ADMINISTRAR FUENTES EN

WORD

Índice de contenido
¿De qué vamos a hablar? ............................................................................................................................................... 2
¿Por qué es importante y útil echar mano de esta herramienta? .................................................................................... 2
¿Cómo la utilizamos? ..................................................................................................................................................... 2
1) Primer paso: conocer el menú del administrador ............................................................................................... 3
2) Segundo paso: crear una fuente nueva .............................................................................................................. 4
3) Tercer paso: controlar datos en la vista previa ................................................................................................... 6
4) Cuarto paso: insertar cita en el texto ................................................................................................................. 7
5) Insertar bibliografía ........................................................................................................................................... 9
6) Otras herramientas de interés ..........................................................................................................................10
Editar o eliminar fuentes ......................................................................................................................................10
Usar en el documento actual fuentes preexistentes ..............................................................................................11

Índice de capturas
Captura 1. Pestaña Referencias, Grupo Citas y bibliografía ............................................................................................. 3
Captura 2. Administrador de fuentes .............................................................................................................................. 3
Captura 3. Nueva fuente ................................................................................................................................................ 4
Captura 4. Editar nombre ............................................................................................................................................... 5
Captura 5. Vista previa de cita y referencia bibliográfica................................................................................................. 6
Captura 6. Pestaña Referencias, Grupo Citas y bibliografía, Menú Insertar cita ............................................................... 7
Captura 7. Ejemplo insertar cita ..................................................................................................................................... 7
Captura 8. Menú edición de citas y fuentes..................................................................................................................... 8
Captura 9. Opción “Editar cita” ...................................................................................................................................... 8
Captura 10. Cita correcta luego de edición ..................................................................................................................... 9
Captura 11. Insertar bibliografía .................................................................................................................................... 9
Captura 12. Listado de trabajos citados .........................................................................................................................10
Captura 13. Editar y eliminar fuentes ............................................................................................................................11
Captura 14. Copiar fuente de la “Lista general” a la “Lista actual” .................................................................................12
 ¿De qué vamos a hablar?

Este video es demostrativo del uso de la herramienta “Administrar fuentes” de Word.

Si bien en este caso la demostración se realiza sobre un Word 2010, esta es una herramienta que está presente en
este procesador de textos desde su versión 2003, por lo que seguramente todos tendrán acceso a ella, aunque usen
diferentes versiones de Word.

¿Por qué es importante y útil echar mano de esta

herramienta?

El administrador de fuentes nos permite realizar dos actividades fundamentales a la hora de escribir un trabajo
académico:

1) Insertar automáticamente una cita cada vez que lo deseemos utilizando “Insertar cita”:
(Alonso Brá & Jungman, 2012)
(Open Government Partnership, 2011)

2) Realizar de forma automática el listado bibliográfico de los textos citados utilizando “Bibliografía” /
“Insertar bibliografía”:

TRABAJOS CITADOS

INDEC. (2012). Encuesta Nacional sobre Acceso y Uso de Tecnologías de la Información y la Comunicación (ENTIC)
2011. Recuperado el 18 de octubre de 2014, de
http://www.indec.gov.ar/uploads/informesdeprensa/entic_12_12.pdf

Open Government Partnership. (2011). Declaración de Gobierno Abierto. Obtenido de

https://www.opengovpartnership.org/declaraci-n-de-gobierno-abierto

¿Cómo la utilizamos?

Para comenzar a utilizarla, debemos ir a la pestaña “Referencias” y, en el grupo “Citas y bibliografía”, encontrarán
“Administrar fuentes”.

Antes de comenzar, revisen por favor que en “Estilo” esté seleccionada la opción “APA”, que es el sistema de citas
y bibliografía que vamos a aprender a utilizar, por ser el que consideramos más sencillo.
Captura 1. Pestaña Referencias, Grupo Citas y bibliografía

1) Primer paso: conocer el menú del administrador

Una vez que encontramos la opción “Administrar fuentes”, hacemos click allí y se abre un menú con ciertas
características que explicaremos:

Captura 2. Administrador de fuentes

B C

A- Caja de búsqueda: permite buscar -según el texto que se introduzca- entre los registros de fuentes ya
existentes.
B- Lista general: este listado incluye las fuentes utilizadas en todos los documentos de Word de nuestra PC,
sea el actual (el que estamos trabajando) u otros anteriores.
C- Lista actual: listado de las fuentes que estamos utilizando en el documento actual.
D- Vista previa: muestra el formato resultante tanto en la cita como en el listado bibliográfico. Esto es, nos
muestra, según los datos que nosotros introdujimos en la ficha bibliográfica, cómo se verá el registro
 cuando citemos, o bien cómo quedará la entrada en el listado bibliográfico. Esta vista previa nos permite
detectar posibles errores en la carga de la ficha.

2) Segundo paso: crear una fuente nueva

Para poder insertar una cita (en primer término) y luego poder armar el listado bibliográfico completo, es necesario
en primer lugar cargar en la ficha bibliográfica todos los datos del texto que necesitamos citar. Para ello podemos
proceder de dos formas diferentes: cargar primero los datos completos de todos los textos que tengamos
disponibles y pensamos utilizar; o bien, ir cargando los datos de cada texto a medida que los utilizamos. Esto
depende de la organización y gusto de cada uno.

Para crear una fuente nueva, hacemos click en “Nuevo”. Como vemos en la imagen, se abre, finalmente, la “Ficha
bibliográfica”. Para comenzar a completarla debemos seleccionar, en primer lugar, el tipo de fuente que vamos a
utilizar. Entre los tipos posibles aparecen: libro, actas de conferencia, artículo de revista, sección de libro, video,
sitio web, etc.

Captura 3. Nueva fuente

Esta ficha que mostramos en la Captura 3 ya tiene seleccionada la opción “Mostrar todos los campos bibliográficos”,
que permite visualizar una mayor cantidad de campos para completar, moviéndose a través de ellos con la barra de
movimiento que se marca la derecha.

Aparece también la opción de seleccionar “Autor corporativo”, casilla que pueden tildar si el autor de un trabajo es,
en lugar de una persona, una institución. En ese caso, el Word entiende que debe tomar el registro que se ingrese
allí como el nombre de una institución y, por tanto, es indivisible en términos de apellido, nombre. Por ejemplo, si
necesitan citar un informe del Ministerio de Defensa y lo escriben en “Autor”, el Word entenderá que “Defensa” es
el apellido y “Ministerio de” es el nombre. Esto es claramente incorrecto. En cambio, si tildan “Autor corporativo”
y escriben ahí “Ministerio de Defensa”, el autor quedará tal cual ustedes lo necesitan.

Por último, como mostramos en la Captura 4, aparece el botón de “Editar” (al lado de la caja para completar el
autor), que es un botón bastante importante -sobre todo para principiantes. Este botón permite introducir en forma
individual cada uno de los siguientes datos: apellido, primer nombre y segundo nombre de cada uno de los autores.
Parece tonto decir que se necesita un menú especial para poner nombre y apellido, pero la realidad es que
realmente facilita la tarea y nos evita cometer errores (que, por otra parte, son muy comunes).

Una vez que comienzan a completar los datos del primer autor, se habilita la opción “Agregar”. Allí deben hacer
click una vez que consideren que los datos del primer autor están correctamente cargados, y de esta manera los
datos pasarán a integrar la lista de “Nombres”. Allí pueden cargar todos los autores que necesiten, de a uno por
vez. Si necesitan alterar el orden en el que aparecen (recuerden que el orden en que se presentan los autores no es
aleatorio, sino producto de una decisión que debe ser respetada sin alteraciones), deben utilizar los botones
“Arriba” y “Abajo”. En el caso de haber cometido algún error (acá no se puede editar), pueden eliminar el registro
de autor con el botón “Eliminar”.

Captura 4. Editar nombre

Para salir de la edición de autores deben hacer click en “Aceptar”. Luego deberán completar todos los datos de los
que dispongan (o, por lo menos, los imprescindibles: fecha, título, editorial o lugar de publicación, por ejemplo).

Una vez que hayan completado todos los datos, hacen click en “Aceptar” en la ficha bibliográfica, para finalizar la
carga de la fuente.

3) Tercer paso: controlar datos en la vista previa

Como les mostré en la Captura 2. Administrador de fuentes, en la ventana principal del administrador de fuentes
existe una ventana de vista previa que permite visualizar los resultados de la creación de la nueva fuente.

Allí se muestran dos vistas diferentes:

Captura 5. Vista previa de cita y referencia bibliográfica

1) Cómo se verá la fuente que cargamos cuando insertemos la cita: recordemos que la cita en el texto se
compone de autor y año.

2) Cómo se verá la fuente que cargamos cuando insertemos el listado bibliográfico: recordemos que el listado
bibliográfico incluye todos los textos citados a lo largo del trabajo, es uno solo y se ubica al final de todo el
texto que escribimos.

En este caso, es importante revisar que el formato que se ve coincida con el que debe tener la fuente, según
el tipo de texto del que se trate. Si seleccionaron bien la opción de “Tipo de fuente bibliográfica” y
completaron correctamente todos los datos no deberían tener problemas, dado que el Word se encarga de
dar el formato adecuado para cada caso. Sin embargo, nunca está de más controlar.
 Para revisar estas especificidades los remitimos a la bibliografía que habla sobre el tema de citas y
bibliografía, y que se encuentra en la biblioteca.

4) Cuarto paso: insertar cita en el texto

Una vez que tengamos cargada la fuente que necesitamos, el procedimiento para usarla en el texto es muy sencillo.

Captura 6. Pestaña Referencias, Grupo Citas y bibliografía, Menú Insertar cita

En primer lugar, hay que ubicar el cursor (el “palito” que indica en qué lugar de la pantalla estamos ubicados) en el
lugar exacto en el que necesitamos insertar la cita. Luego nos vamos hasta la cinta de opciones, a la pestaña
referencias, grupo citas y bibliografía y seleccionamos “Insertar cita”.

Una vez hecho esto, se despliega un listado (como se ve en la Captura 6) que contiene todas las fuentes disponibles
para el texto que estamos trabajando, es decir, nos muestra las fuentes que están en la “Lista actual” que vimos en
el administrador de fuentes (Ver Captura 2). Seleccionamos simplemente la que nos interesa, y veremos que queda
en el texto como les muestro a continuación:

Captura 7. Ejemplo insertar cita

Sin embargo, en algunas oportunidades nosotros decidimos incluir el nombre de los autores, por ejemplo, en el
desarrollo de nuestro párrafo. Para ello insertamos la cita igual que hicimos en el ejemplo anterior y luego la
editamos:

Captura 8. Menú edición de citas y fuentes

Hacemos click en la flechita que se encuentra a la derecha de la caja de la cita y se despliega un menú con varias
opciones, como pueden ver: editar cita; editar fuente; convertir cita en texto estático; actualizar citas y bibliografía.

La que nos interesa en este caso particular es “Editar cita”. Para que la cita quede como nosotros la necesitamos,
dado que decidimos incluir a los autores en el párrafo, necesitamos que entre paréntesis quede solamente el año
de publicación del trabajo. Para ello, debemos suprimir (respecto de la cita completa, que se compone de autor,
título y año) el “autor” y el “título”. Por ende, marcamos las casillas correspondientes a esas opciones, como se ve
en la próxima captura (Captura 9).

Captura 9. Opción “Editar cita”

Como pueden ver, en ese menú también podemos agregar el número o números de página de ser necesario. Si
estamos realizando una cita textual, en general se requiere incluir en qué página se encuentra la misma en el texto
original (si fuera posible identificarla).

Al hacer click en “Aceptar”, obtenemos la cita correcta como se muestra a continuación:

Captura 10. Cita correcta luego de edición

5) Quinto paso: Insertar bibliografía

Una vez que terminamos de escribir el texto y tenemos ya insertas todas las citas en el documento, es imprescindible
incluir el listado bibliográfico que contenga los datos y referencias de todos los textos que usamos a lo largo del
desarrollo del mismo.

El listado que Word va a generar en forma automática es el que figura en “Lista actual”, sin distinguir si el texto fue
efectivamente citado o si no lo fue.

El procedimiento para insertar la bibliografía es muy sencillo. Vamos a la pestaña Referencias, Grupo Citas y
bibliografía, opción “Bibliografía”, y veremos lo que a continuación se ilustra:

Captura 11. Insertar bibliografía

En la Captura 11 podemos observar un menú con 4 opciones activas. La diferencia entre estas 4 opciones es
simplemente el título o etiqueta que llevará el listado. En el primer caso se llamará “Bibliografía”, en el segundo,
“Referencias”, en el tercero, “Trabajos citados” (es el que elegimos en este caso) y en “Insertar bibliografía”
solamente se muestran las fuentes, sin ningún título alusivo.

El resultado de la selección de la opción “Trabajos citados” es el que se muestra a continuación (Ver Captura 12). En
caso de realizar modificaciones a las fuentes con posterioridad a la generación del listado, existe la opción
“Actualizar citas y bibliografía”.

Captura 12. Listado de trabajos citados

6) Otras herramientas de interés

Editar o eliminar fuentes

Si en algún momento necesitan modificar algún dato introducido en alguna de las fuentes, tienen la opción de
“Editar”. Simplemente seleccionan la fuente en el listado en el que se encuentre y haciendo click en “Editar” tienen
acceso nuevamente a la ficha bibliográfica y pueden modificarla libremente (las modificaciones valen tanto para la
“Lista general” como para la “Lista actual” y también para las citas que se encuentren en el texto).

Si, por el contrario, desean eliminar alguna fuente, simplemente la seleccionan y hacen click en “Eliminar”. En este
caso, se elimina del listado en el que haya sido seleccionada. Tengan en cuenta que si eliminan de la “Lista general”
no estará más disponible en ninguno de los documentos de Word (no solamente será eliminada del actual, sino de
todos los documentos)

Captura 13. Editar y eliminar fuentes

Usar en el documento actual fuentes preexistentes

Como pudieron observar en capturas anteriores, en mi Word ya existe una cantidad importante de textos cargados,
que se pueden ver en el listado de la izquierda, llamado “Lista general”. Como ya mencionamos, en este listado
general están disponibles las entradas bibliográficas que he utilizado en otras oportunidades, en otros documentos
de Word.

A su vez, en el listado de la derecha llamado “Lista actual” figuran los textos que usé para ejemplificar los resultados
del uso de “Insertar cita” e “Insertar bibliografía”.

Para usar en este nuevo documento una entrada bibliográfica cargada con anterioridad, debemos usar el comando
“Copiar”. Es decir, seleccionamos la fuente de nuestro interés en el listado de la izquierda (“Lista general”) y
hacemos click en “Copiar”. De esta manera quedará disponible esa entrada para ser usada en el documento actual.
Captura 14. Copiar fuente de la “Lista general” a la “Lista actual”

Como ven, ya tenemos disponible la fuente seleccionada en la “Lista actual”, para poder usarla en el nuevo
documento. Noten que como aún no hemos usado esa fuente en este documento (no lo hemos insertado como
cita), la fuente no tiene a su izquierda la marca de “Fuente citada”.