For GD 016 v0 Planilla Entrega Documentos

SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL
DIRECCIÓN CORPORATIVA
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO- SIGA
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL- FUID
INSTRUCTIVO
1. FONDO: Se registra el nombre de la entidad productora(Secretaria Distrital de Integración Social).
2. SECCCION: Se debe Consignar el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la subsección.
3. SUBSECCION: Corresponde al nombre de la unidad administrativa productora de la documentación, en ejercicio de sus funciones.
4. OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario. Como por Ejemplo:

* Transferencia Documental al archivo central.
* Transferencias Secundarias (SDIS- Archivo Distrital de Bogotá).
* Entrega de Documentos por retiro o traslado de funcionario o contratista.
5. HOJA N°: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario.
6. REGISTRO DE ENTRADA: Corresponde a la fecha de Entrada de la Transferencia (DD/MM/AAAA). En el campo de N.T. Se debe registrar el Número de
Transferencia.
7. N° DE ORDEN: Colocar el número consecutivo correspondiente a cada uno de los registro en el Inventario, que generalmente corresponde a una unidad de
conservación.
8. CODIGO: Se debe digitar la codificación establecida por la entidad que identifica las oficinas productoras, cada una de las series y subseries (VER Tabla de Retención
Documental- TRD).
9. NOMBRE DE LAS SERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
10. NOMBRE DE LAS SUBSERIES: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
11. NOMBRE DEL EXPEDIENTE: Se debe digitar el nombre asignado al expediente que corresponde a una serie o subserie documental. Por ejemplo para la subserie
Historia Social de Habitantes de Calle el nombre del expediente es el nombre del beneficiario del servicio.
12. NÚMERO DEL EXPEDIENTE: Se debe digitar el Número de Identificación correspondiente al expediente. Por ejemplo para una Historia Social de Habitantes de Calle
el número del expediente es el número de Identificación del beneficiario del servicio.
13. FECHAS EXTREMAS: Registre la fecha inicial y final de cada unidad de Conservación. Para lo cual se registrará teniendo en cuenta el día, el mes y el año
(DD/MM/AAAA). (Registrar números separados con guion o con barra inclinada /).
14. UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignará el número consecutivo dado a la caja, carpeta, tomo u otro. Nota: El número de Carpeta es un consecutivo por Caja.
15. NÚMERO CORRELATIVO: Corresponde al número consecutivo de un expediente que se encuentra divido en varias unidades de conservación. Ejemplo: (1 de 2),
(2 de 2).
16. NÚMERO DE FOLIOS: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
17. SOPORTE: Se debe registrar el Medio en el cual se encuentra consignada la Información. Ejemplo: Papel, Medios Ópticos (CD- ROOM- DVD), Medios Magnéticos
(Disquete- Discos Duros).
18. FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno, según lo que manifieste el
productor.
19. NOTAS: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Ejemplo: En el folio 34 se encuentra un CD que
contiene exámenes médicos.
20. ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido del funcionario responsable de la elaboración y entrega del inventario, así como el cargo, la firma y la fecha de
legalización del mismo.
21. ENTEGADO POR: Se suscribirá el nombre, apellido, firma y cargo del jefe o asesor del área que entrega los documentos así como la fecha de legalización del mismo.
22. RECIBIDO POR: Se escribirá el nombre, apellido, firma y cargo del jefe o asesor del área que recibe los documentos así como la fecha de legalización del mismo.
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cargo, la firma y la fecha de
ha de legalización del mismo.
ha de legalización del mismo.

Código: FOR-GD-016
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 0
PLANILLA ENTREGA DE DOCUMENTOS Fecha: Memo I2020021536 - 12/08/2020
Página: 1 de 2
FECHA
DEPENDENCIA QUE REMITE EL DEPENDENCIA DEL DESTINATARIO NOMBRE DEL DOCUMENTO O NÚMERO DE NÚMERO DE NOMBRE Y FIRMA DE QUIÉN
HORA NOMBRE DEL REMITENTE NOMBRE DEL DESTINATARIO NOTAS
DOCUMENTO DEL DOCUMENTO NUMERO DE RADICADO FOLIOS ANEXOS RECIBE EL DOCUMENTO
DIA MES AÑO
Código: FOR-GD-XXX
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 0
PLANILLA DE ENTREGA DE DOCUMENTOS Fecha:
Página: 2 de 2
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
A continuación se presenta la forma de como debe ser diligenciada cada una de las casillas:
FECHA: Diligenciar la fecha de entrega de documento DD/MM/AAAA

HORA: Diligenciar la hora de entrega de documento
NOMBRE DEL REMITENTE: Registrar el nombre y apellido del funcionario y/o contratista que va a trasladar la documentación
DEPENDENCIA QUE REMITE EL DOCUMENTO: Registrar nombre de la dependencia que remite la documentación
NOMBRE DEL DESTINATARIO: Registrar el nombre y apellido del funcionario y/o contratista al cual va dirigido el documento a trasladar
DEPENDENCIA DEL DESTINATARIO DEL DOCUMENTO: Registrar nombre de la dependencia que recibe la documentación a trasladar
NOMBRE DEL DOCUMENTO O NUMERO DE RADICADO: Registrar el nombre del documento o número de radicado a trasladar
NÚMERO DE FOLIOS: Registrar el número de folios del documento a trasladar
NÚMERO DE ANEXOS: Registrar el número de anexos del documento a trasladar
NOMBRE Y FIRMA DE QUIÉN RECIBE EL DOCUMENTO: Registrar nombre completo y firma del funcionario y/o contratista que recibe la documentación
NOTAS: Espacio para registrar observaciones o notas correspondientes a la información a trasladar

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1. FONDO: Se registra el nombre de la entidad productora(Secretaria Distrital de Integración Social).

4. OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario. Como por Ejemplo:

es (VER Tabla de Retención

ie, identificadas de forma

or ejemplo para la subserie

Social de Habitantes de Calle

s un consecutivo por Caja.

DVD), Medios Magnéticos

cargo, la firma y la fecha de

ha de legalización del mismo.

ha de legalización del mismo.

PLANILLA ENTREGA DE DOCUMENTOS Fecha: Memo I2020021536 - 12/08/2020

FECHA: Diligenciar la fecha de entrega de documento DD/MM/AAAA

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