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Actividad De Aprendizaje 4

Cuellar Sáenz Wilmar

Gonzalez Vanegas Tania Marilyn

Facultad de Ciencias Empresariales, Unipanamericana

Técnico en procesos administrativos I semestre

Documentación y Manejo de Información

Dra. Sandra Janneth Medina Barragán

23 de septiembre de 2020
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Tabla de contenido

Actividad De Aprendizaje 4................................................................................................1

Objetivos..........................................................................................................................3

Objetivo general...........................................................................................................3

Objetivos específicos...................................................................................................3

Introducción.........................................................................................................................4

Caso Quala...........................................................................................................................5

Esquema para la implementación del Sistema de Gestión Documental:.............................8

Disposición final de los documentos...................................................................................9

Conclusiones......................................................................................................................11

Bibliografía........................................................................................................................12
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Objetivos

Objetivo general

Conocer el concepto y el proceso del sistema de gestión documental por medio de un

estudio de caso aplicado a la empresa Quala.

Objetivos específicos

Conocer los objetivos de la gestión documental a la luz de diferentes autores, para

implementar su teoría en los procesos documentales de la empresa Quala.

Describir las etapas de la implementación de un sistema de gestión documental.

Argumentar el proceso de disposición final y conservación de los documentos en las

organizaciones.

Identificar las deficiencias del proceso de gestión Documental de la empresa Quala

con el fin de implementar un mecanismo de mejora.

Implementar un nuevo sistema de gestión de documentos en la empresa Quala con el

fin de que los procedimientos sean conocidos y realizados por los colaboradores para mejorar la

calidad y la seguridad e el trabajo.

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Introducción

El presente trabajo fue realizado con el fin de aprender en qué consiste el sistema de

gestión documental y la importancia que tiene en las organizaciones. El SGD es un sistema que

permite administrar, controlar y conservar de manera inteligente los documentos producidos y

recibidos en una organización mediante diferentes etapas y procesos documentales, con el

propósito de optimizar la organización dando fácil acceso a la información, determinar el uso y

consulta de los documentos y reducir tiempos y esfuerzos en los tramites documentales. Una de

las muchas ventajas de la implementación del sistema es la correcta disposición final de los

documentos la cual es determinada según el valor y la importancia cultural, histórica, política,

administrativa o legal que aun conserve el documento cuando llegue al final de su ciclo de vida,

este valor es registrado en las tablas de retención y valoración documental permitiendo asignarle

una disposición final al documento en gestión.

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Caso Quala

El objetivo principal de Quala al hacer un programa de gestión documental es realizar

una reestructuración en cuanto al manejo de los documentos pertenecientes a los Procesos

Operativos de Manufactura (POM) y que el resultado permita una expansión del conocimiento

adquirido a nivel de Quala Inc. (Colombia y filiales). De acuerdo esto podemos establecer

objetivos a la luz de diferentes autores los cuales se referencian en el siguiente cuadro.

fuente 1 fuente 2 fuente 3

De acuerdo a Beatriz
Mercado,(2016).Estableciemito de Ala luz de la UNIVERSIDAD
politicas,practicas,procedimientos y según Fernando Machado,(2020). Es la puesta en OBERTA DE CATALUNYA ,(2020)
Objetivo principal de la responsabilidades que desde lo estrategico ejecucion de principios y conocimientos de la es coordinar y controlar
gestión documental a lo operativo permiten que una archivistica integrada que busca el equilibrio entre el actividades específicas que
organización coordine y controle todas apoyo a la gestión admimmistrativa, la informacion,y la afecten la creacion,
aquellas funciones y actividades especificas investigacion recepcion,acceso y
que afectan la creacion de recepcion, preservación de documentos
ubicacion, acceso y preservacion de
documentacion,
Fuente elaboración propia.

La principal problemática del sistema de gestión documental de la empresa Quala, es

la gran cantidad de documentos que maneja, lo que complejiza el manejo del flujo de la

documentación en la compañía y por ende dificulta la consulta de diferentes documentos

importantes en red y terreno, además los procedimientos para la creación de documentos son

bastante complejos y poco amigables en el momento de hacer el levantamiento del documento,

otra problemática es que no se encuentra documentado un plan de entrenamiento ni los

procedimientos para realizar las labores con calidad y seguridad lo que puede generar que los

objetivos no se cumplan bajo los estándares de la compañía.

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Es importante estructurar un mejor sistema de gestión documental ya que gracias a

esto se tendrá un mayor control en la documentación, que contiene los procedimientos para los

procesos operativos de manufactura en la compañía y así tener una sinergia entre las diferentes

plantas de producción que esta posee, lo cual permitirá que todos los colaboradores ejerzan su

labor bajo los estándares de calidad y seguridad y así se puede tener un mejor y mayor control en

la producción.

Gracias a la implantación de un sistema de gestión documental efectivo la empresa

tendrá un gran número de beneficios dentro de los cuales se encuentra la facilidad en la consulta

de los documentos dada por la importancia y el tiempo que estos tengan en determinada fase del

archivo, los planes de capacitación y entrenamiento serán de fácil seguimiento y se podrá

establecer cuando un colaborador recibió estas capacitaciones, los documentos más utilizados

como manuales, procedimientos operativos de manufactura los cuales son de constante consulta,

tendrán una estructura de fácil manejo a los cuales los colaboradores pueden tener acceso y

pueden consultar de una manera fácil y amigable cuáles son sus funciones responsabilidades y

los procedimientos que deben seguir para la fabricación de un producto, ayuda a la creación y

actualización de documentos de una manera más rápida y eficaz.

En concordancia con lo afirmado por INENKA Business School, (2019), los

documentos resultan ser elementos importantes para cualquier tipo de empresa, su organización

ayuda a recuperar información contable critica anterior, crear indicadores financieros, de calidad,

de planta o producción, así como evaluar el nivel de éxito o fracaso de una determinada gestión.

El tener organizados los archivos y documentos de la organización permite que la

información fluya de manera más rápida entre las diferentes áreas de la empresa, viéndose esto

reflejado en la gestión documental electrónica en donde todos los colaboradores de la compañía

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tienen acceso inmediato a los documentos que se encuentran alojados en un servidor que forma

parte de la intranet de la persona jurídica. Al respaldar allí los archivos se ahorra material; lo que

conlleva al ahorro del recurso financiero y da lugar a espacios de trabajo más organizados y

agradables, cosa que repercute en la productividad de los colaboradores, lo que a su vez ayudará

a conseguir un mejor posicionamiento dentro del sector de mercado en el cual se opera.

La implementación de las TRD y las TVD ayudaran a conocer que tiempo debe

permanecer un documento en una de las fases de archivo e igualmente nos da las pautas para

conocer cuál va a ser la disposición final de los mismos después de que termine su vida útil de

acuerdo a la importancia de estos. Finalmente, la implementación del Sistema de Gestión

Documental en cualquier organización contribuye al medio ambiente ya que se disminuye

notablemente el uso y desperdicio de papel y elementos que son contaminantes para el medio

ambiente.
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Esquema para la implementación del Sistema de Gestión Documental:

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Fuente: Elaboración propia con la información basada en el documento (Machiado, 2003)

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Disposición final de los documentos

La disposición final es la última etapa del ciclo de vida de los documentos y es

determinada según el valor y la importancia cultural, histórica, política, administrativa o legal

que aún conserve el documento cuando llegue al final de su ciclo de vida, este valor es registrado

en las tablas de retención y valoración documental permitiendo asignarle una disposición final al

documento en gestión. Los documentos según su importancia pueden ser dispuestos para

conservación total que implica que el documento conserva un valor importante para la

organización por lo cual no puede ser eliminado y se conservará en el archivo histórico. Por otra

parte, la selección documental permite que el documento se identifique y se evalué para

determinar los plazos de conservación y por ende su disposición final. Cuando se desea

conservar un archivo se pueden optar por usar los métodos de conservación como la

microfilmación que según el (Archivo General de la Nación, 2020) es un proceso tecnológico

que permite tener una reproducción exacta de un documento sobre un soporte fotográfico

normalizado, para preservación a largo plazo. Otra alternativa para la conservación de

documentos es la digitalización que como lo refiere el (Archivo General de la Nación, 2020) es

un proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte análogo (papel, video,

casettes, cinta, película, microfilm) en uno o varios archivos digitales que contienen la imagen

codificada, fiel e íntegra del documento. Una opción adicional que se puede encontrar es el

escáner de documentos que para la empresa (Tecnología Fácil, s.f) es un proceso que

permite digitalizar una imagen impresa para transferirla a una computadora con el fin de

procesarla a través de diferentes programas. Por último, se encuentra la toma de fotografías en

cintas que son almacenadas en especiales cuidados de conservación.

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El Archivo General de la Nación determina el Acuerdo No. 049 del 5 de mayo del 2000

en este acuerdo se establecen las condiciones para la conservación de documentos tales como

edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen

la adecuada conservación del archivo, indica que los archivos se deben almacenar en un lugar sin

humedad, situados lejos de industrias contaminantes y con espacio suficiente para acumular el

incremento documental. Por otra parte, la estantería debe ser compacta y los materiales físicos de

la infraestructura deben estar construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y

desgaste mínimo a la abrasión es decir que no tiendan a oxidarse y que no permita la

propagación del fuego. Dependiendo de la naturaleza y el tamaño del medio de conservación que

se utilice se deben elegir los estantes adecuados que permitan el óptimo almacenamiento de la

información asegurando la conservación de los documentos sin poner en riesgo su estructura ni

su vitalidad. Cuando el documento físico se va a eliminar y se va a conservar su información de

forma electrónica se debe realizar un acta del material que se esta procesando para dejar la

constancia del motivo de su conservación y la ubicación del documento dentro del archivo para

sus consultas posteriores. Finalmente, cuando un documento ya no cumple ninguna función

dentro de la empresa se procede con su eliminación por medio de un acta en la que se explica por

qué se está eliminando el documento.

Por medio de la correcta disposición final y la conservación de los documentos las

empresas evitan la eliminación prematura de la información, eliminación de documentos vitales

e importantes y se acude a la conservación parcial y total de los documentos para conservar su

valor documental a través del tiempo evitando el deterioro físico y ampliando su capacidad de

consulta, además de reducir los espacios físicos utilizados para el almacenamiento de los

archivos.
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Conclusiones

La empresa Quala tiene implementado un sistema de gestión documental el cual no se

puede ejecutar de manera correcta por la cantidad de documentos que este sistema maneja, es

importante que de acuerdo a los objetos plateados por diferentes autores se elabore un cambio en

el sistema de gestión documental para que los colaboradores tengan una herramienta de fácil

consulta para conocer las funciones y los procedimientos del área de trabajo. La implementación

de un sistema mucho más organizado ayudara a que la organización tenga un mayor control de

los documentos de las áreas de la compañía, conocer a sus colaboradores y establecer rutas las

cuales direccionen a los mismos a entender que la capacitación es una herramienta vital en los

resultados de una organización. Es importante para las organizaciones conocer y aplicar el

proceso de implementación del sistema de gestión documental por medio del desarrollo de un

plan global, un estudio y análisis de viabilidad, un diseño previo de un SGD, la implementación

del sistema y el control y mantenimiento del mismo.

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Bibliografía

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archivogeneral.gov.co: www.archivogeneral.gov.co

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sistema de gestion documental (SGD): https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-

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%20de%20un%20modo%20eficaz.

Fernando, M. (2003). Metodología para establecer un sistema de gestión documental en una

organización. Obtenido de http://eprints.rclis.org/4671/1/lapaz23.pdf

INENKA Business School. (2 de Mayo de 2019). La importancia de la gestión documental en

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documental/

Machiado, F. (2003). Metodologia para establecer un sistema de gestion documental en una

organizacion. En F. Machiado, Metodologia para establecer un sistema de gestion

documental en una organizacion.

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https://www.gestionytendencias.cl/index.php/GT/article/view/27/pdf

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