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INFORME DE AUDITORIA DE Versión: 01

CONTROL
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FECHA DEL INFORME: FECHA DE LA AUDITORIA:
Inicio 2015 – 06 - 09
2015 07 03 Finalización 2015-07-07-31

PROCESO
A1- Gestión Financiera - Administración de Recursos Financieros
AUDITADO:
AUDITOR(ES): Sandra Lucía López Pedreros – Asesor con funciones de Jefe de
Control Interno.
María Margarita Peña Vargas – Profesional Especializado.
OBJETO: Verificar el cumplimiento de las disposiciones y preceptos legales
vigentes para la Administración de Recursos Financieros en el primer
trimestre de 2015; así como también el cumplimiento de directrices
internas de la entidad dispuestos a través de manuales, procedimientos,
instructivos del proceso A1. De igual manera, revisar las
recomendaciones realizadas en el informe de Control Interno Contable
realizado en el mes de marzo de 2015 y la ejecución del plan de acción
del proceso dentro del alcance de la auditoria.
ALCANCE: Primer trimestre de 2015 e informe de Control Interno Contable.
METODOLOGÍA: El muestreo realizado estuvo dado de forma indiscriminada y
discrecional; dada la información tenida para efectos de inspección y
verificación.

Adicionalmente se aplicaron procedimientos de auditoría como:

1. Consulta: realizando preguntas a los integrantes del grupo

financiero obteniendo respuestas orales.

2. Observación: se observaron los procedimientos establecidos en

el SIG y la normatividad que aplicará a la observación.

3. Inspección: se estudiaron documentos y registros como los

expedientes contractuales, ordenes de pago, comprobantes del
sistema STONE, registros de páginas web, entre otros.

4. Revisión de comprobantes: la revisión de comprobantes se

realizó específicamente para probar la validez de la información
documentada o registrada.

5. Rastreo: el rastreo se realizó específicamente para probar la

integridad de la información documentada o registrada.

6. Procedimientos analíticos: se utilizó para identificar anomalías

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en la información tales como fluctuaciones, diferencias o
correlaciones inesperadas con respecto a la regulaciones
normativas tanto internamente como a nivel nacional.

7. Confirmación: Consistió en la obtención de verificación directa.

Finalmente se identificaron las observaciones de auditoría o hallazgos

que contienen los siguientes elementos:

1. Condición: La evidencia basada en hechos que encontró el

auditor interno (realidad).
2. Criterios: Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al
realizar la evaluación, (lo que debe ser).
3. Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la
condición esperada y la real, que generan condiciones
adversas (qué originó la diferencia encontrada).
4. Consecuencias o Efectos: Los efectos adversos, reales o
potenciales, de la brecha entre la condición existente y los
criterios, (qué efectos puede ocasionar la diferencia
encontrada).

Finalmente se realizan recomendaciones para cada una de las

observaciones identificadas

CRITERIOS DE Los criterios tenidos durante el desarrollo de la auditoría fueron

AUDITORÍA: básicamente: documentos fuente, procesos y procedimientos del SIG,
reportes de los sistemas de información, cruces y validaciones entre
los sistemas de información, página web, intranet, normas aplicables al
proceso etc. Se especifica en cada una de las observaciones.
RECURSOS: Para la realización de la auditoría se hizo uso de recursos como:
Expedientes contractuales, equipo de cómputo, internet, intranet,
registros de activos fijos de STONE y en Excel entre otros.

OBSERVACIONES Y/O HALLAZGOS

Aspectos positivos

Total y entera disposición por parte del Coordinador del Grupo de Gestión Financiera René
Hideki Dokú Vendries, para dilucidar inquietudes durante la auditoría y en general para
suministrar la información requerida para efectos de inspección y verificación.

Limitaciones
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Pese a que se efectuara requerimiento para obtención de usuario de consulta de Control

Interno en el Sistema Integrado de Información Financiera no se ha tenido a la fecha de
emisión de este informe (2015-07-03) el usuario solicitado en comento.

Respecto al usuario para consulta en el aplicativo Stone, informó el Director del Proyecto
Marco Antonio Rueda que como firma proveedora del Software no realiza ingresos de nuevos
usuarios dentro del sistema y que para eso realizó capacitación en su momento a la doctora
Marina Azucen Medina, para que realizara administración del sistema y creara los usuarios
correspondientes.

OBSERVACION No. 1. Desarrollo del proceso contable

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Condición:

El proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el

reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones
financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la
capacidad para prestar servicios.

En las notas a los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, quedó señalado en el

numeral 1.3 dentro de las limitaciones y deficiencias de tipo operativo que inciden en el
normal desarrollo del proceso contable información de excel para procesos que aunque se
adquirió los aplicativos no se ha logrado que cada área realice oportunamente los ajustes
que requieren los aplicativos.

A partir del señalamiento efectuado a través de las notas a los estados financieros con corte
a 31 de diciembre de 2014 y a la fecha de esta revisión según documento de radicado
152868-0 (emitido según radicado el 9 de junio de 2015 , pero según el texto de 2014), no
hay certeza de cuándo entrará en producción el módulo de nómina del software de Stone,
dado que en el último párrafo del literal b, el Director de proyectos de Stone señala aún se
están realizando validaciones pero no queda claridad y/o precisión en términos cronológicos
hasta cuando irán las mismas (validaciones) para tener total y plena funcionalidad de la
herramienta adquirida desde noviembre de 2013, mediante contrato 085-2013.

Sumado a lo anterior, en ausencia de manual de políticas contables de la entidad y

respecto a la funcionalidad del módulo de inventarios y activos fijos quedó también señalado
en las notas a los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, en el ítem 3 del numeral
1.2 que trata de Políticas y prácticas contables: Las depreciaciones y amortizaciones de la
propiedad planta y equipo se registra en el SIIF Nación II en forma global y el detalle
individualizado se controla en el aplicativo Stone.

Por lo señalado en el párrafo precedente y tras la solicitud de saldos realizada por la

Asesora con funciones de Jefe de Control interno a la Coordinadora de Servicios
Administrativos Luz Angela Gallego Holguin, para todas las cuentas de la Propiedad Planta
y Equipo mes a mes
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de enero a mayo de 2015, no se tuvo reporte a tal nivel de detalle emanado del aplicativo
Stone; pues se recibió un archivo en PDF de 874 hojas, desconociendo oficialmente si el
aplicativo no propicia este tipo de reportes simples para consulta.

Mediante correo electrónico enviado por la Coordinadora de Servicios Administrativos Luz

Angela Gallego Holguin, en donde remitiera el PDF, denominado consolidado de las
cuentas, se encontró a partir del reporte en mención:

1. Reporte que contiene 874 hojas, forma esta que de entrada puede concluirse hay
algo más que los saldos de las cuentas que conforman contablemente las
Propiedades Planta y Equipo del Instituto Nacional de metrología mes a mes de
enero a mayo de 2015.

2. Por la presunta denominación del reporte: ACTIVOS FIJOS - Relación de placas

pudiera concluir cualquier lector corresponde a una relación de las placas de los
bienes y/o elementos que conforman las Propiedades, planta y equipo de la entidad.

3. Ausencia de la fecha de corte y/o el rango de las fechas que comprende el período
del informe. La única fecha que se observa en el archivo denominado consolidado de
cuentas parece ser es la fecha de la generación del reporte.

4. El gráfico que muestra el reporte no genera y/o aporta valor a la información

suministrada para el caso. El gráfico de barras titulado acumulado costo no presenta
nombre los ejes, en el eje de la Y hay valores de 0 a 16.000 millones, mientras que
en el de la X hay números de uno a nueve con dos decimales. En el mismo gráfico
también se encuentran convenciones que lista la misma información del eje de la X.

5. A partir de los títulos del reporte no es práctico para efectos de ilustración y/o
entendimiento la información que se tiene para:

ADICIÓN: A partir del primer ítem en la primera hoja del reporte muestra un
consecutivo que arranca de cero
SERIE: La totalidad de este campo figura 0
VIDA ÚTIL: En la primera hoja del ejemplo figura un valor de 18.000,
desconociéndose si corresponde a un número entero con decimales y/o a días,
meses o años.
DIAS DEPR: Por la abreviatura y la información registrada no se puede concluir a
partir del reporte como tal si corresponde a los días por depreciar y/o los días que se
ha depreciado el bien.
PROC: La abreviatura no da mayor orientación y/o agrega información al reporte de
saldos
PLACA: Por la información que se observa a partir del primer ítem puede presumirse
corresponde a un estado
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6. El reporte allegado bajo la denominación de Consolidado de cuentas contiene datos

que no ilustran en lo absoluto acerca del reporte, con palabras o textos como: LIBRO, CN,
COLGAAP (Abreviatura de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados en Colombia), LIBRO: COLGAAP, Programa: JAFRELAP, Usuario: Stone,
Versión:
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A continuación ilustración gráfica de lo comentado en los 6 ítems de este aparte:
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Criterio:

Notas financieras 2014.

Oficio con radicado 15-2868
Resolución 357 de 2008 - por la cual se adopta el procedimiento de control interno
contable
(…)

Causa:

Debilidades e incumplimiento de la puesta en marcha del sistema Stone.

Consecuencias o Efectos:

Debilidades de la información en aspectos como confiabilidad, relevancia y

comprensibilidad de la información.

OBSERVACION No. 2. Políticas contables.

Condición:

La Contaduría General de la Nación, mediante Resolución 357 de 2008, adopta el

procedimiento de control interno contable para la implementar acciones mínimas de
control que deben realizar los responsables de la información financiera, económica,
social y ambiental en los entes públicos, con el fin de garantizar razonablemente la
producción de la información contable, confiable, relevante y comprensible.

En tal sentido, establece que dentro de los elementos del procedimiento de control interno
contable deben documentarse las políticas y demás prácticas contables con que cuenta o
ha implementado la entidad.

En entrevista con el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera, se tuvo conocimiento a

la fecha de emisión de este informe no hay documentada ni diseñada de manera formal el
compendio de políticas de la entidad tendientes a dar lineamientos en materia contable
aplicables de manera homogénea al Instituto Nacional de Metrología.

A modo de documentación se encontró en las notas a los estados financieros a 31 de

diciembre de 2014, un numeral que hace referencia a ellas de manera bastante general.
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Criterio:

Resolución 357 de 2008 - por la cual se adopta el procedimiento de control interno

contable
(…) numeral 3. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE - 3.2.
Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones.

Causa:

Desconocimiento de las políticas y directrices del control interno contable.

Consecuencias o efectos:

Debilidades en la presentación de información confiable, relevante y comprensible.

OBSERVACION No. 3. Conciliaciones bancarias

Condición:

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y/o conciliar los valores que
la entidad tiene registrados, de una cuenta bancaria, con los valores que el banco
suministra por medio del extracto mensual.

En virtud de la documentación allegada para efectos de la auditoría solo se tuvo el formato

de conciliación bancaria (A1-01-F-07) y copia de los extractos para las conciliaciones de
enero, febrero y marzo de 2015 de la cuentas número 062865050; 062876347;
062867734 y 062867759.

Criterio:

Procedimiento conciliaciones bancarias.

Causa:

Falta de soportes que evidencie la efectiva conciliación bancaria.

Consecuencia o efecto:
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Falta de claridad en la realización de conciliaciones bancarias.

OBSERVACION No. 4. Inversiones

Condición:

Para efectos de la inversión realizada en marzo de 2015, a partir del comunicado de

radicado 15-1242-0, se evidenció a través del folio adjunto como control interno de la
negociación (allegado para efectos de revisión) donde se detalla saldos, títulos y tasas
disponibles, valores a invertir y resumen; se observa ausencia de la firma o visto bueno de
quienes hicieron la revisión y la aprobación: Marina Medina y Liliana Fong, respectivamente.

Criterio:

Control Interno del envío de la compra de TES

Causa:

Debilidades en el diseño y registro de información en el control establecido.

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Consecuencias o efectos:

Falta de claridad en la información.

OBSERVACION No. 5. Actas de conciliación de ingresos

Condición:

Los deudores representan los derechos de cobro de la entidad contable pública originados
en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Estos derechos deben de reconocerse
por su importe original o por el valor convenido, el cual es susceptible actualización de
conformidad con las disposiciones legales vigentes, o con los términos contractuales
pactados.

En la nota 3 de los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, figura como precisión

para el rubro de prestación de servicios: se suscribió un acta de conciliación de ingresos
entre la Subdirección de Innovación y el Grupo Financiero en donde se estableció que, los
siguientes conceptos fueron prestados y no pagados durante la vigencia 2014:

DATOS DEL CLIENTE

VALOR
RADICADO BENEFICIARIO DESCRIPCIÓN
143311 INSTITUTO DE MEDICINA LEGAL CALIBRACIONES 20.401

142412 FISCALIA GENERAL DE LA NACIÓN CALIBRACIÓN DIMENCIONAL 50.253

146984 IDEAM ASISTENCIA TÉCNICA 79.500

SIN MEDICINA LEGAL INTERCOMPARACIÓN 2.880
141509 WEATHERFORD CURSO METROLOGÍA BÁSICA 2.019
14-847/2778- CURSOS DE FUERZA, CORRIENTE
1611-2328 AVIANCA CONTINUA,TEMPERATURA Y HUMEDAD Y 8.103
PATRONES DE ENERGIA

En actas de conciliación números 001, 002, 003 y 004 se evidenció la falta de oportunidad
y/o precisión respecto a la elaboración de la misma (conforme lo dispone el procedimiento
de gestión de ingresos (A1-01-P-07) en la actividad 12 del numeral 6, pues las tres últimas
fueron elaboradas en el mes de mayo de 2015 y a partir de la estructura de ellas se tienen
las siguientes oportunidades de mejora para las que se suscriban posteriormente.

Acta 001
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- El documento presenta como fecha 29 de enero de 2014 y por la fecha de las 3 actas
subsiguientes puede presumirse fue suscrita en el 2015.
- Los conceptos relacionados carecen de sumatoria y/o totalización
- En el cuerpo del acta se encuentran precediendo relación de documentos y valores
frases como: calibraciones prestadas y no pagadas, en donde no se especifica la
fecha de la cancelación del servicio pero se presume por el número de radicado
fueron en 2014.

Acta 002

- El numeral 1 señala las capacitaciones prestadas y no pagadas al mes de enero de

2015, no especifica la fecha exacta.
- La frase: Las calibraciones prestadas y no pagadas; es bastante general en cuanto a
fechas dado que es a partir del radicado que se puede presumir corresponden al
2014.
- El aparte que hace referencia a: la asistencia técnica pagada y no prestada aún, no
da ningún tipo de claridad al respecto toda vez que puede presumirse corresponde a
la fecha de emisión del acta (7 de mayo de 2015) o a la fecha en que se da lectura al
acta

Acta 003

- El ítem 1 del documento señala las calibraciones prestadas y no pagadas,

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desconociéndose a partir de la lectura la fecha de corte de la prestación de los servicios y
el desconocimiento de la fecha de corte de la no cancelación.
- En el aparte donde se relacionan contratos firmados en diciembre de 2014, figuran
por valor de $79´500.000 servicios a IDEAM, sobre el cual hay en el documento
aclaración serán prestados y pagados en el 2015. No obstante y a la luz de la
aclaración queda la duda si la nota que trae la cuenta de cobro aplica en este caso
toda vez que en el acta suscrita en mayo es el mismo valor sin ajuste por la tarifa
correspondiente al 2015.
- De la relación donde se discriminan 31 calibraciones pagadas y no prestadas de lo
que se puede presumir por el número de radicado corresponde a 2013, 2014 y 2015
y no al 2014 y febrero de 2015.
- De las inter comparaciones pagadas en el año 2014 y febrero de 2015; no se
evidencia a partir del acta cuando culminará la realización en 2015.
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Acta 004
- El ítem 1 que señala calibraciones prestadas y no pagadas, no tiene aparte de la
presunción por el número de radicado determinar la fecha exacta de la prestación del
servicio que a la fecha de corte está sin cancelar.
- En el numeral 2 del acta de conciliación de ingresos se tiene ausencia de la fecha
precisa de corte en la que no han sido prestados los servicios a marzo.
- La asistencia técnica pagada por valor de $1.886.000 se presume fue cancelada según
el radicado en SURDO en el 2014.
- El aparte donde se relacionan las inter comparaciones no da un rango de fecha en la
que se realizarán dichos servicios.

De otro lado pero a la luz de la mismo nota 3 de los estados financieros aquí referida se
torna algo dispendioso y engorroso el hecho de tener que mirar una a una y buscar uno a
uno los clientes para determinar a partir de las actas cuales de las capacitaciones al 31 de
marzo de 2015 por ejemplo estaban pendientes cuando a esa misma fecha no se tenía
suscrita sino una de ellas.

En el numeral 12 de la actividad número 6 del procedimiento de gestión de ingresos está

señalado de manera general el deber de hacer conciliaciones, sin que se medie exactitud
y/o precisión frente a cuales son los primeros días de cada mes. En lo que corresponde al
primer trimestre del año 2015, se tuvo conocimiento de la suscripción del acta número 001
de fecha 29 de enero de 2014. Así las cosas y por lo que se acaba de comentar no hay
cumplimiento frente al procedimiento en la realización de las conciliaciones. Las actas
número 2, 3 y 4 tienen fecha de suscripción de los días 7,14 y 21 de mayo de 2015.

De igual manera, no debería existir el cobro de servicios con posterioridad a la prestación

ya que las Resoluciones DG 028-2014 y DG 021 de 2015 establece que el valor de las
tasas deberá ser cancelado previamente a la prestación del servicio, con excepción a las
entidades a las que aplica el Estatuto General de la Contratación Pública, caso en el cual,
se sujetará a lo establecido en la normatividad.
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Criterio:

Procedimiento de gestión de ingresos (A1-01-P-07).

Resolución DG 028-2014.
Resolución DG 021 de 2015.

Causa

Desconocimiento y debilidades del procedimiento de gestión de ingresos.

Consecuencia o efecto:

Incumplimiento del procedimiento en la realización de las conciliaciones de ingresos.

OBSERVACION No. 6. Propiedades Planta y Equipo

Condición:

Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la

entidad que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de
servicios.

La depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo

de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos
activos al desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Como política y práctica contable señalan las notas a los estados financieros a 31 de
diciembre de 2014, en el tercer ítem del numeral 1.2: Las depreciaciones y amortizaciones
de la propiedad planta y equipo se registra en el SIIF NACIÓN II en forma global y el detalle
individualizado se controla en el aplicativo Stone.

A partir de reporte generado de Stone, denominado Activos fijos – Relación de Placas,

remitido como consolidado de cuentas, emitido o generado el día 30 de junio de 2015, sin
que mediara rango o período de reporte visible, se evidenció a modo de ejemplo para tan
solo 3 cuentas de la Propiedades Planta y equipo respecto a la validación se ve falta de
consistencia tal cual como se aprecia en el siguiente resumen comparativo entre los valores
arrojados mes a mes (de enero a mayo de 2015) por SIIF respecto al reporte emitido desde
Stone.

SIIF STONE
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ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO COSTO DEPRECIACIÓN
VALOR
CÓDIGO CUENTA 2015-01-31 2015-02-28 2015-03-31 2015-04-30 2015-05-31 HISTÓRIC ACUMULADA
LIBROS
O
Edificios y
casas
1.6.40.0 9.782.397.58 9.782.397.58 9.782.397.58 9.782.397.58 9.782.397.58 9.688.721.78 9.217.485.99
1 8 8 8 8 8 8 3
1.6.85.0 Edificaciones - - - - - 471.235.796
1 372.715.666 386.975.005 401.234.344 401.234.344 401.234.344

Equipo de
1.6.70.0
computación
2 780.080.463 780.080.463 780.080.463 780.080.463 780.080.463 780.080.463 529.417.526
Equipos de
comunicacio
1.6.85.0 n y - - - - -
7 computacion 196.478.663 203.286.405 210.094.204 210.094.204 210.094.204 221.375.875
1.6.75.0 Terrestre
2
207.200.525 207.200.525 207.200.525 207.200.525 207.200.525 207.200.525 145.040.365
Equipos
de
transport
e,
1.6.85.0 traccion y - - - - -
8 elevacion 44.893.448 48.346.791 51.800.134 51.800.134 51.800.134 62.160.164

Adicional a lo anterior y respecto a los movimientos de la cuenta de Depreciación Acumulada

a partir de reporte del SIIF se evidenció no hubo registro de ninguna índole en abril y mayo de
2015, tal cual como se aprecia a partir del resumen extraído del reporte en comento:

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO

CÓDIGO CUENTA
2015-01-31 2015-02-28 2015-03-31 2015-04-30 2015-05-31
1.6.85 DEPRECIACION - - - - -
ACUMULADA (CR) 3.521.756.199 3.691.187.889 3.860.714.217 3.860.714.217 3.860.714.21
7
1.6.85.01 Edificaciones - - - - -
372.715.666 386.975.005 401.234.344 401.234.344 401.234.344
1.6.85.03 Redes, lineas y cables - - - - -
1.6.85.05 Equipo medico y - - - - -
cientifico 2.734.673.159 2.869.111.061 3.003.643.542 3.003.643.542 3.003.643.54
2
1.6.85.06 Muebles, enseres y - - - - -
equipos de oficina 171.226.834 181.625.165 192.023.498 192.023.498 192.023.498
1.6.85.07 Equipos de - - - - -
comunicacion y 196.478.663 203.286.405 210.094.204 210.094.204 210.094.204
computacion
1.6.85.08 Equipos de transporte, - - - - -
traccion y elevacion 44.893.448 48.346.791 51.800.134 51.800.134 51.800.134
1.6.85.09 Equipo de comedor, - - - - -
cocina, despensa y 1.768.428 1.843.461 1.918.494 1.918.494 1.918.494
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hoteleria

Por lo expresado en este aparte se evidencia contrariedad a lo que señalan las notas a los
estados financieros a 31 de diciembre de 2014 respecto a la razonabilidad y consistencia de
las cifras contables cuando señala que para el control individualizado se adquirió el aplicativo
Stone el cual fue implementado a partir del 1° de enero de 2014, porque contablemente no
está reflejado la actualización.

En el reporte suministrado desde Stone por parte de la Coordinación de Servicios

Administrativos, denominado Consolidado de cuentas, se evidenció también la falta de
actualización y control en la herramienta toda vez que se encontraron como responsables de
elementos personal que ya no presta servicios en el Instituto Nacional de Metrología como por
ejemplo: Beatriz Elena Ávila Hernández, Bibiana Patricia Chamorro, Carlos Andrés Macana;
Jaime Hernán Paredes y Marcelo Zamudio Rincón.

Criterio:
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Notas financieras 2014.

Resolución 237 de 2008

Causa:

Desconocimiento de la Resolución 357 de 2008 - por la cual se adopta el procedimiento de

control interno contable (…)

Consecuencia o efecto:

Debilidades en el control interno contable y en la razonabilidad de los estados financieros.

OBSERVACIÓN No. 7. Avalúo Técnico

Condición:

La Contaduría General de la Nación considera como avalúo para efectos contables la

valoración técnica que efectúa el funcionario, persona natural o jurídica expertas, designado
por la entidad pública, que permita acopiar la información y documentación suficiente y
pertinente sobre el valor actual de un bien mueble o inmueble y que generalmente se
establece en función del precio de mercado que estos bienes tienen.

A partir de la documentación allegada se evidenció la Superintendencia de Industria y

Comercio solicitó avalúo comercial urbano al Instituto Geográfico Agustín Codazzi del edificio
donde hoy funciona el Instituto Nacional de Metrología. El informe de radicación número
8802011ER5964 presenta fecha junio 7 de 2011.

Por lo expresado en este aparte y en virtud de la circular externa 060 del 19 de diciembre de
2005, vale la pena comentar el Instituto Nacional de Metrología no ha dado cumplimiento a
dicha circular toda vez que el documento allegado por la Superintendencia de Industria y
Comercio data de junio de 2011 y los avalúos realizados con posterioridad al 2005 tienen
vigencia de 3 años como mínimo.

Por expresa manifestación de la Coordinadora de Servicios Administrativos no se tiene

programado para el 2015 realizar avalúo del inmueble donde funciona el INM.

Criterio:

Circular externa 060 del 19 de diciembre de 2005 de la Contaduría General de la Nación.

 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Página 19 de 42

Causa:

Desconocimiento deCircular
la externa 060 del 19 de diciembre .de 2005

Consecuencia o efecto:

Incumplimiento de la normatividad vigente.

OBSERVACIÓN No.. 8Información financiera en la web

Condición:

El título de Informe de ejecución presupuestal de gastos, no presenta o no tiene link para

mostrar la información anunciada a partir del mismo (un informe de presupuesto de gastos)

Criterio:
 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Página 20 de 42

Página Web del Inm

Ley 1712 de 2014.

Causa:

Falta de control de la información que se publica en la página Web correspondiente al proceso

de la Gestión Financiera.

OBSERVACION No.9. Presentación información a diferentes instancias.

Condición

Se verificó que se presentó de forma extemporánea

nformación
la i al CHIP de la Contaduría
General de la Nación en la presente vigencia (como
nterior)
en laespecíficamente
a a las Notas
Generales, como se evidencia a continuación:
 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Página 21 de 42

Criterio:

La Ley 734 del 2002 (Código Disciplinario Único) establece

su artículo
en 48 numeral 52, como
Falta gravísima: "No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema
Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría
General de la Nación y no observar s políticas,
la principiosplazos
y que en materia de
contabilidad públicase expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y
veraz". (Negrilla fuera de texto).

Adicionalmente la Resolución 248 de 2007 en su artículo 3 establece: Funcionario s

responsables.
El representante legal, el contador público que tenga a su cargo la contabilidad
de la entidad contable pública y el revisor fiscal en las entidades obligadas, serán responsables
por el cumplimiento de las obligaciones relacionadas plazos
conylos
requisitos para el reporte
de la información a la Contaduría General de la Nación.

Causa:

Incumplimiento normativo y falta de control en la información a rendir.

Consecuencia o efecto:

Sanciones disciplinarias.

OBSERVACION No. 10
. CoordinarSIIF – Nación.

Condición
 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Página 22 de 42

Se evidenció que el coordinador del SIIF era ejercido en el alcance de la auditoria por la
profesional especializada grado 2028
- 18 Marina Azucena Medina Sandoval cuando el
artículo 14 del Decreto 2674 de 2012 estableceuncionario
que el f responsable del SIIF en la
entidad son designados por los Secretarios Generales o quien haga sus veces,
estossiendo
delnivel directivo
o asesorpara que ejerza las funciones de Coordinador SIIF Entidad. así:

Criterio:

Decreto 2674 de 012:

2 Artículo 14. Funcionario responsable del SIIF en la entidad. Los
Secretarios Generales o quien haga sus veces, designarán un funcionario
nivel directivo
del
o asesor para que ejerza las funciones de Coordinador SIIF Entidad, quien será el enlace
 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Página 23 de 42
oficial entre la Entidad y el Administrador del Sistema.

Decreto 1785 de 2014.

Artículo 2. NIVEL DIRECTIVO. Comprende los empleos a los cuales corresponden

funciones de dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de
planes, programas y proyectos.

Artículo 3. NIVEL ASESOR. Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir,
aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos de la alta dirección de la rama
ejecutiva del orden nacional.

Artículo 4. NIVEL PROFESIONAL. Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la

ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier disciplina académica o
profesión, diferente a la formación técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y
que, según su complejidad y competencias exigidas, les pueda corresponder funciones de
coordinación, supervisión, control y desarrollo de actividades en áreas internas encargadas
de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales.

Causa:

Desconocimiento normativo.

Consecuencia o efecto:

Posible extralimitación de funciones.

OBSERVACION No. 11. Roles activos en el SIIF - Nación.

Condición:

En revisión de los roles activos en el SIIF remitida por el profesional especializado Richard
Rodriguez de 23 de junio se evidencia que:
 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Página 24 de 42

Se verificó que esta

persona quien ejerció como
contratista ya no está vinculada con el Instituto
a la fecha de verificación por lo tanto ya no debería tener usuario activo en el SIIF Nación.

Criterio:

Decreto 2674 de 2012,artículo15:Responsabilidades de la coordinación del SIIF en la

Entidad.Mantener actualizado al administrador del sistema respecto a las novedades de
los usuariosy del funcionario responsable del sistema.

Causa:

Falta de controles ante la desvinculaciónntratistas.

de co

Consecuencia o efecto:

Incumplimiento normativo.

OBSERVACION No. 12. Grupo de gestión Financiera.

Condición.

En la Resolución 173 de 2013 se establecen los grupos internos de trabajo, así:

 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Página 25 de 42

Evidenciándose que la actividades

1.3.2
la de coordinar y controlar sin observar claridad si la
función es del coordinador del grupo o del grupo. A la vez, la actividad 1.3.9 corresponde a
un integrante del grupo como es el contador y no a las funciones del grupo en general.

Criterio:

Resolución 173 de 2013.

Causa:

Debilidades en la resolución
e creación
d de grupos de trabajo.
Falta de claridad en sí son las funciones del grupo o del coordinador del grupo

Consecuencia o efecto:

Incertidumbre cuáles
en son las responsabilidades delinador
coord(a).

OBSERVACION No. 13
. Reservas presupuestales.

Condición:

Se evidencia la siguiente constitución de reservas presupuestales por gastos generales así:

 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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Saldo por
Rubro Descripción Recurso Utilizar Nombre Razón Social Observaciones
Prestar el servicio de agente de
aduanas con el fin de adelantar los
trámites relacionados con la
importación, exportación,
TRANSPORTE, ALMACENES nacionalización liberación de guías
CARGUE Y GENERALES DE aéreas marítima y/o terrestre y
A-2-0- DESCARGUE DE DEPOSITO trámites ante empresas o
4-12-2 MERCANCIAS INGRESOS CORRIENTES 32.276.962 ALMAGRARIO S A entidades involucradas. Cto 052
Prestar el servicio de agente de
aduanas con el fin de adelantar los
trámites relacionados con la
importación, exportación,
ALMACENES nacionalización liberación de guías
OTROS GASTOS DE GENERALES DE aéreas marítima y/o terrestre y
A-2-0- OPERACION DEPOSITO trámites ante empresas o
4-12-3 ADUANERA RECURSOS CORRIENTES 12.080.430 ALMAGRARIO S A entidades involucradas. Cto 052
TRANSPORTE,
CARGUE Y U.A.E. DIRECCION DE
A-2-0- DESCARGUE DE IMPUESTOS Y 4 x mil GMF - gravamen
4-12-2 MERCANCIAS INGRESOS CORRIENTES 129.108, ADUANAS NACIONALES movimientos financiero. Año 2014
Programa de seguros que amparen
los intereses patrimoniales
actuales y futuros del instituto
nacional de metrología de
Colombia que están bajo su
responsabilidad y custodia y
aquellos que sean adquiridos para
A-2-0- desarrollar las funciones
4-9-11 SEGUROS GENERALES INGRESOS CORRIENTES 3.000.000,00 QBE SEGUROS S A inherentes

U.A.E. DIRECCION DE 4 x MIL GMF - GRAVAMEN

A-2-0- IMPUESTOS Y MOVIMIENTOS FINANCIERO. AÑO
4-9-11 SEGUROS GENERALES INGRESOS CORRIENTES 12.000,00 ADUANAS NACIONALES 2014
Adquisición de un juego de masas
patrón clase eo, intervalo de
medida, u mg a 500 mg, incluye
certificado de calibración PTB, una
A-2-0- EQUIPO DE VANSOLIX SA EN masa patrón clase: eo....cto
4-1-10 LABORATORIO RECURSOS CORRIENTES 21.842.096,00 REESTRUCTURACION 0822014

Adquisición de un juego de masas

patrón clase eo, intervalo de
medida, u mg a 500 mg, incluye
certificado de calibración PTB, una
A-2-0- EQUIPO DE VANSOLIX SA EN masa patrón clase: eo....cto
4-1-10 LABORATORIO INGRESOS CORRIENTES 18.814.744,00 REESTRUCTURACION 0822014
 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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Contratar el mantenimiento de los

sistemas de soporte y espacio para
ubicación de los comparadores de
MANTENIMIENTO DE masas de alta capacidad y de
A-2-0- BIENES MUEBLES, susceptometro en el laboratorio
4-5-2 EQUIPOS Y ENSERES RECURSOS CORRIENTES 21.982.000,00 ALPHA METROLOGIA SAS de masa del INM

U.A.E. DIRECCION DE 4 x MIL GMF - GRAVAMEN

A-2-0- EQUIPO DE IMPUESTOS Y MOVIMIENTOS FINANCIERO. AÑO
4-1-10 LABORATORIO INGRESOS CORRIENTES 75.259,00 ADUANAS NACIONALES 2014

La constitución de reservas por gastos de inversión fueron las siguientes:

Saldo por Nombre Razón
Rubro Descripción Recurso Utilizar Social Observaciones
ADQUISICION DE UNA CELDA DE
PUNTO FIJO DE ALUMINIO Y SU
RESPECTIVO HORNO, 12
TERMOMETROS PATRON DE
FORTALECIMIENTO LA RESISTENCIA DE PLATINO PT 25, UN
OFERTA DE SERVICIOS EN TERMOPAR TIPO S, 1
LA SUBDIRECCIÓN DE INSTRUMENTOS Y TERMOMETRO DIGITAL CON 4
C- METROLOGÍA FÍSICA DEL MEDICIONES TERMOMETROS DE RESISTENCIA
112200- INSTITUTO NACIONAL DE INDUSTRIALES DE PLATINO PT 100 Y 1
1 METROLOGÍA NACIONAL RECURSOS CORRIENTES 229.622.000 LTDA TERMOMETRO DIGIRAL CON 6
INTERVENTORIA DEL CONTRATO
QUE RESULTE ADJUDICADO EN LA
LICITACION PUBLICA LP-002 DE
2014, CUYO OBJETO ES LA
ADECUACIÓN CONTRATACION DE LA SEGUNDA
MODERNIZACION Y FASE DE LAS OBRAS DE
MANTENIMIENTO DE LA ADECUACION DEL AREA
C- SEDE DEL INSTITUTO RESPECTIVA PARA LOS
111200- NACIONAL DE CONSORCIO JASA- LABORATORIOS DE METROLOGIA
1 METROLOGIA EN BOGOTA RECURSOS CORRIENTES 81.828.432,00 1 QUIMICA DEL INM POR EL SIS
ADQUISICION DE EQUIPOS
DIDACTICOS EN LA SUBDIRECCION
FORTALECIMIENTO LA DE METROLOGIA FISICA EN EL
OFERTA DE SERVICIOS EN MARCO DEL PROYECTO
LA SUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO DE LA OFERTA
C- METROLOGÍA FÍSICA DEL DE SERVICIOS EN LA SUBDIRECCION
112200- INSTITUTO NACIONAL DE DE METROLOGIA FISICA DEL INM.
1 METROLOGÍA NACIONAL RECURSOS CORRIENTES 9.885.288,00 QUIMILIZ LTDA CONTRATO 087 - 2014

Se evidencia que: 1) no se encuentran justificadas por el ordenador del gasto solamente se

evidencia visto bueno en comunicados de solicitud de constitución de la reserva y 2) no se
generaron en hechos ajenos a la voluntad del Instituto o a circunstancias de fuerza mayor,
 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Página 28 de 42
que obligaran trasladar el recibo de los bienes y servicios en la vigencia 2015, se evidencia
 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
Página 29 de 42
extemporánea, es decir no están siendo cancelados por lo menos con cinco (5) días de
antelación a la fecha señalada para iniciar el goce del descanso remunerado, se observan
los siguientes casos:

NOMBRE PERIODO DE VACACIONES FECHA DE PAGO DIFERENCIA

LUIS ALBERTO SUAREZ 2015-01-19 2

QUEVEDO 2015-01-21 - 2015-02-13

CARLOS ANDRES MACANA 2015-01-30 1

MORENO 2015-02-02 - 2015-02-20
LILIA ADRIANA MATIZ 2015-03-24 - 2015-04-15 2015-03-17 4
LUIS ENRIQUE AMAYA 2015-03-30 1
RINCON 2015-04-01 - 2015-04-23

DIANA MARCELA LOPEZ 2015-03-16 0

VICTORIA 2015-03-16 - 2015-04-08

Causa:

Incumplimiento de la normatividad vigente para el pago de vacaciones.

Criterio:

Decreto 1045 de 1978, Artículo 18º.- Del pago de las vacaciones que se disfruten. El valor
correspondiente a las vacaciones que se disfruten será pagado, en su cuantía total, por lo
menos con cinco (5) días de antelación a la fecha señalada para iniciar el goce del descanso
remunerado.

Consecuencia o efecto:

Posibles incumplimientos normativos.

HALLAZGOS DE OTRAS AUDITORIAS QUE SON PARTE DEL PROCESO DE GESTIÓN

FINANCIERO

OBSERVACIÓN No. 15. Contrato 038 – 2015

Condición:

La cláusulaenquinta
debilidades del
la planeació contrato
n del establece
recibo de eloVALOR
los bienes Y están
servicios.
Aunque LA FORMA DE PAGO, la cual indica:
correctamente
constituidas en el SIIF.

Adicionalmente
no se evidencia
en la constitución de reservas, el contrato 071 de 2014 cuyo
Objeto es CONTRATACION DE LA SEGUNDA FASE DE LAS OBRAS DE ADECUACION
DEL AREA RESPECTIVA PARA LOS LABORATORIOS DE METROLOG IA QUIMINA DEL
INM, POR EL SISTEMA DE ADMINISTRACION DELEGADA, teniendo conocimiento que aún
Criterio:

Hallazgo 11 del informe de la Contraloría General de la Nación. Y Función de advertencia de

la Contraloría sobre constitució
n de reservas de 2012, numeral 1.11.
Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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“a) Un pago anticipado por el 50% del valor del contrato, al momento del
perfeccionamiento contrato y aprobación de las pólizas correspondientes”.

Causa:

Incumplimiento de planes de mejora y de los hallazgos establecidos por la Contraloría General

de la República.Tal vez un inoportuno inicio del proceso contractual.
Debilidades en la
planeación contractual.

Consecuencia o efecto:

Incumplimiento de los planes de mejoramiento de la CGR y la normatividad relacionada con

el establecimiento de reservas.

OBSERVACIÓNNo. 14. Pago devacaciones

Condición:

Se evidencio que los pagos por concepto de vacaciones

están siendo cancelados de forma
 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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OBSERVACION No. 16
. CDP y Registro Presupuestal

Condición:

Contrato 010
-2015

A folio 50 se evidencia registro presupuestalfirmado por Marcela, en el procedimiento - A1

presupuestal 19914 correspondientes a la CAO 016 de 2014 y cuyo objeto es “ADQUISICION
01-P-04
DE se establece
MATERIAL ESPECIAL que el responsable
DE en
VIDRIO de esta
PARA CONSOLI expedición es el
DACIONregistro profesional
DE LOSpresupuestal de presupuesto
SISTEMAS No. 10015 del
yEn verificación
no el técnico
SECUNDARIOS
queárea.
del reposa
El el expediente
registro se es
fotográfico evidencia:
el siguiente:
2015-03-16 (folio DE
57),MEDICION
aprobación Y DESARROLLO
de la garantíaDEdelLOS
6 deSISTEMAS PRIMARIOS
abril de 2015 DEcertificación
(folio 59),
MEDICION DE LAS MAGNITUDES QUIMICAS DE PH Y CONDUCTIVILIDAD
para pago de contratos con radicado SURDO -0195115folio
( 65), cuenta de cobro No. 22 por
ELECTROLITICA PARApor
un valor de $41.606.040 ELconcepto
AREA DE ANALISIS ELECTROQUIMICO”,
de anticipo del 10 de abril de fueron
, soporte
2015 conliberados.
el que
se realizó el pago
.
Se verificó que la CAO 016 de 1420
tanto el expediente como en el libro donde se registra la
Presupuestal fueron liberados a través de solicitud a la Coordinación Financiera. El registro
gráfico de que no
fue anulado es el siguiente:

Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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Criterio:

Decreto Ley 111 de 1996. Procedimientos A1 -01-P-03 (Expedición de disponibilidad

Contrato 024
En el área
presupuestal) 2015
–jurídica
A1 el (registro
y -01-P-04 contratode
está vigente a la
compromisos fecha.
presupuestales).
Se evidencia después del folio 5 numerado con 1. Que el Certificado de Disponibilidad
Causa:
Presupuestal
OBSERVACIÓN es expedido
No. 18. y firmado
Plan depor Marcela, el certificado afirma que es el jefe de
mejoramiento.
presupuesto quien certifica que existe
Desconocimiento de los procedimientos A1 apropiación.
-01-P-03 (Expedición de disponibilidad
Así se evidencia que esta última hace referencia
un anticipo
a y no a unpago anticipado .
presupuestal) y A1
-01-P-04. No se evidenció
Aún se encuentra pendiente de desarrollar a quien los
corresponden
siguientespuntualmente
hallazgos conlassu correspondiente
funciones de Jefe
acción de mejora: de Presupuesto pues podría ser el cargo de Secretario General o el de
Criterio:
Coordinador Financiero o el Profesional de Presupuesto.
1. Clausula quinta del contrato.
Consecuencia oefecto:
2. DESCRIPCIÓN DEL de 1997 de la DIAN.
Concepto 47555 ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES / ACTIVIDADES / UNIDAD DE
HALLAZGO DESCRIPCIÓN MEDIDA
Incumplimiento
Criterio: de autorregulación
Actualizar interna. Documentos
el procedimiento A1- no validados por ser firmados
Procedimiento por A1-01-P-11
quien
No haynocreación
tiene laoportuna
competencia.
de 01-P-11, incluyendo el Actualizado con el
Los soportes
usuario en deSIIFpago
parano el
reposab
an en el contrato
requerimiento encon
de crear el momento
3 de la revisión. requerimiento de crear con 3
Normas presupuestales
funcionario - Decreto
que remplace Ley
al días 111 de
hábiles de 1996, donde
antelación se estableceA1-01-P-11
el Procedimiento la obligatoriedad del
días de antelación el usuario
responsable
certificado del registro de usuario SIIF
presupuestal y el registro presupuestal. cuando se Actualizado SIIF, cuando se generen
Causa:
OBSERVACION No.menor
operaciones de caja 17
. Anulación CDP, registros
de generen periodos presupuestales
de y 016
CAOde 2014 . periodos de vacaciones o
gastos generales y de viáticos. vacaciones o remplazo del remplazo del titular del
Causa:
Aparentemente se solicitó eltitular pagodelde un anticipo y no de un pagoNo
usuario. anticipado.
reposan los
usuario.
Condición:
soportes de pago
Se evidencia que en
los elCDP
contrato siendo estos documentos producto de la relación contractual.
Falta de comunicación
emitidos para la legalización entre las diferent
es áreas ante cambios Actualizar el
en la gestión financiera y
En verificación
contractual.
de gastos de de la base
caja menor deAclarar
registros presupuestales
el proceso financiero remitidas porA1-01-P-03
procedimiento el funcionario de
Procedimientos actualizados y
Consecuenciao efecto: de reembolsos de caja menor (Expedición Disponibilidad armonizados con la actividad
presupuesto
(gastos generalesJuany Alberto
de viaje) López Piraneque en auditoria mesdel
de marzo al proceso de
en el Procedimiento A1-01-P- Presupuestal) en conjunto de Reembolsos de Caja
proyectos
no presentan
Consecuencia , se observó
formato que
o de
efecto:
de el registro presupuestal No.
03 quinta que establecía VALOR 32714
con el y Procedimiento
el certificadoMenor.
de disponibilidad
Incumplimiento
solicitud de certificado la cláusula
de Y LA FORMA DE PAGO
A101-P-11 (Caja Menor)
que
establecía el presupuestal.
disponibilidad pago un de pago anticipado por el 50% y no de un anticipo.

NOTA: OBSERVACIÓN No. 19. CUENTAS POR PAGAR.

No fueron suministradas por lo tanto no se pudo verificar su constitución

RECOMENDACIONES

RECOMENDACIÓN No. 1. Desarrollo del proceso contable

Se sugiere diseñar e implementar políticas propias para el manejo de los activos, aplicarlas
de forma consistente, dado que de manera importante y significativa contribuye y aporta
información al proceso contable, sabiendo que la realidad económica se expresa mediante
hechos económicos que pueden ser reales y formales.

De otro lado y con respecto a la información procesada desde otras áreas y

específicamente por ejemplo a través de herramientas como el módulo de activos de Stone
 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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se sugiere realizar una autoevaluación del aporte que está dando al proceso contable y
adelantar las gestiones

para garantizar oportunamente información veraz y confiable.

RECOMENDACIÓN No. 2. Políticas contables

Se sugiere definir, documentar y dar a conocer al interior de la entidad las políticas

contables que deben aplicarse y tener en cuenta en el desarrollo del proceso contable, bajo
el marco de los principios, normas, técnicas y procedimientos del Régimen de Contabilidad
Pública, toda vez que vienen siendo comentadas año a año a través de las notas a los
estados financieros, pero que en el desarrollo de la entidad pueden contribuir por lo menos
a:

 Adelantar gestiones administrativas por parte de los responsables de la información

de carácter financiero

 Garantizar información confiable y completa, útil para o en la toma de decisiones

 Permitir verificaciones, validaciones y en general comprobación de información

contable procedente de diferentes áreas.

RECOMENDACIÓN No. 3. Conciliaciones bancarias

Para efectos de practicidad en una revisión e incluso en el seguimiento a partidas

conciliatorias se sugiere acompañar el formato del cuadre con el auxiliar de la cuenta
generado desde el Sistema Integrado de Información Financiera, dado que por
circunstancias de otra índole no ha sido asignado el usuario de consulta para efectos de la
auditoría de este proceso.

RECOMENDACIÓN No. 4. Inversiones

Se sugiere incorporar el cuadro resumen como documento del Sistema Integrado de

Gestión dado que por ejemplo el que fuera adjunto al comunicado de la realización de la
inversión forzosa del mes de marzo de 2015 (15-242-0) presenta información que soporta la
negociación realizada y surte inquietud si corresponde al documento relacionado del
numeral 7 en el ítem 4; además de que puede constituir evidencia de la revisión y
aprobación otorgada por quienes tienen el deber formal de hacerlo. De otro lado y si ha de
ser acogida la sugerencia se propone para efectos de presentación o estética al documento
dar título a las cifras que son relacionadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito público,
dado que en el caso del cual se hace mención no se presenta, tal cual como se aprecia en
 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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la siguiente imagen capturada desde el ejemplo:

 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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De otro lado y si es considerada como oportunidad de mejora la actualización del

procedimiento para constitución de inversiones forzosas de títulos de tesorería TES (A1-
01P-09), se sugiere incluir en el mismo los términos o plazos para la realización de las
actividades. Adicional a lo anterior y si ha de tenerse en cuenta la sugerencia podría
incluirse en el formato datos informativos como fechas, llamadas efectuadas, comentarios u
observaciones aclaratorias.

RECOMENDACIÓN No. 5. Actas de conciliación de ingresos

Se sugiere para efectos de visualizar, dimensionar, realizar seguimiento y/o verificación de

manera práctica además de totalizar los conceptos, incluir subtotales para diferenciar
vigencias, etc.

Para realizar un análisis y/o lograr acentuar control sobre los servicios dejados de prestar
pagados o no, se sugiere señalar además del número del recibo de caja la fecha de emisión
del mismo e incluir el tiempo que tiene de cancelado el servicio o de prestado sin que haya
sido cancelado.

Desde la dimensión del detalle de las actas de conciliación se propone efectuar una revisión
integral de la estructura del proceso y por ende de los procedimientos (de cursos de
capacitación y gestión de ingresos) toda vez que se evidencian oportunidades de mejora
para la interacción que tienen entre si los dos procesos; con ocasión de la oportunidad y/o
la fecha de la prestación de servicios. Por lo aquí manifestado a modo de ejemplo se
puede citar el caso del cliente Biomerieux Colombia SAS en donde el mismo canceló el
curso de NTC 17025 y en oficio de la Subdirección de servicios (14-586-3) se le informa el
 Código: C1-01-F-03
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recibo de la solicitud de aplazamiento y además le advierte que en caso tal de que no sea
posible ofrecer
 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
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el servicio durante el mismo año en que fue solicitada la capacitación, el dinero se abonaría
a la siguiente vigencia; sugerencia esta que se realiza a través de comunicados pero no por
expreso cumplimiento de directrices o políticas en la materia documentadas y dispuestas
oficialmente por la entidad.

De no ser posible la revisión y/o actualización del procedimiento de cursos de capacitación

básicamente en lo que a la actividad número 7 del numeraldel procedimiento
6.2 de cursos
de capacitación (M1
-02-P-01)se refiere se sugiere diseñar y documentar las políticas para
atender casos como estos y no generar reprocesos ni acumulación de recursos de varias
vigencias y que no son de propiedad de la ,entidad
tal cual como se aprecia en la siguiente
imagen

RECOMENDACIÓN No.. Propiedades

6 Planta y Equipo

Se sugiere implementar controles administrativos para la elaboración y presentación de los

estados contables, de tal modo que las áreas responsables
remitir
de información que
 Código: C1-01-F-03
Versión: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
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constituye insumo para la elaboración de estados financieros y/o reportes, goce de

veracidad y por ende refleje la realidad económica de la entidad, dado que los hechos
financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que
sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del
equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los
derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida
en los resultados del período.

Adicional a lo anterior y por las oportunidades de mejora que surten a partir de herramientas
como Stone para el módulo en funcionamiento se sugiere también implementar controles de
tipo operativo que incluyan por ejemplo verificaciones, conciliaciones de cuentas, análisis y
realizar la depuración y/o ajustes cuando a ello hubiere lugar y verdaderamente cumpla su
cometido como herramienta para mejora y optimización de los procesos.

RECOMENDACIÓN No. 7. Avalúo Técnico

El Plan General de la Contabilidad Pública define el valor en libros como el neto resultante
de la sumatoria algebraica del costo histórico, depreciaciones, amortizaciones, provisiones,
valorizaciones y desvalorizaciones aplicables a cada clase de bien mueble o inmueble,
según sea el caso. Así las cosas y para efectos de tener un valor actualizado del inmueble
donde funciona la entidad se sugiere realizar la valoración técnica del terreno y la
edificación, máxime cuando ha sido objeto de remodelaciones y mejoras en los dos últimos
años y el último estudio técnico realizado fue en 2011 por parte de la Superintendencia de
Industria y Comercio.

RECOMENDACIÓN No. 8. Información financiera en la web

Se sugiere eliminar los anuncios de información inexistente o en su defecto atender los

lineamientos dados a través del manual para la implementación de la Estrategia de
Gobierno en línea y la Ley de transparencia en las entidades del orden nacional de la
República de Colombia.

RECOMENDACIÓN No. 9. Presentación información a diferentes instancias.

Se recomienda al Coordinador Financiero establecer controles de seguimiento a los

informes que debe rendir por parte del proceso financiero y específicamente con la
información contable.

RECOMENDACIÓN No. 10. Coordinar SIIF – Nación.

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Se recomienda que en cumplimiento al Decreto 2674 de 2012: Artículo 14, la Secretaria

General o quien haga sus veces, designe un funcionario del nivel directivo o asesor para
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que ejerza las funciones de Coordinador SIIF Entidad, para que sea el enlace oficial entre la
Entidad y el Administrador del Sistema.

RECOMENDACIÓN No. 11. Roles activos en el SIIF - Nación.

Se recomienda crear controles ante la desvinculación de contratistas o funcionarios que no

posean roles activos en los sistemas de información.

RECOMENDACIÓN No. 12. Grupo de gestión Financiera.

Se recomendar establecer claramente las funciones de los coordinadores de grupos de

trabajo.

RECOMENDACION No. 13. Reservas presupuestales.

Se recomienda que en la constitución de reservas se encuentran justificadas por el

ordenador del gasto y no un visto bueno en comunicados de solicitud de constitución de la
reserva.

Se recomienda que al establecer las reservas se constituyan por razones que se generen
en hechos ajenos a la voluntad del Instituto o a circunstancias de fuerza mayor, que
obliguen a trasladar el recibo de los bienes y servicios a la próxima vigencia de constitución
del compromiso y no a una debilidad en la planeación contractual.

Se recomienda fortalecer la planeación del recibo de los bienes o servicios para que se de
en la vigencia que se adquiere el compromiso.

Se recomienda dar cumplimiento al principio de anualidad presupuestal y no distorsionar la

contabilidad presupuestal cuando con la constitución de patrimonios autónomos se les
trasladan los recursos aun cuando no se han recibido efectivamente los bienes y servicios.

RECOMENDACIÓN No. 14. Pago de vacaciones.

Se recomienda dar cumplimiento al Decreto 1045 de 1978, Artículo 18º.- Del pago de las
vacaciones que se disfruten. El valor correspondiente a las vacaciones que se disfruten
será pagado, en su cuantía total, por lo menos con cinco (5) días de antelación a la
fecha señalada para iniciar el goce del descanso remunerado.

Se recomienda establecer mecanismos de comunicación entre los procesos y en especial

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recordar al grupo de talento humano los plazos establecidos para el pago de vacaciones:
Se entiende que el posible incumplimiento se presenta en talento humano.

HALLAZGOS DE OTRAS AUDITORIAS QUE SON PARTE DEL PROCESO DE GESTIÓN

FINANCIERO

RECOMENDACIÓN No. 15. Contrato 038 – 2015

Se recomienda dar estricto cumplimiento por parte del supervisor de las cláusulas
contractuales.

Se recomienda validar la posibilidad de modificar el proceso de pago e involucrar el soporte

o copia virtual de la forma de pago de los contratos para la verificación efectiva por parte
del proceso financiero de los requisitos de pago y así establecer un control en el pago.

De igual forma, se recomienda modificar el procedimiento y que reposen en el expediente

soportes de las órdenes de pago con los soportes que dieron origen a estos.

RECOMENDACIÓN No. 16. CDP y Registro Presupuestal

Se recomienda dar estricto cumplimiento a los procedimientos A1-01-P-03 y A1-01-P-04 y

establecer claramente quien ejerce las funciones de jefe de presupuesto.

RECOMENDACIÓN No. 17. Anulación CDP, registros presupuestales y CAO 016 de

2014.

Se recomienda comunicar entre los diferentes procesos los cambios que se presenten en el
proceso de Gestión Financiera e involucrarlo dentro de los procedimientos del SIG del
Instituto.

RECOMENDACIÓN No. 18. Plan de mejoramiento.

Se recomienda involucrar en el plan de mejoramiento las dos acciones pendientes de

mejora de la auditoria anterior.
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OTRAS RECOMENDACIONES
Realizar cierre mensual y entregar informe con la misma periodicidad (mensual) a la Alta
Dirección de por lo menos Balance General y Estado de Actividad Financiera, Económica,
Social y Ambiental, para que esta misma forma se conozca la situación de la entidad y no
esperar al cierre de la vigencia la presentación que viene realizando al siguiente año.

Se sugiere dar continuidad a la realización de arqueos sorpresivos dando alcance y

cumplimiento a la disposición del decreto 2768 de 2012, al igual se recomienda remitir copia
de los arqueos a las cajas menores realizados por el área financiera al área de Control
Interno.

Se recomienda llevar un control de la información solicita y brindada en las auditorias por

parte de los auditados.

Evaluar los riesgos surgidos en este informe e involucrarlos en el mapa de riesgos para su
debido control. Al igual de realizar revisiones periódicas de evaluación de riesgos para su
actualización.

Se recomienda establecer mecanismos de comunicación efectivos entre los procesos para

garantizar información confiable en cada uno de los procedimientos, como por ejemplo que
reposen y se envíen los originales en los expedientes contractuales los CDP y registros
presupuestales.

NOTA 1: Se programa una verificación específica en el programa de auditorías de Control

Interno para su respectiva evaluación de las cuentas por pagar y de las conciliaciones
bancarias.

NOTA 2: Tener en cuenta todas las recomendaciones adicionales que se dieron en la

reunión de cierre.

ELABORÓ: María Margarita Peña Vargas REVISÓ: Sandra Lucía López Pedreros