La ISAD (G)

NORMA INTERNACIONAL
ISAD (G)
Norma Internacional General de Descripción

Archivística
Introducción.
 La norma ISAD (G)
 Esta norma constituye una guía general para la elaboración de

descripciones archivísticas. Debe utilizarse juntamente con las
normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de
normas nacionales, es muy flexible y permite constantes
actualizaciones.
“
Introducción.
La norma ISAD (G)
 Debido a que la ISAD (G), tiene una aplicación preferente sobre

conjuntos documentales cerrados, organizados de valor
permanente,
 Su utilidad para los archivos administrativos es cuestionable,

aunque no puede descartarse. Debemos pensar que se trata de
una norma que pretende ser un punto de partida.
Introducción.
La norma ISAD (G) tiene como objetivos específicos
•1. Garantizar la elaboración de descriptores coherentes,

pertinentes y explícitos.
•2. Facilitar la recuperación y el intercambio de información
sobre los documentos de archivo.
•3. Compartir los datos de autoridad.
•4. Hacer posible la integración de las descripciones
Procedentes de distintos lugares en un sistema unificado
de información.
Introducción.
 Finalidades:
 Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos

de archivo.
 Establecer un proceso que permita tener los controles

intelectuales necesarios.
 Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas,

accesibles y que se mantengan a través del tiempo.
Estructura de la norma.
Estructura de la norma.
1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
 Incluye información esencial y singular de la unidad que se describe, por

lo que el uso de sus cinco elementos es obligatorio para todos los casos.
 1.1.Código de referencia. Descripción: consignar:

 El código del país (según ISO 3166)
 El código del Archivo (según la norma del país)
 Y el código de referencia local especifico, el numero de control u otro
identificador único.
 Aplicación: Acrónimos del país, institución, archivo, fondo, subfondo,

serie, subserie, signatura y otros datos relevantes para la localización de
la información. Todo va separado por guiones. Ejemplo.
 1.2. Título.
 Consignar bien el titulo formal, bien asignarle un título conciso de
acuerdo con las reglas de descripción multinivel y las normas
nacionales.
 En acaso necesario, si el título formal es largo, éste puede
abreviarse siempre que no se pierda información esencial.
 En el caso de que se utilice un título, incluir en el nivel superior el
nombre del productor. En los niveles inferiores puede incluirse,
por ejemplo, el nombre del autor del documento así como un
término que indique el tipo documental de los documentos de la
unidad de descripción y en su caso alguna expresión que refleje
la función, actividad, el objeto, la ubicación o el tema.
 1.3.Fecha (s) consignar:

 Las fechas en las que el productor acumulo los documentos en el ejercicio o
desarrollo de sus actividad.
 Las fechas de producción de los documentos
 -Se indicará el año completo, el mes y el día con dos dígitos, separados por
guiones, ejemplo:
 2000-01-04.
 Fechas extremas sin días:
 2004-04, 2005-12
 Fecha sin mes ni día: 2005
 Cuando la fecha no se conoce se debe anotar el año aproximado con un signo
de interrogación al final, ejemplo:
 2000?
 1.4.Nivel de descripción.
 Consignar: el nivel de la unidad de descripción. Elegir entre uno de los

siguientes:
 Fondo,
 sub fondo,
 sección,
 sub sección,
 serie,
 sub serie,
 unidad documental compuesta (expediente),
 unidad documental simple (documentos)
 1.5.Volumen y soporte de la unidad de descripción.

 Consignar: el volumen de la unidad de descripción especificando
el número de las unidades físicas o lógicas en cifras y las unidad
de medida.
 Se medirá preferentemente en (m.l.). Se indicará en cantidad de
cajas o documentos. Para las unidades documentales la medida
será por metros lineales (siempre y cuando la unidad sobrepase
a un 1 cm., en su defecto se indicará la cantidad de documentos
o folios).
 Ejm. 7.5 m.l, 50 cajas, 668 unidades documentales (620

documentos textuales, 48 cassetes)
2. AREA DE CONTEXTO
Aplicación: a nivel fondo, subfondo, serie y unidad documental.

2.1.Nombre del o de los productor(es)
Consignar: el nombre de las entidades o personas físicas
responsables de la producción, acumulación y conservación de los
documentos de la unidad de descripción. El nombre deberá
especificarse de manera normalizada.
 Fondo, UMSA.
 Sub fondo, Vicerrector
 Sección, FHCE
 Sub sección, ALP
 Serie, Expedientes Penales
2. AREA DE CONTEXTO
 Aplicación: a nivel fondo y sub fondo
 2.2.Historia institucional.
 Consignar: sintéticamente cualquier dato significativo sobre el origen,
evolución, desarrollo y trabajo de la entidad o sobre la vida y el trabajo
de las personas físicas responsables de la producción de la unidad de
descripción.
 Para las personas o familias, consignar información sobre su vida:
nombre completo, fecha lugar de nacimiento.
 Para las entidades, consignar; nombre oficial, fechas de existencias,

legislación aplicable, funciones, finalidad y evolución de la entidad, el
organigrama y sus nombres primitivos, diversos o sucesivos.
2. AREA DE CONTEXTO
 Aplicación: A nivel fondo, subfondo, serie y unidad documental,
 2.3.Historia archivística
 Historia de la agrupación documental, se indicaran aspectos relacionados
con la custodia de la documentación, la gestión documental y todos
aquellos que incidan directamente en los antecedentes de la
documentación.
 2.4.Forma de ingreso
 Se indicara si es por transferencia, donación, compra, reproducción o
expropiación.
 Se debe consignar como fue remitida la documentación al archivo, la fecha
y el modo de adquisición.
3. AREA DE CONTENIDO Y
ESTRUCTURA.
 Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, y en la medida de lo
posible en la unidad documental.
 3.1.Alcance y contenido
 De conjunto(Ejm, periodos de tiempo, ámbito geográfico) y
realizar un resumen de contenido(Ejm. Tipos documentales,
materia principal, procedimientos administrativos) de la unidad
de descripción, apropiados al nivel de descripción.
 Ejm. Serie- documentos principales; datos estadísticos y
económicos de la institución: material probatorio, material
grafico, etc.
ESTRUCTURA.
 Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie y unidad
documental .
 3.2.Valoración, selección y eliminación.
 Se consignara la metodología que se aplico, quien la realizo y en
que fecha.
 Actividades y planes que afecten la interpretación de los

documentos.
ESTRUCTURA.
 Aplicación: en los casos de fondos, subfondos y series documental.
 3.3.Nuevos ingresos.
 indicar si es abierto o cerrado, Si fuese abierto señalar si están
previstos nuevos ingresos, estimando, si es posible, su cantidad y
frecuencia. Si es fondo cerrado no se prevé la llegada de nuevas
unidades documentales.
 3.4.Organización.
 Información sobre la estructura interna, la ordenación y/o el Sistema
de clasificación de la unidad de descripción.
 Fondo, se ha mantenido el orden original,
 Serie, ordenado alfabéticamente por apellidos.
4. AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO
 Comprende toda la información relacionada con la disponibilidad

de la unidad de descripción:
 4.1.Condiciones de acceso (normativa que faciliten, restrinjan o
afecten el acceso a los documentos).
 Se especificara la legislación o la situación jurídica, los convenios,
regulaciones o cualquier tipo de decisión que afecte el acceso a la
unidad de descripción.
 Cuando la documentación es de acceso restringido se indicara el
periodo de tiempo de restricción y la fecha en que estará
disponible al publico.
 Ejm. D.S. 28168
 Colecciones, las fotografías se precisa el permiso de la familia
 4.2.Condiciones de reproducción.
 Se informara sobre el medio de reproducción autorizado, los procedimientos
y el derecho de propiedad intelectual que regula la reproducción.
 4.3.Lengua/escritura(s) de la documentación (precisar idiomas, sistemas

de símbolos usados, tipos de escritura). Ejm. Predomina el castellano, pero
también hay ingles, portugués, etc.
 ,
 4.4.Características físicas y requisitos técnicos.
 Se deben anotar características físicas del documento para efectos de su
conservación preventiva
 Ejm. Si el orden de los folios 23 al 28 es alterado por un error en la

encuadernación, hacer notar o rechazar.
 4.5.Instrumentos de descripción.
 Se indicara si la información esta dispuesta en cualquier
instrumento de descripción que se encuentra en poder del
archivo que proporcione información relativa al contexto y
contenido de la unidad de descripción.(señalar guías, inventarios,
catálogos, índices u otros en caso de que existan).
5. AREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
 Aplicación: a nivel de fondo, subfondo, serie, y unidad de

descripción este formada por copias, Registra la información
acerca de otros documentos que tengan una relación importante
con la unidad de descripción:
 5.1.Existencia y localización de los originales.

 Indicar lugar donde se encuentren, en caso de que los
documentos conservados sean originales, indicar la existencia,
localización, disponibilidad y/o eliminación de los originales.
 5.2.Existencia y localización de copias.
 Si la copia de la unidad de descripción esta disponible (en la misma
institución o en otro lugar) precisar lugar donde se encuentren, en
caso de que los documentos conservados sean copias.
 5.3.Unidades de descripción relacionadas.

 Se informara sobre unidades de descripción que se encuentran en el
mismo archivo o en otro lugar y que tengan alguna relación con la
unidad de descripción por el principio de procedencia.
 Mencionar posibles lugares donde se puedan encontrar series o

documentos que se relacionan.
 5.4.Nota de publicaciones.
 Dar la referencia y/o información sobre cualquier publicación que

trate o esté basado en el uso, estudio o análisis de la unidad de
descripción. incluir referencias de las transcripciones o ediciones
facsímiles publicadas
 Referencias de las publicaciones existentes basadas en las

unidades de descripción)
6. AREA DE NOTAS
 En ellas se puede agregar la información necesaria que no ha

sido incluida en otras áreas:
 6.1. Notas:
 Consignar información especial o cualquier otra información
significativa no incluida en ningún otro elemento de la
descripción.
 Ejemplo: Documentos deteriorados, o en mal estado de
conservación.
 Este documento ha sido digitalizado y esta disponible en line.
7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN
 La información relacionada con la fecha, y con las personas que

participaron en la realización de la descripción:
 7.1.nota del archivero (explicar quien y como ha preparado la

descripción especificando fuentes consultadas)
 7.2.Reglas o normas (consignar las normas y reglas internacionales,

nacionales y locales utilizadas en la descripción). Ejm. Los fondos y
series se basan en la ISAD (G)
 7.3.Fecha(s) de la(s) descripción.

 Indicar cuando se ha preparado o actualizado la descripción.

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 Esta norma constituye una guía general para la elaboración de

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 Debido a que la ISAD (G), tiene una aplicación preferente sobre

 Su utilidad para los archivos administrativos es cuestionable,

•1. Garantizar la elaboración de descriptores coherentes,

 Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos

 Establecer un proceso que permita tener los controles

 Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas,

 Incluye información esencial y singular de la unidad que se describe, por

 1.1.Código de referencia. Descripción: consignar:

 Aplicación: Acrónimos del país, institución, archivo, fondo, subfondo,

 1.3.Fecha (s) consignar:

 Consignar: el nivel de la unidad de descripción. Elegir entre uno de los

 1.5.Volumen y soporte de la unidad de descripción.

 Ejm. 7.5 m.l, 50 cajas, 668 unidades documentales (620

Aplicación: a nivel fondo, subfondo, serie y unidad documental.

 Aplicación: a nivel fondo y sub fondo

 Para las entidades, consignar; nombre oficial, fechas de existencias,

 Aplicación: A nivel fondo, subfondo, serie y unidad documental,

 Actividades y planes que afecten la interpretación de los

 Comprende toda la información relacionada con la disponibilidad

 4.3.Lengua/escritura(s) de la documentación (precisar idiomas, sistemas

 Ejm. Si el orden de los folios 23 al 28 es alterado por un error en la

 Aplicación: a nivel de fondo, subfondo, serie, y unidad de

 5.1.Existencia y localización de los originales.

 5.3.Unidades de descripción relacionadas.

 Mencionar posibles lugares donde se puedan encontrar series o

 Dar la referencia y/o información sobre cualquier publicación que

 Referencias de las publicaciones existentes basadas en las

 En ellas se puede agregar la información necesaria que no ha

 La información relacionada con la fecha, y con las personas que

 7.1.nota del archivero (explicar quien y como ha preparado la

 7.2.Reglas o normas (consignar las normas y reglas internacionales,

 7.3.Fecha(s) de la(s) descripción.

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