Ejecución y presentación del Informe de la Auditoria Administrativa

Luz Stella Ballesteros Barahona

Camilo Andrés Martínez Suárez

Michell Daniela Uribe Santafe

Jorge Eddy Yara Peralta

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras, Administración de

Empresas,  Fundación Universitaria del Área Andina. 

707: Auditoria Administrativa 

Buitrago Rodríguez. Gloria Teresa 

Septiembre 27, 2020

 El análisis factorial es una metodología de investigación industrial el cual constituye

un  enfoque ideal para el análisis de productividad, problemas de diagnóstico, en el

desarrollo de  nuevos proyectos en la industria y en la cuantificación de algunas

actividades. 

El concepto clave que se sirve en el análisis factorial es de dividir las actividades de una 

empresa en factores los cuales tienen una función sin la cual se vería afectada la totalidad de

esta.  Para visualizar mejor este concepto se recurre a pensar en la empresa como una célula la

cual  cumple deseos y necesidades originados por sus mismos procesos y de los pertenecientes

al  “cuerpo económico”. De esta manera si una de estas células no realiza adecuadamente sus 

funciones la totalidad del cuerpo lo resentirá y no rendirá como debiera. Así mismo si uno de

los  orgánulos de la “célula” funciona erráticamente la eficiencia total de la misma se verá

afectado. 

Es entonces cuando se comprende que la empresa, vista de esta forma, no sólo cumple

la  función individual de obtener ganancias sino también el cumplimiento de funciones 

subordinadas a los intereses económicos y sociales de la comunidad. 

De esta forma el análisis factorial hace uso de los denominados “factores de

operación”  cada uno de los cuales cumple una función sin la cual la totalidad de la empresa

se vería  afectada. (Grabinsky, 1990)

Para la aplicación del método de análisis factorial, esta se realiza a la empresa TU  FONDO

SAS, la cual tiene como función la administración integral de Fondos de Empleados, 

contando con un departamento vital para la operación como lo es el “departamento de

calidad”;  su principal función es velar porque las normativas que expide la Superintendencia
 Solidaria sean adaptadas y aplicadas a cada uno de los Fondos de Empleados que tienen en

administración. 

Estas se acoplan dependiendo del grado de supervisión, siendo el nivel 1 el mas

complejo  por su nivel de operación alto en volumen de cifras económicas en activos, y

cartera, como  siendo el nivel 3 el medio que por sus cifras que ya son representativas deben

reportar a la  entidad sus operaciones. 

También se cuenta con el nivel inferior que no reporta información a la entidad 

(Supersolidaria) pero que a criterio propio pueden también implementar parte de las

normativas  que expide el ente de control, todo lo anterior en conjunto con los flujos de caja

e información financiera que manejan los diferentes Fondos en administración de la entidad

Tu Fondo. 
1) Para el desarrollo del taller del eje 4 y teniendo en cuenta que ya tiene trabajo adelantado

de algunos de los pasos del Análisis Factorial por lo tanto tendremos en cuenta lo

siguiente: Realizar todos los pasos de Método de Análisis Factorial que se encuentra

referenciado desde la página 8 a la 10 en el referente del Eje 3 que es el siguiente:

1. Planear la investigación:

-- Definir el objetivo.

-- Indicar el tiempo de trabajo.

-- Planear las fases y las condiciones del trabajo.

-- Indicar los medios de búsqueda de información y las condiciones para obtenerla.

2. Análisis:

-- Indicar las condiciones de la empresa a auditar y su negocio.

-- Determinar las condiciones de operación.

-- Indicar los factores que intervienen en el proceso y sus funciones.

-- Indicar cuál sería la información mínima requerida.

-- Recopilación de la información.

-- Verificación de la información.

3. Examen de cada factor:

-- ¿Hasta qué grado es coherente el desempeño de los factores con las funciones asignadas?
-- ¿Cuál es la tendencia en cada factor?

-- ¿Cuáles elementos del factor están apoyando la operación de la empresa?

-- ¿Qué objetivos se pretendían lograr en cada tema del factor?

-- ¿Cuáles son los recursos con los que se cuenta para lograr los objetivos trazados?

4. Combinar los hallazgos y diagnosticar:

Dentro de los procesos que lleva a cabo el área de calidad, se determino tomar para

el  análisis el respectivo correspondiente a “Validación de la normativa expedida por la 

Supersolidaria y adaptación a Fondos Administrados para el debido cumplimiento”, donde

se  encuentran en la actualidad implementando el SARLAFT. 

Objetivo: 

• Evaluar el cumplimiento de las normas e instrucciones contenidas en el capítulo IX, 

Título III de la Circular Básica Jurídica (Circular externa No. 006 de 2015) sobre 

prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo

(LA/FT). 

• Evaluar el cumplimiento de la responsabilidad instaurada en el numeral 2.2.5.1 de la 

Circular Externa 004 del 27 de enero de 2017, de la Circular Externa 10 de 2017, de la 
 Circular 14 del 12 diciembre de 2018, emanadas por la Superintendencia de la Economía 

Solidaria; y de las normas e instrucciones que adicionan o modifican la Reglamentación 

Vigente. 

Procedimientos Que Seguir. 

• Verificación y monitoreo en el cumplimiento de los requisitos vigentes, frente al 

SARLAFT de las disposiciones contenidas en la Circular Básica Jurídica 006 de 2015, 

Capítulo XI del Título II y Capítulos IX del Título III, 

• Conocer el estado de implementación de la Circular Externa 04 de 2017, Sistema de 

Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo –

SARLAFT  

• Verificar el cumplimiento del SARLAFT, teniendo en cuenta el cronograma establecido 

en la Circular Externa 10 de 2017.  

• Obtener información acerca de los todos los riesgos, y funciones de control de la Entidad, 

con el fin de tener dar una opinión acerca de la matriz de riesgos.  

• Desarrollo de visita In Situ para validación del cumplimiento de procesos 

Etapas 

1. Identificación 

El SARLAFT debe permitir al Fondo de Empleados, identificar los riesgos de

LA/FT  inherentes al desarrollo de su actividad 

a. Establecer metodologías para la segmentación de los factores de

riesgo b. Segmentar los factores de riesgo 

 c. Establecer metodologías para la identificación del riesgo de LA/FT y sus riesgos 

asociados respecto de cada uno de los factores de riesgo segmentados 

d. Identificar las formas a través de las cuales se puede presentar el riesgo de

LA/FT 2. Medición

Posterior a la etapa de identificación de riesgos, el SARLAFT medir la posibilidad o 

probabilidad de materialización del riesgo inherente de LA/FT frente a cada uno de los

factores  de riesgo, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos

asociados 

3. Control 

Contar con matriz de gestión donde estén establecidos parámetros para realizar la

medición  del riesgo de LATF y aplicadas sobre cada uno de los factores y los riesgos

asociados 

a. Preventivo 

b. Correctivo 

4. Monitoreo 

a. Establecer el proceso de seguimiento efectivo dirigido a la detección y corrección 

oportuna de las deficiencias del modelo de administración y gestión de riesgos 

LA/FT 

b. Realizar una revisión periódica del proceso de seguimiento acorde con el perfil de 

riesgo residual de LA/FT 

c. Hacer el seguimiento y comparación del riesgo inherente y residual de cada factor 

de riesgo y de los riesgos asociados de la compañía 

 d. Asegurar que los controles para mitigar los riesgos LA/FT, cubran todos los 

riesgos de la compañía y funcionen de manera oportuna, efectiva y eficiente e.

Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptación 

establecidos por la compañía 

f. Determinar las operaciones inusuales y sospechosas 

¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos? 

La capacidad de producción esta medida en un periodo determinado de tiempo. Es

decir,  saber cuál ha sido la capacidad de producción; así como el rendimiento óptimo para la

compañía,  donde se tienen dos lapsos: 

Corto plazo (menos de 6 meses) 

Moderado Plazo (6 y 12 meses) 

El índice de medición establecido es (Número total de Fondos en donde se han 

implementado las normativas / Número total de Fondos Administrados por Tu Fondo *100) =

%  de cumplimiento. 

Sera Optimo siempre y cuando el % de cumplimiento sea superior al 70%. 

Así mismo la medición de colocación de cartera en los clientes administrados (Monto

colocación cartera / Valor nomina descuentos empresa administrada * 100) = % de

cumplimiento 

Sera optimo en la medida que sea superior a 80%, la medición es mensual.

¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado? 

En la actualidad, el proceso de implementación de medidas legales en cada uno de los 

clientes (Fondos) administrados por la entidad Tu Fondo están en un porcentaje de

cumplimiento  del 52%, dado que la adaptación de las medidas legales para su cumplimiento

están a cargo de  una sola persona, como también dependen de la aprobación de los gobiernos

corporativos de las  entidades (clientes) que administran en la Entidad, también conlleva a que

las Coordinaciones de  Servicio de cada uno de los Fondos, deben estar inmersos en la

documentación e implementación de los pasos y requerimientos para el desarrollo y

cumplimiento de la normativa. 

Esta validación se da, con base en la entrevista realizada a la Coordinación de

calidad,  donde se aplica la formula (10 Fondos con normatividad implementada / 19

Fondos  administrados = 52,6%. 

¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad? 

Dado que cada cliente que maneja la entidad (Fondos) tiene políticas internas de

manejo  diferentes; cada norma expedida por la Superintendencia Solidaria debe ser analizada

y adaptada  dependiendo del nivel de supervisión de cada Fondo, así mismo en los casos que

la norma  implique documentación para llevar a cabo los procesos, estos se deben elaborar

conjuntamente  para la adecuación de la norma y puesta en marcha. 

Así mismo, la capacitación a las coordinaciones de servicio no se da de manera  presencial,

sino que por el contrario se envía un documento de tipo lectura para que sea “leído” de

manera voluntaria, sin que haya explicación referente a que implica la norma, sanciones e 
 importancia de la aplicación en los modelos de servicio con calidad para la mitigación del

riesgo. 

En promedio por para cliente, la implementación de una norma puede demorar entre 1

a 2  meses hasta la fase de aprobación y soporte en acta de Junta Directiva. 

¿A qué factores debemos poner mayor atención? 

Se debe prestar atención a clasificar los Fondos en los niveles para que al momento de la 

implementación se hagan en el mismo nivel jerárquico sin tener que realizar reprocesos; así

mismo en la coordinación de Juntas Directivas hacer presentaciones claras de las

normativas,  aplicaciones, formatos y beneficios de la entidad para su aplicación, así como el

levantamiento  de las actas con aprobaciones para radicación ante los entes de control para

confirmación de la  aplicación de la norma para dar cumplimiento a la prestación del servicio

con calidad. 

¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no? 

Los objetivos alcanzables con la implementación de la aplicación de las normativas expedidas 

por la Supersolidaria son evitar sanciones pecuniarias por la no implementación en tiempos 

adecuados y de forma correcta en cada uno de los Fondos administrados. Así mismo el

objetivo  de salvaguardar los recursos financieros que posee cada una de las entidades clientes,

dado que la 

rentabilidad esta dada en la manera eficaz en que los mismos sean rentables en la colocación

de  cartera o fondos de inversión. 

-- ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

-- ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

-- ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

-- ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

-- ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

-- Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores.

5. Presentación del diagnóstico:

-- Se deben preparar los documentos para hacer la preparación del diagnóstico.

-- Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.

-- Exponer a las personas involucradas.

-- Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.

2) El trabajo debe ir estructurado según los pasos de Informes finales de Auditoria

Administrativa,

que se encuentra desde la página 21 hasta la 22 del documento referente del Eje 4

Esta es la estructura que debe llevar el trabajo:

Munch y García (2006) sugieren que un informe de auditoría administrativa debe contener el

diagnóstico, la justificación y el esquema de alternativas sugeridas. Debe tener, como mínimo,

los
siguientes pasos:

• Título de la auditoría.

• Tabla de contenido o índice.

• Introducción, objetivos y alcance del informe.

• Justificación y antecedentes. Explica la problemática y la metodología que se utilizó.

• Desarrollo del trabajo. Detalla el desarrollo y el diagnóstico del trabajo que se llevó a cabo y las

propuestas de los procesos que se pueden mejorar con el estudio de costo beneficio.

Ojo: en este punto es donde debe insertar el método del análisis factorial del

primer punto
• El resumen ejecutivo contiene los puntos principales, los resultados y las conclusiones más

relevantes para hacer efectivo el análisis del mismo.

• El apéndice y los anexos a que haya lugar.

2) Referencien como se aplica la normatividad legal vigente para eso deben leer el Referente

del Eje 4.

RECOMENDACIÓN IMPORTANTE:

1. ESTE TRABAJO ESTA SOLICITANDO INFORMACIÓN CONCRETA, PRECISA Y

COMPLETA,

SOLICITO NO SE VAYAN POR LAS RAMAS ANEXANDO OTRA INFORMACIÓN QUE

NO
CORRESPONDE AL TALLER.

2. SOLICITO SE ENTREGE EL TRABAJO DE FORMA ORGANIZADA SEGÚN SE ESTA

SOLICITANDO.

3. UTILIZACIÓN DE NORMAS APA, IMPORTANTE INTRODUCCIÓN, CONCLUSIONES

REFERENCIAS BIBLBIOGRÁFICAS

Exitos!!!!

Gloria Buitrago

Tutora
Fuente: Tu Fondo SAS 

Hallazgos 

Diagnostico 

Un diagnóstico, es el conocimiento previo de los antecedentes de una situación para

con  base en ello poder determinar las acciones de mejora preventiva o correctiva que

conlleven a  subsanar la situación inicial, en el caso de la auditoria, permiten generar un

acercamiento a la  información inicial donde se muestran una seria de pasos y procedimientos

llevados a cabo de  manera ordenada para lograr un objetivo, que con base en la revisión

tanto documental, procesal  y visual de manera centrada, se puede dar un “diagnostico” de los

hallazgos con pruebas que  permitirán generar acciones de mejora que permitirán que los

procesos sean óptimos dando  cumplimiento a los principios organizacionales. 

 Para el proceso de Sarlaft, desarrollado por el área de calidad en cada uno de los

Fondos  (Clientes) administrados por la entidad, se requieren una seria de documentos para

auditar y  validar el cumplimiento como lo son: 

✓ Resoluciones, Leyes, Comunicados, Circulares y demás emitidas por la Superintendencia 

Solidaria para revisión de los procedimientos, documentación y pasos a seguir para el

cumplimiento de la norma. 

✓ Validación en la empresa cliente de la implementación del proceso 

✓ documentación diligenciada para el proceso de implementación, y soportes y archivos 

documentales que evidencien el cumplimiento. 

✓ Reportes de cumplimiento radicados ante entes gubernamentales soportante el 

cumplimiento de las leyes dictaminadas 

✓ Funcionarios implicados en el proceso de revisión, implementación y evaluación;

niveles  jerárquicos, tomas de decisiones, manuales de procesos y niveles educativos. ✓

Revisión en sistema contable de operaciones de colocación de cartera, comparados con 

estados financieros, para validación de cumplimiento en la colocación. 

✓ Histórico de tasas de colocación de interés en colocación de Fondos de Inversión,

revisión con extractos de los Fondos, Certificaciones de CDT, o Fiducias. ✓ Informes

preventivos y correctivos presentados a la dirección de la entidad, como a los  clientes

(Fondos) administrados por la empresa. 

✓ Sistemas y formatos de evaluación, diligenciados en las periodicidades dictaminadas para 

generar los informes y acciones correctivas. 

✓ Manuales de indicadores de medición y gestión de los procesos, responsabilidades, 

acciones y medidas a desarrollar en cada caso. 

Las personas involucradas en el proceso desde el nivel superior al menor son:

Ilustración 2 Involucrados Proceso Normativo Área Calidad Tu

Fondo Supersolidaria 

Tu Fondo SAS

Coordinacion  

tecnologia Area Calidad Coordinacion  Servicio 

Coordinacion  Documental 

Representante de  

Servicio 

Asociado 

Fuente: Elaboración Propia 

Sugerencias sobre decisiones para mejorar e impulsar. 

❖ Revisión de documentación para dictaminar procesos y cumplimientos en los 

lineamientos establecidos. 

❖ Contar con instrumentos como: 

o Señales de Alerta  

o Conocimiento del Mercado  

o Monitoreo de operaciones o movimientos de los clientes 

o Seguimiento y análisis de Operaciones o transacción 

o Políticas para la administración del riesgo 

o Estructura organizacional 

❖ Los procedimientos para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de

LA/FT ❖ procedimientos de control interno y revisión 

❖ programas de capacitación 

❖ Matriz de riesgos 

❖ Mejoramiento de infraestructura tecnológica para minimizar riesgo de perdida de 

información. 

❖ Perfil de consulta en información financiera para validación y no depender de terceros 

para la consulta 

Bibliografía 

Grabinsky, A. W. (1990). El Analisis Factorial. Mexico. 

Areandina Óscar Duque (2020) Referente de Pensamiento – Auditoria

Administrativa https://areandina.instructure.com/courses/8457 
Auditoria Administrativa https://vimeo.com/249427970 

Omar de Jesus Montilla El deber de la Auditoria (2005) pag 83 - 109 

Ferrando, Pere Joan y Anguiano-Carrasco, Cristina (2010). EL ANÁLISIS FACTORIAL

COMO TÉCNICA DE  INVESTIGACIÓN EN PSICOLOGÍA. Papeles del Psicólogo, 31

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Frías-Navarro, Dolores y Pascual Soler, Marcos (2012). PRÁCTICAS DEL ANÁLISIS

FACTORIAL  EXPLORATORIO (AFE) EN LA INVESTIGACIÓN SOBRE CONDUCTA

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