Tema  3.  El  método  GTD  
 
 
 
 
Este   tema   se   divide   en   tres   grandes   apartados.   En   el   primero  
introduciremos   una   serie   de   conceptos   que   nos   ayudarán   a   entender  
mejor   la   filosofía   de   la   metodología   de   trabajo   propuesta   por   GTD.  
Podremos  analizar  qué  estrategia  seguimos  en  nuestra  vida  y  trabajo,  si  
actuamos  como  ovejas  o  como  tigres,  como  zorros  o  como  puerco  espines.  
También   explicaremos   teorías   expuestas   en   los   libros   “La   pirámide  
hueca”   y   “Las   168   horas”   y   su   influencia   en   el   método   GTD.     La   teoría   de  
las  ventanas  rotas  nos  hará  reflexionar  sobre  la  necesidad  de  un  orden  y  
un  control  en  nuestras  vidas.  Daremos  pautas  para  conseguir  el  estado  
mental   denominado   como   “Mente   como   el   agua”   y   alentaremos   a   dar  
“Muerte  al  calendario”.  Por  último,  determinaremos  si  nuestro  biorritmo  
nos   lleva   a   ser   búhos   o   alondras.   En   el   segundo   apartado   analizaremos  
detalladamente   cada   una   de   las   cinco   fases   que   componen   el   método  
GTD:   recopilar,   procesar,   organizar,   revisar   y   hacer.   Explicaremos   en  
qué   consiste   recopilar   y   enumeraremos   las   herramientas   necesarias  
para   ello.   Veremos   un   esquema   de   toda   la   etapa   del   procesamiento   y  
daremos  la  pautas  para  llevarla  a  cabo.  Estudiaremos  cómo  según  si  las  
acciones   requieren   acción   o   no   organizaremos   las   tareas   en   distintas  
listas   de   trabajo.   Estableceremos   los   objetivos   de   la   fase   de   revisión   o  
evaluación.   Explicaremos   los   tres   modelos   existentes   sobre   la   toma   de  
decisiones   de   que   hacer.   Finalmente,   en   el   tercer   apartado   hablaremos  
sobre   las   cinco   fases   de   la   planificación   de   proyectos.   Explicaremos  
cómo   poner   en   marcha   los   proyectos   siguiendo   el   modelo   de  
planificación   natural   y   analizando   en   detalle   cada   una   de   las   cinco   fases:  
definir   el   propósito   y   principios,   determinar   el   resultado,   realizar   una  
lluvia   de   ideas,   organizarnos   y   establecer   las   siguientes   acciones   a  
realizar.  
   

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1.  Fundamentos  
 
A   continuación   explicaremos   algunos   conceptos   que   nos   ayudarán   a   entender   más   a  
fondo  y  a  aplicar  la  metodología  GTD.  
 
 
1.1  Estrategia  oveja  versus  tigre    
 
Una   tigresa   embarazada,   atacó   un   rebaño   de   ovejas.   Por   el   esfuerzo   dio   a   luz   y  
murió.    
 
Su   pequeño   cachorro,   fue   acogido   por   el   rebaño…y   así   creció,   como   si   de   una   oveja  
más  se  tratara.    
 
Pasaron  los  años  y  el  tigrecito  adolescente  se  comportaba  como  uno  más  del  rebaño,  
asumió  sus  mismas  costumbres  y  comportamientos.  Pastaba,  balaba,  y  compartía  sus  
días   con   el   resto   de   sus   compañeros   quejándose   de   las   limitaciones   de   la   vida   en   la  
pradera.    
 
Pero   un   día,   desde   lo   alto   de   una   montaña,   un   tigre   adulto   divisó   el   rebaño.   No   podía  
dar   crédito   a   lo   que   veía.   ¿Cómo   era   posible   que   un   tigre   se   comportara   como   una  
oveja?.    
 
Dispuesto  a  solucionar  la  lamentable  situación,  bajó  corriendo  a  la  pradera  y  atacó  
al  rebaño,  cazando  una  de  las  ovejas  y  agarrando  al  tigrecito  asustado.  Los  miembros  
del  rebaño  huyeron  despavoridos.    
 
El  tigre  adulto  llevó  al  tigrecito  a  un  lago,  lo  agarró  fuertemente  y  le  obligó  a  mirar  
su  reflejo.  ¡Eres  un  tigre!.    
 
¡No,  déjame!,  ¡soy  una  oveja!-­‐  respondió  el  tigrecito.    
 
El   tigre   adulto   entonces,   le   hizo   comer   un   trozo   de   carne.   El   pequeño   tigre   se  
sorprendió  del  resultado.    
 
¡Y  ahora,  ruge!.    
 
Después  de  varios  intentos,  el  tigrecito  dejó  de  balar  y  consiguió  rugir.    
 
Descubrió  su  verdadera  naturaleza.  
 
-­‐CUENTO  SUFÍ-­‐  

 
En  este  cuento  sufí  vemos  reflejada  la  naturaleza  de  una  oveja  frente   a  la  de  un  tigre.  
¿Qué  preferimos  ser?¿Ovejas  o  tigres?  
 
Von   Neumann   y   Morgenstein   escribieron   en   1944   la   “Teoría   de   juegos   y   conducta  
económica”,   y   analizando   los   juegos   de   azar,   planteándose   porque   algunos   individuos  
participaban   y   otros   no,   detectaron   el   mecanismo   que   subyace   a   la   toma   de   decisiones.  
Descubrieron   que   los   individuos   que   poseían   aversión   por   el   riesgo   tenían   menor  
tendencia   a   participar,   mientras   que   los   que   preferían   el   riesgo   tenían   tendencia   a  

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participar  más  en  los  juegos  de  azar.  
 
De  estos  hechos  podríamos  desprender  dos  formas  de  vivir:  
• Minimizando   las   posibilidades   de   perder,   es   decir,   centrándonos   en   todo   lo   malo  
que  puede  suceder  (perder  el  dinero  en  el  juego,  que  nos  deje  nuestra  pareja,  no  
encontrar   trabajo).   Nuestro   referente   es   el   fracaso,   pensamos   en   todo   lo   que  
podemos  perder.  Sería  la  estrategia  de  la  oveja.  
• Maximizando   las   posibilidades   de   ganar,   es   decir,   tenemos   confianza   en   nosotros  
mismo   y   pensamos   que   podemos   conseguir   lo   que   queremos   si   lo   intentamos.  
Nuestro  referente  es  el  éxito.  Sería  la  estrategia  del  tigre.  
 
El   objetivo   de   la   metodología   GTD   es   visualizar   siempre   un   resultado   positivo   ¿qué  
puedo  hacer  yo  para  que  algo  salga  bien?  Actuar  como  un  tigre.    Convertir  dicha  conducta  
en  un  hábito,  asumir  siempre  que  un  pequeño  riesgo  es  bueno.  Actuar  siempre  dentro  de  
la  legalidad  pero  fuera  de  la  rutina  es  lo  que  nos  hará  progresar  como  personas.  
 
Si   queremos   ser   tigres,   cuando   nos   enfrentemos   a   nuestra   próxima   decisión  
deberemos   preguntarnos:   ¿Cómo  afrontaría  esta  situación  si  tuviera  la  seguridad  que  lo  que  
deseo,  es  posible  y  lo  puedo  conseguir?  
 
 
1.2.  Estrategia  zorro  versus  puerco  espín  
 
   
Jim   Collins   nos   describe   en   su   libro   Good  to  Great   (Empresas  
que  sobresalen  en  su  versión  española)  que  podríamos  dividir  a  
los  líderes  de  grandes  compañías  entre  los  que  usan  la  estrategia  
del  Zorro  y  los  que  prefieren  la  del  Puerco  Espín:  
• Cuando  una  manada  de  lobos  ataca  a  un  zorro,  éste  salta  
de   un   lado   a   otro   a   espacios   nuevos   y   abiertos   sobreviviendo  
gracias  a  su  astucia.    
• Cuando   un   puercoespín   sufre   un   ataque,   este  
simplemente  se  hace  una  bola  y  se  defiende  con  sus  púas.    
 
 
 
Aunque  ambos  animales  sobreviven,  el  zorro  regresa  cansado  al  inicio  mientras  que  el  
puercoespín  continua  su  camino  como  si  nada  hubiese  pasado.  
 
Collins   afirma   que   las   empresas   e   individuos   que   realmente   tienen   éxito   son   aquellos  
que  actúan  como  puercoespines.  Mientras  los  zorros  persiguen  el  cambio  constantemente,  
el   puercoespín   es   constante   y   efectivo   en   lo   que   hace.   Collins   afirma   que   las   empresas  
gestionadas  por  “zorros”  pueden  llegar  a  ser  exitosas  porque  los  zorros  son  astutos  y  por  
sus   conocimientos   se   pueden   mover   por   muchos   terrenos,   pero   indica   que   este   éxito   no  
será   duradero.   En   cambio,   una   táctica   de   puerco   espín   siempre   será   exitosa   porque   el  
puerco  espín  sólo  se  mueve  en  terreno  conocido  y  que  se  le  da  bien.  
 
La   metodología   GTD   está   en   la   línea   de   pensamiento   de   Collins,   actuar   como   un   puerco  
espín,   lo   que   simboliza   tener   un   objetivo   profesional   bien   definido   y   luchar   por   él  
diariamente.     Collins   indica   además   que   el   trabajo   perfecto   es   aquel   que   se   le   da     a   uno  
bien,  es  decir,  para  el  que  estamos  genéticamente  predispuestos,  que  nos  guste  y  que  esté  
reconocido  económicamente.  Collins  refleja  este  pensamiento  en  el  siguiente  esquema:  
 

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PASIÓN  
Lo  que  te  gusta  
hacer  

RETRIBUCIÓN   CAPACIDAD  
Motor   En  lo  que  eres  
económico   mejor  

 
 
La   búsqueda   de   la   conjunción   de   estos   tres   factores:   pasión,   retribución   y   capacidad,   es  
en   la   que   tenemos   que   centrarnos   como   clave   del   éxito,   siendo   tan   constantes   como   un  
puerco  espín.  Orientar  nuestro  tiempo  a  ello  seguro  que  nos  reportará  grandes  beneficios.  
 
 
1.3.  La  pirámide  hueca  
 
   
 
La   Pirámide   Hueca   es   un   libro   en   el   que   se   reflexiona   sobre   la  
vida   y   sus   facetas,   sobre   aquello   que   debemos   cuidar   y  
desarrollar   para   alcanzar   la   felicidad   y   la   satisfacción   personal.  
Da   pautas   para   lograr   la   conciliación   entre   vida   familiar   y  
profesional.  
 
 
 
En   este   libro   se   divide   la   vida   en   cuatro   facetas,   las   cuales   han  
de  encontrarse  en  equilibrio:  
 
• Faceta   familiar.   Incluye   no   sólo   las   relaciones   familiares   sino   también   las   de  
pareja,  amistad,  etc.  
• Faceta   laboral.   Relacionada   con   todos   los   aspectos   del   trabajo,   relación   con   los  
compañeros  de  trabajo  y  jefes,  etc.  
• Faceta  personal.  Es  la  que  recoge  nuestras  inquietudes  personales,  hobbies,  etc.  
• Faceta  altruista.  Es  la  de  dedicación  a  los  demás.  
 
La   autora   del   libro   explica   que   estas   cuatro   facetas   forman   un   todo   indisoluble   de  
forma   que   si   asemejamos   cada   faceta   a   un   triangulo   equilátero,   al   agruparlas   por   sus  
vértices  crean  una  pirámide  hueca,  tal  y  como  podemos  ver  en  el  siguiente  esquema:    
 
 
 

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Cuanto   más   equilibradas   se   encuentren   las   caras   del   triángulo   más   grande   y   perfecta  
será   la   pirámide,   es   decir,   si   consideramos   todas   las   facetas   igual   de   importantes   y  
dedicamos  esfuerzo  a  que  estén  equilibradas,  encontraremos  la  felicidad  absoluta.    
 
En   la   metodología   GTD   no   se   distingue   el   área   personal   del   profesional,   sino   que   sus  
pautas   son   aplicables   a   todas   las   facetas.   Nunca   hay   que   olvidar   que   es   importante   el  
trabajo   porque   transcurres   mucho   tiempo   en   él   y   porque   en   principio   has   escogido   ese  
trabajo   porque   te   realizas   en   él,   pero   no   te   puedes   olvidar   del   resto   de   las   cosas.   Si  sólo   te  
apoyas   en   un   pilar,   cuándo   éste   caiga   no   tendrás   otros   pilares   en   los   que   apoyarte.   Si   le  
preguntas  a  alguien  en  su  lecho  de  muerte  si  se  arrepiente  de  algo,  la  respuesta  habitual  es  
“de   no   haber     pasado   más   tiempo   con   la   gente   que   quiero”.   Nadie   te   dirá   “de   no   haber  
trabajado  suficiente”.  Uno  de  los  factores  más  importantes  son  las  relaciones  personales,  
no  sólo  con  los  demás  sino  con  uno  mismo.  
 

1.4.  Teoría  de  las  ventanas  rotas  

 

La   teoría   de   las   ventanas   rotas   tiene   su   origen   en   un   experimento   realizado   en   1969  

por  Philip  Zimbardo,  psicólogo  de  la  universidad  de  Stanford.  

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Zimbardo   abandonó   un   coche   con   las   matriculas   arrancadas   y   las   puertas   abiertas   en  
las   calles   del   Bronx   de   Nueva   York     para   ver   que   ocurría.     Zimbardo   se   mantuvo   a   la  
espera,     pero   no   tuvo   que   esperar   demasiado.     A   los   10   minutos,   empezaron   a   robar   todos  
los  componentes  del  coche,  a  los  tres  días  no  quedaba  nada  de  valor  y  después  empezaron  
a  destrozarlo.  
 
Tras  esto,  Zimbardo  abandonó  otro  coche  en  condiciones  similares,  pero  esta  vez  en  un  
barrio   rico   de   Palo   Alto,   California.   Transcurrida   una   semana   no   pasó   nada,   el   coche  
permaneció  intacto,  así  que  el  propio  Zimbardo  destrozó  con  un  martillo  algunas  partes  de  
la  carrocería.     Pocas   horas  más  tarde  el  coche  sufrió  el  mismo  final  que  el  coche  del  Bronx,  
totalmente  destrozado.  
 
A  partir  de  este  experimento  James  Wilson  y  George  Kelling  desarrollaron  la  teoría  de  
las  ventanas  rotas.  Si  en  un  edificio  aparece  una  ventana  rota  y  no  se  arregla,  pronto  son  
destrozadas   el   resto   de   ventanas   del   edificio.   ¿Por   qué?   ¿Por   que   es   divertido   romper  
cristales?  Tal  vez,  pero  el  mensaje  que  se  desprende  es  porque  no  hay  nadie  que  cuide  de  
ello.    
 
La   metodología   GTD   implica   un   mantenimiento   del   orden   y   la   limpieza,   ya   que   el  
desorden  llama  al  desorden.  Hay  que  intentar  que  no  se  rompa  una  ventana  o  se  romperán  
muchas   más.   Y   si   se   rompen,   hay   que   identificar   las   ventanas   rotas   y   repararlas   cuanto  
antes.  
 
 
1.5.  Muerte  al  calendario  
 
 
  YA  SE  FUE  LA  CIUDAD  
 
  Cómo  marcha  el  reloj  sin  darse  prisa  
  con  tal  seguridad  que  se  come  los  años:  
  los  días  son  pequeñas  y  pasajeras  uvas,  
  los  meses  se  destiñen  descolgados  del  tiempo.  
   
  Se  va,  se  va  el  minuto  hacia  atrás,  disparado  
  por  la  más  inmutable  artillería  
  y  de  pronto  nos  queda  sólo  un  año  para  irnos,  
  un  mes,  un  día,  y  llega  la  muerte  al  calendario.  
   
  Nadie  pudo  parar  el  agua  que  huye,  
  no  se  detuvo  con  amor  ni  pensamiento,  
  siguió,  siguió  corriendo  entre  el  sol  y  los  seres,  
  y  nos  mató  su  estrofa  pasajera.  
   
  Hasta  que  al  fin  caemos  en  el  tiempo,  tendidos,  
  y  nos  lleva,  y  ya  nos  fuimos,  muertos,  
  arrastrados  sin  ser,  hasta  no  ser  ni  sombra,  
  ni  polvo,  ni  palabra,  y  allí  se  queda  todo  
  y  en  la  ciudad  en  donde  no  viviremos  más  
  se  quedaron  vacíos  los  trajes  y  el  orgullo.  
   
  -­‐PABLO  NERUDA-­‐  
 

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Este  poema  habla  de  lo  rápido  que  transcurre  el  tiempo,  y  por  ende  la  vida.  Nos  hace  
recapacitar   sobre   lo   fugaz   que   puede   transcurrir   nuestra   vida,   de   forma   que   nos   insta   a  
aprovechar  el  tiempo  que  tenemos  disponible.  
 
Si  lo  pensamos  detenidamente,  la  mayoría  de  tareas  no  requieren  realizarse  en  un  día  
determinado.  En  GTD  sólo  se  apuntan  en  el  calendario  las  tareas  de  fecha  inamovible.  El  
resto  van  a  una  lista  de  tareas,  ya  que  se  crea  una  falsa  sensación  de  no  productividad  si  no  
se  realizan  dichas  tareas  en  esa  fecha  concreta,  aunque  esas  tareas  no  fueran  prioritarias  
ni  importantes  ni  urgentes.  Además,  el  tener  que  reapuntar  dichas  tareas  no  cumplidas  día  
tras  día,  aparte  de  hacernos  sentirnos  mal,  supone  una  importante  pérdida  de  tiempo.  
 
 
1.6.  Mente  como  el  agua  o  “Mind  like  water”  
 
La   memoria   es   la   capacidad   que   tiene   la   mente   para   almacenar   información   y  
recordarla  en  un  momento  dado.    
Se   define   la   memoria   a   corto   plazo   como   la   capacidad   para   mantener   en   la   mente   de  
forma   activa   una   pequeña   cantidad   de   información,   de   forma   que   se   encuentre  
inmediatamente   disponible   durante   un   corto   periodo   de   tiempo.   Su   duración   está  
estimada   en   varios   segundos,   y   respecto   a   su   capacidad,   está   comúnmente   aceptada   la  
cifra   de   7  ±  2   elementos.   Por   el   contrario,   la   memoria   a   largo   plazo   almacena   de   forma  
indefinida  una  cantidad  de  información  que  se  supone  puede  ser  ilimitada.  
La  metodología  GTD  pretende  conseguir  el  estado  mental  que  se  denomina  “Mind  like  
water”   y   que   consiste   en   vaciar   la   mente   de   trabajo   (personal   y   profesional).   Nuestra  
cabeza  no  está  preparada  para  el  mundo  actual  sobrecargado  de  información.  sólo  somos  
capaces   de   manejar   entre   5   y   9   asuntos   pendientes   en   nuestra   memoria   a   corto   plazo.   A   la  
hora  de  tomar  una  decisión,  también  tendremos  en  cuenta  sólo  estos  7  ±  2    factores.  Por  
ello,  la  solución  es  llegar  a  un  estado  de  “mente  como  el  agua”  en  el  que  vaciemos  la  mente  
totalmente.  Para  ello  habrá  que  depositar  el  contenido  de  nuestra  mente  en  otro  sistema  
en   el   que   confiemos   para   que   nuestra   mente   no   se   esfuerce   constantemente   en  
recordarnos   tareas   aun   pendientes.   El   sistema   de   confianza   es   el   que   se   ha   de   encargar   de  
ello.   Si   conseguimos   vaciar   la   mente   podremos   concentrarnos   en   una   única   tarea   a  
realizar,  de  forma  que  nuestra  productividad  aumentará  considerablemente.  
 
 
1.7.  Las  168  horas  
 
La  periodista  Laura  Vanderkam  explica  en  su  libro  “168  hours.  You  have  more  time  that  
you   think”   (168   horas:   tienes   más   tiempo   del   que   piensas  
en   su   versión   española)   que   la   cuestión   no   es   de   cuántas  
horas  dispones  al  día,  sino  de  cómo  aprovechas  esas  horas.    
Y   si   no   nos   gusta   cómo   estamos   organizando   nuestro  
tiempo,   lo   que   ha   que   hacerse   es   tomar   decisiones   y  
establecer  prioridades.    
Tenemos  que  ser  conscientes  de  que  somos  nosotros  los  
que   decidimos   que   hacer   con   el   tiempo,   no   que   sea   el  
tiempo  el  que  nos  domine  a  nosotros.  No  valen  excusas  del  
tipo   “Es   que   no   tengo   tiempo   para…”.   En   el   libro  
Vanderkam   nos   da   recursos   para   empezar   a   organizarnos,  
nos  recomienda  empezar  por  una  planificación  semanal,  es  
decir,   de   168   horas,   que   son   las   horas   que   tiene   una   semana,   con   los   asuntos   más  
importantes   para   nosotros   en   relación   con   nuestra   vida:   amor,   familia,   salud.    

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Posteriormente   recomienda   continuar   con   la   planificación   de   las   actividades   de   tipo  
profesional.   Transcurrido   un   tiempo   siguiendo   este   planteamiento   veremos   como  
habremos  desarrollado  criterios  para  mejorar  la  toma  de  decisiones  de  cómo  usar  nuestro  
tiempo.   Aprenderemos   a   su   vez   a   saber   decir   NO,   de   forma   que   invertiremos   menos  
tiempo   en   problemas   que   son   responsabilidad   de   otros   y   que   nos   distraen   de   nuestras  
propias   obligaciones.   Tenemos   que   ser   conscientes   de   que   al   resolver   los   asuntos   de   los  
demás  lo  que  estamos  haciendo  realmente  es  inhibir  su  propio  desarrollo  personal.  
La   metodología   GTD   está   en   la   línea   del   pensamiento   de   Vanderkam,   de   que    
disponemos  más  tiempo  del  que  pensamos.  Tanto  tiempo  como  168  horas  a  la  semana,  la  
cantidad  de  horas  en  una  semana,  ni  más  ni  menos,  el  tiempo  es  el  que  es.  Tenemos  una  
falsa   sensación   de   trabajar   más   horas   de   las   que   en   realidad   trabajamos.   Hay   muchos  
tiempos  muertos.  Está  en  nuestras  manos  el  aprovecharlos.  Para  ello  hay  que  tener  claros  
nuestros  objetivos.    Si  dichos  objetivos  están  organizados  y  trabajados  será  fácil  decir  NO  
sin   resultar   descortés   a   aquellas   proposiciones   que   no   sigan   nuestro   esquema.   El   mayor  
compromiso  es  el  que  realizamos  con  nosotros  mismos.    
 
 
1.8.  Búho  versus  alondra    
 
Cada  persona  tiene  su  propio  biorritmo.  Hay  personas  que  funcionan  mejor  a  primera  
hora   de   la   mañana,   es   decir,   estarían   representados   por   las   alondras,   y   las   hay   que  
funcionan  mejor  a  ultima  hora  de  la  noche,  es  decir,  serían  lo  que  denominamos  búhos.    
Cada  uno  ya  sabe  cuando  funciona  mejor,  y  según  esto  deberíamos  adaptarnos  a  estos  
biorritmos   para   optimizar   el   trabajo,   y   con   trabajo   nos   referimos,   como   ya   hemos   dicho  
anteriormente,   a   todas   las   tareas   y   asuntos   que   hay   que   realizar,   ya   sea   en   el   terreno  
personal  como  profesional.    Pero  hay  que  tener  en  cuenta   también  que  en  la  mayoría  de  
casos   se   dispone   de   un   horario   de   trabajo   que   hay   que   cumplir,   además   de   que   es  
aconsejable  respetar  los  ciclos  vitales,  los  tiempo  de  sueños  y  vigilia  han  de  estar  acordes  
con  el  día  y  la  noche.  
Teniendo  todo  esto  en  consideración,  simplemente  hay  que  ser  conscientes  de  cuando  
tenemos  las  pilas  más  cargadas  dentro  de  estas  restricciones  y  usar  esos  momentos  para  
tratar  los  asuntos  más  importantes  o  complicados,  las  tareas  clave  del  día.  
Uno   de   los   principios   de   la   metodología   GTD   a   la   hora   de   la   organización   del   trabajo  
establece  que  debemos  realizarlo  según  nuestro  nivel  de  energía.  Para  ello  debemos  de  ser  
conscientes   de   cuál   es   nuestro   nivel   de   energía   en   cada   momento   y   aprovecharlo   para  
realizar  las  tareas  que  más  se  ajusten  a  dicho  nivel.  
 
 
 
   

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2.  Fases  de    GTD  

 
La  metodología  GTD  establece  cinco  pasos  para  dominar  el  flujo  de  trabajo:  
 
1. Recopilación.  
2. Procesamiento.    
3. Organización.    
4. Evaluación/revisión.    
5. Hacer.  
 
La  calidad  de  la  administración  del  flujo  de  trabajo  será  tan  buena  como  el  más  débil  de  
los   cinco   escalones   de   dicha   cadena.   Para   un   funcionamiento   óptimo   tendremos   que  
comprender  la  dinámica  y  utilizar  buenas  técnicas  y  herramientas.  
 
Es   importante   no   realizar   los   cinco   pasos   al   mismo   tiempo,   si   no   considerarlos   fases  
aisladas.  Cuando  se  recopila  no  se  procesa.  Cuando  se  procesa  no  se  organiza.  Cuando  se  
organiza   no   se   revisa.   Cuando   se   revisa   no   se   hace.   Hay   que   concentrarse   en   lo   que   se   está  
haciendo   en   ese   momento.   Este   sistema   facilita   la   concentración,   y   por   tanto   la   realización  
de  un  trabajo  completo  debido  a  la  sencillez  conseguida  al  separar  las  fases.  
Además,  como  veremos  más  adelante,  expone  la  importancia  de  pensar  antes  de  empezar  
a  realizar  acciones  para  poder  completar  el  trabajo  correctamente.    
 

2.1.  Recopilación  
 
Recopilar  consiste  en  capturar  absolutamente  todo  lo  que  puede  representar  algo  que  
hacer,  y  que  en  algún  momento  se  procesará  y  revisará.  Puede  ser  algo  grande,  pequeño,  
urgente,   liviano,   importante,   personal,   profesional,   mensajes   de   voz,   emails,   asuntos  
incompletos,   pendientes   o   en   marcha,   cualquier   cosa   que   creamos   que   tenga   que   ser  
distinta  a  como  es  actualmente.    
 
Una   vez   recopilado   tendremos   que   apilarlo   en   los   contenedores   adecuados   (bandejas   o  
cestos  de  entrada)  hasta  su  procesamiento.    
 
Las  herramientas  de  recopilación  necesarias  para  dicho  proceso  son:  
 
• Bandeja  (de  cualquier  material).  
• Hojas  en  blanco/libretas.  
• Aparatos  electrónicos  para  tomar  notas  (ordenador,  PDA,  móvil,  etc.).  
• Aparatos   electrónicos   para   grabar   la   voz   (contestadores   automáticos,  
grabadoras,  etc.).  
• Correo  electrónico.  
 
Se   puede   tener   una   o   varias   bandejas   de   entrada,   de   distintas   formas,   y   en   distintos  
lugares.  Todos  usamos  ya  una  o  varias  de  esta  clase  de  bandejas  de  entradas.  El  éxito  no  
viene   dado   por   dicha   herramienta   de   recolección   sino   por   los   siguientes   requisitos   que   ha  
de  cumplir:  
 
1. Todo  ha  de  estar  en  un  sistema  de  recopilación  y  fuera  de  nuestra  cabeza.    
Las   herramientas   de   recopilación   han   de   ser   accesibles.   Tienen   que   acabar  
formando   parte   de   nuestro   estilo   de   vida,   de   manera   que   en   cualquier   momento  
podamos  acceder  a  ellas  para  introducir  más  cosas  que  pudieran  surgir.  
 

Curso  de  Organización  y  Gestión  Eficaz  del  Tiempo   9        

    
 
2. Tener  el  mínimo  necesario  de  sistemas  de  recopilación.  
Un  exceso  de  cestos  de  recopilación  puede  suponer  un  problema,  sobre  todo  si  son  
cestos   físicos.   Las   notas   escritas   pueden   acabar   relegadas   en   cajones   o   dispersas  
por  nuestro  entorno  (tanto  en  el  trabajo  como  en  el  hogar).    
Las  mejores  ideas  y/o  datos  nos  pueden  venir  a  la  mente  en  cualquier  momento.  Si  
tenemos   una   buena   bandeja   de   entrada   podemos   sacarle   partido   a   dicha  
información  aumentando  enormemente  nuestra  productividad.  
 
3. Vaciarlos  periódicamente.  
Si  no  vaciamos  y  procesamos  lo  recopilado  los  cestos  sólo  servirán  para  acumular  
sin   control   material   amorfo.   Vaciar   el   cesto   no   significa   terminar   con   todos   los  
asuntos   que   haya   dentro   de   el   sino   simplemente   examinarlo   y   decidir   que   hacer  
con  ellos.    
Nunca   hay   que   volver   a   poner   algo   en   el   cesto   o   tendremos,   tal   y   como   hemos  
explicado   antes,   una   “ventana   rota”.   Para   conseguir   vaciar   el   cesto   el   siguiente  
sistema  de  “procesamiento”  ha  de  funcionar  correctamente.  
 

2.2.  Procesamiento  
 
Tenemos  que  recordar  que  no  se  puede  organizar  lo  que  entra  en  nuestra  bandeja  de  
entrada,   sólo   se   puede   recopilar   y   procesar.   Y   para   procesar   y   vaciar   así   lo   recopilado  
tendremos  que  pensar  en  las  cosas  que  han  entrado  en  nuestra  bandeja  de  entrada  de  una  
en  una  y  tomar  decisiones:  ¿realmente  tengo  que  hacer  algo  al  respecto  sobre  este  asunto?  
 
El   éxito   de   esta   metodología   es   organizar   las   acciones   necesarias   en   función   de   las  
decisiones  que  se  han  tomado  sobre  lo  que  hay  que  hacer.  Tenemos  que  tomar  consciencia  
de  que  las  cosas  no  se  organizan,  se  organizan  las  acciones  relacionadas  con  dichas  cosas.  
 
  Hacer  las  cosas  no  requiere  demasiado  esfuerzo;  en  cambio,  
  decidir  que  hacer  si  lo  requiere.  
  -­‐  ELBERT  HUBBARD  
 
 
Así   que   lo   primero   que   hay   que   pensar   cuando   saquemos   algo   del   “cesto”   de  
recopilación  es:  ¿Requiere  acción?  
 
• Si  la  respuesta  es  que  NO  requiere  acción  tenemos  tres  opciones:  
 
1. No  es  necesario.     Si   el   asunto   no   requiere   acción   y   además   no   es   necesario   para  
nada,   lo   puedo   desechar.   Eliminaré   el   asunto   tirándolo   a   la   papelera   o   con   la  
tecla  SUPRIMIR  del  ordenador  si  se  trata  de  algo  en  formato  digital.  
 
2. Ahora   no   es   necesario   actuar   pero   puede   serlo   algún   día.     Si   el   asunto   no  
requiere   acción   en   este   momento   pero   puede   requerirla   en   un   futuro   lo  
incubaré.  Estableceré  algún  mecanismo  de  seguimiento  para  este  asunto  como  
puede  ser  incluirlo  en  una  lista  de  algún  día/tal  vez  o  marcarlo  como  archivo  
de  seguimiento.  
 
3. Es   información   útil   que   puedo   necesitar   en   algún   momento.     Si   el   asunto   no  
requiere   acción   pero   es   información   potencialmente   útil   lo   almacenaré   como  
material   de   consulta.   Estableceré   un   buen   sistema   de   archivo   para   poder  
acceder  fácilmente  a  dicha  información  siempre  que  la  necesite.  
 

Curso  de  Organización  y  Gestión  Eficaz  del  Tiempo   10        

    
 
• Si   la   respuesta   es   que   SI   requiere   acción   tenemos   que   contestarnos   a   dos  
preguntas:  
 
1. ¿A  que  nos  hemos  comprometido?  
2. ¿Cuál  es  la  siguiente  acción  que  requiere  para  llevarse  a  cabo?  
 
Por  ejemplo,  si  se  trata  de  un  proyecto  hay  que:  
 
v Pensar  el  resultado  que  esperamos  de  ese  proyecto.  
v Incluir  el  proyecto  en  una  lista  de  proyectos.  
v Revisar   semanalmente   dicha   lista   para   recordar   que   ese   proyecto   está  
pendiente.  
v Determinar   cuál   es   la   siguiente   actividad   física   (acción)   que   tengo   que   hacer  
para  obtener  el  resultado  que  espero  de  dicho  proyecto.    
 
Las   “siguientes   acciones”   pueden   ser   tan   sencillas   como   una   llamada   de  
teléfono,   enviar   un   mensaje   o   leer   un   articulo.   Una   vez   decididas   tenemos   tres  
opciones:  
 
1. Hacerlo.  Si  la  acción  nos  va  a  llevar  menos  de  dos  minutos  hay  que  hacerla  en  
ese   momento,   ya   que   cuesta   menos   hacerla   que   anotarla   o   incluirla   en   nuestro  
sistema  de  organización.  
 
2. Delegarlo.   Si   la   acción   cuesta   más   de   dos   minutos   y   no   somos   la   persona  
adecuada  para  su  realización  hay  que  delegarla.    
La   delegación   no   tiene   por   que   ser   a   una   persona   de   menor   categoría  
profesional,   simplemente   a   la   persona   de   categoría   adecuada.   No   se     trata   de  
tareas   que   no   queramos   hacer,   sino   de   tareas   para   las   cuales   no   somos   la  
persona  idónea.  
 
3. Posponerlo.   Si   la   acción   cuesta   más   de   dos   minutos   y   somos   la   persona  
adecuada   para   su   realización   hay   que   posponerla   y   anotarla   en   una   lista   de  
acciones  siguientes.  
 
En  la  figura  de  la  página  siguiente  vemos  en  conjunto  el  diagrama  del  flujo  de  trabajo  
propuesto   por   el   método   GTD.   Las   acciones   claves   de   la   etapa   de   procesamiento   recién  
explicadas  son  las  recuadradas  en  negrita.  Esto  nos  ayudará  a  clarificar  los  pasos  a  realizar  
para  procesar  las  tareas.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Curso  de  Organización  y  Gestión  Eficaz  del  Tiempo   11        

    
 

 
2.3.  Organización  
 
En   el   diagrama   de   flujo   de   trabajo   ilustrado   en   el   apartado   anterior   hemos   visto   no  
sólo   las   partes   que   engloba   el   procesamiento   sino   también   las   que   engloba   la   parte   de  
organización,  que  serían  las  siguientes:  
 
• Respecto  a  las  tareas  que  NO  requieren  acción:  
o Desechar  (Papelera).  
o Algún  día/tal  vez  (Conservar/Incubar).  
o Consulta  (Recuperable  cuando  haga  falta).  
 
• Respecto  a  las  tareas  que  SI  requieren  acción:  
o Proyectos  (Planificación).  
o Planes  del  proyecto  (Evaluar  para  determinar  acciones).  
o Pendiente  (A  la  espera  de  que  alguien  lo  haga).  
o Agenda  (Fijar  fecha  para  hacerlo).  
o Acciones  siguientes  (Hacerlo  en  cuanto  pueda).  

Curso  de  Organización  y  Gestión  Eficaz  del  Tiempo   12        

    
 
 
La   metodología   GTD   establece   la   organización   de   las   tareas   en   listas.   Lo   ideal   sería  
tener   una   única   LISTA   DE   TAREAS.   Aunque   poseamos   distintas   bandejas   de   entrada   o  
cestos   de   recopilación,   la   lista   de   tareas   debería   ser   única,   y   tenerla   siempre   disponible  
para  poder  anotar  cualquier  asunto  en  cualquier  momento  o  situación,  ya  que  si  no  dicho  
asunto   pasará   a   nuestra   mente   y   originará   una   ventana   rota,   perderemos   confianza   en  
nuestro  sistema  de  organización  y  dejaremos  de  seguirlo.  Esa  lista  de  tareas  puede  ser  una  
hoja   de   papel,   una   libreta   o   un   fichero   Word,   lo   que   queramos   siempre   y   cuando   nos  
sintamos   cómodos   con   ello.   La   metodología   GTD   te   da   unas   pautas   basadas   en   la  
experiencia   de   observar   a   ejecutivos   de   alto   éxito   y   con   grandes   responsabilidades   para  
mejorar   la   productividad,   lo   cual   no   excluye   que   cada   uno   tenga   su   sistema   personal   de  
organización.   Lo  importante  es  que  las  tareas  tienen  que  estar  en  un  sistema  de  confianza  
que  nos  las  recuerde  sin  tener  que  recurrir  a  la  mente.  Así  que  probablemente  una  única  
lista  de  tareas  sea  insuficiente.  
 
Entonces,  una  vez  recopiladas  y  procesadas  las  tareas  pasarán   a   organizarse   en     una   de  
las  siguientes  listas  o  carpetas:  
 
• Proyectos  
• Siguientes  acciones  
• A  la  espera  
• Algún  día/Tal  vez  
• Material  de  consulta  
 
También  se  necesitará  una  agenda  o  calendario  donde  se  indicarán  sólo  lo  siguiente:  
• Acciones  que  hay  que  realizar  a  una  hora  determinada.  
• Acciones  que  hay  que  realizar  un  día  determinado.  
• Información  de  un  día  determinado.  
 
En  el  calendario  o  agenda  NO  hay  anotar  listas  de  tareas  diarias,  sólo  estas  tres  cosas.  
Esto  es  debido  a  que  las  prioridades  pueden  cambiar  en  cualquier  momento,  de  forma  que  
acotarse  a  dicha  lista  puede  impedir  la  realización  de  tareas  urgentes  por  otras  que  están  
en  la  lista  pero  que  realmente  no  eran  prioritarias  para  ese  día.  Además,  el  no  cumplir  la  
lista  de  tareas  diarias  resulta  desmoralizador,  y  el  tener  que  volver  a  escribirlas  de  nuevo  
al   día   siguiente   es   una   pérdida   de   tiempo.   Debemos   considerar   la   agenda   como   un  
territorio  sagrado,  lo  que  apuntamos  en  ella  debe  hacerse  ese  día  o  no  hacerse.  
 
Proyectos  
 
Podemos  considerar  un  proyecto  como  cualquier  resultado  deseado  que  requiere  más  
de  una  acción.    
Tenemos   que   tener   una   lista   de   dichos   proyectos   ya   que   como   no   se   pueden   completar   en  
un   solo   paso,   necesitamos   ponerlos   en   un   sitio   que   nos   recuerde   que   están   pendientes   sin  
tener  que  recurrir  a  nuestra  memoria.  
No   es   necesario   clasificar   los   proyectos   por   tamaño   o   prioridad.   Sólo   colocarlos   en   una  
lista   principal   para   poder   evaluarlos   frecuentemente   y   establecer   las   acciones   siguientes  
para  completarlos.  
 
 
 
 
 
 

Curso  de  Organización  y  Gestión  Eficaz  del  Tiempo   13        

    
 
  Ejemplo  de  lista  de  proyectos  
 
  -­‐ Preparar  las  vacaciones.  
  -­‐ Curso  GTD.  
  -­‐ Poner  a  punto  la  técnica  de  
  determinación  intracelular  de  
  citoquinas.  
  -­‐ Escoger  una  entrada  para  la  casa.  
  -­‐ Publicar  artículo  
 
 
 
Es   importante   darse   cuenta   de   un   proyecto   no   se   hace,   lo   que   se   hacen   son   acciones  
relacionadas  con  el,  de  forma  que  cuando  hayamos  realizado  todas  las  acciones  necesarias  
para  obtener  el  resultado  deseado  habremos  terminado  con  el.  
 
Al   realizar   un   proyecto   necesitaremos   material   de   apoyo.   Dicho   material   debería  
almacenarse  independientemente,  ya  que  realmente  se  trata  de  archivos  de  consulta  que  
pueden  necesitarse  para  otros  proyectos  y/o  acciones.  
 
Siguientes  acciones  
 
Como   hemos   explicado   anteriormente,   en   la   agenda   sólo   se   indicarán   las   tareas   que  
requieran   una   fecha   clave   y/o   inamovible.   Entonces,   ¿dónde  van  a  parar  todas  las  tareas  
que  no  ponemos  en  la  agenda?  
Dichas   tareas   van   a   parar   a   la   lista   de   acciones   siguientes,   la   cuál   habrá   que   revisar  
regularmente.  Es  conveniente  dividir  esta  lista  en  categorías.  
 
Ejemplo  de  lista  de  siguientes  acciones    
 
 
 
• Llamadas.  Haré  una  detrás  de  otra  cuando  esté  al  teléfono.    
o Llamar  a  mi  madre.    
o Llamar  a  mi  director  de  tesis.    
• Preguntas   relacionadas   con   un   proyecto.   Las   tendré    
preparadas  para  cuando  me  reúna  con  la  gente  implicada  en    
el  proyecto.    
o ¿Hay  presupuesto  para…?    
o ¿Quién  se  encarga  de..?    
 
• E-­‐mails.  Los  contestaré  cuando  esté  frente  al  ordenador.  
 
o Contestar  al  revisor  de  la  publicación  aceptada    
• Compra.   Recurriré   a   esta   lista   cuando   esté   en   el    
supermercado    
o Comprar  pescado.    
o Comprar  Coca-­‐Cola.    
   
   
 
A  la  espera  
 
Se   trata   de   elaborar   una   lista   con   los   asuntos   que   se   han   delegado.   Es   recomendable  
indicar   lo   que   se   ha   delegado,   a   quién,   la   fecha   de   delegación   y   un   recordatorio   para   saber  
si  la  persona  ha  cumplido  lo  que  se  le  ha  delegado.  

Curso  de  Organización  y  Gestión  Eficaz  del  Tiempo   14        

    
 

Ejemplo  de  lista  “A  la  espera”  

 
Algún  día/Tal  vez  
 
En  esta  lista  incluimos  aquellas  cosas  que  no  requieren  una  acción  inmediata  pero  que  
queremos  conservar  para  tener  la  opción  de  hacer  algo  en  un  futuro.  
 
  Ejemplo  de  lista  de  algún  día/tal  vez  
 
   
  o Mejorar  el  inglés  
  o Aprender  a  cocinar  
  o Hacer  un  viaje  alrededor  del  mundo  
  o Ponerme  al  día  en  fotografía  digital  
  o Tirarme  en  paracaídas  
  o Ordenar  el  trastero  
  o Enmarcar  los  papiros  de  Egipto  
  o Leer  50  sombras  de  Grey  
  o Escuchar  nuevos  grupos  de  música  
 
 
 
También   se   podría   recurrir   a   archivos   de   seguimiento   para   almacenar   los   datos   de  
“Algún  día”.  
 
Material  de  consulta  
 
Aquí   se   amacena   la   información   que   tiene   un   valor   intrínseco.   En   este   caso   no   son  
acciones.  Según  el  material  que  sea  se  puede  almacenar  en  papel  o  en  formato  digital,  de  
manera   que   se   puede   organizar   en   cajones   archivadores,   carpetas   (tanto   físicas   como  
electrónicas),  armarios,  etc.    
 
Este  tipo  de  archivos  de  consulta  suele  tener  dos  formas:  
• Almacenamiento  por  tema  y  área  específica  
• Archivos  de  consulta  general.  
 
En  el  archivo  de  consulta  general  se  pueden  tener  aquellos  asuntos  que  no  pertenezcan  
a  una  categoría  definida,  de  manera  que  las  cosas  que  no  identifiquemos  rápidamente  irán  
a  parar  ahí,  facilitándonos  la  tarea  de  archivar.    
 

2.4.  Revisión/evaluación  
 
Hay   que   ser   capaces   de   revisar   toda   nuestra   vida   y   trabajo   a   intervalos   de   tiempo   y  
niveles  apropiados.  
 

Curso  de  Organización  y  Gestión  Eficaz  del  Tiempo   15        

    
 
Es   fundamental   una   revisión   semanal.   Esto   aumentará   la   eficacia   de   las   acciones   que  
elijamos  realizar  sobre  todas  las  que  tengamos  pendientes.  
 
Es   conveniente   revisar   todas   las   listas   pero   fundamentalmente   la   agenda   y   la   lista   de  
acciones   siguientes.   Las   listas   de   proyectos,   a   la   espera   y   algún   día   podemos   revisarlas  
cuando   consideremos,   pero   lo   ideal   también   es   semanalmente   porque   entonces   es   el  
momento  de:  
• Reunir  y  procesar  todas  las  cosas  
• Revisar  nuestro  sistema  
• Poner  al  día  nuestras  listas  
• Estar  limpio,  despejado,  al  día  y  completo.  
 
Normalmente  no  se  posee  un  sistema  de  flujo  de  trabajo  completo,  y  es  por  ello  por  lo  
que  no  se  obtiene  un  beneficio  real  al  revisar  las  cosas.    
 
La  revisión  consiste  en  cerrar,  aclarar  y  renegociar  todos  los  compromisos  que  se  han  
adquirido  con  uno  mismo  y  con  los  demás.  
 
 
2.5.  Hacer  
 
La  decisión  de  actuar  siempre  es  intuitiva,  pero  con  una  adecuada  planificación  previa  
nos  sentiremos  más  seguros  de  nuestras  elecciones,  de  estar  haciendo  lo  más  adecuado  en  
ese  momento,  aumentando  así  nuestra  eficacia.  
 
Existen  tres  modelos  para  tomar  decisiones  sobre  qué  hacer:  
 
1. El  modelo  de  cuatro  criterios,  para  escoger  acciones.  
2. El  modelo  triple,  para  evaluar  el  trabajo  diario.  
3. El  modelo  de  seis  niveles,  para  revisar  nuestro  propio  trabajo.  
 
El  modelo  de  cuatro  criterios  para  escoger  acciones  
 
Los  cuatro  criterios  aplicables  en  el  siguiente  orden  son:  
 
1. Situación.  Aunque  hay  acciones  que  se  pueden  llevar  a  cabo  en  cualquier  sitio  físico  
la   mayoría   de   ellas   requieren   una   localización   específica   (casa,   despacho,  
laboratorio,   supermercado)   o   tener   a   mano   algún   elemento   específico   (ordenador,    
teléfono,   fax).   Así   que   nuestra   situación   será   el   primer   factor   limitante   que  
determine  lo  que  haremos  en  un  determinado  momento.  
 
2. Tiempo   disponible.   Si   tenemos   que   realizar   una   tarea   que   sabemos   que   nos   va   a  
costar   una   hora   pero   tenemos   una   reunión   dentro   quince   minutos   no   podremos  
realizar   esa   tarea,   tendremos   que   realizar   otra   tarea   que   se   ajuste   al   tiempo   que  
tenemos  disponible  en  ese  momento.  
 
3. Energías   disponibles.   Algunas   acciones   requieren   más   energía   mental,   ser  
creativos,  innovadores.  Otras  exigirán  más  esfuerzo  físico.  Y  las  hay  que  requerirán  
mucho  o  poco  de  ambas  cosas.  Según  nuestro  estado  en  ese  momento  escogeremos  
una   u   otra.   Normalmente   es   aconsejable   realizar   a   primera   hora   las   tareas   más  
duras.  
 
4. Prioridad.  Una  vez  evaluada  la  situación  física,  el  tiempo  y  la  energía  que  tenemos  
disponible   procederemos   a   escoger   la   tarea   que   vamos   a   realizar.   De   entre   las  

Curso  de  Organización  y  Gestión  Eficaz  del  Tiempo   16        

    
 
posibles   ¿cómo   sabré   si   he   escogido   la   opción   más   provechosa?   Tendremos   que  
confiar  en  nuestro  buen  criterio.  También  podremos  tener  en  cuenta  los  siguientes  
dos  modelos.  
 
El  modelo  triple  para  evaluar  el  trabajo  diario  
 
Cuando  estamos  “trabajando”  (en  su  sentido  más  amplio)  podemos  realizar  tres  tipos  
de  actividades:  
 
1. Hacer  un  trabajo  predefinido.  Cuando  se  realiza  este  tipo  de  trabajo  lo  que  se  sigue  
es   la   lista   de   acciones   siguientes,   es   decir,   completar   tareas   que   previamente  
habíamos  determinado  que  tenían  que  hacerse.  
 
2. Hacer  el  trabajo  a  medida  que  surge.   Se   trata   de   escoger   hacer   las   cosas   que   surgen  
inesperadamente  en  un  momento  dado.  La  visita  de  un  comercial  o  la  conversación  
con   un   compañero   de   trabajo   sobre   un   tema   se   pueden   considerar   en   esta  
categoría,  de  forma  que  estamos  dando  prioridad  a  estas  acciones  frente  a  las  que  
estuviéramos  realizando  hasta  la  interrupción  o  a  las  que  tuviéramos  pendientes.  
Hay  que  tener  en  cuenta  que,  a  nivel  de  concentración,  se  pierden  quince  minutos  
cambiando   de   un   asunto   a   otro,   de   modo   que   aunque   cierto   tipo   de   interrupciones  
son  inevitables,  siempre  tenemos  la  opción  de  intentar  renegociar  con  la  persona  
que   nos   ha   interrumpido   tratar   el   tema   en   otro   momento   y   continuar   con   las  
tareas  que  estábamos  realizando  antes  de  la  interrupción.  
 
3. Definir  el  trabajo.    Consiste  en  hacer  el  trabajo  a  medida  que  se  presenta.  Para  ello  
hay   que   ordenar   toda   la   información   recopilada   y   desglosarla   en   pasos   sujetos   a  
acción.  Al  procesar  esta  información,  decidiremos  si  hay  que  hacer  algo  al  respecto,  
tiraremos   lo   no   necesario,   llevaremos   a   cabo   las   tareas   de   menos   de   dos   minutos  e  
incluiremos  el  resto  de  ellas  en  las  listas  adecuadas.  
 
El  modelo  de  seis  niveles  para  revisar  nuestro  propio  trabajo  
 
Deberíamos  escoger  la  tarea  a  realizar  según  su  prioridad.  Para  conocer  las  prioridades  
hemos   de   saber   en   qué   consiste   exactamente   nuestro   trabajo,   lo   cual   a   veces   no   es   fácil   en  
nuestra  actividad  laboral  real.  
 
Para   definir   las   prioridades   existen   seis   perspectivas   distintas   a   tener   en   cuenta   que   se  
muestran  en  la  siguiente  pirámide:  
 

Curso  de  Organización  y  Gestión  Eficaz  del  Tiempo   17        

    
 

15.000  metros  
o  mas:    
VIDA  

12.000  metros  
Perspectiva  de  tres  a  cinco  
años  

9.000  metros  
Objetivos  anuales  o  bianuales  

6.000  metros  
Áreas  de  responsabilidad  

3.000  metros  
Proyectos  actuales  

Pista  de  aterrizaje  

Acciones  actuales  

 
 
 
Al   contrario   de   los   métodos   tradicionales   de   gestión   del   tiempo,   la   metodología   GTD    
recomienda  analizar  estos  niveles  de  abajo  a  arriba,  empezando  por  debajo  de  la  pirámide.  
 
1. Pista   de   aterrizaje:   acciones   actuales.   Se   trata   de   todas   las   acciones   que   han   de  
llevarse   a   cabo,   es   decir,   llamadas   telefónicas   a   realizar,   correos   electrónicos   a  
contestar,   recados   que   hay   que   hacer,   asuntos   que   queremos   tratar   con   nuestra  
pareja  o  jefe  o  amigos,  etc.  Las  estadísticas  dicen  que  si  se  detuviera  el  mundo  de  
manera  que  estuviéramos  totalmente  libres  para  realizar  estas  tareas,  nos  llevaría  
entre  trecientas  y  quinientas  horas  terminarlas.  
 
2. 3.000  metros:  proyectos  actuales.  La  mayoría  de  proyectos  que  tenemos  en  nuestra  
bandeja   de   entrada   consisten   en   realizar   las   acciones   que   ya   tenemos   frente   a  
nosotros.   Se   trata   de   los   resultados   a   corto   plazo   que   queremos   alcanzar,   tales  
como   organizar   las   vacaciones   del   próximo   mes,   buscar   una   nueva   peluquería,  
organizar  una  reunión  para  avanzar  en  el  proyecto  de  tesis,  etc.  
 
3. 6.000   metros:   áreas   de   responsabilidad.   Aceptamos   los   proyectos   que   se   nos  
presentan   porque   tenemos   responsabilidades,   tanto   laborales   como   personales.  
Tenemos   que   pensar   en   las   distintas   áreas   de   responsabilidad   para   ver   los  
resultados   que   queremos   alcanzar.   Por   ejemplo,   dentro   del   área   personal  
podríamos   pensar   en   salud,   familia,   economía   y/o   entorno   familiar,   y   establecer  
los  resultados  que  queremos  para  esas  áreas.  El  área  laboral  dependerá  del  tipo  de  
trabajo   que   tengamos,   podría   ser   servicio   al   cliente,   gestión   de   proyectos,  
investigación  de  mercados,  etc.  
 
4. 9.000  metros:  objetivos  anuales  o  bianuales.   Los   resultados   que   queremos   obtener  
en  un  periodo  más  amplio  de  tiempo  añaden  una  perspectiva  distinta  a  la  hora  de  

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definir   el   trabajo.   Puede   implicar   un   cambio   en   las   áreas   de   responsabilidad,   o  
añadir  áreas  nuevas.  
 
5. 12.000   metros:   perspectiva   de   tres   a   cinco   años.   Plantearnos   objetivos   a   tan   largo  
plazo  implica  pensar  en  categorías  superiores  de  organización.  Por  ejemplo,  en  el  
tema   laboral   ¿cuál   es   nuestra   marca   de   empresa?¿qué   objetivos   queremos   cumplir  
medioambientalmente   o   tecnológicamente?   ¿Hacia   dónde   nos   dirigimos?   La  
constante  evolución  de  ciertas  áreas  puede  plantearnos  cambios  de  rumbo,  al  igual  
que   el   cambio   de   nuestras   circunstancias   personales   (nacimiento   de   hijos,  
situación  económica)  puede  hacernos  cambiar  nuestras  prioridades.  El  pensar  en  
este  nivel  puede  hacer  cambiar  completamente  los  niveles  inferiores.  
 
6. 15.000   metros   o  más:  vida.     Consiste   en   la   visión   general.   ¿Por   qué   existimos?   Se  
trata   de   definir   nuestro   propósito   en   la   vida.   Todos   los   objetivos,   proyectos   y  
acciones  derivan  de  este  nivel.  No  debemos  olvidarlo.  
 
Dominar   el   flujo   de   trabajo   a   todos   estos   niveles   nos   proporcionará   una   manera   de  
hacer  las  cosas  que  nos  haga  sentirnos  mejor.  
 
Hay   que   tener   en   cuenta   que   las   cosas   se   consiguen   HOY,   es   decir,   nosotros   decidimos  
que   hacer   en   cada   momento.   Y   lo   que   consigamos   mañana   será   el   resultado   de   lo   que  
hemos  hecho  hoy.  Cada  minuto  cuenta  y  no  podemos  esperar  conseguir  algo  en  el  futuro  si  
no  hemos  hecho  nada  en  el  presente.  Por  ejemplo,  nunca  aprenderemos  alemán  si  no  nos  
apuntamos  a  una  academia  ni  estudiamos  para  ello.  
 
 
   

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3.  Las  cinco  fases  de  la  planificación  de  proyectos  

 
Para   poner   en   marcha   un   proyecto   relajadamente   hemos   de   controlarlo,   y   para   ello  
hay  que:  
• Tener  los  resultados  claramente  definidos.  
• Haber  definido  las  acciones  físicas  siguientes  a  realizar  para  avanzarlo.  
• Tener   los   recordatorios   de   todas   las   acciones   en   un   sistema   de   confianza   y   que  
revisemos  regularmente.  
 
Esto  es  lo  que  se  denomina  enfoque   horizontal,  que  será  suficiente  en  la  mayoría  de  
las  situaciones.  Pero  si  necesitamos  un  mayor  grado  de  control  tendremos  que  recurrir  al  
enfoque   vertical.   Dicho   enfoque   consiste   en   una   reflexión   de   todos   los   aspectos  
relacionados   con   el   proyecto,   de   forma   que   nos   proporciona   una   visión   adecuada   para  
identificar   soluciones,   definir   las   tareas   adecuadas,   tomar   decisiones,   tener   en   cuenta  
imprevistos  y  resolver  cuestiones  críticas.  
 
La  metodología  GTD  se  basa  en  el  modelo  de  planificación  natural  para  la  realización  
de  un  proyecto.  Dicho  modelo  natural  está  sustentado  en  un  enfoque  vertical.  El  modelo  
de   seis   niveles   para   revisar   nuestro   trabajo   visto   anteriormente   también   está   basado   en  
un  enfoque  vertical.  
 
Y   como   modelo   de   planificación   natural   entendemos   el   mismo   que   sigue   nuestro  
cerebro  inconscientemente  y  que  consta  de  las  siguientes  fases:  
 
1. Definir  los  propósitos  y  principios.  
2. Visualizar  los  resultados.  
3. Generar  una  lluvia  de  ideas.  
4. Organizar.  
5. Identificar  las  acciones  siguientes.  
 
A  continuación  vamos  a  ver  con  más  detalle  cada  una  de  las  cinco  fases.  
 
 
3.1.  Propósito  y  Principios  
 
Definir  el  propósito  es  algo  tan  sencillo  como  preguntar  ¿Por  qué?  Y  preguntar  porqué  
no  sólo  a  los  demás  sino  a  nosotros  mismos,    puede  aportarnos  los  siguientes  beneficios:  
 
• Definir   el   éxito.   Si   tenemos   claro   el   propósito   de   lo   que   hacemos   tendremos   la  
opción   de   ganar,   es   decir,   de   obtener   lo   que   perseguimos,   de   lograr   el   éxito   ya   que  
sabemos  porqué  hacemos  lo  que  hacemos.  
 
• Generarnos   criterios   para   la   toma   de   decisiones.     Si   tenemos   claro   porqué   y   para  
qué   hacemos   lo   que   hacemos   podremos   escoger   más   fácilmente   entre   distintas  
opciones.   Por   ejemplo:   ¿publicitamos   el   proyecto   por   TV,   periódico   u   on-­‐line?   La  
respuesta   dependerá   del   propósito   del   proyecto,   si   se   encuentra   destinado   a   un  
público  u  otro,  etc.    
 
• Distribuir  los  recursos.  Si  sabemos  el  propósito  podemos  plantearnos  si  la  inversión  
en  realizar  algo  justifica  lo  que  queremos  conseguir.  
 
• Motivarnos.  Si  no  tenemos  una  buena  razón  para  hacer  algo  no  lo  haremos.  Tener  
un  propósito  nos  anima  a  progresar.  

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• Clarificar  nuestro  enfoque  y  aumentar  nuestras  opciones.     Cuando   se   sabe   porqué   se  
hace   algo   obtenemos   una   visión   más   clara   del   asunto   que   permite   además   un  
enfoque   más   creativo   porque   potencia   pensamientos   sobre   como   conseguir   el  
resultado  más  apetecido.  
 
Pero  también  hay  que  tener  en  consideración  a  nuestros  principios,  ya  que  si  éstos  no  
se  corresponden  con  los  propósitos  del  proyecto  se  generará  un  conflicto  que  no  nos  deje  
avanzar   adecuadamente.   No   se   suele   pensar   en   nuestros   valores   y   estándares   cuando  
realizamos   un   proyecto,   pero   si   éstos   no   se   corresponden   con   los   proyectos   que  
realizamos,  el  resultado  será  estrés  y  falta  de  productividad.  
 
Mientras   que   los   propósitos   nos   proporcionan   la   fuerza   y   dirección,   los   principios    
definen  nuestra  manera  de  actuar  y  los  criterios  para  la  realización  óptima  del  proyecto  o  
tarea.  
 
 
3.2.  Visión/Resultado  
 
Para  ser  más   productivos  hemos  de  imaginarlos  el  resultado  real  de  lo  que  vamos  a  
realizar.  En  este  caso  se  trata  del  ¿qué?  en  lugar  del  ¿por  qué?.  
Imaginarnos   visualmente   el   resultado   final   desde   un   enfoque   positivo   es   una   técnica   clave  
para  lograr  el  éxito.        
Al   realizar   esta   visualización   nos   estamos   concentrando   en   algo   de   forma   que   esa  
concentración   y   enfoque   originan   instantáneamente   ideas   y   pensamientos   a   los   que   no  
habríamos  podido  llegar  de  otra  forma,  o  que  incluso  nunca  habríamos  llegado  a  tener.  
Hay  que  tener  en  cuenta  que  es  más  complicado  imaginarnos  en  una  situación  en  la  cual  
no  nos  hemos  visto  antes  o  que  nunca  ha  sucedido  en  la  realidad,  pero  con  el  poder  de  la  
concentración  podemos  lograrlo.  
 
 
3.3.  Lluvia  de  ideas  
 
Ahora   que   sabemos   qué   y   por   qué   es   cuando   tenemos   que   plantearnos   el   cómo.  
Realmente,  una  vez  visualizado  el  resultado  nos  asaltarán  múltiples  ideas  de  cómo  llegar  a  
él.   Normalmente   este   proceso   ocurre   de   forma   individual,   es   decir,   para   nosotros   mismos,  
y   es   conveniente   anotar   todas   las   ideas,   da   igual   que   sean   buenas,   malas   y/o   disparatadas.  
Lo   importante   es   obtener   una   gran   cantidad   de   ideas.   Ya   nos   pararemos   a   evaluarlas  
después.    
 
Con   este   método   logramos   eficiencia,   ya   que   si   anotamos   cualquier   idea   de   las   que  
tengamos,  nuestra  mente  podrá  seguir  buscando  tranquilamente  nuevas  ideas,  ya  que  no  
tiene  que  esforzarse  en  volver  a  pensar  en  ideas  anteriores  para  retenerlas  y  no  olvidarlas.  
Necesitaremos   “artefactos   cognitivos”   (bolígrafo   y   papel   o   un   ordenador)   para   poder  
retener   nuestras   ideas   y   poder   estar   concentrados   en   un   tema   durante   más   de   dos  
minutos.  
 
 
3.4.  Organizar  
 
Una  vez  extraídas  las  ideas  de  la  cabeza  automáticamente  se  observan  las  relaciones  y  
estructuras   entre   ellas   pudiendo   organizarlas   en   torno   a   las   mismas.   En   esta   etapa   se  

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puede  recurrir  a  las  estrategias  de  estructuración  habituales,  desde  un  esquema  hasta  un  
programa  informático  de  planificación  de  proyectos.  
 
Cada   proyecto   requerirá   un   grado   de   estructura   y   detalles   distintos.   Nunca   hay   dos  
proyectos  iguales,  pero  pasos  clave  a  realizar  son:  
• Identificar  las  partes  significativas  del  proyecto.  
• Organizar  dichas  partes  por  uno  o  más  de  los  siguientes  elementos:    
o Componentes.  
o Secuencias.  
o Prioridades.  
• Detallar  el  proyecto  tanto  como  sea  necesario.  
• No  olvidar  nunca  el  pensamiento  creativo.  
 
 
3.5.  Siguientes  acciones  
 
Las   acciones   siguientes   son   el   ultimo   eslabón   de   la   planificación   del   proyecto.  
Reflexionar  sobre  la  siguiente  acción  a  realizar  junto  con  la  práctica  de  la  clarificación  de  
los  resultados  deseados  supone  la  base  principal  de  la  gestión  del  conocimiento.  
 
Para  pensar  en  las  siguientes  acciones  lo  ideal  sería  ponernos  en  el  contexto  de  que  si  
en  este  preciso  instante  se  parara  el  mundo  y   sólo  tuviera  que  hacer  ese  proyecto  ¿cuál  es  
la  siguiente  acción  que  realizaría?   Podríamos   pensar   sólo   en   las   acciones   de   cada   una   de  
las  partes  del  proyecto  o  en  la  acción  siguiente  del  proceso  de  planificación.    
 
Y   para   que   proyecto   avance   hay   que   preguntarse   siempre   ¿Hay  algo  que  pueda  hacer  en  
este   momento   sobre   este   proyecto?   Si   no   hubiera   posibilidad   de   realizar   las   siguientes  
acciones  se  podría  aprovechar  para  planificar  más  acciones  a  realizar  o  replantearnos  las  
mismas.  
 
Adquirir   el   habito   de   definir   la   siguiente   acción   es   fundamental   para   mantener   el  
control  y  la  tranquilidad.    
En  el  caso  de  que  la  acción  siguiente  no  dependiera  de  nosotros  se  pondrá  de  manifiesto  la  
claridad   organizativa   existente   en   nuestro   trabajo.   Es   importante   que   las   áreas   de  
responsabilidad   de   cada   persona   estén   definidas.   De   esta   forma   se   asignará   la  
responsabilidad   de   partes   del   proyecto   a   las   personas   adecuadas,   y   serán   ellas   las   que  
dictaminen  las  acciones  siguientes  a  seguir.  
 
Y   ¿cómo  sabremos  que  la  planificación  de  un  proyecto  ha  llegado  a  su  fin?  La   respuesta   es  
sencilla,   cuando   nos   olvidemos   de   él.   Normalmente   nos   vienen   cosas   a   la   cabeza   o   no  
dejamos   de   pensar   en   ellas   porque   no   hemos   definido   los   resultados   que   queremos  
obtener,  ni  las  acciones  a  realizar,  ni  hemos  puesto  los  recordatorios  adecuados.  Si  hemos  
hecho  todo  esto  correctamente,  el  resultado  será  olvidarnos  de  el  proyecto,  pero  no  en  el  
sentido   de   no   realizarlo,   sino   en   el   sentido   de   que   no   nos   viene   a   la   cabeza   porque   está  
perfectamente  definido  y  sabemos  lo  que  tenemos  que  hacer  para  que  llegue  a  término,  así  
que  no  tenemos  porqué  pensar  en  el  y  volvernos  locos  dándole  vueltas  a  la  cabeza.    
 
 
   

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4.  Conclusiones  
 
Aunque   el   método   GTD   en   esencia   es   simple   ya   que   sigue   el   modelo   de   pensamiento  
natural  y  realmente  muchas  de  las  pautas  que  da  son  obvias,  también  incluye  numerosos  
conceptos  y  hábitos  a  incorporar,  lo  que  dificulta  la  ejecución  completa  del  método,  ya  que  
aunque  los  hábitos  se  pueden  modificar,  requiere  voluntad  y  cierto  tiempo  el  hacerlo.    
Sin  embargo,  hay  partes  del  método  que  se  pueden  aplicar  independientemente  y  con  
las  cuáles    ya  veremos  aumentada  nuestra  productividad.  Puede  que  el  haber  aprendido  a  
usar   la   agenda   sólo   para   cuestiones   inamovibles   o   el   haber   hecho   una   lista   de   llamadas  
telefónicas  a  realizar,  de  tareas  delegadas  o  de  cosas  que  algún  día  querría  hacer  ya  haya  
mejorado   considerablemente   la   eficacia   no   sólo   de   nuestro   trabajo   sino   también   de  
nuestra  vida.    
El  método  GTD  ha  cambiado  el  enfoque  de  la  forma  de  aprovechar  el  tiempo  razonando  
que   todas   las   acciones   que   realicemos   han   de   tener   un   fin   y   que   nosotros   hemos   de   ser  
conscientes   de   ese   fin   ya   que   es   el   que   nosotros   mismos   hemos   determinado   para   esas  
acciones.    
Nosotros   tenemos   el   control   de   lo   que   hacemos   en   nuestro   tiempo,   son   nuestras  
decisiones.   Y   para   valorar   si   hacemos   lo   más   adecuado   en   cada   momento   tenemos   que  
saber   también     lo   que   no   estamos   haciendo.   Para   ello   habrá   que   dedicar   cierto   tiempo   a  
pensar  y  a  plasmar  por  escrito  dichos  pensamientos.    
Hay   que   listar   nuestras   tareas   y   organizarlas   en   un   sistema   que   nos   las   recuerde  
cuando   corresponda   y   que   podamos   consultar   en   todo   momento   para   no   tener   que  
recurrir  a  la  mente  constantemente  y  dejarla  así  libre  para  poder  concentrarse  en  lo  que  
estemos  realizando  en  ese  instante.  
Un  aspecto  innovador  de  este  método  es  que,  aunque  indique  algo  que  todos  ya  hemos  
oído   alguna   vez   cómo   que   las   cosas   se   consiguen   pasito   a   pasito   y   pensando   un   poco,   GTD  
da   la   clave   para   hacerlo:   determinar   la   siguiente   acción.   Algo   que   aunque   pueda   parecer  
obvio,   resulta   revelador.   No   importa   lo   grande   que   sea   el   proyecto,   tarea   o   trabajo   a  
realizar,  no  importa  que  en  ese  momento  no  sepamos  ni  por  dónde  empezar,  no  importa  
que   no   sepamos   cómo   va   a   acabar.   Lo   que   tendremos   que   hacer   es   anotarlo   en   nuestra  
lista,  pensar  en  su  propósito  y  en  cómo  queremos  que  acabe  (visualizar  el  éxito)  y  anotar  
la   siguiente   acción   que   requiere.   Esa   primera   acción   puede   ser   tan   sencilla   como   una  
llamada   telefónica   (de   S.O.S.)   o   una   búsqueda   en   Google  (de   un   experto   en   el   tema)   o   en  
Infojobs  (para  buscar  otro  trabajo).  
El   sistema   de   flujo   de   trabajo   propuesto   en   GTD   ha   de   estar   en   continua   revisión   por  
nuestra   parte,   de   forma   que   también   lo   podremos   adaptar   según   nuestras   necesidades,  
algo  muy  útil  en  la  sociedad  del  cambio  en  la  que  vivimos.  
Por   todos   estos   aspectos   mencionados   y   muchos   más,   GTD   se   ha   convertido   en  
referente   universal   en   la   organización   y   gestión   eficaz   del   tiempo,   aumentando   nuestra  
productividad   y   liberándonos   del   estrés.   Como   muestra   de   ello,   veremos   en   el   siguiente  
tema  los  casos  de  éxito.  

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