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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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1. OBJETIVO

Establecer los criterios y lineamientos para la elaboración, revisión, aprobación,

distribución y modificación de los documentos internos y externos que hacen parte
del S.G.C en IMCOLMEDICA S.A., donde se indica la codificación, contenido,
presentación y control en el manejo de los mismos, garantizando uniformidad en
la información.

2. ALCANCE

Este Procedimiento aplica a toda la documentación de origen interno y externo

que conforma el S.G.C. de IMCOLMEDICA S.A y rige a partir de su fecha de
aprobación.

3. DOCUMENTOS REFERENCIA

 NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad (fundamentos y

vocabulario.
 NTC-ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad, requisitos.
 NTC ISO 13485:2006 Sistema de Gestión de Calidad. Dispositivos
médicos. Requisitos para propósitos regulatorios

4. DEFINICIONES

4.1. DOCUMENTO: Información y medio de soporte.

4.2. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de las actividades desempeñadas.

4.3. DOCUMENTO INTERNO: Son todos aquellos documentos originados por

IMCOLMEDICA S.A. (Manuales, Procedimientos, Instructivos, Planes de
Calidad entre otros).

4.4. DOCUMENTO EXTERNO: Son todos aquellos documentos, que provienen de

fuentes externas y se utilizan para el desarrollo de las actividades de
IMCOLMEDICA S.A. (Leyes, Normas, Manuales, Decretos, etc.).
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4.5. CONSERVACIÓN: Tiempo durante el cual se conservan los registros de

calidad.

4.6. CONTROL: Método utilizado para que los documentos permanezcan legibles,
fácilmente identificables y recuperables.

4.7. COPIA CONTROLADA: Son todas aquellas copias de documentos del

S.G.C. que se distribuyen y que permiten asegurar de que en todos los puntos
donde se haya establecido, se cuenta con las versiones vigentes de los
documentos del Sistema.de Gestión de la Calidad.

4.8. COPIA NO CONTROLADA: Copias de documentos del S.G.C. que se emiten

para un propósito específico (por ejemplo copias de procedimientos o manual
a otras entidades o clientes que lo requieran) y que por lo tanto no se requiere
garantizar su actualización

4.9. ESPECIFICACION: Documento que establece requisitos.

4.10. EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la veracidad de algo.

4.11. INSTRUCTIVO: Documento que describe detalladamente las actividades

de un proceso para dar mayor claridad.

4.12. LISTADO MAESTRO: Registro en el que se incluyen todos los

documentos internos pertenecientes al S.G.C.

4.13. MANUAL: Documento que enuncia la políticas de la organización de

calidad y que describe el S.G.C. de una organización.

4.14. NORMA: Documento emitido por un ente externo, que hace referencia a
instrucciones de aplicación general, en donde se indican procedimientos
a seguir, identificación, control, etc.

4.15. OBJETIVO: Describe el fin para el cual se ha creado el documento.

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4.16. PLAN DE CALIDAD: Documento que especifica que procedimientos y

recursos asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando
deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

4.17. PROCEDIMIENTO: Forma específica para llevar a cabo una actividad o

un proceso.

4.18. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en salidas.

4.19. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente

implícita u obligatoria.

4.20. VIGENTE: Documento que conserva su validez para ser usado.

5. RESPONSABLES

Por hacer cumplir este procedimiento:

 El Coordinador de Gestión de Calidad y Proyectos.

 El Asistente de Calidad.
 El responsable del proceso.

Por la actualización y difusión de los cambios a los documentos internos y

externos de la compañía:

 El responsable del proceso.

 El Coordinador de Gestión de Calidad y de Proyectos
 El Asistente de Calidad.

Por la debida implementación de las versiones actualizadas:

 El personal de la organización.
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6. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

6.1. IDENTIFICAR NECESIDAD

Los dueños de proceso son los responsables de identificar la necesidad de

modificar, actualizar, eliminar o crear un documento y/o formato, para lo cual
diligenciara el FM-003 SOLICITUD DE ELABORACION O MODIFICACION
DE DOCUMENTOS Y/O FORMATOS. Los documentos y formatos del SGC
deben ser revisados después de su última emisión en un tiempo máximo de 1
año, este tiempo es controlado en el FM-01 Listado maestro de documentos
por el Asistente de Calidad, sí después de realizada la revisión se determina
que el documento o formato no requiere ser modificado se realiza un acta en
donde especifique la decisión y se describa el código, nombre y versión del
documento o formato revisado.

6.2. REALIZAR REQUERIMIENTO

Realizar el requerimiento en el formato FM-003 SOLICITUD DE

ELABORACION O MODIFICACION DE DOCUMENTOS Y/O FORMATOS,
dejando en blanco las casillas grises de código y versión, esta información
será diligenciada el área de Calidad y se entrega al Asistente de Calidad.

6.3. EVALUAR APLICABILIDAD

El coordinador de Calidad y Proyectos, evalúa la aplicabilidad de la solicitud en

el área correspondiente y decide aceptar o no la solicitud. Si la solicitud es
aceptada el Asistente de Calidad le asigna el consecutivo de la modificación.

6.4. ELABORAR O MODIFICAR DOCUMENTOS Y/O FORMATOS

Para la elaboración o modificación de los documentos y/o formatos que hacen

parte del S.G.C. de IMCOLMEDICA S-A-, se deben tener en cuenta los
siguientes parámetros.
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6.4.1. ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS

Esta estructura documental aplica para la emisión de Manuales,

Procedimientos, Instructivos y Planes de Calidad. El documento contendrá
la siguiente información.

6.4.1.1. ENCABEZADO

El encabezado tendrá la siguiente descripción.

CODIGO (c)
(a) LOGOTIPO
VERSION (d)
FECHA PARA ENTRAR
EN VIGENCIA (e)
(b) NOMBRE DEL DOCUMENTO NUMERO DE PAGINAS
(f)

a. Logotipo de la empresa

b. Nombre o titulo del documento: Corresponde al tipo de

actividad a realizar. El tipo de letra es Arial y de tamaño 14

c. Codificación: Todos los documentos del SGC de

IMCOLMEDICA S.A., deben presentar una identificación única
con la cual se clasifican, el tipo de letra es Arial, tamaño 12; la
identificación se establece a través de un código alfanumérico el
cual se describe a continuación:
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PR - 001 CONTROL DE DOCUMENTO

TIPO DE DOCUMENTO
PR Procedimiento
MC Manual de calidad
TITULO DEL
FM Formato CONSECUTIVO
PC Plan de calidad DOCUMENTO
IN Instrucciones de trabajo
MA Otros manuales

Las dos primeras posiciones significan

PR: Procedimiento
MC: Manual de Calidad
FM: Formato
PC: Plan de Calidad
IN: Instructivos de Trabajo
MA: Otros Documentos

Los documentos de uso exclusivo del laboratorio de metrología se les

adicionan la letra “C” es decir:

PRC: Procedimiento
MCC: Manual de Calidad
FMC: Formato
PCC: Plan de Calidad
IC: Instructivos de Trabajo
MAC: Otros Documentos

Las siguientes posiciones son un número consecutivo compuesto de tres

dígitos, los cuales son asignados por parte del Coordinador de Calidad y
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Proyectos ó por el Asistente de Calidad, de acuerdo a los listados

maestros para el control de la documentación.

d. Versión: En este espacio se colocarán, los dos números

consecutivos de la versión del documento, el tipo de letra es
Arial, tamaño 12. El número de versión del documento se
identificara de la siguiente manera de acuerdo al número de
revisiones realizadas a este:

Original : VERSION 01
Primera Versión : VERSION 02
Segunda Versión : VERSION 03
Enésima Versión : VERSION 04

En documentos que se encuentren en proceso de revisión, se

identificara el número de la versión antecedida de la letra P,
identificando así; la versión preliminar a la que será actualizada.

NOTA: En caso de que se cambie la estructura de los documentos (forma). No se

actualizaran hasta que requieran modificaciones técnicas de fondo.

e. Fecha: Es la fecha en que entra en vigencia el documento. Se

escribirá dd/mm/aa, el tipo de letra es Arial, tamaño 12.

f. N° de páginas: Aquí se coloca el consecutivo de hojas

contenidas en el documento con el formato: PAGINA __ DE __
El tipo de letra es Arial, tamaño 12.

6.4.1.2. CONTENIDO

El contenido del documento será el siguiente, con la numeración que

aparece a continuación.

1. OBJETIVO: Debe definir claramente la finalidad que sigue el

documento, este objetivo será determinado por el responsable del
proceso.
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2. ALCANCE: Es la delimitación que se da para la aplicación del

documentos, desde el inicio hasta la culminación

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normas aplicables al

documento, aquí se relacionan todos los documentos internos ó
externos que tengan relación directa con el documento que se
elaboro. En caso de que el documento relacionado sea de tipo
externo, la referencia bibliográfica debe ir de la siguiente manera:
Titulo del documento en mayúscula y Nombre(s) del (s) autor (es).

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Son todos aquellos términos

que están contenidos en el documento y que necesitan ser
aclarados para una mejor comprensión del mismo.

5. RESPONSABLES: Aquí deberá enunciarse los cargos involucrados

y los responsables del manejo, implementación y control del
documento.

6. DESARROLLO DEL DOCUMENTO: Es la parte más extensa de los

documentos, aquí se describirá la información detallada de las
actividades especificas, contendrá el desarrollo del Manual,
Procedimiento, Instructivo y/o Planes de Calidad. Esta descripción
puede ser de manera grafica a través de flujogramas, o por
descripción de las actividades.

7. REGISTROS: Se deben relacionar todos los formatos mencionados

en el documento, colocando código y nombre.

8. MEDICION Y CONTROL: Esta parte indica la manera en que se

mide la efectividad del proceso de acuerdo a la matriz de objetivos
de IMCOLMEDICA S.A., de igual manera indicara el control que se
le dará al Manual, Procedimiento, Instructivo y/o Plan de Calidad.

9. CONTROL DE CAMBIOS

Cada vez que se realice un cambio importante en un documento se

emitirá una nueva versión del mismo, el número será el
inmediatamente superior al de la versión que ha sido modificada. En
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el momento de realizar la modificación del documento se registrara

en el cuadro de control de cambios que se encuentra en la última
hoja, donde se colocara el número de la nueva versión, la
descripción del cambio y la fecha de la solicitud.

VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA DE SOLICITUD

Las nuevas versiones de todos los documentos deberán ser

revisadas, aprobadas y distribuidas.

PIE DE PAGINA: Solamente la hoja del documento previa a

los anexos llevara pie de página y este contendrá la siguiente
información.

 Firma y cargo del responsable de la elaboración.

 Firma y cargo del responsable de la revisión.
 Firma del responsable de la aprobación y
autorización del documento, la cual será por
parte del cargo con mayor autoridad dentro del
área.
 Fecha de aprobación del documento y/o formato
es la fecha en la que se realizo su aprobación
final y se divulgo dicho documento.
 Entre la fecha de aprobación y la fecha de
entrada en vigencia, debe establecerse mínimo
dos días, para la realización de la divulgación del
documento. El tipo de letra será Arial 10
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ELABORADO POR: REVISADO POR:

NOMBRE NOMBRE
CARGO CARGO
APROBADO Y AUTORIZADO POR:

FECHA APROBACION: XX/XX/XX

NOMBRE
CARGO

10.ANEXOS: En caso de que se requiera mayor información para la

descripción del proceso, se utilizaran flujogramas, fotografías,
películas, mapas, etc., y se relacionaran en este numeral.

TABLAS Y FIGURAS: Las tablas y figuras se deben

numerar colocando la palabra “tabla o grafico” seguida
por un numero que la identifique y escrita debajo de la
tabla al lado derecho, pueden ir ubicadas dentro de la
descripción del procedimiento con tamaño de letra 10 o
puede ir como anexos

6.4.2. ESTRUCTURA DE LOS FORMATOS

6.4.2.1. ENCABEZADO

El encabezado tendrá la siguiente descripción

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(a) LOGOTIPO
CODIGO (c)
VERSION (d)
(b) NOMBRE DEL DOCUMENTO

a. Logotipo de la empresa

b. Nombre o titulo del formato: Corresponde al título del formato.

El tipo de letra es Arial y de tamaño 14.

c. Codificación: (Ver 6.4.1.1 letra c. de este documento)

d. Versión: (Ver 6.4.1.5 de este documento)

6.4.3. INFORMACION COMPLEMENTARIA:

El documento está terminado cuando cumple con todos los requisitos

establecidos para su funcionalidad, es decir aquellos que fueron definidos
por el responsable del proceso o el Coordinador de Calidad y Proyectos.

La presentación de documentos puede ser en:

 FORMA IMPRESA: Son documentos que por sus requerimientos,

requieren una impresión en papel. Por ejemplo un procedimiento
documentado, el Manual de Calidad y los formatos.
 MEDIOS MAGNETICOS: Son documentaos los cuales se conservan
por medio electrónico (discos duros, medios magnéticos)
 MEDIOS AUDIOVISUALES: Documentos utilizados mediante
proyecciones de imágenes (películas, videos, diapositivas)
combinadas con sonido que son utilizados con fines didácticos
dentro y fuera de la compañía.
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6.5. REALIZAR REVISION Y APROBACION DEL DOCUMENTO

Los documentos del SGC son revisados y aprobados de acuerdo con la

siguiente tabla:

Documento Revisión Aprobación

Representante de la
Manual de calidad Gerente
Dirección del SGC
Procedimientos,
instructivos, planes de Coordinador o cargo Representante de la
calidad, manuales de con mayor autoridad en Dirección del SGC
funciones el área
Representante de la Representante de la
Formatos
Dirección del SGC Dirección del SGC

El Asistente de calidad como Administrador del SGC es el responsable por

realizar la gestión de verificar que se cumpla con los requisitos de
normalización establecidos en este documento y porque se registren las
revisiones y aprobaciones correspondientes:

 Para documentos (Manual de Calidad, Procedimientos, instructivos,

planes de calidad, manuales de funciones) firmando las casillas de
revisión y aprobación al final del documento.

 Para formatos en el FM-003 SOLICITUD DE ELABORACION O

MODIFICACION DE DOCUMENTOS Y/O FORMATOS.

El documento original que tiene las firmas de aprobación será archivado en AZ

bajo la custodia del Asistente de Calidad.

6.6. CLASIFICAR Y CODIFICAR DOCUMENTO

El asistente de Calidad, clasifica el documento según el tipo interno o externo.

A los documentos internos asigna la codificación respectiva y actualiza el
Formato de FM-001 Listado Maestro de Documentos, en donde se controla la
vigencia de los documentos, su distribución y tiempo de revisión.
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Los documentos de tipo externo se incluyen en el FM-077 Listado Maestro de

Documentos Externos.

6.7. DIVULGAR LA DOCUMENTACION DEL S.G.C.

La distribución, así como la divulgación de los documentos y/o formatos se

debe realizar en la intranet de IMCOLMEDICA, esta actividad la realiza
Asistente de Calidad y/o Coordinador de Calidad y Proyectos.

El área de Calidad informa al Coordinador o Jefe de área sobre la publicación

y cambios realizados.

El Coordinador o Jefe de área es el responsable de bajar la información de los

documentos actualizados a todos los colaboradores que considere necesario.

El registro de la divulgación se realiza en el formato FM-002 CONTROL DE

DIVULGACION DE DOCUMENTOS, y/o el FM-008 FORMACION PERSONAL
cuando los cambios realizados requieran que se capacite al personal
involucrado.

6.8. CONTROL DE REGISTROS

Todos los registros relacionados con el SGC, tanto de origen externo como
interno, deberán estar debidamente identificados para facilitar su control y
ubicación. Deben estar protegidos de la luz, del calor, de la humedad y se
deben archivar en un lugar libre de incendios y protegidos contra robos.

Cuando ocurran errores en los registros se debe trazar una línea al dato
erróneo, no debe ser borrado, hecho ilegible, ni eliminado y escribir al lado el
dato correcto. Todas estas alteraciones a los registros deben ser firmadas por
la persona que hace la corrección.

Es responsabilidad del Asistente de Calidad actualizar y publicar en la intranet

el FM-018 Listado de Control de registros, especificando para cada registro:
identificación, almacenamiento, protección y acceso, recuperación, tiempo de
retención (Este no debe ser inferior a la vida útil del equipo o inferior a dos
años) y su disposición final.
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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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Para garantizar la preservación e integridad de los registros se realizan

actividades de mantenimiento preventivo y backup a los computadores
portátiles y servidores, estas actividades se describen en el PR-023
Procedimiento de tecnología de la información.

6.9. CONTROL DE DOCUMENTOS

Los documentos controlados incluyen:

 Manuales de Calidad
 Procedimientos
 Instructivos
 Formatos o Registros
 Planos
 Diagramas
 Leyes
 Decretos
 Normas
 Mapas
 Documentos del cliente
 Documentos de origen externo, los cuales se definen de esta manera y
son controlados como documentos externos por los sistemas de gestión
(ejemplo normas externas, leyes, decretos, etc.), estos se relacionan en
el FM-077 Listado Maestro de Documentos Externos.
 Hojas de vida de equipos (Básculas, Montacargas, computadoras, etc.)

Si en una de las áreas de la empresa adquiere un documento de origen externo que

quiera ser definido como documento controlado del S.G.C., el Director, Coordinador
o Jefe Responsable del proceso debe informar al Coordinador de Gestión de
Calidad y Proyectos o al Asistente de Calidad, de manera que se que sea incluido
en el FM-077 Listado Maestro de Documentos Externos, para su respectivo
control.

Existe un Manual de Calidad en medio físico, ubicado en la oficina del Coordinador

de Gestión de Calidad y Proyectos, adjunto a este se encuentran todos los
procedimientos, instructivos, planes de Calidad y formatos del S.G.C.
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Los documentos del S.G.C. se controlan mediante el FM-001 Listado Maestro de

Documentos. El Asistente de Calidad debe hacer un seguimiento a la utilización
adecuada de todos los documentos controlados, verificando que se están realizando
todas las actividades tal como se ha definido en ellos, además de ello debe:

 Asegurar que los cambios realizados se documenten.

 Asegurar que cualquier cambio de versión sea actualizado en el FM-001
Listado Maestro de Documentos.
 Informar al personal involucrado de cualquier cambio o eliminación de un
documento controlado que forme parte del S.G.C.
 La actualización de los documentos del SGC en la Intranet
 La actualización del FM-001 Listado Maestro de Documentos y FM-077
Listado Maestro de Documentos Externos en la intranet.

Medios de Control

Documentos Internos:
 Código del documento
 Nombre del documento
 Versión del documento
 Firmas de revisión y aprobación (solo en la última hoja)
 Listado Maestro de documentos

Todas las copias controladas tienen las palabras: COPIA CONTROLADA, solo se
consideran copias controladas las que se encuentren publicadas en la intranet,
cuando se realice una impresión de dicho documento por parte del personal de la
organización dejara de ser una copia controlada y el Área de Calidad de la
compañía no responderá por su actualización.

6.9.1. CONTROLAR ACCESO PUBLICO

Existe en la Intranet un espacio destinado para el acceso público a la

documentación del S.G.C.

Este espacio, es administrado por el Coordinador de Calidad y Proyectos

y/o Asistente de Calidad, los cuales tienen la potestad de modificar,
eliminar y sustituir la información allí contenida.
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La totalidad del personal de la organización tiene acceso a ella, en modo

de lectura; por tal motivo se prohíbe el mantener los documentos y/o
formatos del S.G.C. en los computadores del personal, esto con el fin de
mantener la uniformidad en las versiones y fechas de vigencia.

6.9.2. CONTROL DE OBSOLETOS

De existir documentos que estén obsoletos por una nueva versión, el

Coordinador de Calidad y Proyectos o el Asistente de Calidad, de manera
conjunta con el líder del proceso, coordina la recolección y destrucción de
las copias de las versiones anteriores. De requerirse la conservación del
documento original, este debe estar marcado con la palabra “Obsoleto” y el
Coordinador de Calidad y Proyectos o el Asistente de Calidad, guardarán 1
copia en una carpeta denominada documentos obsoletos, mínimo por un
periodo de 2 años.

6.10. IMPLEMENTAR DOCUMENTO

El responsable del Proceso, se encargará de hacer el uso adecuado del

formato o documento y velará porque las personas que interactúen con el
mismo lo conozcan, lo asimilen y lo usen.

7. REGISTROS

No. CODIGO NOMBRE

1 FM-001 Listado Maestro de Documentos
2 FM-002 Control de Divulgación de Documentos y Formatos
3 FM-003 Solicitud de Elaboración ó Modificación de Documentos y formatos
4 FM-018 Listado Control de Registros
5 FM-077 Listado Maestro de Documentos Externos

8. MEDICION Y CONTROL

Este procedimiento, se verificara por medio de auditorías internas al proceso.

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9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA DE SOLICITUD

01 Documento Original 2004-010
02 Inclusión proceso, Adición generalidad 2004-03-9 2005-04-9
03 Inclusión procesos
04 Modificación del Proceso 2007-10
05 Modificación del Proceso 2010-01
06 Estructura del Proceso 2011-06
Aclaración de responsables y registro para
realizar la revisión y aprobación de documentos
y formatos en numeral 6.5.
07 Modificación en el numeral 6.7, definiendo 2013-1510
responsabilidades de la divulgación de la
documentación y se incluyó el FM-008
Formación personal.
6.1 Se estableció el tiempo en el que deben ser
revisados los documentos y formatos.
6.4.1 Se estableció codificación para la
documentación exclusiva del laboratorio.
6.8 Se estableció como corregir errores en los
registros y se especificaron las actividades
descritas en el PR-23 para la preservación e
integridad de los registros. Se especificó el
08 201-07-01
tiempo mínimo que se deben conservar los
registros. Se incluyó la publicación del FM-018
en la intranet.
6.9 Se incluyó la publicación del FM-001 en la
intranet.
6.9.2 Se estableció el tiempo mínimo de
conservación de documentos obsoletos del SGC.
Se modificó el FM-01 y FM-18
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ELABORADO POR REVISADO POR:

CAROLINA VERANO V. BIXMAR LAGOS B.

Asistente de Calidad Coordinador de Calidad y Proyectos
APROBADO Y AUTORIZADO POR: FECHA DE APROBACION:

2014-07-01
BIXMAR LAGOS B.
Representante Dirección del SGC

10. ANEXOS

10.1 Listado Maestro de Documentos FM-001

10.2 Control de Divulgación de Documentos y Formatos FM-002
10.3 Solicitud de Elaboración o Modificación de Documentos y FM-003
Formatos
10.4 Listado Control de Registros FM-018
10.5 Listado Maestro de Documentos Externos FM-077
10.6 Formación personal FM-008
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ANEXO No. 3
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No. DESCRIPCION FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO

Se verifica la naturaleza del INICIO

documento
Usuario
1
VERIFICAR TIPO DE
DOCUMENTO
NO

Si el documento es interno se
procede con el paso No. 3, si es
externo se continua con el paso Documento Usuario
2 VER PASO 11
No. 11 Interno?

Diligencia solicitud para elaborar Usuario FM-003

documento o para modificarlo
SI
3
Evalúan si existen documento
que contengan información
similar, si es adecuado para la Coordinador área,
empresa (que este orientado a Diligenciar solicitud
usuario, Coordinador
las políticas y objetivos) y que para elaboración o de Calidad y FM-003
sea aplicable. Si no se continua modificación Proyectos
con el Paso No. 5, si es
4
aceptada, se asigna el
consecutivo de modificación y se
procede con el paso No. 6 N Comunicar no
Evaluado el documento, se Se acepta la O aceptacion de
determina que no es aceptada la solicitud? solicitud Coordinador de
elaboración o la modificación, Calidad y Proyectos FM-003
5 realiza comunicación y se envía
al área solicitante informando las SI
causas y se archiva
Define el responsable de
elaborar o modificar el Definir
Coordinador Área,
documento Responsable usuario, Coordinador
6
de Calidad y
Proyectos
Elabora o modifica el documento
teniendo en cuenta los Coordinador /Área
7 Elaborar o modificar
parámetros del anexo documento usuario

Codifica el documento de
Codificar el
acuerdo al listado maestro y se Documento
Asistente de Calidad FM-001
identifican los cambios

A
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No. DESCRIPCION FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO

Realizar la revisión y aprobación Coordinador de área/ Documento
de los cambios realizados A Representante de la Aprobado
9 teniendo en cuenta que acorde a Dirección del
las políticas y objetivos de la SGC/Gerente
compañía.
Si no es aprobada la elaboración Solicitar Coordinador de área.
o modificación se ajusta. Si es Aprobacióbn Coordinador de
10 aprobada se procede con el paso Calidad y Proyectos
11. NO

Imprime y firma el documento.

Si se requiere se sacan copias y Aprobada? ajustar
se sellan (copia controlada) y se Coordinadora de
diligencia el listado maestro, si SI área – Coordinador
es una actualización se retira el de Calidad y FM-001
11 obsoleto y se actualiza el listado Proyectos
maestro entregando las nuevas Emitir documento
copias en los puntos en que se
requieran y recogiendo los
documentos identificando los
originales obsoletos con el sello
de “documento obsoleto” divulgar
12 Se divulga el documento las Asistente de Calidad
áreas involucradas en el proceso Coordinador de área FM-002

El documento se aplica de Coordinador de área

14 acuerdo a lo estipulado. Divulgar documento
– Usuario
Durante la aplicación del Coordinadora de
15 documento se evalúa si es área – Coordinador
adecuado al sistema de Calidad y
Proyectos
16 Durante la aplicación del Aplicar documento Coordinador Área -
documento se evalúa si es Usuario
adecuado al sistema, su
efectividad en el desarrollo del
proceso y la respuesta de Realizar
aceptación por parte de las áreas seguimiento y
usuarias. revisar
17 Si el documento es inadecuado Coordinadora de
se hará la respectiva área – Coordinador
modificación, volviendo al paso Mantener el de Calidad y
No.1 De lo contrario se procede documento Proyectos
al paso No. 14

Modificar el Volver a paso

documento? No. 1

Volver a paso
No. 14
 CODIGO:PR-001
VERSION: 08
FECHA: 07/02/14
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Página 26 de26

No. DESCRIPCION FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO

INICIO

IDENTIFICAR NECESIDAD DE
1 Identificar la necesidad de Coordinador de
MODIFICAR O CREAR
modificar o crear formato área y/o Usuario
FORMATO

Identificada la necesidad es
necesario solicitar la creación, REALIZAR Coordinador de
modificación del formato REQUERIMIENTO área y/o Usuario FM-003
2

NO
De acuerdo a la solicitud, se
realiza análisis de información EVALUAR
3 para determinar si el APLICABILIDAD? Coordinador de
requerimiento se justifica de Calidad y Proyectos FM-003
acuerdo a las necesidades de SI
ser así, se asigna el consecutivo
de modificación y se procede al
paso 4. Si no se justifica se
procede al paso 1.g
La elaboración o modificación ELABORAR
del formato, se realizara de DOCUMENTO
acuerdo a los parámetros Asistente de
requeridos para la información Calidad
4 que analizara NO

Realizar la revisión y aprobación SE APRUEBA

del formato. Si el formato FORMATO? Coordinador de
diseñado se adapta a las SI Calidad y Proyectos
necesidades, se procede al No.6, FM-003
5
si no es así se procede al paso
No. 4
CODIFICAR

Realizar la respectiva
6
codificación del formato. INCLUIR EN LISTADO
MAESTRO DE
Teniendo el formato codificado, REGISTROS Coordinador de
se incluye para seguimiento y Calidad y Proyectos FM-001
control en el Listado Maestro de FM-018
7
Documentos y en el Listado de
Control de Registros.
DIVULGACION DE
FORMATO
Se realiza entrega y divulgación Asistente de
del formato diseñado y/o Calidad FM-002
modificado. Coordinador de
8 FIN área