INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR “ITFIP”

CASO PRACTICO DE AUDITORIA INTERNA

DOCENTE: Álvaro Herrán Carvajal

CASO PRÁCTICO PARA DESARROLLAR LA AUDITORIA DE CONTROL

INTERNO.
EFICIENCIA OPERACIONAL GENERAL
(Nota: Se está partiendo de la base de que el jefe de Auditoría Interna acaba de
ser cambiado, por esta razón se incluye la crítica de dicho departamento).

I - CARACTERISTICAS GENERALES DE LA EMPRESA

Ubicación de la empresa – PROENFAR. La empresa Proinfar SAS tiene como
domicilio principal de su actividad la dirección, CALLE 11 60 03 BARRIO
SALAZAR GOMEZ en la ciudad de BOGOTA.
Esta empresa fue constituida como SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA
y se dedica a Fabricación de artículos de plástico. Su ubicación en Bogotá fue
seleccionada por estar cerca del mercado más grande del país. La empresa
cuenta con una planta y oficinas administrativas.
En la decisión para determinar el lugar en que debería estar la empresa, nunca se
llevó a cabo ningún estudio; el único argumento que se tomó en cuenta fue el
anotado de estar cerca del mercado más grande existente
Organización - La organización de la empresa está estructurada como sigue:
Presidente de la compañía.
Al mismo nivel gerente de ventas, gerente de producción, gerente de compras,
gerente de finanzas y gerente de personal.
Dependiendo de estos gerentes existe un Subgerente, en ocasiones llamado
Director de Departamento, y abajo de ellos el resto del personal.
No existe ninguna estructura organizacional que la defina, y es muy común que
exista invasión de funciones y que los empleados y obreros, en ocasiones se
encuentren confundidos en cuanto a quién es su jefe; en épocas de reajuste en
que ha llegado a faltar el gerente de producción, el gerente de ventas a intervenido
en las funciones de producción por acuerdo de la presidencia, sin que ello se haya
notificado al personal de producción.
Los procedimientos que la empresa tiene para dar fluidez a su funcionamiento
(compras, ventas, contratación de personal, e t c.) siempre han quedado al juicio
del gerente respectivo. Esto ha originado que en ocasiones en que se ha
cambiado algún gerente, este imponga un nuevo estilo y cambie los
procedimientos a seguir, creando confusión en el personal subordinado.
En algunas entrevistas con supervisores de producción, contabilidad y ventas,
encontramos quejas de que en ocasiones se les exigen responsabilidades que
nunca se le habían notificado, sin habérseles concedido tampoco la autoridad
correspondiente, por ejemplo:
A un supervisor de producción se le llamó la atención porque tres hombres bajo
sus órdenes no estaban trabajando pues su máquina se había descompuesto. El
supervisor, desde dos días antes, había pedido mantenimiento sin habérsele
proporcionado.
A un supervisor de ventas se le llamó la atención porque sus vendedores no
habían cumplido la cuota asignada, sin embargo, esta cuota no se les había
notificado y en su determinación, nunca se les consulto.
Al supervisor de cuentas por pagar en el departamento de contabilidad se le llamó
la atención por no haber pagado tres facturas a un proveedor muy importante el
cual dejó de surtir por este hecho. Estas facturas si habían sido aprobadas por ese
departamento un mes antes, pero en la programación de pagos no había sido
incluida porque, por órdenes del gerente de finanzas, todos los pagos mayores a $
5.000.000 deberían ser detenidos.
Producción - La empresa es fabricante y proveedor de los siguientes productos de
Plástico: División farmacéutica: Goteros línea Brasilia, envases Pet para líquidos,
tubos pastilleros, pastilleros, tubos vaginales, envases antiácidos, envases
nebulizadores nasales; División de cosméticos y cuidado personal: Envases Roll on,
tubos colapsibles, envases pet cosméticos utiliza tecnología alemana por la que
paga regalías y esporádicamente, asistencia técnica.
Financiera - Anualmente se elabora un presupuesto, que se encomienda al
gerente de finanzas.
Dicho presupuesto tiene las siguientes características:
En su elaboración sólo interviene el departamento financiero y de vez en cuando
se consulta a los gerentes de los departamentos de producción, venta y personal.
El presupuesto solo es por un año.
No está dividido por áreas de responsabilidad.
La principal fuente de financiamiento es el cobro de la cartera de la empresa.
Instalaciones productivas - La compañía cuenta con una planta la cual se ha
ampliado por órdenes de expansión debido al desarrollo de nuevos productos y a
la mayor demanda de los ya existentes. El crecimiento de la planta ha sido
desordenado e improvisado.
La compañía cuenta con el siguiente personal:
Obreros 320
Empleados 40.
La mano de obra no requiere ser muy calificada, y generalmente se le entrena
dentro de la empresa y no existen problemas para hacer contrataciones.
Ha sido costumbre de la empresa el estricto cumplimiento de las disposiciones
laborales, que se rigen por medio de un contrato colectivo firmado con el sindicato
al que se encuentran afiliados los obreros. En lo que a los empleados
administrativos se refiere, las relaciones se rigen por contratos individuales
firmados con ellos y las disposiciones de la ley del trabajo.
Los sueldos del personal se encuentran dentro de los niveles que pagan las
industrias del ramo.
La gerencia de personal se encarga de desarrollar todas las labores de “relaciones
industriales”.
Abastecimiento de materia prima: El 70% de la materia prima se compra en el país
(Reutilizado) y el resto es importada de la Alemania y El Brasil.
La coordinación de compras está asignada al departamento respectivo.

Ventas: Se desarrollan para los clientes , estrategias personalizadas para los

procesos de suministro, garantizando confiabilidad en la entrega de los productos
y tiempos de respuesta más cortos, satisfaciendo las expectativas del mercado y
consumidores finales . Existen centros de distribución (bodegas atendidas por un
almacenista) en las ocho ciudades más importantes del país.
Se efectúa la publicidad a través de las revistas de mercadeo y periódicos locales.
Sistema de información: Existe una organización contable bien definida que
permite la captación de información requerida para procesar los estados
financieros necesarios a la empresa.
En una entrevista llevada a cabo con el Contador se obtuvo la siguiente
Información:

Mensualmente se procesan estados financieros, que se terminan 40 días después

al que pertenecen.
Los estados financieros de referencia se presentan en un legajo que incluye
Balance General, Estado de Resultados, Estado de costo de producción, y los
auxiliares de todas las cuentas; este legajo asciende aproximadamente 100 hojas
tamaño carta.
La información que se muestra sólo tiene la información del mes y no se compara
con nada; ni se incluye ninguna explicación; sólo anualmente se comparan los
estados financieros con el presupuesto.
Este legajo es enviado únicamente al presidente de la Compañía.
Auditoría interna: Dependiendo del gerente de finanzas, existe un departamento
de Auditoría interna que cuenta con 5 personas y que invierte anualmente el
tiempo como sigue:
a) Revisión de Conciliaciones 5 %
b) Visitas a oficinas foráneas (se visitan todas varias veces al año) 30 %
c) Revisión de corrección aritmética de estados financieros mensuales 5 %
d) Revisión de todas las cuentas por pagar que aprueba la contabilidad 10%
e) Elaboración de la declaración anual del impuesto sobre la renta 5 %
f) Revisión de: 45 %
g) Circulación de cuentas por cobrar
h) Revisión de evaluación de inventarios a final de año
i) Revisión de cuentas de gastos
j) Revisión de importaciones
k) Pruebas de ingresos
l) Otras revisiones encomendadas por la gerencia de finanzas.

PROCESO DE COMPRAS (SUMINISTROS)

PLANEAMIENTO: 

Usted como Auditor Interno y dentro de su trabajo de auditoria operacional va a

llevar a cabo la revisión de la función de compras de la empresa Proinfar SAS,
cuyas características ya señaladas indican que se dedican a la fabricación de
artículos de plásticos farmacéuticos , según las características señaladas en la
descripción de la empresa y que la materia prima se adquiere en un 80 % en el
país y el resto es importado de la China y el Brasil.

La función de compras Implica en esta empresa:

 Definición de políticas y procedimientos del proceso de compras.

 Solicitud de servicio y/o compras.
 Selección y aprobación de proveedores y/o prestadores de servicio.
 Administración de la base de datos de los proveedores y/o prestadores de
servicio.
 Orden de compras y/o servicio.
 Formalización contractual.
 Aprobación y causación de factura de compra y notas débito.
 Evaluación de proveedores y mercado.
  Indicadores de gestión del área de compras
 Actualización continua del directorio de proveedores.

En el desarrollo de su revisión usted observo; fundamentalmente los siguientes

aspectos de interés:

El 80 % de las requisiciones que llegan son urgentes.

Existe una continua queja del Gerente de producción por falta de abastecimientos
que continuamente interrumpe la producción. El Gerente de Compras señala que
la culpa es de producción porque no le informan oportunamente sus
requerimientos a causa de no tener programada la producción.

En el examen del procedimiento de compras que se realizó haciendo pruebas

selectivas de las compras hechas en todo el año, se observaron las siguientes
fallas generales:

COMPRAS LOCALES

 Compras en que no se hicieron cotizaciones por urgencia. 80 Pedidos

 Compras en que se seleccionó a un proveedor que no era el más barato
por razones de urgencia. 20
 Compras en que no se cotizó a más de dos proveedores por
desconocerse su existencia. 30
 Comprado adecuadamente. 70
 Total, examinado 200
 En las importaciones no se observaron deficiencias.

CASO PRÁCTICO NUMERO 3

PRODUCCION

Usted como Auditor Interno y dentro de su trabajo de auditoria operacional va a

llevar a cabo la revisión de la función de compras de la empresa “Fábrica de papel
La empresa Proinfar SAS cuyas características ya señaladas indican que se
dedican a la fabricación de artículos de plásticos farmacéuticos, según las
características señaladas en la descripción de la empresa y que la materia prima
se adquiere en un 80 % en el país y el resto es importado de la Alemania y el
Brasil.

La función de producción implica en esta empresa:

Coordinación con las funciones de Ventas, Compras y Finanzas.

Desarrollo de la producción a través de la administración de personal, control de lo
planeado y del desperdicio.

Manejo de planta y equipo, planeación de las necesidades de nuevo equipo y

mantenimiento del equipo con que se cuenta en el afán de obtener su óptimo
aprovechamiento.

Almacenamiento, control y manejo de inventarios.

Control de la calidad de la producción.

En el desarrollo de su revisión usted observó, fundamentalmente, los siguientes

aspectos de interés:

La producción fue planeada conforme al presupuesto anual, Dicho presupuesto

señalo la necesidad de producir, durante el año:

a) 500,000 Unidades de productos de envase farmacéuticos

b) 300,000 Unidades Productos de envase de división domestica
c) 120,000 Unidades de productos de división cosmética.

En el producto de su revisión han transcurrido 6 meses del ejercicio y se ha

llevado a cada producción como sigue:

a) 350,000 Unidades de productos de envase farmacéuticos

b) 120,000 Unidades de Productos de envase de división domestica
c) 600,000 Unidades de productos de división cosmética.
Al investigar si existe alguna variación entre el plan y lo hasta ahora producido
se encuentra con que no existe plan mensual de producción.

La capacidad normal instalada de producción de la planta es de 120,000 horas

hombre anual, considerando dos turnos diarios de producción. La producción
planeada implica el uso de 90,000 horas. Durante su visita a la planta usted ha
podido constatar que durante ciertas horas de la mañana existen nueve grupos de
obreros platicando (Charlando).

Asimismo, en su recorrido de la planta usted observó que 4 obreros estaban

esperando que se diese mantenimiento a sus máquinas para empezar a trabajar.
Converso con los obreros de mantenimiento y explicaron que este servicio lo
prestan a solicitud de los supervisores de planta cuando ellos lo juzgan
conveniente

Al platicar usted con el gerente de la planta sobre los problemas de producción le

indico:

Que tiene un déficit de 20 obreros desde hace 8 meses y que por ello a tenido que
pagar tiempo extra.

Que las maquinas se descomponen con cierta frecuencia

Que durante el año ha tenido que suspender 3 veces la producción del producto
envases de plástico de uso farmacéuticos por falta de materia prima.

Durante su revisión observó que existe reproceso de producto que es rechazado

por estar mal empacado.

Al investigar se encontró que se controla la calidad del producto pero no

del empaque.

El espacio del almacenamiento es pequeño y en ocasiones es necesario

sacar todo el material que se tiene al frente para surtir el que se tiene en
el fondo del almacén.

Durante su visita a la planta observó que continuamente los obreros tienen que
atravesar una explanada para ir por la materia prima que se encuentra en un
almacén situado a aproximadamente 150 metros de la planta de producción.

Asimismo, observó que, en el edificio de producción, este se inicia en el 3 piso,

pasa al proceso en el primer piso y se empaca en el 2 piso.

PROCESO DE VENTAS.

Usted como Auditor Interno y dentro de su trabajo de auditoria operacional va a

llevar a cabo la revisión de la función de compras de la empresa Proinfar SAS
cuyas características ya señaladas indican que se dedican a la fabricación de
artículo de plásticos farmacéuticos, según las características señaladas en la
descripción de la empresa y que la materia prima se adquiere en un 80 % en el
país y el resto es importado de la Alemania y el Brasil.

La función de ventas implica en esta empresa:

  Coordinación con las funciones de producción, compras, finanzas.
 Coordinación con ingeniería de planta para la planeación de mejoras y
necesidades de nuevo equipo, así como mantenimiento del que ya se tiene.

 Planeación y ejecución de ventas.
 Creación y administración de clientes.
 Administración de precios y descuentos.
 Solicitud de pedidos.
 Facturación.
 Anulaciones y devoluciones.
 Liquidación de comisiones de ventas.
 Coordinación de los almacenes para existencias mínimas y máximas
 Desarrollo de la función de ventas a través de los departamentos de venta y
mercadotecnia.

SITUACIONES ENCONTRADAS:

Comparado el importe de ventas por los primeros cuatro meses de los ejercicios
2019 y 2018 como sigue:

Meses. 2019 2018 Variación

Enero 35.500.000 34.200.000 1.300.000

Febrero 36.200.000 34.350.000 1.850.000
Marzo 36.800.000 34.100.000 2.700.000
Abril 37.500.000 34.200.000 3.300.000

Los comentarios recibidos a las variaciones fueron los siguientes:

1) El presupuesto de ventas para 2018, sumaba para todo el ejercicio

$150,000,000 cantidad que en opinión de los gerentes de ventas y agentes
vendedores era exageradamente fácil cubrir, no así para el presupuesto de
2019 que alcanzaba la cifra de $ 200,000,000 y que se han considerado difícil
de alcanzar.

Que para cumplir el presupuesto de ventas de 2018 se contaba con 15 agentes

vendedor más que en 2019, no obstante que en este último salieron al mercado
nuevos productos con patentes de la Compañía.
2) Los agentes vendedores trabajan a base de sueldo fijo sin comisiones ni
incentivos y la presión que se ejerce sobre ellos en amenazante para cubrir sus
cuotas según presupuesto.

3) Al observar la frecuencia de operación en varias ventas desde el pedido hasta

la entrega de la mercancía al cliente y su registro se dio cuenta de lo siguiente:

Varios pedidos de clientes nuevos fueron detenidos hasta semana y media a

falta de la autorización de crédito, ya que solo el gerente de crédito y cobranza
tiene asignada esta función.

Continuamente los clientes cancelan sus pedidos por el retraso considerable

en que les son surtidos. La razón de lo anterior es que no tiene stocks de
inventarios suficientes para cubrir las necesidades de ventas.

La política de crédito (promedio) ha sido de 90 días, existiendo autorizaciones

variables que van de 40 a 140 días, situación que ha dependido
exclusivamente del gerente de ventas.

4) No cuentan con información que permita conocer el monto de las ventas por
cada centro de distribución.

5) Al visitar los centros de distribución se observó lo siguiente:

Que una de las ciudades donde está ubicado uno de los centros de distribución
de la empresa, existe una compañía de la competencia, cuyos planes de
expansión han sido notoriamente ganar en primer lugar el mercado de la
localidad, razón por la cual observó una disminución paulatina en las ventas.

Al comentar la situación anterior con el departamento de mercadotecnia le

informaron que no se habían enterado de ello.

Que, por razones de urbanización, otra de las bodegas de la Compañía quedó

prácticamente atrapada entre paso nivel y calles de un solo sentido, que
dificultan la localización de la misma y el acceso de camionetas y/o camiones
para recibir la mercancía.

6) Observó que, para efectos de determinar los precios de venta, el departamento

de ventas sólo consideró aquellos que rigen en el mercado y que no se
encuentran con análisis de utilidad por producto o línea de productos.

7) En relación con el estudio de los medios de publicidad de la compañía notó

que solo se canaliza a través de
PROCESO DE PERSONAL

PLANTEAMIENTO:

Usted como auditor operacional va a llevar a cabo la revisión de la función

“PERSONAL” de la empresa Proinfar SAS cuyas características ya señaladas
indica que se dedica a la manufactura de productos farmacéuticos y que
cuenta con 40 empleados contrato individual y 320 obreros con contrato
colectivo de trabajo, y están situados en la planta y oficinas en el mismo
edificio en la ciudad de Bogotá.

Usted como Auditor Interno y dentro de su trabajo de auditoria operacional va a

llevar a cabo la revisión de la función de personal de la empresa La empresa
Proinfar SAS cuyas características ya señaladas indican que se dedican a la
fabricación de artículo de plásticos farmacéuticos, y que cuenta con 40 empleados
con contrato individual y 320 obreros con contrato colectivo de trabajo, y están
situados en la planta y oficinas en el mismo edificio en la ciudad de Bogotá y
ciudades donde la empresa tiene sus sedes.

La función de personal implica en esta empresa:

 Presupuesto de Recursos humanos para la contratación de personal.

 Definición de escalas salariales de acuerdo a los roles y/o cargos.
 Reclutamiento, selección y contratación de personal
 Higiene y seguridad del personal.
 Solicitud y/o requerimiento de personal.
 Manual de funciones y perfiles.
 Contratos y documentos de afiliación a seguridad social y parafiscales.
 Contratación de empresas temporales.
 Certificaciones laborales.
 Indicadores de gestión del área de recursos humanos.
 Recepción de novedades de nómina.
 Reconocimiento contable de novedades.
 Liquidaciones por retiro de personal
 Liquidación y pago de la Nómina

SITUACIONES PLANTEADAS:
En el desarrollo de su revisión usted observó los siguientes aspectos de interés.

El 90% de las contrataciones son urgentes y se solicita a personal en forma verbal

o telefónica.

La mayoría del personal contratado es por medio de periódico o bolsas de trabajo,

así como por familiares de empleados y obreros de la Compañía.

Los aumentos de sueldo a los empleados se efectúan cuando cada jefe de

departamento así lo determina.

Durante su revisión Determinó que existe personal de mejor jerarquía que tiene
sueldo superior al jefe de departamento por ser más antiguo en la empresa.

Durante la revisión y pláticas con la gerencia de relaciones industriales determino

que los cursos de capacitación son para empleados de más de un año de trabajo
en la empresa.

A los funcionarios y empleados se les paga en efectivo, con cheque o se les

deposita en sus cuentas bancarias según les sean más convenientes.

Los sueldos y prestaciones son similares con la industria de este ramo.

En el departamento de nóminas, usted encontró que existe solo lista de

prestaciones y una nómina de funcionarios y empleados.

Encontró déficit de obreros en ciertas operaciones de producción, sin embargo, el

número de obreros de la planta es superior al presupuesto. El número de personal
ha aumentado considerablemente y la venta por persona es: 2019 $ 41.000,000 –
2018 $ 49.004,000. La producción por obrero es de $ 28.000,000 en 2019 y $
31.005,000 en el 2018.

Otros aspectos a tener en cuenta en el proceso de Personal son los siguientes:

 El reloj marcador se descompone continuamente sin embargo cuando esto

sucede controlan entradas y salidas los celadores de la empresa.
 El número de accidentes de los obreros se ha reducido mediante campañas de
seguridad, sin embargo, la gravedad de los accidentes ha sido superior.
 Las variaciones contra presupuesto de este departamento se revisan cada año
y se da explicaciones de ellas a la gerencia general.
 “FÁBRICA DE PAPEL LA EMPRESA PROINFAR SAS

ESTADOS DE RESULTADOS $ (000)

  2.019 2.018 2.017

Ventas 1.437.317 1.034.322 857.400

Costo de ventas 879.933 689.732 528.653

Utilidad Bruta 557.384 344.590 328.747

Costo de Distribución 64.657 41.351 39.450

Costos de administración 323.282 206.754 197.248

Depreciación 23.499 21.054 10.343

Utilidad Operacional 145.946 75.431 81.706

Costos financieros 19.471 19.279 15.829

Utilidad antes de impuestos 126.475 56.152 65.877

Impuestos a las Ganancias 31.617 14.038 16.469

Utilidad Neta 94.858 42.114 49.408

 “FÁBRICA DE PAPEL LA EMPRESA PROINFAR SAS
ESTADOS DE SITUACION FINANCIERA $ (000)
  2.019 2.018 2.017
ACTIVOS      
Activos Corrientes      
Efectivo y Equivalentes de efectivo 22.246 32.552 22.947
Clientes por Cobrar 177.203 110.517 82.216
Inventarios 156.468 110.806 69.707
Gastos pagados por anticipado 12.789 10.876 23.876
Total Activos corrientes 368.706 264.751 198.746
Activos No Corrientes      
Propiedad Planta y Equipos 195.821 175.420 103.430
Total Activos no corrientes 195.821 175.420 103.430
TOTAL ACTIVOS 564.527 440.171 302.176
PATRIMONIO Y PASIVOS      
Pasivos corrientes      
Obligaciones Financieras. 123.016 107.549 55.876
Cuentas por pagar comerciales y otros 113.641 107.188 50.548
Gravamen e Impuestos 31.618 14.038 16.470
Préstamos a LP. (Porción Corriente) 10.000 10.000 10.000
Total Pasivos corrientes 278.275 238.775 132.894
Pasivos no corrientes      
Préstamos a Largo Plazo 70.000 80.000 90.000
Total Pasivos a Largo Plazo 70.000 80.000 90.000
Total Pasivos 348.275 318.775 222.894
Aportes a Capital 18.643 18.643 18.643
Utilidades Acumuladas. 197.609 102.753 60.639
Total Patrimonio 216.252 121.396 79.282
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 564.527 440.171 302.176