UNIVERSIDAD ESTATAL PENÍNSULA DE SANTA ELENA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ASIGNATURA
TEORÍA Y PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

ING. DIVAR CASTRO LOOR MSC.

2020 - 2
VIDEO MOTIVACIONAL
UNIDAD #4: DIRECCIÓN Y CONTROL EN ÉPOCA NORMAL
Y DE EMERGENCIA
4.1. Quienes son los líderes y qué es el liderazgo.

4.2. Primeras teorías sobre el liderazgo.

4.3. Enfoques contemporáneos del liderazgo.

4.4. Trabajo en equipos.

4.5 El proceso del control.

4.6 Control para el desempeño organizacional.

4.7 Herramientas para medir el desempeño organizacional en época de

emergencias.
 4.5 EL PROCESO DEL CONTROL
Resultado de aprendizaje
Describir proceso del control en el logro de los objetivos empresariales.
 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

• La administración comprende la coordinación de recursos financieros, humanos y materiales hacia el logro de

objetivos mediante un sistema de información-decisión.

• El proceso administrativo incluye las funciones de planeación, organización, dirección y control.

• La función de control es el monitor del sistema, ya que “mantiene las cosas en línea” y facilita la integración de
las actividades. El control organizacional se encuentra entrelazado con la planeación, la cual nos proporciona un
marco de referencia.

• La retroalimentación de la fase de control con frecuencia identifica la necesidad de nuevos planes o por lo menos
ajustes a los existentes.

• “El objetivo general de una teoría de control es hacer que un sistema (cualquier clase de sistema) opere de
manera más deseable: hacerlo más confiable, más conveniente o más económico”.
 SIGNIFICADOS DE CONTROL

1. Regular

2. Verificar

3. Comparar con un estándar

4. Ejercer autoridad sobre (dirigir u ordenar), o

5. limitar o restringir

Regular implica la verificación de ciertas características utilizando algún medio de medición y algún
estándar que pueda servir como marco de referencia en el proceso de control
 CONTROL

El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PLAN adoptado, con las
instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores
a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Henry Fayol

El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizarlo, y, si es necesario, aplicar medidas
correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. George F. Terry

Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para
asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan. Koontz y O´Donell.
El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el
desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso
esencialmente regulador. Chiavenato.

Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que permite
verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema
seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

El control es un proceso dinámico que consiste en comparar lo realizado con lo programado y detectar
desviaciones o diferencias. SAMUEL C. CERTO
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una
empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
 CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL
• Orientación estratégica hacia los resultados.

• Comprensión..

• Orientación rápida para las excepciones:

 Flexibilidad.

 Autocontrol.

 Naturaleza positiva.

 Claridad y objetividad
 ELEMENTOS DEL CONCEPTO
• Relación con lo planteado:

 Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

• Medición:

 Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

• Detectar desviaciones:

 Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.

• Establecer medidas correctivas:

 El objeto del control es prever y corregir los errores.

 IMPORTANCIA

• Cierra el ciclo de la administración, de hecho, los controles son a la vez medios de previsión.

• Se da en todas las demás funciones administrativas, hay control de la organización, de la dirección, de la

integración, etc., es por ello un medio para manejarlas o administrarlas.

• Crea mejor calidad, las fallas de proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

• Enfrenta el cambio, la función de control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de
todo ellos, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.

• Facilita la delegación y el trabajo en equipo: el proceso de control permite que el gerente controle el avance de
los empleados, sin entorpecer su creatividad o participacion en el trabajo.
 ENFOQUES DEL CONTROL
Existen tres enfoques distintos para diseñar sistemas de control

•Mecanismos de mercados
Control de
mercado •Establecer normas
empleadas en el sistema de
control
•Existe gran competencia

Enfoques para Control de •Valores

diseñar clan •Cultura organizacional
sistemas de
control

Control •Autoridad de la organización

burocrático •Normas reglamentos y políticas
CONDICIONES PARA EL CONTROL
Para que el proceso del control sea más efectivo y eficaz a la hora de tomar decisiones
debe cumplir adecuadamente con las siguientes condiciones:
•Objetivos.
 Su propósito y naturaleza: • Eficiencia.
• Responsabilidad directriz.
• Proyección.

 Su estructura organizativa y planes: • Planes.

• Comunicación, dirección y coordinación

•Establecimiento de medidas.
 Su proceso: • Determinar y conocer aspectos estratégicos de la empresa.
• Principio de excepción
• Flexibilidad y utilidad.
PROPÓSITO

• Garantizar el logro de los objetivos.

• Prever desviaciones en la ejecución de planes y programas.

• Optimizar la utilización de los recursos.

• Proponer y sugerir alternativas administrativas.

• Establecer diagnósticos continuos.

• Promover la creatividad e innovación.

 PRINCIPIOS

Del carácter administrativo del control.

De los estándares.
• Es necesario distinguir las operaciones de control de las
• El control es imposible sino existen estándares de
funciones de control.
alguna manera prefijados y será tanto mejor cuanto
• La función es de carácter administrativo y es la respuesta al
mas precisos y cuantitativos sean dichos estándares.
principio de la delegación.

• Las operaciones son de carácter técnico.

Del principio de excepción.
Del carácter medial del control.
El control administrativo es mucho mas eficaz y rápido

Un control deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, cuando se concentra en los casos en que no se logro lo

se justifican ante los beneficios que de el se esperan. previsto, mas bien en los resultados que se obtuvieron como

se había planeado.
 PREMISAS DEL CONTROL
• Un control debe ser consistente, usando siempre la misma unidad de medida, sin mezclar manzanas con peras.

• Un buen control deja registro histórico impreso para análisis de largo plazo.

• Un buen control sintetiza la información relevante.

• El control debe ser económico, en otras palabras, debe salir mas barato el caldo que las albóndigas.

• El control debe señalar tendencias y frecuencias.

• El control efectivo provee medidas correctivas ante las desviaciones.

• El control efectivo es estratégico, no solo operativo.

• El control efectivo sigue el principio de la excepción.

• Un control efectivo distingue entre síntomas y causas.

• Un control es oportuno y jerárquico, después del niño ahogado, tapar el pozo.

• Los problemas de hoy, derivan de las soluciones de ayer.

 ELEMENTOS DE LA TEORÍA DEL CONTROL
Equilibrio dinámico

• La homeostasis es la tendencia de los organismos y organizaciones a regresar a su estado desequilibrio

después de ser desequilibrados al recibir algún estímulo del exterior.

• Los organismos y las organizaciones no son estáticos: cambian y se ajustan a través del tiempo,
exhibiendo, a la vez, un comportamiento orientado hacia objetivos, el proceso puede ser descrito mejor
como un equilibrio dinámico.

Cibernética

• Proviene del griego Kibernetes, que significa “timonel", o “dirección de”; esto es, el mantenimiento del
curso hacia un objetivo e implica comunicación y control.
Retroalimentación

• Ingrediente esencial en cualquier proceso de control, ya que proporciona la información para las
decisiones que ajustan el sistema a través del tiempo.

• La retroalimentación se obtiene con referencia tanto a los fines buscados y a los medios diseñados
para alcanzarlos.

• El control organizacional es la fase del sistema administrativo de decisión que ajusta el desempeño y
suministra información retroalimentada, la cual puede emplearse para el ajuste tanto de los medios como de
los fines.

• Como en cualquier proceso de toma de decisiones, el flujo de información es la materia prima o ingrediente
clave.
 Sistema Operativo (a) Características (b) Sensor

(d) Ejecutor (c) Comparador

LOS ELEMENTOS BÁSICOS DE UN SISTEMA DE CONTROL

a) Una característica medible y controlable de la cual se conocen estándares;

b) Medio (dispositivo sensor) de medición de la característica;

c) Medio de comparación de los resultados reales, con los estándares y evaluación de las
diferencias;

d) Medio para efectuar los cambios en el sistema, con objeto de ajustar la característica pertinente.
 Compara objetivos logrados Determina objetivos y metas.
Con los deseados.
EL CICLO DE 1
Planes y programas.
CONTROL 9
2

3 Determina cargos de trabajo.

Compara el programa
Realizado con el planeado

8
Realimentaciones
principales

Compara el desempeño Adquiere autoridad para emplear

con el plan. Recursos.
7
5

6
Desempeña el trabajo

Interfase con el control de bajo nivel.

 CONTROL EN LOS SISTEMAS SOCIALES
COMPLEJOS

• Los sistemas de control por lo general se enfocan en únicamente una o cuando mucho algunas características
a la vez.

• Se requiere gran habilidad administrativa para designar un sistema que suministre control organizacional
efectivo y eficiente.

• El sobrecontrol puede ser tanto costoso por el tiempo y el esfuerzo involucrados, como disfuncional.
LA DIMENSIÓN TIEMPO

• Precontrol.- Políticas, procedimientos, reglas o reglamentos establecidos previamente con

la finalidad de garantizar que las operaciones permanecerán en límites tolerables.

• Postcontrol.- Ajuste de las operaciones después de hechas, a efecto de garantizar los

resultados del comportamiento, evaluándolo, y efectuando cualquier acción que corrija o
ajuste el comportamiento en situaciones futuras.

• Control de tiempo real (concurrente).-Las operaciones se ajustan continúa e

inmediatamente a cuando ocurren.
 TIPOS DE CONTROL

Control preliminar: Es el realizado antes de que el proceso operacional

comience. Esto incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas
diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas
con propiedad.

Control Concurrente: Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye

dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que ocurran para que el
plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.

Control de retroalimentación: Se enfoca en el uso de la información de los resultados anteriores para corregir
posibles desviaciones.
 ESTABLECER
PROCESO OBJETIVOS Y
ESTANDARES
DE DESEMPEÑO
DE
CONTROL

ADOPTAR LA
EVALUAR EL
ACCION
DESEMPEÑO
CORRECTIVA
ACTUAL
NECESARIA

COMPARAR EL
DESEMPEÑO
ACTUAL CON LOS
OBJETIVOS O
ESTANDARES
 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y
ESTÁNDARES

• Los objetivos, son puntos de referencia para el desempeño o resultado de una organización, unidad
organizacional o actividad individual.

• El estándar es un nivel de actividad establecido para servir como modelo de la evaluación del desempeño
organizacional.

• Estándar significa nivel de realización o de desempeño que se pretende tomar como referencia.

• Los estándares definen lo que se debe medir en términos de calidad, cantidad, calidad, tiempo y costo en
una organización y cuales son los instrumentos de medida adecuados.
 TIPOS DE ESTÁNDARES
Número de empleados
Volumen de producción
E CANTIDAD Volumen de ventas
S Porcentaje de rotación de inventarios
Rotación de capital
T
A
Estándares de calidad de producción
N Calidad del producto o servicio
D CALIDAD Índice de mantenimiento de maquinas y equipo.
A Atención al cliente
R Asistencia técnica

E
S Tiempo medio de permanencia de los emp.
Tiempo estándar de producción
TIEMPO Tiempo de procesamiento de pedidos
Ciclo financiero o ciclo operacional
Tiempo medio de creación de nuevos productos.
D
Costo de almacenamiento de materia primas
E Costo de procesamiento de cada pedido
COSTOS Costo de cada solicitud de material
Costos directos e indirectos de producción
Relación costo-beneficio
 LAS PRINCIPALES FUNCIONES DE ESTOS
OBJETIVOS Y ESTÁNDARES SON:
• Presentar una situación futura y esperada, para indicar a las personas lo que la organización pretende que
ejecuten y consigan.

• Servir como referencias que permitan a las personas evaluar el éxito de su trabajo, rendimiento y eficiencia.

• Servir como unidades de medida para verificar y comparar la productividad dentro de la organización.

• Constituir una fuente de legitimidad que justifique las actividades de cada persona o unidad organizacional.
 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

• El propósito de evaluación del desempeño es verificar si se obtienen los resultados y cuales son las
correcciones necesarias que se deben introducir en el proceso.

• La medición puede ser un motivador o una amenaza para las personas.

• El sistema de medición del desempeño debe actuar mas como refuerzo del buen desempeño, y no
simplemente como amenaza a las personas.
 QUE MEDIR

La preocupación principal de las organizaciones se orienta hacia la medición, evaluación y control de tres
aspectos principales:

Resultados:

• Resultados concretos y finales que se pretenden alcanzar dentro de cierto periodo.

Desempeño:

• Comportamiento o medios instrumentales que se pretenden poner en practica.

Factores críticos del éxito:

• Es decir, aspectos fundamentales para que la organización sea exitosa en su resultado y en su

desempeño.
 ASPECTOS DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL
LOS ASPECTOS MAS FOCALIZADOS DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL SON:

• Rentabilidad:

Volumen de dinero generado después de deducir los gastos.

• Competitividad:

Éxito de una empresa frente a sus competidores.

• Eficiencia:

Consecución de resultados con el mínimo de recursos planeados para ser utilizados.

• Eficacia:

Porcentaje de salida real sobre la salida esperada.

• Calidad:

Adecuación a las especificaciones o requisitos o superación de ellos

• Innovación:

Grado en que se producen nuevas ideas o se adaptan viejas ideas para crear resultados lucrativos.

• Productividad:

Relación entre las salidas y las entradas del sistema.

• Calidad del vida en el trabajo:

Aspectos del ambiente físico y psicológico del trabajo que son importantes para los empleados.
REQUISITOS
1. Debe ser comparable

  2. Debe ser oportuno

3.Debe ser frecuente

Condiciones
para
el 4. Debe ser independiente
Control

5. Debe ser costo compatible

 ESTRATEGIAS

SUPERVISIÓN EVALUACIÓN

• Acto por medio del cual individuos

• Proceso que busca medir o juzgar los logros o
especialmente seleccionados y entrenados
resultados de las actividades a través del
orientan las actividades de otros, atendiendo a
análisis explicativo causal principalmente en
los siguientes aspectos:
aquellos que no logran los objetivos deseados.
1. El supervisor dirige no impone
• La identificación de las causas es indispensable
2. El supervisor enseña no regaña
para introducir los ajustes y correctivos más
3. El supervisor inspira no amenaza. adecuados, como propósito fundamental del
control.
• El supervisor establece controles y procedimientos,
mejorando condiciones y buscando medios para el
perfeccionamiento del trabajo.
 MÉTODOS

Archivo: Conjunto de documentos debidamente clasificados y ordenados que integran los datos históricos y la
información esencial de una organización Social. (público/privado).

Auditoria: procedimiento técnico dirigido a evaluar la marcha de un trabajo:

1. Externa(fiscal y contable).
2. Interna (administrativa, contable, profesional).
 TÉCNICAS

  1. Informes

2. Observación

Técnicas 3. Datos estadísticos

4. Control:
•Cantidad
•Calidad
•Tiempo
•inventarios
 CATEGORÍAS DEL CONTROL
ANTES DE LA DURANTE LA DESPUES DE LA
OPERACION OPERACION OPERACION

Objetivos y Medios o Fines o

estándares desempeños resultados

SECUENCIA DE LA OPERACIÓN O PROCESO

INSUMOS DE TRABAJO PROCESOS DE TRABAJO RESULTADOS DEL TRABAJO

CONTROLES PREVIOS CONTROLES A CONTROLES POR

COMPETIDORES RETROALIMENTACION
Asegurar la Garantizar los
Garantizar la
dirección resultados
ejecución
adecuada y los finales dentro
correcta de las
recursos e de los objetivos
operaciones del
insumos y estándares
flujo de trabajo
necesarios esperados
ANTES DE LA OPERACION DURANTE LA OPERACION DESPUES DE LA OPERACION

• Plan estratégico • Observación

• Informes mensuales
• Planes tácticos y • Acompañamiento
operacionales
• Informes anuales
• Inspección y corrección
• Planes de acción
• Auditoria periódicas
• Revisión del
• Presupuestos progreso
• Investigaciones
• Descripción de • Reuniones de staff
• Revisión del
cargos
• Sistemas de datos e desempeño
• Objetivos de inf. internas
• Evaluación de los
desempeño
• Programas de resultados del
• Planes de entrenamiento
entrenamiento
entrenamiento

CONTROL PREVIO CONTROL SIMULTANEO CONTROL POR RETROAL

 ACCIÓN CORRECTIVA
• El control busca mantener las operaciones dentro de los estándares establecidos para conseguir los
objetivos de la mejor manera posible.

• La acción correctiva es la acción administrativa que busca mantener el desempeño dentro del nivel de
los estándares establecidos para garantizar que todo se haga exactamente de acuerdo a lo planeado.

• El control busca alcanzar dos finalidades principales:

• Corrección de fallas o errores

• Prevención de nuevas fallas o errores.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DEL CONTROL

 Comparar los resultados con los  Transferir datos detallados de

planes generales. manera que muestren las
comparaciones y las variaciones.

 Evaluar los resultados con los  Sugerir las acciones correctivas

estándares de desempeño. cuando sean necesarias.

 Informar a los miembros

 Idear los medios efectivos para medir
responsables de las
las operaciones.
interpretaciones.

 Comunicar cuales son los medios de  Ajustar el control a la luz de los

medición. resultados del control.
 ENTRADAS
SUBSISTEMA DE PERSONAS, DINERO,
MATERIA PRIMA, MAQUINAS
CONTROL

PROCESO DE
NO ES
EL TRABAJO NECESARIA
CONTROL
CONTINUA NINGUNA ACCION
CORRECTIVA
EL DESEMPEÑO
COMIENZO ESTA DENTRO DE
DEL LOS ESTANDARES
CONTROL COMPARACION DEL
MEDICION DEL
DESEMPEÑO CON
DESEMPEÑO
LOS ESTANDARES
EL DESEMPEÑO
DIFIERE MUCHO
DE LOS
ACCION ESTANDARES
SE INICIA NUEVA CORRECTIVA:
SITUACION DE CAMBIAR PLANES,
TRABAJO ORGANIZACIÓN Y
METODOS

SALIDAS
Somos lo que el mundo
necesita