Taller de Técnicas de Archivo T.R.D.

PROGRAMA SECRETARIADO NORMA DE
MODULO TECNICAS DE ARCHIVO COMPETENCIA

INSTRUC. YADIRA NÚÑEZ SOTO 210602001
TALLER TEORICO 60% TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

T.R.D.
Presentado por: Brenda Pineda Pineda
1. ¿Qué es la tabla de retención documetal?
La tabla de retención documental es un listado de series con sus correspondientes tipos de

documentos, a los cuales se le es asignado el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
2. ¿Explique la importancia de adoptar las tabla de retención documental ( T.R.D) y cuales

etapas comprende?
Es importante la adopción de la tabla de retención documental debido a que en ella se

compila la información documental de una institución, ya sea estructura, orgánico o funcional.
Las etapas que comprende son:
Disposiciones legales de los documentos, actos administrativos y otras normas

relaivas, creación y cambios estructurales de la entidad.
Estructura interna de la entidad, funciones y manuales de procedimientos.
Organigrama.
Reglamentación de archivo de la entidad.
Enrevista con los productores de los documentos de la enidad.
Identificación y definición de unidades documentales.
Análisis de la producción y tramites documentales teniendo en cuenta los manuales
de procedimientos de las dependencias.
Identificación de valores primarios de la documentación
3. ¿Cuáles son las etapas que comprende las tablas de retención documental?
Las etapas son:
Disposiciones legales de los documentos, actos administrativos y otras normas

relaivas, creación y cambios estructurales de la entidad.
Estructura interna de la entidad, funciones y manuales de procedimientos.
Organigrama.
Reglamentación de archivo de la entidad.
Enrevista con los productores de los documentos de la enidad.
Identificación y definición de unidades documentales.

Análisis de la producción y tramites documentales teniendo en cuenta los manuales
de procedimientos de las dependencias.
Identificación de valores primarios de la documentación
4. ¿Qué beneficios ofrece para una entidad el hecho de tener sus T.R.D.?
Para una entidad es muy beneficioso el tener su T.R.D., ya que le permine:
Tener un fácil manejo de la información.

Correcta administración de la producción documental.
Administración eficaz y eficiente.
Control de acceso a la información.
Garantiza la conservación de los documentos según su importancia.
Permite el manejo integral de la información.
5. ¿Desde el punto archivístico por que son fundamentales las T.R.D?.
Son fundamentales ya que regulan las tranferencias de los documentos en las diferentes fases
de archivo, sirven como apoyo para la racionalización de los procesos administrativos, de igual
forma, las tablas de retención documental son un instrumento archivístico esencial para el
buen desarrollo de los programas de gestión documental.
6. ¿ Toda la documentación que tengo en mi archivo de gestión la debo clasificar con la

tabla de retención documental de mi unidad?
Es muy importante clasificar la documentación en la elaboración de las Tablas de Retención

Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el
fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la
información.
7. ¿ Si al revisar la tabla de retención documental de mi unidad, no encuentro en que serie

clasificar algún documento, ¿qué debo hacer?
Debo ponerme en contacto con la coordinación de archivos administrativos para revisar el

caso en particular.
8. ¿ ¿Qué pasa si la Unidad a la cual pertenezco fue objeto de algún cambio estructural o
funcional?
Debo informar a la Coordinación de Archivos Administrativos los cambios generados para que

se realice la actualización de la tabla de retención documental.
9. ¿ Puedo romper y reciclar la documentación que está definida en la tabla de retención

documental de mi Unidad como series facilitativas?
No puedo, ya que, toda la documentación definida para la eliminación y que se encuentre en

las unidades o archivos de gestión, se deben eliminar mediante el procedimiento de
eliminación documental establecido por el comité del sistema general de archivos.
10. ¿ Quién es el responsable de organizar los documentos en los archivos de gestión en las
Unidades?
Cada directivo o jefe de Unidad es quien informa a la Coordinación de Archivos

Administrativos, el empleado responsable del manejo y organización de los archivos en la
Unidad. Cuando se presenta un cambio de responsable, se debe informar a la Coordinación
para los efectos respectivos (capacitación, seguimiento, acompañamiento, etc.)"
NOTA: Fecha de entrega del taller teorico del 60% el 30 octubre de

2021

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MODULO TECNICAS DE ARCHIVO COMPETENCIA

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Presentado por: Brenda Pineda Pineda

1. ¿Qué es la tabla de retención documetal?

La tabla de retención documental es un listado de series con sus correspondientes tipos de

2. ¿Explique la importancia de adoptar las tabla de retención documental ( T.R.D) y cuales

Es importante la adopción de la tabla de retención documental debido a que en ella se

Las etapas que comprende son:

Disposiciones legales de los documentos, actos administrativos y otras normas

Las etapas son:

Disposiciones legales de los documentos, actos administrativos y otras normas

Identificación y definición de unidades documentales.

Para una entidad es muy beneficioso el tener su T.R.D., ya que le permine:

Tener un fácil manejo de la información.

5. ¿Desde el punto archivístico por que son fundamentales las T.R.D?.

6. ¿ Toda la documentación que tengo en mi archivo de gestión la debo clasificar con la

Es muy importante clasificar la documentación en la elaboración de las Tablas de Retención

7. ¿ Si al revisar la tabla de retención documental de mi unidad, no encuentro en que serie

Debo ponerme en contacto con la coordinación de archivos administrativos para revisar el

Debo informar a la Coordinación de Archivos Administrativos los cambios generados para que

9. ¿ Puedo romper y reciclar la documentación que está definida en la tabla de retención

No puedo, ya que, toda la documentación definida para la eliminación y que se encuentre en

Cada directivo o jefe de Unidad es quien informa a la Coordinación de Archivos

NOTA: Fecha de entrega del taller teorico del 60% el 30 octubre de

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