MANUAL PARA EL

USO DE ZOOM

OLANO HOLDING
S.A.C
Pautas básicas para el uso de ZOOM
 ÍNDICE
QUÉ ES ZOOM Y PARA QUÉ SIRVE............................................................................................................ 3
CREACIÓN DE CUENTA E INSTALACIÓN ................................................................................................... 3
A) CREAR UNA CUENTA .................................................................................................................... 3
B) DESCARGAR ZOOM GRATIS .......................................................................................................... 3
ENTRAR A UNA REUNIÓN ......................................................................................................................... 4
CREAR O PROGRAMAR UNA REUNIÓN EN ZOOM ................................................................................... 6
A) NUEVA REUNIÓN .......................................................................................................................... 7
B) AGENDAR O PROGRAMAR REUNIÓN ........................................................................................... 8
INTERFAZ Y FUNCIONALIDADES DE LAS REUNIONES ............................................................................. 10
A) FUNCIONALIDADES .................................................................................................................... 10
HACER HOSPEDADOR O DARLE LA ADMINISTRACIÓN A UN USUARIO. ................................................ 16
ZOOM NO SE ESCUCHA, NO FUNCIONA EL AUDIO ................................................................................ 18
CÓMO UTILIZAR ZOOM EN CELULAR ..................................................................................................... 19

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QUÉ ES ZOOM Y PARA QUÉ SIRVE

Zoom es una plataforma que permite realizar videoconferencias, chatear e impartir webinars
de forma rápida y sencilla. Con esta herramienta podrás hacer videollamadas, concertar
reuniones y entrevistas con tus clientes, alumnos y amigos.

CREACIÓN DE CUENTA E INSTALACIÓN

A) CREAR UNA CUENTA

El proceso de creación de una cuenta es el estándar. Entras en su página web y te registras
haciendo clic en el botón azul.
https://explore.zoom.us/es/products/meetings/

Te pedirá un correo electrónico y una contraseña. A continuación, te llegará un email de

confirmación a tu bandeja de entrada. Haces clic en el enlace y ya tienes tu cuenta de Zoom
creada y verificada.

B) DESCARGAR ZOOM GRATIS

Si bien, no es necesario descargar el programa para Windows y Mac para conectarte a una
reunión, sí resulta sumamente útil instalar el programa en el computador debido a que
cuenta con funcionalidades adicionales.
De este modo, podrás sacar el máximo provecho a este software desde tu PC.
Puedes descargar el programa desde este enlace.
https://zoom.us/download#client_4meeting

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ENTRAR A UNA REUNIÓN
Zoom cuenta con métodos de acceso a cualquier reunión planificada o realizada en la
plataforma:

 LINK O ENLACE: Los enlaces para ingresar a Zoom son una dirección URL con la que podrás
acceder a la sala desde cualquier dispositivo, bien sea tu móvil o PC.

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 Darle clic derecho sobre el enlace y abrir hipervínculo

- Si la aplicación no se abre automáticamente hacer clic en el botón INICIAR REUNIÓN

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CREAR O PROGRAMAR UNA REUNIÓN EN ZOOM

Para crear una reunión en zoom hay 2 formas: NUEVA REUNIÓN o AGENDAR

 Primero darle clic en el botón INGRESAR

 Se tiene que ingresar con una cuenta de correo y contraseña. Este registro se realiza
previamente en la página oficial de Zoom (referido en el agregado creación de cuenta e
instalación).

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Al ingresar encontraremos las siguientes opciones:
 Nueva Reunión
 Entrar
 Agendar
 Compartir pantalla

A) NUEVA REUNIÓN

En esta opción encontramos el ID de la reunión, código de acceso y enlace de invitación.

Para ingresar a esta ventana haremos clic en la parte superior izquierda donde se encuentra

este icono. Ahí encontraremos este enlace de invitación, damos en la opción Copiar
enlace el cual podemos hacerle llegar a nuestros invitados por correo y otros métodos de
comunicación.

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B) AGENDAR O PROGRAMAR REUNIÓN
- La aplicación de Zoom muestra un botón con el icono de un calendario y
el nombre Agendar, haz clic en él.

- La ventana Programar reunión se abrirá para solicitar:

 El nombre de la reunión
 Los datos de fecha, hora y duración de la reunión a programar
 Zona horaria
 Definir el ID de la reunión
 Seguridad de acceso para la reunión
 Opciones de calendario para programarse la agenda en Outlook, Calendario Google,
otros calendarios.
 Opciones avanzadas: al momento de agendar la reunión, Zoom permite
configurar otras opciones más avanzadas para tu próxima reunión, entre ellas:
o Permitir que los participantes se unan en cualquier momento.
o Silenciar a los participantes al entrar.
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o Grabar la reunión de manera automática en el ordenador.
o Autorizar o bloquear la entrada de usuarios procedentes de
regiones/países específicos.

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INTERFAZ Y FUNCIONALIDADES DE LAS REUNIONES
Cuando comiences una reunión en Zoom te encontrarás con su interfaz. Es bastante sencilla
e intuitiva.

A) FUNCIONALIDADES
En la parte baja, que se encuentra de negro tenemos varios íconos los cuales tienen
diferentes funciones, entre los cuales tenemos:

Ícono Funcionalidad
Este ícono sirve para activar y desactivar el audio de nuestro
computador, cuando el micrófono se encuentre tal y como está en la
figura, significa que nuestro audio no está habilitado.
Este ícono sirve para activar y desactivar el video de nuestro
computador, cuando el ícono de la cámara se encuentre tal y
como está en la figura, significa que nuestro video no está habilitado.
Este ícono nos sirve para desplegar al lado derecho de nuestra
pantalla y ver los participantes que se encuentran conectados a nuestra
sala de videoconferencia.

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 Esta funcionalidad nos sirve para enviar mensajes a los
participantes de la sala, se puede enviar mensajes a un participante
o a todos los participantes de la videoconferencia.

Este ícono nos sirve para compartir la pantalla de nuestro

computador, es decir que si queremos que todos los participantes
puedan ver alguna presentación o video que está en mi computador,
puedo hacer uso de esta.
Este ícono nos sirve para grabar la videoconferencia, al
seleccionar la grabación, el sistema nos preguntará si deseamos grabar
en la nube o en nuestro computador, ahí debemos seleccionar la
opción que más nos convenga.

Este ícono es para salir de la reunión y terminar la

videoconferencia.

ACTIVAR MODO GALERÍA

Cambiar de la vista de hablante a la de galería y viceversa, en una llamada de Zoom desde tu
ordenador, es sumamente sencillo. Simplemente deberás seguir estos dos pasos:
1. Ubica en la esquina superior derecha de la ventana el icono de “Vista” y presiónalo.
2. En este apartado deberás seleccionar “Vista de galería”. Posteriormente para utilizar el
modo hablante, simplemente debes pulsar “Vista del hablante”.

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OCULTAR PARTICIPANTES QUE NO TIENEN VIDEO
Al participar en una conferencia a través de Zoom, tendrás también la alternativa de ocultar a
los participantes sin video de la Vista de galería. Para ello, debes realizar los siguientes pasos:

1. Al estar en la Vista de galería, ubica el cursor sobre cualquier participante que tenga la
función de video apagada y haz clic con el botón derecho. También puedes
simplemente pulsar sobre los tres puntos en la parte superior derecha del cuadro del
participante para desplegar un menú de configuración.

2. Para finalizar pulsa sobre la opción “Ocultar participantes que no tienen vídeo”.

Al hacer esto, todos los participantes que no tienen la función de video habilitada,
desaparecerán de la galería y así habrá más espacio para visualizar a quienes si están
transmitiendo. Igualmente podrás pulsar “Ocultar vista propia” para quitar tu video y solo ver
el de los demás.

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GRABAR LA REUNIÓN
Puedes grabar la reunión por si luego quieres volver a visualizarla o enviársela a todas las
personas que estén presentes o se hayan apuntado a la sesión y no hayan podido asistir.
Por defecto, se guarda en tu ordenador. En los planes de pago, tienes la opción de escoger
entre el almacenamiento local o la nube.

COMPARTIR PANTALLA
Una funcionalidad realmente interesante. Permite mostrar al resto de participantes lo que
aparece en tu pantalla. Además, puedes elegir qué programa se muestra de todos los que
tienes abierto. Por ejemplo, el navegador. Puedes elegir si solo puede compartir una persona
al mismo tiempo o varias y si solo puede compartir el anfitrión o todos.

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HACER STREAMING
Una de las ventajas de compartir pantalla, es poder hacer streaming, es decir, emitir en
directo. Puedes elegir entre compartir un contenido propio, como una presentación, o un
contenido de terceros, como un vídeo de YouTube o tu canción favorita.
En este caso, para que los asistentes escuchen el audio, ve a la barra superior, a los 3
puntitos de la derecha y marca la opción “Compartir sonido de la computadora”.

PIZARRA VIRTUAL
Relacionada con lo anterior, puedes habilitar una pizarra en blanco para escribir o dibujar lo
que estimes oportuno. Muy útil para reforzar una explicación. Sus funciones están
disponibles también cuando compartes la pantalla.

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FONDOS VIRTUALES PARA ZOOM
Esta utilidad permite usar un fondo virtual o background, es decir, colocar una imagen digital
detrás de ti. Es recomendable que la superficie que tengas detrás sea de un color uniforme,
como una pared.
Esta funcionalidad es utilizada por algunos bloggers para realizar entrevistas, ya que aparece
la pantalla dividida y en la parte superior e inferior puedes poner añadir una imagen
previamente creada con tu nombre (o el de tu proyecto), el del entrevistado y tu URL.
Puedes encontrar buenos fondos virtuales para Zoom en cualquier banco de imágenes.

SEGURIDAD: Esta opción viene a reforzar la seguridad de tus reuniones con opciones tan
interesantes como “Bloquear reunión” o “Habilitar sala de espera”.
Bloquear reunión: restringe el acceso a nuevos participantes.
Habilitar sala de espera: como hemos mencionado, cada participante requiere que le
permitas acceder a la reunión.
Compartir pantalla: activa o desactiva esta opción para los participantes.
Que se cambien el nombre: así podrás identificar a los presentes.
Chatear: puedes desactivar el chat por completo para que te atiendan.

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PARTICIPANTES
Puedes ver quiénes están dentro de la reunión y si tienen o no el audio y el vídeo activados.
Si eres anfitrión podrás activarlos o desactivarlos.

Gestión de los participantes

Zoom cuenta con una gestión de los participantes bastante completa. Desde habilitar y
deshabilitar el audio y el vídeo hasta hacer hospedador a alguno de ellos. También puedes
hacer que se muestre su vídeo permanentemente para que intervenga, chatear con él o
expulsarlo de la reunión.

HACER HOSPEDADOR O DARLE LA ADMINISTRACIÓN A UN USUARIO.

 Darle clic al botón PARTICIPANTES.

 Seleccionar el usuario y darle clic en MÁS.

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 Clic en HACER HOSPEDADOR

 Sale un mensaje para aceptar el cambio. Darle en SI

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ZOOM NO SE ESCUCHA, NO FUNCIONA EL AUDIO

Aquí hay varias opciones. Si no escuchas tú, comprueba que tus auriculares estén conectados
o tus altavoces (parlantes) activados.

Si están enchufados y no oyes nada, ve a la barra inferior y comprueba que en la flechita que
hay junto al micrófono que tienes seleccionada la opción correcta.

Si estás utilizando el Smartphone, mira que el altavoz de la parte superior esté activado. Si no
es así, actívalo. Para que se active al entrar, ve a los Ajustes de reunión > Configuración
automática del audio y marca la opción “Usar Internet”.

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En cambio, si lo que pasa es que estás compartiendo un vídeo y el resto no oye nada, lo que
tienes que hacer es ir a la parte superior, esperar a que se despliegue la barra y hacer clic en
la pestaña Más y marcar la opción Compartir sonido de la computadora.

CÓMO UTILIZAR ZOOM EN CELULAR

Zoom cuenta con una aplicación para teléfono móvil o celular. Se trata de una versión
reducida del programa que cuenta con las principales.
Configuración de la app
La configuración de la App para Smartphone es bastante sencilla.
La interfaz cuenta con 4 pestañas:
 Reunión y chat
 Reuniones
 Contactos
 Configuración

En la primera están las opciones de Nueva reunión, Entrar, Programar reunión y Compartir
pantalla.
En la segunda, las reuniones programadas así como la ID de nuestra sala personal.
La tercera está dedicada a nuestros contactos en Zoom.
Configuración ocupa la última pestaña. Dentro encontramos nuestro Perfil, y los ajustes de
los Contactos y el Chat.

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El ajuste más importante es el de “Configuración automática del audio”, que se encuentra en
los ajustes de reunión. Por defecto viene apagado, por lo que al unirte a una reunión no oirás
nada.
Te recomiendo ponerlo en “Usar Internet”. La opción de “Llamar a mi número de teléfono”
es una buena alternativa no estás conectado por Wifi y te quedan pocos datos móviles.

Controles de la reunión en Android e iOS

Dado que la pantalla de un Smartphone es bastante más reducida que la de un ordenador o
de un portátil, los controles de la app están bastante simplificados.

Arriba encontramos una serie de opciones que desaparecen pasados unos segundos. Se
vuelven a activar tocando la pantalla. Son el altavoz (para escuchar nosotros), el
intercambiador de pantalla (delantera o trasera), la ID y la contraseña de la reunión y el
botón de Finalizar.
La barra inferior tiene las funcionalidades de audio, vídeo, compartir (pantalla, documento,
URL) y participantes. Los 3 puntitos de Más sirven para activar las reacciones (aplaudir y OK),
grabar la reunión, desconectar el audio, acceder al chat y a los ajustes de la reunión.

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