PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 122115 Versión 100
 Nombre del Proyecto: KIT DE HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PARA MIPYMES
UBICADAS EN SOACHA Y LOS MUNICIPIOS DE COBERTURA DEL CIDE.
 Fase del Proyecto: EVALUACIÓN
 Actividad de Proyecto: PRESENTAR EL PLAN DE MEJORA DEL KIT DE HERRAMIENTAS
ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS.
 Competencias:

210601001 PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

 Verificar la aplicación de las normas gramaticales: semántica, morfología y sintaxis; las normas
técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales,
actos administrativos y los documentos del proceso de compraventa; las de la organización y las
de gestión de la calidad."

210601002 ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES,

TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA.

 Identificar las no conformidades en la organización del evento de acuerdo con el propósito,

objetivo y plan, para proponer soluciones.

210601003 INTERVENIR EN EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO

ORGANIZACIONAL QUE SE DERIVEN DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

 Evaluar y ajustar la ejecución del plan de mejoramiento organizacional, de acuerdo con las
políticas de la organización.
 Proponer programas de mejoramiento en la unidad administrativa, que permitan el desarrollo de
las personas y la organización, teniendo en cuenta las políticas y la Normatividad vigente.

210601006 PROPONER PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL DE LA

UNIDAD ADMINISTRATIVA, DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN

 Verificar que la realización de las actividades del talento humano de la unidad administrativa,
cumplan con estándares de calidad establecidos por la organización.
 Presentar propuestas de mejoramiento sobre el desarrollo de los programas de Capacitación de
acuerdo con los requerimientos de la organización.

210601007 COORDINAR LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO ASIGNADO, TENIENDO

EN CUENTA LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA "VERIFICAR LA
REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
 Que cumpla con los estándares de calidad establecidos por la organización, la política
institucional y la normatividad vigente."

210601008 ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS

LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

 Conservar y preservar los documentos (soporte papel o electrónico) para el suministro de

información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación
vigente.

210601010 FACILITAR EL SERVICIO A LOS CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS DE ACUERDO

CON LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN.

 Verificar la aplicación de las estrategias de atención y servicio al cliente, cara a cara, a través de
medios tecnológicos en inglés y español de acuerdo con la política institucional y los estándares
de calidad establecidos.

210601011 PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA

ORGANIZACIÓN"

 Emitir resultados de la información codificada y tabulada Organización

 Presentar informes de los resultados de la información procesada.
 Establecer las no conformidades de la compilación y la tabulación de la información, de acuerdo
con la metodología utilizada y la tecnología disponible.

210601012 APLICAR TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS

NECESIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

 Generar soluciones de información teniendo en cuenta los requerimientos de la unidad

administrativa y los recursos tecnológicos de oficina, disponibles.

Duración de la Guía:

Oferta Regular: 275 horas presenciales y 125 horas virtuales

2. PRESENTACIÓN

Señor Aprendiz con esta guía desarrollaremos los procesos de Evaluación, para lo que realizaremos
análisis sistemático que nos llevará a identificar cómo las actividades conducen al logro de los
resultados definidos en la planeación, y para detectar fallas en el proceso Administrativo y Financiero
desarrollado a lo largo del programa; además fortaleceremos las buenas prácticas de tal manera que
se puedan ofrecer recomendaciones para su mejoramiento.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Descripción de la(s) Actividad(es): EVALUAR LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS PARA EL

PLAN DE MEJORA.

Tomando como referencia la planeación pedagógica y las orientaciones para elaborar guías de
aprendizaje citado en la guía de desarrollo curricular.
3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL

Señor aprendiz lo invito a ver los siguientes videos:

https://www.youtube.com/watch?v=zmVfP_Vlprk

https://www.youtube.com/watch?v=NpzsjVznH9M

https://www.youtube.com/watch?v=Oqer-DWtwJI

https://www.youtube.com/watch?v=dzh7faTkHCk

https://www.youtube.com/watch?v=KY1wq142FLg

 De acuerdo con lo visto en los videos anteriores, realice un resumen de dos páginas en
el que abarque los conceptos de:
 Evaluación de procesos
 KPI
 Balanced Scorecard
 Consulte sobre instrumentos de evaluación y construya una buena colección de ellas.

210601001 PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

3.2. IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS

Resultado de Aprendizaje a alcanzar

 Verificar la aplicación de las normas gramaticales: semántica, morfología y sintaxis; las normas
técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales,
actos administrativos y los documentos del proceso de compraventa; las de la organización y las
de gestión de la calidad.

ACTIVIDAD 1.

Escribir textos sin faltas de ortografía y con coherencia, sean del ámbito que sean, siempre
representa un beneficio y una necesidad básica que no se debe pasar por alto. Una correcta escritura
fomenta que tus oportunidades laborales se vean incrementadas, contribuyendo a la construcción de
una óptima imagen profesional.

 Estimado aprendiz, lo invito a consultar y a desarrollar las ventajas de escribir bien en nuestra
sociedad.
 De igual forma lo invito a realizar un resumen sobre la relación entre semántica y sintaxis desde
la perspectiva de la producción de lenguaje escrito.

ACTIVIDAD 2.

Estimado aprendiz procederemos a realizar un autodiagnóstico diligenciando el cuadro que a

continuación observamos tomando como referencia la elaboración de documentos organizacionales.
 ¿Qué se de estos ¿Qué no sé para investigar? ¿Por qué necesito saber?
documentos?

Cartas

Memorandos

Circulares

Informes

Actas

Tarjetas

Correo electrónico

Constancias

Certificaciones

ACTIVIDAD 3.

Con esta actividad el objetivo principal es mejorar: La forma de presentar sus trabajos escritos La
estética La ortografía La redacción y el lenguaje Las citas bibliográficas.

Por lo anterior lo invito a realizar un compendio completo en la herramienta tecnológica de su

preferencia y posteriormente socialícelo son sus compañeros. sobre las diferentes normas para la
presentación de trabajos escritos tales como:

 NTC 1486 Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de

investigación
 NTC 1075 Documentación. Guía para numeración de divisiones y subdivisiones en documentos
escritos. NTC 1487 Documentación. Citas y notas de pie de página.
 NTC 1160 Documentación. Referencias bibliográficas para libros, folletos e informes.
 NTC 1308 Documentación. Referencias bibliográficas para publicaciones Seriadas.
 NTC 1307 Documentación. Referencias bibliográficas para normas.
 NTC 4490 Referencias documentales para fuentes de información electrónicas.
 Norma APA Referencias bibliográficas

Las anteriores normas las encontrará en el siguiente link. https://login.bdigital.sena.edu.co/login?

qurl=https%3a%2f%2fe-collection.icontec.org%2fcolacc.aspx%3fQ
%3d4A5495A18C9FA17194F13CCACBF02A1D

El usuario y contraseña son su documento de identificación.

3.3. APROPIACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

Teniendo en cuenta que se desarrollara un plan de mejora de los productos entregados a los
diferentes instructores y para poder realizar el proceso de autodiagnóstico realice lo siguiente:
 Estimado aprendiz teniendo en cuenta lo aprendido anteriormente lo invito a realizar una lista de
chequeo de la GTC. 185 para verificar la elaboración de los documentos organizacionales de su
compañero según instrucciones dadas.
 Mediante la información contenida en las listas de chequeo, informe cuales son los errores más
frecuentes para la elaboración de documentos elabores el análisis mediante gráficos
estadísticos, plantee las recomendaciones a cada caso.
 De igual forma realice un instrumento de verificación para la presentación de trabajos escritos
posteriormente realice un autodiagnóstico de observación.

ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES, TENIENDO

EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA. 210601010 FACILITAR EL SERVICIO A
LOS CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE LA
ORGANIZACIÓN.

Resultado de Aprendizaje a alcanzar

 Identificar las no conformidades en la organización del evento de acuerdo con el propósito,

objetivo y plan, para proponer soluciones.

3.2. IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS

Identifique los objetivos: general y específicos de su evento general planteados en la fase de

ejecución y establezca una relación entre estos y los resultados de las encuestas aplicadas a los
asistentes. Para esto utilice KPIS y presente los resultados en un balanced scorecard.

3.3. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO

ACTIVIDAD 1.

Actividad grupal.

Identifique la evaluación de satisfacción al usuario realizada en la fase de ejecución, analice sus

resultados y proponga un análisis para cada uno de los interrogantes que planteó en la encuesta, y
sintetice en una conclusión que debe sustentar ante sus compañeros e instructor.

ACTIVIDAD 2.

Actividad grupal.

Use la herramienta de evaluación que determine su GAES, para evaluar y presentar un informe de
cada uno de los siguientes aspectos en la ejecución de su evento general:

 Pertinencia de la planeación
 Eficacia de la ejecución
 Eficiencia de la dirección
 Parcialidad del control.

Basados en los resultados de estas evaluaciones, prepare un informe corto en el que incorpore sus
recomendaciones o sugerencias a manera de retroalimentación (recuerde que la retroalimentación no
siempre es negativa, y no siempre es positiva). Justifique delante de sus compañeros mediante una
socialización.
ACTIVIDAD 3.

Actividad grupal.

Con acompañamiento de su instructor, diseñe un modelo de evaluación en Excel que permita ser
aplicado en cualquier proceso administrativo, susténtelo a sus compañeros por medio de una
exposición en la que aplique el modelo utilizando los recursos audiovisuales que considere
pertinentes.

210601010 FACILITAR EL SERVICIO A LOS CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS DE ACUERDO

CON LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN.

 Verificar la aplicación de las estrategias de atención y servicio al cliente, cara a cara, a través de
medios tecnológicos en inglés y español de acuerdo con la política institucional y los estándares
de calidad establecidos.

3.2. IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS

ACTIVIDAD 1

Actividad grupal

Le invitamos a que vea los siguientes videos, y de ellos extraiga conclusiones para ser presentadas
ante el resto de los compañeros de su ficha e instructor, por medio de una socialización no
convencional:

1. https://www.youtube.com/watch?v=HvWIk2ANWeU
2. https://www.youtube.com/watch?v=DfNtn1ieQuc
Es importante que identifique y explique los momentos de verdad en cada uno de los videos.

3.3. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO

ACTIVIDAD 1

Actividad grupal. Por medio de un sketch de mínimo cinco y máximo 10 minutos, con su grupo GAES
socialice a sus compañeros el ciclo de servicio que ha definido de acuerdo con la fase de ejecución.
Utilice los medios que considere necesarios y toda la creatividad que pueda.

ACTIVIDAD 2

Actividad grupal.

Cada grupo GAES diseñará una lista de chequeo que permita que sus compañeros de otros GAES
evalúen las debilidades y fortalezas de su ciclo de servicio.

ACTIVIDAD 3

Actividad grupal.

Los grupos GAES recopilarán, tabularán, analizarán y prepararán un informe con las evaluaciones
realizadas, a fin de que en un debate se discutan las opiniones generadas. Investigue los roles y
detalles para organizar y presidir un debate. Al final concluya en un informe las apreciaciones
recibidas incluyendo las lecciones aprendidas.

ACTIVIDAD 4
De acuerdo con los resultados de la evaluación del evento, el ciclo de servicio aplicado y la
información recolectada, integre a través de un informe escrito, las recomendaciones que sugiere
como planes de mejoramiento para subsanar los errores que pudo observar tanto en el desarrollo del
evento general como en las diferentes propuestas de su grupo GAES.

210601003 INTERVENIR EN EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO

ORGANIZACIONAL QUE SE DERIVEN DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

Resultado de aprendizaje a alcanzar:

Proponer Programas De Mejoramiento En La Unidad Administrativa, Que Permitan El Desarrollo De Las

Personas Y La Organización, Teniendo En Cuenta Las Políticas Y La Normatividad Vigente.

ACTIVIDAD 1 

Participe la intervención del instructor sobre los conceptos de proyectos, formulación, evaluación e indicadores
en planes de mejora.

Para llevar a cabo las acciones de mejora propuestas es necesario especificar las tareas concretas que deberán
realizarse para la consecución de los objetivos. Para ello hay que determinar quién es el responsable de la
puesta en marcha y de la ejecución de las acciones de mejora.  Teniendo en cuenta la intervención del instructor
en grupos desarrolle el protocolo para la elaboración del plan de mejora que encontrará en el material de apoyo. 

La excelencia de una organización viene marcada por su capacidad de crecer en la mejora continua de todos y
cada uno de los procesos que rigen su actividad diaria. La mejora se produce cuando dicha organización
aprende de sí misma. Con su grupo de trabajo tenga en cuenta el desarrollo del protocolo y siga los siguientes
pasos para construir el plan de mejora de la organización en la cual ha trabajado y realice una presentación en
PowerPoint. 

 Identificar el área de mejora

 Detectar las principales causas del problema 
 Formular el objetivo
 Seleccionar las acciones de mejora
 Realizar una planificación 
 Llevar a cabo un seguimiento

Resultado de aprendizaje a alcanzar:

Evaluar y ajustar la ejecución del plan de mejoramiento organizacional, de acuerdo con las políticas de la
organización.

ACTIVIDAD 2 

Participe la intervención del instructor sobre los conceptos gestión del proyecto, evaluación organizacional,
construcción de preguntas para una evaluación organización.

Señor aprendiz realice el análisis del siguiente estudio de caso: En un centro de investigación el director
socializo los hallazgos de una auditoría interna y determinó cuáles serían los datos que se incluirían y cuáles se
dejarían de lado. Las reacciones en los miembros del personal rápidamente perdieron interés en la evaluación y
no se pudo llevar a término. 

En otro centro de investigaciones director socializo todos los datos a sus empleados.  Con esta información los
empleados no solo participaron activamente, sino que propusieron a la administración que el directorio también
participara. Esto fue aceptado y se incluyeron los datos de todos los niveles de la organización en una
evaluación que se convirtió en un documento central para la planificación estratégica.  Participe en el espacio
brindado por el instructor y socialice sus percepciones. En conclusión, los miembros de personal necesitan tener
la capacidad para beneficiarse del trabajo de la organización, también se requiere cambiar sistemas que impidan
el trabajo fructífero y ofrecer un sistema de incentivos que apoye los procesos de cambio. Una de las lecciones
del ejercicio es que los datos generados de una evaluación necesitan ser considerados válidos tanto en el
extremo superior de la organización como el inferior.

Señor aprendiz realice lectura de este el análisis del siguiente estudio de caso y responda las siguientes
preguntas:

El director de un centro de investigación en África se sintió obligado a participar en una autoevaluación

organizacional debido a que su participación fue sugerida por el donante, a quien el director tenía el propósito de
solicitar fondos adicionales en el futuro cercano. A medida que se puso en marcha el proceso de evaluación con
el apoyo de consultores externos, se vio que el director tenía serias reservas sobre la apertura de la
organización a un análisis minucioso, aunque fuera un análisis interno. Al final, la evaluación fue realizada
solamente por el director y alguien más de su oficina. La información recibida de otras unidades del centro se
descartó sistemáticamente. El informe final se postergo repetidas veces hasta que el director renunció para
asumir un nuevo cargo y el asunto finalmente se dejó de lado. 

1. ¿A quiénes les corresponde hacer la evaluación?

2. ¿Por qué el director desvío la información de la evaluación?
3. ¿El informe final que implicaciones podría tener?
4. ¿Cuál es la utilidad de realizar procesos de evaluación en las organizaciones? 
5. ¿Cuán relevante es la organización para sus interesados directivos?

Señor aprendiz con sus grupos de trabajo construya un estudio de caso de evaluación organizacional, elabore
preguntas para una evaluación organizacional, realice la tabla de indicadores y la tabla desempeño aplicado al
estudio de caso.

ACTIVIDAD 3 

De acuerdo con la intervención del instructor sobre comunicación visualice el video "4 TIPS PARA HABLAR
CON ÉXITO" https://www.youtube.com/watch?v=RfnMSsmv7Kw y realice una infografía con las ideas más
relevantes.

10601006 PROPONER PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA, DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN

Resultado de aprendizaje:

Presentar propuestas de mejoramiento sobre el desarrollo de los programas de capacitación de acuerdo con los
requerimientos de la organización.

ACTIVIDAD 1 

Un informe de gestión es un documento que incluye las actividades de coordinación, gestión, administración y
dirección que se han efectuado durante un período de tiempo en una empresa. Aunque depende del tipo de
actividades que refleje, lo más habitual es que se realice trimestral, semestral o anualmente. Partiendo de este
contexto el instructor continuara describiendo los tipos y estructura del informe.

ACTIVIDAD 2 

Señor aprendiz, este atento a la orientación del instructor, que lo guiará sobre los comienzos de la elaboración
del informe según las normas GTC185. 

210601007 COORDINAR LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO ASIGNADO, TENIENDO

EN CUENTA LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA "VERIFICAR LA
REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA

Resultado de aprendizaje a alcanzar:

Verificar la realización de las actividades del talento humano de la unidad administrativa que cumpla con los
estándares de calidad establecidos por la organización, la política institucional y la normatividad vigente.

ACTIVIDAD 1 

Señor aprendiz participe en la socialización en plenaria organizada por el instructor sobre las temáticas y realice
las actividades descritas a continuación.

ACTIVIDAD 2 
De manera individual, realice la lectura autorregulada del capítulo 8. Evaluación del Desempeño del libro
Gestión del talento humano, del autor Idalberto Chiavenato. Como evidencia usted realizará las siguientes
actividades: 

a) Realice y anexe un mapa que identifique los conceptos principales del capítulo. 

b) Mediante un gráfico defina que es la evaluación de desempeño.

c) Explique los principales factores que afectan el desempeño en el puesto.

d) Analice y proponga que tipos de bienestar ofrecería a los trabajadores. 

El instructor asignará por grupos de trabajo el tema correspondiente para la socialización mediante actividad
lúdica de cada uno de los métodos de evaluación tradicionales y modernos, debe evidenciarse las principales
características de cada método, ventajas y desventajas, instrumento y aplicabilidad: 

 Escalas graficas
 Investigación de campo
 Incidentes críticos 
 Listas de verificación
 Encuestas

210601008 ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS

LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

Resultado de aprendizaje a alcanzar:

Conservar y preservar los documentos (soporte papel o electrónico) para el suministro de

información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente.

3.2 IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS

ACTIVIDAD 1

La ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, como vimos anteriormente, para

efectuar tales propósitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan
la idea de secuencia, por lo tanto, se organizaran en equipos de trabajo para socializar de acuerdo a
las directrices del instructor, los siguientes temas:

Sistemas de ordenación:

1. Concepto y reglas
a. Onomástico
b. Toponímico (O alfabético-geográfico)
c. Temático
2. Sistemas de ordenación Numéricos
a. Codificado
b. Cronológico
3. Sistemas de ordenación mixtos:
a. Alfanuméricos

3. Ordinal-cronológico

ACTIVIDAD 2.

Consulte sobre los procesos y procedimientos para realizar la foliación desarrolle un folleto.
3.3. APROPIACIÓN DE CONOCIMIENTOS

Elabore la hoja de ruta con el proceso de Gestión documental identificando la Clasificación,

ordenación, foliación, elaboración del formato único de inventarios y tablas de retención documental.

ACTIVIDAD 3.

Presente todos los instrumentos archivísticos por equipos de trabajo, debidamente elaborados
cotejados.

210601011 PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA

ORGANIZACIÓN"

 Emitir resultados de la información codificada y tabulada Organización

 Presentar informes de los resultados de la información procesada.
 Establecer las no conformidades de la compilación y la tabulación de la información, de acuerdo
con la metodología utilizada y la tecnología disponible.

IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS

ACTIVIDAD 1

Investigue al menos 3 plataformas que se puedan usar para recolectar, organizar y presentar
información tabulada. Explique a groso modo cada una de ellas, su aplicación (casos en los que se
pueda utilizar), ventajas y desventajas.

APROPIACIÓN DE CONOCIMIENTOS

ACTIVIDAD 1

En concordancia con las indicaciones de su instructor y con base en la herramienta que le

recomiende, con su grupo GAES prepare un informe en el que evidencie con gráficos los resultados
obtenidos en las encuestas realizadas. Importante que las gráficas muestren información clara y fácil
de interpretar, además, debe incluir conclusiones pertinentes al análisis de estos datos.

ACTIVIDAD 2

Presente por medio de un informe las recomendaciones resultantes del ejercicio anterior,
amalgamando su proyecto de investigación con los resultados que ha obtenido.

ACTIVIDAD 3

Indique mediante un informe, las posibles acciones que le permitirán llevar a cabo su proceso de
investigación de manera pertinente y oportuna, integren calendario de actividades, seguimiento a las
actividades y acciones correctivas en casos de no cumplimiento de los objetivos

210601012 APLICAR TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS

NECESIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

· Generar soluciones de información teniendo en cuenta los requerimientos de la unidad

administrativa y los recursos tecnológicos de oficina, disponibles.

Introducción
En la actualidad, cada proceso que se desarrolla dentro de una empresa hace parte de la constante
evaluación y evolución de los sistemas internos, implementados en aras de alcanzar la optimización
de un servicio específico y/o general.

En procura de esa optimización constante, se requiere de los procesos de evaluación internos y

externos, los cuales, en la mayoría de las ocasiones conocemos con el nombre de auditorías.

Apreciado aprendiz, estas, son herramientas muy importantes a tener en cuenta y es por ello que
haremos de las hojas de cálculo y de otras aplicaciones tecnológicas, nuestra navaja suiza, con el
propósito de estar preparados siempre y en cualquier instante, a ser una pieza fundamental de apoyo
para las empresas en estos momentos.

IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS

ACTIVIDAD 1

Conocer los términos relacionados con Auditorias, nos llevará a reconocer el contexto en que esta se
desarrolla y a obtener una mejor apreciación al momento de realizar el análisis de los resultados.

Apoyándose en el documento "norma_NTC ISO 9000-2015.pdf" que se encuentra en el material de

apoyo y en los sitios web educima, kokolikoko, quizziz, educaplay, o cualquier otro sitio de su
predilección, genere una forma didáctica de presentar los significados relacionados con cada una de
las siguientes listas específicas de términos:

o Términos relativos a la persona o personas

o Términos relativos a la organización.
o Términos relativos a la actividad.
o Términos relativos al proceso.
o Términos relativos al sistema.
o Términos relativos a los requisitos.
o Términos relativos al resultado.
o Términos relativos a los datos, la información y la documentación.

NOTA

Lo anterior, deberá ser realizado en grupos de mínimo 2 personas y máximo 4 aprendices. Los
resultados deberán ser subidos a la plataforma con el nombre F(cambiar por su numero de ficha) -
IdentConocact01termAudit - (cambiar por sus apellidos y nombres). Ejemplo: F2012345 -
identConocact01termAudit - Perez Gomez Pepito.

La evidencia deberá subirse en formato PDF

APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO

ACTIVIDAD 1

Recolectar información a través de listas de chequeo.

Para poder tener acceso a los detalles de lo que sucede alrededor de una situación específica, en
ocasiones se requiere hacer un análisis detallado de lo que en su entorno sucede, para ello, se hace
necesario recolectar información y almacenarla de una manera adecuada.

Importancia de las listas de chequeo.

En su material de apoyo encontrará el documento "Hoja de verificación o de chequeo.pdf", el cual
deberá ser leído y analizado detenidamente.

A través de un mapa conceptual, abstraer los conceptos más importantes de la lectura propuesta.

NOTA:

Lo anterior, deberá ser realizado de manera individual.

Los resultados deberán ser subidos a la plataforma con el nombre:
F (cambiar por su número de ficha) - apropConocact01mapConcListaChequeo - (cambiar por sus
apellidos y nombres).

Ejemplo:

F2012345 - apropConocact01mapConcListaChequeo - Pérez Gómez Pepito

La evidencia deberá subirse en formato PDF.

Actividad 2. Creación de listas de chequeo

Observar los vídeos que se proponen a continuación y realizar la recreación de estos.

 Cómo hacer una lista de chequeo

 Check list para evaluar al personal
 Formato condicional con checklist

NOTA:

Lo anterior, deberá ser realizado de manera individual.

Los resultados deberán ser subidos a la plataforma con el nombre:

F(cambiar por su número de ficha) - apropConocact01mapConcListaChequeo - (cambiar por sus

apellidos y nombres).

Ejemplo:

F2012345 - apropConocact02recreaListasChequeo - Perez Gomez Pepito

La evidencia deberá subirse en formato ZIP

Organizar información a través de tabulación y cruce de bases de datos.

En ocasiones, encontramos demasiada información que debe ser dispuesta u organizada de tal
manera que su análisis sea más sencillo, para ello, es necesario realizar tabulaciones de esta y
posibles cruces de datos.

ACTIVIDAD 3

Tabular información con ayuda de MS-Excel

NOTA:

Lo anterior, deberá ser realizado de manera individual.

Los resultados deberán ser subidos a la plataforma con el nombre:

F(cambiar por su número de ficha) - ApropConocact01tabulaCruceDatos - (cambiar por sus apellidos
y nombres).

Ejemplo:

F2012345 - apropConocact03tabulaCruceDatos - Pérez Gómez Pepito

La evidencia deberá subirse en formato XLSX. Observar el vídeo que se propone en este link y
realizar la respectiva recreación.

TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

Presentación de información a través de diferentes tipos de graficas.

La importancia de presentar los datos a través de gráficas es fácilmente demostrable, al visualizar

más rápidamente una tendencia o los resultados de una empresa en una gráfica que en una tabla de
datos.

La figura que se observa a continuación:

permite determinar a “golpe de vista”, como las ventas caen en ciertos meses del año, dato que está
incluido en la tabla de la cual se alimenta el gráfico, pero no que no resulta tan notorio como la
imagen.

Actividad 1. Tipos de gráficos y su importancia

Leer el documento "Las 7 herramientas básicas de calidad.pdf" que se encuentra incluido en su

material de apoyo. Socializar el dicho contenido a través de una presentación en diapositivas donde
el uso de Power Point, evidencie un manejo de nivel intermedio profesional.

NOTA:

Lo anterior, deberá ser realizado de manera individual. Los resultados deberán ser subidos a la
plataforma con el nombre: F (cambiar por su número de ficha) - transConocact01imporTiposGraficos
- (cambiar por sus apellidos y nombres).

Ejemplo:

F2012345transConocact01imporTiposGraficos Pérez Gómez Pepito

La evidencia deberá subirse en formato PPTX

Análisis de información a través de tablas y dinámicas.

Esta es la mejor opción para analizar documentos, convirtiendo la información en una tabla con
datos; haciendo que el auditor tenga la posibilidad de crear escenarios, desglosar datos y aumentar o
disminuir el nivel de detalles en el análisis, teniendo la opción de trazar y plasmar esta información.

Las tablas dinámicas junto con el paquete de herramientas de análisis, es un complemento que
proporciona herramientas de análisis de datos de nivel profesional (como estadísticas descriptivas,
covariancias, histogramas, datos numéricos al azar, entre otras), siendo esta una opción muy factible
para el auditor que desee analizar datos sobre bases estadísticas.

Actividad 2. Análisis de la herramienta tablas dinámicas

Leer el documento "contenido_tablasDinamicas.pdf" que se encuentra en el material de apoyo,

recrear el ejercicio que allí se plantea.

Para la presente actividad, se proponen los siguientes vídeos como material de apoyo adicional:

5 ejercicios sobre tablas dinámicas Vol. 1

5 ejercicios sobre tablas dinámicas Vol. 2

NOTA:

Lo anterior, deberá ser realizado de manera individual.

Los resultados deberán ser subidos a la plataforma con el nombre:

F (cambiar por su número de ficha) - transConocact02analisTablaDinam - (cambiar por sus apellidos

y nombres).

Ejemplo:

F2012345 - transConocact02analisTablaDinam - Pérez Gómez Pepito

La evidencia deberá subirse en formato XLSX

Aplicación de las tablas dinámicas

Para el siguiente ejercicio se requiere que con la información correspondiente a los proveedores con
los cuales esté vinculada su empresa (GAES), realice un análisis de datos para pago a proveedores.

Como ayuda alterna puede apoyarse en este link para observar un vídeo a modo de guía.

NOTA:

Lo anterior, deberá ser realizado a través del grupo GAES.

Los resultados deberán ser subidos a la plataforma con el nombre:

F (cambiar por su número de ficha) - transConocact03analisTablaDinam - (cambiar por sus apellidos

y nombres).
Ejemplo:

F2012345 - transConocact03aplicTablaDinam - Pérez Gómez Pepito

La evidencia deberá subirse en formato XLSX

3.3. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO PARA TODAS LAS COMPETENCIAS

INFORME SEGUIMIENTO POR PROCESOS

Teniendo en cuenta todos los procesos y procedimientos adelantados en el transcurso del proyecto
formativo, se solicita que genere un informe en el que proponga un plan de mejoramiento que se
pueda a aplicar al kit de herramientas administrativas para mipymes ubicadas en Soacha y los
municipios de cobertura del CIDE, que contenga la siguiente estructura:
 Introducción
 Objetivo del informe
 Alcance
 Metodología / Repositorio
 Desarrollo del informe
 Conformación plan de mejoramiento producir los documentos que se originen de las
funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente
 Conformación plan de mejoramiento organizar eventos que promuevan las relaciones
empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa
 Conformación plan de mejoramiento intervenir en el desarrollo de los programas de
mejoramiento organizacional que se deriven de la función administrativa
 Conformación plan de mejoramiento proponer programas de capacitación para el personal
de la unidad administrativa, de acuerdo con las políticas de la organización
 Conformación plan de mejoramiento coordinar las actividades del talento humano asignado,
teniendo en cuenta las funciones de la unidad administrativa "verificar la realización de
las actividades del talento humano de la unidad administrativa
 Conformación plan de mejoramiento organizar la documentación teniendo en cuenta las
normas legales y de la organización
 Conformación plan de mejoramiento facilitar el servicio a los clientes internos y externos de
acuerdo con las políticas de la organización
 Conformación plan de mejoramiento procesar la información de acuerdo con las necesidades
de la organización
 Conformación plan de mejoramiento aplicar tecnologías de la información teniendo en cuenta
las necesidades de la unidad administrativa
 Conclusión y recomendaciones
 Lista de tablas
 Lista de gráficos

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo
Curricular

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Aprendizaje Evaluación
Evidencias de Interpreta críticamente el plan operativo
y propone el plan de contingencia de la
Conocimiento: Técnica: formulación de
unidad Administrativa.
Aplica con rigurosidad la metodología preguntas
Responde preguntas sobre para la evaluación de un plan de Instrumento: cuestionario
la guía propuesta contingencia.
Ajusta con autonomía y dinamismo las
actividades teniendo en cuenta el plan
de Contingencia.
Precisa de manera diligente las
necesidades e inquietudes de los
clientes internos y Externos, en español
y en inglés

Elabora con responsabilidad el

instrumento para recolectar la
información aplicando
Evidencias de Metodologías establecidas.
Desempeño:
1. Auto-revisa y corrige
responsablemente los ejercicios
Verificar el informe de Técnica: Observación directa
digitados.
mejora 2. Aplica correctamente las categorías Instrumento: Rúbrica
gramaticales.
3. Auto-revisa y corrige
responsablemente los ejercicios
digitados.
Aplica los planes de contingencia en la
cadena de suministro con objetividad,
para mejorar las expectativas del
cliente, con diligencia y responsabilidad.
Presenta informes y exposiciones del
tema.
Revisa de manera responsable y
objetiva la información recolectada,
teniendo como referentes la exactitud y
pertinencia. Elabora informes en forma
responsable sobre los costos y oferta
del entorno educativo con las
necesidades de capacitación.
Aplica con responsabilidad y coherencia
normas para la presentación de
referencias Bibliográficas.
Aplica la estructura para la presentación
de informes con diligencia, oportunidad
y responsabilidad.
.

Utiliza con responsabilidad las normas

técnicas vigentes para la presentación
de informes de investigación.
Presenta informe de manera objetiva y
asignando los nombres de los títulos a
los resultados de la investigación de
acuerdo con su contenido sobre
información compilada y tabulada.
Presenta con responsabilidad los
Evidencias de informes teniendo en cuenta el orden, la
Producto: redacción, y la Norma técnica.
Presenta de manera responsable
informe de la información compilada.
Informe de plan de
mejoramiento Verifica resultados frente a los
estándares de calidad de manera
responsable.
Presentación de Técnica: Valoración de producto
 información a través de Verifica con responsabilidad las tareas Instrumento: Lista de chequeo
frente a los manuales de procesos y
diferentes tipos de Procedimientos y el de funciones.
gráficas. Resultados frente al estándar de
calidad.
Verifica resultados frente a los
estándares de calidad de manera
responsable.
Verifica con responsabilidad las tareas
frente a los manuales de procesos y
Procedimientos y el de funciones.
Resultados frente al estándar de
calidad.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Cargo: Es la denominación que exige el empleo de una persona que, con un mínimo de
calificaciones acorde con el tipo de función, puede ejercer de manera competente las atribuciones
que su ejercicio le confiere.

Carrera administrativa: Sistema técnico de administración de personal que tiene por objeto
garantizar la eficiencia de la administración y ofrecer igualdad de oportunidades para el acceso al
servicio, la capacitación, la estabilidad en los empleos y la posibilidad de ascensos.

Clasificación de cargos: Es un medio de determinar el valor relativo de cada cargo dentro de una
estructura organizacional y por tanto, la posición relativa de cada cargo en la estructura de cargos de
la organización.

Comité: Grupo de personas a las que, en conjunto se les encomienda algún asunto con fines de
información asesoría, intercambio de ideas o toma de decisiones.

Comportamiento organizacional, modificación: Se basa en la idea que el comportamiento

depende de sus consecuencias, es posible así que los administradores influyan en las conductas de
los empleados mediante la manipulación de las consecuencias de éstas.

Es como una ley del efecto según la cual la persona tiende a repetir conductas acompañadas por
consecuencias favorables ("reforzamiento") y a no repetir las de consecuencias desfavorables.

Comunicación: transferencia de información de una persona a otra, siempre que el receptor

comprenda.

Control: función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y

organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. Implica medir el
desempeño con metas y planes; mostrar donde existen desviaciones de los estándares y ayudar a
corregirlas.

Eficacia: consecución de objetivos; logro de los efectos deseados.

Eficiencia: logro de los fines con la menor cantidad de recursos; el logro de objetivos al menor costo
u otras consecuencias no deseadas.
Efectividad: es la congruencia entre lo planificado y los logros obtenidos, sin cuestionar si dichos
objetivos son o no adecuados. Empowerment: la eficaz autodeterminación de trabajadores y equipos
implica que los administradores estén dispuestos a renunciar a parte de su autoridad para tomar
decisiones a fin de cederla a aquellos.

Entorno: conjunto de agentes externos a la organización- jurídicos, políticos, sociales, económicos,

tecnológicos, de la competencia, etc.- que afectan a su supervivencia, mantenimiento o desarrollo y
que provoca en ella una determina respuesta en sus propios agentes internos.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

Cómo usar Word para trabajos de grado y proyectos: Crear cita ICONTEC. (5 de 8 de 2020)
Obtenido de https://uao.libguides.com/c.php?g=529792&p=3651617

Norma Apa. (5 de 8 de 2020). Norma Apa para Trabajos Escritos. Obtenido

de https://www.colconectada.com/normas-apa/#:~:text=la%20s%C3%A9ptima%20edici
%C3%B3n.-,Tipo%20de%20letra,59%20x%2027%2C94%20cent%C3%ADmetros.&text=Tipo%20de
%20letra%3A%20Times%20New,izquierda%2C%20sin%20que%20est%C3%A9%20justificado

Normas ICONTEC – NTC 1486. (5 de 8 de 2020). Normas ICONTEC – NTC 1486. Obtenido
de https://bibliografia.co/normas-icontec/

Normas ICONTEC-GTC 185 Documentación Organizacional (2009)

Normas ICONTEC -NTC ISO 9000-2015.pdf Obtenido de https://www.icontec.org/wp-

content/uploads/2020/01/DOC-Reglamento-Certificacion-Producto-2019.pdf

Evaluación del Desempeño del libro Gestión del talento humano, del autor Idalberto Chiavenato.
Capítulo 8.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) Fredy Hildauro Hidalgo Instructor Gestión 31 de julio 2020
Pulistar Instructor Administrativa
Victor Rivera Instructora
Claudia Patricia Cuartas Instructora
Julia Viviana Garavito

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio
Autor (es)