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    Instrumentos de La Organizacion

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    Dianita Arevalo
    Este documento presenta información sobre diversos instrumentos de organización administrativa como el estatuto, reglamento de organización y funciones, manual de organización y funciones, organigrama, manual de procedimientos, clasificador de cargos, reglamento interno de trabajo, cuadro de asignación de cargos y cuadro de asignación de personal. Explica brevemente el propósito y contenido de cada uno de estos instrumentos organizativos.

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    Instrumentos de La Organizacion

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    INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACION

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    UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTÍN – T

    Facultad de Ciencias Económicas


    Escuela Profesional de Administración
    • Curso: Administración II.

    • Sesión 6: La organización
    administrativa.

    • Docente: Lic. Adm. Mtro.


    Lady Diana Arévalo Alva.

    Lic. Adm. Mtro. Lady Diana Arévalo Alva


    INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
     Estatuto
     Reglamento de Organización y funciones
     Manual de organización y funciones
     El organigrama
     Manual de procedimientos
     Clasificador de cargos
     Reglamento interno de trabajo
     Cuadro de asignación de cargos
     Cuadro de asignación de personal
     Otros reglamentos
    - Reglamento Único de Adquisiciones
    - Reglamento de Licitaciones
    - Reglamentos de Contratos
    - Reglamento de Préstamo
    - Reglamento de Seguridad
     Otros Manuales
    -Manual de Comunicaciones Escritas
    -Manual de Catalogo de bienes
    -Manual de Políticas.
    ESTATUTO

     Es el primer documento normativo administrativo, el mismo que da


    origen a su constitución y funcionamiento legal de la empresa:
    Contiene las normas básicas, en cuanto a su constitución,
    organización asociativa y empresarial así como el sistema de gestión.
     El Estatuto debe estar registrado en los Registros Públicos mediante
    una escritura pública, extendida por un Notario.
     CONTENIDO
    Capítulo l. Antecedentes y Constitución
    Capitulo II. De la Naturaleza: Denominación, Objeto,
    Responsabilidad. Duración y Domicilio
    Capítulo III. Régimen Económico. Capital Social, Situación de los
    aportes y/o acciones
    Capítulo IV. Régimen Administrativo. De los órganos de la empresa
    Capítulo V. Del Balance y Distribución de Utilidades
    Capítulo VI. De la Liquidación y Disolución de la Empresa
    Capitulo VIl. Disposiciones Transitorias.
    REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

     Es un documento técnico organizativo, que tiene


    como finalidad dar formalidad legal a la estructura,
    tanto de la parte asociativa como empresarial y, de
    esta manera facilitar el entendimiento del rol de la
    empresa y la responsabilidad de quienes la
    conducen y de quienes ejecutan tareas. Este
    reglamento se deriva de los estatutos y está en
    función del tipo de actividades de la empresa y de
    la forma en que ésta desarrolla su actividad
    MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
     Son documentos normativos operativos que detallan la
    estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de
    las diferentes unidades orgánicas de una institución; Así
    mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por
    las personas dentro de la estructura orgánica.

    OBJETIVOS DEL M O F
     Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica.
     Determinar la ubicación y las tareas específicas que
    cumplirán los cargos, dentro de la institución.
     Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas
    y externas de la dependencia.
     Proporciona información a los funcionarios y trabajadores
    sobre sus funciones, ubicación dentro de la estructura
    general de la empresa.
     Sirve como instrumento básico para la racionalización de los
    procedimientos administrativos, en concordancia con la Ley
    de Simplificación Administrativa
    ESQUEMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

    Presentación
    Titulo I ASPECTOS GENERALES
    •Finalidad
    •Base Legal
    •Alcance
    Titulo II ESTRUCTURA ORGANICA DE LA INSTITUCIÓN
    •Estructura orgánica nominal interna
    •Organigrama
    TITULO III FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y
    CARGOS
    •Naturaleza
    •Estructura orgánica Interna
    •Funciones generales
    •Funciones específicas
    •Requisitos de los cargos y/o puestos
    TITULO IV DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
    FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE LA
    ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
     Gerente General
     Está facultado para tomar decisiones de la empresa,
    referente a contratos, costos, aspectos financieros y el
    funcionamiento general de la empresa en proyección al
    futuro.
     Particularmente se encarga de:
     Representar legalmente a la organización.
     El cumplimiento de la legislación, estatutos y acuerdos
    tomados.
     Regularización de las existencias de bienes consignados en
    los inventarios.
     Tomar decisiones inmediatas en la función administrativa de
    la empresa.
     Firmar y autorizar pagar a los trabajadores cuando el caso lo
    requiera.
     Reunirse mensualmente con los directivos.
    FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE LA
    ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
     Jefe del Área de Logística
     Se encarga de comprar lo necesario según la demanda
    del producto y requerimientos de producción
     Al mismo tiempo, el Jefe de Compras tiene como
    labores fundamentales:
     Asegurar la rapidez en la entrega, calidad del producto y
    seguridad en el transporte.
     Identificación de proveedores específicos, de tal manera
    que sean convertidos en clientes seguros y obtener
    beneficios futuros, como descuentos, abastecimiento
    oportuno, etc.
     Realizar compras al por mayor y menor en un plazo no
    mayor de 30 días ni menor de 15, según las
    necesidades de la empresa
    FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE LA
    ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

     Jefe del Área de Producción


     Es el responsable directo de la producción,
    teniendo a su cargo el área de control de
    calidad.
     Específicamente, el jefe de producción tiene
    como tarea:
     Controlar la programación de las actividades
    productivas.
     Reducir el costo de la producción al mínimo
    posible.
     Efectuar y fomentar relaciones óptimas.
    FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE LA
    ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

     Jefe del Área de Comercialización


     Se encarga de establecer la política de comercialización
    del producto final (al contado o al crédito), las zonas
    donde entrará el producto, en qué porcentajes de la
    producción final.
     Además de estas funciones, el jefe de ventas tiene
    como objetivos:
     La rápida recuperación de crédito (si existiera), y
    mantenimiento de la liquidez necesaria para el proceso
    productivo.
     Capacitar a los vendedores y orientarlos en seguridad,
    rotación del producto y cobro inmediato.
    FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE LA
    ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

     Jefe del Área de Contabilidad


     Tiene como primordial misión elaborar los costos diarios
    de la producción y la mano de obra directa.
     El jefe de contabilidad se encarga de:
     Planificar, organizar, dirigir y controlar el buen
    funcionamiento del sistema de contabilidad.
     Preparar los datos necesarios para la planificación y
    control de la empresa.
     Liquidar y registrar los sueldos y salarios, descuentos,
    retenciones y ajustes; de acuerdo con las disposiciones
    legales vigentes.
    EL ORGANIGRAMA

    Representa una herramienta fundamental en toda empresa y sirve


    para conocer la estructura general de la organización. Señala la
    vinculación que existe entre sí de las unidades administrativas a lo
    largo de las líneas de autoridades principales.
    Revelan:
     La división de funciones
     Los niveles jerárquicos
     Las líneas de autoridad y responsabilidad
     Los canales formales de comunicación
     La naturaleza lineal o staff del departamento
     Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
     Las relaciones existentes entre los diferentes puestos de la
    empresa, departamento y sección.
    NOMBRE DE LA EMPRESA
    TIPO DE ORGANIGRAMA

    GERENCIA

    ASESORIA LEGAL

    SECRETARIA

    AREA DE COMPRAS AREA DE VENTAS


    MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
     Es un documento específico orientado a describir detalladamente las acciones
    operativas necesarias para la ejecución de un trámite o servicio de la empresa.
     ESQUEMA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
    Presentación
     CAPITULO I Generalidades
    ■ Objetivos del Manual
    ■ Base legal
    ■ Aprobación
    ■ Revisión
     CAPITULO II: Normas Generales
     CAPITULO III: Descripción de los procedimientos
    En este capitulo se elaboran todos los procedimientos que se realizan en la
    organización de acuerdo a las siguientes pautas:
    ■ Denominación o nombre del procedimiento
    ■ Unidad y/o áreas ejecutoras
    ■ Objetivo o finalidad del procedimiento
    ■ Frecuencia
    ■ Tiempo de duración aproximado
    ■ Descripción del procedimiento
    ■ Formatos utilizados
    CLASIFICADOR DE CARGOS

     Esel documento en el cual se detallan los


    cargos y funciones que le corresponde
    desarrollar a cada uno de los trabajadores
    de la empresa, con las relaciones de
    autoridad y dependencia orgánica, de
    coordinación, de información, de autoridad
    y/o dependencia funcional, y otras.
    Igualmente especifica los requisitos que
    un trabajador debe llenar para ocupar el
    cargo, tanto a nivel de formación como de
    experiencia y aptitudes personales.
    REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
     Es el documento normativo administrativo que contiene un conjunto
    de normas, que permite a la administración, regular la relación
    laboral Trabajador- Empleador, dichas normas se sujetan a la
    legislación laboral vigente, requiriendo ser aprobado por el
    ministerio de trabajo para su implementación legal.
     CONTENIDO
    Presentación
    Objetivo
    Finalidad
    Base Legal
    Alcance
    Capítulo I Admisión y Contratación del Personal
    Capítulo II Deberes y Derechos de los Trabajadores
    Capítulo III De la Jornada de Trabajo
    Capítulo IV Sistema de Remuneraciones
    Capítulo V Escala de Faltas y Sanciones
    Capítulo VI Permisos, Licencias e inasistencias
    Capítulo VII Premios y Estímulos
    Capítulo VIII De la Higiene y Seguridad
    CUADRO DE ASIGNACIÓN DE CARGOS (CAC)

     Es el instrumento técnico que contiene los


    cargos asignados de acuerdo a la estructura
    orgánica u organigrama, y que se ordena de
    acuerdo a la jerarquía de la organización.
     Este instrumento muestra los órganos, las
    áreas o unidades administrativas, los cargos y
    las plazas.
    C.A.C.

    ORGANO AREA CARGO PLAZA

    Dirección Gerencia Gerente 01


    Apoyo Secretaría Secretaria 01
    Asesoramiento Asesoría L. Asesor Legal 01
    Línea Compras Jefe de Compras 01

    Ventas Jefe de Ventas 01


    CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL(CAP)

     Es el documento técnico que muestra los


    órganos, unidades administrativas, los cargos,
    las plazas, y lista los nombres y apellidos de los
    colaboradores que ocupan aquellas plazas.
    C.A.P.

    ORGANO AREA CARGO PLAZA NOMBRE Y APELLIDOS

    Dirección Gerencia Gerente 01 Davis Scoolk Chiroque


    Apoyo Secretaría Secretaria 01 Juana Calvo Esquivel

    Asesoramiento Asesoría L. Asesor Legal 01 Peter León Lecca


    Línea Compras Jefe de Compras 01 Jorge Valderrama Jara

    Ventas Jefe de Ventas 01 Eduardo López Pezo


    Muchas gracias

    Lic. Adm. Mtro. Lady Diana Arévalo Alva

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