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    7 Referencia Cruzada

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    Este documento presenta un formato para registrar la información de una unidad documental separada de su expediente original, incluyendo detalles como el fondo productor, oficina productora, serie y subserie documental, tipología del documento, fechas, razón de separación, formato físico o electrónico, y ubicación física. El formato también indica que la información del documento separado debe registrarse en el inventario y que este debe entregarse junto con la carpeta cuando sea transferido.

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    7 Referencia cruzada

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    Proceso:

    Formato:
    FONDO:
    OFICINA PRODUCTORA:
    SERIE:
    SUBSERIE:
    UNIDAD DOCUMENTAL:
    NOMBRE DE LA TIPOLOGÍA DOCUMENTAL:
    FECHAS:
    RAZÓN SEPARACIÓN:
    TIPO
    PLANO USB

    INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
    N° DE ARCHIVOS
    RUTA DE ALMACENAMIENTO

    UBICACIÓN TOPOGRAFICA

    Debe registrar la existencia del documento anexo en el campo Notas del Inventario Docume
    En el momento de la transferencia deberá entregar la carpeta conjuntamente con el docume

    Instructivo

    Este es un formato que indica el vínculo de la unidad documental con otros documentos. Este se
    donde debería estar el documento que se separó
    Fondo: Debe colocarse el nombre completo de la entidad que produ
    Oficina productora: Debe colocarse el nombre de la oficina que produce y conse
    Serie: Nombre de la serie documental, ejemplo: Historias, contrato
    Subserie: Nombre de la subserie: ejemplo: Historia Laboral, Contrato d
    Unidad documental: Escriba el nombre de la unidad documental completa, ejemp
    Nombre de la tipología
    Nombre del documento, ejemplo: Hoja de vida
    documental:
    Fechas: Escriba la fecha del primer documento y la fecha del último
    Razón de separación: Escriba la razón por la cual está separado este documento
    Tipo: Marque el tipo de documento, es decir el soporte en el cual
    Número de archivos y la ruta del documento electrónico, e
    Información electrónica
    de apoyo
    Coloca el lugar donde se encuentran los documentos, en cu
    Ubicación topográfica
    carpeta está ubicada la unidad documental.
    Código:

    Referencia cruzada Versión:

    CÓDIGO
    CÓDIGO
    CÓDIGO

    TIPO
    CD OTROS

    NFORMACIÓN ELECTRÓNICA

    UBICACIÓN TOPOGRAFICA

    en el campo Notas del Inventario Documental


    r la carpeta conjuntamente con el documento anexo

    Instructivo

    documental con otros documentos. Este se ubica dentro del expediente el lugar en

    e el nombre completo de la entidad que productora del documento.


    e el nombre de la oficina que produce y conserva la documentación.
    erie documental, ejemplo: Historias, contratos
    ubserie: ejemplo: Historia Laboral, Contrato de prestación de servicio
    bre de la unidad documental completa, ejemplo: Historia Laboral de Mario Alzate

    cumento, ejemplo: Hoja de vida

    a del primer documento y la fecha del último documento


    n por la cual está separado este documento
    de documento, es decir el soporte en el cual
    hivos y la ruta del documento electrónico, ejemplo: Mis documentos: Guías: Guías
    donde se encuentran los documentos, en cuál depósito, estantería, bandeja, caja y
    icada la unidad documental.

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