UNIDAD No.

3
Información y datos

En la vida diaria los términos “información” y “datos” se utilizan

indistintamente, lo cual es hasta cierto punto razonable, porque
como veremos más adelante, la calidad de información o datos la
da el usuario. En sistemas, los datos son la materia prima de la
cual se deriva la información.
Hechos Representan
una idea,
Señales Cifras objeto,
condición o
Datos
situación

Gráficas Palabras
La información es el conjunto de datos seleccionados y organizados
con respecto al usuario. La conversión de datos a información es la
principal función del procesamiento de datos, sea este manual,
mecánico o electrónico.
 Sistema de información
Conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y
distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.

Información Son datos que se han moldeado en una forma

significativa y útil para los humanos

Secuencia de hechos en bruto que representan eventos que

Datos ocurren en las organizaciones o en el entorno físico antes de ser
organizados en una forma que las personas puedan entender y
utilizar.
Sistema de información es el conjunto de elementos y procedimientos que
íntimamente ligados, interactuando entre sí y con las demás partes de la
organización a la que pertenecen (el sistema mayor), llevan a cabo el
proceso de captación de datos y entrega de información con el objeto de
proporcionar los conocimientos necesarios a las personas indicadas, para
que puedan decidir la actitud más adecuada a tomar frente a
determinadas alternativas o circunstancias.
CICLO DE VIDA DE LOS DATOS
Los datos, dentro del sistema de información, tienen su propio ciclo vital. Tres
aspectos de este ciclo son especialmente importantes para el desarrollo, diseño y
operación de los sistemas.
a) ¿Cómo se GENERAN los datos?
b) ¿Qué clase de MANIPULACIÓN o PROCESAMIENTO de datos se lleva a cabo?
c) ¿Cómo se lleva a cabo la COMUNICACIÓN de información, el
ALMACENAMIENTO y la RECUPERACIÓN de datos?
En el siguiente diagrama se presenta el ciclo vital de los datos,
según Murdick y Ross.
NECESIDADES ADMINISTRATIVAS Y DE
INFORMACIÓN
La información “es el fluido vital de toda compañía y la materia prima
básica en la toma de decisiones, resolución de problemas y análisis de
oportunidades” (Revista Dirección y Control, México 1979, p. 21).
La información es la herramienta principal con la que se verifica el
proceso administrativo.
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LA
PIRÁMIDE ORGANIZACIONAL
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Proporcionan la comunicación y el poder de análisis que muchas empresas
requieren para llevar a cabo el comercio y administrar los negocios a una
escala global.
La Pirámide Organizacional
En una organización es evidente que la dirección necesita saber
lo que pasa para poder realizar su labor. En los distintos niveles
de la empresa, la información debe fluir más o menos detallada,
esto es: a niveles más altos más resumida y a niveles más bajos
más detallada.
 BASES DE DATOS
Una base de datos es una colección de datos (un archivo) que es compartida en
forma centralizada e integrada. En la base de datos debe distinguirse bien qué
son los programas y qué son los datos. La base de datos existe en un
computador, en un archivo de acceso directo. Las transacciones se introducen al
sistema solamente una vez. Todos los registros de la base de datos que puedan
afectar una transacción se actualizan en el instante en que entra la transacción
al sistema (tiempo real).
Los datos así presentados son un recurso neutral respecto a cualquier programa y
los elementos específicos están al alcance de todas las aplicaciones autorizadas y
los usuarios de la base de datos.
Los objetivos de la base de datos
son:
Evitar duplicidad innecesaria del manejo de datos.
Garantizar consistencia.
Estandarizar el manejo de datos.
Flexibilizar el acceso.
Seguridad en acceso.
Garantizar concurrencia adecuada, en el caso de multiusuarios.
Consistencia después de una falla del sistema (no deja transacciones a
medias).
Manejador de base de datos
Se requieren programas de computadora para almacenar y consultar el
contenido de una base de datos. Por lo que el manejador de base de datos (Data
Base Management System DBMS) es un paquete de computación (software) que
logra los objetivos antes mencionados en forma automática, excepto la
estandarización de datos, lo cual se define en el sistema cuando se diseña.

Un DBMS puede organizar, procesar y presentar los datos seleccionados de una

base de datos. Esta capacidad permite a quienes toman decisiones rastrear,
probar y consultar el contenido de la base de datos para extraer las respuestas a
las preguntas no recurrentes y no previstas en los informes regulares. Estas
preguntas pueden inicialmente ser vagas o indefinidas, pero se puede indagar en
la base de datos hasta encontrar la información necesaria.
Ejemplos
 Videos

Sistemas de Información Empresarial

https://youtu.be/rD611jZnKvo
https://youtu.be/4H5t2CL6FZU
CARACTERÍSTICAS DE LA
INFORMACIÓN
El diseño de sistemas de información requiere la consideración de algunas características de la
información:
1. Objetivo:
La información debe tener un propósito en el momento en que se transmite a una persona o a una
máquina, de lo contrario sólo será ruido o datos.

Dar a conocer,
persuadir, valorar
2. Modo y formato inteligible:
Los modos de comunicación de la información al ser humano son sensoriales (vista, oído, gusto,
tacto y olfato). En las organizaciones de negocios generalmente se dan los medios visuales y
auditivos.
3. Redundancia y eficiencia:
La redundancia es el exceso de información que se lleva por conjunto de datos. La redundancia es
una salvaguarda contra errores del proceso de comunicación.
4. Proporción:
La cantidad de información debe ser adecuada al asunto de que se trate, medida en términos de
tiempo. Para los humanos la proporción puede medirse por la cantidad de caracteres numéricos
transmitidos por minuto o por el número de mensaje cortos (ideas) por unidad de tiempo. Para las
máquinas, la proporción puede hacerse en el número de bits por unidad de tiempo. El componente
humano del sistema de información fácilmente se sobrecarga.
5. Frecuencia:
La frecuencia de transmisión o recepción de la información afecta su valor. Informes financieros
preparados semanalmente pueden mostrar tan poco cambio que resulten de muy poco valor, en tanto
que los informes mensuales pueden indicar cambios de tamaño suficiente para mostrar tendencias o
problemas.
6. Determinista o probabilista

La información puede conocerse con certidumbre, como ocurre ordinariamente con la información
histórica. La información concerniente al futuro por el contrario, tiene un elemento de duda, es una
probabilidad, en cuyo caso debe divulgarse tal situación.
7. El costo:

Es un factor limitativo para obtener información. Tanto el diseñador de sistemas como el gerente,
deben valorar o desechar constantemente el valor de la información, comparándola con su costo.
8. Confiabilidad:

Es el grado de confianza que el tomador de decisiones otorga a la información. A menudo esta

característica debe ponerse al extremo de la balanza y en el otro el costo.
9. Validez:

Es una medida del grado en que la información representa lo que pretende representar.
10. Oportunidad:

La información para que cumpla su cometido debe ser transmitida y recibida cuando se necesita.
11. Constante o dinámica
Estas características se refieren básicamente a las máquinas. La información que no varía con el
tiempo se llama de estado constante.
 informe
 Informe es una comunicación que proporciona datos acerca de un asunto determinado y que se
transmite de una oficina a otra, bien sea oralmente, por escrito, por medio de cuadros, etc. y que
puede utilizarse para tomar una decisión.
 Los informes son las comunicaciones formales requeridas por un superior con autoridad para
decidir sobre el tema del informe. Se refieren a las razones para la naturaleza de: los resultados
de; las conclusiones de; un método de acción o investigación en particular, etc. En quienes
requieren el informe, existe la obligación implícita de definir el uso que se le va a dar. Por parte de
la persona que escribe el informe, existe la obligación de dar toda la información adecuada en
forma clara.
 Consecuentemente, el informe debe orientarse al usuario.
ASPECTOS PARA TOMAR EN
CUENTA EN LA PREPARACIÓN DE
INFORMES
Debido a la gran variedad de informes que se pueden producir, para tratar este tema, tomaremos de
modelos los informes de sistematización. No obstante, su contenido puede ser usado en otras
materias.
Los informes se utilizan para persuadir a determinada persona o personas para que comiencen a,
o dejen de hacer ciertas cosas; por lo que los mismos deberán estar orientados a las personas que
los van a recibir.

Los informes deben ser objetivos. Se acostumbra escribirlos en estilo impersonal. Uso de
oraciones cortas, concisas, aún cuando se entre en conflicto con los gramáticos, pero
generalmente no se escriben informes en las oficinas para ellos.
contenido
El tema y objetivo de un informe es muy variado, pero de manera genérica se pueden mencionar las
partes siguientes:

a) Introducción: En donde se resume el propósito, enfoque, limitaciones y el plan de estudio.

b)Antecedentes: Lo que se conoce del asunto a tratar.
c) El cuerpo o parte principal: En la que se consignan los hechos, argumentos y justificaciones. Se
pueden dividir en secciones en secuencia lógica.
d)Conclusiones
e) Recomendaciones
f) Apéndices y anexos:
Que es donde se incluyen las gráficas, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que
ilustran de manera adecuada, en apoyo de las propuestas y recomendaciones. Se hacen por
separado para interrumpir el flujo principal del informe en el que únicamente se hace referencia.

Al tener el borrador del informe y sus recomendaciones, es necesaria una revisión pormenorizada del
mismo en su estructura, en su contenido (revisión del objetivo del estudio) y en su forma técnica de
presentación, recordando que debe ser: claro, sencillo, objetivo, comprensible y convincente para
conseguir la aprobación.
TIPOS DE INFORMES
Existe una gran variedad de informes, pero para los propósitos de nuestro estudio, podemos
clasificarlos bajo los tipos siguientes:
a) Informe periódico: Es un informe que cubre esencialmente cierto tipo de informaciones, por lo
regular a ciertos intervalos de tiempo. Diario Semanal Mensual Anual

a) Informe obligatorio: Es un informe prescrito que debe prepararse cuando se dan ciertas
circunstancias. Accidente / siniestro

Informe de liquidación de una

b)Informe único: Es un informe especial que se prepara solamente una vez. empresa

c) Informe por excepción: Se produce cuando a la dirección le preocupa más conocer y mejorar las
condiciones anormales de operación de la empresa. Conciliación de
inventarios
Manejo de informes
Los objetivos que se persiguen para la implantación de un programa de manejo y control de informes
son:
a) Crear los métodos más económicos y eficaces para la preparación de informes.
b) Investigar y evaluar las peticiones de informes.
c) Disminuir el número y el costo de los informes al mínimo.
d) Eliminar los informes no esenciales y no autorizados.
e) Mejorar la calidad de los informes.
f) Comprobar periódicamente los informes para determinar la utilidad que tienen para quienes lo
reciben.
g) Identificar los informes con un número y un título, y
h) Determinar el costo de cada uno de los informes y el costo total de proporcionar información.
Revisión básica de los informes
Utilizando las técnicas de investigación, principalmente la entrevista y la inspección, el analista debe:
a) Determinar la necesidad del informe:
 Comprobar con los usuarios la finalidad para la que se utiliza la información.
 Comprobar los puntos contenidos para evitar repeticiones respecto a otros informes.
b) Comprobar la oportunidad del informe:
 Comprobar lo adecuado de la frecuencia.
 Determinar si puede reducirse la frecuencia.
Determinar si el tiempo de su presentación es suficiente para reunir la información.
c) Al revisar los informes periódicos, debe cerciorarse:
Si el informe sigue necesitándose.
Si es posible eliminar algo de la información presentada, sin disminuirse utilidad.
 Presentación a la empresa
El informe de sistematización debe ser presentado a la alta dirección (gerencia), así como al personal
involucrado, tanto en su aprobación como en su ejecución. Para hacer la presentación es
conveniente ensayar, promoviendo reuniones, conferencias, de preferencia con ayudas
audiovisuales, en donde el énfasis sea en los beneficios que el personal obtendrá con los nuevos
procedimientos y métodos.
 Información y administración
En los sistemas actuales hay una interdependencia entre la estrategia organizacional del negocio, las
reglas, los procedimientos y los sistemas de información de la institución. Los cambios de la
estrategia, reglas y procedimientos cada vez más requieren de cambios en el hardware, software
base de datos y telecomunicaciones. Los sistemas ya existentes pueden actuar como restricción en
las organizaciones. A menudo, lo que la institución desearía hacer depende de lo que sus sistemas le
permitan.
Enfoques contemporáneos sobre los
sistemas de información
El estudio de los sistemas de información trata con cuestiones y puntos de vista que son
contribuciones de las disciplinas técnicas y del comportamiento. Es un campo multidisciplinario, no
existe una teoría que por sí sola predomine.

Las principales disciplinas son: la ciencia de la computación, de la administración, investigación y

operaciones, la psicología, la sociología y la ciencia política.
1. Enfoque técnico:
Las disciplinas que contribuyeron al enfoque técnico son la ciencia de la computación (le concierne el
establecimiento de las teorías de la computación y los métodos de computación entre otros), la de la
administración (hace hincapié en el estudio de modelos para la toma de decisiones) y la investigación
de operaciones (se enfoca hacia las técnicas matemáticas como los costos, el control de inventario,
etc.).
2. Enfoque conductual:
Se relaciona con las cuestiones y problemas conductuales. Otras disciplinas del comportamiento
también juegan un papel importante. Los sociólogos se enfocan sobre el impacto de los sistemas de
información en el grupo.
Las ciencias políticas investigan los impactos políticos y los usos de los sistemas de información. La
psicología se interesa en las respuestas individuales a los sistemas de información.

Este enfoque no ignora la tecnología, pero el punto medular de este enfoque no se centra en las
soluciones técnicas, se concentra más bien en los cambios de actitudes, en las políticas de
administración y organización y el comportamiento.
3. Enfoque socio-técnico:
Ninguna perspectiva por sí sola captura de manera eficaz la realidad de los sistemas de información.
Los problemas de los sistemas y sus soluciones son raramente por entero de tipo técnico o
conductual. Los componentes técnico y conductual requieren de atención, esto significa que la
tecnología debe ser cambiada y diseñada de tal modo que se apegue a las necesidades
institucionales e individuales. Las instituciones y las personas también deben cambiar mediante la
capacitación y el aprendizaje con el objeto de permitir que la tecnología opere y prospere.
 Comunicación
En todas las etapas del trabajo, el analista de sistemas tendrá la necesidad de comunicar a otras
personas sus ideas y diseños. Dicha comunicación puede ser formal o informal. Como ejemplo de
métodos formales tenemos los informes de progresos y las especificaciones completas de un sistema
para entregar a programador. Los métodos informales van desde conversaciones dentro del
Departamento de Computación con otros analistas para producir un intercambio de opiniones acerca
de los nuevos sistemas, hasta las comunicaciones con el personal operativo en el área del usuario.
Como ya se advertirá, el analista debe poseer mucha habilidad para comunicarse, para así poder
convencer a otras personas que sus ideas son prácticas y razonables.
Veamos a continuación dos sistemas de
comunicación (Fuente: Murdick y Ross).
Los canales de comunicaciones, conocidos como “líneas”, usan una o más de las tecnologías
siguientes:
a) Conexión física a las líneas
 Por entorchado de alambres de cobre.
 Cables coaxiales.
 Fibras ópticas.

b) Líneas de microondas
 Por línea vista.
 Radio.
 Satélite.
 Barreras de la comunicación
Para lograr el mejoramiento de las comunicaciones, el diseñador de sistemas debe tener en cuenta
determinadas barreras que se oponen a la misma, para superarlas adecuadamente.
a) Mensajes mal expresados:
La falta de claridad y precisión en mensajes de toda especie es causa de una gran cantidad de
comunicación deficiente. La definición de formatos comprensibles y entrenamiento de los emisores
tiende a minimizar el problema.

b) Retransmisión defectuosa:
Ocurre cuando una persona hace el doble papel de receptor y transmisor de mensajes. Se necesita
habilidad y percepción para que se reduzca al mínimo la deformación y la consiguiente pérdida de
eficiencia. El entrenamiento y la capacitación son buenos aliados para subsanar la deficiencia.
c) Falta de atención:
Esta es una falla humana crónica y muy costosa para las comunicaciones eficaces. Es necesario poner
atención y no sólo escuchar o leer los informes. Las técnicas de motivación pueden ayudar, además del
entrenamiento adecuado.
d) Supuestos no aclarados:
Los supuestos que a menudo hacen los transmisores de que los receptores poseen conocimientos previos
acerca de alguna cuestión, pueden conducir a interpretaciones equivocadas y falta de comprensión. La
definición de formatos adecuados a cada medio minimiza los riesgos de esta barrera.
e) Desconfianza al transmisor:
Los sentimientos de desconfianza o desagrado hacia quien transmite un mensaje pueden matizar su
contenido. Aumentar la redundancia puede ayudar pero eventualmente el problema es más grave que
puede estar en la selección del personal.
f) Evaluación prematura: Tendencia a emitir juicios con información parcial.
g) Escuchar objetiva e imparcialmente un mensaje hasta que se le ha recibido en su totalidad,
facilitará su transmisión exacta y completa. Es necesario el entrenamiento y la capacitación.
h) Temor: Debido al temor a las consecuencias a menudo hay subordinados que deliberadamente
omiten información vital y solamente comunican mensajes parciales. La concientización de la
importancia de sus labores es necesaria.
i) Omisión de comunicación: Muchas veces se da por supuesto que todo el mundo está enterado de
algo y esto lleva a no comunicar decisiones, lo cual constituye una falla.
Especialización en sistemas de
información
En el campo de la informática inicialmente no se hizo énfasis en la necesidad de una educación
formal como preparación. Pero, el campo ahora es tan extenso y complejo que se está haciendo
imperativo la educación formal para una carrera en sistemas de información. Las dos opciones son:
la ciencia de la computación y los sistemas de información gerencial.

No obstante lo útil de la ciencia de la computación, de por sí no es suficiente para el especialista en

sistemas de información. Se requiere básicamente la compresión de las funciones
organizacionales (administración, manufactura, mercadeo, contabilidad, finanzas, etc.). La
comprensión de la toma de decisiones y el comportamiento humano en la interacción con los
sistemas de computación es tan importante como el conocimiento de la programación. La
comprensión de la dinámica de los cambios en la organización es tan importante como las
habilidades técnicas.
 Políticas y procedimientos
Las políticas y los procedimientos estructuran las funciones y operaciones que permiten realizar las
labores ordenadamente día a día. Cuando todos en la empresa siguen estas normas establecidas , la
organización puede funcionar sin problemas. Las estructuras de gestión y los equipos operan como
deben. Y los errores y las dificultades en los procesos se pueden identificar y resolver rápidamente.
En el momento que todo el equipo de trabajo sigue las políticas y procedimientos, tanto el tiempo
como los recursos se utilizarán de una manera más eficiente y de este modo se alcanzan los
objetivos. La consistencia en las prácticas también es adecuada para los trabajadores
individualmente saben de qué son responsables, qué se espera de ellos y qué pueden esperar de
sus supervisores y compañeros de trabajo.
En una empresa en la que los trabajadores siguen rígidamente las políticas y procedimientos
marcados, es menos probable que ocurran accidentes e incidentes laborales, por lo tanto, estas
normas deben ser claras y detalladas, que permitan realmente apoyar en las actividades diarias de la
entidad.

Cuando esto se realiza se reduce los riesgos de responsabilidad para la entidad y limita las
interrupciones del trabajo. Los trabajadores se sienten más seguros y cómodos en su lugar de
trabajo.
 Políticas Procedimientos
Son directrices que debe ser
Son directrices que debe ser captada por
captada por todos
todos los miembros de lalos miembros de
empresa.
Son planespor
Son planes pormedio
mediodede
loslos cuales
cuales se
la empresa. se establece
establece un método
un método para de
para el manejo el
Se dividen en Políticas Generales y actividades
manejo defuturas.
actividades futuras.
Políticas Específicas
Deben ser dictadas por un nivel Son guías de acción, no de
jerárquico Son guías de acción, no de pensamiento, en
pensamiento, en las que se detalla
las que se detalla la manera exacta en que
Se pueden implementar en el logro la manera
Se pueden implementar en el logro de los deben realizarseexacta en que deben
ciertas actividades.
de los objetivos
objetivos de como
de la empresa la empresa como
estrategias realizarse ciertas actividades.
estrategias
Son lineamientos que deben ser
Son alineamientos que deben ser seguidas
seguidas
antes de tomarantes de tomar alguna
alguna decisión
decisión Son secuencias
Son secuencias cronológicas
cronológicas de las
de las acciones
Esta especificando las normas y requeridas.
acciones requeridas.
Esta especificado las normas y
responsabilidades de
responsabilidades de cada trabajador cada
trabajador
Ejemplos DE POLITICAS

Política de
reclutamiento

Política de
crédito

Política de pago

Política de
privacidad
Ejemplos de procedimientos
Supongamos que se debe colocar una orden de materiales:
• Paso 1: El Departamento de Tiendas enviará una Solicitud de Compra al Departamento de
Compras.
• Paso 2: El Departamento de Compras analizará y comparará la Lista de materiales.
• Paso 3: Abastecimiento y publicidad de materiales.
• Paso 4: Recibiendo cotizaciones de varios proveedores.
• Paso 5: Evaluación de la cotización con respecto al precio, calidad, cantidad, entre otros.
• Paso 6: Colocación del pedido.
• Paso 7: Recepción de materiales de proveedores.
• Paso 8: Comprobación de materiales.
• Paso 9: Preparación del material recibido.
• Paso 10: Hacer el pago a los proveedores.