Objetivo: Implementar acciones de comunicación, que permitan el cumplimiento de los requisitos legales frente a

TIPO DE COMUNICACIÓN

CARTELERA
PROCESO DONDE SE
GENERA LA QUE SE DEBE COMUNICAR
COMUNICACIÓN INTERNA EXTERNA

X Matriz DOFA actualizada X

X Matriz de partes interesadas

X X Política del SGI X

X Objetivos del SGI X

Alcance de su Sistema de Gestión

GESTIÓN X
Integrada
ESTRATEGICA

X Matriz de comunicacines X

X Matrizde recursos fisicos

X Programas de auditorias internas

 X Plan de trabajo anual

Recursos necesarios para el

establecimiento, implementación,
X
mantenimiento y mejora continua del
sistema de gestión integrado.

Enfoque al cliente considerando los

riesgos y oportunidades que pueden
afectar a la conformidad de los
X
productos y los servicios y a la
capacidad de aumentar la satisfacción
del cliente

Evaluación a proveedores para validar

GESTIÓN COMERCIAL X X el cumplimiento de los requisitos
Y DESPACHOS mínimos

parámetros para la gestión de la

X
compra

Compras aprobadas de nuevos

X productos, servicios, equipos de X
seguimiento y medición.

X Procedimiento para la explotación. X

X Ordenes de trabajo.

Acciones para abordar los riesgos y la

X X
oportunidades

X Especificaciones para el producto

GESTIÓN DE
EXPLOTACIÓN Controles específicos para la
X
operación.

X Acciones para la gestión del cambio. X

X Impactos asociados a las actividades. X

 X Resultados a alcanzar X

X Tratamiento de salidas no conformes.

X X Solicitudes de material.

X Ordenes de trabajo.

X Procedimiento para la fabricación.

Acciones para abordar los riesgos y la

X X
oportunidades

X Especificaciones para el producto

GESTIÓN
FABRICACIÓN Y
ALMACENAMIENTO
Controles específicos para la
X
operación.

X Acciones para la gestión del cambio. X

X Impactos asociados a las actividades. X

X Resultados a alcanzar X

X Tratamiento de salidas no conformes.

GESTÓN DE
X Gestión de la compra de insumos
ADQUISICIÓN

X Novedades de nómina
 Roles, responsabilidades y
X
autoridades.

Plan de entrenamiento (Formación y

X X
Capacitación)

X Programas de SST y Ambiental X

GESTIÓN DE
TALENTO HUMANO
Decisiones de la Dirección sobre el
personal
X X
(Horarios, Actividades a desarrollar,
notificaciones disciplinarias)

X Período vacacional X

x Evaluación del desempeño x

Ingreso a los sistemas de información

x de los nuevos funcionarios, ascensos y
retiros

X Matriz de riesgos y peligros

 Matriz de aspectos e impactos
X
ambientales

X X Plan de emergencias

X Plan de capacitación anual

SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADA

Manual de calidad y Matriz de

X X
requisitos legales

Realizar presupuesto recursos

X necesarios para la implementación del
SGI.

Plan de sensibilización y
X concientización sobre la importancia
del SGI

Registro de los accidentes de trabajo,

X X
Reportes de investigación

Comunica planes de mantenimiento a

MANTENIMIENTO E
X nivel de infraestructura, equipos y X
INFRAESTRUCTURA
tecnología.

REALIZO:
 FORMATO

MATRIZ DE COMUNICACIONES

quisitos legales frente a sistema de gestión integral.

¿CÓMO SE DEBE COMUNICAR?

CORREO ELECTRÓNICO

CAPACITACIÓN

OTRO ¿CUÁL?
CIRCULARES

DOCUMENTO
PAGINA WEB
TELÉFONO
FOLLETOS

LUGAR DE GESTIÓN DE

VIDEO
DRIVE

LA COMUNICACIÓN

Oficina gerencia
Salón de capacitación
X
Operativas
Sala de espera

Oficina Gerencia
X X sala de juntas

Oficina gerencia
X X Email
Sala de espera
Oficina gerencia
X X Email
Sala de espera
Oficina Gerencia
sala de juntas
X X X
salón de capacitaciones

Oficina gerencia
X X Email
Sala de espera
Oficina Gerencia
X X sala de juntas
Emails
Oficina gerencia
X Email
 Oficina gerencia
X Email

Oficina Gerencia
X sala de juntas

Oficina gerencia
Salón de capacitación
X
Operativas
Sala de espera

Oficina gerencia
X X X
Sala de Juntas, email

X Jefe de producción

Cartelera, Sala de Juntas,

X X Salón de capacitación
operativa, Email

Salón de capacitación
X X
operativa

X Of. Producción.

Salón de capacitación
X X
operativa

X X Of. Producción.

X X Of. Producción.

Salón de capacitación
X
operativa

Salón de capacitación
X X X
operativa
 X X Of. Producción.

X X Of. Producción.

X X Of. Producción.

X x Of. Producción.

X X X Of. Producción.

X X Of. Producción.

Salón de capacitación
X X X
operativa

X X Of. Producción.

Salón de capacitación
X X X
operativa

Salón de capacitación
X X X
operativa

Salón de capacitación
X X
operativa

Salón de capacitación
X X X
operativa

Sala de Juntas, Salón de

X X capacitación operativa,
Email

X X Of. Talento humano

 Salón de capacitación
X X
operativa

X X X Of. Talento humano

X X X X Toda la organización

X X X X Of. Talento humano

X X X Of. Talento humano

x x Of. Talento humano

virtual de aprendices
Sistema de gestión

x Of. Talento humano

Oficina gerencia
Salón de capacitación
X X
Operativas
Email
 Oficina gerencia
Salón de capacitación
X X X
Operativas

Oficina gerencia
Salón de capacitación
X X X
Operativas

Oficina gerencia
X Email

Oficina Gerencia, Sala de

X X X X X
juntas, Email

Oficina Gerencia, Sala de

X X
Juntas

Oficina gerencia
X X X X Salón de capacitación
Operativas, Sala de juntas

Oficina Gerencia
sala de juntas
X X
salón de capacitaciones

Mantenimiento e
X
infraestructura

REVISÓ
 CÓDIGO: SG
ATO VERSIÓN
FECHA DE APRO

RESPONSA
UNICACIONES
COORDINADO

FRECUENCIA DE LA
¿A QUIÉN SE DEBE COMUNICAR?
COMUNICACIÓN
PARTES INTERESADAS

TODO EL PERSONAL
JUNTA DE SOCIOS

LIDER PROCESO

TRIMESTRAL

SEMESTRAL
RESPONSABLE
PROVEEDOR

EMPLEADOS

SEMANAL

MENSUAL
VISITANTE

DIARIO
DE LA
GERENTE

ANUAL
CLIENTE

HSEQ

OTROS
COMUNICACIÓN
( Emisor)

Gerente General X X

Gerente general X

Gerente General
X X X X X
Coordinador de SGI

Gerente General
X X X X X
Coordinador de SGI

Gerente General
X
Coordinador de SGI

Gerente General
X
Coordinador de SGI

Gerente General
X X X
Coordinador de SGI

Gerente General
X X
Coordinador de SGI
 Gerente General
X X
Coordinador de SGI

coordinador T.H
Gerente General
X X X
Coordinador de SGI

Gerente general X

Gerente Financiero X X X X X X

Jefe de producción X X

Gerente Financiero,
Gerente General, X X
Coordinador SGI

Jefe Inmediato X X

Jefe Inmediato X X X Ventas

Jefe Inmediato.
x x
Coordinador SGI.

Jefe Inmediato X X x Ventas

Jefe Inmediato X X

Jefe Inmediato.
X X
Coordinador SGI.

Jefe Inmediato.
X X X
Coordinador SGI.
 Jefe Inmediato X

Jefe Inmediato X X X

Jefe Inmediato X X

Jefe Inmediato X X

Jefe Inmediato X X X

Jefe Inmediato.
X X X
Coordinador SGI.

Jefe Inmediato X X X X

Jefe Inmediato X X X

Jefe Inmediato.
X X X
Coordinador SGI.

Jefe Inmediato.
X X X X
Coordinador SGI.

Jefe Inmediato X X X

Jefe Inmediato X X

Gerente Financiero,
Gerente General, X X
Aux. Administrativo

Coordinador de
talento humano,
Contabilidad X
Auxiliar
administrativo.
 Jefe Inmediato X

Coordinador de
talento humano. X X
Coordinador SGI.

Coordinador SGI X X X X

Coordinador de
talento humano,
X X X
Auxiliar
administrativo.

Coordinador de
talento humano,
X X X X
Auxiliar
administrativo.
Coordinador de
talento humano. X
Coordinador SGI.

Servicio
Nacional de
Coordinador de Aprendizaje
talento humano, SENA. ARL.
Auxiliar Fondos de
administrativo. Pensiones.
Entidades de
Salud.

Gerente General
X X X X X
Coordinador de SGI
 Gerente General
X X
Coordinador de SGI

Gerente General
Coordinador de SGI
X X X X X
Copasst
Brigadista

Gerente General
X X
Coordinador de SGI

Coordinador SGI,
Gerente General,
X X X X X X X
Coordinador de
Talento Humano
Gerente General
Coordinador de
X X X X X
SGI, Gerente
Financiero

Coordinador SGI X X

Coordinador SGI,
Coordinador X X X ARL X
Talento Humano

Técnico de
X X
Mantenimiento

APROBÓ
 CÓDIGO: SGI-FT
VERSIÓN:0
FECHA DE APROBACION:

RESPONSABLE:
COORDINADOR SGI

ENCIA DE LA
UNICACIÓN
CADA VEZ QUE SE
REQUIERA

REGISTRO DE LA
COMUNICACIÓN

Formato de asistencia
diligenciado ,evaluación de
la capacitación, fotos de la
cartelera y fotos de la
capacitación.

Formato matriz, emails

enviados

Foto cartelera, registro

emails enviados.

Foto cartelera, registro

emails enviados.

Acta de reunión ,formato

de asistencia diligenciado,
fotos y emails enviados

Foto cartelera, registro

X
emails enviados.

Formato matriz, emails

X
enviados

Emails enviados
Actas de auditorias
diligenciadas
 Emails enviados
matriz establecida con
plan

Matriz de recursos, acta

de reunión

Formato asistencia a
capacitación.

matriz de evaluación por

puntos

Facturas, ordenes de
X
compra

Listados de compras
aprobadas, facturas,
Fichas técnicas

Documento.
X
Formato de capacitación.

Documento.
Formato orden de trabajo.
X
Correo electrónico.

Documento.
x
Formato de capacitación.

Documento.
Formato especificación de
X producto.
Correo electrónico.

Indicadores de proceso.
X
Correo electrónico.

Plan de acción.
X Documento formato de
capacitación.
Correo electrónico.
X Registro fotográfico.
Carteleras.
 Correo electrónico.
Registro fotográfico.
X
Carteleras.

Procedimiento de salidas
no conformes.
X
Correo electrónico.

Ordenes de compra.
X Formato de solicitud de
material.

Formato orden de trabajo.

X
Correo electrónico.

Procedimiento de
fabricación.
X Registro fotográfico de
folletos.

Documento.
X
Formato de capacitación.
Documento.
Formato especificación de
X producto.
Correo electrónico.

Indicadores de proceso.
X
Correo electrónico.
Plan de acción.
X Documento formato de
capacitación.
Correo electrónico.
X Registro fotográfico.
Carteleras.
Correo electrónico.
Registro fotográfico.
X
Carteleras.

Procedimiento de salidas
no conformes.
X
Correo electrónico.

Formato solicitud por

procesos aprobado

Correo electrónico.
Formato de novedades de
nomina.
 Control de asistencia.
X
Formato de capacitación.

Registros de capacitación.
Correo electrónico.

Correo electrónico.
Registro fotográfico.
Carteleras.

Carteleras.
Circulares.
Correo electrónico.

Cartas de notificación.
Carteleras.
Correo electrónico.

Reunión personal.
Documento impreso.

Planilla integral de
liquidación de aportes.
Cartas de notificación.

Formato de asistencia
diligenciado ,evaluación de
la capacitación, fotos,
videos
 Formato de asistencia
diligenciado ,evaluación de
la capacitaión,fotos y
videos de la capacitación

Formato de asistencia
diligenciado ,evaluación de
la capacitaión,fotos y
videos de la capacitación,
fotos pagin web y registro
de la información.

Emails enviados
matriz establecida con
plan

Formato manual, Formato

Matriz, Evaluación de
capacitación.

Informe Presupuestal,
Balances Financieros,
Matriz de Recursos

Formato de asistencia
diligenciado ,evaluación de
la capacitaión,fotos y
videos de la capacitación,
fotos pagin web y registro
de la información.

Informe de Reporte de
accidentes

Foto carteleras, emails

enviados, foto obras.