Sistema de Gestión Documental

TRABAJO EXTRAORDINARIO:
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA

DIRECCIÓN DE APOYOS PARA LA PRODUCCIÓN
AGRÍCOLA, DENTRO DEL MARCO DEL PROGRAMA DE
INCENTIVOS PARA PRODUCTORES DE MAÍZ Y FRIJOL
PRESENTADO POR
Mtro. JESÚS ALBERTO IBARRA MONTERO
I.- INTRODUCCIÓN
La forma más acertada que se podría dar de un sistema de gestión documental sería
aquellos sistemas informáticos creados para almacenar, administrar y controlar el flujo de
documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos
e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan
acceder de forma fácil y sencilla.
Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede

parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para la Dirección de
Apoyos para la Producción Agrícola.
Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener
un sistema de gestión documental dentro del área en el que todos los documentos estén
controlados y centralizados.
Debido a que se realizan operaciones con muchas tareas diferentes, es absolutamente

necesario que el área tenga algún tipo de organización de documentos.
Hoy en día, cada área tiene que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el
fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy
importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil
almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.
Con un sistema de gestión documental, se puede personalizar también los documentos de

salida del área, todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá
configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida del área.
Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de

los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la
gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de
tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de
gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.
Dentro de las área que necesitan realizar tareas de aprobación con la documentación, el
sistema de gestión documental permite definir los flujos de aprobación que tiene que tener
cada tipo de documento, y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza
gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta documentación.
El sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino también los
integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de obtener
los documentos con solo unos clics.
Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí,
sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas
personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la
empresa con facilidad.
II.- DESARROLLO
Para llevar a cabo el Sistema de Gestión Documental dentro de la Dirección de Apoyos

para la Producción Agrícola, es necesario identificar los servicios que se llevan a cabo
dentro del área, y es necesario hacerlo mediante la respuesta de preguntas cómo:
 ¿Qué información (archivos o documentos) necesitamos para administrar la

Dirección de Apoyos para la Producción Agrícola?
 ¿Cuál es la mejor forma para almacenar cada tipo de información?
 ¿Cómo podemos identificar y recuperar los documentos cuando sea necesario?
 ¿Somos coherentes en nuestros sistemas, con nuestros metadatos y la clasificación
de los documentos?
 ¿Cuál es el tiempo de retención oficial que necesita cada clase de información?
 ¿Cuál es nuestra política de destrucción de los archivos de información?
 ¿Cuál sería el resultado de un fallo de los sistemas que contienen los datos,
información y documentos de la empresa, y cómo se hace frente a esta situación?
 ¿Qué tan seguros son los documentos e información importante?
 ¿Cuál es el tiempo de gestión de documentos?
 ¿Estamos seguros de cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias con
respecto a nuestro archivo de documentos y la gestión de los mismos?
La determinación del tipo de información a gestionar, incorporación de documentos al

sistema, decisión de organización de los documentos etc. para llevar a cabo la gestión
documental de la Dirección de Apoyos para la Producción Agrícola deben pasar por el
siguiente proceso:
Determinación de los Decisión de la forma de Determinación de los

documentos que deben estructura en que los metadatos que deben crearse
ser creados en cada documentos se deben junto al documento y a lo
proceso para el apoyo incorporar al sistema y largo de los procesos
para la Producción las tecnologías que se relacionados con el mismo.
Agrícola deben utilizar.
Determinación de los Decisión de la Evaluación de riesgos
requisitos para organización de los que se deriven de la
recuperar, usar y documentos de manera ausencia de
trasmitir documentos que se cumplan los documentos que
durante el proceso o requisitos necesarios acrediten las
otros posibles usuarios. para su uso. actividades realizadas .
Conservación de
Garantizar que los Garantizar que los
documentos y permitir
documentos se documentos sólo se
acceso a los mismos a
conserven en un conserven durante el
lo largo del tiempo, con
entorno seguro periodo de tiempo
objeto de satisfacer las
necesario o requerido.
necesidades del área.
Identificar y evaluar las

oportunidades para mejorar la
eficacia, eficiencia o calidad de los
procesos, decisiones y las acciones
que puedan derivarse de uan mejor
creación o gestión de los
El sistema de gestión diseñado servirá de soporte a documentos que tengan las

características mencionadas y, a su vez, el sistema presenta las características siguientes:
Fiabilidad: Funcionar de modo regular y continuado mediante procedimientos fiables:

 Incorporar de forma habitual todos los documentos ligados a las actividades del
área.
 Organizar los documentos reflejando el contexto de producción
 Proteger los documentos frente a modificaciones, eliminaciones o accesos no
autorizados.
 Ser fuente primordial de información para la organización y los actos de la misma
que los documentos testimonian.
 Proporcionar acceso inmediato a los documentos y a sus metadatos.
 Las modificaciones en las necesidades de la organización y por lo tanto en el
sistema de gestión no deberán repercutir en las características de los documentos
 La transferencia física o de custodia se realizará sin que afecte a las características
de los documentos.

Integridad: Desarrollar medidas para el control del acceso, la identificación de los

usuarios, la destrucción autorizada. Estas medidas de control pueden formar parte del
sistema de gestión de documentos o ser externas al mismo. Adquiere especial relevancia
para los documentos electrónicos.
Conformidad: el sistema de gestión de documentos debe ser consistente con los requisitos
derivados de las funciones y actividades propias de la organización y con su marco
regulatorio previamente estudiado. Debe cumplir también con las expectativas de la
sociedad y con el proceso de rendición de cuentas. La consistencia del sistema de gestión
de documentos con los requisitos deberá evaluarse periódicamente.
Exhaustividad: el sistema de gestión de documentos debe abarcar los documentos
procedentes de todas las actividades de la organización o de la parte de la misma donde se
ha implementado.
Sistemático: los documentos deberán crearse, mantenerse y conservarse en el sistema de
gestión de forma sistemática.
III.-CONCLUSIÓN
La gestión documental de la Dirección de Apoyos para la Producción Agrícola es de suma

importancia como ya se mencionó, para llevar un control de manera ordenada de toda la
documentación requerida en los apoyos ya que mediante dicha gestión, se evita la pérdida
de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central, se evita la
pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde
diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por
la persona que está buscando la información. Se tiene un mejor acceso a la información y
los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de
acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.
En términos generales, se logra un Ahorro de costes en el área ya que se ahorra tiempo de
los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la
documentación y los procesos, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante,
se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel, se puede conocer más rápidamente el
estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc.

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