Procedimiento Control de Registros

PROCED
IMIENT
O
CONTR
OL DE Elaboro
lUISA FERNANDA GUALTEROS HERNANDEZ
REGIST ADRIANA CAROLINA ACUÑA MENDEZ

DAYANA YAZMIN BARRIGA
ROS
NOVIEMBRE DE 2018
Tabla de contenido
1. Objetivos .................................................................................................................................... 2
1.1 General:......................................................................................................................................... 2
1.2 Alcance:......................................................................................................................................... 2
Firma: Firma: Firma:

Elaborado: Revisado: Aprobado:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
LINEAS ESPECIALES Y DE TURISMO APOLO Código:
COMPAÑÍA LTDA Versión:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Fecha:
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Página 1 de
2.Misión, Visión y Naturaleza de la Organización...............................................................................2

2.1 MISION........................................................................................................................................... 2
2.2 VISION............................................................................................................................................ 2
2.3 NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN............................................................................................. 2
3. Responsables:.................................................................................................................................. 3
4. Estructura organizacional............................................................................................................... 3
5. Definiciones y términos................................................................................................................... 4
6. Condiciones generales..................................................................................................................... 4
7. Procedimiento................................................................................................................................. 5
7.1 Descripción de las actividades....................................................................................................... 5
1. Objetivos
1.1 General:
Establecer las actividades necesarias para la identificación, el almacenamiento, la
protección, la recuperación, el tiempo de retención u la disposición de los registros del
SIG.
1.2 Alcance:
Este procedimiento aplica para el control de los registros de todas las áreas que realizan
actividades que inciden en el SIG de la empresa Apolo Ltda. .
2.Misión, Visión y Naturaleza de la Organización
2.1 MISION
Líneas especiales y de turismo Apolo compañía limitada, dedicada a prestar servicio de
transporte terrestre en las modalidades de servicio especiales de usuarios, empresariales
y estudiantes en el territorio nacional
Contamos con talento humano competente y motivado con la mejor infraestructura física,
logística y tecnológica, lo que nos permite ofrecer a nuestros clientes la excelente calidad
en el servicio.
Buscamos
La excelencia y la rentabilidad mediante los niveles óptimos de competitividad, servicios,
calidad, seguridad y protección del medio ambiente.
2.2 VISION
Consolidamos como empresa líder en el ramo de servicios especiales brindando cada día
un mejor servicio, de manera eficiente. Estableciendo alianzas estratégicas
comprometidas con las necesidades del cliente y en la búsqueda de un servicio cada vez
más integral que nos permita alcanzar un reconocido prestigio nacional e internacional.
Mediante un sistema de gestión en calidad certificado y mejorado continuamente que nos
permita demostrar con firmeza que somos una empresa del futuro que sirve en el
presente.
2.3 NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN

La compañía APOLO LTDA es una empresa dedicada a la prestación de servicio especial
(rutas escolares, rutas de empresas, Turístico) y de trasporte terrestre.
Rutas Escolares: cuenta con un equipo de trabajo dirigido por el coordinador de
transporte durante toda la jornada escolar, encargados de supervisar y verificar el buen
servicio de las mismas, de igual manera reciben y tramitan las inquietudes de los padres
de familia y estudiantes
3. Responsables:
 GERENTE
Es la persona encargada de dar los lineamientos a través de este procedimiento para el
adecuado Control de los registros solicitados,
 ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Son los encargados de garantizar que las Tablas de Retención documental

establecidas en sus
Procesos y áreas se cumplan y solicitar su actualización en caso de que se requiera.
4. Estructura organizacional
GERENTE GENERAL
ASESOR
JURIDICO
ASISTENTE
JEFE DE
ADMINISTRATIV
RODAMIENTO
O
CONDUCTORES
5. Definiciones y términos
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas. Los registros pueden utilizarse por ejemplo, para
documentar la trazabilidad y proporcionar evidencia de verificaciones, acciones
preventivas y correctivas.
 Identificación: Corresponde al nombre y código que se le asigne a un registro para
facilitar su control por parte del personal pertinente dentro de cada proceso.
 Almacenamiento: Corresponde a la metodología que se elija para archivar.
 Recuperación: Se refiere a la manera como se accede fácilmente a los registros.
 Tiempo de retención: Tiempo durante el cual se conservan los registros de calidad

en el archivo activo.
 Disposición: Se refiere a la actividad a seguir con el registro, una vez este ha
cumplido el tiempo de retención.
6. Condiciones generales
Los registros que se encuentren físicamente archivados deben permanecer protegidos en
carpetas, legibles, fácilmente identificables y recuperables.
Además la protección de los registros que se encuentran en medio magnéticos se debe

realizar por medio de copias de seguridad, la cual se debe realizar solo a la carpeta que
tenga el nombre del proceso al cual pertenecen los registros.
7. Procedimiento
7.1 Descripción de las actividades
Inicio Activida Decisi Document Dato Conector Conecto Líneas Almacenam

d ón o s r de de /Archiv
Pagina Flujo
Diagrama de Flujo Descripción Responsable Documentos de
Referencia
Identifica los Listado Maestro

Inicio registros que Jefe de SIG Documentos y registro
pertenecen al
Sistema de
Gestión Integrado.
1. Identificar los Nota:
Si se requiere crear
modificar o anular
un formato se debe
seguir el
Procedimiento de
Control de Listado Maestro
Documentos Documentos y registro
Internos PGD01 Los Jefes de los Sistema de G
procesos. Documental – ley 59
2. determinar el lugar de
2.Determina el lugar 2000.
de almacenamiento
almacenamiento y el acceso
y el acceso Listado Maestro
(general o Documentos y registro
restringido)
de los registros
. Para el
almacenamiento se
tendrá en cuenta la
3. establecer el tiempo Guía para la
de retención Organización de
Archivos
.Se deben
determinar
los cargos que Los Jefes de los Listado Maestro
pueden tener procesos Documentos y registro
1 acceso al archivo de
los registros
teniendo en cuenta
que si una persona
no autorizada
requiere algún
1 registro debe
consultarlo a través
de los cargos
autorizados. Esta
información se Jefe de los procesos
registra en el
4 Determina la Listado Maestro de
disposición Registros Listado Maestro
Final
Documentos y registro
3. Establece en el
Listado Maestro de
Registros el tiempo
de Jefe del procesos
retención o
conservación de
cada uno de los Listado Maestro
5. Actualiza y envía el Listado
Maestro de Registro
registros del SGI Se Documentos y registro
deben tener en Jefe de los procesos
cuenta los
requerimientos
legales para
determinar el tiempo
de retención de
algunos registro Listado Maestro
Documentos y registro
6. Envía a la asistente
administrativa
4.Determina la
disposición a aplicar
a cada registro una
vez
haya culminado el
periodo de retención
del archivo
registrando esta
7. Revisa el Listado información en el
Maestro de Registros Listado Maestro de
Registros
5.Actualiza el
Listado Maestro de
Registros cuando se
Requiera resaltando
aquellos que fueron
actualizados
6.Envía por correo

electrónico el
Listado Maestro de
8. Envía a la División de Registros a la
Servicios de Información asistente
Asistente
7. Revisa que los Administrativa
campos del Listado
Maestro de Registro
s
estén diligenciados
9. Publica y actualiza la correctamente Jefe del SIG
Web
8. Envía la versión jefe de los procesos

digital a la Divisió n
de Servicios de
Información para su
publicación
Fin
9. Publica el Listado
Maestro de
Registros en la Web

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2.Misión, Visión y Naturaleza de la Organización

2.3 NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN

Son los encargados de garantizar que las Tablas de Retención documental

 Tiempo de retención: Tiempo durante el cual se conservan los registros de calidad

Además la protección de los registros que se encuentran en medio magnéticos se debe

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6.Envía por correo

8. Envía la versión jefe de los procesos

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