P.A Dirección y Control

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PROCESO ADMINISTRATIVO

Dirección y Control
L.A.F Brenda Sugey Piñón Díaz
Administración 4A
DIRECCIÓN
Es la ejecución de todas las fases del proceso administrativo
mediante la conducción y orientación de los recursos, y el ejercicio
del liderazgo hacia el logro de la misión y visión de la empresa.
¿Por qué es importante?

1. Pone en marcha todos los lineamientos


establecidos durante la planeación y la
organización.
2. A través de ella se logran las formas de conducta
más deseables en los miembros de la estructura
organizacional.
3. La dirección eficiente es determinante en la moral
de los empleados y, consecuentemente, en la
productividad.
4. Su calidad se reflejaba en el logro de los objetivos,
la implementación de métodos de organización, y
eficacia de los sistemas de control.
5. A través de ella se establece la comunicación
necesaria para que la organización funcione.
Características de la
dirección
• Impartir ordenes.
• Acciones destinadas a lograr objetivos.
• Se realiza en todos los niveles de la
organización.
• Etapa mas creativa del Proceso
Administrativo.
Elementos de la dirección.
Toma de Decisiones
Es el proceso sistemático y racional a través del cual se selecciona, entre varias
alternativas, el curso de acción óptimo.

Una adecuada selección de alternativas dependerá en gran parte del éxito de cualquier
organización.

La toma de decisiones es de gran importancia porque tiene repercusiones internas en la


empresa en cuanto a las utilidades, el producto y el personal, y externas ya que influye en
proveedores, clientes, entorno, economía, etc.
Etapas de la Toma de Decisiones

Paso 1 Paso 2 Paso 3


Identificar las situaciones en la decisión Desarrollar los objetivos y los criterios Generar alternativas
• Problemas • Criterio especifico • Soluciones pasadas
• Oportunidades • Pesos relativos • Soluciones creativas nuevas

Paso 6 Paso 4
Implementar la decisión Analizar alternativas
• Fuentes y motivos para la resistencia Paso 5 • Resultados mínimos aceptables
• Cronología y secuencia de acciones Seleccionar la alternativa
• Recursos necesarios • Viabilidad
• Delegación de tareas • Mejores resultados

Paso 7
Verificar y evaluar los resultados
Motivación

Significa mover, conducir, impulsar a la


acción. Tradicionalmente se ha considerado
que la función del gerente es motivar al
personal para que éste sea más productivo.

La motivación es el proceso a través del


cual se impulsa la conducta del personal
hacia el logro de los objetivos.
Hay tres categorías
básicas de variables
que determinan la
motivación en el
centro de trabajo:
Comunicación
Es el proceso a través del cual se transmite y recibe información:
Sus elementos son:
a) Fuente de la comunicación (emisor).
b) Destino de la comunicación (receptor).
c) Canal de la comunicación (medio).
d) Contenido de la comunicación (mensaje)
e) Respuesta
f) Ambiente de la comunicación (la forma)
Existen diversos tipos de comunicación que
deben considerarse al dirigir una empresa:
 Formal: es la que lleva el contenido dado por la
organización a través de los canales señalados por la
misma. Por ejemplo: correspondencia, instructivos,
manuales, órdenes, etc.

 Informal: no se refiere a las cosas que la organización


desea se comuniquen, no sigue los canales fijados, es
más rápida, más enérgica y más amplia que la formal,
son ejemplos de ésta los comentarios, los chismes,
murmuraciones, etc.
 Individual y General: según que vaya dirigida a una persona concreta o
en general a un grupo sin precisar el nombre de la persona.

 Imperativa Exhortativa e Informativa: la primera exige una respuesta


precisa: una acción, una omisión. La segunda implica convencimiento, sin
imponerla obligatoriamente. La tercera simplemente comunica algo.

 Oral, Escrita y Gráfica. La primera puede ser personal, telefónica, etc., la


segunda por oficio, memorándum y cualquier otro medio legible y la
tercera se vale de los medios impresos y electrónicos para transmitir su
mensaje.

 No Verbal: se refiere a las actitudes, gestos y comportamientos que no se


expresan directamente durante la comunicación hablada o escrita.
 Vertical: Sucede cuando la comunicación fluye de un nivel administrativo
superior a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugerencias, órdenes,
instrucciones, etc.
 Horizontal: Es la que prevalece en niveles jerárquicos semejantes:
memoranda, circulares, juntas, etc.
Una comunicación efectiva implica la existencia de los siguientes
requisitos:
1. Claridad
2. Integridad.
3. Aprovechamiento de la comunicación informal.
4. Equilibrio
5. Moderación.
6. Difusión.
Liderazgo
Se refiere al conjunto de cualidades y técnicas que el gerente
ejerce para dirigir e influir a sus subordinados.
Constituido por tres elementos:

 Autoridad.( mando o poder)


 Delegación (hacer a través de otros)
 Supervisión (garantizar y asegurar)
Cualidades o
características
que definen a un
líder:
Estilos de liderazgo
Se refiere a una serie de comportamientos, relativamente duraderos, en la forma de
dirigir que caracterizan al dirigente.

Existen diversos estudios acerca de liderazgo que muestran una serie de


comportamiento en los lideres, sin embargo, la actuación de estos puede varias en forma
considerable dependiendo de la situación.

Existen diversas teorías acerca de los estilos de liderazgo y es conveniente que el


dirigente las conozca, entre ellas destaca la de Blake Y Mouton.

Estos autores, a raíz del estudio en cientos de organizaciones, determinan la dinámica


de en los estilos de liderazgo por medio del modelo Grid Gerencial.
Como puede observarse en la
gráfica del modelo Grid, existen
dos intereses básicos en todo
dirigente, uno es la producción o
los resultados y otro son las
personas que lo rodean
• Modelos matemáticos.
• Programación lineal.
Cuantitativas • Técnicas estadísticas.
• Camino crítico.

Técnicas de dirección

• Lluvia de ideas.
Cualitativas • Desarrollo de equipos.
• Técnicas motivacionales.
Todo ejecutivo debe de
tomar en cuenta durante
el proceso de dirección:
CONTROL
La evaluación y control es la fase del proceso administrativo a través de la
cual se establecen los estándares para medir los resultados obtenidos con el
fin de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente el
desempeño de la empresa.
El control es una etapa primordial en la
administración, pues, aunque una
empresa cuente con magníficos
planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el
ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización y no
existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo
con los objetivos.
El control es de vital importancia dado que:
Actividades Importantes del Control
• Comparar los resultados con los • Transferir datos detallados de
planes generales. manera que muestren las
comparaciones y las variaciones.
• Evaluar los resultados con los
estandares de desempeño. • Sugerir las acciones correctivas
cuando sean necesarias.
• Idear los medios efectivos para
medir las operaciones. • Informar a los miembros
responsables de las
• Comunicar cuales son los interpretaciones.
medios de medición.
• Ajustar el control a la luz de los
resultados del control.
Condiciones para el Control
Para que el proceso del control sea más efectivo y eficaz a la hora de tomar decisiones debe cumplir
adecuadamente con las siguientes condiciones:

• Objetivos
• Eficiencia
Su propósito y naturaleza
• Responsabilidad
• Proyección

• Planes
Su estructura • Comunicación
organizacional y planes • Dirección
• Coordinación

• Establecimiento de medidas
• Determinar y conocer aspectos estratégicos de la empresa
Su proceso
• Principio de excepción
• Flexibilidad y Utilidad
Tipos de control
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse
de manera integral y aplicarse continuamente a la
empresa.
El control puede ser:
1. Preliminar: Es aquel que se efectúa antes de
realizar las actividades.
2. Concurrente. Se ejerce de manera simultánea a
la realización de actividades, como un proceso
continuo.
3. Posterior. Se aplica después de haber realizado
las actividades.
Instrumentos para Efectuar el
Control

Los Instrumentos más comúnmente


empleados para efectuar el control son:
 Informes.

 Auditorias.
 Estudios de tiempo y movimiento.
Áreas De Desempeño Del Control
El control tiene muchas áreas de desempeño, todos los departamentos en los que se
divide una organización necesitan ser controlados, por lo tanto, las áreas de desempeño
dependen de los departamentos existentes en la empresa.

Entre las áreas del control dentro de una organización se tienen:


Control de calidad en área de producción.
Este consiste en la verificación de la calidad (peso, resistencia, consistencia,
color, sabor, entre otros) para asegurar que cumplen con algunas normas
preestablecidas. Es posible que este sea necesario en uno o varios puntos,
desde el inicio, proceso y todas las etapas hasta el producto final. La
detección temprana de una parte o proceso defectuoso puede ahorrar el
costo de más trabajo en el producto.

Control de información.
Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se debe
tener una información precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta
manera, la organización debe poseer sistemas tecnológicamente
actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un
problema con mayor prontitud.
Control de costo.
Una de las labores de un buen administrador está el ahorrar en costos, es decir, no
acarrear elevados gastos en la producción. El control de costo consiste en buscar la
causa por la que se presentan desviaciones en los costos estándar por unidad. El
gerente puede hacerse diferentes preguntas: ¿Se han incrementado los precios de los
materiales?, ¿Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?, ¿Necesitan los
empleados capacitación adicional?. La alta administración debe identificar en qué
puntos radica el control.

Control de correspondencia
En toda empresa se redactan documentos legales que, en algunos casos, van dirigidos
a otras organizaciones nacionales e internacionales, mayormente redactado por el staff
legal de la compañía. Este tipo de control consiste en verificar cuidadosamente estos
documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y
autoridad de la organización.

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