Evidencia 4 Aprendizaje 7

EVIDENCIA #4
PROPUESTA “CASO PIO PIO Y MAS PIÓ”
DENILSON MANUEL DÍAZ COGOLLO
INSTRUCTOR : LAURA MARCELA BORRERO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
DEPARTAMENTO ARMENIA
REGIONAL DEL QUINDÍO
GESTIÓN LOGÍSTICA
FICHA 2374611
2022
1. Afectar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas
mostradas en el caso propuesto para la evidencia.
Diagnóstico de Problemas Soluciones Encontradas Cambios Tecnológicos de

Información
Cada área maneja de maneras - Programaciones y
independientes sus funciones bitácoras en Excel o Word -
y responsabilidades con sus Sistema interno de separación
propios criterios y prioridades. y chequeo en poket
Para poder dar solución a esta - Tener carpetas
Déficit de comunicación entre compartidas o acceso a las
dificultad es necesario crear
todas las áreas de la empresa programaciones diarias para
a la hora de sincronizar sus unos canales de comunicación
que las áreas puedan consultar
procesos efectiva y asertiva entre todas cuando sea necesario.
las áreas para que puedan - Contar con dispositivos
trabajar de la mano y poder tecnológicos en las áreas y
solventar las novedades que se dependencias (impresoras,
presentan en el día a día fax, teléfonos ,PC)
Es necesario clasificar los tipos - Implementar el sistema

de pedidos y de clientes que tecnológico SAP en el cual se
tienen programados para puede realizar todo el proceso
entrega para no mezclarlos con del pedido desde su recepción
la finalidad de poder hasta su entrega final
centralizarlos y generar permitiendo hacer seguimiento
entregas más efectivas satelital y confirma cuando los
Mal distribución de las rutas generando mayor pedidos sean entregados.
de la compañía. cumplimiento y satisfacción a - Con el aplicativo tendrá
los clientes. A pesar que no se mayor control de los pedidos.
tenga una flota muy amplia de Se trabajara con plannig para
transporte desde que esta sea gestionar cargas y vehículos
bien distribuida se puede disponibles.
cumplir en gran (o totalidad) lo
solicitado por los clientes.
En la mayoría de los casos se
evidencia que los funcionarios - Realizar capacitaciones
ya se encuentran trabajando constantes sin importar la
Falta de compromiso de parte bajo una gran desmotivación o distancia o ubicación del
de los funcionarios. en su zona de confort donde personal por medio de skype
no buscan soluciones que empresarial.
mejoren el proceso de raíz. Se - Promover a través del
debe generar una desarrollo de una aplicación
sensibilización a todo el interna la mejor comunicación
personal para que se apropie entre áreas.
de su cargo y de las funciones
que este tiene asignadas
trayendo consigo una mejora
notoria en todos los demás
procesos y áreas involucradas.
A raíz que el inventario se
actualiza una sola vez al día (a
primera hora) se corre el
riesgo que al momento de - Al implementar SAP,
presupuestar o realizar un permitirá tener un mayor
pedido esta información ya no control de los inventarios ya
sea confiable. La solución a que estos se van actualizando
esta novedad es que el área automáticamente a medida
Inventarios Desactualizados. encargada realice la que va saliendo pedidos. -
actualización de este SAP permitirá tener un
inventario mínimo dos veces al acceso a los consumos y
día (mañana y medio día) para generar un promedio para
con esta información tener poder tener un stock de
mayor certeza si se debe seguridad y no causar
generar un plan de acción incumplimiento a los clientes.
oportuno para poder dar el
mayor cumplimiento al cliente.
Se evidencia que se presenta - Correo electrónico y
un alto número de novedades manejo de WhatsApp
en el despacho de los pedidos. corporativo para tener mayor
Para poder minimizar esto es comunicación con los clientes.
necesario capacitar - Enviar los pedidos con
adecuadamente el personal sus respectivas órdenes para
Errores en los Despachos de no alterar y tener tiempos
para que realicen una
Pedidos. muertos en las entregas por no
adecuada digitación y los
pedidos lleguen al área remitir este documento. - Con
encargada de la separación con SAP se realizará un control más
las cantidades, referencias y riguroso de la separación de
gramajes solicitados por el los pedidos para disminuir los
cliente. errores.
2. Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados, contemplando:
- La descripción de los procesos.

- Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.
- Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios y transacciones.
Al analizar el caso expuesto de la compañía Pio Pio y Mas Pio, se evidencia que tienen muchos
puntos críticos en las operaciones por lo anterior es necesario realizar planes de acción y cambios
en los mismo para que se refleje mejoramiento.
 Telemercaderista: Milena, se encarga de tomar los pedidos de T a T, mayoristas y algunos

clientes que llamamos especiales.
 Telemercaderista: Erika, es quien toma los pedidos de los supermercados, es una de las
personas que más tiene experiencia en su puesto de trabajo y que conoce los demás
procesos.
 Auxiliar de facturación Caja: Carla, es la persona encargada de revisar los documentos que
deben entregar los auxiliares de servicio como facturas, ruteros, notas créditos.
 Analista de inventarios: Mauricio, se encarga de generar en el sistema a primera hora un

inventario de todas las referencias y de revisar que las bodegas del producto manejado
como congelado y refrigerado estén de acuerdo al kardex que arroja el sistema.
 Encargado Canastillas: Juan, proporcionar tanto las canastillas a la planta como a la

distribución.
 Servicio al cliente: Paula, debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos de los
clientes.
 Facturador: Jimmy, Registra los despachos en los formatos para la facturación.
 Supervisora distribución y transporte: Sandra, Encargada de la programación de las rutas

de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.
 Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el alistamiento de

los pedidos y la organización de los cuartos fríos.
 Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor logístico.
 Gerente general: Tiene la responsabilidad general de administrar los elementos de

ingresos y costos de la compañía.
 Supervisor de ventas: Alex, Se encarga de todo lo relacionado con el equipo de trabajo de

ventas y de que todas las ventas se realicen exitosamente.
• Falta de Comunicación: Los funcionarios no trabajan en equipo ni de manera engranada

con las demás áreas de las que depende su proceso. Por esta razón se presentan múltiples
falles y errores. Las áreas al ver las falencias se pasan entre ellas mismas la responsabilidad
del error lo cual dificulta más poder mejorar los resultados. Esto se da debido a la falta de
culturización por parte de la compañía hacia los trabajadores y tal vez no se dan a conocer
los valores y políticas internas de la compañía.
• Falta de Capacitación al Personal: El personal que tiene la compañía es muy competitivo y

se destaca no solo por cumplir con sus funciones si no por tener conocimientos básicos de
otros procesos que se realizan en la compañía. Es importante poder estabilizar las áreas
pero también realizar periódicamente rotaciones por las diferentes áreas para que todo el
personal este en capacidad de poder asumir y solucionar cualquier proceso que se tenga a
cargo. Es muy importante que cada uno tenga muy presente sus funciones y alcances pero
también conocer a quien recurrir cuando se presenten dificultades.
• Procesos sin documentar: En la empresa se manejan muchos procesos y procedimientos

internos, los cuales en su mayoría se encuentran documentados, sin embargo hay otro
tanto que no tiene esto y por esta razón se presentan frecuentemente errores.
• Despachos sin Revisión: Al presentarse tanto desorden en los procesos los pedidos y
despachos no se realizan correctamente pero tampoco se hace una revisión previa a hacer
el enrutamiento. Por esta razón han incumplido a muchos clientes y en varias
oportunidades los han perdido.
Se recomienda la implementación y el uso de la herramienta tecnológica SAP, sería de gran

utilidad porque es un sistema de información que abarca todo tipo de requerimientos y
necesidades que se presenten dentro de un proceso. Adicional permite un gran uso de bases de
datos y recolección de información para poder consolidar y dar adecuado manejo global de toda la
operación logística de la compañía.

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INSTRUCTOR : LAURA MARCELA BORRERO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DEL QUINDÍO

Diagnóstico de Problemas Soluciones Encontradas Cambios Tecnológicos de

Es necesario clasificar los tipos - Implementar el sistema

2. Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados, contemplando:

- La descripción de los procesos.

 Telemercaderista: Milena, se encarga de tomar los pedidos de T a T, mayoristas y algunos

 Analista de inventarios: Mauricio, se encarga de generar en el sistema a primera hora un

 Encargado Canastillas: Juan, proporcionar tanto las canastillas a la planta como a la

 Facturador: Jimmy, Registra los despachos en los formatos para la facturación.

 Supervisora distribución y transporte: Sandra, Encargada de la programación de las rutas

 Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el alistamiento de

 Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor logístico.

 Gerente general: Tiene la responsabilidad general de administrar los elementos de

 Supervisor de ventas: Alex, Se encarga de todo lo relacionado con el equipo de trabajo de

• Falta de Comunicación: Los funcionarios no trabajan en equipo ni de manera engranada

• Falta de Capacitación al Personal: El personal que tiene la compañía es muy competitivo y

• Procesos sin documentar: En la empresa se manejan muchos procesos y procedimientos

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