IACAP - Gestion de Almacenes Gubernamentales

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Gestión y Administración de
Almacenes del Estado
Resolución Jefatural Nº 335-90-INAP/DNA
Expositor: Lic. Antonio De Loayza Conterno

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Propósito de un almacén
Elementos constituyentes de un almacén
 Los recursos humanos
 El espacio
 Los equipos

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Costes de un almacén
ESPACIO
42%
PERSONAL
48%
EQUIPOS
10%

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Costes de un almacén (Personal)
Actividad Coste
Recepción 13%
Almacenaje 12%
Preparación de pedidos 43%
Consolidación /expedición 20%
Otros 12%

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Objetivos y Responsabilidades del personal

responsable de almacén
Custodia de existencias de Almacén

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[email protected] 6
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I - Generalidades
Administración de Almacenes
del Sector Publico

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Manual de Administración de Almacenes

Objeto
 Establecer normas, criterios, procedimientos y

responsabilidades para la administración de
almacenes en organismos del Sector Público
Nacional.
Alcance
 La norma es de aplicación por organismos del
Sector Publico.

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Manual de Administración de Almacenes

Base Legal
 Decreto Legislativo Nº534 – Ley del Instituto Nacional de

Administración Publica.
 Decreto Legislativo Nº22056 que instituye el Sistema Nacional de

Abastecimiento.
 Resolución Jefatural Nº118-80-INAP/DNA que aprueba las

Normas Generales del Sistema Nacional de Abastecimiento.

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Normas Especificas
1. El Almacén
 El almacén es un área física seleccionada bajo

criterios y técnicas adecuados; destinada a la
custodia y conservación de los bienes que van
a emplearse para la producción de bienes y
servicios o de bienes económicos.
 Las actividades que en el se realizan

esencialmente son las que corresponden a los
procesos técnicos de Abastecimiento
denominados Almacenamiento y Distribución.

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5
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Normas Especificas
2. El Órgano de Abastecimiento
 En cada organismo, a nivel central

o desconcentrado, el órgano de
abastecimiento tendrá a su cargo la
organización e implementación de
uno o mas almacenes para la
custodia temporal de los bienes
que suministra.

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Normas Especificas
3. Responsabilidad del Jefe de Almacén
 Es Responsabilidad del Jefe de Almacén:

a. Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de
bienes a la entidad.
b. Proteger y custodiar las existencias en custodia.
c. Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de
almacén.
d. Efectuar la entrega de bienes conforme al programa establecido.
e. Coordinar la oportuna reposición de stock.
f. Emitir los reportes de movimientos de bienes del almacén.
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Normas Especificas
4. Factores a considerar en la selección y
organización del local de almacén
a) Área requerida.- Debe permitir que las

operaciones que en ella se realicen en
un área física adecuada, sin que tropiece
con inconvenientes por falta de espacio.
Se determina en base a la cantidad y
volumen de los bienes previstos para
adquirir, incluyendo proyecciones de
futuras ampliaciones.

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Normas Especificas
b) Seguridad.- El Lugar geográfico y el local deben reunir condiciones que
eviten el deterioro o merma ocasionados por agentes atmosféricos, así como
preservar la integridad humana y física ante acciones de terceros o
desastres naturales.

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Normas Especificas
c) Facilidad de Recepción.- Contemplar la no interferencia con otras

actividades que ejecuta la institución ; debe existir vías de acceso para
personas y vehículos a fin que los proveedores entreguen sin dificultades.

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Normas Especificas
d) Características de los materiales.- Según la

naturaleza de los bienes, se debe tener en
consideración el peligro que puedan o no
ocasionar al personal que labora en almacén así
como a la comunidad; ejemplos: explosivos,
productos químicos tóxicos, radioactivos, etc.

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Normas Especificas
d) Facilidad de utilización por los usuarios.- Considerar
la cercanía y fluidez de transito para que el
abastecimiento a las unidades usuarias sea en forma
económica, rápida y segura.
e) Tiempo de suministro.- Considerar la distancia en

que se encuentran las unidades usuarias y sus
necesidades de reposición; ejemplo: “cuando la
atención de pedidos se tuvieran que efectuar el
mismo día el almacén estaría ubicado en la misma
localidad”

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Normas Especificas
 PUNTO A:  PUNTO B:
ALMACEN OFICINAS ADMINISTRATIVAS
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Normas Especificas
g) Centros de abastecimiento.- Tiene que ver con las fuentes de
suministro y el tamaño del local de almacén; cuando mayor alejado
este el almacén de las fuentes de suministro mayor será su tamaño.
h) Vías de comunicación.- Se localizara el almacén en que haya fluido

servicio de transportes para el acarreo de los bienes y materiales.

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Normas Especificas
i) Infraestructura disponible.-
Considerar áreas o edificaciones
que por sus características resulten
apropiadas y que además el costo
de acondicionamiento resulte
económico.
j) Capacidad económica de la
entidad.- A efecto de planear el
equipamiento del almacén.

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Normas Especificas
5. Áreas de Almacén
 En el Almacén de acuerdo a cada una de las posibilidades de
cada entidad se establecerá áreas físicas de uso especifico para:
a. Oficina.
b. Recepción y despacho.
c. Corredores y pasadizos.
d. Zona de Almacenaje.
e. Vestuarios de personal.
f. Servicios higiénicos.
g. Zona para ampliaciones.
h. Áreas de estacionamiento exterior.
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Normas Especificas
a. Oficina.

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Normas Especificas
b. Recepción y despacho.

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Normas Especificas
c. Corredores y pasadizos.

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Normas Especificas
d. Zona de Almacenaje.

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Normas Especificas
e. Vestuarios de personal.

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Normas Especificas
f. Servicios higiénicos.

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Normas Especificas
g. Zona para ampliaciones.

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Normas Especificas
h. Áreas de estacionamiento exterior.

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Normas Especificas
6. Muebles y equipos de Almacén
El Almacén contara con muebles y equipos necesarios para efectuar
la conservación, manipulación, protección y control de los bienes en
custodia. En la selección del mobiliario y equipo se tendrá en cuenta:
a. Características de los bienes; a fin de

rodearlos de las dar condiciones que
necesitan para su conservación, de acuerdo
con las instrucciones de los fabricantes o
técnicos especializados.
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Normas Especificas
b. Naturaleza del trabajo en lo que se refiere:
1. Necesidad del mobiliario y equipo.
2. Tiempo de duración del trabajo.
3. Imposibilidad de hacer trabajo con equipo existente.
4. Especificaciones técnicas de los bienes, factores relacionados con la capacidad del
piso, humedad, calor, frio, suciedad, etc.

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Normas Especificas
c. Requerimientos de seguridad: Analizar y valorar los equipos de
seguridad, con el mismo cuidado que se da a otro equipo, sobre todo
en aspectos siguientes:
1. Diseño de protectores y cascos de seguridad.

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Normas Especificas
2. Elección de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios e
instalación adecuada.
3. Ubicación de sistemas rociadores en zonas donde el agua no cause mas
daño que el fuego.

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Normas Especificas
d. Equipo apropiado para el trabajo; los guías para la selección adecuada de
los equipos son:
1. Capacidad necesaria.
2. Tamaño conveniente.
3. Ajuste a las tareas por realizar.
e. Costos de operación de los equipos; en lo que respecta a mantenimiento,

costos de suministro de combustible o electricidad, etc.
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Normas Especificas

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Normas Especificas
7. Distribución y Clasificación / Zona de
Almacenaje
La distribución y clasificación de los espacios en
las zonas de almacenaje, debe ser
cuidadosamente estudiada; poniendo especial
atención en dar a los bienes una clasificación
adecuada que agrupe en secciones o anaqueles
correlativos aquellos que guarden semejanza.

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Normas Especificas
Almacenaje

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Normas Especificas
Almacenaje
 Espacio disponible.
 Cantidad prevista.
 Cantidad de cada clase de bienes.
 Manipulación que necesitan.
Aspectos a considerar:  Características que presentan.
 Condiciones ambientales que requieren.
 Características del mobiliario y equipos
necesarios para su conservación.
 Seguridad que hay que proporcionarles.
 Control que necesitan.
 Frecuencia de demanda de cada tipo de artículos.
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Normas Especificas
8. Tamaño Almacén
En almacenes cuyo tamaño no permite su fácil ubicación de lugar en que se
encuentran los bienes, se colocara, en una parte visible del mismo, el plano
de la distribución de espacio en de la zona de almacenaje.

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Normas Especificas
8. Tamaño Almacén
Cada sección o ambiente tendrá un numero o símbolo que identifique su
ubicación y el material que en ellos se encuentran almacenados.

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Normas Especificas
9. Acondicionamiento de Zona de Almacenaje
Cada espacio de la Zona de Almacenaje debe ser acondicionado con muebles
y equipos específicamente para los materiales que en ellos se van a depositar,
rodeándolos de las características especiales que dichos materiales necesitan
para su conservación, de acuerdo con las instrucciones del fabricante o de
técnicos especializados.

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[email protected]
Normas Especificas
10. Almacenamiento temporal
Los bienes permanecen en almacén en forma
temporal, aquellos que se encuentren
almacenados por un periodo superior a 12
meses y que definitivamente no van a ser
utilizados por la entidad deben ser transferidos
para satisfacer necesidades de otros organismos
del Sector Publico.

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Normas Especificas
11. Seguro
Cada organismo de acuerdo a sus posibilidades cuidara de contratar una
cobertura de seguro que comprenda a la infraestructura del almacén y a los
bienes almacenados.

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 Decreto Legislativo Nº534 – Ley del Instituto Nacional de

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 En cada organismo, a nivel central

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d) Características de los materiales.- Según la

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