Control Organizacional
Control Organizacional
Control Organizacional
C A P Í T U L O
Evaluación
y control
La mejor medida de control es la prevención.
Phillip Crosby
OBJETIVO GENERAL
El lector aplicará los principios, etapas y sistemas de control y evaluación para
incrementar la competitividad en una empresa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Definir el concepto de control.
• Argumentar las causas que fundamentan la importancia del control.
• Describir cada una de las etapas del proceso de control.
• Explicar en qué consisten las diversas técnicas de control.
• Aplicar las técnicas de control a una empresa.
• Elaborar indicadores para una empresa.
• Analizar las características de los sistemas de evaluación.
• Explicar la importancia de la responsabilidad, honestidad y compromiso
durante la aplicación de la evaluación y el control.
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124 CAPÍTULO 7 • EVALUACIÓN Y CONTROL
Mapa conceptual
Detectar Retro-
Mejora Eliminar
y prevenir alimentar el
continua fallas
errores proceso
Definición
Medición Corrección Retroalimentación
de estándares
Requieren de:
Técnicas y
sistemas de
control
Reportes Sistemas de
Auditoría Indicadores
e informes información
Observando:
Principios
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EL PROCESO DE CONTROL 125
Medición y
Retroalimen- Corrección detección de
tación
desviaciones
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126 CAPÍTULO 7 • EVALUACIÓN Y CONTROL
Corrección
La corrección es la
acción y aplicación de Antes de iniciar la acción correctiva, es de vital importancia reconocer si la
medidas para eliminar
desviación es un síntoma o una causa, con la finalidad de que las medidas estable-
cidas resuelvan el problema.
las desviaciones o no
Un ejemplo frecuente de esta situación sucede cuando existe una disminución
conformidades con en las ventas que indica que no se han logrado los objetivos. Antes de implantar
relación a los estándares una medida correctiva es conveniente analizar si esta disminución se debe a la
o indicadores. escasa calidad en el producto o a deficientes procesos mercadológicos.
Retroalimentación
A través de la retroalimentación se informa de los resultados y las medidas correc-
tivas que se aplicaron.
De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que se
retroalimente el sistema.
La retroinformación
proporciona elementos
para efectuar mejoras 7.3 Herramientas de control
en el sistema Todas las herramientas o técnicas de planeación son técnicas de control. A partir
administrativo y para del momento en que se determina un objetivo (si éste es correctamente definido)
prever la posible se establece un control ya que un objetivo es un estándar. Por lo tanto, un ade-
existencia de fallas cuado control depende de una eficiente planeación y viceversa.
y errores. Dentro de las técnicas de control destacan, por su mayor representatividad, los
sistemas de información. La figura 7-2 muestra las principales técnicas de control.
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SISTEMAS DE CONTROL 127
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128 CAPÍTULO 7 • EVALUACIÓN Y CONTROL
7.4.3 Formas
Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisión y registro
de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento.
Existen multitud de formas que se utilizan en la empresa que van desde una tarjeta
de control de asistencia hasta una póliza de contabilidad. Las formas facilitan la
transmisión de información y sirven para registrar adecuadamente las opera-
ciones.
La auditoría es la
7.4.4 Auditoría
revisión sistemática de
los resultados de la 7.4.4.1 AUDITORÍA CONTABLE
empresa. Ésta puede La auditoría contable tiene como función primordial dictaminar si la información
ser contable y financiera presenta fidedignamente la información de la empresa y si los resulta-
administrativa. dos que presenta son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión
y examen detallado de todos los registros contables con el fin de verificar la
autenticidad de los registros y los estados financieros. Asimismo, que los métodos
utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad, generalmente acep-
tados, y que su aplicación sea consistente.
Como se puede inferir, la auditoría es el control aplicado al control financiero
y su utilización es trascendental en cualquier empresa.
7.4.4.2 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Mediante la auditoría
En toda organización es imprescindible verificar la ejecución correcta de sus dis-
administrativa se
tintas funciones para comprobar si efectivamente se está cumpliendo con los
establecen métodos que
planes con la finalidad de corregir errores, fallas, irregularidades o ineficiencias.
permiten evaluar el Existen diversas metodologías de auditoría administrativa. Las más usuales son:
cumplimiento del
a) Método del American Institute of Management (Instituto Americano de la
proceso administrativo
Administración). Mediante este método se evalúan los siguientes factores:
con objeto de alcanzar
una mayor eficiencia en 1. Función económica.
las áreas, y por ende, 2. Estructura formal.
en la consecución de sus
3. Utilidades.
4. Atención a los accionistas.
objetivos.
5. Investigación y desarrollo.
6. Consejo de administración.
7. Políticas fiscales.
8. Eficiencia en la producción.
9. Distribución y logística.
10. Evaluación de los ejecutivos.
b) Método de W.P. Leonard. Muy similar al anterior, abarca las siguientes etapas:
1. Diagnóstico. Consiste en el análisis y recopilación de información de las
áreas de estudio que a su vez comprende funciones específicas, departa-
mentos y divisiones o áreas de la empresa en las que se estudian planes,
objetivos, políticas, estructuras, sistemas y procedimientos, métodos de
control, estándares y recursos.
2. Evaluación. Comprende la aplicación de diversos índices con el fin de
determinar la efectividad del proceso en cuanto a las siguientes variables:
estructura, certeza y adecuación de controles, métodos de protección, méto-
dos de trabajo, repercusiones financieras, utilización de equipo, etcétera.
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INDICADORES 129
7.5 Indicadores
Los indicadores de
La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los indi-
cadores ya que éstos permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, actuación o estándares
minimizando errores y, consecuentemente, evitando pérdidas de tiempo y dinero. son un patrón para
Independientemente del tamaño de la empresa, los objetivos e indicadores bien evaluar los resultados.
establecidos son los estándares que sirven para evaluar el logro de resultados. Una
de las ventajas de este método es que se utilizan razones o indicadores cuantita-
tivos para cada uno de los factores anteriormente mencionados; algunos ejemplos
de estos indicadores se muestran en la figura 7-3.
Capital contable
Obligaciones totales
Ventas netas
1. Índice general Cuentas por cobrar
financiero
Ventas netas
Inventarios
Ventas netas
Activo fijo
Ventas netas
Capital contable
Capital contable
1. Liquidez en relación con la
estructura: Activo fijo
Pasivo fijo
o
Activo fijo
Reservas de capital
2. Grado de autofinanciamiento :
Capital social
Créditos bancarios
3. Dependencia bancaria:
Activo total
2. Indicadores
financieros Activo circulante
4. Movilidad del activo circulante:
Capital contable
Activo circulante
o
Activo total
Inventarios
5. Movilidad de los inventarios:
Capital contable
Utilidad neta+ Interés pagado
6. Rendimiento del activo total:
Activo total
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130 CAPÍTULO 7 • EVALUACIÓN Y CONTROL
Utilidad neta
7. Rendimiento del capital social:
2. Indicadores Capital social
financieros Utilidad neta
8. Grado de seguridad de los acreedores:
Pasivo total
Número de empleados
1. Relación entre los tipos de trabajo:
Número de obreros
Salarios indirectos
2. Relación entre los tipos de salario:
Salarios directos
Los indicadores de actuación o estándares sirven de patrón para evaluar los resultados.
2. Indicadores La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los indicadores ya
que éstos permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, minimizando
errores y, consecuentemente, evitando pérdidas de tiempo y dinero.
El control que no es oportuno carece de validez y no cumple con su propósito: Para que
3. Oportunidad sea eficaz, requiere ser oportuno y propiciar que se aplique antes de que se efectúen
errores, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. Es
indispensable que los controles existan en tiempo y forma.
Las no conformidades o desviaciones que se presentan en relación con los planes deben
4. Desviaciones ser analizadas, para detectar las causas que las originaron a fin de tomar las medidas
necesarias para evitarlas.
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PRINCIPIOS DE CONTROL 131
– Equilibrio Herramientas y
– Indicadores o estándares principios del proceso
Principios – Oportunidad de Control
– Desviaciones
– Costeabilidad
– Excepción
– Función controlada
– Ingeniería financiera
– Indicadores de productividad y desempeño
Técnicas – Ingeniería económica
cuantitativas – Estándares
– Análisis financiero
– Indicadores
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PARTE
vi
Control
de la acción empresarial
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34 6 • P a rte V I • C o n tr o l d e la a cc ió n em p res a r ia l
L a p al a bra c o nt ro l t i e ne m uc h as c o n n o t ac i o n e s y su si g n i f i c ad o d e p e n d e d e la
f un c i ó n o d e l áre a e n q u e se ap li q ue ; p ue d e se r e n t e n d i d a:
EL C O N C E P TO DE C O N TR O L
En el f o n d o , t o d as e st as c o n n o t ac i o n e s c o nst it uy e n v e r d a d e s a m e d i as c o n re sp e c t o al
c o nt ro l. La e se n c i a de l c o nt ro l re si d e e n la v e ri f i c ac i ó n d e si la ac t i v i dad c o n t ro lad a
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P a rte V I • C o n tr o l d e la a cc ió n em p r e s a r ia l» 3 4 7
N IV E L E S D E C O N T R O L
C u a d r o VI.1
E L C O N T R O L E N L O S T R E S N IV E L E S D E L A E M P R E S A
N iv e l T ip o C o n t e n id o A m p lit u d
T ie m p o
d e la e m p r e s a d e c o n tro l
In te rm e d io T á c tic o M e n o s g e n é ric o C o n s id e ra c a d a
O rie n ta d o
y m ás u n id a d de la e m p re s a
a m e d ia n o
d e ta lla d o (d e p a rta m e n to ) o
p la z o
c a d a c o n ju n to
d e re c u rs o s
p o r s e p a ra d o .
O p e ra c io n a l O p e ra c io n a l D e ta lla d o M ic ro o rie n ta d o .
O rie n ta d o
y a n a lític o C o n s id e ra c a d a
a c o rto
ta re a u o p e ra c ió n
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3 4 8 • P a rte V I • C o n tr o l d e la a c c ió n em p r es a r ia l
N iv e l C o n tro l
in s titu c io n a l e s tra té g ic o
N iv e l C o n tro l
in te rm e d io tá c tic o
N iv e l C o n tro l
o p e ra c io n a l o p e ra c io n a l
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