PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN

TRAYECTO I - TRIMESTRE III

Unidad Curricular: “ORGANIZACIÓN Y METODOS”

ACTIVIDAD#3 TRABAJO ESCRITO

E INVESTIGACION
SOBRE LA TEORIA DE SISTEMA

Docente: Lelys Blanco Estudiante: David A, Boada

CI: 29933729

CARACAS, Noviembre 2022

 INTRODUCCION

Es el descubrimiento sistemático de las dinámicas, restricciones y

condiciones de un sistema, así como de principios (propósitos, medidas,
métodos, herramientas, etc.) que puedan ser discernidos y aplicados a los
sistemas en cualquier nivel de anidación y en cualquier campo, con el
objetivo de lograr una finalidad optimizada. La teoría general de sistemas
trata sobre conceptos y principios de amplia aplicación, al contrario de
aquellos que se aplican en un dominio particular del conocimiento.
Distingue los sistemas dinámicos o activos de los estáticos o pasivos. Los
primeros son estructuras o componentes de actividad que interactúan en
comportamientos o procesos, mientras que los segundos son estructuras
o componentes que están siendo procesados, como una entidad con
límites y con partes interrelacionadas e interdependientes cuya suma es
mayor a la suma de sus partes. El cambio de una parte del sistema afecta
a las demás y, con esto, al sistema completo, generando patrones
predecibles de comportamiento. El crecimiento positivo y la adaptación de
un sistema dependen de cómo se ajuste este a su entorno. Además, a
menudo los sistemas existen para cumplir un propósito común (una
función) que también contribuye al mantenimiento del sistema y a evitar
sus fallos.
Sistema: consiste en un conjunto de procesos que deben llevar adelante
los integrantes de una organización para alcanzar las
metas preestablecidas, es decir estos sistemas deben incluir a cada
unidad administrativa y especificar cuál es la función de cada empleado y
cuáles son sus tareas a desempeñar para lograr un determinado nivel de
ventas y de producción que se traduzca en mayores beneficios para
la empresa para así facilitar el funcionamiento de la organización, permite
controlar el desempeño de cada empleado y llevar adelante auditorías.

Características de un sistema

 Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos

adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.
 Es necesario que sea preciso, congruente con el hecho, real y
comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.
 Debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del
administrador.
 Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para
tomar decisiones y resolver problemas.
 Debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y
dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el
sistema de información.
 Tiene que estar disponible en el momento en que sea necesaria para
la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o
mal usada, y retrasada no tiene valor.
 Es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a
un costo razonable, para su procesamiento y distribución.

Procesos de un sistema

El sistema de información es un proceso para recoger, organizar y

analizar datos, con el objetivo de convertirlos en información útil para la
toma de decisiones. El sistema de información para el seguimiento,
monitoreo y evaluación debe diseñar los procesos de recogida,
sistematización y análisis de la información, desde la etapa inicial de
diseño de los indicadores, hasta las evaluaciones de resultados e
impacto.

Proceso administrativo de un sistema

Se trata de un conjunto de funciones administrativas que se

realizan de forma secuencial. Su propósito principal es ayudar a la
empresa a hacer un mejor uso de sus recursos y alcanzar sus objetivos
de forma más eficiente, conformado por cuatro fases principales:
planificación, organización, dirección y control. En conjunto, todas siguen
un proceso cíclico, por lo que se reiniciarán al completar su última fase,
que es importante resaltar que las cuatro fases antes mencionadas se
dividen en dos grupos de acuerdo a su etapa de ejecución: mecánicas
(planificación y organización) y dinámicas (dirección y control).

Proceso contable de un sistema

Es una estructura organizada en la cual se registran las

operaciones que hace una entidad. Además, se le considera la forma
natural o técnica ejercida durante la emisión de estados financieros para
medir los efectos que realizaron las transacciones y nos ayuda a tener
una mayor comprensión de la información financiera, con todos aquellos
elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí,
con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa,
de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada,
clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares,
etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin
número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde
los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno.

Procedimientos de un sistema
 Constituyen una técnica que busca analizar el funcionamiento
actual de un sistema organizacional cualquiera desde su nivel estratégico
hasta su nivel operativo, haciendo énfasis en los procedimientos que allí
se desempeñan y de los componentes que caracterizan a los mismos
(formularios, registros, documentación formal de información, métodos de
trabajo, estructura organizativa) a fin de la misma funcione con mayor
eficiencia, eficacia y economía.

Técnicas para documentar un sistema

La documentación debe de agregar valor a las actividades de una

entidad y permitir la ejecución de las mismas. Por el contrario, lo que no
debe ocurrir es que la documentación sea el motivo para contribuir a
generar burocracia, ya que en estos casos la calidad no existe.

Los fines de la documentación en una organización comúnmente son:

 Notificación de una información.

 Evidencia de la conformidad.
 Compartir conocimientos.

Según ISO9001, un documento es la información y su medio de

soporte, encontrando éstos en cualquier formato o soporte como pueden
ser por ejemplo:

 En una fotografía.
 En una muestra patrón.
 En papel.
 Soporte electrónico.
 Manuales: Documentos con la información relativa al desarrollo del
sistema de gestión.
 Planes: Documentos  en los que se detalla la aplicación del SGC en
un producto.
  Especificaciones: Documentos en los que quedan definidos los
requisitos a cumplir  por los productos o servicios.
 Guías: Documentos voluntarios, que proporcionan recomendaciones
para llevar a cabo actividades.
 Procesos: Documentos informativos sobre los procedimientos que
hay que realizar para que tengan lugar ciertos acontecimientos. En
estos documentos se incluyen una serie de actividades
imprescindibles para lograr los resultados deseados, los insumos y
bienes.
 Procedimientos: Documentos en los que se indica la forma de
proceder ante una actividad.
 Registros: Documentos que proporcionan certezas de las actividades
desarrolladas y de los resultados conseguidos.

Vinculación de la teoría de sistemas con otras disciplinas

La teoría general de sistemas se desprende de los escritos

Ludwing von Bertalanffy (biólogo alemán), difundidos en las décadas de
1950 y 1960. Esta teoría no tiene como objetivo solucionar obstáculos ni
brindar soluciones prácticas. Sin embargo, conocerla ayuda al análisis del
contexto a la hora de tomar decisiones dentro de una organización. Esta
corriente considera que las propiedades de cada sistema no pueden ser
estudiadas como elementos separados, sino que deben ser abordadas en
forma conjunta. La aplicación de la teoría de sistemas a disciplinas como
la psicología, fisiología, física, biología, ciencias sociales, entre otras,
propicia la creación de distintas variaciones de la teoría expresadas en
modelos, como los sistemas abiertos, autómatas lógicos,
retroalimentación, entre otros; técnicas matemáticas, como la teoría de
ecuaciones diferenciales, la de conjuntos y grafos, y los métodos de
computación; conceptos y parámetros de nueva acuñación, como
información, juego, decisión, entre otros.
La propagación de aplicaciones de la teoría de sistemas configura una
gran concurrencia de investigadores y científicos de muy distintas áreas
del conocimiento

Subsistema: Es un conjunto de partes e interrelaciones que se encuentran

estructuralmente y funcionalmente, dentro de un sistema mayor que es
parte de otro sistema mayor que lo contiene, en otras palabras, es un
conjunto de elemento interrelacionados que, en sí mismo, es un sistema,
pero a la vez es parte de un sistema bastante superior, que puede estar
constituido por múltiples componentes y subsistemas mucho más
complejos.

Características de un subsistema

 Previsión de las necesidades de materiales en el proceso productivo

de la empresa.
 Contacto con los proveedores: estudio de ofertas, elección de las
ofertas más adecuadas y establecimiento de acuerdos sobre precio y
forma.
 Recepción de los materiales, inspección de la calidad y la cantidad y
en su caso hacer reclamaciones.
 Almacenaje y gestión del almacén.

Procesos de un subsistema

Se define también como un sistema compuesto por una serie de

subsistemas interrelacionados entre sí, que corresponden con las
actividades tradicionalmente desarrollados en la empresa, y con el
ambiente externo.

Proceso administrativo de un subsistema

Abarca toda la organización, la relaciona con su medio ambiente,

fija los objetivos, diseña planes estratégicos y operativos, armoniza la
estructura y establece procesos de control.
Proceso contable de un subsistema

Proporciona a los administradores del sistema información

conceptual y de proceso sobre cómo configurar, administrar y gestionar la
contabilidad avanzada. Se incluye información acerca de proyectos,
políticas, contabilidad transaccional, contabilidad a intervalos y agregación
de datos ofreciendo a contabilidad unos intervalos y agregación de datos
para una clasificación dinámica de los mismo datos de contabilidad,
donde se puede personalizar la contabilidad avanzada para diferentes
entornos de sistemas y así pueder configurarla para que produzca los
tipos específicos de registros necesarios para las aplicaciones de
facturación.

Procedimientos de un subsistema

En este subsistema se realizarán las funciones de organización,

ejecución y control de los recursos materiales, personal administrativo
y empleados con los que cuenta la institución para brindar seguimiento
oportuno en el cumplimiento, la elaboración y ejecución de los
manuales de procedimientos, que el subsistema de planeación el
subsistema de calidad elaboraron conjuntamente, en su tarea
primordial para establecer normas para el desarrollo del personal.

Vinculación de la teoría de subsistemas con otras disciplinas

La teoría de la organización y la práctica administrativa han

experimentado cambios sustanciales en años recientes. La
información proporcionada por las ciencias de la administración y
la conducta ha enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos
de investigación y de conceptualización a veces han llevado a
descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgió un enfoque
que puede servir como base para lograrla convergencia, el
enfoque de sistemas, que facilita la unificación de muchos
campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las
ciencias físicas, biológicas y sociales, como marco de referencia
para la integración de la teoría organizacional moderna. Las
sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creación
de nuevas palabras, estas se acumulan durante sucesivas
especializaciones, llegando a formar casi un verdadero lenguaje
que sólo es manejado por los especialistas.

De esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos

interdisciplinarios, ya que los participantes del proyecto son
especialistas de diferentes ramas de la ciencia y cada uno de
ellos maneja una semántica diferente a los demás. La Teoría de
los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende
introducir una semántica científica de utilización universal.
 CONCLUSION

Los puntos clave de los sistemas y subsistemas está constituido por las
relaciones entre los diversos elementos del mismo; puede existir un
conjunto de objetos, pero si estos no están relacionados no constituyen
un sistema, debido a la necesidad de sintetizar e integrar más las teorías
que la precedieron, llevándose con éxito cuando se aplicaron las ciencias
del comportamiento al estudio de la organización. Influye sobre el
ambiente y recibe influencias de esté. Además es un sistema integrado
por diversas partes relacionadas entre sí, que trabajan en armonía con el
propósito de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización
como de sus participantes.

La organización debe verse como un todo constituido por muchos

subsistemas que están en interacción dinámica entre sí. Se debe analizar
el comportamiento de tales subsistemas, en vez de estudiar simplemente
los fenómenos organizacionales en función de los comportamientos
individuales.
 REFERENCIA BIBLIOGRAFICAS

• Zamudio Mata Ramón Michael. Teoría de sistemas. Qué es,

características, clasificación, elementos. 2021, marzo
17. Disponible :https://www.gestiopolis.com/teoria-de-sistemas.com
[Consulta: 2022, noviembre 14]

• Iñaki Vélaz. "los subsistemas", Administración, 03 de diciembre de

2012. Disponible: https://s3a2.me/2012/12/03/los-subsistemas-de-
la-empresa.com . [Consulta: 2022, noviembre 14]

• Armando Cárdenas. “sistemas y substemas”,  23 de junio de 2014.

Disponible: https://sites.google.com/site/hectorestadistica/procesos-
de-manufactura/sistemas-y-subsistemas.com. [Consulta: 2022,
noviembre 14]