Tipos de Flujogramas

1
UNIDAD DE ESTUDIO SEIS

CONTROLES: APLICACIÓN
6.1 Diagramas de Flujo y Mapeo de Procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

6.2 Ciclos de Contabilidad y Controles Asociados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
6.3 Controles de Gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Esta unidad de estudio es la última de las cuatro unidades que abarcan el Campo V: Gobierno,
Gestión de Riesgos y Control del temario del examen CIA del IIA. Este campo cubre el 35% de la
Parte 1 del examen CIA y es evaluado en los niveles cognitivos básicos y de competencia. La porción
relevante del temario se resalta a continuación. (El temario completo se encuentra en el Apéndice B.)
Gobierno, gestión de riesgos y control (35 %)

A Describir el concepto de gobierno organizacional Básico
Reconocer el impacto de la cultura organizacional en el entorno de control general y los riesgos y
B Básico
controles individuales del trabajo
Reconocer e interpretar la ética de la organización y las cuestiones, las presuntas infracciones y las
C Básico
disposiciones relacionadas con el cumplimiento
D Describir la Responsabilidad Social Corporativa Básico
E Interpretar los conceptos fundamentales de riesgo y el proceso de gestión de riesgos Competencia
V Describir los marcos de gestión de riesgos globalmente aceptados que sean adecuados para la
F Básico
organización (COSO - ERM, ISO 31000, etc.)
G Examinar la efectividad de la gestión de riesgos dentro de los procesos y las funciones Competencia
Reconocer la idoneidad del papel de la actividad de auditoría interna en el proceso de gestión de
H Básico
riesgos de la organización
I Interpretar los conceptos de control interno y los tipos de controles Competencia
Aplicar los marcos de control interno globalmente aceptados que sean adecuados para la
J Competencia
organización (COSO, etc.)
K Examinar la efectividad y eficiencia de los controles internos Competencia
6.1 DIAGRAMAS DE FLUJO Y MAPEO DE PROCESOS

1. Usos de Diagramas de Flujo
a. Los diagramas de flujo son representaciones gráficas de la progresión de
la información paso a paso a través de la preparación, autorización, flujo,
almacenamiento, etc. El sistema representado puede ser manual, computarizado o
una combinación de los dos.
1) Los diagramas de flujo permiten a un auditor interno analizar un sistema e
identificar las fortalezas y las debilidades de los controles internos y las áreas
de énfasis apropiado de auditoría.
b. Los diagramas de flujo típicamente son usados durante la investigación preliminar
para obtener una comprensión de los procesos y controles del cliente.
Derecho de autor © 2019 Gleim Publications, Inc., y / o Internet Gleim, Inc. Todos los derechos reservados. Reproducción prohibida. www.gleim.com
2 UE 6: Controles: Aplicación
2. Símbolos de Diagramas de Flujo

a. Los símbolos de diagrama de flujo comúnmente utilizados incluyen los siguientes:
Figura 6-1
UE 6: Controles: Aplicación 3
3. Diagramas de Flujo Horizontales

a. Los diagramas de flujo horizontales (a veces denominados diagramas de flujo de
sistemas) representan áreas de responsabilidad (departamentos o funciones)
organizados horizontalmente en la página en columnas verticales. En consecuencia,
las actividades, los controles y los flujos de documentos que son la responsabilidad
de un departamento o función determinado se muestran en la misma columna. El
siguiente es un ejemplo:
Figura 6-2
4. Diagramas de Flujo Vertical

a. Los diagramas de flujo vertical, a veces denominados diagramas de flujo de
programas, presentan pasos sucesivos en un formato de arriba hacia abajo.
1) Su uso principal está en Ia representación de las acciones específicas llevadas
a cabo por un programa informático.
Figura 6-3
5. Diagramas de Flujo de Datos

a. Los diagramas de flujo de datos muestran como los datos fluyen hacia, desde y
dentro de un sistema informático y los procesos que manipulan los datos. Un
diagrama de flujo de datos puede ser usado para representar detalles de bajo nivel,
así como los procesos de un nivel superior.
1) Un sistema puede ser dividido en subsistemas, y cada subsistema puede
subdividirse en niveles cada vez más detallados. Por lo tanto, cualquier
proceso puede expandirse cuantas veces sea necesario para mostrar el nivel
de detalle requerido.
2) Los símbolos usados en un diagrama de flujo de datos se presentan a
continuación:
Figura 6-4
a) Ningún símbolo es necesario para los documentos u otras salidas ya que
los diagramas de flujo de datos representan solamente el flujo de los
datos. Por la misma razón, no existe distinción entre el almacenamiento
manual y el computarizado.
6. Mapeo de Procesos
a. El mapeo de procesos es una forma simple de los diagramas de flujo utilizados para
representar un proceso del cliente. A continuación, se encuentra un ejemplo de
mapa de procesos.
Figura 6-5
6.2 CICLOS DE CONTABILIDAD Y CONTROLES ASOCIADOS

1. Controles Internos
a. Un sistema de controles internos apropiadamente diseñado debe reducir el riesgo de
errores y evitar que un individuo pueda perpetrar y ocultar fraude. La estructura de
una organización y la asignación de tareas de trabajo deben diseñarse para segregar
ciertas funciones dentro de este entorno.
1) Deben considerarse criterios de costo-beneficio.
2. Segregación de Funciones
a. Para cualquier transacción, las siguientes tres funciones deben realizarse
separadamente por individuos en diferentes partes de la organización:
1) La autorización de la transacción
2) El registro de la transacción
3) La custodia de los activos asociados con la transacción
a) La siguiente ayuda nemotécnica es para las funciones que deben
mantenerse separadas por una segregación de funciones adecuadas:
A Autorización
R Registro
C Custodia
b. El sistema de control interno está diseñado para detectar el fraude hecho por una
persona, pero no el fraude por colusión o la anulación por parte de la dirección.
Los candidatos al CIA beben entender la segregación de funciones, un principio básico de control interno. Puede
encontrar múltiples preguntas sobre este tema en el examen.
3. Jerarquía de la Organización
a. En una organización mediana o grande, la segregación apropiada de funciones
puede lograrse al separar las responsabilidades de los siguientes ejecutivos a nivel
corporativo:
VP de Director de Director de VP de VP de
Operaciones Contabilidad (Contralor) Finanzas Administración Recursos Humanos
Ventas Cuentas por Cobrar Ingresos de Efectivo Mensajería Recursos Humanos
Bodega Facturación Desembolso de Efectivo
Recepción Cuentas por Pagar Crédito
Envío Libro Mayor General
Producción Control de Inventario
Compras Contabilidad de Costos
Nómina
b. Por favor tenga en cuenta que no todas las preguntas en el examen CIA seguirán este
formato.
4. Ciclos Contables
a. El proceso contable puede describirse en términos de cinco ciclos:
1) Ventas a los clientes a crédito y el reconocimiento de cuentas por cobrar
2) Recaudación de efectivo de cuentas por cobrar a clientes
3) Compras a crédito y reconocimiento de cuentas por pagar
4) Pago en efectivo (desembolso) para satisfacer deudas comerciales
5) Pago a los empleados por el trabajo realizado y la asignación de costos
b. En las siguientes páginas hay cinco diagramas de flujo y tablas que representan
los pasos en los ciclos y los controles en cada paso para una organización lo
suficientemente grande para tener una separación óptima de funciones.
1) En las organizaciones pequeñas y medianas, algunas tareas deben
combinarse. El auditor interno debe evaluar si la segregación de funciones de
la organización es adecuada.
5. Nota del Autor:
a. A excepción de los cheques manuales y los avisos de pago, los diagramas de flujo
presentados no asumen el uso de sistemas basados en papel o electrónicos. Cada
símbolo en el documento representa una actividad o control comercial, bien sea
manual o computarizado.
b. En los siguientes diagramas , los documentos que se originan fuera de la
organización están separados por un borde más grueso.
c. Las siguientes explicaciones detalladas de los ciclos contables no necesitan ser
memorizadas. Sin embargo, usted debe ser capaz de entenderlas, y ser capaz de
relacionar estos ciclos genéricos con la forma como la empresa para la que trabaja
los maneja. Si usted comprende estos ciclos y sus técnicas de control respectivas,
usted debe ser capaz de responder cualquier tipo de pregunta que se relacione con
los ciclos contables y sus controles en el examen CIA.
d. Por favor tenga en cuenta que no todas las preguntas en el examen CIA seguirán los
ciclos exactos descritos en las siguientes páginas.
Figura 6-6
Ciclo de Ventas – Cuenta por Cobrar
Función: Autorización Custodia Registro

Departamento: Cliente Ventas Crédito Facturación Envío Bodega Control de Cuentas Libro
Inventario por Cobrar Mayor
Paso Actividad de Negocios Control Integrado

1 Ventas recibe una orden del cliente por la Conciliación de las órdenes de ventas numeradas
mercancía, prepara una orden de ventas y la secuencialmente ayuda a asegurar que las
envía a Crédito. órdenes son legítimas.
2 Crédito realiza una comprobación de crédito al Asegura que la mercancía es enviada solo a
cliente. Si el cliente es solvente, Crédito aprueba clientes reales y que la cuenta no se vuelva
la orden de ventas. incobrable.
3 Crédito envía la orden de ventas aprobada Notifica estos departamentos que se ha realizado
al departamento de Ventas, Bodega, Envío, una venta legítima.
Facturación y Control de Inventario.
4 Al recibir una orden de ventas aprobada, Ventas Las expectativas del cliente de recibir
manda una confirmación al cliente. la mercancía reducen las posibilidades
de desviación o apropiación indebida.
5 Al recibir una orden de ventas aprobada, la Asegura que la mercancía es retirada de Bodega
Bodega extrae la mercancía, prepara una lista solo como parte de una venta legítima.
de empaque y envía las dos al departamento de
Envíos.
6 El departamento de Envíos verifica que la Asegura que la mercancía correcta sea enviada.
mercancía recibida desde la Bodega coincida
con la orden de ventas aprobada, prepara
un conocimiento de embarque y envía la
mercancía al cliente.
7 El departamento de Envíos manda la lista de Notifica a estos departamentos que la mercancía
empaque y el conocimiento de embarque a ha sido enviada.
Control de Inventario y Facturación.
8 Al recibir la lista de empaque y el conocimiento Asegura que los recuentos de unidades
de embarque, el departamento de Control de de inventario se actualicen una vez que la
Inventario los compara con la orden de ventas mercancía ha sido enviada. Actualizar los
aprobada y actualiza el sistema de inventario. archivos de inventario y Libro Mayor por separado
proporciona un control contable adicional cuando
son periódicamente conciliados.
9 Al recibir la lista de empaque y el conocimiento Asegura que a los clientes se les facture por toda
de embarque, el departamento de Facturación la mercancía y solamente la mercancía que ha
los compara con la orden de ventas aprobada, sido enviada. La Conciliación de transacciones
prepara una factura y la envía al cliente. Si de factura numeradas secuencialmente ayuda a
la factura es en papel, una remesa de pago prevenir la apropiación indebida de mercancía.
se incluye para uso en el ciclo de ingresos de
efectivo.
10 Ventas recibe la factura del departamento de Previene doble envío de órdenes completadas y
Facturación y actualiza el archivo de órdenes de permite el seguimiento de órdenes parcialmente
ventas. llenas.
11 Cuentas por Cobrar recibe la factura del Asegura que las cuentas de los clientes se
departamento de Facturación y registra un mantengan actualizadas.
asiento de diario en el archivo de AR.
12 Cuentas por Cobrar prepara un resumen de Actualizar los archivos de Cuentas por Cobrar y
todas las facturas del día y las envía a Libro Libro Mayor por separado proporciona un control
Mayor para registrar el total en el archivo de Libro contable adicional cuando son periódicamente
Mayor. conciliados.
Figura 6-7
Ciclo de Ingresos de Efectivo

Departamento: Cliente Banco Mensajería Ingresos Cuentas Libro
de Efectivo por Cobrar Mayor

1 Mensajería abre el correo de los clientes. Reduce el riesgo de apropiación indebida por
Dos empleados están presentes en todo parte de un solo empleado.
momento. Los cheques de los clientes
inmediatamente son endosados "Solo
para Depósito." Las remesas de pago son
separadas.
2 Mensajería prepara una lista de remesas de La lista de remesas de pago proporciona un
pago de todos los cheques recibidos durante control total para la conciliación posterior.
el día y la envía con los cheques a Ingresos
de Efectivo.
3 Ingresos de Efectivo prepara una remesa de El banco proporciona evidencia independiente
depósito y deposita los cheques en el banco. de que el monto total fue depositado.
El Banco valida la remesa de depósito.
4 Al recibir la remesa de depósito validada, Asegura que el diario de Ingresos de
Ingresos de Efectivo registra un asiento de Efectivo sea actualizado por el monto
diario en el diario de Ingresos de Efectivo. realmente depositado.
5 Mensajería también envía la lista de Actualizar los archivos de Cuentas por Cobrar
remesas a Libro Mayor para registrar el y Libro Mayor por separado proporciona
monto total en el archivo de Libro Mayor. un control contable adicional cuando son
periódicamente conciliados.
6 Mensajería también envía la lista de Asegura que las cuentas de los clientes se
remesas y remesas de pago a Cuentas mantengan actualizadas
por Cobrar para actualizar las cuentas de
clientes.
7 Cuentas por Cobrar envía periódicamente Los clientes se quejarán sobre facturaciones
estados de cuentas a los clientes mostrando erróneas o pagos faltantes.
todas las ventas y actividades de pago.
Figura 6-8
Ciclos de Compras – Cuentas por Pagar

Departamento: Control de Compras Proveedor Recepción Bodega Cuentas Libro Mayor
Inventario por Pagar

1 Control de Inventario prepara una solicitud de Los niveles de inventario predeterminados
compra cuando el inventario se acerca al punto activan la autorización para iniciar la transacción
de pedido y la envía a Compras y Cuentas por de compra.
Pagar.
2 Compras busca proveedores autorizados en el Asegura que la mercancía es comprada
archivo de proveedores, prepara una orden de solo a proveedores que han sido aprobados
compra y actualiza el archivo de la orden de previamente para su confiabilidad.
compra.
La conciliación de las órdenes de compra
numeradas secuencialmente ayuda a garantizar
que las órdenes son legítimas.
El Proveedor prepara la mercancía para su
envío.
3 Compras envía la orden de compra al Recepción se pone en aviso para esperar el
Proveedor, a la Recepción y a Cuentas envío.
por Pagar. La copia de recepción tiene las
cantidades en blanco.
Cuentas por Pagar recibe un aviso que el
pasivo de este proveedor va aumentar.
4 Cuentas por Pagar prepara un resumen de Actualizar los archivos de Cuentas por Pagar
todas las órdenes de compra emitidas del día y Libro Mayor por separado proporciona
y las envía a Libro Mayor para registrar el total un control contable adicional cuando son
en el archivo de Libro Mayor. periódicamente conciliados.
5 La mercancía llega a Recepción con una lista Debido a que las cantidades están en blanco en
de empaque. la copia de la orden de compra de Recepción,
los empleados no pueden asumir que la orden
esta correcta como se recibe y deben contar la
mercancía.
6 Recepción prepara un informe de recepción y Detecta discrepancias entre la lista de empaque
lo envía con la mercancía a la Bodega. del proveedor y la mercancía actual recibida.
7 Bodega verifica que la mercancía recibida Detecta cualquier pérdida o daño entre
coincide con aquella listada en el informe de Recepción y Bodega.
recepción.
8 Recepción envía el informe de recepción y Asegura que los registros de inventario estén
la lista de empaque a Control de Inventario actualizados. La actualización de los archivos
para compararlos con la solicitud de compra y de inventario y Libro Mayor por separado
actualiza los registros de inventario. proporciona un control contable adicional
cuando son periódicamente conciliados.
9 Recepción también envía el informe de Asegura que las cuentas de proveedores están
recepción a Cuentas por Pagar para actualizadas.
compararlo con la orden de compra y la
solicitud de compras y la actualización
del archivo de Cuentas por Pagar.
Figura 6-9
Ciclo de Desembolsos de Efectivo

Departamento: Proveedor Compras Pagos en Cuentas Libro
Efectivo por Pagar Mayor

1 Compras recibe una factura del proveedor Asegura que los proveedores reciban un pago
y una remesa de pago. La remesa de pago oportuno por la mercancía recibida y que
se separa y se archiva. La factura se compara Compras puedan dar seguimiento a órdenes
con la orden de compra y es aprobada para parcialmente llenas.
pago. La orden de compra se marca como
cerrada, y la aprobación se envía a Cuentas
por Pagar.
2 Cuentas por Pagar compara la factura Asegura que la factura es por la mercancía
del proveedor aprobada con el archivo realmente recibida y que no se pueda realizar
de cuentas por pagar y emite un un pago duplicado.
comprobante de pago a pagos en Efectivo.
3 Al recibir un comprobante de pago con una Asegura que los pagos se realicen solo
factura del proveedor aprobada, Pagos cuando la mercancía se ha recibido.
en Efectivo emite un cheque y lo envía a
Compras.
4 Compras envía la remesa de pago con el Establece el pasivo con el proveedor.
cheque al proveedor.
5 Pagos en Efectivo prepara un registro de Asegura que el diario de pagos en efectivo
cheques de todos los cheques emitidos sea actualizado por el total de cheques
durante el día y registra una entrada en el solicitados.
asiento de diario de pagos en efectivo.
6 El registro de cheques también se envía Actualizar los archivos de Cuentas por Pagar
a Libro Mayor para registrar el total en el y Libro Mayor por separado proporciona
archivo de Libro Mayor. un control contable adicional cuando son
conciliados periódicamente.
Figura 6-10
Ciclo de Nómina

Departamento: Recursos Producción Desembolsos Banco Registro Contabilidad Nómina Cuentas Libro
Humanos de Efectivo de de Costos por Mayor
Jornadas Pagar

1 Recursos Humanos envía una lista de los Asegura que solo las personas reales sean
empleados autorizados, las tasas de pago y las procesados en la nómina y que las tasas de pago
deducciones de nómina. y la cantidad a retener en impuestos son precisas.
2 Los empleados registran el comienzo y Mecánica o electrónicamente captura las horas de
final de la jornada laboral en las tarjetas para trabajo de los empleados.
marcación.
3 Los empleados registran la jornada laboral en Permite la acumulación de los costos laborales por
diversas tareas en las tarjetas de tiempo de trabajo, así como el seguimiento de la mano de
trabajos. obra directa e indirecta.
4 Al final del período de pago, un supervisor de Asegura que los empleados trabajan solamente
producción aprueba las tarjetas para marcación las horas autorizadas.
y las tarjetas de tiempo de trabajos y las envía
al Registro de Jornadas.
5 Registro de Jornadas concilia las tarjetas para Asegura que los empleados reciben pago solo por
marcación y las tarjetas de tiempo de trabajos. las horas actuales trabajadas.
6 Registro de Jornadas prepara un resumen de Asegura que los costos directos de mano de
las horas trabajadas por trabajo y lo envía obra son asignados de manera adecuada a los
a Contabilidad de Costos para actualizar los trabajos.
registros de trabajo.
7 Registro de Jornadas prepara un resumen de las Asegura que los empleados reciben pago con la
horas trabajadas por empleado y lo envía a cantidad apropiada.
Nómina. Nómina compara el resumen con la lista
de empleados autorizados, prepara un registro
de nómina y actualiza los registros de nómina.
8 Cuentas por Pagar recibe el registro de nómina Asegura que un pago se acumule. Autoriza el
del departamento de Nómina, prepara un movimiento de efectivo en la cuenta de anticipos
comprobante de pago y lo envía junto con el de nómina.
registro de nómina a Pagos en Efectivo.
9 Cuentas por Pagar también envía el registro de Actualizar los archivos de Cuentas por Pagar y
nómina a Libro Mayor para registrar el monto total Libro Mayor por separado proporciona un control
en el archivo de Libro Mayor. contable adicional cuando son periódicamente
conciliados.
10 Desembolsos de efectivo compara el Asegura que la cantidad correcta es transferida a
comprobante de pago con el registro total la cuenta de anticipos de nómina y las autoridades
de nómina e inicia transferencias bancarias gubernamentales.
correspondientes.
11 Desembolsos de Efectivo ejecuta tres El uso de una cuenta de anticipos de nómina
transferencias bancarias. permite invertir fondos inactivos y aislar fondos
relacionados con cheques sin cobrar.
En Estados Unidos los impuestos retenidos
federales son transferidos a la tesorería de los
Estados Unidos.
En Estados Unidos los impuestos retenidos
estatales son transferidos al gobierno estatal.
12 Los empleados pagados con cheque manual Asegura que Nómina o el personal de supervisión
reciben cheques por personal de tesorería, no por no puedan cometer fraude a través de la creación
nómina o sus supervisores. de empleados ficticios.
6.3 CONTROLES DE GESTIÓN

1. Roles y Responsabilidades
a. Dirección
1) El director general ejecutivo debe establecer la pauta en el nivel superior. Las
organizaciones reflejan los valores éticos y la conciencia de control del director
general ejecutivo.
2) El director de contabilidad también tiene una función crucial que desempeñar.
El personal de contabilidad tiene conocimiento de las actividades en todos los
niveles de la organización.
b. Consejo de Directores
1) El compromiso de la entidad con la integridad y los valores éticos se refleja en
las selecciones por parte del Consejo para posiciones en la alta dirección.
2) Para ser efectivo, los miembros del Consejo deben tener capacidad de juicio
objetivo, tener conocimientos sobre la industria de la organización y estar
dispuestos a hacer preguntas relevantes sobre las decisiones de la dirección.
3) Los subcomités del Consejo importantes en organizaciones de suficiente
tamaño y complejidad, incluyen el comité de auditoría, el comité de
compensación, el comité financiero y el comité de riesgos.
c. Auditores Internos
1) La dirección tiene la responsabilidad principal del diseño y funcionamiento del
sistema de controles internos. Sin embargo, la función de auditoría interna de
una organización juega una función importante de consultoría y asesoramiento.
2) La función de auditoría interna también evalúa la solidez del sistema de
controles internos al realizar revisiones sistemáticas de acuerdo a las normas
profesionales.
3) Para permanecer independiente al llevar a cabo estas revisiones, la función
de auditoría interna no puede ser responsable de seleccionar y ejecutar
los controles.
d. Otro Personal
1) Cada miembro en la entidad debe estar involucrado en el control interno y se
espera que realice sus actividades de control de manera adecuada.
2) Además, todos los empleados deben entender que se espera que informen a
sus superiores en la entidad sobre los casos de controles débiles cuando los
controles no están funcionando según lo previsto.
2. Control Impuesto y Autocontrol
a. El control impuesto es el enfoque tradicional, mecánico. Mide el desempeño contra las
normas y luego toma acciones correctivas a través de la persona responsable de la
función o área que se está evaluando.
1) Aunque es común, tiene la desventaja de que la acción correctiva tiende a
producirse después del desempeño. El resultado puede ser una respuesta a
un desempeño deficiente en lugar de su prevención.
b. El autocontrol evalúa todo el proceso de gestión y las funciones desempeñadas.
Por lo tanto, este pretende mejorar el proceso en lugar de simplemente corregir el
desempeño específico del director. La gestión por objetivos es un ejemplo.
3. Definición Alternativa de Control

a. Sawyer, Dittenhofer y Scheiner en Sawyer’s Internal Auditing (Altamonte Springs,
FL, The Institute of Internal Auditors, 5th ed., 2003, páginas 82-86) definen control y
describen los medios para lograr el control. Su definición es la siguiente:
El empleo de todos los medios diseñados en una empresa para promover, dirigir,
limitar, gobernar y revisar sus diversas actividades con el fin de garantizar la
consecución de los objetivos de la empresa. Estos medios de control incluyen,
pero no se limitan a, forma de organización, políticas, sistemas, procedimientos,
instrucciones, normas, comités, esquemas contables, pronósticos, presupuestos,
programas, reportes, registros, listas de verificación, métodos, dispositivos y
auditoría interna.
b. Nota del autor: El autor prefiere la definición de la 5ª edición de Sawyer en lugar de la
6ª edición. Puede ser más útil para los candidatos al examen CIA.
4. Organización
a. La Organización, como un medio de control, es una estructuración intencional
aprobada de las funciones asignadas al personal dentro de la organización de modo
que se puedan alcanzar sus objetivos de manera eficiente y económica.
1) Las responsabilidades se deben dividir de modo que ninguna persona controle
todas las fases de una sola transacción (este punto se discute con más detalle
en la Subunidad 4.4).
2) Los directores deben tener la autoridad para tomar las acciones necesarias
para cumplir con sus responsabilidades.
3) La responsabilidad individual siempre debe estar claramente definida de modo
que no se pueda evadir ni exceder.
4) Un funcionario que asigna responsabilidades y delega autoridad a sus
subordinados debe tener un sistema eficaz de seguimiento. Su propósito es
asegurar que las tareas asignadas se realicen adecuadamente.
5) Las personas a quienes se les delega autoridad deben tener el permiso de
ejercer tal autoridad sin supervisión cercana. Pero deben consultar con sus
superiores en caso de que haya excepciones.
6) Se debe requerir que las personas rindan cuentas ante sus superiores por la
manera en que han realizado sus responsabilidades.
7) La organización debe ser lo suficientemente flexible para permitir cambios
en su estructura cuando cambian los planes operativos, las políticas y los
objetivos.
8) Las estructuras organizacionales deben ser lo más simples posible.
9) Se deben preparar organigramas y manuales de la organización. Estos
ayudan a planificar y controlar cambios, así como proporcionar una mejor
comprensión de la organización, la cadena de autoridad y la asignación de
responsabilidades.
5. Políticas
a. Una política es cualquier principio establecido que requiere, guía o restringe una
acción. Las políticas deben seguir ciertos principios.
1) Las políticas deben estar claramente establecidas por escrito en guías,
manuales u otras publicaciones organizadas sistemáticamente y deben ser
aprobadas adecuadamente. Pero cuando la cultura organizacional es sólida,
se reduce la necesidad de políticas formales y por escrito. En una cultura
sólida, la capacitación sustancial resulta en un alto grado de aceptación de los
valores clave de la organización. Por lo tanto, estos valores son intensamente
sostenidos y ampliamente compartidos.
2) Las políticas se deben comunicar sistemáticamente a todos los funcionarios y

empleados apropiados de la organización.
3) Las políticas deben cumplir con las leyes y regulaciones aplicables. Deben ser
consistentes con los objetivos y las políticas generales prescritas en los niveles
superiores.
4) Las políticas deben diseñarse para promover la realización de actividades
autorizadas de manera eficiente, efectiva y económica. Deben proporcionar
un grado satisfactorio de aseguramiento de que los recursos están protegidos
adecuadamente.
5) Las políticas deben revisarse periódicamente. Se deben revisar cuando
cambien las circunstancias.
6. Procedimientos
a. Los procedimientos son métodos empleados para realizar actividades de conformidad
con las políticas prescritas. Los mismos principios aplicables a las políticas son
también aplicables a los procedimientos. Además,
1) Para reducir la posibilidad de fraude y error, los procedimientos deben
coordinarse de modo que el trabajo de un empleado sea revisado
automáticamente por otro que esté realizando tareas prescritas separadas de
manera independiente. La medida en que las revisiones internas automáticas
se deben incorporar dentro del sistema de control depende de muchos
factores. Algunos ejemplos son (a) el grado de riesgo, (b) el costo de los
procedimientos preventivos, (c) la disponibilidad de personal, (d) el impacto
operativo y (e) la factibilidad.
2) Para operaciones que no son mecánicas, los procedimientos prescritos no
deben ser tan detallados como para reprimir el uso del juicio.
3) Para promover la máxima eficiencia y economía, los procedimientos prescritos
deben ser tan simples y asequibles como sea posible.
4) Los procedimientos no deben superponerse, entrar en conflicto ni duplicarse.
5) Se deben revisar periódicamente los procedimientos y se deben mejorar según
sea necesario.
7. Personal
a. Las personas contratadas o asignadas deben poseer las calificaciones necesarias
para realizar las tareas que se les asignen. La mejor forma de controlar el
desempeño de los individuos es la supervisión. Por lo tanto, se deben establecer
normas altas de supervisión. Las siguientes prácticas ayudan a mejorar el control:
1) Se debe investigar la honestidad y la confiabilidad de los nuevos empleados.
2) Se debe proporcionar capacitación a los empleados que les brinde la
oportunidad de mejorar y mantenerlos informados sobre las nuevas políticas y
procedimientos.
3) Se debe proporcionar información a los empleados sobre los deberes
y responsabilidades de otros segmentos de la organización. Así comprenderán
mejor dónde y cómo se ajustan sus tareas en la organización en general.
4) Se debe revisar periódicamente el desempeño de todos los empleados para
saber si están cumpliendo todos los requerimientos esenciales de su trabajo.
Se debe dar reconocimiento adecuado al desempeño superior. Se debe
discutir con los empleados las deficiencias en desempeño y brindarles una
oportunidad de mejorar su desempeño o mejorar sus habilidades.
8. Contabilidad
a. La contabilidad es el medio indispensable de control financiero sobre las
actividades y los recursos. Es un marco que puede ajustarse a las asignaciones
de responsabilidad. Además, es el marcador de resultados financieros de la
organización. El problema radica en cuáles resultados mantener. Algunos principios
básicos para que los sistemas contables sigan son:
1) La contabilidad debe ajustarse a las necesidades de la dirección para la toma
racional de decisiones racionales en lugar de los dictados en un libro de texto o
una lista de verificación.
2) La contabilidad se debe basar en líneas de responsabilidad.
3) Los reportes financieros de los resultados operativos deben ser paralelos a las
unidades organizacionales responsables de llevar a cabo las operaciones.
4) La contabilidad debe permitir identificar los costos controlables.
9. Presupuesto
a. Un presupuesto es una declaración de los resultados esperados expresados en
términos numéricos. Utilizado como control, establece una norma para el ingreso de
recursos y lo que se debe alcanzar como egresos y resultados.
1) Aquellos que son responsables de cumplir con un presupuesto deben participar
en su preparación.
2) Aquellos responsables de cumplir con un presupuesto deben recibir información
adecuada que compare los presupuestos con los eventos reales y muestra las
razones por cualquier varianza significativa.
a) La dirección debe asegurarse de recibir retroalimentación oportuna sobre
las variaciones de desempeño.
3) Todos los presupuestos subsidiarios deben vincularse con el presupuesto
general.
4) Los presupuestos deben definir objetivos que se puedan medir. Los
presupuestos no tienen sentido a menos que la dirección sepan por qué lo
tienen.
5) Los presupuestos deben ayudar a mejorar la estructura organizacional. Es
difícil definir normas objetivas de presupuesto en una combinación confusa
de subsistemas. La creación de presupuestos es, por lo tanto, una forma de
disciplina y coordinación.
10. Reportes
a. En la mayoría de las organizaciones, la dirección funciona y toma decisiones con
base en los reportes que recibe. Por lo tanto, los reportes deben ser oportunos,
precisos, significativos y rentables. A continuación, se muestran algunos principios
para establecer un sistema de reporte interno satisfactorio:
1) Los reportes deben realizarse de acuerdo con las responsabilidades asignadas.
2) Debe exigirse a las personas o las unidades que reporten únicamente acerca
de los asuntos de los que son responsables.
3) Se debe medir el costo de acumular datos y preparar reportes contra los
beneficios que se obtienen de los mismos.
4) Los reportes deben ser lo más simples posibles y consistentes con la
naturaleza del tema principal. Deben incluir solamente información que
satisfaga las necesidades de los lectores. Las clasificaciones y la terminología
comunes se deben utilizar lo más posible para evitar confusiones.
5) Cuando sea adecuado, los reportes de desempeño deben mostrar
comparaciones con normas predeterminadas de costo, calidad y cantidad. Los
costos controlables deben ser segregados.
6) Cuando no se puede reportar el desempeño en términos cuantitativos, los

reportes deben diseñarse para enfatizar las excepciones u otros asuntos que
requieran la atención de la dirección.
7) Para obtener su máximo valor, los reportes deben ser oportunos. Los reportes
oportunos basados parcialmente en estimados, pueden ser más útiles que los
reportes demorados que sean más precisos.
8) Las personas que reciben los reportes deben ser encuestados periódicamente
para saber si los reportes que están recibiendo son aún necesarios o si se
pueden mejorar los mismos.

Tipos de Flujogramas

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Tipos de Flujogramas

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Tipos de Flujogramas

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

1

UNIDAD DE ESTUDIO SEIS

6.1 Diagramas de Flujo y Mapeo de Procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Gobierno, gestión de riesgos y control (35 %)

6.1 DIAGRAMAS DE FLUJO Y MAPEO DE PROCESOS

2. Símbolos de Diagramas de Flujo

3. Diagramas de Flujo Horizontales

4. Diagramas de Flujo Vertical

5. Diagramas de Flujo de Datos

6.2 CICLOS DE CONTABILIDAD Y CONTROLES ASOCIADOS

Función: Autorización Custodia Registro

Paso Actividad de Negocios Control Integrado

Ciclo de Ingresos de Efectivo

Función: Autorización Custodia Registro

Paso Actividad de Negocios Control Integrado

Función: Autorización Custodia Registro

Paso Actividad de Negocios Control Integrado

Ciclo de Desembolsos de Efectivo

Función: Autorización Custodia Registro

Paso Actividad de Negocios Control Integrado

Función: Autorización Custodia Registro

Paso Actividad de Negocios Control Integrado

6.3 CONTROLES DE GESTIÓN

3. Definición Alternativa de Control

2) Las políticas se deben comunicar sistemáticamente a todos los funcionarios y

6) Cuando no se puede reportar el desempeño en términos cuantitativos, los

También podría gustarte