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GUÍA DE USO
ZOOM
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USO DE LA APLICACIÓN PARA REUNIONES ZOOM

Licencias ZOOM
Licencia BASIC
Permite de forma gratuita crear una cuenta para programar reuniones ilimitadas
cada una de las cuales tendrán una limitación de 40 minutos, y hasta 100 participantes.
Si únicamente hay 2 participantes no hay limitación de tiempo.
Licencia PRO
Dispone de reuniones sin limitación de tiempo, para 500 usuarios, url de reunión
personalizada, y más opciones de configuración de la cuenta.
Registro
Cada Sala dispondrá de una licencia PRO para que el responsable moderador
pueda generar aquellas sesiones por videoconferencia que se requieran, para poder
registrar las audiencias programadas.
Si desea crear una reunión en Zoom particular con la versión Basic, es necesario
disponer de una cuenta. Si se carece de cuenta debe hacerse un registro gratuito; para
ello, desde la página de Zoom: https://zoom.us , seleccionamos el botón de registro en
azul.

A continuación, compruebe la recepción de un correo de activación de la cuenta.

En la pantalla correspondiente, deberá introducir sus datos y pulsar el botón de “Activar”
nuevamente. La clave es la que desee indicar, que, en ningún caso, debe ser igual a la
del correo.

Descarga e instalación de la aplicación de Zoom

Para descargar la aplicación de Zoom debe entrar en: https://zoom.us/download
y descargarse la primera opción “Cliente Zoom para reuniones”. No obstante, al ingresar
por primera vez a una reunión mediante un enlace de reunión el programa le preguntará
si desea descargarlo.
En el caso de que se desee descargar antes de cualquier otra reunión, se
recomienda enfáticamente, que se haga únicamente desde la url indicada. En esta
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página también se pueden descargar versiones para Mac, iPad o móvil, además de
distintos complementos.
Si no desea instalar ZOOM, existe versión Zoom de navegador, aunque el
programa siempre intentará instalarse. En la parte inferior de la pantalla, en pequeño,
se dispone de la opción de acceder con navegador. Esta versión no dispondrá de todas
las opciones.

Después se abrirá una ventana para guardar el archivo ejecutable y deberá

ejecutarlo desde su carpeta de descargas para completar la instalación.

No se recomienda la instalación de Zoom desde páginas de terceros, ni de enlaces

que pudieran ser sospechosos, pueden contener malware adherido. Se recomienda tener
una versión superior a 5.0 y siempre tener Zoom actualizado a la última versión, están
corrigiendo vulnerabilidades y actualizando el software constantemente.
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Crear una reunión

Para crear una reunión en Zoom es necesario disponer de una cuenta (por
ejemplo, el responsable designado para cada Sala) y acceder con nuestro usuario y
contraseña seleccionado Ingresar, bien en la aplicación, bien en la versión de escritorio.

Podremos crear una Nueva reunión instantáneamente, o programar una

seleccionando Agendar.
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Seleccionando Nueva reunión, accederemos automáticamente a una reunión en

la sala personal, con los ajustes que tuviera nuestra cuenta de forma automática.
Si selecciona Agendar, podrá programar reuniones seleccionando: los ajustes de
la sesión, como la fecha y la hora, un ID aleatorio o el de la cuenta personal, una
contraseña de acceso o habilitar la sala de espera donde tendrá que aceptar a cada uno
de los participantes que quiera acceder.

Una vez programada la reunión aparecerá en la pestaña “Reuniones”, desde

donde se podrá iniciar, editarla de nuevo o eliminarla, y ver todas las reuniones que
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haya agendadas.

En la pestaña “Grabado” podemos ver las grabaciones que se vayan realizando,

pudiendo abrir la ubicación de éstas, reproducirlas o eliminarlas.
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La pestaña de “chat” sirve para hacer lo mismo que hacemos desde una reunión,
pero sin haberla iniciado todavía.

Y en la pestaña “contactos” puede buscar sus contactos de Zoom o incluso crear

canales para organizarlos en grupo; esto sólo es útil si se registraran todos los usuarios,
cosa que no es necesaria para las audiencias programadas.

Acceso a una reunión

Los participantes en una reunión deberán recibir un enlace o código de la reunión,
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previamente a su celebración. Estos asistentes no necesitan tener cuenta, ni realizar

registro, simplemente deberán pinchar en el enlace, o bien copiarlo y pegarlo en un
navegador. Seguidamente, si tiene zoom instalado, se abrirá la aplicación; en caso
contrario, el usuario podrá escoger entre ejecutar la aplicación de Zoom o seleccionar
unirse mediante su navegador.

Si accedemos a través de la aplicación o APP, se ha de seleccionar entrar a una

reunión, tanto en cualquier versión, navegador, instalación, o APP, e indicar la ID y la
contraseña proporcionada.

Seguidamente, el sistema pedirá el nombre con el desea acceder; este nombre

podrá ser modificado por el anfitrión y si lo permite, por los participantes.
Podrá seleccionar iniciar sin video y sin audio, y decidir posteriormente cuándo
activarlos.
Y le solicitará la contraseña de acceso si no fuera integrada en el enlace.
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Interfaz de la reunión
Al unirse a la reunión se abrirá una ventana donde se puede comprobar el correcto
funcionamiento del audio del ordenador. Zoom reconoce los dispositivos del sistema
operativo y su funcionamiento. En caso de que haya alguna incidencia relacionada con
el audio, acceda a la configuración de su sistema.

Esta es la interfaz de ZOOM, cuyas opciones se verán de forma detallada. Podrá

intercambiar la vista del hablante, en la que se verá en grande a la persona que habla,
por la vista galería, un visionado en cuadrícula de hasta 49 personas por pantalla, hasta
las 500 que dispone la licencia PRO, pudiendo desplazarse entre las diferentes pantallas;
además, podrá fijar como vista del hablante a un participante en concreto,
seleccionándola sobre los puntitos del usuario seleccionado.
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El anfitrión podrá fijar una vista del hablante determinada a todos los usuarios,
seleccionando video spotlight. Esta opción podrá ser detenida por el usuario seleccionado
como spotlight o por el anfitrión.
En los dispositivos móviles, únicamente se pueden visualizar 4 imágenes por
pantalla, pudiendo ver todas las demás, pasando página.

Barra de herramientas
Podemos mostrar/quitar la barra de herramientas con la tecla “Alt” del teclado.

Micrófono
A la izquierda encontramos el dispositivo del micrófono, el cual podemos
activar/desactivar con la barra espaciadora y usarlo como si fuera un walkie talkie. Si
nos indica reiniciar audio, hay que seleccionarlo para activar nuestro audio en la reunión.
Si pulsamos la flecha a su derecha nos aparece un desplegable con los micrófonos y
altavoces que dispone nuestro sistema operativo y que Zoom puede usar. También
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puede usar el audio de un teléfono si nos dispusiera de micrófono. Además, podemos

realizar una prueba de nuestro micrófono y altavoz para comprobar el correcto
funcionamiento.
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Vídeo
De igual forma podemos activar/desactivar una cámara web en el siguiente
botón, donde también podemos desplegar la flecha para ver la cámara y las opciones
que tenemos, así como la configuración de vídeo y la posibilidad de poner un fondo
virtual detrás de nuestra figura dentro de la propia configuración (para que funcione sin
un fondo chroma es necesario disponer de un equipo potente).

Seguridad

Para un mayor control de la seguridad, se recomienda habilitar la sala de espera,

de esta forma, cada usuario que desee entrar tendrá que ser aprobado por el moderador.
Además si en algún momento se ve la integridad de la reunión puesta en duda, esta se
puede bloquear para que no entre nadie más, expulsar a un integrante a la sala de
espera o eliminar a uno de los participantes. Y por último, puede configurar qué pueden
o no hacer los participantes en la reunión. Se recomienda que no permitan compartir
pantalla y que no se cambien el nombre si quiere tener el control de asistencia.
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Participantes

Pulsando el botón “Participantes” se despliega a la derecha los distintos miembros

a la reunión, mostrando quién es el anfitrión u hospedador.

En Zoom, hay tres roles:

Anfitrión/Moderador: que es único, la persona que tiene todo el control de la
reunión, y puede cambiar el rol del resto de participantes.
Coanfitrión: Tiene más privilegios que los participantes, puede silenciarlos a
todos, admitir participantes, compartir contenido, grabar.
Participantes: Únicamente pueden habilitar audio y video y chatear, a menos que
se configure la sesión con otros permisos a los participantes.
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El Anfitrión/Moderador puede seleccionar al resto de participantes y: hacer

hospedador a otro asistente, pasando a ser participante y perdiendo el control de la
reunión; hacerle coanfitrión, compartiendo permisos; y renombrar al usuario o enviarle
a la sala de espera.

Además, el anfitrión/coanfitrión puede mutear/desmutear el micrófono o el video

de los participantes de forma individual seleccionando los iconos al lado del nombre o
seleccionando Silenciar a todos, silenciará a todos los usuarios menos a sí mismo.
Si nuestro perfil es el de participante, únicamente podremos seleccionar nuestro
nombre y renombrarle, o añadir una imagen de perfil, o podremos hacernos cargo de
una reunión como anfitrión.

Una opción de acceso si el anfitrión no puede asistir a la sesión, es habilitar que

todos los participantes puedan acceder a la sala antes que el anfitrión, y proporcionar a
la persona que desee que ejerza de anfitrión, el código de anfitrión que podrá configurar
en su perfil. El participante, una vez dentro, podrá hacerse cargo de la reunión como
anfitrión, y le aparecerán nuevos controles, como el de seguridad, pudiendo habilitar la
sala de espera para realizar un control de acceso de los participantes, o bloquear la
reunión, para que no pueda acceder nadie más a nuestra reunión. Este nuevo anfitrión,
a su vez podrá designar un nuevo anfitrión o coanfitriones entre los participantes
asistentes.
Seleccionando Invitar, tanto para el anfitrión como para el participante, aparecerá
una ventana de la que podrán copiar la url de la reunión, o una invitación completa para
enviar por correo.
Además, todos los usuarios podrán levantar la mano para solicitar la palabra, a
todos los coanfitriones les aparecerá un aviso y se colocará al usuario al inicio de la lista
de participantes para poderle dar la palabra, y una vez atendido, bajar la mano.
Se pueden realizar sondeos cuya respuesta sea SI o NO - la respuesta aparecerá
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al lado de nuestro nombre - y a las coanfitriones les aparecerá el recuento de la votación.

También se puede colocar un emoticono de los disponibles por Zoom, y borrarlo. El
anfitrión puede borrar todos.

Borrar

Seleccionando los puntitos al lado de silenciar a todos, nos aparecerá un nuevo

menú de configuración, donde se podrá activar todos los micrófonos, obligar a que los
usuarios accedan silenciados, si no queremos permitir que los participantes puedan abrir
el micrófono o que modifiquen su nombre, habilitar la sala de espera o bloquear la
reunión.

En participantes el anfitrión podrá ver los usuarios que hay esperando en la sala
de espera y admitirlos, inclusive, enviar a un participante a la sala de espera en un
momento dado, por ejemplo, si desearan mantener la privacidad en un determinado
momento.
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Compartir

La opción compartir la pantalla estará disponible para anfitrión y coanfditriones,

y si se ha configurado, para participantes. Seleccionando opciones avanzadas en la flecha
desplegable se puede configurar quien puede compartir la pantalla; se recomienda para
evitar interrupciones que solo pueda compartir una persona.

Compartir la pantalla completa del ordenador o las distintas pestañas abiertas

como un programa o un navegador. Si desea que los usuarios también oigan el sonido
de su ordenador marque compartir el sonido de la computadora. Haga doble-click en la
opción que deseada o pulse Compartir.
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Una vez compartido, aparecerá una nueva barra de herramientas con los botones
para pausar, hacer anotaciones o permitir el control remoto del ratón con uno o todos
los participantes.

Compartir pizarra
Se abrirá el whiteboard de Zoom donde se podrá pintar, escribir, borrar, e incluso
guardar la imagen en .png por defecto. Si selecciona Mostrar en carpeta, abrirá la
ubicación donde se guarda el archivo automáticamente. Puede pasar el control de la
pizarra a otro usuario para que siga escribiendo en ella. Para dejar de compartir pulse
Deja de.

Compartir un dispositivo electrónico conectado al ordenador como un iPhone o

iPad; para ello es posible que deba instalar un plugin. En la pestaña Avanzado puede
elegir la parte de pantalla que quiere compartir, o solamente audio, o la imagen de una
cámara conectada al ordenador.
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Archivos: permite compartir archivos de los portales de almacenamiento en la

nube.

Chat

El botón de “Chatear” sirve para que los participantes se escriban entre sí, sin
necesidad de hablar por el micrófono. Además, se pueden compartir archivos en la nube
desde el propio chat. El anfitrión puede decidir con quién hablan los participantes, si
pueden hablar todos de forma pública, si se permiten chats privados entre participantes,
o si no pueden escribir.
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Cuando escribe el mensaje, puede seleccionar si se envía a todos, o a un usuario

en particular que aparecerá según la configuración seleccionada.

Si seleccionamos grabación, también guarda la conversación en .txt.

Votaciones

Con la opción votaciones, se pueden realizar sondeos anónimos a los

participantes.
Las votaciones tienen que ser creadas por el propietario de la licencia, si no han
sido creadas con antelación y no sois el propietario de la licencia el botón no estará
disponible.
Solo son accesibles accediendo desde la aplicación instalada, no están disponibles
desde el navegador.
Se puede preparar una batería de preguntas, y lanzarlas en el momento deseado.
Solo pueden responder los participantes, y solo tienen opción a una respuesta por
votación.
Los resultados son anónimos y no se almacena ningún registro de los resultados,
ni se incluye en la grabación. Podemos compartir los resultados en forma de porcentajes
de respuesta seleccionada o relanzar el cuestionario cuando desee.
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Grupos

El Anfitrión/Moderador puede dividir a los participantes en grupos para que

interactúen entre ellos. En cada grupo, todos sus miembros tendrán opciones para
compartir y habilitar su micrófono, y el anfitrión puede acceder a cada uno de ellos. El
contenido generado en los grupos no se incluye en la grabación.
Seleccione el número de grupos y si la asignación se realizará manual o
automáticamente. Siempre podrá mover a los usuarios entre grupos.
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Configure las opciones de grupos según sus necesidades. Se recomienda

desactivar la cuenta atrás del tiempo para evitar esperas innecesarias.

Asigne a los integrantes de cada uno de los grupos y seleccione Iniciar todas las
sesiones.
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Una vez iniciada las sesiones de grupo, se solicitará unirse a cada uno de los
integrantes con el siguiente mensaje.

Cuando accedan al grupo el Moderador verá que tiene un punto verde delante
del nombre.
Si los participantes tuvieran algún problema, podrá solicitar ayuda al Moderador,
seleccionando el botón de Pedir ayuda, única forma de comunicación disponible.
Sólo se puede chatear con los integrantes del grupo en el que se encuentren.

Al Moderador le aparecerá un aviso, y podrá acceder al grupo para prestar ayuda.

Una vez finalizado el trabajo en grupos, si se ha permitido que los integrantes lo

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abandonen cuando deseen, podrán seleccionar el botón Salir de la sala. Si no se ha

permitido, deberán esperar a que el hospedador finalice la sesión de grupos.

El Moderador podrá comunicarse con todos los participantes en los grupos

seleccionando la opción transmitir el mensaje a todos.
Para finalizar la sesión de grupos, el Moderador deberá seleccionar detener todas
las sesiones.

Grabar

Para realizar la grabación de la audiencia, dependiendo de la configuración, sólo

puede usarlo el anfitrión y coanfitriones; para poder usarlo, los participantes deberán
pedirle permiso al anfitrión.
Al iniciar la grabación nos aparece un aviso sonoro informando, y un popup que
hay que aceptar dando el consentimiento a la grabación si queremos seguir en la
reunión.
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La grabación se realiza de forma local en el equipo de la persona o personas que

inicien la grabación, y se grabará lo que ésta vea en su pantalla principal, sin mostrar la
barra de herramientas, el chat, el panel de participantes o las votaciones, y si estamos
en la vista del hablante únicamente grabara esta vista en grande, no las opciones de
visualización de las demás cámaras que se ven en la parte superior.
En la configuración de la grabación, se recomienda seleccionar optimizar para
editor de video de terceros, de esta forma guardará un mp4 con en video y audio y un
m4a con el audio solo. Además, puede seleccionar si quiere incluir su ventana de video
mientras comparte contenido.

Mientras se realiza la grabación, se puede pausar o detener la grabación y volver

a iniciar, no volviéndose a mostrar el cartel de grabación.
Una vez finalizada la reunión, la grabación tiene que procesarse y convertirse a
mp4, no apague su equipo mientras dura este proceso. Una vez finalizado, mostrará la
carpeta con todo el contenido, video, audio, chats y capturas de la pizarra.

Subtítulos

Permite asignar a una persona para que realice una transcripción de la sesión, o
una aplicación externa. Una vez asignada la persona, a ésta le aparecerá una nueva
ventana para que pueda ir escribiendo.
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Una vez activado, les aparecerá el botón en las herramientas de los participantes,
que podrán seleccionar si lo quieren visualizar o no.

Reacciones

Permite a los usuarios mostrar emoticonos como aplausos, por ejemplo, en la

pantalla principal, estos emoticonos desaparecerán a los pocos segundos.

Transmisión en vivo
Si su configuración lo permite, tendrá la opción de retransmitir en vivo, a través
de Youtube, Facebook, o un servicio propio de streaming.
Tendrá que seleccionar la opción deseada e ingresar los datos para permitir la
conexión de Zoom con el servidor; Zoom incluirá una marca de agua de ZOOM en la
retransmisión, por lo que se recomienda realizar la grabación local para luego difundir
dicho archivo.
Podrá parar la retransmisión o la grabación de manera independiente.

Finalizar o salir
Si somos el anfitrión, podremos finalizar la reunión y está se dará por terminada
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para todos los asistentes, o, podemos salir de la reunión y esta quedará activa hasta
que salga el último participante.
Si somos participantes, únicamente podremos abandonar la sala pulsando salir.

Configuración
Desde el icono de la herramienta, tenemos acceso a la configuración de la cuenta.

Al abrirse podemos ver los ajustes por defecto de Zoom y cambiarlos del modo
que creamos conveniente.
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Aquí accedemos a la configuración de las opciones de nuestra cuenta a la hora

de realizar una reunión. Es interesante revisarlas todas, aunque la configuración
necesaria para el correcto registro de las audiencias ya está hecho, cada usuario puede
decidir modificarlos a su conveniencia y necesidades.
Si va a programar reuniones para otros, tendrá que activar unirse antes que
anfitrión, por el contrario, si va a asistir a sus reuniones, desactívela para asegurar que
nadie accede antes, y active la sala de espera. Si no, siempre podrá activarla en las
opciones de seguridad al iniciar la reunión.
Activar el Coanfitrión Conjunto si vamos a necesitar que algún participante pueda
exponer o ayudar con el control de la reunión.

Seleccionar que solo pueda compartir el anfitrión, de esta forma, los participantes
no podrán interrumpirnos compartiendo ellos.
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Y en la configuración del perfil, dentro del navegador, podemos crear un nombre

de nuestra sala personalizado si disponemos de licencia (como es el caso de los
responsables de las Salas de Audiencias). Además, podemos personalizar la contraseña
de acceso a nuestra sala personal, y la clave de anfitrión, si todos los asistentes se
unieran como participantes, y una vez ahí, el que vaya a ejercer de anfitrión, puede
tomar el control de la sala.
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Si volvemos a los ajustes de configuración, podemos configurar el audio, el video,

las opciones para compartir pantalla, seleccionar un fondo virtual si queremos tapar
nuestro fondo, ver las estadísticas, o acceder a la configuración de nuestro perfil.