AUDITORIA OPERATIVA A LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE EQUIPOS DE

LABORATORIOS Y GESTIÓN DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS, EN LA UNIDAD TÉCNICA DE

LABORATORIOS, GESTIÓN 2019.

MEMORANDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA

CONTENIDO
1. TERMINOS DE REFERENCIA
1.1 Naturaleza, objetivo y objeto del trabajo.
1.2 Principales responsabilidades a nivel de emisión de informes.
1.3 Alcance y metodología de la revisión a ser efectuada y las restricciones en el alcance
del trabajo.
1.4 Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el desarrollo del
trabajo.
1.5 Actividades y fechas de mayor importancia.
2. INFORMACION SOBRE ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCION Y SUS
RIESGOS INHERENTES
2.1 Estructura organizativa y marco legal
2.2 Principales segmentos de la actividades, área o programa
2.3 Principales actividades o servicios (según corresponda)
2.4 Organismos y entidades vinculadas
2.5 Principales fuentes de generación de recursos
2.6 Estructura gerencial
2.7 Información que se emite tanto para uso externo como interno
2.8 Factores externos que puedan afectar las operaciones
3. AMBIENTE DE CONTROL
4. DETERMINACION DE UNIDADES OPERATIVAS
5. PROBLEMAS POTENCIALES IDENTIFICADOS
6. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO
7. APLICACIÓN DE MUESTREO
8. INDICADORES DE RENDIMIENTO
9. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Y FIRMAS DE
AUDITORÍA EXTERNA
10. APOYO DE ESPECIALISTAS
11. ADMINISTRACION DEL TRABAJO
12. PROGRAMAS DE TRABAJO

1
1. TERMINOS DE REFERENCIA

1.1 Naturaleza, objetivo y objeto del trabajo

Naturaleza

Fuimos contratados para desarrollar la Auditoria Operativa a los Servicios de

Mantenimiento y reparación de equipos de laboratorios y Gestión de Adquisiciones de
Bienes y Servicios, en la Unidad Técnica de Laboratorios, gestión 2019.

Objetivo

El objetivo de nuestro examen consistirá en emitir un pronunciamiento sobre el

cumplimiento de los servicios más relevantes de la Unidad Técnica de Laboratorios,
correspondiente a la gestión 2019 y el grado de eficacia de las operaciones
relacionadas con estos servicios. A tal efecto se evaluará:

a. Eficacia en el cumplimiento de los servicios de mantenimiento y reparación de

equipos de laboratorios y en la gestión de adquisiciones de bienes y servicios,
durante la gestión 2019.

Objeto

El objeto de la presente auditoria está constituido por la documentación relacionada

con los servicios de Mantenimiento y reparación de equipos de laboratorios y Gestión
de Adquisiciones de Bienes y Servicios de la Unidad Técnica de Laboratorios,
correspondiente a la gestión 2019, de acuerdo con el detalle siguiente:

- Programa Operativo Anual

- Informes o documentos que respaldan la ejecución de servicios de la Unidad
auditada.
- Solicitudes de los Laboratorios, para el Mantenimiento y reparación de equipos de
laboratorios; Elaboración de Especificaciones Técnicas para adquisición de Equipos
de Laboratorios y Gestión de Adquisiciones de Bienes y Servicios, gestión 2019.
- Registros contables y documentación de respaldo de las Partidas Presupuestarias
(31200, 34200, 39400, 39900 y 43400), relacionados con la adquisición de bienes y
servicios, Mantenimiento y adquisición de equipos de laboratorio, gestión 2019.
- Manual de Calidad de la Unidad Técnica de Laboratorios.
- Otra documentación relacionada con el objetivo del examen.

1.2. Principales responsabilidades a nivel de emisión de informes

2
 Nuestra responsabilidad consistirá en emitir un pronunciamiento sobre el cumplimiento
de los servicios más relevantes de la Unidad Técnica de Laboratorios, correspondiente a
la gestión 2019 y el grado de eficacia de las operaciones relacionadas con estos
servicios.

1.3. Alcance y metodología de la revisión a ser efectuada y las restricciones en el alcance

del trabajo.

Alcance

Nuestro examen se ejecutará de acuerdo con lo establecido en la sección 231 a 236 de

las Normas de Auditoria Operacional, aprobado con Resolución N° CGE/057/2016, de
06 de julio de 2016, y comprenderá, el análisis de la información y documentación de
las operaciones ejecutadas en los servicios de Mantenimiento y reparación de equipos
de laboratorios y Gestión de Adquisiciones de Bienes y Servicios de la Unidad Técnica de
Laboratorios, correspondiente a la gestión 2019.

Asimismo, se revisaran los registros contables y documentación de los ingresos y gastos

según corresponda destinados al cumplimiento de los servicios descritos en párrafo
anterior de acuerdo con las siguientes cuentas y/o partidas presupuestarias:

Partida Importe
N° Descripción
Presupuestaria Bs
1 Mantenimiento y Reparación de Maquinaria y Equipos 24120 204.833,05
2 Productos Químicos y Farmacéuticos 34200 383.759,10
3 Instrumental Menor Médico – Quirúrgico 39400 202.809,64
5 Otros Materiales y Suministros 39990 53.646,84
6 Equipo Médico y de Laboratorio 43400 168.303,36
  Totales 1.013.351,99
Fuente: Ejecución Presupuestaria de Gastos 2019.

Conforme a los objetivos definidos en el presente Memorándum de Auditoria, la

evaluación comprenderá:

- La totalidad de los servicios de mantenimiento y reparación de equipos, solicitados

por los seis laboratorios (Laboratorio de Procesos Químicos; Laboratorio de Suelos;
Laboratorio de Microbiología; Laboratorio de Ingeniería Civil; LABROB y Laboratorio
de Biotecnología) y ejecutados por Unidad auditada correspondiente a la gestión
2019.
 
- La totalidad de las operaciones en la la gestión de adquisiciones de bienes y
servicios, solicitados por los laboratorios y ejecutados por Unidad auditada,
correspondiente a la gestión 2019, de las Partidas Presupuestarias (24120; 34200;
39400; 39990 y 43400).

3
- La totalidad de las solicitudes de elaboración de especificaciones técnicas para
adquisición de equipos de laboratorios, efectuadas por los seis laboratorios,
correspondiente a la gestión 2019.

Para evaluar la eficacia y eficiencia de las operaciones relacionadas con los servicios de
la Unidad Técnica de Laboratorios, señalados anteriormente, se evaluará de acuerdo a
los siguientes parámetros:

 Eficacia, para la evaluación de dicho indicador se tomaran en cuenta el 100% de las

solicitudes de mantenimiento y adquisiciones de bienes y servicios realizadas por los
laboratorios y la totalidad de los trabajos de mantenimiento y adquisiciones de
bienes y servicios atendidos por la Unidad, en la gestión 2019.

Por otra parte, corresponde aclarar que en consideración con las Normas de Auditoria
Operacional, nuestra evaluación se orientará a evaluar las operaciones ejecutadas por
la Unidad en la gestión de los servicios mencionados, por lo que nuestra opinión no
incluye aspectos técnicos relativos a la contratación de bienes o servicios contratados.

Metodología

Con el propósito de obtener y evaluar evidencia competente y suficiente para el logro

de los objetivos de auditoría, el examen será ejecutado aplicando la metodología
establecida en las siguientes etapas:

Planificación.- En esta etapa se define el alcance y los criterios de selección de

evaluación de los indicadores y el rango de calificación de los índices de eficacia y
eficiencia, que se encuentra desarrollado a detalle en el punto 8 referido a Indicadores
de Rendimiento del Presente Memorándum de Planificación Auditoria.

Sobre la base descrita en el anterior párrafo, se planifica la auditoría y se elabora el

correspondiente programa de trabajo para el cumplimiento del objetivo de la auditoría.

Los principales procedimientos y técnicas a ser utilizadas para la obtención de la

evidencia suficiente y competente como base razonable para fundamentar nuestras
conclusiones, consistirán en:

 Revisión y análisis de las disposiciones legales y normativa interna, respecto a

las funciones y objetivos de la Unidad, con el propósito de comprender aspectos
importantes en la planificación y ejecución de la presente auditoria.
 Análisis de los servicios que presta la Unidad, con el fin de identificar los más
significativos.
 Recopilación de documentación e información sobre la programación y
ejecución de los servicios de apoyo por parte de la Unidad.

4
  Revisión de las partidas presupuestarias de gasto donde se registraron los
servicios señalados anteriormente.

Ejecución.- Etapa en la que, a partir de la aplicación de los procedimientos descritos en

el programa de trabajo, se obtendrá y evaluará la evidencia competente y suficiente
sobre el grado de eficacia y eficiencia de las operaciones relacionadas con los servicios
de Mantenimiento y reparación de equipos de laboratorios y Gestión de Adquisiciones
de Bienes y Servicios, correspondiente a la gestión 2019.

Comunicación de resultados.- Sobre la base de los resultados a obtener como producto

de la aplicación del programa de trabajo, se emitirá el correspondiente informe de
auditoría operativa, con base a los objetivos y alcance definidos en la presente
planificación.

1.4. Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el desarrollo del

trabajo.

Nuestro trabajo será realizado de conformidad a las Normas de Auditoría

Gubernamental aprobado con Resolución N° CGE/057/2016 de 06-07-16, además de
considerar, en lo que sea aplicable, las siguientes disposiciones legales:

- Ley de Administración y Control Gubernamentales Nº 1178, de 20 de julio de

1990.
- Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General de la
República (actual Contraloría General del Estado), aprobado mediante Decreto
Supremo N° 23215, de 22 de julio de 1992.
- Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental,
aprobadas por la Resolución CGR-1/070/2000.

- Otras aplicables a las actividades de la entidad.

1.5 Actividades y fechas de mayor importancia

A continuación se detallan las fechas de mayor importancia, relacionadas con nuestra

auditoría:

Actividades Auditoría Operativa

Inicio Finalización
Diagnostico y Actividades previas 13/10/2020 23/10/2020
Planificación (*) 26/10/2020 13/11/2020
Ejecución (*) 16/11/2020 11/12/2020
Emisión de informe(s) (*) 14/12/2020 18/12/2020
* Las fechas establecidas son tentativas y han sido determinadas en función a un desarrollo de tareas
en condiciones normales. Situaciones extraordinarias (motivadas interna o externamente)
debidamente justificadas, pueden alterar el cronograma previsto precedentemente.

5
2. INFORMACIÓN SOBRE ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCIÓN Y SUS
RIESGOS INHERENTES

Tomando en cuenta que la presente Auditoria Operacional será ejecutada en la Unidad

Técnica de Laboratorios (en adelante Unidad), a continuación se expone la información
más relevante respecto a su funcionamiento y servicios como unidad dependiente la
Universidad.

2.1. Estructura organizativa y marco legal

La Unidad Técnica de Laboratorios, fue, creada el 10 de diciembre de 1998, para asistir

y administrar los laboratorios, facilitando la prestación de servicios que realizan los
diferentes laboratorios.

La Unidad Técnica de Laboratorios, es la encargada de gerenciar y comercializar la

prestación de los servicios Laboratoriales y Medioambientales.

El testimonio de constitución, define las primeras funciones y actividades de la Unidad;

detallados a continuación:

FUNCIONES

- Organizar
- Apoyar Actividades de los Laboratorios
- Proyectar
- Seguimiento y evaluación.

ACTIVIDADES

 Proyección adquisiciones.
 Reposición y modernización de equipos de Laboratorio.
- Unidad Técnica de Asesoría Nomenclatura.
 Especificaciones Técnicas.
 Estandarización de Marcas
 Inventario.
- Centralizar información con el fin de lograr la elaboración de Proyectos destinados
a captar financiamiento.
- Definir canales de agiles de adquisición de equipos, materiales y reactivos.
- Gerenciar la prestación de servicios de los laboratorios a la comunidad.
- Administrar los ingresos de los laboratorios por la prestación de servicios a
terceros, observando fiel cumplimiento a lo dispuesto por las leyes en vigencia.
- Apoyo a la investigación, docencia y extensión.

6
 - Capacitación de personal técnico.

De acuerdo con el Manual de Calidad de la Unidad Técnica de Laboratorios, su misión y

visión se definen de la siguiente manera:

Misión

Satisfacer los requerimientos de nuestros clientes, ofreciéndoles servicios

laboratoriales y Medioambientales de calidad y con asesoría profesional para
contribuir a mejorar la calidad de vida de la sociedad, cuidando la salud y el medio
ambiente.

Visión

Consolidar la Unidad Técnica de Laboratorios, como la unidad de servicios

laboratoriales más importante a nivel regional, ofreciendo un servicio eficaz y eficiente,
que contribuya al desarrollo de la región. Que garantice la preservación del medio
ambiente y busque el reconocimiento por la calidad garantizada de sus servicios.

Servicios

Los servicios de la unidad de acuerdo a su Manual de Calidad, cubren

fundamentalmente, las siguientes áreas:
 Gestión de recursos financieros y manejo contable de los laboratorios de servicios
 Servicios de mantenimiento y reparación de equipos de laboratorios
 Metrología para calibración de masas y balanzas analíticas y material
volumétrico
 Muestreo para análisis ambiental agua y suelos
 Fabricación y reparación de material de vidrio de laboratorio
 Elaboración de especificaciones técnicas para adquisición de equipos de
laboratorios

Servicios de Análisis

Cuenta con diversos laboratorios especializados para la prestación de servicios, con

equipamiento científico y personal calificado para llevar a cabo esta importante labor.

A continuación se detallan los laboratorios y los servicios que prestan, que están
administrados por la Unidad, según lo establecido en su Manual de Calidad:

Laboratorio de Procesos Químicos

 Análisis físico-químico de agua

 Análisis químico de suelos

7
  Análisis de residuos sólidos

Laboratorio de Suelos

 Análisis de agua con fines de riego

 Análisis bromatológico

Laboratorio de Microbiología

 Análisis microbiológico
 Prueba de acción antimicrobial

Laboratorio de Ingeniería Civil

El Laboratorio de Ingeniería Civil ofrece ensayos de mecánica de suelos, según lo

señalado en la revista Técnica Científica Ingeniería Civil, edición especial junio 2019 :
Estructura Organizativa

De acuerdo con el Manual de Organización y Descripción de Cargos,

aprobado por el Directorio de la Unidad, jerárquicamente depende de la
………….
A continuación se describe la estructura:

Nivel Operativo

Director
Asistente Jurídico

Jefe Administrativo y Financiero

Contador

Jefe Técnico y de Calidad

Responsable Técnico

Asimismo de acuerdo con la documentación obtenida durante el desarrollo de la

Planificación de la presente Auditoria, evidenciamos que la Unidad actualmente cuenta
con el siguiente personal:

N Nombre y Apellido Cargo Fecha

º ingreso a
la
empresa
1 Director
2 Jefe
Financiero

8
 N Nombre y Apellido Cargo Fecha
º ingreso a
la
empresa
3 Asistente
Administrativ
o
4 Responsable
de
Sustancias
Controladas
5 Castellón Montaño Daly Asesor Legal
6 Chávez Avis Ricardo Contador
Ernesto
7
8
9
1
0
1
1
1
2
Fuente: Información proporcionada por la Unidad.

2.2. Principales segmentos de la entidad, área o programa

De acuerdo con el Manual de Organización y Descripción de Cargos, aprobado por el

Directorio, los segmentos relacionados con el objetivo de auditoría, son los que se
describen a continuación:

Director

Funciones Específicas

 Cumplir con las Normas y disposiciones funcionales del Reglamento Interno de

personal administrativo
 Cumplir y hacer cumplir las determinaciones del Directorio
 Presidir reuniones con los jefes de laboratorios para la coordinación de actividades
periódicas o mensuales.

Jefe Financiero

 Cumplir con las Normas y disposiciones funcionales del Reglamento Interno de

personal administrativo.
 Planificar, organizar, Dirigir y controlar las actividades del área administrativa y
financiera.
 Implementar los reglamentos específicos

9
 Jefe Técnico de Calidad

 Cumplir con las Normas y disposiciones funcionales del Reglamento Interno de

Personal Administrativo
 Realizar el proceso de trámite de solicitudes de autorización de la Oficinas de
Sustancias Controladas.

2.3 Principales actividades o servicios (según corresponda)

Según el Procedimiento de Gestión de Adquisiciones de Bienes y Servicios para los

Laboratorios, del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001- 2015, el proceso de
adquisiciones de Bienes y Servicios (productos químicos, insumos, materiales y equipos
e instrumentos de laboratorios) es el siguiente:

a) Procesamiento de Solicitudes

En base a la planificación anual de los diferentes Laboratorios que administra la

Unidad Técnica de Laboratorios con relación a su Plan Operativo Anual (POA) se
elabora la programación de compras que se realiza mensualmente de acuerdo a las
necesidades de las actividades programadas, cualquier compra que involucre
materiales, servicios o bienes críticos para el Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
deben ser iniciados a través de una solicitud y/o requerimiento del Laboratorio,
indicando claramente las características y especificaciones del Bien o Servicio
solicitado en el formulario de “Requisitos de Solicitud”UTA-I-008.

b) Inicio del Proceso

La compra a los proveedores se inicia cuando la unidad recibe una solicitud de

Adquisición o compra a través de la Dirección, a través del formulario de “Solicitud
de compra”UTA–F-017.

La Dirección evalúa la solicitud de forma preliminar y la deriva a la Jefatura

Administrativa y Financiera para su verificación y autorización de acuerdo a las
normas vigentes. En caso de presentarse alguna deficiencia o falta de documentos,
se emite el formulario “Observaciones a solicitudes”UTA–F-024, y se devuelve a la
Unidad solicitante para la corrección de las observaciones realizadas y remitidas al
origen de la solicitud en el menor plazo de tiempo posible caso contrario la solicitud
deber ser aprobada por la Jefatura Administrativa y Financiera y por la Dirección de
UNIDAD, y remitida posteriormente a Contabilidad.

c) Proceso Contable

10
 El área contable recibe la solicitud, a través del Contador a cargo, el mismo que
procede a verificar el cumplimiento de los requisitos administrativos en base a
reglamentos y normas vigentes, en caso de existir deficiencia o falta de documentos
el Contador emite el formulario “Observaciones a solicitudes”UTA–F-024, para que
la Unidad Solicitante corrija las observaciones realizadas.
El auxiliar contable procede a la verificación del saldo presupuestario y fondos
disponibles en el sistema contable y emite la certificación presupuestaria donde se
envía a la sección de compras.
El responsable de compras procede a cotizar a los proveedores según instructivo de
“Evaluación de proveedores” UTA-I-009 si cumple con los requisitos exigidos según
normativa vigente, posteriormente procede a la elaboración del “Cuadro
comparativo de compras”UTA-F-015 y la “Orden de compra de bienes y servicios”
UTA-F-016, y pasa al Auxiliar Contable para su verificación y autorización para la
elaboración y emisión del Comprobante de egreso y el cheque correspondiente por
el monto solicitado. Esta información es revisada por el Contador para el control de
los asientos contables y firmas de comprobantes.

d) Aprobación de Pagos

Tanto la Jefatura Administrativa y Financiera como la Dirección, deben verificar los

documentos correspondientes antes de firmar el comprobante de egreso y el cheque
correspondiente, toda vez que son los responsables de las firmas autorizadas de la
Unidad.

e) Selección y Evaluación de Proveedores

Se seleccionan los Proveedores que trabajan con la Unidad habitualmente, los

mismos son registrados en la Base de Datos del Sistema Comercial, a través del
formulario de “Información requerida al Proveedor”UTA-F-055.

f) Recepción del Producto

Se recepciona el producto y este es derivado al laboratorio solicitante a través del

formulario “Inspección y Conformidad de Compras” UTA-F-018.

g) Entrega de cheques a los Proveedores

Los cheques son entregados a los proveedores mediante la Cajera, verificando que
se cumpla los dispuesto en el formulario de “Requisitos de entrega de cheques”
UTA-I-007.

h) Custodia de registros

11
 Por ser información contable importante, estos registros son almacenados y
custodiados en ambientes del área de Contabilidad, y conservados seguros y lejos de
riesgos ambientales o de perdida.

2.4. Organismos y entidades vinculadas con el objeto de auditoría

Las unidades que tienen vinculación con el objeto de nuestra auditoría son:

- El Estado, por ser una Universidad Fiscal

- Laboratorios privados, industria y población en general que requiera de nuestros
servicios.
- Industria, micro y pequeña empresa.

2.5 Principales fuentes de generación de ingresos

La composición de los ingresos percibidos (devengado) por la Unidad al 31 de diciembre

de 2019, es como sigue: (DETALLAR)

2.6 Estructura Gerencial

Los principales responsables y servidores públicos de la Unidad Técnica de Laboratorios,

correspondiente a la gestión 2019, son los siguientes:

Nº Apellidos y Nombres Cargo

1 Director
2 Jefe Administrativo y Financiero
3 Asesor Legal
4 Contador
5 Responsable de Compras*

2.7. Información que emite tanto para uso externo como interno

La Unidad Técnica de Laboratorios, de acuerdo con el Sistema de contabilidad emite al

cierre de cada ejercicio fiscal, los Estados financieros siguientes:

1. Balance General
1. Estado de Resultados
2. Estado de Evolución del Patrimonio
3. Estado de Flujo de Efectivo
4. Notas a los Estados Financieros

2.8. Factores externos que pueden afectar las operaciones

12
Entre los aspectos que pueden afectar las operaciones objeto de nuestra evaluación, de
acuerdo con nuestro diagnóstico previo y percepción sobre el periodo sujeto a examen
se encuentran:

Riesgo Inherente

Con respecto a los Servicios de Mantenimiento y Reparación de Equipos de Laboratorios

y Gestión de Adquisiciones de Bienes y Servicios, por parte de la Unidad Técnica de
Laboratorios, el principal factor externo y/o inherente que podría tener un efecto en las
operaciones objeto de auditoría, está constituido por la falta de proveedores para la
adquisición oportuna de materiales, insumos y equipos para los laboratorios, debido a
que algunos insumos deben ser importados, situación que influye en los plazos de
entrega de equipos y/o insumos de laboratorio.

Asimismo, se constituyen en riesgo inherente, huelgas o paros de trabajadores, dichos

factores inciden en las operaciones de la unidad.

De acuerdo con lo señalado, se califica el riesgo inherente como moderado.

Riesgo de Control

De acuerdo con los procedimientos de diagnostico previo a la ejecución de la presente

auditoria, se definieron procedimientos con el propósito de verificar y evaluar aspectos
de control relacionados con:

- La atención de solicitudes mantenimiento de equipos de laboratorio.

- La atención de solicitudes de adquisición de insumos y materiales para los
laboratorios.
- El nivel de coordinación existente entre la Unidad Técnica de Laboratorios y los
Laboratorios, en la presentación de servicios señalados anteriormente.
- Verificación de informes o reportes periódicos, de los servicios atendidos por la
unidad hacia los seis laboratorios bajo su dependencia.

Como resultado de la aplicación de procedimientos, verificamos que la Unidad, cuenta

con una estructura definida tanto en su manual de calidad así como en el Manual de
Organización y Descripción de Cargos, que incorpora los niveles administrativos
necesarios para cumplir con las funciones establecidas en la normativa interna; sin
embargo actualmente, no cuenta con todo el personal descrito en su estructura.

De acuerdo con lo señalado, se califica el riesgo de control como Alto.

Riesgo de Detección

13
 No obstante la identificación de riesgos en la etapa de planificación de la presente
auditoria, los procedimientos definidos para el cumplimiento de nuestros objetivos,
serán ejecutados de acuerdo con el “Alcance del examen” definido en el presente
Memorándum de Planificación de Auditoría (MPA); por consiguiente consideramos un
riesgo de detección bajo.

3. AMBIENTE DE CONTROL

Durante el curso de nuestra planificación y la realización de actividades previas a la

ejecución de la auditoria, efectuamos un diagnostico de las actividades y operaciones
que ejecuta la Unidad Técnica de Laboratorios y cuáles son los servicios que brinda a
los laboratorios que se encuentran bajo su tuición, como ser el Laboratorio de Procesos
Químicos, Laboratorio de Suelos, Laboratorio de Microbiología, Laboratorio de
Ingeniería Civil, Laboratorio Referencial del Oriente Boliviano y Laboratorio de
Biotecnología. Como resultado de indagaciones y entrevistas realizadas en estos
departamentos verificamos lo siguiente:

Filosofía de la Dirección; De la verificación en el Reglamento para la Captación y

Administración de Recursos

Integridad y valores éticos; no han previsto el establecimiento de códigos de conducta

escritos o verbales.

Administración estratégica; la Unidad, cuenta con un Plan Estratégico Institucional,

aprobado mediante Resolución del Directorio Nº 054-2016, de 22 de enero de 2016,

Sistema organizativo; la Unidad Técnica de Apoyo a Laboratorios cuenta con una

estructura definida, como lo establecimos en el punto 2.1 del presente Memorándum
de Planificación, en lo que corresponde a la Unidad Técnica de Apoyo a Laboratorios y
los seis laboratorios bajo su tuición.

Asignación de autoridad y responsabilidades; de acuerdo con nuestro diagnóstico

previo a la ejecución de la Auditoria, verificamos en el correspondiente Manual de
Organización y Funciones que la Unidad Técnica de Apoyo a Laboratorios cuenta con
una adecuada segregación de funciones, donde existe una correcta delegación de
autoridad entre los niveles ejecutivos. No obstante se debe aclarar, que pese a la
asignación de autoridad y responsabilidad definido en el manual, en la actualidad la
UNIDAD no cuenta con todo el personal descrito en dicha norma.

4. DETERMINACION DE UNIDADES OPERATIVAS

Conforme los puntos 2.2 y 2.3, y alcance establecido en el punto 1.3, del presente
documento, las unidades operativas determinadas para el desarrollo de la auditoría

14
 operacional sobre los servicios de la Unidad Técnica de Apoyo a Laboratorios,
correspondiente a la gestión 2019, son los siguientes:

 Laboratorio de Procesos Químicos.

 Laboratorio de Suelos.
 Laboratorio de Microbiología.
 Laboratorio de Ingeniería Civil
 Laboratorio referencial del Oriente Boliviano (LABROB).
 Laboratorio de Biotecnología.

5. PROBLEMAS POTENCIALES IDENTIFICADOS

Los principales problemas potenciales identificados y relativos a la naturaleza de las

operaciones vinculadas con el objetivo del presente trabajo son los siguientes:

 La Unidad no cuenta con reglamentación específica para el manejo de inventarios de

insumos, en ese sentido los insumos adquiridos por parte de la Unidad para los seis
laboratorios (Laboratorio Referencial del Oriente Boliviano, Laboratorio Ing. Civil,
Laboratorio Procesos Químicos, Laboratorio de Microbiología, Laboratorio de Suelos y
Laboratorio de Biotecnología), son entregados a los laboratorios para que cada uno
realice su propio control, donde se han visto deficiencias.
 La Unidad, no cuenta con todo el personal que se encuentra descrito en su estructura
organizacional. Consiguientemente, se debe hacer notar que producto de esta
inconsistencia la Unidad no realiza todas las funciones que se encuentran establecidas
en su Manual de Funciones y los niveles de responsabilidad establecidos, lo cual está
ocasionando que la Unidad no realice todas las actividades para la cual fue creada.
 De acuerdo con la información analizada se advierte que si bien la Unidad, definió
como actividad en el Plan Operativo Anual “Fortalecer el Apoyo al funcionamiento de
Unidad y sus laboratorios dependientes”, este objetivo no se encuentra adecuadamente
definido y comprendido por el personal de la Unidad.
 Otro riesgo significativo para el cumplimiento de los objetivos programados, son
que las funciones de los puestos requeridos según el “Manual de Descripción de Cargos
no están acordes con la estructura del Manual de Calidad de la Unidad, que también
esta vigente en las operaciones que actualmente desarrolla, evidenciándose acefalias y
cargos no establecidos en dichas estructuras.

6. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO

El presente trabajo de auditoría se enfocará en analizar los servicios de Mantenimiento

y reparación de equipos de laboratorios; Elaboración de Especificaciones Técnicas para
adquisición de Equipos de Laboratorios y Gestión de Adquisiciones de Bienes y Servicios
de la Unidad Técnica de Apoyo a Laboratorios, correspondiente a la gestión 2019,
considerando para el efecto los objetivos específicos de auditoría y el alcance señalados
en los numerales 1.1 y 1.3, del presente documento.

15
 En consideración a las observaciones detectadas en el acápite de Ambiente de Control,
relacionadas con la presente auditoría y en base a los objetivos de auditoría y los
factores de riesgos que se mencionan a continuación, el enfoque para la auditoría es el
siguiente:

Problema identificado Riesgos/efectos Enfoque de Auditoría

1. La Unidad Técnica de Apoyo 1. Que el apoyo, los servicios u 1. Efectuar un diagnostico respecto de
a Laboratorios como su objetivos de Unidad no se las funciones de la UNIDAD y los
nombre indica, tiene bajo encuentren claramente definidos laboratorios, con el propósito de
su responsabilidad efectuar respecto al alcance de las tomar conocimiento de los
un apoyo logístico y responsabilidades sobre el servicios y actividades más
administrativo a los manejo y control de los relevantes a fin de proyectar la
Laboratorios bajo su Laboratorios. planificación de la Auditoria.
tuición.
2. Que los laboratorios no hayan 2. Obtener y analizar la normativa
2. De acuerdo con su Manual implementado un adecuado interna tanto de la UNIDAD así
de Organización, una de las mecanismo de control y registro como de los laboratorios, con el
funciones de la Unidad de inventarios de insumos y fin de verificar que las operaciones
Técnica de Apoyo a materiales de laboratorio. y actividades que ejecutan se
Laboratorios es la encuentran reguladas.
adquisición de equipos e
insumos de laboratorios
para cada laboratorio que
se encuentra bajo su
dependencia.
3. Que la estructura organizacional 3. Se realizaran inspecciones a los
3. La UNIDAD al constituirse de UNIDAD no se encuentre de laboratorios con el fin de verificar
en una unidad técnica de acuerdo con el diseño si los mismos cuentan con un
apoyo a laboratorios organizacional incorporado en el sistema o procedimientos de
contempla dentro de sus Manual de Organización y control y registro de inventarios de
funciones varios servicios Descripción de Funciones de la insumos y materiales de
técnicos de apoyo a los Universidad por acefalias una laboratorio.
laboratorios, los cuales inadecuada segregación de
debe ejecutar a través de su funciones.
personal para cumplir con
sus objetivos.

7. APLICACIÓN DE MUESTREO

De acuerdo con el objetivo y alcance definidos en el presente documento, la evaluación

de eficacia y eficiencia está orientado a evaluar las operaciones en los servicios de
Mantenimiento y reparación de equipos de laboratorios y Gestión de Adquisiciones de
Bienes y Servicios de la UNIDAD.

8. INDICADORES DE RENDIMIENTO

De conformidad con Normas Internacionales de Auditoria, se aplicaran criterios

razonables, alcanzables y relevantes, que resultan aplicables a los objetivos específicos

16
 de nuestra auditoría para el diseño de los indicadores en términos de eficacia y
eficiencia:

EFICACIA.- “Es el grado de cumplimiento de objetivos a nivel de resultados inmediatos,

productos (bienes, servicios y/o normas) u operaciones, con relación a los
programados”.

Eficacia = Objetivos logrados X100

Objetivos programados

a) Eficacia, se establece como indicador, la cantidad de solicitudes de servicios

mantenimiento, elaboración de especificaciones técnicas y gestión en la compra de
bienes y servicios solicitados por los seis laboratorios (Laboratorio de Procesos
Químicos; Laboratorio de Suelos; Laboratorio de Microbiología; Laboratorio de
Ingeniería Civil; LABROB y Laboratorio de Biotecnología) y la cantidad de solicitudes
atendidas por UNIDAD.

Para dicha evaluación se tomará en cuenta todas las solicitudes correspondientes a

la gestión 2019 de los seis laboratorios realizadas a UNIDAD. En consideración con
lo señalado, se establece el siguiente rango de calificación de EFICACIA al
31/12/2019:

- Cumplimiento en la atención de solicitudes por parte de UNIDAD correspondiente

a servicios de la gestión 2019 superiores al 65% se considerará Eficaz.

- Ejecuciones menores al 65% se considerará Ineficaz.

9. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Y FIRMAS DE

AUDITORIA EXTERNA

La Unidad de Auditoría Interna de la Unidad, como instancia que realiza el Control

Interno Posterior, no ejecutó auditorias relacionadas con el objeto de nuestra
evaluación que pudieran tener alguna incidencia con nuestro examen.

Tampoco existe evidencia de trabajos realizados por profesionales independientes o por

firmas de Auditoría, que tengan relación con nuestro objetivo y objeto de nuestra
evaluación.

10. APOYO DE ESPECIALISTA

De acuerdo con la naturaleza de nuestra auditoria y las operaciones a evaluar,

relacionadas con los servicios de UNIDAD a los laboratorios, el trabajo será ejecutado
por el equipo de auditores contratados.

17
11. ADMINISTRACION DEL TRABAJO

Nombres Cargo Días Horas

Socio
Auditor Supervisor
Auditor
Auditora
Auditor
Total

12. PROGRAMAS DE TRABAJO

Para la ejecución y cumplimiento de los objetivos de auditoría, se ha preparado el

correspondiente programa de trabajo, de acuerdo con los aspectos evaluados y la
oportunidad de nuestros procedimientos; el mismo que se adjunta y forma parte del
presente MPA.

18