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    Desarrollo Guia Descripcion Documental

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    El documento describe la importancia de la descripción documental para ayudar a los usuarios y la administración a acceder y administrar la documentación. Explica que la descripción transmite la información clave de un documento a través de un resumen analítico. Además, menciona que los principales instrumentos de descripción son las guías, catálogos e índices, y define cada uno de ellos. Finalmente, señala que todos estos instrumentos son indispensables para que los archivistas tengan control sobre sus archivos y puedan poner la información a dispos

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    El documento describe la importancia de la descripción documental para ayudar a los usuarios y la administración a acceder y administrar la documentación. Explica que la descripción transmite la información clave de un documento a través de un resumen analítico. Además, menciona que los principales instrumentos de descripción son las guías, catálogos e índices, y define cada uno de ellos. Finalmente, señala que todos estos instrumentos son indispensables para que los archivistas tengan control sobre sus archivos y puedan poner la información a dispos

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    de 2

    3.

    2 Actividades de contextualización e identificación de los conocimientos


    necesarios para el aprendizaje.
    • La importancia de la descripción documental.
    La descripción es una actividad que debe ser realizada de manera conjunta a la
    ordenación con el fin de ayudar en la consulta tanto a usuarios externos como a la
    administración productora y para facilitar al archivista el control y administración de
    la documentación. La descripción busca transmitir la información y los rasgos más
    sobresalientes presentes en un documento a través de una idea general, producto
    del análisis y la síntesis que nos permitirá ver sus partes o propiedades por medio
    de palabras y términos normalizados. Los sistemas descriptivos deben ser
    publicados y sujetos a un programa de difusión amplio. Es por esto que es
    importante que todos los archivos cuenten con un programa descriptivo o la
    institución cuente con normas que planteen un     procedimiento homogéneo, de
    manera que sea más fácil para el usuario el acceso a la documentación.

    Mencione cuáles son los instrumentos de descripiòn documental y defina


    cada uno.

    Guías: Se utiliza a nivel de fondo, es un instrumento de consulta que brinda


    información sobre un archivo como características generales de los fondos,
    historia de los organismos productores, relaciones entre las secciones y las series,
    bibliografía, horarios de apertura y servicios.
    Hay dos tipos de guías:

    Generales: Nos dan información sobre el fondo


    Específicas: Brindan información sobre una sección o serie específica de un
    fondo 

     Catálogos: Es un instrumento más detallado que la guía, permite a los


    usuarios conocer las series, su volumen y alcance. Describe de forma
    ordenada y individualizada las piezas documentales de una serie, se realiza
    pieza por pieza.
     Los catálogos contienen la fecha completa con el año, mes, día y lugar) el
    tipo documental, autor, destinatario, asunto, datos externos y signatura.

    Indices:  Son una serie de listas que se refieren generalmente a palabras que


    aclaran nombres de personas, lugares, temas y materias. Sirven de apoyo a las
    Guías, inventarios y catálogos.Son auxiliares de la descripción y se ordenan
    alfabéticamente o numéricamente. Son considerados instrumentos auxiliares de la
    descripción porque ayudan a ubicar de manera rápida la información que se
    encuentra en los fondos, subfondos, series y piezas documentales
    Todos estos instrumentos son indispensables para que el archivista tenga más
    control sobre su archivo y pueda poner la información al servicio de sus usuarios.
    Por lo tanto todos estos profesionales deben conocerlos y aplicarlos en su acervo.

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