 19/12/2020 Anexo 5 N documentos para el control de
Ejecución de gastos
03 19/12/2020 Anexo 5 N Se agregó 5.3, 5.3.1 ,5.3.2,
03 19/12/2020 Anexo 6 N Se agregó el Anexo 6
2 Base M Se actualiza el Texto Único Ordenado
Normativa (2.2 de la Ley Nº 28411 por el Decreto
02 05/05/2017 Texto Único Legislativo N° 1440.
Ordenado de la
Ley N° 28411)
2 Base N Se adicionó el Decreto Legislativo N°
02 05/05/2017 normativa (2.5) 1441 Decreto Legislativo del Sistema
Nacional de Tesorería.
4. Definiciones y M Se actualizó el orden alfabético de las
02 05/05/2017 Abreviaturas listas de definiciones y abreviaturas.
(4.1.y 4.2.)
5.1.1. M Se modificó el importe de gastos por
Generalidades caja chica; antes indicaba cuando el
02 05/05/2017
(3) gasto exceda S/.300, ahora cuando
exceda S/.700.
5.1.3 M Se precisó que se remitirá a Tesorería
obligaciones vía correo electrónico en cada
02 05/05/2017
tributarias y oportunidad de pago.
operaciones

INSTRUCTIVO
Versión: 04
Página: 51 de 51
recíprocas (1b)
5.1.3 M Se precisó que es comprobante de
02 05/05/2017
retención electrónico.
5.1.3 M Se actualizó el porcentaje de la
obligaciones detracción; antes era 10% y ahora 12%.
02 05/05/2017 tributarias y
operaciones
recíprocas (4 a)
02 05/05/2017 5.2.1 Rendición E Se eliminó la firma del Jefe de la ODPE
documentada en el reporte de “Auxiliar de entregas a
de gastos (1) rendir cuenta”.
02 05/05/2017 5.2.2 Rendición E Se eliminó el párrafo “De estar de
documentada acuerdo al presente Instructivo, firmar el
de gastos (1) reporte “Auxiliar de entregas a rendir
cuenta”, en señal de conformidad y
anexar dicha documentación al
“Voucher”, ingresando dicha información
el módulo de rendición de cuentas del
SIRC.”
02 05/05/2017 5.2.2 Rendición E Se eliminó el ticket emitido por
documentada máquinas registradoras, por ya no ser
de gastos (2) comprobante de pago aceptado.
02 05/05/2017 6. Anexos y M Se intercambió el orden de las
7. Cuadro de secciones. Ahora es 6 el Cuadro de
Control de Control de Cambios y 7 es Anexos.
Cambios
02 05/05/2017 7.4 Anexo 4 (9) N Se adicionó la específica Material,
insumos, Instrumental y accesorios
médicos quirúrgicos, odontológicos y de
laboratorio (2.3.18.2 1).
02 05/05/2017 7.4 Anexo 4 (10) N Se adicionó la específica Libros, diarios,
revistas y otros bienes impresos no
vinculados a enseñanza (2.3.1.99.1.3).
02 05/05/2017 7.4 Anexo 4 (14) N Se eliminó Servicios de telefonía fija
(2.3.22.22) y se adicionó Servicios de
telefonía móvil (2.3.22.21).
02 05/05/2017 7.4 Anexo 4 (17) E Se eliminó Otros servicios de publicidad
y difusión (2.3.22.42).
02 05/05/2017 7.4 Anexo 4 (19) M Cambió código de Servicio de

impresiones, encuadernación y
empastado. Antes era (2.3.22.44), ahora
es (2.3.27.11 6).
02 05/05/2017 7.4 Anexo 4 (20) M Cambió código de edificaciones,

oficinas y estructuras. Antes era
(2.3.24.11), ahora es (2.3.24.21).

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Jefe del Área de Contabilidad Gerente de Administración

Gerente de Planeamiento y Presupuesto

2.17 Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15, aprobada por Resolución Directoral Nº 002-

3.1. DI01-GAD/FIN: Rendición de Cuentas de los fondos otorgados bajo la modalidad de

Documento que se emite a favor del proveedor, por

Servidor público que emite una declaración jurada, para

Rendición documentada de gastos que debe

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8 Sistema de Gestión Es un software que permite a los usuarios de las

2 GOECOR Gerencia de Organización Electoral y Coordinación Regional.

3 IGV Impuesto General a las Ventas.

4 ODPE Oficina Descentralizada de Procesos Electorales.

5 ONPE Oficina Nacional de Procesos Electorales.

6 PDT Programa de Declaración Telemática

7 SIRC Sistema Integral de Rendición de Cuentas.

8 SIGEA Sistema de Gestión Administrativa

10 TUUA Tarifa Unificada de uso del aeropuerto

11 UIT Unidad Impositiva Tributaria.

12 GRH Gerencia de Recursos Humanos

5.1 Ejecución de Gastos

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Cuando el gasto en la sede de la ODPE exceda de S/

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3 Contenido del Voucher Coordinador Cheque Voucher

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5.2.2 Plazos y Presentación de la Rendición documentada de gastos de la ODPE a la Gerencia de